Ingresos y egresos contables: registrar otros ingresos y gastos, y cobrar o pagar varios documentos a la vez

¿Para qué sirve?

Con el módulo de contabilidad tienes dos pantallas para mover dinero de tus bancos y cajas:

• Contabilidad → Ingresos: dinero que entra (intereses ganados, aporte de socios, venta de un activo, o el cobro de varias facturas de un cliente en un solo depósito).
• Contabilidad → Gastos: dinero que sale (comisiones, pagos sin factura, aportes, o el pago de varias compras de un proveedor con una sola transferencia).

Cada uno genera su asiento y queda como comprobante de ingreso o egreso numerado.

Registrar un ingreso

1. Entra a Contabilidad → Ingresos → Nuevo.
2. En INFORMACIÓN GENERAL DEL PAGO escribe la Fecha, busca el Contacto (opcional), elige el Banco / Caja donde entra el dinero y el Método de Pago.
3. Si el dinero llegó por transferencia o cheque, marca Proviene de Transferencia o Proviene de Cheque y llena Banco de Origen y Nro. de Documento o Nro. de Cheque.
4. En ¿A QUÉ CUENTAS CONTABLES PERTENECE ESTE INGRESO? haz clic en Buscar / Añadir, elige la cuenta (por ejemplo «Intereses ganados») y escribe Concepto, Valor e Impuesto. Puedes repartir el ingreso en varias cuentas.
5. Escribe las Notas del ingreso y haz clic en Guardar Ingreso.

Función poco conocida: cobrar varias facturas con un solo ingreso

Cuando un cliente te hace un solo depósito para pagar varias facturas, no necesitas registrar cobro por cobro:

1. En el nuevo ingreso, busca al cliente en Contacto.
2. En TIPO DE TRANSACCIÓN, a la pregunta ¿Asociar este ingreso a una Cliente existente? marca SI.
3. Aparece CUENTAS POR COMPROBANTES con sus facturas pendientes: Tipo, Documento, Total, Pagado, Por pagar, Retención, Valor a pagar y Saldo.
4. Escribe en Valor a pagar cuánto aplicas a cada factura.
5. Si el cliente te retuvo, usa la columna Retención de esa factura para añadir la retención recibida (fecha, código, base y porcentaje).
6. Guarda. Todas las facturas quedan abonadas con un solo comprobante de ingreso.

Registrar un egreso (gasto)

1. Entra a Contabilidad → Gastos → Nuevo.
2. Escribe la Fecha, busca el Proveedor (opcional), elige el Banco / Caja de donde sale el dinero y el Método de Pago. Si es transferencia o cheque, completa sus datos.
3. En ¿A QUÉ CUENTAS CONTABLES PERTENECE ESTE EGRESO? agrega las cuentas de gasto con Buscar / Añadir.
4. Escribe las Notas del egreso y haz clic en Guardar Egreso.

Pagar varias compras con un solo egreso

Elige el proveedor y, en ¿Asociar este Egreso a un Proveedor existente?, marca SI. Reparte el valor entre sus compras pendientes en CUENTAS POR COMPROBANTES y guarda.

Imprimir el comprobante

En Ingresos → Todos y Gastos → Todos cada registro tiene el botón de impresora que descarga el comprobante de ingreso o egreso en PDF, para firmarlo o archivarlo.

Mensajes y errores

• «Ingrese una Fecha de Ingreso» / «Ingrese una Fecha de Egreso» y «Ingrese al menos 1 registro» / «Debe Ingresar al menos 1 registro»: falta la fecha o una cuenta con valor.
• «No puede ser mayor al valor a pagar» / «El valor recibido no puede ser mayor al por pagar»: lo aplicado a un documento supera su saldo.
• «Error verifique las retenciones»: revisa código, base y porcentaje de la retención añadida.
• «Esta transferencia ya fue realizada»: ese número de transacción ya se usó en otro movimiento.
• «Debe llenar la automatización de Crear Facturas» (ingresos de clientes) o «… de Compras» (egresos a proveedores): completa esa automatización.
• «No se puede editar el ingreso porque es un anticipo, debe eliminar el anticipo y volverlo a crear.» (igual para egresos): ese movimiento nació de un anticipo; corrígelo desde Contabilidad → Anticipos.
• «No se puede eliminar el ingreso porque se utilizo como parte de pago de un documento…» / «No se puede eliminar el egreso porque se utilizo como parte de pago de un documento»: el anticipo ya se aplicó a facturas o compras; quita primero esa aplicación.
• Bloqueos por ejercicio cerrado, auditor o conciliación: el mensaje indica la causa (ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error»).