Ficha del cliente, campo por campo: qué hace cada dato

Para qué sirve

Este artículo explica qué hace cada campo de Clientes/Proveedores → Nuevo Cliente (y de Editar), para que sepas cuáles son obligatorios de verdad y qué efecto tiene cada uno más adelante.

Qué exige el sistema para guardar

El servidor solo exige estos campos, aunque en pantalla veas franjas azules en más casillas: Tipo Identificación, Identificación, Nombres/Razón Social, Alias (sucursal), Código de sucursal, Dirección, Provincia y Ciudad. Teléfono y Correo llevan franja de obligatorio en pantalla, pero el servidor los acepta vacíos. Aun así, te conviene llenar el correo: ahí le llega el comprobante electrónico al cliente.

Tipo Identificación: cuál elegir

• Cédula: 10 dígitos, solo números.
• Ruc: 13 dígitos, solo números.
• Pasaporte: para extranjeros con pasaporte.
• Identificación del Exterior: para documentos extranjeros que no son pasaporte.
• Placa: para casos especiales, por ejemplo facturas de combustible o transporte.

El tipo cambia solo a Cédula o Ruc según la cantidad de números que escribas; para los demás tipos elígelos tú. El sistema valida el formato (10 o 13 dígitos, solo números), no el dígito verificador.

Qué hace cada campo después de guardado

• Alias y Código de sucursal: identifican la dirección del cliente (por defecto MATRIZ / 001). Si el cliente compra desde otra dirección, créale una sucursal nueva en vez de duplicarlo.
• Precio por defecto: si manejas Precio 1, 2 y 3, al elegir a este cliente en una factura el sistema propone ese precio automáticamente (lo puedes cambiar línea por línea si tienes permiso).
• Parte Relacionada y Tipo Contribuyente (Persona Natural o Jurídica): son datos informativos de la ficha; hoy no se trasladan al ATS de ventas.
• Tipo Cliente (Minorista / Mayorista): es informativo; se usa para tus reportes y filtros, no cambia el precio ni el cálculo de la factura.
• Crédito y plazo (solo si tienes el módulo de Cobranza): fija el límite de crédito y la condición de pago de ese cliente.
• Contabilidad (solo con módulo contable): puedes asignarle una cuenta contable propia. Si no eliges ninguna, el sistema usa la cuenta general que configuraste en las automatizaciones.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que poner provincia y ciudad si no las sé?
Sí, son obligatorias para guardar el cliente; elige la más cercana si no tienes el dato exacto.

Dejé el teléfono vacío y me guardó igual
Es normal: el servidor no exige teléfono ni correo aunque la pantalla los marque con franja.