Cómo está organizada tu cuenta: empresas, establecimientos y puntos de emisión (y cómo tener varios RUC)

Para qué sirve

Antes de configurar tu cuenta conviene entender sus tres niveles. Así sabrás dónde cambiar cada cosa.

Los tres niveles

1. Empresa: es tu RUC. Aquí van los datos tributarios: razón social, contabilidad, contribuyente especial, RIMPE, agente de retención y la firma electrónica.
2. Establecimiento: cada local o sucursal registrada en el SRI, con su código de 3 dígitos (001, 002…). Aquí van la dirección, el correo que ven tus clientes, los decimales, las opciones de impresión y las preferencias al facturar.
3. Punto de emisión: cada caja o punto desde el que se emite, también con código de 3 dígitos (001, 002…). Aquí van los secuenciales, el ambiente (pruebas o producción), el logotipo y los textos del PDF.

Por eso el número de tus comprobantes tiene la forma 001-001-000000123: establecimiento, punto de emisión y secuencial.

Dónde se configura cada nivel

1. Entra a Configuración → Empresas. Verás tus empresas con su Ruc y Razón Social.
2. Botón Editar (lápiz): datos de la empresa.
3. Botón Ver Establecimientos: lista de sucursales. Ahí, Editar abre el establecimiento y Ver Puntos emision lista sus cajas.
4. En la lista de puntos de emisión, Editar abre la configuración de cada caja.

Estas pantallas son solo del titular de la cuenta. Un vendedor verá «Esta sección es solo del titular de la cuenta.»; en ese caso, el dueño debe hacer el cambio con su usuario.

Lo que el sistema crea solo (función poco conocida)

Cada empresa nueva nace con su establecimiento matriz, su primer punto de emisión, una bodega PRINCIPAL y una categoría de productos PRINCIPAL. No necesitas crearlas antes de cargar productos.

Tener varias empresas (varios RUC) en la misma cuenta

Si tu plan lo permite (o compraste empresas adicionales), puedes manejar varios RUC con un solo usuario.

1. En Configuración → Empresas, haz clic en Nueva Empresa.
2. Llena en un solo formulario los Datos de la Empresa (RUC de 13 dígitos, razón social, contabilidad), los Datos de la Establecimiento Matriz y los Datos de la Punto de Emision x defecto (código, alias, ambiente y secuenciales).
3. Haz clic en Guardar Cambios.
4. Para trabajar con la otra empresa, haz clic en el recuadro con el nombre de la empresa (arriba a la derecha), elige la empresa en Seleccionar Empresa, el establecimiento y el punto de emisión, y pulsa Cambiar.

Recuerda subir la firma electrónica de la nueva empresa en su pantalla Editar: cada RUC firma con su propia firma.

Errores comunes

No aparece el botón «Nueva Empresa» / «Has alcanzado el límite de empresas de tu cuenta…»

Tu plan más tus adicionales no permiten otra empresa. En lugar del botón verás el motivo. Puedes contratar empresas adicionales en Escritorio → Detalle de tu plan → Comprar adicionales (si tu plan las admite) o consultar con tu proveedor. Lo mismo ocurre con establecimientos y puntos de emisión.

«El RUC debe tener 13 dígitos, solo números (sin letras, espacios ni guiones).»

Escribe el RUC completo, sin guiones.

«Ya Existe otra empresa registrada con el RUC …»

Un RUC solo puede estar en una cuenta de todo el sistema. Lo más probable es que ya se haya registrado antes con otro usuario o correo (por ejemplo, por tu contador). Entra con esa cuenta (puedes recuperar la clave con ¿Olvidaste tu contraseña? escribiendo el RUC) o pide a soporte que revise la cuenta existente.

¿Puedo eliminar un establecimiento o un punto de emisión?

No desde la pantalla. Para dar de baja un establecimiento o un punto de emisión, pídelo a soporte de tu proveedor.