Permisos del vendedor: qué controla cada casilla

Para qué sirve

Los permisos te dejan decidir qué puede hacer cada vendedor: si puede crear o enviar comprobantes, cambiar precios, dar descuentos, tocar productos, ver los montos del Escritorio o descargar reportes.

Antes de empezar

• Solo el titular de la cuenta asigna permisos.
• Cuando creas un vendedor, todos sus permisos nacen activados. Revísalos siempre.
• Los permisos deciden qué puede hacer. Qué documentos ve lo decide su Tipo de acceso y la opción «Es Contador».

Asignar permisos paso a paso

1. Entra a Configuración → Vendedores.
2. En el Listado de Vendedores, haz clic en el botón de engranaje (Permisos) del vendedor.
3. Se abre Permisos Vendedor, con las casillas agrupadas por categoría.
4. Marca lo que sí puede hacer y desmarca lo que no.
5. Haz clic en Guardar Cambios.
6. Pide al vendedor que cierre sesión y vuelva a entrar para que se apliquen.

Qué controla cada permiso

Facturas

• Crear: muestra los botones y menús para hacer facturas. Sin él tampoco ve el menú de Punto de Venta y Caja.
• Cambiar Precio Item: si lo quitas, el precio del producto aparece bloqueado al facturar.
• Descuento: si lo quitas, el campo de descuento aparece bloqueado.
• Enviar: permite enviar la factura al SRI.
• Punto de venta Procesar: permite procesar (facturar) desde la pantalla del punto de venta.

Notas de Crédito, Retenciones, Guías y Notas de Débito

Cada una tiene Crear y Enviar. Notas de Crédito tiene además Cambiar Precio Item.

Recibos y Proformas

Crear: muestra u oculta los botones para hacer estos documentos.

Productos

• Crear, Editar, Eliminar y Desactivar Productos: los botones correspondientes en el listado de productos. «Crear» también habilita reportes de inventario como Kardex, Utilidad Productos y Valorización de Inventario.
• Inventario: ajustes de mercadería.
• Transferencia de Mercaderia: traslados entre bodegas.

Reportes

• Reporte Principal: permite ver en el Escritorio las ventas, gráficos, el estado del plan y los errores de envío al SRI. Sin él, el vendedor solo ve el saludo y los botones de «Crear rápido».
• Reporte total: habilita los botones de descarga a Excel en los listados y algunos reportes (Kardex, Fact. Vendedor vs Productos). No cambia qué documentos ve.

Documentos Recibidos, Compras y Cuentas x Cobrar

Ver Recibidos, Ver Compras y Ver Cuentas x Cobrar muestran u ocultan esos menús (Cuentas x Cobrar incluye Cobranza, Antigüedad de Saldos y Condiciones de Pago).

Contabilidad

Solo aparece si tienes el módulo de contabilidad. Incluye Asientos, Reportes contables, Plan de Cuentas, Mantenimiento (Asiento de Apertura, Ejercicio Contable, Automatizaciones), Bancos, Ingresos, Gastos y Anticipos.

Función poco conocida: casillas maestras de contabilidad

En la sección de Contabilidad, las casillas «Global» funcionan como interruptor maestro:

• Si marcas o desmarcas Asientos Global, Reportes Contable Global, Plan de Cuentas Global, Mantenimiento Global, Bancos Global, Ingresos Global, Gastos Global o Anticipos Global, se marcan o desmarcan de golpe todos sus permisos internos.
• Si marcas un permiso interno (por ejemplo «Crear Asientos»), se enciende solo su casilla Global.

Importante

Los permisos ocultan botones, menús y bloquean campos en pantalla. Úsalos como control de trabajo diario y revisa periódicamente los documentos emitidos por cada vendedor en tus reportes.

Preguntas frecuentes

Quité un permiso y el vendedor todavía puede usarlo

El cambio se aplica cuando el vendedor vuelve a iniciar sesión. Pídele que cierre sesión y entre de nuevo.

¿Por qué mi vendedor no ve las ventas en el Escritorio?

Le falta el permiso Reporte Principal (categoría Reportes).