Plan de cuentas: crear, editar, eliminar e importar tu propio plan desde Excel

¿Para qué sirve?

El plan de cuentas es la lista ordenada de las cuentas de tu contabilidad (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos). Todas las automatizaciones, asientos y reportes usan estas cuentas.

Ver y administrar el árbol

1. Entra a Contabilidad → Plan de Cuentas → Ver.
2. Despliega el árbol y haz clic derecho sobre una cuenta. Verás las opciones Nuevo, Editar, Eliminar e Importar Plantilla.

Crear una cuenta

1. Clic derecho sobre la cuenta que será la Cuenta Padre → Nuevo.
2. En Información de Cuenta Contable escribe el Codigo (solo números; se agrega al código del padre) y la Descripcion.
3. Haz clic en Añadir.

Editar o eliminar

• Editar: cambia la descripción o el código y guarda.
• Eliminar: solo para cuentas sin movimientos y sin cuentas hijas.

Exportar

El botón Exportar Plan de Cuentas en EXCEL descarga todo tu plan. Útil para revisarlo con tu contador o como base para importarlo en otra empresa.

Importar tu propio plan desde Excel

Si tu contador ya tiene un plan de cuentas, puedes cargarlo en lugar del que trae el sistema.

1. Entra a Contabilidad → Plan de Cuentas → Importar.
2. Haz clic en Descargar Modelo de Importación.
3. Llena el modelo: columna A el código con puntos (por ejemplo 1, 1.1, 1.1.01) y columna B la descripción. La primera fila es el encabezado y no se importa.
4. Guárdalo como .xlsx (Libro de Excel).
5. Si ya tienes un plan cargado, el dueño de la cuenta debe pulsar primero Eliminar Plan de Cuentas (solo es posible si todavía no hay asientos).
6. Sube el archivo y haz clic en Importar.
7. Revisa el resultado línea por línea:
   • Cuenta Agregada: se creó bien.
   • Cuenta ya Existe: ese código ya estaba.
   • No se reconoce el grupo de cuenta: el sistema reconoce el grupo por el nombre de las cuentas principales (las de un solo dígito). Escríbelas con nombres estándar: ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO NETO o CAPITAL, INGRESOS, COSTOS o COSTO DE VENTAS, GASTOS.
   • Cuentas no tienen padre: falta en el archivo la cuenta superior (por ejemplo, subiste 1.1.01 sin 1.1).
   • La cuenta X no puede ser un texto: el código tiene letras o espacios.
8. Al terminar, vuelve a configurar las cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones.

Los niveles de un solo dígito se completan con cero: 1.1.1 se guarda como 1.01.01.

Errores comunes

• «El codigo debe ser un numero»: escribe solo dígitos en el código de la nueva cuenta.
• «La cuenta tiene movimientos registrados, primero debe eliminar los asientos»: no se pueden crear cuentas hijas bajo una cuenta con movimientos.
• «no se puede eliminar porque la cuenta tiene transacciones, elimine primero los asientos»: la cuenta ya se usó; déjala sin usar o reclasifica sus saldos con un asiento.
• «Elimine primero las cuentas hijas» (también aparece como «no se tiene eliminar, primero elimine las cuentas hijas»): borra primero las subcuentas.
• «Debe Eliminar Primero el plan de cuenta actual, Contacte con soporte tecnico.»: la importación solo funciona sobre un plan vacío. Si aún no tienes asientos, el dueño puede usar Eliminar Plan de Cuentas sin llamar a soporte.
• «No puede eliminar su Plan de Cuentas por que ha generado Asientos Contables»: con asientos ya no se reemplaza el plan; ajústalo cuenta por cuenta.
• «El archivo subido tiene una extension no soportada»: solo se acepta .xlsx (no .xls ni .csv).