Activar el módulo de contabilidad: prueba gratis, qué se contabiliza y qué pasa si vence

Veo el menú Contabilidad, pero me pide activar el módulo

El menú Contabilidad aparece en todas las cuentas, pero la contabilidad es un módulo adicional. Si no lo tienes activo, al entrar a cualquiera de sus pantallas verás un aviso con estas opciones:

• Empezar Prueba Gratis: activa el módulo completo durante los días de prueba (normalmente 15), sin tarjeta de crédito.
• Contratar Ahora: para comprarlo directamente.
• Ver todos los modulos disponibles: te lleva a Configuración → Módulos, donde ves precios y contratas.

Mientras dura la prueba, arriba de cada pantalla aparece una barra con los días restantes de prueba (cambia a amarillo y luego a rojo cuando quedan pocos días) y el botón para contratar. Cuando la prueba termina verás «PRUEBA FINALIZADA», y si una suscripción pagada vence, «SUSCRIPCION VENCIDA» con el botón Renovar Ahora.

Qué hace el módulo una vez activo

Con el módulo activo, el sistema genera los asientos solos a partir de tus documentos: facturas, notas de crédito y débito, compras, retenciones, cobros, pagos, anticipos, ingresos, gastos, ajustes de inventario y roles de pago. Para eso necesita tres cosas:

1. Un plan de cuentas (Contabilidad → Plan de Cuentas).
2. Un ejercicio contable abierto que incluya la fecha del documento (Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables).
3. Las automatizaciones completas: qué cuenta usar para cada concepto (Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones).

Si falta alguna, el documento o el cobro muestran un mensaje que te dice qué completar.

¿Por qué mis facturas anteriores no tienen asiento?

Solo se contabilizan los documentos emitidos mientras el módulo está activo, con ejercicio abierto y automatizaciones completas. Lo que emitiste antes de activarlo no se contabiliza solo. Para incluirlo:

• Si empiezas la contabilidad desde una fecha (por ejemplo, el 1 de enero), registra los saldos de esa fecha en el asiento de apertura (Contabilidad → Mantenimiento → Asiento de Apertura): cartera de clientes, deudas con proveedores, bancos, inventario, etc.
• Si necesitas registrar movimientos puntuales, usa un asiento manual en Contabilidad → Asientos → Nuevo.

Función poco conocida: consultar reportes con el módulo vencido

Si alguna vez pagaste el módulo de contabilidad y luego venció, todavía puedes abrir en modo solo consulta:

• Balance de Comprobación
• Estado de Resultados
• Estado de Situación Financiera
• Movimientos por cuenta

Así no pierdes el acceso a tu información histórica. Lo que ya no ocurre es la generación de asientos nuevos: los documentos que emitas mientras el módulo esté vencido no se contabilizan. Esta consulta no aplica si solo usaste la prueba gratis.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede ver la contabilidad?

El dueño de la cuenta ve todo. Un vendedor solo ve las opciones para las que tiene permiso (asientos, reportes contables, plan de cuentas, mantenimiento, bancos, ingresos, egresos, anticipos), que se asignan en Configuración → Vendedores.

¿La nómina viene con la contabilidad?

El menú ERP / CRM → Nómina aparece con el módulo de contabilidad activo. Las novedades avanzadas (comisiones, anticipos y préstamos, horas extras, inasistencias, vacaciones, cargas familiares) requieren además el módulo de Nómina Avanzada.