Firmador de Documentos: firmar un PDF, ubicar el sello, validar firmas y errores comunes

Para qué sirve

El Firmador de Documentos deja firmar electrónicamente cualquier PDF (contratos, actas, solicitudes) con la misma firma electrónica (.p12) que usas para facturar. No necesitas otro programa ni certificado aparte.

Antes de empezar

• Lo usa el titular de la cuenta, con la firma electrónica de la empresa ya configurada y vigente.
• Tu cuenta necesita un plan de pago vigente (cualquier plan pagado sirve). Con el plan Gratuito, el Firmador muestra el aviso «Necesita un plan vigente» con el botón «Renovar o comprar un plan», y las acciones de firmar, validar o descargar responden con el mismo aviso.
• Se abre desde la URL /plataforma/modulofirmador (o el enlace de tu menú, según tu proveedor). Solo acepta archivos PDF de hasta 10 MB; con otro formato verás «Solo se permiten archivos PDF.» y si pesa más, «El archivo excede el limite de 10MB.» (para documentos grandes, comprímelos o divídelos antes de firmar).

Firmar un PDF paso a paso

1. Haz clic en la zona de carga o arrastra el PDF.
2. Elige el Formato de firma y la Razón de firma (General, Aprobado, Revisado, Conforme, Autorizado o un motivo personalizado).
3. En el visor, navega con las flechas a la página donde quieres el sello y ubícalo (ver abajo cómo).
4. Pulsa Firmar Documento.
5. El sistema envía un código de 6 dígitos al correo del usuario titular. Escríbelo en Verificación de Firma y confirma.
6. El PDF firmado se descarga automáticamente y queda guardado en el Historial.

Elegir el formato del sello

En Formato de firma puedes elegir entre tres opciones, y la vista previa del sello se actualiza al instante con cada una:

• Texto: muestra solo tu nombre y RUC, sin código QR.
• QR + Texto (opción por defecto): nombre y RUC junto con un código QR para verificar la firma.
• Invisible: la firma criptográfica queda en el PDF, pero no se dibuja ningún sello visible; como no hay sello, no se puede arrastrar ni ubicar en la página.

Mover, redimensionar y ubicar el sello

Con los formatos Texto o QR + Texto, el sello se ajusta directamente sobre el visor del PDF:

1. Mover: arrástralo con el mouse a la posición que quieras dentro de la página.
2. Redimensionar: toma la esquina del sello y arrástrala para agrandarlo o achicarlo.
3. Ubicar con doble clic: haz doble clic en el punto exacto del PDF donde quieras el sello, y se coloca ahí al instante.

Firmar un PDF con varios firmantes

Sí se puede: la firma es incremental y conserva las firmas anteriores del documento, así que un mismo PDF puede pasar por varios firmantes uno tras otro (cada uno desde su propia cuenta, descargando el PDF firmado por el anterior y volviéndolo a subir). Cada firma se coloca en un lugar distinto de la página. No existe dentro del sistema un flujo de «invitar» a otros firmantes: la coordinación de a quién le toca firmar y cuándo la manejas tú fuera del sistema (por ejemplo, por correo).

Validador de Firmas Digitales

Para revisar las firmas de cualquier PDF (firmado aquí o en otro sistema), usa el botón Validador dentro del Firmador:

1. Sube el PDF a validar (máximo 10 MB).
2. El sistema muestra cuántas firmas tiene el documento.
3. Para cada firma indica si está Íntegra o Modificada (si el documento cambió después de firmarse), si el certificado está Vigente o Expirado, el firmante, la razón, la fecha, el emisor del certificado y su vigencia (válido desde/hasta).

Historial: cuánto se guardan tus documentos firmados

El Historial muestra cada PDF firmado con botones Descargar y Eliminar. Los documentos se borran automáticamente a los 30 días (un proceso los elimina cada madrugada), así que descarga y guarda tu propia copia antes de ese plazo.

Errores comunes

«El certificado de firma electrónica venció el dd/mm/aaaa. Renueve su firma electrónica para poder firmar documentos.»

El sistema revisa la vigencia de tu firma antes de firmar. Si venció, no firma ningún PDF hasta que subas una firma vigente en Configuración → Empresas → Editar.

«Error al firmar el PDF...»

Aparece seguido de un detalle técnico (por ejemplo «keystore password was incorrect» o «No se encontro un certificado de usuario valido en el P12») cuando la clave guardada de tu firma (.p12) ya no coincide porque la renovaste sin actualizar la clave en el sistema, el PDF está protegido o dañado, o la firma no tiene un certificado de usuario válido. Vuelve a subir tu firma con la clave correcta, o prueba con otro PDF.

«El codigo de verificacion ha expirado. Solicite uno nuevo.»

El código dura 5 minutos y solo vale el último que se envió. Pulsa Reenviar código en el modal de verificación y usa el nuevo.

«El codigo de verificacion es incorrecto.»

Revisa que estés escribiendo el último código recibido (si firmaste en dos pestañas a la vez, la segunda reemplaza el código de la primera). Revisa también la carpeta de spam y que el correo de tu perfil (Perfil → Mis Datos) sea el correcto.

«Necesita un plan vigente»

Tu cuenta no tiene un plan de pago activo. Renueva o contrata un plan desde Suscripciones; con el plan Gratuito no se puede usar el Firmador.

«Solo se permiten archivos PDF.» / «El archivo excede el limite de 10MB.»

El Firmador y el Validador solo aceptan PDF de hasta 10 MB. Comprime o divide el documento antes de subirlo.