Importar proveedores desde Excel o CSV

Para qué sirve

Si ya tienes tus proveedores en una hoja de cálculo, los subes todos de una sola vez en lugar de crearlos uno por uno.

Pasos

1. Ve a Clientes/Proveedores → Importar Proveedores.
2. Haz clic en Descargar Modelo de Importación y abre el archivo.
3. Llena una fila por proveedor desde la tercera fila: la primera fila es la cabecera (debe empezar con identificacion y tipo_identificacion) y la segunda es la descripción, no la borres ni la uses para datos.
4. Columnas en orden: identificacion, tipo_identificacion, nombre, direccion, telefono, celular, correo.
5. Guarda el archivo como .xlsx o .csv y súbelo con el botón Importar.

Código de tipo de identificación

• 04 RUC
• 05 cédula
• 06 pasaporte
• 07 consumidor final (no aplica a proveedores)
• 08 identificación del exterior
• 09 placa

El sistema crea automáticamente la sucursal «Matriz» 001 de cada proveedor importado. La columna correo acepta más de un correo separado por coma o punto y coma.

«Solo revisar»: probar el archivo sin guardar nada

Antes de importar de verdad, marca la casilla Solo revisar. El sistema recorre todo el archivo y te muestra cuántos proveedores se crearían, cuántos ya existían y cuántos se rechazan, sin escribir nada todavía. Así puedes corregir el Excel antes de la importación real.

La importación corre en segundo plano: puedes cerrar la pantalla de progreso y el estado se guarda durante 24 horas. Las tarjetas de progreso muestran Se crean / Ya existían / Rechazadas. Si pasan más de 24 horas, verás «No encontramos esta importación. Puede que haya pasado más de un día.»

Después de importar: qué datos quedan vacíos y hay que completar

La importación solo carga identificación, nombre y datos de contacto. Quedan sin configurar:

• Parte Relacionada (sin ella, el ATS reporta parteRel NO para ese proveedor).
• Tipo de Contribuyente (sin él, los proveedores del exterior salen con tipo de contribuyente vacío en el ATS).
• Tipo Régimen.
• Retenciones Automáticas (Retención IVA y Retención Fuente).
• Días de Crédito y Forma de Pago.
• Cuenta contable propia.

A un proveedor que ya existía la importación no le toca ningún dato. Si vas a comprarles seguido, edita a mano los proveedores importados que usas con frecuencia y completa esos campos, sobre todo las retenciones automáticas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar también sus retenciones automáticas?

No; el modelo de importación no incluye ese dato. Después de importar, edita cada proveedor y asigna su Retención IVA y Retención Fuente en la tarjeta Retenciones Automáticas.

Ya tengo algunos proveedores creados, ¿los duplica?

No: si la identificación ya existe (activa o desactivada), esa fila no se crea de nuevo; queda tal cual estaba. Solo los proveedores eliminados se vuelven a crear al importarlos. Revisa el artículo de errores de importación para los demás motivos de rechazo.