Anexo de Relación de Dependencia (RDEP): cómo prepararlo

Qué es el Anexo RDEP

El Anexo de Relación de Dependencia (RDEP) es el reporte anual mediante el cual los empleadores informan al Servicio de Rentas Internas (SRI) los ingresos que pagaron a sus trabajadores en relación de dependencia, las retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta efectuadas sobre esos ingresos y los gastos personales que los empleados proyectaron o liquidaron. Es la contraparte informativa de la retención sobre sueldos.

Quién debe presentarlo

Están obligados todos los empleadores que durante el año hayan pagado remuneraciones a trabajadores bajo relación de dependencia, tengan o no impuesto retenido. Esto incluye sociedades, personas naturales con empleados y entidades del sector público. La presentación es anual y se realiza al inicio del año siguiente al ejercicio reportado.

Información que contiene el RDEP

• Datos del empleado: identificación y periodo trabajado.
• Ingresos gravados: sueldos, salarios, sobresueldos, bonificaciones y demás remuneraciones sujetas a impuesto.
• Aportes al seguro social del trabajador, que son deducibles.
• Gastos personales: los rubros de vivienda, salud, educación, alimentación y vestimenta declarados por el empleado dentro de los límites permitidos.
• Impuesto retenido: el valor efectivamente retenido durante el año.

Relación con la retención sobre sueldos

Durante el año, el empleador calcula la retención en la fuente sobre ingresos en relación de dependencia. Proyecta el ingreso anual del trabajador, resta los aportes al seguro social y los gastos personales proyectados, aplica la tabla del Impuesto a la Renta y distribuye el impuesto estimado en retenciones mensuales. El RDEP consolida ese proceso al cierre del ejercicio y permite al SRI verificar que la retención fue correcta.

Pasos para preparar el RDEP

1. Consolida la nómina anual

Reúne todos los pagos realizados a cada empleado durante el año, separando conceptos gravados de los exentos.

2. Recopila los gastos personales

Solicita a cada trabajador el formulario de gastos personales con sus valores definitivos y respaldos.

3. Liquida el impuesto de cada empleado

Con el ingreso real, los aportes y los gastos, recalcula el impuesto anual y compáralo con lo retenido.

4. Ajusta las diferencias

Si retuviste de menos o de más, realiza el ajuste correspondiente en el último periodo del año.

5. Genera y presenta el anexo

Arma el archivo con la estructura definida por el SRI y cárgalo en el portal dentro del plazo.

Errores frecuentes

• No incluir a empleados que trabajaron solo parte del año.
• Registrar gastos personales sobre los límites permitidos.
• Diferencias entre lo retenido mensualmente y la liquidación anual.

Simplifica el RDEP con AZUR

El RDEP depende de una nómina bien llevada durante todo el año. El sistema contable de AZUR, junto con su módulo de nómina, registra los ingresos de cada trabajador, calcula la retención mensual sobre sueldos y mantiene el historial de gastos personales declarados. Al cierre del ejercicio, la información de ingresos y retenciones queda consolidada, facilitando la preparación del anexo y reduciendo diferencias.

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