Toma física por Excel: sube el stock contado y el sistema hace los ajustes

Para qué sirve

Después de contar físicamente tu bodega, no tienes que calcular producto por producto cuánto sobra o falta. Subes un Excel con lo que contaste y el sistema compara con lo que tiene registrado en esa bodega: si hay más, registra una entrada; si hay menos, una salida; si es igual, no hace nada.

Esta opción no está en el menú lateral: es el botón Ajuste de Inventario en Productos & Servicios → Ver Todos.

Antes de empezar

• Los productos deben existir en el establecimiento actual, ser bienes y manejar stock.
• Haz el conteo con la bodega quieta (sin ventas ni compras mientras cuentas y subes el archivo).
• Los cambios no se pueden reversar automáticamente. Por eso usa siempre primero Solo revisar.

Paso 1: prepara el Excel

1. En la pantalla del ajuste pulsa Descargar Modelo de Importación (es el mismo modelo de importar productos).
2. Desde la fila 3, una fila por producto (no borres las filas 1 y 2). Llena:
   • A: código del producto · B: nombre.
   • D: tipo de producto = 1 (bien).
   • I: stock = 1 (maneja inventario).
   • J: la cantidad contada (lo que quieres que quede).
   • K: costo unitario (obligatorio, mayor que 0). Se usa si hay que registrar una entrada.

Paso 2: revisa y aplica

1. Entra a Ver Todos → Ajuste de Inventario.
2. En Seleccione la Bodega elige la bodega que contaste.
3. Si tienes contabilidad, decide si dejas encendido Registro Contable.
4. Elige el archivo, marca Solo revisar y súbelo. Verás el informe sin que se mueva nada.
5. Si todo está bien, vuelve, desmarca Solo revisar y súbelo de nuevo.

Cómo leer el informe

• Entradas: productos donde contaste más de lo registrado; se suma la diferencia.
• Salidas: contaste menos; se resta la diferencia.
• Sin cambio: «el stock del archivo coincide con el actual».
• Rechazadas: filas con problemas. Si hay alguna, no se ajusta nada («No se ajustó nada. Hay N fila(s) con problemas»).

Motivos de rechazo y cómo corregirlos

• «el código no existe en este establecimiento»: revisa el código o cambia de establecimiento.
• «el producto no maneja inventario» / «el producto no lleva control de stock»: el producto tiene Desea Manejar Stock = NO, o la columna I no es 1.
• «el producto no es un bien (tipoproducto debe ser 1)»: pon 1 en la columna D; los servicios no tienen inventario.
• «la columna de stock deseado viene vacía»: falta la cantidad contada en la columna J (si contaste cero, escribe 0).
• «falta el costo unitario»: llena la columna K con un valor mayor que 0.

Errores de todo el archivo:

• «Modelo de importación incorrecto…» o «Columnas insuficientes…»: descarga el modelo otra vez y respeta sus columnas.
• Con contabilidad: «No tiene ejercicio contable para la fecha indicada», «El ejercicio contable de esa fecha está cerrado» o «Debe llenar las automatizaciones de Inventario antes de importar». El ajuste se registra con la fecha de hoy, así que el ejercicio del año actual debe existir y estar abierto.