Importar facturas desde Excel: unitaria y masiva

Para qué sirve

Si llevas tus ventas en un sistema externo o en una hoja de cálculo, puedes traer tus facturas al sistema desde un archivo Excel en vez de escribirlas una por una. Hay dos módulos distintos, de pago, con días de prueba gratis:

• Importar Factura Unitaria: sube un archivo con los datos de una factura (cabecera + productos).
• Importar Factura Masiva: sube un archivo con varias facturas completas, una fila por cada producto.

Importar una factura (unitaria)

1. Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Importar Factura.
2. Haz clic en Descargar Modelo de Importación y ábrelo en Excel. El modelo es de etiqueta/valor: cada fila tiene una etiqueta en la primera columna y el dato en la tercera.
3. Llena, entre otras, las etiquetas: API_KEY (la clave de emisión del punto de emisión que vas a usar), SECUENCIAL, FECHA_EMISION, RUC, RAZON_SOCIAL, TELEFONO, DIRECCION, CORREO, CORREO2, CORREO3 y DATO1 a DATO3 (datos adicionales).
4. Entre las marcas INICIO_DATOS_FACTURA y FIN_DATOS_FACTURA agrega una fila por cada producto de la factura.
5. Sube el archivo (.xlsx) y haz clic en Importar.

Importar facturas masivas

1. Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Importar Fact Masivas.
2. Descarga el modelo: aquí cada fila es un producto, no una factura completa. Varias filas con el mismo número de factura (establecimiento-punto-secuencial) forman una sola factura con varios productos.
3. Llena por fila: número de factura, fecha, RUC o cédula, razón social, dirección, correo, teléfono, código y nombre del producto, detalle, cantidad, precio, descuento, tipo de IVA y, si aplica, tipo/valor/tarifa de ICE y si lleva seguro campesino.
4. Sube el archivo. El sistema procesa fila por fila y, al terminar, te muestra qué facturas se enviaron correctamente y cuáles fallaron, con el motivo.

Enviar la factura hasta a tres correos del cliente

Cada cliente puede tener registrado un correo principal y hasta dos correos adicionales (Correo 2 y Correo 3) en su ficha, en Clientes/Proveedores → Ver Clientes → Editar. Cuando el comprobante se autoriza, el sistema envía el XML y el PDF a todas las direcciones que el cliente tenga registradas, no solo a la principal. En la importación unitaria, estas direcciones se llenan con las etiquetas CORREO, CORREO2 y CORREO3 del modelo.

Errores comunes al importar facturas masivas

• «Columnas insuficientes o Modelo de importación incorrecto»: el archivo no tiene la estructura del modelo descargado (le faltan columnas o cambiaste el orden). Descarga el modelo de nuevo y copia tus datos sin mover columnas.
• «no tiene registros»: el archivo no tiene filas de datos, solo encabezados.
• «el código … del establecimiento y punto de emisión está mal estructurado»: el número de factura no tiene el formato establecimiento-punto-secuencial correcto.
• «el código … del establecimiento no existe» (o del punto de emisión): revisa que el establecimiento/punto de la fila exista en tu cuenta.
• «Numero de factura incorrecto»: el secuencial de la fila no es válido.
• «La fecha no puede estar vacia»: completa la columna de fecha en todas las filas.
• «Ingrese un tipo de Iva correcto»: el valor de IVA de esa fila no corresponde a ninguna tarifa vigente (0, 5, 15 %, exento, no objeto o diferenciado).
• «La debe llenar los 3 campos de ice»: si el producto lleva ICE, debes llenar el tipo, el valor y la tarifa de ICE; si no lleva, deja los tres vacíos.
• «No se encontró el producto Seguro Campesino»: marcaste seguro campesino en la fila pero tu catálogo no tiene ese producto creado; créalo primero o quita la marca.