Documentos Enviados SRI: buscar, filtrar, reenviar y volver a procesar

Qué es

Documentos Enviados SRI (en el menú lateral) reúne en una sola lista todos los comprobantes electrónicos que emites: facturas, notas de crédito y débito, guías, retenciones y liquidaciones de compra. Desde aquí ves su estado, descargas sus archivos y haces las acciones de seguimiento (reenviar correo, reprocesar, anular).

Filtrar

1. Usa los campos de Filtros de Búsqueda:
   • Búsqueda: número, cliente o proveedor.
   • Fecha Inicio y Fecha Fin.
   • Estado (Autorizado, Devuelto, Borrador…) y Tipo Comprobante.
   • Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver (cuántos por página).
2. Pulsa Aplicar Filtros.

Colores de las filas: rojo = comprobante con error; celeste = borrador; blanco = en proceso, autorizado o anulado.

Descargar un comprobante

En la columna Acciones de un comprobante Autorizado:

• Ver Ride: descarga el XML autorizado.
• Ver PDF: abre el PDF (RIDE).
• Descargar Ride y PDF: baja los dos juntos en un archivo comprimido.
• Imprimir: abre la vista de impresión.

En comprobantes con error o a medio proceso, Ver Ride descarga el XML generado o firmado, útil para revisar qué se envió.

Descargar muchos a la vez (paquete)

1. Filtra por fechas (por ejemplo, un día o una semana) y, si quieres, por estado Autorizado.
2. Pulsa Descargar Paquete (xml+pdf).
3. Se descarga un comprimido con el XML y el PDF de cada comprobante filtrado, nombrados con su clave de acceso.

Máximo 100 documentos por descarga. Si son más verás «Error el limite maximo de documentos para ser descargado masivamente es 100…»: usa un rango de fechas menor.

Descargar en Excel baja el listado filtrado en una hoja de cálculo. Los dos botones de descarga solo aparecen al dueño y a vendedores con el permiso Reporte total.

Reenviar un comprobante por correo

Si un comprobante ya está Autorizado y necesitas mandarlo a otra dirección (el cliente cambió de correo, lo pide su contador, etc.):

1. Haz clic en el ícono Reenviar Correo de esa fila.
2. Escribe el correo de destino en el cuadro «A que correo desea enviar el comprobante?» y confirma.
3. El sistema envía el XML y el PDF a ese correo y muestra «El comprobante fue enviado al correo: …».

Si el cliente recibe sus comprobantes en varias direcciones siempre, es mejor agregarlas en su ficha (correo 2 y 3) en vez de reenviar uno por uno.

«Volver a Procesar» un comprobante con error o pendiente

Para un comprobante que quedó Devuelto, con error de firma o atascado en un estado intermedio (Generado, Firmado, Recibido), el ícono Volver a Procesar repite todo el circuito: generar, firmar, enviar y consultar la autorización.

• Solo aparece en comprobantes con fecha de hoy: el sistema no vuelve a intentar un comprobante de un día anterior.
• Confirma en «¿Esta seguro que desea volver a procesar este comprobante?».
• Si sale bien, verás «Proceso Correcto» y el comprobante pasa al estado que corresponda (normalmente Autorizado).

La clave de acceso

Es el número de 49 dígitos que identifica cada comprobante ante el SRI. Incluye la fecha, el tipo, tu RUC, el ambiente, el establecimiento, el punto de emisión y el secuencial.

• Para verla, pasa el mouse sobre el ícono de llave al inicio de la fila. También sale en el PDF.
• Sirve para consultar el comprobante en el portal del SRI y para pedir ayuda a soporte.
• Cambia si editas la fecha o el secuencial de un comprobante no autorizado.

Vista Global

Por defecto ves los comprobantes del establecimiento en el que estás. El botón Ir a Vista Global (solo para el dueño o el contador) muestra los de todos los establecimientos y puntos de emisión de la empresa.

Otros detalles

• Los comprobantes hechos con el asistente de inteligencia artificial muestran un ícono de robot junto a la llave.
• Los comprobantes migrados desde la versión anterior del sistema solo permiten ver y descargar su XML y PDF: no se pueden editar, reprocesar ni anular desde aquí.

Preguntas frecuentes

No veo los botones de descarga

Tu usuario de vendedor no tiene el permiso Reporte total. Pídeselo al dueño (Configuración → Vendedores → Permisos, bloque Reportes).

No encuentro un comprobante

Revisa que estés en el establecimiento correcto o usa Ir a Vista Global, y limpia las fechas del filtro.

¿Por qué el sistema solo envía comprobantes con fecha de hoy?

Porque la normativa exige transmitir el comprobante al SRI el mismo día en que se emite; enviarlo después expone a multas. Por eso el sistema solo transmite al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10) y no cambia la fecha por su cuenta: tú decides si editas el comprobante (pasa a la fecha de hoy) o emites uno nuevo.