Automatizaciones contables: qué es cada grupo, cómo asignar cuentas y cómo resolver «Debe llenar la automatización...»

¿Para qué sirve?

Las automatizaciones le dicen al sistema qué cuenta contable usar en cada asiento que genera solo. Por ejemplo: en una factura, a qué cuenta va la venta, el IVA y la cuenta por cobrar; en una compra, a qué cuenta va el IVA pagado y la cuenta por pagar. Se configuran una vez y sirven para todos los documentos.

Los grupos de automatización

• Cuentas de Cierre: la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio y la de ganancias acumuladas. Se usan en el cierre anual.
• Crear Facturas: cuentas por cobrar clientes, ingreso por venta de artículos, ingreso por venta de servicios, impuesto de ventas (IVA), descuentos, ICE, IRBPNR y propinas. Se usa al emitir facturas y notas de débito, y al cobrar.
• Compras: impuesto (IVA en compras), descuentos, cuentas por pagar proveedores, propina e IVA cargado en gastos. Se usa al registrar compras y al pagarlas.
• Devolución Cliente: cuentas de las notas de crédito que emites y la cuenta de anticipo de clientes.
• Devolución Proveedor: cuentas de las notas de crédito que te emiten tus proveedores y la cuenta de anticipo a proveedores.
• Retenciones Compras: una cuenta por cada código de retención que tú emites (retenciones por pagar).
• Retenciones Ventas: una cuenta por cada código de retención que te hacen tus clientes (retenciones por cobrar).
• Bancos: ajustes iniciales en bancos, gastos e impuestos por intereses financieros e ingresos por intereses. Se usa al crear bancos con saldo inicial y en la conciliación bancaria.
• Ajustes Inventario: inventario de productos, costo de mercadería vendida, contrapartida de ingresos de mercadería sin documento, inventario inicial o ajustes, y las cuentas de fabricación (materia prima, producto fabricado).
• Nomina: sueldos, aportes al IESS, décimos, fondo de reserva, horas extras, comisiones, bonos, anticipos y préstamos de empleados. Se usa al pagar roles. En la lista aparece con la etiqueta «en desarrollo», pero sus cuentas sí se usan al pagar los roles.

Asignar las cuentas paso a paso

1. Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones.
2. Haz clic en el grupo de la izquierda (por ejemplo Compras).
3. Para cada concepto, haz clic en el botón del lápiz (Editar cuenta). Aparece una lista con buscador: escribe el código o el nombre de la cuenta y elígela.
4. Repite con todos los conceptos del grupo. Los que no tienen cuenta dicen «Sin asignar».
5. Haz clic en Guardar Automatización. Si no cambiaste nada aparece «¡Sin cambios!».
6. Pasa al siguiente grupo y repite.

¿Tengo que asignar las cuentas de todos los códigos de retención?

No. Retenciones Compras y Retenciones Ventas tienen más de cien códigos cada una, pero el sistema solo exige la cuenta de los códigos que realmente usas en cada documento. Si falta alguno, el mensaje te dice exactamente cuál, por ejemplo:

«Falta asignar la cuenta contable del código de retención 312 (Transferencia de bienes muebles…) en Contabilidad → Automatizaciones (retenciones en compras) antes de emitir.»

Ve al grupo indicado, busca ese código y asígnale su cuenta.

Qué grupo completar según el mensaje

• «Debe llenar todas la automatizacion de Crear Factura para realizar le pago», «Debe llenar la automatización de Crear Facturas», «… de los asientos de Facturas», «… de Facturas e Inventario»: Crear Facturas (y Ajustes Inventario si menciona inventario).
• «Debe llenar la automatización de Compras», «… de Compras e Inventario», «… de los asientos de Compras», «Debe llenar todas la automatizacion de Compras para realizar el pago»: Compras (y Ajustes Inventario).
• «… de Devolucion clientes e Inventario», «… de los asientos de Notas de Crédito», «Debe llenar todas la automatizacion de Devolucion Cliente…»: Devolución Cliente.
• «… de Devolucion Proveedor e Inventario», «… de los asientos de Devolución Proveedor», «… de Devolucion Proveedores…»: Devolución Proveedor.
• «… de Retenciones Compras para generar la Retención»: Retenciones Compras. «… de Retenciones Ventas para realizar le pago por Retención»: Retenciones Ventas.
• «Debe llenar la automatización de Bancos»: Bancos.
• «… de los asientos de Ajustes», «… de Inventario», «Debe llenar las automatizaciones de Inventario antes de importar.»: Ajustes Inventario.
• «Debe llenar la automatización de Nomina»: Nomina.
• «Automatizaciones no creadas. Contacte con soporte tecnico» o «Error en las Automatizaciones. Contacte con soporte tecnico!»: tu empresa no tiene la estructura de automatizaciones; comunícate con tu proveedor.

Preguntas frecuentes

Cambié una cuenta: ¿se corrigen los asientos anteriores?

No. El cambio aplica a los documentos nuevos. Los asientos ya generados se corrigen con un asiento manual de reclasificación.

¿Puedo usar la misma cuenta en dos conceptos?

Sí en las automatizaciones (por ejemplo, el mismo IVA para varios conceptos), aunque lo recomendable es separar para que los reportes sean claros. Lo que no se permite es usar la misma cuenta contable para dos bancos distintos.