Importar una compra desde el XML o la clave de acceso del proveedor

¿Para qué sirve?

Si la factura de tu proveedor es electrónica, no necesitas digitarla. El sistema lee el comprobante y llena por ti el proveedor, el número del documento, la fecha, la autorización, los productos con sus impuestos y los totales. Tú solo revisas, relacionas los productos y guardas.

Opción 1: Importar Xml

1. Descarga el XML de la factura (del correo del proveedor o del portal del SRI). Debe ser el XML autorizado, el que incluye el número de autorización.
2. Entra a Compras → Nuevo y haz clic en Importar Xml (arriba a la derecha).
3. Elige el archivo y pulsa Subir XML.
4. El sistema comprueba que el XML esté dirigido al RUC de tu empresa y llena la compra.

Opción 2: Importar desde Clave de Acceso

1. Copia la clave de acceso de la factura (49 dígitos; aparece en el RIDE debajo del código de barras).
2. En Compras → Nuevo haz clic en Importar desde Clave de Acceso.
3. Pega la clave y pulsa BUSCAR AUTORIZACION SRI. El sistema descarga el comprobante directamente del SRI y llena la compra.

Relacionar los productos del proveedor con los tuyos (Codigo Interno)

Tu proveedor llama a sus productos con sus propios códigos. Para que la existencia y el costo vayan al producto correcto de tu inventario, cada línea importada tiene un campo Codigo Interno:

• En rojo: la línea todavía no está relacionada con ningún producto tuyo.
• En verde: ya está relacionada.

1. Haz clic en el botón de lupa junto a Codigo Interno de la línea.
2. Se abre la búsqueda con las primeras letras del nombre del producto del proveedor. Cambia el texto si hace falta y pulsa la lupa.
3. En la lista (Codigo, Nombre del Producto) haz clic en el botón de la fila de tu producto. Aparece «Agregado» y la línea se pone en verde.
4. Repite con cada línea. Revisa cantidades y precios y haz clic en Guardar Compra.

Si una línea queda en rojo, al guardar aparece «Falta Ingresar el Código Interno». Si el producto todavía no existe en tu catálogo, créalo primero en Productos & Servicios → Nuevo y luego relaciónalo.

Antes de guardar, revisa

• Sustento Tributario: el XML no lo trae; elígelo tú (por ejemplo, 06 para inventario o 02 para gasto).
• Bodega donde entra la mercadería.
• Forma de Pago y plazo: la suma debe coincidir con el total.
• Si quieres registrar la factura como gasto (sin inventario), enciende Es Gasto antes de importar: el sistema pone los totales por tarifa en una línea de gasto.

Errores comunes

• «Xml esta destinado a X y no al ruc Y.» La factura fue emitida a otra identificación (otra de tus empresas o tu cédula en lugar del RUC). Entra con la empresa correcta o pide al proveedor que corrija la factura.
• «No contiene Numero de Autorizacion» o «El comprobante dentro del XML de autorización no es válido»: subiste un XML sin autorizar o incompleto. Descarga el XML autorizado del portal del SRI.
• «No es archivo xml»: el archivo no tiene extensión .xml (por ejemplo, subiste el PDF).
• «la clave de acceso no tiene 49 digitos»: revisa que copiaste la clave completa, sin espacios.
• «El comprobante consultado supera los 7 dias limite del SRI…»: la búsqueda por clave tiene un límite de días en tu empresa. Usa Importar Xml con el archivo descargado.
• «La compra que desea ingresar ya existe en el sistema.»: esa factura ya está registrada; búscala en Compras → Todos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cargar muchas facturas de una vez?

Sí, desde Documentos Recibidos SRI puedes cargar todos tus comprobantes recibidos y convertirlos en compras en lote (ver «Convertir documentos recibidos en compras»). Esa vía las registra como gasto; para mover inventario usa la importación desde Compras → Nuevo.