Anticipos de clientes y a proveedores: registrarlos, aplicarlos a facturas o compras y eliminarlos

¿Para qué sirve?

Un anticipo es dinero recibido (o entregado) antes de que exista la factura o la compra. Queda como saldo a favor del cliente o del proveedor hasta que lo aplicas a sus documentos. Requiere el módulo de contabilidad (los vendedores, el permiso de anticipos).

Registrar un anticipo de cliente

1. Entra a Contabilidad → Anticipos → De Clientes.
2. Busca al cliente en Contacto. Verás sus anticipos con Referencia, Descripción, Monto, Saldo Ocupado y Saldo Restante.
3. Haz clic en Nuevo Anticipo y llena: Fecha Anticipo, Forma de Pago (EFECTIVO, TARJETA CREDITO/DEBITO, DEPOSITO/TRANSFERENCIA o CHEQUE), Banco donde entró el dinero, los datos del cheque, tarjeta/lote o número de transacción, Valor del Anticipo y Motivo del Anticipo.
4. Haz clic en Agregar Anticipo. Se genera el ingreso y el asiento contra la cuenta de anticipo de clientes.

Aplicar el anticipo a las facturas del cliente

1. En la fila del anticipo haz clic en Aplicar a Factura.
2. Se abre Facturas Pendientes con cada documento: Tipo, Documento, Total, Pagado, Por pagar, A pagar y Saldo.
3. Escribe en A pagar cuánto del anticipo va a cada factura. Arriba ves el Monto Restante del anticipo y la Diferencia.
4. Haz clic en Agregar Pago. Las facturas quedan abonadas y el Saldo Restante del anticipo baja.

Anticipos a proveedores

Funciona igual en Contabilidad → Anticipos → De Proveedores: registra el dinero que entregaste con Nuevo Anticipo (sale del banco o caja) y, cuando llegue la compra, usa Aplicar a Compra para cruzarlo con sus Compras Pendientes.

Función poco conocida: saldo a favor con una nota de crédito «No aplicar a factura»

Con el módulo de contabilidad, la nota de crédito tiene la casilla No aplicar a factura. Si la marcas, el valor de la nota no rebaja la factura: queda como anticipo (saldo a favor) del cliente en Anticipos → De Clientes, para aplicarlo después a otra factura. Útil cuando la factura ya estaba cobrada y el cliente prefiere usar el valor en compras futuras.

Errores comunes

• «Debe llenar todas la automatizacion de Devolucion Cliente para realizar le pago» (o Devolución Proveedor, para proveedores): los anticipos usan la cuenta de anticipos de esas automatizaciones. Complétala en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. Al aplicar a facturas también se pide Crear Facturas.
• «No se encontró ningún ejercicio contable…»: crea el ejercicio del año de la fecha del anticipo.
• «Esta transferencia ya fue realizada»: el número de transacción ya se usó.

No se puede eliminar un anticipo

El ícono de basura elimina el anticipo, salvo en estos casos:

• «…fue utilizado como pago en un comprobante, primero debe eliminar los pagos realizados con este anticipo»: quita primero los abonos que hiciste con él (desde Ver Pagos de cada factura o compra).
• «Este Anticipo fue generado a partir de una Nota de Crédito, debe eliminar la Nota de Crédito para eliminar el Anticipo»: nació de una nota de crédito «No aplicar a factura»; se corrige desde la nota de crédito.
• «…esta Bloqueado por el auditor»: el dueño debe desbloquear el asiento.
• «…es un Asiento de Apertura»: es parte de tus saldos iniciales y no se borra desde aquí.
• «…forma parte del Asiento de Cierre…»: pertenece a un ejercicio cerrado.
• «…esta Conciliado, debe eliminar primero la Conciliación»: el movimiento ya se concilió con el banco.