Funciones poco conocidas al facturar: producto nuevo al vuelo, precio por cliente, reembolso de gastos y duplicar factura

Crear un producto nuevo sin salir de la factura

Si mientras facturas te das cuenta de que el producto o servicio no existe en tu catálogo, no necesitas cerrar la pantalla. En la sección para agregar productos encontrarás el botón Nuevo Producto/Servicio, junto al selector de bodega. Al hacer clic se abre el formulario de creación; una vez guardado, el producto queda disponible para agregarlo de inmediato a la factura que estás llenando.

Precio 1, 2 o 3: cuál se aplica según el cliente

Cada producto puede tener hasta tres precios de venta (Precio, Precio 1 y Precio 2). Al agregar un producto a la factura, el sistema elige el precio así:

1. Si el cliente tiene configurado un precio por defecto (1, 2 o 3), ese es el que se marca automáticamente en cada línea.
2. Si el cliente no tiene un precio por defecto propio, se usa el precio por defecto configurado en el producto.

En cualquier caso puedes cambiar el precio marcado manualmente en la línea antes de guardar, si tu permiso de vendedor lo permite.

Factura con reembolso de gastos

El reembolso de gastos sirve cuando facturas un servicio que incluye gastos que pagaste a nombre de tu cliente con comprobantes de otros proveedores (por ejemplo, un profesional que rebilletea gastos de transporte u hospedaje).

1. En la pantalla de Nueva Factura activa la casilla Aplica Reembolso de Gastos.
2. Haz clic en Añadir Reembolso y registra cada comprobante de respaldo: proveedor, tipo de comprobante, secuencial, fecha de emisión, número de autorización y las bases de IVA (0 %, exento, no objeto, diferenciado, 5 %, 15 %) y el ICE de cada uno.
3. El sistema suma el total de los reembolsos agregados y lo incluye en el comprobante como información de reembolso, según lo exige el SRI.

Datos adicionales de la factura

Debajo del detalle de productos hay una sección Datos adicionales (Opcional) con el botón Añadir. Permite agregar pares de Nombre y Detalle que se imprimen en el comprobante y se envían en el XML, por ejemplo «Orden de compra: 4521» o «Condiciones de entrega: 5 días». No afectan los totales ni el IVA, es solo información adicional para el cliente o para tu propio control.

Aviso de factura duplicada (mismo monto en pocos días)

Si tu establecimiento tiene activado el control de facturas duplicadas, el sistema revisa antes de guardar si ya existe otro comprobante del mismo cliente, mismo ambiente y exactamente el mismo subtotal dentro de los últimos días configurados. Si encuentra una coincidencia, muestra un aviso: «Ya existe otro Comprobante por el mismo monto en los últimos X días. ¿Desea continuar?». Puedes revisar y cancelar, o confirmar que sí quieres emitir el nuevo comprobante.

Duplicar una factura para emitir otra igual

Si necesitas emitir una factura con los mismos productos que una ya autorizada (por ejemplo, un pedido que se repite), no hace falta volver a escribir todo:

1. Ve al listado de Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos.
2. Haz clic en el ícono Duplicar Facturas de la factura que quieres repetir.
3. Confirma el mensaje «¿Está seguro que desea duplicar esta factura?».

El sistema abre una nueva factura en blanco con los mismos productos, cantidades y precios (tomando el precio y los datos vigentes de cada producto en este momento). Tú eliges de nuevo el cliente, revisas los valores y la guardas como una factura totalmente nueva, con su propia fecha y secuencial.

Ver utilidad y costo de cada factura pasando el mouse

En el listado de Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos, al pasar el mouse sobre el ícono junto al subtotal de una factura aparece un recuadro con la Utilidad y el Costo de esa venta, calculados con el costo del producto en el momento de facturar. Es una forma rápida de revisar la rentabilidad de una venta sin abrir un reporte.