Ejercicios contables: crear el ejercicio del año y hacer el cierre fiscal

¿Para qué sirve?

El ejercicio contable es el año fiscal en el que se registran los asientos. Sin un ejercicio abierto que incluya la fecha, el sistema no puede generar asientos: por eso, si no lo creas, facturas, compras, cobros y pagos muestran «No se encontró ningún ejercicio contable para la fecha del asiento proporcionada. Cree primero un ejercicio contable».

Crear el ejercicio del año

1. Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables.
2. Haz clic en Nuevo Ejercicio Contable.
3. Escribe la Fecha Inicio (normalmente el 1 de enero, o la fecha en que empiezas a llevar contabilidad en el sistema) y la Fecha Fin (31 de diciembre del mismo año).
4. Opcional: una Descripcion (por ejemplo «Ejercicio 2026»).
5. Guarda. Verás «Ejercio contable Agregado».

Reglas del ejercicio

• Inicio y fin deben estar en el mismo año.
• La fecha fin debe ser el 31 de diciembre.
• No puede durar más de un año ni repetir un ejercicio que ya existe.
• En algunos planes contables, el inicio no puede ser anterior a la fecha en que contrataste el plan.

Errores al crear o modificar

• «Las Fecha fin debe ser el ultimo dia del año»: pon 31 de diciembre.
• «Las Fechas deben ser en el mismo año»: no cruces de un año a otro; crea un ejercicio por año.
• «La fecha del periodo contable no puede ser mayor a 1 año» / «Las Fechas no pueden ser iguales»: revisa las dos fechas.
• «Ya existe el ejercicio»: ya hay un ejercicio que incluye esa fecha.
• «La fecha no puede ser menor al del contrato del plan»: empieza el ejercicio desde la fecha de inicio de tu plan.
• «No puede modificar su ejercicio fiscal por que ha generado Asientos Contables» y «No se puede eliminar el ejercicio porque existen asientos registrados»: un ejercicio con asientos ya no se edita ni se elimina.

Cierre del ejercicio fiscal

Al terminar el año, el cierre traslada los resultados (ingresos, costos y gastos) a la utilidad del ejercicio y deja el año bloqueado.

Antes de cerrar

1. El año debe haber terminado: no se puede cerrar antes de la fecha fin.
2. Revisa que todo esté registrado y cuadrado: ventas, compras, retenciones, cobros, pagos, conciliaciones bancarias, nómina, depreciaciones y ajustes. Revisa el Balance de Comprobación y el Estado de Resultados.
3. Configura las cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Cuentas de Cierre: Cuentas de Cierre Utilidad - Perdida (utilidad del ejercicio) y Ganancias Acumuladas.

Cerrar

1. En Ejercicios Contables, haz clic en el ícono Cierre Ejercicio Fiscal del año.
2. Confirma con Si, cerrar!.
3. El sistema genera, con fecha del último día del ejercicio, el asiento de cierre y el asiento de traspaso de la utilidad, y te lleva a Asientos → Todos para revisarlos.

Errores al cerrar

• «Todavía no puede cerrar el período fiscal»: el año aún no termina.
• «configure primero la cuenta de utilidad del ejercicio» o «… acumulada»: completa la automatización Cuentas de Cierre.
• «El ejercicio contable se encuentra cerrado»: ese año ya fue cerrado.

Cierre automático (opcional)

Si no quieres depender de hacer clic cada año, puedes activar el cierre automático: el sistema cierra por ti los ejercicios ya terminados, en la fecha que elijas.

1. En Ejercicios Contables activa el interruptor de cierre automático.
2. Elige el día y el mes de cierre (entre el 1 de enero y el 30 de abril del año siguiente al que se cierra).
3. Marca la casilla de condiciones: antes de esa fecha debes haber registrado la participación de trabajadores (15 %), el impuesto a la renta y los ajustes del ejercicio.
4. Guarda. Queda un registro de quién aceptó, cuándo y desde qué IP.

El sistema avisa 15 y 3 días antes de la fecha con una lista de verificación. Si en la fecha de cierre faltan configurar las cuentas de utilidad o hay asientos descuadrados, no cierra, te avisa (máximo una vez por semana) y lo vuelve a intentar al día siguiente. Mientras una empresa tenga un ejercicio vencido sin cerrar, el escritorio muestra un aviso con el enlace a esta pantalla, y llega un correo recordatorio como mucho una vez al mes.

¿Se puede reabrir un ejercicio cerrado?

Sí. Solo el titular de la cuenta puede hacerlo (no está disponible en cuentas demo ni para el usuario de contabilidad pasiva).

1. En Ejercicios Contables, en la fila del ejercicio cerrado, haz clic en el ícono del candado abierto (tooltip «Reabrir ejercicio»).
2. El sistema te muestra primero qué asientos de cierre se van a anular (el asiento de cierre del período fiscal y el de traspaso de utilidad/pérdida), sin hacer ningún cambio todavía.
3. Confirma con «Sí, reabrir».

Al confirmar, el sistema anula esos asientos de cierre, deja el ejercicio abierto otra vez y registra el cambio en la bitácora (usuario, IP y asientos anulados). El ejercicio siguiente que se creó con el cierre no se elimina (conserva los movimientos que ya tenga).

• No se puede reabrir si el ejercicio siguiente ya está cerrado: el sistema pide que reabras primero el último ejercicio cerrado.
• Si tienes el cierre automático activo, un ejercicio recién reabierto no se vuelve a cerrar solo antes de 15 días desde la reapertura; eso te da tiempo para corregir lo que necesitabas.
• Reabrir no borra los asientos normales del ejercicio (ventas, compras, cobros, pagos, etc.), solo anula los asientos de cierre y el bloqueo del período.

Mientras el ejercicio esté cerrado, sus asientos no se editan ni se eliminan, y no se pueden registrar cobros, pagos ni documentos contables con fechas de ese año (aparece «El Ejercicio contable se encuentra cerrado» o «El Ejercicio Contable del asiento se Encuentra Cerrado»). Por eso revisa todo antes de cerrar; si necesitas un ajuste y no quieres reabrir el año, también puedes registrarlo con fecha del ejercicio siguiente.