Registrar un proveedor y sus retenciones automáticas

Para qué sirve

Registra a tus proveedores para cargar sus compras, aplicarles retención y llevar el control de lo que les debes. Si configuras bien sus Retenciones Automáticas, cada compra nueva te las propone sola, sin que tengas que elegirlas cada vez.

Qué es obligatorio de verdad

El servidor solo exige estos 6 campos: Tipo Identificación, Identificación, Nombres/Razón Social, Alias Sucursal, Código Sucursal y Dirección. Teléfono, Correo y Días de Crédito aparecen con franja de obligatorio en pantalla, pero el servidor los acepta vacíos.

Pasos

1. Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor.
2. En Datos Básicos, elige el Tipo Identificación, escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social.
3. En Matriz, completa Dirección, Teléfono y Correo.
4. En Datos Contribuyente, indica si es Persona Natural o Jurídica.
5. En Retenciones Automáticas, elige los Días de Crédito, la Forma de Pago, la Retención IVA y la Retención Fuente que normalmente le corresponden.
6. Si llevas contabilidad, asígnale una cuenta en la tarjeta de Contabilidad.
7. Pulsa Guardar Proveedor.

Cómo se proponen solas las retenciones en la compra

Cuando registras una compra nueva y eliges a este proveedor, el sistema agrega automáticamente dos líneas de retención con los códigos que guardaste en su ficha:

• La retención de renta se calcula sobre el subtotal sin impuestos.
• La retención de IVA se calcula sobre el IVA cargado en la compra.

Puedes quitar cualquiera de las dos líneas con el botón de menos si esa compra no corresponde a retención. La propuesta automática no aplica a notas de crédito del proveedor.

Los Días de Crédito y la Forma de Pago también se llenan solos en la compra

Si guardaste Días de Crédito y Forma de Pago en la ficha del proveedor, el sistema los copia al plazo y a la forma de pago de la compra nueva. Esto solo ocurre si el proveedor tiene configurada al menos una Retención IVA o Retención Fuente: un proveedor sin ninguna retención guardada no propone plazo ni forma de pago en la compra, aunque los tenga escritos en su ficha. Por eso conviene llenar siempre la Retención IVA y la Retención Fuente, aunque sea con un código que luego quites en la compra puntual.

Opciones reales de forma de pago: 01 sin utilización del sistema financiero, 16 débito, 17 dinero electrónico, 18 prepago, 19 crédito, 20 otros con sistema financiero, 21 endoso de títulos.

Parte Relacionada y Tipo Contribuyente: para qué sirven en el ATS

Parte Relacionada se reporta en el ATS de cada compra con ese proveedor (campo SI/NO) y se toma siempre de esta ficha, no de ninguna casilla que marques dentro de la compra: márcala en «Sí» únicamente si el proveedor es una parte relacionada de tu empresa según la normativa tributaria.

Tipo Contribuyente (Persona Natural / Jurídica) solo se usa en el ATS cuando el proveedor tiene pasaporte o identificación del exterior; para proveedores nacionales no afecta el reporte.

Tipo Régimen (Negocio Popular / RIMPE): qué hace y qué no

El campo Tipo Régimen de la ficha del proveedor es solo informativo: no cambia las retenciones que se te proponen en la compra ni el ATS. Si tu proveedor es RIMPE, de todas formas tienes que elegir a mano, en Retenciones Automáticas, el código de retención que corresponde a ese régimen.

Asignar una cuenta contable propia al proveedor

Con el módulo de contabilidad activo, la tarjeta CONTABILIDAD muestra «Seleccione un Plan de Cuenta» (solo puedes elegir cuentas de movimiento). Esa cuenta reemplaza a la cuenta por pagar general en los asientos automáticos de las compras, retenciones, devoluciones y pagos que hagas a ese proveedor en adelante. Si no eliges ninguna, el sistema usa la cuenta general que configuraste en las automatizaciones contables.

Preguntas frecuentes

Elegí las retenciones pero en la compra no aparecieron solas

La propuesta automática solo se dispara cuando entras a registrar la compra desde el buscador de proveedores con la opción de compra nueva. Verifica también que el proveedor tenga guardados ambos códigos (Retención IVA y Retención Fuente).