Registrar una retención que te hizo tu cliente

¿Para qué sirve?

Cuando un cliente es agente de retención, te paga la factura menos lo que te retiene y te entrega un comprobante de retención. Esa retención también «paga» una parte de la factura. Si no la registras, la factura se queda con saldo pendiente para siempre. Además, las retenciones registradas aparecen en Impuestos → Resumen Retenciones (pestaña Retenciones Ventas), que te sirve para tu declaración.

Paso a paso

1. Ten a mano el comprobante de retención (el RIDE o el correo del cliente).
2. Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes y haz clic en Ver Pagos de la factura retenida.
3. Haz clic en Nueva Retención Recibida.
4. Llena los datos:
   • Fecha: la fecha de la retención.
   • Tipo Impuesto: IVA, RENTA o ISD.
   • Codigo Retencion: el código que aparece en la retención (por ejemplo 312 o 725). El Porcentaje se llena según el código.
   • Base Imponible: se propone la base de la factura (el IVA para retenciones de IVA y el subtotal para renta). Corrígela si la retención usa otra base.
   • Valor: se calcula con el botón de la calculadora; verifica que sea igual al de la retención.
   • Nro Comprobante Retención: el número completo de la retención con guiones, por ejemplo 001-001-000000123.
   • Observacion (opcional).
5. Haz clic en Guardar. El saldo de la factura baja y, si llevas contabilidad, se genera el asiento con la cuenta de ese código de retención.
6. Si la retención tiene dos impuestos (IVA y renta), repite el proceso: registra una línea por cada impuesto con el mismo número de retención.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la factura quedó con saldo negativo?

A diferencia de los cobros, la retención se registra aunque supere el saldo pendiente, porque es un documento legal que te entregó el cliente. Por ejemplo, si ya habías cobrado la factura completa y después llega la retención, el cliente queda con saldo a favor (saldo negativo). Puedes devolverle ese valor o descontarlo de una compra futura registrándolo como anticipo en Contabilidad → Anticipos → De Clientes.

¿Puedo eliminar una retención registrada por error?

Sí, desde el mismo historial de Ver Pagos, con el ícono de eliminar de esa línea (ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error»).

Errores comunes

• «El secuencial de la retención debe tener 15 digitos 3 establecimiento 3 punto de emisión y 9 secuencial»: el número debe ir completo y con los dos guiones: 3 dígitos, guion, 3 dígitos, guion, 9 dígitos (17 caracteres en total). Ejemplo: 001-002-000004567. Cópialo tal cual del RIDE de la retención, con los ceros a la izquierda.
• «Falta asignar la cuenta contable del código de retención … en Contabilidad → Automatizaciones (retenciones en ventas) antes de emitir.» (con contabilidad): el código que usaste no tiene cuenta. Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Retenciones Ventas, busca ese código y asígnale la cuenta (por ejemplo «Retención en la fuente por cobrar» o «IVA retenido por cobrar»). Solo se exige la cuenta del código que estás usando.
• «Debe llenar todas la automatizacion de Crear Factura para realizar le pago por Retención»: completa las cuentas de la automatización Crear Facturas.
• «No se encontró ningún ejercicio contable…» o «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: crea el ejercicio del año de la retención o usa una fecha dentro de un ejercicio abierto.