Tipo de identificación del proveedor: autodetección, validaciones y errores al guardar

Para qué sirve

Al registrar un proveedor, el sistema te ayuda a detectar si escribiste una cédula o un RUC, y valida el formato antes de guardar. Aquí explicamos cómo funciona esa ayuda, qué tipo de identificación elegir y qué hacer si el sistema rechaza el guardado.

El sistema detecta solo si escribiste cédula o RUC

En Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor → Datos Básicos → Identificación, al escribir 10 dígitos el Tipo Identificación cambia solo a Cedula; al escribir 13 dígitos cambia a Ruc. Al salir del campo, el sistema valida:

• Cédula: muestra «Cedula Correcta» si el formato es válido.
• RUC: avisa «Los tres últimos dígitos no tienen el código del RUC 001.» o «Los dos primeros dígitos no pueden ser mayores a 24.» si algo no corresponde al patrón esperado.
• Además avisa en pantalla si el proveedor ya existe con esa identificación.

¿Qué tipo de identificación uso para un proveedor?

• Cédula (05) y RUC (04): para proveedores nacionales.
• Pasaporte (06) e Identificación del Exterior (08): para proveedores extranjeros.

El formulario también ofrece Placa (09), pero no la uses para un proveedor normal: un proveedor registrado con Placa sale sin tipo de identificación en el ATS de compras, y en la Liquidación de Compra solo aparecen proveedores con cédula o identificación del exterior. Placa quedó pensada para casos muy puntuales (como combustible o transporte), no para tus proveedores habituales.

Errores de validación al guardar o actualizar un proveedor

El servidor exige estos campos: Tipo Identificación, Identificación, Nombre o Razón Social (hasta 300 caracteres), Alias y Código de sucursal, y Dirección (hasta 300 caracteres). Si falta alguno, no te deja guardar.

Si ves «Ocurrieron Errores en el Proceso. Vuelva a Intentarlo» después de completar todo lo anterior, revisa que los Días de Crédito sean solo números: es un campo de texto libre y un valor con letras provoca este error genérico.

Preguntas frecuentes

¿Por qué me deja guardar un RUC que el sistema marcó como sospechoso?

Porque la validación de formato en pantalla es solo una ayuda; el sistema no comprueba el dígito verificador del RUC ni de la cédula, así que un RUC recién autorizado por el SRI (por ejemplo de una sociedad nueva) entra sin problema aunque el aviso en pantalla te llame la atención.