Lotes, caducidad y series: marcar el producto, registrar la entrada y cómo se elige el lote al vender

Antes de empezar

La empresa debe tener activado Manejar trazabilidad en esta empresa en Productos & Servicios → Configuración → General (solo el dueño de la cuenta). Si no está activado, la tarjeta Trazabilidad no aparece en la ficha del producto.

Paso 1: marca el producto

1. Entra a Productos & Servicios → Nuevo o Ver Todos → Editar.
2. En la tarjeta Trazabilidad, en Lleva elige Lote o Número de serie / IMEI (o No lleva).
3. Si elegiste Lote y tu mercadería vence, pon Caduca en SI.
4. En Sale primero deja «Lo que diga la empresa» o elige un orden propio para este producto: FEFO (el que antes caduca), FIFO (el que entró antes) o Manual (lo elige quien factura).
5. Guarda el producto.

Paso 2: registrar el lote o la serie al comprar o ingresar mercadería

Un producto con trazabilidad te pide el lote (o la serie) en el momento en que entra al inventario:

• En Compras: al guardar la compra se abre el modal «Lotes de esta entrada» para cada producto con trazabilidad, donde escribes el código del lote o la serie y, si aplica, la fecha de caducidad.
• En Ingreso de Mercadería: los campos Lote y Caduca aparecen directamente al elegir el producto en la línea.

Si el código de lote que escribes ya existía para ese producto, la cantidad nueva se suma a ese mismo lote.

Varias series o varios lotes del mismo producto en un solo documento

Puedes agregar el mismo producto en varias líneas del mismo Ingreso de Mercadería (o compra) cuando se controla por lote o por serie, siempre que cada línea tenga un lote o una serie distinta: por ejemplo, 5 IMEI distintos del mismo modelo de celular, o 2 lotes distintos de un jarabe que llegaron en fechas de caducidad diferentes.

• Si repites el mismo código de lote, el sistema te pide sumar la cantidad en la línea que ya tienes, en vez de crear una línea nueva.
• Si repites una serie, el sistema te avisa que cada unidad tiene una serie única.

Si el producto no se controla por lote ni por serie, seguirás viendo «El producto ya fue añadido» al intentar repetirlo en el mismo documento.

Paso 3: al facturar

• Con FEFO o FIFO el sistema asigna el lote solo al guardar. No te pregunta nada.
• La ventana «¿De qué lote sale?» aparece solo si el producto está en modo Manual o si los lotes no alcanzan. Viene con la propuesta del sistema y muestra los días que faltan para caducar. Puedes cambiar el reparto: lo único que se exige es que las cantidades cuadren. Pulsa Continuar.
• Con presentaciones, las cantidades se piden en la unidad base (2 cajas de 10 = 20 unidades).
• Esta ventana aparece en Factura y en Transferencia Mercadería.

Ventas donde el lote se elige solo

En el punto de venta, las salidas y ajustes, la API y la facturación recurrente no hay ventana de lotes: el sistema reparte según FEFO o FIFO. Si los lotes no alcanzan, la diferencia sale sin lote. Si el producto está en modo Manual, en esas pantallas sale sin lote; por eso, si vendes por punto de venta, usa FEFO o FIFO.

Lotes que no se ofrecen al vender

Al vender solo se usan lotes liberados y no vencidos de la bodega de la línea. Un lote vencido, en cuarentena o bloqueado no se despacha aunque tenga mercadería. Si no queda otro, verás «No hay lotes con existencia de este producto. Si continúa, saldrá…» sin lote.

Devoluciones y transferencias

• Una nota de crédito devuelve la mercadería al mismo lote del que salió en la factura.
• Una transferencia lleva el mismo lote y caducidad a la bodega o sucursal de destino.

Errores comunes

«Las cantidades no cuadran: hay que repartir X y lleva Y…»

La suma de lo asignado a los lotes no es igual a lo que vendes. Ajusta las cantidades de cada lote.

«No puede sacar X de un lote que solo tiene Y»

Pediste más de lo que hay en ese lote. Reparte entre varios lotes, registra primero la entrada que falta (compra o ingreso) o baja la cantidad de la venta.

Errores al ingresar un número de serie

• «El producto … se controla por número de serie: hay que indicarlo.» — ese producto exige una serie; no puedes dejarla en blanco.
• «El número de serie X identifica UNA unidad. No se pueden ingresar N con la misma serie; use una línea por unidad.» — cada serie es una sola unidad; si entran varias unidades, usa una línea por cada serie.
• «El número de serie X ya fue ingresado antes. Cada unidad tiene una serie única.» — esa serie ya entró en otro documento anterior; verifica que no sea un error de digitación o una serie repetida por error.
• «… está repetido en este mismo documento.» — escribiste la misma serie dos veces en el mismo ingreso o compra; corrige una de las dos líneas.