Compras: preguntas frecuentes y errores comunes

¿Qué sustento tributario y tipo de comprobante elijo en una compra?

En Compras → Nuevo, la sección Documento de Sustento te pide primero el Sustento Tributario; según el que elijas, el Tipo de Comprobante solo muestra las opciones compatibles con ese sustento.

• 01 Crédito Tributario: compras normales con derecho a crédito tributario de IVA (la mayoría de tus compras de bienes o servicios para el negocio).
• 02 Costo o Gasto sin Crédito Tributario: compras que son gasto deducible pero no dan crédito de IVA.
• 03 / 04 Activo Fijo: compra de un bien que vas a usar como activo fijo (03 con crédito tributario, 04 sin crédito, como costo).
• 05 Liquidación de Gastos de Viaje: gastos de viaje del personal.
• 06 / 07 Inventario: mercadería que compras para revender (06 con crédito tributario, 07 sin crédito, como costo).
• 09 Reembolso por Siniestros, 10 Distribución de Dividendos y otros sustentos: para casos puntuales; úsalos solo si tu documento corresponde exactamente a ese concepto.

Errores comunes al guardar una compra

«La compra que desea ingresar ya existe en el sistema.»

Ya registraste una compra activa con el mismo proveedor, tipo de comprobante, establecimiento, punto de emisión y secuencial, en el mismo ambiente. Búscala en Compras → Todos antes de volver a ingresarla.

«Debe llenar la automatización de Compras e Inventario»

Si tu cuenta lleva contabilidad, las automatizaciones de Compras y de Inventario necesitan tener cuentas contables asignadas antes de poder guardar una compra. Ve a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones y completa esas secciones.

«Debe llenar la automatización de Retenciones Compras para generar la Retención»

Si estás emitiendo la retención junto con la compra, faltan cuentas contables para alguno de los códigos de retención que usaste. El mensaje indica qué código falta; complétalo en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Retenciones Compras.

«La fecha de la retención… no puede tener más de 3 días hábiles de antigüedad respecto a hoy»

Aparece cuando la Fecha Retención que pusiste, sumando 3 días hábiles, ya quedó atrás de la fecha de hoy. Cambia la fecha de la retención a una más reciente (lo normal es dejarla en el día en que estás registrando la compra).

«No dispone de comprobantes para generar la retención por lo cual no se puede guardar la compra.»

Tu plan no tiene comprobantes disponibles para emitir la retención electrónica. Puedes comprar comprobantes adicionales, o guardar la compra sin completar la pestaña de retención y emitirla después, cuando tengas cupo.

Errores de validación del formulario de compra

• «Numero de autorizacion no puede estar Vacio / es Invalido» y «El numero de Autorización es obligatorio para las facturas físicas»: escribe el número de autorización del comprobante físico o electrónico del proveedor.
• «el numero de documento sustento no Puede estar Vacio... Debe Completar 15 digitos»: el documento de sustento debe tener exactamente 15 dígitos: 3 del establecimiento, 3 del punto de emisión y 9 del secuencial (por ejemplo 001-001-000000123).
• «El total de las Formas de Pago tiene q se igual al Total de la Compra»: la suma de las formas de pago que agregaste no coincide con el total de la compra; revisa los valores.
• «El sustento tributario no puede estar vacio»: elige un Sustento Tributario antes de guardar.
• «No Puede estar Vacía la Compra o Gasto»: agrega al menos un producto o una línea de gasto antes de guardar.

«La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida…»

A pesar de que el mensaje dice «Cliente», en una compra se refiere a la identificación del proveedor: tiene un dígito de más o de menos. La cédula debe tener 10 dígitos y el RUC 13, solo números. Corrígela en la ficha del proveedor y vuelve a guardar.

«Las Compras Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final»

Desde 2026 una compra de más de USD 50 necesita la identificación real del proveedor (cédula o RUC); ya no se puede registrar a «Consumidor Final». Busca o crea al proveedor con su identificación antes de guardar.

«Debe llenar la automatización de Devolucion Proveedor e Inventario»

Aparece al registrar una nota de crédito de proveedor (tipo de comprobante 04) con contabilidad activa: faltan cuentas en las automatizaciones Devolución Proveedor e Inventario. Complétalas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones.