Gestión Comercial: guía rápida de inicio

Esta guía te lleva por el recorrido completo del módulo de Gestión Comercial (CRM): desde activar el módulo hasta convertir una oportunidad en factura. Para más detalle revisa los artículos «Módulo de Gestión Comercial», «Clientes y prospectos», «Oportunidades y pipeline» y «Reportes comerciales».

Paso 1: Activa el módulo

1. En el menú lateral entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead → Tableros → Ver Todos.
2. Si el módulo no está activo verás el recuadro PREMIUM. Haz clic en Empezar Prueba Gratis.
3. Para contratarlo después, ve a Configuración → Módulos.

Paso 2: Ajusta la configuración

En la pantalla principal del módulo haz clic en el botón del engranaje. Elige qué vendedores pueden ver todo el equipo y si se crea un prospecto automáticamente al crear una tarjeta. Pulsa Guardar configuración.

Paso 3: Crea tu tablero

1. Haz clic en Nuevo Tablero.
2. Escribe el nombre, elige el tipo y marca los vendedores que tendrán acceso.
3. Haz clic en Crear Tablero. Se crean las etapas Nuevo Lead, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido.

Paso 4: Registra prospectos y oportunidades

1. Registra tus contactos en Prospectos → Nuevo Prospecto, o impórtalos desde Excel en Prospectos → Ver Todos → Importar.
2. Abre el tablero y, en la etapa que corresponda, haz clic en Agregar tarjeta. Cada tarjeta es una oportunidad de venta.
3. Abre la tarjeta para asignar prospecto, responsable, prioridad, vencimiento y productos.
4. Arrastra la tarjeta de etapa en etapa a medida que avanza la negociación.

Paso 5: Programa actividades

Registra llamadas, correos, reuniones, notas o mensajes de WhatsApp desde la tarjeta o desde Actividades → Nueva Actividad. Si pones un recordatorio, el responsable recibe un aviso por correo.

Paso 6: Cotiza y factura

1. Con productos en la tarjeta, usa Enviar Cotización para mandar la cotización en PDF por correo.
2. Cuando el cliente acepte, vincula el prospecto con un cliente (o conviértelo en cliente desde la lista de prospectos) y haz clic en Facturar. Lo que pasa después depende de la configuración del módulo (Facturación desde Tarjetas → Acción al crear factura): con Guardar como borrador la factura queda en borrador para que la revises y la envíes desde Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos; con Procesar inmediatamente se firma y se envía al SRI de una vez. Antes de enviarla el sistema hace las mismas revisiones que la factura normal (consumidor final hasta USD 50, cédula o RUC bien escritos, razón social, firma electrónica vigente, cupo del plan); si alguna falla, la factura queda en borrador y verás el motivo en pantalla.

Paso 7: Mide resultados

En Reportes analiza el pipeline, el desempeño de los vendedores, las actividades y la conversión, y descárgalos a Excel.