Registrar un transportista, usarlo en la guía de remisión y manejar varias placas

Para qué sirve

El transportista es quien traslada la mercadería. El SRI exige su identificación y la placa del vehículo para emitir una guía de remisión, así que debes registrarlo antes.

Pasos

1. Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Transportista.
2. Elige el Tipo Identificación: Cédula, RUC, Pasaporte, Identificación del Exterior o Placa.
3. Escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social.
4. Escribe la Placa del vehículo (por ejemplo, GAB1234): es indispensable para la guía.
5. Completa Dirección, Teléfono, Celular y Correo.
6. Pulsa Guardar Transportista.

El sistema guarda todos los datos de contacto que escribas. Si ya existe un transportista con la misma identificación, tipo, razón social y placa, verás el aviso «El Transportista ya Existe» y no se crea uno repetido; si cambia cualquiera de esos cuatro datos (por ejemplo, otra placa del mismo transportador), el sistema lo registra como un transportista distinto.

Crear o cambiar el transportista desde la guía actualiza su ficha

En la guía, la sección Datos del transportista tiene sus propios botones Nuevo y Editar. Al guardar la guía, el sistema busca un transportista con la misma identificación y tipo:

• Si ya existe, le actualiza el nombre, la placa, la dirección, el teléfono y el correo con lo que escribiste en esa guía.
• Si no existe, lo crea.

Un chofer con varios vehículos: cómo manejar las placas

El sistema identifica al transportista por su identificación y tipo, no por la placa. Si emites una guía con el mismo transportista pero otra placa, la guía desde el formulario de la guía sobrescribe la placa que tenía guardada esa persona, y el XML de la guía toma la placa del registro del transportista en el momento de generarse.

Recomendación: revisa la placa en cada guía antes de emitirla. Si un chofer usa varios vehículos y necesitas llevar un historial separado por placa, crea un transportista distinto para cada vehículo cambiando ligeramente el nombre (por ejemplo, agregando la placa al nombre), ya que el sistema no distingue dos registros con la misma identificación aunque la placa cambie.

«La Cédula o el Ruc del Transportista es Inválida» al emitir una guía

La guía exige RUC de 13 dígitos o cédula de 10 dígitos, solo números, según el tipo elegido. Otros mensajes relacionados que puedes ver:

• «La Razon Social del Transportista no puede estar vacia»
• «Verifique la información del Transportista»

Solución: edita el transportista desde Ver Transportistas, corrige el tipo o el número de identificación (sin espacios, guiones ni letras) y completa la razón social.

Preguntas frecuentes

Edité el transportista y su tipo de identificación cambió solo

Si lo notas vacío o incorrecto, ábrelo en Editar, elige el tipo correcto y pulsa Actualizar; al elegirlo de nuevo en una guía sus datos se completan con normalidad.

Guardé un transportista que ya existía y me salió un error

Si el sistema encuentra un transportista igual (misma identificación, tipo, razón social y placa), muestra «El Transportista ya Existe» en vez de crear uno repetido. Búscalo en Ver Transportistas y edítalo, o cambia algún dato (por ejemplo la placa) si en verdad es otro vehículo.