Proformas (cotizaciones): crear, enviar al cliente y convertir en factura

Para qué sirve

La proforma es una cotización: tiene cliente, productos, descuentos y totales como una factura, pero no tiene validez tributaria. No se envía al SRI, no descuenta inventario y no consume comprobantes de tu plan. Cuando el cliente acepta, la conviertes en factura sin volver a digitar.

Crear una proforma

1. Ve a ERP / CRM → Proforma → Nuevo.
2. Elige o crea el cliente en Datos del Comprador.
3. Agrega los productos con Buscar / Añadir, con sus cantidades, precios y descuentos.
4. Si quieres, agrega Datos adicionales (por ejemplo «Validez: 15 días»).
5. Guarda. La proforma toma su propio número secuencial.

Los vendedores necesitan el permiso Crear del bloque Proformas (Configuración → Vendedores → Permisos).

El listado de proformas

En ERP / CRM → Proforma → Todos ves cada proforma con su columna Facturado (SI/NO) y estas acciones:

• Imprimir (A4) e Imprimir en POS (ticket).
• Ver PDF.
• Reenviar Correo: envía el PDF de la proforma al correo que indiques.
• Editar y Eliminar Comprobante.
• Duplicar Proforma: crea otra igual para otra cotización parecida.
• Convertir a Factura.

Convertir una proforma en factura

1. En el listado, haz clic en Convertir a Factura y confirma «Esta seguro que desea convertir esta Proforma a Factura?».
2. El sistema crea una factura en Borrador con fecha de hoy, el siguiente número, y el cliente, productos y datos adicionales de la proforma. Verifica el stock y marca la proforma como Facturado = SI.
3. Verás el aviso «Factura creada como borrador: elija la forma de pago y envíela al SRI desde la edición de la factura», y el sistema abre directamente la edición de esa factura.
4. La proforma no guarda forma de pago, así que el selector aparece vacío («-- Elija la forma de pago --») con el aviso «Esta factura no tiene forma de pago (por ejemplo, viene de una proforma). Elija la forma de pago y el plazo antes de enviarla al SRI.». Elige la forma de pago (y el plazo, si es a crédito).
5. Pulsa Guardar, Firmar y Enviar. Al enviarla se crea la cuenta por cobrar con el plazo elegido y, si la cuenta lleva contabilidad, el asiento contable.

Una proforma se convierte una sola vez: después el botón desaparece. Si intentas enviar la factura sin elegir forma de pago, el sistema no deja avanzar y muestra «Elija la forma de pago de la factura».

Mensajes al convertir

• «Esta proforma ya fue convertida en factura. Revise sus facturas.»: busca la factura en Facturas → Todos.
• «Esta proforma ya se está convirtiendo en factura. Espere unos segundos.»: no pulses dos veces.
• «no alcanca el stock del producto…»: registra el ingreso de mercadería o edita la factura después.
• «No dispone de comprobantes…»: en producción la factura nueva consume un comprobante de tu plan.
• «Elija la forma de pago de la factura»: la factura quedó sin forma de pago (viene de la proforma); edítala, elige la forma de pago y vuelve a enviarla.