Cuentas por Pagar: registrar el pago a un proveedor y consultar lo que debes

¿Para qué sirve?

Cada compra registrada a crédito queda en Cuentas por Pagar. Desde aquí registras lo que le vas pagando al proveedor y controlas qué facturas vencen y cuánto debes.

Registrar un pago

1. Entra a Cuentas por Pagar → Comprobantes («Comprobantes Pendiente de Pago»). Busca la compra por proveedor o número.
2. Haz clic en Ver Pagos de la compra y luego en Nuevo Pago.
3. Revisa la Fecha y el Concepto.
4. Elige la Forma de Pago:
   • EFECTIVO: la caja de donde sale el dinero.
   • TARJETA CREDITO/DEBITO: la tarjeta o banco y el lote.
   • DEPOSITO/TRANSFERENCIA: el banco de donde sale, el banco del proveedor y el Numero de Documento/Transacción.
   • CHEQUE: el banco y el Cheque #.
5. Escribe el Valor (total o abono parcial) y, si quieres, una Observacion.
6. Haz clic en Guardar. El saldo de la compra baja. Con contabilidad se genera el egreso y su asiento (sale del banco o caja contra la cuenta por pagar al proveedor).

Emitir la retención desde el historial

En el historial de pagos de la compra está el botón Emitir Retención, que abre la retención electrónica de esa compra (también se emite desde Compras → Todos). El valor retenido se descuenta del saldo por pagar.

Consultar lo que debes

• Comprobantes: cada compra con saldo, con filtros de fechas, Ordenar Por y Vencimiento (Todos, Solo Vencidos, Aún no Vencidos). Columna Mora con semáforo de colores.
• Proveedores («Proveedores por Pagar»): por proveedor, # Comprobantes, Vencidos, Mora, Debito, Credito y Saldo, con totales.
• General: todos los movimientos (compras, pagos, retenciones, notas de crédito) por fecha.
• Antigüedad de Saldos: lo que debes a cada proveedor por tramos (Por vencer, 1 - 30, 31 - 60, 61 - 90 y +90 días) a una Fecha de corte que tú eliges y por Establecimiento. El ojo abre el detalle por documento.

Todas tienen Descargar en Excel y muestran el establecimiento y ambiente de tu sesión.

Errores comunes

• «El pago de $X supera el saldo pendiente del documento, que es $Y.»: no puedes pagar más de lo que debes. Revisa en Ver Pagos si ya hay abonos, retenciones o notas de crédito del proveedor. Si entregaste dinero de más, registra el excedente como anticipo en Contabilidad → Anticipos → De Proveedores.
• «Esta transferencia ya fue realizada»: ya existe otro pago con el mismo número de transacción y banco. Revisa si ya lo registraste.
• «Debe llenar todas la automatizacion de Compras para realizar el pago» (con contabilidad): completa las cuentas de Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Compras.
• «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: crea el ejercicio del año del pago o usa una fecha de un ejercicio abierto.
• «No puede eliminar el Pago, primero elimine la Retención»: intentaste borrar desde el historial la línea de una retención. La retención no se borra aquí: anúlala (o elimínala si no fue autorizada) desde Comprobantes Electrónicos → Retención → Todos.
• «El ingreso a eliminar esta vinculado con N documentos diferentes para eliminar el pago debe eliminarlo desde el Egreso»: ese pago se hizo con un egreso que pagó varias compras; corrígelo en Contabilidad → Gastos → Todos.
• Asiento conciliado, bloqueado por el auditor o de ejercicio cerrado: ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error», sección «El asiento del cobro está protegido» (aplica igual a los pagos).