Crear una factura paso a paso

En esta guía emites una factura electrónica de principio a fin: eliges al comprador, agregas productos, registras la forma de pago y la envías al SRI.

Antes de empezar

• Debes tener cargada tu firma electrónica y configurado tu establecimiento y punto de emisión.
• Si vas a facturar a un cliente nuevo o un producto nuevo, puedes crearlos desde la misma factura.

Paso 1: Abre el formulario

1. En el menú lateral entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo.
2. Revisa la cabecera: Fecha, Tipo (Electrónica), Punto Emisión, Secuencial y Ambiente (Pruebas o Producción). El sistema los llena solo; normalmente no necesitas cambiarlos.

Paso 2: Datos del comprador

1. En Cliente escribe el nombre, cédula o RUC y haz clic en la lupa. Elige al cliente en Seleccione un Resultado; sus datos se cargan solos.
2. Si el cliente no existe, haz clic en Nuevo, elige el Tipo Identificacion, escribe la identificación y llena los campos obligatorios. Con BUSCAR EN SRI puedes traer el nombre registrado en el SRI.
3. Para corregir los datos de un cliente ya elegido, usa Editar.
4. Si no identificas al comprador, la factura sale a Consumidor Final (9999999999999). Solo se permite hasta USD 50 de total.

Paso 3: Productos y servicios

1. Haz clic en Buscar / Añadir.
2. En Producto escribe el nombre o código, haz clic en la lupa y elige el ítem en Seleccione un Resultado. Si manejas varias bodegas, elige la Bodega de despacho.
3. Escribe la Cantidad y, si corresponde, elige otro precio (Precio 1, Precio 2 o Precio 3).
4. Haz clic en Añadir y Continuar para seguir agregando ítems, o en Añadir y Cerrar para terminar.
5. Si el producto no existe, haz clic en Nuevo Producto/Servicio, llena los campos y usa Guardar Producto y Añadir al Carro.

En la tabla de la factura puedes ajustar cantidad, precio y descuento de cada línea. Si necesitas más precisión, activa Calcular este documento con 6 decimales.

Paso 4: Forma de pago, datos adicionales y totales

1. En Forma de Pago elige cómo te pagan: Sin utilización del sistema financiero (efectivo), Otros con utilización del sistema financiero (transferencia, depósito, cheque), tarjeta de débito, tarjeta de crédito, dinero electrónico, tarjeta prepago o endoso de títulos.
2. Si es a crédito, llena el Plazo (número y unidad: días, meses…).
3. Escribe el Valor. Con Añadir puedes dividir el pago en varias formas. La suma de las formas de pago debe ser igual al Valor Total.
4. Opcional: en Datos Adicionales haz clic en Añadir y llena Nombre y Detalle (por ejemplo, Orden de compra / 12345). Máximo 10.
5. Opcional: en Guia de Remisión escribe el número de la guía (001-001-000000001) si ya la emitiste. Activa Aplica Reembolso de Gastos solo si la factura es de reembolso.
6. Revisa el panel Totales (subtotales por tarifa, descuento, IVA y Valor Total). Si aplica, activa Propina 10%.

Paso 5: Guarda y envía

1. Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. El sistema firma la factura, la envía al SRI y, cuando queda autorizada, se la manda al correo del cliente.
2. Si aún no quieres enviarla, usa Solo Guardar: queda como Borrador y la puedes editar desde Facturas → Todos.

Errores comunes

• «Las Facturas Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final»: identifica al comprador con cédula o RUC.
• «El total de las Formas de Pago tiene que ser igual al Total de la Factura»: corrige el valor de la forma de pago.
• «No Puede estar Vacía la Factura»: agrega al menos un producto.
• Al facturar a Consumidor Final el sistema te recuerda que esa factura no se podrá anular (norma del SRI desde el 01/01/2026). Revisa bien antes de enviarla.

Revisa también los artículos Buscar, filtrar y exportar facturas y Anular una factura y otras acciones sobre facturas emitidas.