Registrar un empleado paso a paso

Para qué sirve

Antes de generar roles de pago, cada trabajador debe estar registrado como empleado, con sus datos personales, laborales y contables completos.

Límite de empleados de tu cuenta

Ningún plan incluye empleados de nómina de forma gratuita: cada empleado activo que registres cuenta contra el cupo de empleados adicionales que hayas contratado. Si ya llegaste al límite, al intentar guardar uno nuevo verás «Has alcanzado el límite de empleados de tu cuenta…».

Para seguir registrando personal: contrata empleados adicionales desde Suscripciones → Comprar adicionales, o da de baja (pon la Fecha de Salida) a empleados que ya no trabajan contigo; eso libera cupo.

Pasos

1. Entra a ERP / CRM → Nómina → Empleados → Nuevo.
2. En Datos Personales completa nombre, apellido, cédula, fecha de nacimiento, estado civil, tipo de sangre y, si aplica, discapacidad o tercera edad.
3. Completa la Dirección y los datos de contacto.
4. En Información Laboral escribe el Cargo, el Departamento, el Sueldo Base, la Fecha de Ingreso, la Fecha de Afiliación al IESS, la jornada y el horario (y la Fecha de Salida, si ya no trabaja contigo).
5. Agrega la Cuenta Bancaria y el Banco donde se le paga, el correo para notificaciones, el nivel de instrucción y un contacto de emergencia.
6. Completa la sección Opciones Contables (ver abajo).
7. Guarda el empleado.

Destino contable del sueldo

En Opciones Contables eliges el Destino contable del sueldo: Administración (gasto), Ventas (gasto), Producción - mano de obra directa MOD (costo) o Producción - mano de obra indirecta MOI (costo). Esto define a qué cuentas contables van su sueldo, beneficios y aportes patronales cuando se genera el asiento del rol de pagos.

Si el trabajo del empleado se reparte entre varias áreas, marca «Repartir entre varios destinos por porcentaje» y escribe qué porcentaje va a cada destino (por ejemplo, 70 % Producción MOD y 30 % Administración). La suma de los porcentajes debe dar exactamente 100 %.

Fondo de reserva

El sistema calcula el fondo de reserva según la ley: se empieza a pagar desde el mes 13 contado desde la Fecha de Ingreso, el mes del aniversario se paga proporcional a los días, y siempre se compara contra el mes del rol que estás generando (no contra la fecha de hoy).

• Si el trabajador volvió a la empresa después de haber trabajado antes, escribe en «Fecha de Ingreso Original (reingresos)» la fecha de ingreso menos el tiempo que ya trabajó antes, para que ese tiempo también cuente.
• Si marcas «Tiene Fondo de Reserva Mensual», se paga dentro del rol; si no, se acumula en el IESS.
• «Representante legal / mandatario» es solo para quien dirige la empresa sin relación de dependencia (aporta 17,6 % y no tiene fondo de reserva). Un gerente con contrato de trabajo normal NO se marca aquí.

Rol automático

En la ficha del empleado (con el módulo de nómina avanzada) está la casilla «Generar Rol Automatico». Si la activas, el sistema genera solo el rol del mes de ese empleado el último día hábil de cada mes, a primera hora, con el mismo cálculo que la generación manual (sueldo básico y tabla de impuesto a la renta del año, fondo de reserva, faltas, horas extra, comisiones y anticipos registrados en el mes).

• Si el empleado ya tiene su rol del mes (por ejemplo, lo generaste a mano), no se duplica.
• El rol queda listo para que lo revises: no se paga ni se contabiliza solo. Te llega un aviso en la campana con los empleados procesados.
• Si prefieres hacerlo tú, genera los roles desde Nómina → Roles de Pago → Ver Todos Roles → Generar Roles.