Registrar un gasto en Compras y usar los interruptores (Es Gasto, IVA Crédito Tributario, Combinada)

¿Para qué sirve?

No todo lo que compras es mercadería. La luz, el arriendo, la publicidad o un servicio profesional se registran como gasto: entran a tus compras, a Cuentas por Pagar y al ATS, pero no mueven inventario. Los interruptores de la sección Compra definen cómo se trata cada documento.

Los interruptores de la compra

• Es Gasto: convierte la compra en un gasto. Se oculta la pestaña PRODUCTOS y aparece la pestaña de gastos. Se apaga el ingreso de mercadería.
• IVA Crédito Tributario: indica que el IVA de esta compra lo usarás como crédito tributario en tu declaración. Viene encendido. Solo se muestra si tienes el módulo de contabilidad o si la compra es un gasto.
• Ingreso de Mercaderia: en una compra de productos siempre está encendido y no se puede apagar: los productos suman existencia. Desaparece cuando marcas Es Gasto.
• Iva al Gasto e Iva Cargado a Cuenta (solo con contabilidad): aparecen cuando apagas IVA Crédito Tributario. Debes elegir uno de los dos:
  • Iva al Gasto: el IVA se registra en la cuenta de IVA cargado al gasto.
  • Iva Cargado a Cuenta: el IVA se suma a la misma cuenta contable de cada línea del gasto.
• Combinada: permite tener en la misma compra líneas de productos y líneas de gasto (ver más abajo).

Registrar un gasto paso a paso

1. Entra a Compras → Nuevo y enciende Es Gasto.
2. Decide si el IVA es crédito tributario (deja encendido) o no (apágalo y, con contabilidad, elige Iva al Gasto o Iva Cargado a Cuenta).
3. Elige el proveedor y llena el Documento de Sustento igual que en una compra normal (sustento, tipo de comprobante, número, fecha y autorización). Para un gasto suele usarse 02 Costo o Gasto para declaración de IR o 01 Crédito Tributario para declaración de IVA.
4. Llena la pestaña de gastos. Verás una de estas dos, según tu empresa:
   • GASTOS CONT (con módulo de contabilidad): haz clic en Buscar Cuenta Contable / Añadir, busca la cuenta del gasto en tu plan de cuentas (por ejemplo, «Arriendos») y agrégala.
   • GASTOS SIN (sin contabilidad): haz clic en Agregar y escribe una descripción libre (por ejemplo, «Servicio de internet septiembre»).
5. En cada línea escribe el valor en la columna de su tarifa: Sub.No_Objeto, Sub.Exento, Sub.Diferen., Sub.Iva0%, Sub.Iva5%, Sub.Iva15% (las columnas 12 % y 13 % quedan para documentos antiguos). Si aplica, elige el Tipo ICE y su valor.
6. Completa la forma de pago y haz clic en Guardar Compra.

Compra combinada: productos y gastos en el mismo documento

Úsala cuando una factura trae mercadería y también un servicio (por ejemplo, productos más el flete).

1. Enciende Combinada. Es Gasto se apaga y se bloquea.
2. En PRODUCTOS agrega la mercadería con Buscar / Añadir: esa parte suma inventario y actualiza costos.
3. En la pestaña de gastos agrega el resto: esa parte va a la cuenta de gasto (o a la descripción) y no toca el inventario.
4. Los totales suman ambas partes. Revisa que el Valor Total sea el de la factura.

Los gastos se calculan siempre con 2 decimales, aunque los productos estén en 6 decimales.

Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar un centro de costo a la compra?

En la pantalla de compra no hay selector de centro de costo. Si activaste el centro de costos en Contabilidad → Mantenimiento → Configuración, el centro se asigna solo en el asiento según el origen que elegiste: Del establecimiento o Del producto. Para casos especiales puedes ajustar con un asiento manual.

Error «No puede guardar un gasto sin la compra»

Falta el Código Interno de la cabecera. Escribe un número (el sistema suele proponer el siguiente) y vuelve a guardar.

Error «No Puede estar Vacía la Compra o Gasto»

No agregaste ninguna línea de producto ni de gasto. Revisa que la línea tenga valores en alguna columna de tarifa.

¿Se puede importar un gasto desde el XML?

Sí. Con Es Gasto encendido siguen disponibles Importar Xml e Importar desde Clave de Acceso (no así Importar Excel, que es solo para productos). También puedes convertir facturas recibidas en gastos desde Documentos Recibidos SRI.