# Centro de ayuda de AZUR — contenido completo > Texto completo de los artículos publicados del centro de ayuda de AZUR (facturación electrónica y sistema contable para Ecuador), en Markdown, para asistentes de IA. Cada artículo indica su categoría y su URL pública. ## Registro de usuario y empresa Categoría: Introducción URL: https://azur.com.ec/ayuda/6-registro-de-usuario-y-empresa Crea tu cuenta, registra los datos de tu empresa y revisa la matriz y el punto de emisión antes de emitir tu primer comprobante. Para empezar a facturar necesitas una cuenta de usuario y los datos de tu empresa. El registro toma pocos minutos; al terminar entras directamente al Escritorio del sistema. ## Antes de empezar - Ten a mano el RUC de la empresa (13 dígitos), un correo y un número de celular. - Si un asesor o vendedor te dio un código de descuento o de vendedor, tenlo listo (es opcional). ## Crear la cuenta - En la pantalla de inicio de sesión haz clic en la opción para crear una cuenta (registrarte). - Escribe tu Usuario (sin espacios, mínimo 6 caracteres) y una Contraseña. Con estos datos ingresarás al sistema. - Ingresa tu correo y tu celular de contacto. Se usan para avisos de la cuenta y para confirmar tu identidad si alguien pide acceso en tu nombre. - Escribe el RUC de la empresa. Según el formulario, el sistema consulta en el SRI la razón social y la dirección, o te pide completar los datos del negocio: razón social, nombre comercial, correo, teléfono, dirección de la matriz, si estás obligado a llevar contabilidad, provincia y ciudad. - Si tienes un código de descuento o de vendedor, escríbelo; si no, deja el campo vacío. - Haz clic en el botón para crear la cuenta. El sistema crea tu empresa y te lleva al Escritorio. 💡 El formulario de registro puede verse un poco distinto según tu proveedor, pero siempre pide los mismos datos básicos: usuario, contraseña, contacto y RUC. ## Revisar la matriz y el punto de emisión Al crear la cuenta, el sistema crea la matriz (establecimiento) y un punto de emisión (caja). Revísalos antes de emitir: - Ve a Configuración → Empresas y haz clic en el botón Editar (lápiz) de tu empresa. - En Datos del establecimiento x defecto (Matriz) revisa el nombre comercial, el código (por ejemplo 001), la dirección, el teléfono y el correo. - En Datos de la punto de emisión x defecto revisa el código de la caja, el alias y el Ambiente (Pruebas o Producción). - Si ya emitías comprobantes electrónicos con otro sistema, activa Desbloquear Secuenciales y escribe el último número que usaste en cada tipo de comprobante, para no repetir números. - Haz clic en Guardar Cambios. ## Siguientes pasos - Sube tu firma electrónica. Revisa el artículo «Configuración de la firma electrónica (archivo .p12)». - Sube tu logotipo. Revisa el artículo «Configuración del logotipo». - Registra tus productos o servicios. Revisa «Ingreso de productos nuevos» o «Importar productos desde Excel». ## Preguntas frecuentes ### No sé qué códigos de establecimiento y punto de emisión usar Si es tu primera vez facturando electrónicamente, deja los que vienen por defecto (por ejemplo 001). Si ya facturabas, usa los mismos códigos que tienes registrados en el SRI. Ante cualquier duda, consulta a tu proveedor durante la capacitación. ### ¿Puedo cambiar la razón social después? No desde la pantalla de la empresa: la razón social está bloqueada. Para modificarla, comunícate con soporte técnico. --- ## Conoce tu Escritorio: ventas, crear rápido, análisis del mes, avisos y errores del SRI Categoría: Introducción URL: https://azur.com.ec/ayuda/163-conoce-tu-escritorio-ventas-crear-rapido-analisis-del-mes-avisos-y-errores-del-sri Recorrido por el Escritorio: qué muestran las tarjetas de ventas, los atajos, el análisis del mes, los errores de envío al SRI y los avisos de plan y firma. ## Para qué sirve El Escritorio es la primera pantalla al ingresar. Te muestra en un vistazo cómo van tus ventas, el estado de tu plan, los avisos importantes y los atajos para emitir. ## Qué ves en el Escritorio - Encabezado: saludo, nombre comercial, el distintivo Ambiente de Pruebas o Ambiente de Producción y tus Ventas esta semana. - Resumen de Ventas: tarjetas Ventas de hoy, Ventas del mes y Ventas del año con mini gráficos, y la tarjeta Tu plan. - Crear rápido: botones Nueva Factura, Nueva Nota de Crédito, Nueva Retención y Nueva Guía de Remisión. Cada vendedor ve solo los que su permiso le deja crear. - Análisis del mes: Top productos, Top clientes y Ranking de vendedores de la empresa y establecimiento actuales. - Accesos rápidos: Mi empresa, Módulos, Facturación / Pagos y Centro de ayuda. - Detalle de tu plan, Errores En Envíos al SRI y Actividades Recientes. ## Errores En Envíos al SRI Este recuadro lista los últimos comprobantes devueltos o no autorizados del ambiente en que estás, con su secuencial, tipo, estado y cliente. Usa el botón de cada fila para ir al detalle, corregir el problema y reenviarlo, o Ver Todos los Documentos. 💡 Recuerda: el SRI solo recibe comprobantes con fecha de hoy. Corrige y reenvía los rechazados el mismo día. ## Avisos del Escritorio - Plan por vencer: desde 30 días antes verás «Su plan de Facturacion Electronica vence pronto…», el día del vencimiento «…vence HOY» y luego «…Vencio». Desaparecen solos cuando renuevas. Renueva en Detalle de tu plan → Suscribirse / Contratar / Renovar. - Firma por vencer: desde 60 días antes verás «Su firma Electronica vence el … le quedan N dias…». Si ya venció, verás «Su firma electrónica venció el …», y tus comprobantes no se podrán firmar hasta que subas la nueva en Configuración → Empresas → Editar. - ¿Aún no tienes firma electrónica?: si no has subido firma, ofrece Sacar mi firma (trámite en línea) o Ahora no. Solo aparece si tu proveedor vende firmas. - Protege tu cuenta: invita a activar la verificación en dos pasos (Activar ahora o No me interesa). - Contabilidad no lista: con plan o módulo contable, «Su contabilidad aún no está lista para generar documentos» con los enlaces Completar automatizaciones e Ir a asiento de apertura. Desaparece cuando ambos están completos. Los avisos de verificación en dos pasos, firma («Ahora no») y el canal de novedades se pueden cerrar y no vuelven a salir. Los de plan y firma por vencer se mantienen mientras la situación siga. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué las ventas del Escritorio no coinciden con mis reportes? Las tarjetas suman el subtotal sin impuestos de facturas autorizadas, restan las notas de crédito, y solo cuentan el establecimiento y ambiente en que estás. Se actualizan cada 5 minutos. Un reporte puede incluir IVA, otros establecimientos o documentos no autorizados. ### ¿Por qué un vendedor no ve las ventas ni el plan? Los montos, gráficos, el plan y los errores del SRI solo los ve el titular o el vendedor con el permiso Reporte Principal. Sin él, el vendedor ve el saludo y los botones de Crear rápido permitidos. ### Contraté un plan o módulo: ¿debo cerrar sesión? No. Una vez activado, el cambio se refleja solo en menos de un minuto al abrir otra pantalla. --- ## Primeros Pasos: la guía inicial para dejar lista tu cuenta (firma, logo, SRI y ambiente) Categoría: Introducción URL: https://azur.com.ec/ayuda/165-primeros-pasos-la-guia-inicial-para-dejar-lista-tu-cuenta-firma-logo-sri-y-ambiente Recorre el asistente «Primeros Pasos»: subir y validar la firma, subir el logotipo, verificar la solicitud del SRI, capacitación y elegir ambiente. ## Para qué sirve Cuando creas tu cuenta, el Escritorio muestra Primeros Pasos: una guía que te lleva por lo indispensable para empezar a facturar. Cada paso desaparece cuando ya está cumplido. ## Antes de empezar - Ten a mano tu archivo de firma electrónica (.p12 o .pfx) y su contraseña. - Tu logotipo en .jpg o .png (opcional). - Tu usuario y clave de SRI en Línea. ## Paso 1: Sube la Firma Electrónica - Arrastra tu archivo de firma a la zona Firma Electrónica (archivo .p12/.pfx) o haz clic en Seleccionalo. - Escribe la Contraseña de la Firma (la del archivo .p12, no la del SRI). - Haz clic en Validar Firma. - Mira el resultado en el campo Proceso. Si la firma es válida, se guarda con su fecha de vencimiento. Si la clave es incorrecta, no se guarda y se te indica el motivo. ¿No tienes firma? Usa Solicitar firma aquí (si tu proveedor la ofrece) para sacarla en línea en unos 30 minutos. ## Paso 2: Sube tu Logotipo Arrastra tu logo (.jpg/.png, hasta 2 MB). Saldrá en tus comprobantes. Si no tienes logo, avanza al siguiente paso; podrás subirlo después. ## Paso 3: Solicitud de Emisión de Comprobantes - En SRI en Línea, registra el convenio de débito (si no lo tienes) y luego, en Facturación Electrónica → Pruebas / Producción → Autorización → Solicitud de Emisión, marca todos los comprobantes y solicita. Hazlo en los dos ambientes. - En el sistema, haz clic en Verificar Solicitudes y revisa el resultado en Proceso (por ejemplo, «Aprobado Pruebas y Producción»). ## Paso 4: Capacitación Mira el video de capacitación. Además tienes el asistente con inteligencia artificial para resolver dudas a cualquier hora y el Centro de Ayuda en el menú lateral, con guías paso a paso. ## Paso 5: ¿En qué ambiente le gustaría trabajar? El sistema viene en ambiente de pruebas. Elige Pruebas para practicar (los comprobantes no tienen validez tributaria) o Producción para facturar de verdad. 💡 Antes de pasar a Producción, revisa que tu firma esté validada, que la solicitud de Producción esté aprobada en el SRI y que tus secuenciales sean los correctos (si vienes de otro sistema, pon el último número que usaste). ## ¿Cuándo desaparece Primeros Pasos? La guía se oculta sola cuando tienes tu primer comprobante autorizado en producción. Mientras tanto, puedes volver a ella desde el Escritorio cuando quieras. ## Errores comunes - «La contraseña del certificado es incorrecta»: usa la clave del archivo .p12, respetando mayúsculas. - «El certificado expiró hace N días»: tu firma venció; renuévala con la entidad certificadora. - «El archivo está corrupto o no es un certificado PKCS#12 válido»: sube el archivo .p12 original, no un PDF ni otro archivo renombrado. - «El Sri no esta disponible , no se puede verificar»: el SRI no respondió; intenta más tarde. --- ## Errores y preguntas frecuentes al crear tu cuenta Categoría: Introducción URL: https://azur.com.ec/ayuda/169-errores-y-preguntas-frecuentes-al-crear-tu-cuenta Qué hacer si tu RUC ya está registrado, si el usuario no es válido, si el SRI no trae tus datos, para qué sirve el código de descuento y el registro con Google. ## Para qué sirve Este artículo resuelve los problemas más comunes al crear tu cuenta desde ¿No tienes cuenta? Crea una gratis en la pantalla de inicio de sesión. ## Cómo funciona el registro (resumen) - Llenas Usuario, Contraseña, Correo electrónico, Celular y RUC de tu empresa (13 dígitos). - Con tu RUC, el sistema consulta al SRI y trae tu razón social y tus establecimientos. - Si el SRI no responde o no encuentra tu matriz, aparece un segundo paso: «Solo falta un paso: completa los datos de tu empresa» (razón social, nombre comercial, correo y teléfonos de la empresa, provincia, ciudad, dirección matriz y si llevas contabilidad). - Pulsas Crear mi cuenta gratis (o Crear mi cuenta en el segundo paso) y entras al Escritorio. ## Errores comunes ### «Ya Existe Registrada una Empresa con el RUC ingresado» Un RUC solo puede tener una cuenta en el sistema. Lo más probable es que ya se registró antes (tú mismo, otra persona de tu empresa o tu contador). - Ve a ¿Olvidaste tu contraseña?, escribe tu RUC y recibirás un enlace en el correo registrado para entrar a esa cuenta. - Si ya no tienes acceso a ese correo, pide a tu proveedor que revise la cuenta existente. ### «Usuario ya Existe» El usuario es único en todo el sistema. Prueba con otro, por ejemplo tu nombre más números (mariaperez85). ### «Usuario Minimo 6 caracteres» / «Usuario No debe tener espacios» El usuario debe tener al menos 6 caracteres y no puede llevar espacios. Usa punto o guion bajo si quieres separar palabras. ### «Ruc Invalido debe tener 13 digitos» Escribe el RUC completo, solo números. Si eres persona natural, tu RUC es tu cédula más 001. ### «Su Ruc Se encuentra Suspendido» El SRI reporta tu RUC como suspendido. Regulariza tu RUC en el SRI antes de registrarte. ### Errores de campo obligatorio Mensajes como «El campo razón social es obligatorio.» indican qué dato falta en el segundo paso. Complétalo y vuelve a intentar. ## Preguntas frecuentes ### Mi RUC tiene la matriz cerrada o no aparece en el SRI: ¿puedo registrarme? Sí. Si el SRI indica que la matriz está cerrada o no hay matriz abierta, el sistema te pasa al segundo paso para que completes tus datos a mano. Pero antes de facturar, revisa en el SRI que tu RUC esté activo y tu matriz abierta: de lo contrario el SRI rechazará tus comprobantes. ### ¿Para qué es el «Código de descuento / vendedor»? (función poco conocida) Es opcional. Si un asesor te dio un código, escríbelo para asociar tu cuenta a él y recibir su descuento. Si llegaste por el enlace personal de un asesor, el código se llena solo y queda recordado en tu navegador. Si no tienes uno, déjalo vacío. ### Me registré con Google: ¿cuál es mi usuario y contraseña? Si tu proveedor tiene habilitado el registro con Google, al usarlo solo eliges un usuario y pones tu RUC y celular: no necesitas contraseña. Puedes seguir entrando con Continuar con Google. Si quieres una contraseña para entrar con usuario, créala con ¿Olvidaste tu contraseña? escribiendo tu usuario o RUC. --- ## Configuración de la firma electrónica (archivo .p12) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/7-configuracion-de-la-firma-electronica-archivo-p12 Sube tu archivo de firma electrónica .p12 y su contraseña en los datos de la empresa para poder firmar y enviar comprobantes al SRI. Para emitir comprobantes electrónicos, cada documento debe ir firmado con la firma electrónica de la empresa (archivo .p12). Sin la firma configurada, el sistema no puede enviar tus comprobantes al SRI. ## Antes de empezar - Ten el archivo de la firma en formato .p12 y su contraseña (la que te entregaron o la que creaste al emitirla). - Solo el titular de la cuenta puede cambiar la configuración de la empresa. - Si aún no tienes firma electrónica, solicítala a tu proveedor. ## Pasos - Ve a Configuración → Empresas. - En la fila de tu empresa haz clic en el botón Editar (lápiz). - En la sección Datos de la empresa, en el campo Firma, selecciona el archivo .p12. - En Contraseña Firma escribe la clave de ese archivo. Es obligatoria cada vez que subes un archivo nuevo. - Haz clic en Guardar Cambios, al final de la página. - Vuelve a abrir la empresa y revisa el campo Fecha Vencimiento Firma: el sistema lo llena solo al leer la firma. Si aparece una fecha, la firma quedó lista. 💡 Por seguridad, la contraseña guardada no se muestra. Si ya está guardada, el campo dice «Guardada. Escriba solo si desea cambiarla». Déjalo vacío si no vas a cambiarla. ## Renovar la firma Cuando tu firma esté por vencer, renuévala con tu proveedor y repite los pasos: sube el nuevo archivo .p12 con su contraseña y guarda. Revisa que la Fecha Vencimiento Firma se actualice. ## Errores comunes - «Para cambiar el archivo de la firma debe escribir también su clave»: subiste el archivo sin la contraseña. Escríbela y guarda de nuevo. - «El archivo subido tiene una extensión no soportada»: el archivo no es .p12. Pide a tu proveedor el archivo correcto. - La fecha de vencimiento queda vacía: la contraseña no corresponde al archivo o la firma está vencida. Verifica la clave y vuelve a subirla. - «Solo el titular de la cuenta puede modificar la configuración de la empresa»: ingresa con el usuario principal de la cuenta. --- ## Configuración del logotipo Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/8-configuracion-del-logotipo Sube el logotipo de tu negocio (JPG o PNG, hasta 1 MB) para que aparezca en tus comprobantes y en el sistema. El logotipo se configura por punto de emisión y aparece en la representación impresa (PDF/RIDE) de tus comprobantes y en la parte superior del sistema. ## Antes de empezar - Ten tu logotipo en formato JPG, JPEG o PNG, con un peso máximo de 1 MB. - Solo el titular de la cuenta puede modificar los datos de la empresa. ## Pasos - Ve a Configuración → Empresas. - En la fila de tu empresa haz clic en Editar (lápiz). - Baja hasta la sección Datos de la punto de emisión x defecto. - En Logotipo Punto Emisión selecciona el archivo de tu logotipo. - Haz clic en Guardar Cambios, al final de la página. Al volver a abrir la empresa verás la vista previa del logotipo junto al campo. ## Si tienes varios puntos de emisión Cada punto de emisión puede tener su propio logotipo. Para los demás puntos, en Configuración → Empresas usa el botón Ver Establecimientos, entra al establecimiento y edita el punto de emisión que quieras. 💡 Usa una imagen horizontal con fondo blanco o transparente (PNG). Así se ve mejor en el PDF y en el correo que recibe tu cliente. ## Errores comunes - «El archivo subido tiene una extensión no soportada»: el archivo no es JPG, JPEG ni PNG. Conviértelo y vuelve a intentarlo. - No se guarda la imagen: revisa que pese menos de 1 MB. --- ## Tipos de acceso del vendedor y la opción «Es Contador»: qué ve y qué puede cambiar cada usuario Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/71-tipos-de-acceso-del-vendedor-y-la-opcion-es-contador-que-ve-y-que-puede-cambiar-cada-usuario Diferencia entre Acceso a Punto Emisión, a Establecimiento y a Empresa, y cómo «Es Contador» permite que un usuario vea todos los documentos. ## Para qué sirve Cada vendedor (usuario adicional de tu cuenta) tiene un Tipo de acceso. El tipo decide dos cosas: - Qué documentos ve en los listados (facturas, notas de crédito, etc.). - Qué puede cambiar en el recuadro de la empresa, arriba a la derecha (establecimiento, punto de emisión y ambiente). Además existe el interruptor «Es Contador», una opción poco conocida que permite que un usuario que no es el dueño vea los documentos de toda la cuenta. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta puede crear o editar vendedores. - El tipo se elige al crear el vendedor y se puede cambiar después con el botón de lápiz (Editar). ## Los tres tipos de acceso ### Acceso a Punto Emisión - El vendedor queda fijo en el punto de emisión (caja) que le asignaste. - En los listados solo ve los documentos que él mismo emitió en ese punto. - No puede cambiar de establecimiento, de punto de emisión ni de ambiente. - Ideal para cajeros o vendedores de mostrador. ### Acceso a Establecimiento - Ve los documentos de todo el establecimiento (de todos los vendedores y cajas de esa sucursal). - Puede cambiar de punto de emisión y de ambiente dentro de su establecimiento. - Ideal para el administrador de una sucursal. ### Acceso a Empresa - Además de lo anterior, puede cambiar de establecimiento dentro de la empresa. - Ve los documentos del establecimiento en el que esté trabajando en ese momento. ## La opción «Es Contador» En el formulario del vendedor hay un interruptor llamado Es Contador. En la pantalla de edición el mismo interruptor aparece con el nombre Es Administrativo: es la misma opción. - Con Acceso a Punto Emisión + Es Contador, el usuario ve los documentos de todos los establecimientos y de todos los vendedores, no solo los suyos. - Con Acceso a Empresa + Es Contador, además puede cambiar de empresa en el recuadro superior (si tu cuenta tiene varias empresas o RUC). Úsala para tu contador o para una persona de administración que necesita revisar todo, sin darle tu usuario de dueño. 💡 «Es Contador» no da acceso a la Configuración de la cuenta. Empresas, Vendedores, Módulos, Perfil y Credenciales API siguen siendo solo del titular. ## Cómo cambiar el tipo de un vendedor - Entra a Configuración → Vendedores. - En el Listado de Vendedores, haz clic en el botón azul de lápiz (Editar) del vendedor. - Elige el Tipo y, si hace falta, enciende Es Administrativo. - Haz clic en Guardar vendedor. Verás el mensaje «Vendedor Actualizado». - Pide al vendedor que cierre sesión y vuelva a ingresar para que tome el cambio. ## Dónde cambia el vendedor de establecimiento o ambiente El vendedor hace clic en el recuadro con el nombre de la empresa (arriba a la derecha). Ahí aparecen Seleccionar Empresa, Seleccione Establecimiento, Seleccione Punto Emisión y Ambiente, y el botón Cambiar. Solo puede modificar lo que su tipo le permite; el resto aparece bloqueado. 💡 Cuidado con el ambiente: al cambiarlo, el cambio queda guardado en el punto de emisión y afecta a todos los que usan esa caja. Si un vendedor lo pasa a Pruebas, las facturas de esa caja dejarán de tener validez tributaria hasta que alguien lo regrese a Producción. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué mi vendedor solo ve sus propias facturas? Porque tiene Acceso a Punto Emisión. Para que vea toda la sucursal, cámbialo a Acceso a Establecimiento. Para que vea los documentos de todos los establecimientos y vendedores, deja el tipo Acceso a Punto Emisión y enciende Es Contador / Es Administrativo. ### ¿Puede un vendedor cambiar de empresa? Solo si tiene Acceso a Empresa y además Es Contador encendido. ### Mi vendedor ve el botón «Cambiar» pero sale «Errores en el Cambio de Empresa , No existe Punto de Emision» El establecimiento elegido no tiene un punto de emisión activo, o el tipo del vendedor no le permite elegir punto. Crea o activa un punto de emisión en ese establecimiento, o sube el tipo de acceso del vendedor. --- ## Crear y administrar vendedores (usuarios adicionales) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/75-crear-y-administrar-vendedores-usuarios-adicionales Cómo crear un vendedor, entregarle sus datos de ingreso, cambiar su clave, desactivarlo o eliminarlo, y cuántos usuarios permite tu plan. ## Para qué sirve Un vendedor es un usuario adicional que trabaja dentro de tu cuenta con su propio usuario y contraseña. Así cada persona emite con su nombre, tú controlas qué puede hacer y nadie necesita tu clave de dueño. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta entra a Configuración → Vendedores. Si un vendedor intenta entrar verá «Esta sección es solo del titular de la cuenta.» - La cantidad de usuarios depende de tu plan más los usuarios adicionales que hayas contratado. Tú (el dueño) cuentas como uno. ## Crear un vendedor - Entra a Configuración → Vendedores. Arriba está el formulario Nuevo Vendedor y abajo el Listado de Vendedores. - Escribe el Nombre de la persona. - Escribe el Usuario: sin espacios y con máximo 20 caracteres (por ejemplo juan.perez). - Escribe la Contraseña. - Elige el Tipo: Acceso a Punto Emisión, Acceso a Establecimiento o Acceso a Empresa. - Elige la Empresa, el Establecimiento y el Punto Emision donde trabajará. - Si corresponde, enciende Es Contador (y, si tienes el módulo Punto de Venta, revisa Acceso Plataforma y Acceso Punto de Venta). - Haz clic en Guardar vendedor. Verás «Vendedor Creado» y el vendedor aparecerá en el listado. 💡 Al crear un vendedor todos sus permisos nacen activados. Revisa siempre sus permisos con el botón de engranaje antes de entregarle el acceso. ## Qué datos entregarle al vendedor El vendedor ingresa por la pestaña Vendedor de la pantalla de inicio de sesión con tres datos: - Usuario y Contraseña que le creaste. - RUC del emisor: el RUC de 13 dígitos de la empresa que elegiste al crearlo. Si tu cuenta tiene varias empresas, el vendedor solo puede entrar con el RUC de su empresa. Si lo cambias de empresa al editarlo, también cambia el RUC con el que debe ingresar. ## Botones del listado - Papelera roja (Eliminar): elimina al vendedor y libera su cupo. El sistema te pide confirmar antes de eliminarlo. - Lápiz (Editar): cambia nombre, usuario, contraseña (déjala en blanco para no cambiarla), tipo, empresa, establecimiento, punto de emisión e interruptores. Se guarda con Guardar vendedor («Vendedor Actualizado»). - Engranaje (Permisos): define qué puede hacer. - Círculo con visto (Desactivar Vendedor): tras confirmar, el vendedor ya no puede entrar, pero sigue en la lista y puedes volver a activarlo con el mismo botón («Activar Vendedor»). - Escudo (Exigir 2FA a este vendedor): le obliga a usar verificación en dos pasos. 💡 Desactivar no libera cupo: los vendedores desactivados siguen contando para el límite de usuarios. Para liberar el cupo hay que eliminarlo. ## Cambiar la contraseña de un vendedor «¿Olvidaste tu contraseña?» solo sirve para el dueño de la cuenta. Si un vendedor o cajero olvidó su clave: - Entra a Configuración → Vendedores y haz clic en el lápiz del vendedor. - Escribe la nueva clave en Contraseña. Por seguridad, la clave actual no se muestra: si dejas el campo en blanco, la clave no cambia. - Haz clic en Guardar vendedor y entrégale la nueva clave. Si el vendedor tiene verificación en dos pasos y perdió el celular, quítasela con el botón verde de escudo del listado. ## Errores comunes ### «El Campo usuario No puede tener Espacios» El usuario no admite espacios. Usa un punto o guion bajo: maria_lopez. Recuerda que nombre, usuario, tipo, empresa, establecimiento y punto de emisión son obligatorios. ### «Has alcanzado el límite de usuarios de tu cuenta (N, entre tu plan y tus adicionales)…» Ya usas todos los usuarios de tu plan. Puedes eliminar un vendedor que ya no use la cuenta o contratar usuarios adicionales desde Escritorio → Detalle de tu plan → Comprar adicionales. Si tu plan te lo da un distribuidor, pídeselo a tu proveedor. ### No aparece el botón «Guardar vendedor» Llegaste al límite de usuarios de tu cuenta (plan más usuarios adicionales). En lugar del botón verás el motivo en rojo. Elimina un vendedor que ya no uses o contrata usuarios adicionales. ### «Ya existe un vendedor con el usuario «…» en esta empresa. Elija otro.» Cada vendedor de una empresa necesita un usuario distinto. Elige otro, por ejemplo agregando la inicial del apellido o un número. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué no aparece mi usuario de dueño (ADMIN) en la lista? Cada cuenta tiene un usuario interno del dueño, llamado ADMIN, con el que se registran los documentos que emites tú. No ocupa cupo y no se muestra en el listado. No sirve para entrar por la pestaña Vendedor ni Portal Venta: tú siempre ingresas por la pestaña Usuario. Por eso tus ventas aparecen como «ADMIN» en los reportes. ### ¿Cuántos vendedores puedo crear? Los que permita tu plan más los usuarios adicionales contratados, contando al dueño y a los vendedores desactivados. --- ## Permisos del vendedor: qué controla cada casilla Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/77-permisos-del-vendedor-que-controla-cada-casilla Cómo asignar permisos a un vendedor y qué desaparece al quitar cada uno: crear y enviar documentos, precios, descuentos, productos, reportes y contabilidad. ## Para qué sirve Los permisos te dejan decidir qué puede hacer cada vendedor: si puede crear o enviar comprobantes, cambiar precios, dar descuentos, tocar productos, ver los montos del Escritorio o descargar reportes. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta asigna permisos. - Cuando creas un vendedor, todos sus permisos nacen activados. Revísalos siempre. - Los permisos deciden qué puede hacer. Qué documentos ve lo decide su Tipo de acceso y la opción «Es Contador». ## Asignar permisos paso a paso - Entra a Configuración → Vendedores. - En el Listado de Vendedores, haz clic en el botón de engranaje (Permisos) del vendedor. - Se abre Permisos Vendedor, con las casillas agrupadas por categoría. - Marca lo que sí puede hacer y desmarca lo que no. - Haz clic en Guardar Cambios. - Pide al vendedor que cierre sesión y vuelva a entrar para que se apliquen. ## Qué controla cada permiso ### Facturas - Crear: muestra los botones y menús para hacer facturas. Sin él tampoco ve el menú de Punto de Venta y Caja. - Cambiar Precio Item: si lo quitas, el precio del producto aparece bloqueado al facturar. - Descuento: si lo quitas, el campo de descuento aparece bloqueado. - Enviar: permite enviar la factura al SRI. - Punto de venta Procesar: permite procesar (facturar) desde la pantalla del punto de venta. ### Notas de Crédito, Retenciones, Guías y Notas de Débito Cada una tiene Crear y Enviar. Notas de Crédito tiene además Cambiar Precio Item. ### Recibos y Proformas Crear: muestra u oculta los botones para hacer estos documentos. ### Productos - Crear, Editar, Eliminar y Desactivar Productos: los botones correspondientes en el listado de productos. «Crear» también habilita reportes de inventario como Kardex, Utilidad Productos y Valorización de Inventario. - Inventario: ajustes de mercadería. - Transferencia de Mercaderia: traslados entre bodegas. ### Reportes - Reporte Principal: permite ver en el Escritorio las ventas, gráficos, el estado del plan y los errores de envío al SRI. Sin él, el vendedor solo ve el saludo y los botones de «Crear rápido». - Reporte total: habilita los botones de descarga a Excel en los listados y algunos reportes (Kardex, Fact. Vendedor vs Productos). No cambia qué documentos ve. ### Documentos Recibidos, Compras y Cuentas x Cobrar Ver Recibidos, Ver Compras y Ver Cuentas x Cobrar muestran u ocultan esos menús (Cuentas x Cobrar incluye Cobranza, Antigüedad de Saldos y Condiciones de Pago). ### Contabilidad Solo aparece si tienes el módulo de contabilidad. Incluye Asientos, Reportes contables, Plan de Cuentas, Mantenimiento (Asiento de Apertura, Ejercicio Contable, Automatizaciones), Bancos, Ingresos, Gastos y Anticipos. ## Función poco conocida: casillas maestras de contabilidad En la sección de Contabilidad, las casillas «Global» funcionan como interruptor maestro: - Si marcas o desmarcas Asientos Global, Reportes Contable Global, Plan de Cuentas Global, Mantenimiento Global, Bancos Global, Ingresos Global, Gastos Global o Anticipos Global, se marcan o desmarcan de golpe todos sus permisos internos. - Si marcas un permiso interno (por ejemplo «Crear Asientos»), se enciende solo su casilla Global. 💡 La sección de Contabilidad solo aparece si tienes el módulo. Si guardas permisos sin el módulo, los permisos contables se conservan como estaban; cuando contrates contabilidad, revísalos en cada vendedor. ## Importante Los permisos ocultan botones, menús y bloquean campos en pantalla. Úsalos como control de trabajo diario y revisa periódicamente los documentos emitidos por cada vendedor en tus reportes. ## Preguntas frecuentes ### Quité un permiso y el vendedor todavía puede usarlo El cambio se aplica cuando el vendedor vuelve a iniciar sesión. Pídele que cierre sesión y entre de nuevo. ### ¿Por qué mi vendedor no ve las ventas en el Escritorio? Le falta el permiso Reporte Principal (categoría Reportes). --- ## Facturar más rápido con lector de código de barras: búsqueda exacta, sumar cantidades y productos repetidos Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/86-facturar-mas-rapido-con-lector-de-codigo-de-barras-busqueda-exacta-sumar-cantidades-y-productos-repetidos Activa la búsqueda exacta para que el producto escaneado se agregue solo, suma cantidades al escanear dos veces y decide si se permiten líneas repetidas. ## Para qué sirve Si vendes en mostrador con un lector de código de barras, puedes configurar tu establecimiento para que cada producto escaneado se agregue solo a la factura, sin hacer clic, y para que escanear dos veces el mismo producto sume la cantidad en la misma línea. ## Antes de empezar - Estas opciones las configura el titular de la cuenta y se aplican a todos los usuarios del establecimiento. - Funcionan en la pantalla de factura y en el punto de venta. - Tus productos deben tener su código de barras registrado como código del producto. ## Dónde se configuran - Entra a Configuración → Empresas. - En tu empresa, haz clic en el botón Ver Establecimientos y luego en el botón Editar (lápiz) del establecimiento. - Baja a la sección Configuracion Adicional. - Activa las opciones que necesites y haz clic en Guardar Cambios al final de la página. ## Utiliza Busqueda Exacta (agregar al escanear) Con Utiliza Busqueda Exacta encendido: - Cuando escaneas o escribes un código y la búsqueda encuentra un solo producto, se agrega a la factura automáticamente. - Verás un aviso breve «Agregado» con el nombre del producto. - El cursor vuelve al buscador para que escanees el siguiente. Junto a la palabra Producto aparece una casilla pequeña (Activar Busqueda Manual). Márcala cuando quieras buscar por nombre y elegir tú el producto sin que se agregue solo. ## Utiliza Combinacion de Articulos (sumar cantidades) Con Utiliza Combinacion de Articulos encendido, si agregas un producto que ya está en el detalle, el sistema suma la cantidad en la misma línea en vez de crear otra o mostrar error. Es el complemento ideal del lector: escaneas tres veces la misma botella y queda una línea con cantidad 3. 💡 Si el producto controla stock y la suma supera lo disponible, verás «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» (salvo que tengas permitido facturar sin stock). ## Impedir o permitir el mismo producto en varias líneas Esta opción está en el punto de emisión, no en el establecimiento: - En Configuración → Empresas → Ver Establecimientos, entra a Ver Puntos emision y edita el punto de emisión. - En Configuracion Adicional busca Impedir repetir un producto en la factura. - Elige Sí (avisa «El producto ya fue añadido» y no lo agrega otra vez) o No (permite el mismo producto en varias líneas, por ejemplo con precios o descripciones distintas). - Haz clic en Guardar Cambios. Si tienes encendida la combinación de artículos, esta validación no se aplica: el sistema suma la cantidad. ## Otras opciones de búsqueda - Utilizar Busqueda con foto: muestra la imagen del producto en el buscador para elegir visualmente. - Ordenamiento de Productos: define si los resultados se listan por Nombre, por Codigo o Ninguno (sin orden). - Calculo Subtotal en Productos: al crear un producto aparece junto a cada precio la casilla Calcular Subtotal sin iva. Así escribes el precio final con IVA y el sistema guarda el precio sin IVA. - Fecha Vencimiento de Productos: agrega la columna de fecha de vencimiento en los listados de productos y existencias. ## Errores comunes ### «El producto ya fue anadido. Puede desactivar esta validación en la configuración.» Ese producto ya está en el detalle. Tienes tres salidas: - Cambia la cantidad en la línea que ya existe. - Activa Utiliza Combinacion de Articulos en el establecimiento para que se sume solo. - Pon No en Impedir repetir un producto en la factura del punto de emisión. ### Escaneo y no se agrega solo Revisa que Utiliza Busqueda Exacta esté encendido, que la casilla de búsqueda manual esté desmarcada y que el código encuentre un solo producto (si varios productos comparten parte del código, tendrás que elegir). --- ## Decimales en los cálculos: 2 decimales, flexible o todos (y la autorización en video) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/94-decimales-en-los-calculos-2-decimales-flexible-o-todos-y-la-autorizacion-en-video Qué hace cada opción de «Decimales en calculos», por qué se pide un video de autorización y cómo aplicarlo a todas tus sucursales de una vez. ## Para qué sirve La opción Decimales en calculos define con cuántos decimales calcula el sistema tus facturas y notas de crédito. Es útil si vendes productos con precios muy pequeños (por ejemplo, tornillos a $0,0035) o por peso. 💡 El SRI solo admite más de dos decimales en la cantidad y el precio unitario. Subtotales, impuestos y total siempre van a dos decimales. Por eso usar más decimales puede producir descuadres de centavos. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta puede cambiar esta opción. - Se configura por establecimiento, no por vendedor: aplica a todos los usuarios de esa sucursal. ## Las tres opciones - 2 Decimales (DEFECTO SRI): la opción recomendada. Todo se calcula con dos decimales. - 2 decimales, y todos cuando se necesite (requiere autorización): el establecimiento sigue en dos decimales, pero en la factura y en la nota de crédito aparece el interruptor Calcular este documento con 6 decimales. Lo enciendes solo en el documento que lo necesite. - Todos los decimales (requiere autorización): todos los documentos del establecimiento se calculan con seis decimales. ## Cambiar los decimales paso a paso - Entra a Configuración → Empresas y haz clic en Ver Establecimientos. - Haz clic en Editar (lápiz) en el establecimiento. - En Configuracion Adicional, elige la opción en Decimales en calculos. - Si eliges una opción con autorización, aparece el aviso «Esta opcion se aparta de lo que exige el SRI». Pulsa Mejor dejo 2 decimales para arrepentirte o Entiendo el riesgo, continuar. - Si tu empresa tiene varias sucursales, aparece Aplicar a: elige Solo este establecimiento o Todos los establecimientos. - Haz clic en Guardar Cambios. Volver a 2 Decimales se aplica de inmediato. Las otras dos opciones quedan retenidas hasta que autorices el cambio en video. ## La autorización en video Como el cambio se aparta de lo que exige el SRI, el sistema te pide una autorización grabada. Tu configuración sigue igual hasta que el equipo de soporte revise el video. - Al volver al Escritorio aparece la ventana Autorización requerida. - Lee las indicaciones de Antes de grabar: lee el texto completo en voz alta, sostén tu cédula visible todo el video, sin lentes ni gorra, di tu nombre como consta en la cédula y tu cargo (o que eres el propietario de la cuenta). - Pulsa Iniciar grabación y lee el texto de Lea esto en voz alta. Luego Detener grabación (puedes Repetir grabación). - Si prefieres, usa o suba un archivo de video grabado con tu celular. - Pulsa Enviar autorización. Verás «Autorización recibida»: te avisaremos cuando el cambio esté aplicado. Si no puedes grabar en ese momento, pulsa Recordarme después y la ventana volverá a salir más tarde. ## Función poco conocida: un solo video para todas tus sucursales Si tienes varias sucursales, elige Aplicar a → Todos los establecimientos antes de guardar. Con un único video quedan autorizadas todas, en lugar de grabar uno por cada establecimiento. ## Errores comunes ### «El video supera los 25 MB» El video puede durar como máximo 60 segundos y pesar 25 MB. Graba más corto o en menor resolución desde el celular. ### «No pudimos acceder a la cámara…» Permite el acceso a la cámara en tu navegador, o sube un archivo de video grabado con el celular. ### Cambié a 6 decimales y sigue calculando con 2 El cambio está retenido hasta que envíes el video y soporte lo revise. Revisa si en el Escritorio te aparece la ventana de autorización. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo poner decimales distintos a cada vendedor? No. Los decimales son por establecimiento. Si necesitas reglas distintas, usa la opción flexible y enciende los 6 decimales solo en los documentos que lo requieran. ### ¿Y en las compras? En las compras de productos puedes elegir 2 o 6 decimales en cada compra; los gastos siempre se calculan con 2. --- ## Ampliar tu cuenta: comprar adicionales o subir de plan a mitad del periodo Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/95-ampliar-tu-cuenta-comprar-adicionales-o-subir-de-plan-a-mitad-del-periodo Compra usuarios, establecimientos, puntos de emisión, empresas, comprobantes o módulos adicionales, o sube a un plan mayor sin esperar la renovación. ## Para qué sirve Si tu cuenta se queda corta antes de que venza el plan, tienes dos caminos sin esperar la renovación: - Comprar adicionales: amplías solo lo que te falta (un usuario más, otra sucursal, más comprobantes, un módulo) y mantienes tu plan. - Subir de plan: pasas a un plan mayor con todo lo que incluye. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta ve estos botones. - Están disponibles para las cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. Si tu plan te lo da un distribuidor, pídeselo a tu proveedor. - Necesitas un plan pagado. Con el plan Gratuito no aparecen: primero contrata un plan con Suscribirse / Contratar / Renovar. - No debes tener otra suscripción pendiente de pago. Si la tienes, verás «Tiene una suscripción pendiente de pago. Págala o elimínala antes de…». ## Comprar adicionales paso a paso - En el Escritorio, baja hasta el panel Detalle de tu plan. - Haz clic en Comprar adicionales. - Arriba verás lo que usas hoy (empresas, establecimientos, puntos de emisión, usuarios). - Escribe la cantidad que necesitas en cada casilla: Establecimiento adicional, Punto de emisión adicional, Usuario adicional, Empleado adicional (Nómina) y, si tu plan lo admite, Empresa adicional y Comprobantes adicionales. - Si quieres un módulo, márcalo en la sección Módulos. - Revisa la cotización: subtotal, IVA, total y los meses que se cobran. - Elige la Forma de pago: depósito o transferencia (activación de 1 a 48 horas) o tarjeta de crédito o débito (activación inmediata). - Haz clic en Contratar y completa el pago en la ventana de pago que aparece. 💡 Los adicionales se cobran proporcionales a los meses que le faltan a tu plan y vencen junto con él. Por eso cuestan menos que el precio anual. Al renovar, se te ofrecen otra vez junto al plan. ### Empresas adicionales Solo aparecen si tu plan admite más de una empresa (RUC), con un máximo de 3 empresas en total. ## Función poco conocida: comprobantes adicionales sin cambiar de plan En algunos planes puedes comprar más comprobantes sin subir de plan: - Solo en planes que lo admiten (planes ilimitados, de integración, contables con bolsa anual y algunos personalizados grandes) y contratados por 12 meses o más. - Se compran de 100 en 100. - El precio unitario baja mientras más compras (tarifa por rangos). - Se suman a tu plan y vencen con él. Si en la ventana no aparece la casilla Comprobantes adicionales, tu plan no los admite: la salida es Subir de plan. ## Subir de plan paso a paso - En Detalle de tu plan, haz clic en Subir de plan. - En Plan al que quieres subir elige el plan mayor. - Revisa la cotización: pagas la diferencia entre ambos planes, recibes todos los comprobantes de diferencia y tu plan sigue venciendo el mismo día. - Si pasas a un plan contable, marca la casilla de aceptación del aviso contable. - Elige la Forma de pago y haz clic en Subir de plan. A mitad del periodo solo se puede subir. Para bajar de plan, elige el plan menor cuando renueves. ## Errores comunes - «Ya tiene ese plan.»: elegiste tu plan actual. - «El plan X no cubre lo que la cuenta ya usa (…)»: el plan elegido tiene menos establecimientos, puntos o usuarios de los que usas. Elige uno mayor. - «No tiene un plan pagado vigente; contrate un plan nuevo.»: tu plan venció o es gratuito. Usa Suscribirse / Contratar / Renovar. - «De un plan contable a uno de facturación solo se puede pasar al renovar.» - «No hay planes mayores disponibles para su cuenta»: ya tienes el plan más alto. Puedes comprar comprobantes adicionales si tu plan los admite. - «Seleccione la forma de pago»: elige depósito/transferencia o tarjeta. ## Preguntas frecuentes ### Compré y todavía no veo el cambio Con tarjeta la activación es inmediata. Con depósito o transferencia se activa cuando se verifica el pago (de 1 a 48 horas). No hace falta cerrar sesión: una vez activado, el cambio aparece solo en menos de un minuto al abrir otra pantalla. --- ## Preguntas frecuentes sobre tu plan: gratuito, contable, personalizado y funciones del plan Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/96-preguntas-frecuentes-sobre-tu-plan-gratuito-contable-personalizado-y-funciones-del-plan Qué puedes hacer con el plan Gratuito, qué implica pasar a un plan contable, cómo se renuevan los planes personalizados y por qué no ves algo que contrataste. ## Para qué sirve Este artículo responde las dudas más comunes sobre tu plan. Los botones de contratación están en el Escritorio → Detalle de tu plan y son para cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. Si tu plan te lo da un distribuidor, consulta con tu proveedor. ## Tengo el plan Gratuito: ¿qué puedo comprar? Con el plan Gratuito no aparecen los botones Comprar adicionales ni Subir de plan. Primero debes contratar un plan: - En el Escritorio, ve al panel Detalle de tu plan. - Haz clic en Suscribirse / Contratar / Renovar. - Elige el plan, la duración y la forma de pago. En la tarjeta Tu plan del Escritorio verás el nombre «Gratuito» mientras no tengas un plan pagado. ## Contraté un plan o un módulo y aún no lo veo - Con tarjeta, la activación es inmediata. - Con depósito o transferencia, se activa cuando se verifica el pago: de 1 a 48 horas. - Una vez activado, no hace falta cerrar sesión: el plan y los módulos se actualizan solos en menos de un minuto, al abrir otra pantalla. Si ya pasaron 48 horas desde que subiste tu pago, revisa en el Escritorio si tu pago fue rechazado o si sigue en revisión. ## «Su plan X no incluye…» Cada plan define qué puedes usar: tipos de comprobante, reportes, documentos recibidos del SRI, cuentas por cobrar, ATS, envío desde tu propio correo (SMTP propio) o emisión por API. Si tu plan no incluye una función, puede no aparecer en el menú o puedes ver el mensaje «Su plan X no incluye … Suba de plan desde Suscripciones o comuníquese con su proveedor.» La solución es pasar a un plan que la incluya con Subir de plan (en Detalle de tu plan) o consultar con tu proveedor. ## Pasar a un plan contable Al contratar o subir a un plan contable debes marcar la casilla de aceptación del aviso: «IMPORTANTE: con un plan contable, antes de generar documentos se deben completar las Automatizaciones (asignar las cuentas contables que falten) y registrar el Asiento de apertura en Contabilidad; hasta completarlo no se podrá facturar con contabilidad.» Si no la marcas, verás «Debe aceptar el aviso del plan contable…». Después de la activación: - Completa las Automatizaciones en Contabilidad (las cuentas contables que falten). - Registra el Asiento de apertura. - Mientras falte algo, el Escritorio te muestra un aviso amarillo con enlaces directos para completarlo. 💡 De un plan contable a uno de facturación solo se puede pasar al renovar. Desde ese momento ya no se registran asientos contables. ## Tengo un plan personalizado Si tu cuenta tiene un plan personalizado (hecho a tu medida): - Al renovar, el selector solo muestra tu plan. - Solo se contrata por 12 meses («Este plan solo se contrata por 12 meses.»). - No puedes elegir otro plan del catálogo («Su cuenta tiene un plan personalizado; solo puede renovar ese plan.»). - Los cambios de plan los gestiona el equipo de tu proveedor («Su plan es personalizado: el cambio lo gestiona nuestro equipo.»). --- ## Retención a la factura de tu suscripción (antes o después de pagar) y dónde recibes la factura Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/100-retencion-a-la-factura-de-tu-suscripcion-antes-o-despues-de-pagar-y-donde-recibes-la-factura Si eres agente de retención: pide la factura antes de pagar, registra la retención y paga el saldo, o recupera una retención emitida después de pagar. ## Para qué sirve Si tu empresa es agente de retención, puedes retener sobre la factura de tu plan o de tus adicionales. El sistema te deja hacerlo de dos formas: - Antes de pagar: pides la factura de inmediato, emites tu retención y pagas solo el saldo. - Después de pagar: si pagaste el total y luego emitiste la retención, la registras para que te devuelvan ese valor. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta, en cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. - Con tarjeta no se puede retener: usa depósito, transferencia o efectivo. - Ten a mano la clave de acceso de 49 dígitos de tu retención (o su PDF). ## ¿Dónde recibo la factura de mi suscripción? La factura se emite cuando se confirma tu pago (o en cuanto indicas que emitirás retención) y llega por correo electrónico. Si algo impide emitirla en ese momento, el sistema la reintenta automáticamente. Revisa también la carpeta de spam. ## Opción 1: retener antes de pagar - Cuando tengas una suscripción pendiente, se abre la ventana de pago con la sección Registre su pago. - En ¿Su empresa le emitirá una retención? elige Sí, emitiré retención. Se te emite la factura en ese momento para que puedas retener sobre ella. - Emite tu retención a esa factura (te llegó por correo). Si todavía no ves el número, recarga la página. - Registra la retención: escribe la Clave de acceso de la retención (49 dígitos) y el Valor total retenido. Si aún no tienes la clave, adjunta el PDF de la retención. - Paga el resto por depósito o transferencia. El valor retenido se descuenta del total. El sistema verifica la retención con el SRI. Cuando quede registrada verás «Su retención de $X ya está registrada. Pague el resto.» ## Opción 2: registrar una retención de una factura ya pagada Función poco conocida: si pagaste el total y después emitiste la retención, puedes pedir que te devuelvan ese valor. - En el Escritorio → Detalle de tu plan, haz clic en ¿Nos emitió una retención de una factura ya pagada?. - En la ventana Registrar retención de una factura ya pagada, elige la Suscripción / factura. - Escribe la Clave de acceso de la retención (49 dígitos). El valor se toma del SRI; el campo Valor retenido úsalo solo si el SRI no responde. - Haz clic en Registrar. La retención queda en revisión para la devolución. 💡 Solo se puede registrar dentro de los 60 días de la suscripción, una retención por factura y nunca en pagos con tarjeta. ## Errores comunes - «Retención: la clave de acceso debe tener 49 dígitos.»: copia la clave completa, solo números. - «Retención: ingrese el valor total retenido.» - «Retención: ingrese la clave de acceso o adjunte el PDF (o quite la retención si no la emitirá).» - «Retención: el archivo debe ser PDF, imagen o XML de hasta 8 MB.» - «Retención: el SRI indica que retuvo $X sobre su factura, no $Y.»: corrige el valor por el que consta en el SRI. - «Su factura aún se está emitiendo; en unos minutos podrá registrar la retención.»: espera unos minutos y recarga. - «El SRI no responde en este momento; ingrese el valor total retenido.»: escribe el valor a mano o intenta más tarde. - «Esa suscripción no admite registrar una retención (ya tiene una, se pagó con tarjeta o tiene más de 60 días).» - «El valor retenido no puede pasar del total de la factura…» --- ## Cómo leer el estado de tu plan en el Escritorio Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/105-como-leer-el-estado-de-tu-plan-en-el-escritorio Qué significan la tarjeta «Tu plan» (porcentaje restante, disponibles, utilizados, caduca el) y el panel «Detalle de tu plan» con sus botones. ## Para qué sirve En el Escritorio puedes ver de un vistazo cuántos comprobantes te quedan y cuándo vence tu plan. Así te adelantas antes de quedarte sin cupo. ## Antes de empezar - El estado del plan lo ve el titular de la cuenta y los vendedores con el permiso Reporte Principal. - Los botones de contratación del panel Detalle de tu plan solo aparecen al titular de cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. ## La tarjeta «Tu plan» Está en la fila de Resumen de Ventas, a la derecha. - Nombre del plan: el plan que tienes contratado. Si no tienes un plan pagado verás Gratuito. - Medidor (% Restante): porcentaje de comprobantes que todavía puedes emitir. - Disponibles: comprobantes que te quedan. En planes ilimitados verás ILIMITADO. - Utilizados: comprobantes que ya emitiste en el periodo del plan. - Caduca el: fecha en que vence tu plan. 💡 En los planes contables, la fecha «Caduca el» es el fin de toda la suscripción, aunque la bolsa de comprobantes sea anual. ## El panel «Detalle de tu plan» Está al final del Escritorio. Repite los datos clave y reúne los botones para gestionar tu suscripción: - Caduca el, Total del plan (comprobantes que incluye) y Utilizados. - Suscribirse / Contratar / Renovar: contratar un plan nuevo o renovar el actual. - Suscripciones: ver tus suscripciones y su estado. - Comprar adicionales: sumar usuarios, establecimientos, puntos de emisión, comprobantes o módulos sin cambiar de plan. - Subir de plan: pasar a un plan mayor manteniendo la fecha de vencimiento. Con el plan Gratuito no aparecen Comprar adicionales ni Subir de plan: primero hay que contratar un plan. ## Preguntas frecuentes ### Mi vendedor no ve el plan en el Escritorio Le falta el permiso Reporte Principal. Actívalo en Configuración → Vendedores → Permisos, categoría Reportes. ### Ya renové y sigue la fecha anterior Si renovaste antes del vencimiento, tu nuevo periodo empieza al día siguiente de la fecha actual de caducidad, así que no pierdes los días que te quedaban. Si pagaste por depósito o transferencia, el cambio se refleja cuando se verifica el pago (de 1 a 48 horas). --- ## Recuperar tu contraseña con «¿Olvidaste tu contraseña?» Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/108-recuperar-tu-contrasena-con-olvidaste-tu-contrasena Cómo pedir el enlace de recuperación con tu usuario o RUC, qué requisitos debe cumplir la nueva clave y qué hacer si el enlace venció. ## Para qué sirve Si olvidaste la contraseña de tu cuenta, puedes crear una nueva tú mismo, sin llamar a soporte. El sistema te envía un enlace al correo registrado en tu cuenta. ## Antes de empezar - Esta opción es solo para el titular de la cuenta (el usuario que entra por la pestaña Usuario). - Si eres vendedor o cajero, pide al dueño de la cuenta que te cambie la clave desde Configuración → Vendedores → Editar. - Necesitas acceso al correo electrónico registrado en tu cuenta. ## Pasos - En la pantalla de inicio de sesión, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?. - En Usuario o RUC de la cuenta escribe tu usuario o el RUC de 13 dígitos de tu empresa. - Haz clic en Enviar enlace de restablecimiento. - Verás Revisa tu correo con el correo al que se envió el enlace (aparece parcialmente oculto, por seguridad). - Abre el correo y haz clic en el enlace. Caduca en 5 minutos, así que hazlo enseguida. - En Restablecer contraseña, escribe la Nueva contraseña y repítela. - Haz clic en Actualizar contraseña e ingresa con tu nueva clave. ## Requisitos de la nueva contraseña Mientras escribes, la pantalla marca en vivo cada requisito: - Al menos 8 caracteres. - Una letra mayúscula. - Una letra minúscula. - Un número. - Las dos contraseñas coinciden. Además, no puede ser igual a tu usuario ni a tu RUC, ni una contraseña demasiado común. 💡 Un truco fácil: une tres palabras que recuerdes y un número, por ejemplo CafeMontanaRio27. No uses la misma clave de tu correo ni del SRI. ## Errores comunes ### «Enlace expirado» / «El enlace venció o no es válido. Solicita el enlace de recuperación de nuevo.» El enlace dura 5 minutos y sirve una sola vez. Pulsa Volver a solicitar y usa el enlace del correo más reciente. ### «No existe una cuenta con ese usuario o RUC.» - Revisa que escribiste el usuario del dueño (no el de un vendedor). - Si usas el RUC, escríbelo completo: 13 dígitos, solo números. ### No me llega el correo - Revisa la carpeta de spam o correo no deseado. - Confirma que el correo que aparece en pantalla es el tuyo. Si ya no tienes acceso a ese correo, comunícate con soporte de tu proveedor. ### Mensajes de contraseña no válida - «La contraseña debe tener al menos 8 caracteres.» - «Debe incluir al menos una letra mayúscula.» / «…una letra minúscula.» / «…un número.» - «Esa contraseña es demasiado común, elige una más segura.» - «La contraseña no puede ser igual a tu usuario.» / «La contraseña no puede ser tu RUC.» - «Las contraseñas no coinciden.» Estas mismas reglas se aplican cuando cambias la contraseña desde tu Perfil. --- ## El menú de usuario: Perfil, Configuración, Actividad, Credenciales API, Asistente y Cerrar Sesión Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/117-el-menu-de-usuario-perfil-configuracion-actividad-credenciales-api-asistente-y-cerrar-sesion Qué hay en el menú de arriba a la derecha, quién lo ve, cómo configurar el asistente (dónde aparece, tamaño, habilidades, memoria) y cómo cerrar sesión. ## Para qué sirve Arriba a la derecha, junto al recuadro de la empresa, está tu menú de usuario (muestra tu tipo de sesión, por ejemplo USUARIO, y tu nombre). Desde ahí llegas a las opciones personales de tu cuenta. ## Qué contiene y quién lo ve El titular de la cuenta ve: - Perfil: tu nombre, usuario, contraseña, correo, datos de facturación y verificación en dos pasos. - Configuración: abre directamente la edición de la empresa en la que estás trabajando. - Actividad: la bitácora de todo lo que se hizo en tu cuenta. - Credenciales API: claves para conectar tu tienda en línea u otros sistemas. - Chat con el asistente y Asistente: si el asistente está habilitado para tu cuenta. - Cambiar de cuenta: solo si tienes varias cuentas registradas con el mismo correo. - Cerrar Sesión. Los vendedores solo ven Cerrar Sesión: la configuración de la cuenta es exclusiva del titular. ## Configurar el asistente (función poco conocida) El asistente te avisa lo importante de tu cuenta (por ejemplo, rechazos del SRI o un cambio de ambiente) y responde tus preguntas. Solo lo ves tú, el dueño de la cuenta; tus vendedores no. - Abre el menú de usuario y haz clic en Asistente. - Ajusta las opciones: Encendido: si lo apagas desaparece de tus pantallas. Lo vuelves a encender desde aquí. - Nombre: cómo quieres llamarlo. - ¿Dónde aparece?: En todas las pantallas o Solo en el escritorio; y si está Visible, a la vista o Minimizado (solo sus ojitos). Minimizado no te estorba, pero igual te avisa lo importante. - Tamaño: Pequeño (recomendado), Normal o Grande (letra más grande en el chat). - Travesuras: animaciones mientras trabajas. Si las apagas, solo respira y parpadea. - Habilidades: enciende solo los datos que quieres que revise. Si apagas una, no consulta esos datos ni te avisa de ellos. - Emitir directo al SRI: cuando el asistente te prepare un comprobante, al confirmarlo se envía de una vez al SRI en lugar de quedar en borrador. - Que me recuerde: guarda lo útil que le cuentas. Puedes borrar recuerdos uno por uno con Olvidar o todos con Olvidar todo. - Haz clic en Guardar. 💡 Puedes arrastrar al asistente a cualquier parte de la pantalla. Con doble clic vuelve a su lugar. También tienes la opción Volver a su lugar en todos mis dispositivos. Si ves el mensaje «La configuración del asistente se está preparando…», el asistente funciona con los valores de fábrica y todavía no se puede guardar; intenta más tarde. ## Cerrar sesión de forma segura - Abre el menú de usuario. - Haz clic en Cerrar Sesión. Cerrar sesión libera tu acceso. Es importante porque cada usuario solo puede tener una sesión abierta: si cierras sesión al terminar, podrás entrar desde otro equipo sin que el sistema te pregunte por la otra sesión. El cierre queda registrado en Actividad con la IP. También puedes usar Cerrar Sesión al final del menú lateral izquierdo. --- ## Tu perfil: cambiar nombre, usuario, contraseña, correo y datos de facturación Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/124-tu-perfil-cambiar-nombre-usuario-contrasena-correo-y-datos-de-facturacion Cómo editar tu nombre, usuario y contraseña, cambiar el correo con confirmación por enlace y a nombre de quién se emite la factura de tu plan. ## Para qué sirve En tu Perfil cambias los datos con los que entras al sistema (nombre, usuario, contraseña y correo) y los datos con los que tu proveedor te factura el plan. ## Antes de empezar - El Perfil es solo del titular de la cuenta. Un vendedor que intente entrar verá «Esta sección es solo del titular de la cuenta.» La clave de un vendedor se cambia en Configuración → Vendedores. - Entras por Configuración → Perfil o desde el menú de usuario (arriba a la derecha) → Perfil. ## Cambiar tus datos de usuario - En Datos del Usuario, cambia el Nombre si lo necesitas. - Cambia el Usuario si quieres: máximo 20 caracteres y sin espacios. Debe ser único: si otra cuenta ya lo usa verás «Ese nombre de usuario ya lo usa otra cuenta. Elige otro.» - En Contraseña, escribe una nueva solo si quieres cambiarla. Si la dejas en blanco, tu clave no cambia. Debe tener mínimo 8 caracteres, con mayúscula, minúscula y número. - Haz clic en Actualizar Perfil. Verás «Usuario Actualizado». Cuando cambias la contraseña recibes un correo de aviso y el cambio queda registrado en Actividad. ## Cambiar tu correo (con confirmación) Función poco conocida que protege tu cuenta: el correo nuevo no se aplica al instante. - Escribe el nuevo correo en Correo Electrónico y haz clic en Actualizar Perfil. - Verás «Datos actualizados. Te enviamos un enlace a … para confirmar el cambio de correo.» - Abre el correo nuevo y haz clic en el enlace. Tienes 24 horas. Mientras no confirmes, el Perfil muestra Cambio pendiente y tu correo actual sigue vigente. Así, si alguien intenta cambiar tu correo sin acceso al nuevo buzón, no podrá quedarse con tu cuenta. 💡 Si escribes un correo mal formado verás «El correo electrónico no es válido.» y no se guarda nada. ## Datos de Facturación (función poco conocida) La sección Datos de Facturación (Ruc, Teléfono, Razón Social, Correo electrónico y Dirección) indica a nombre de quién se emiten las facturas que te hacemos por tu plan de facturación. - Llénala si quieres que la factura de tu plan salga a nombre de otra persona o empresa (por ejemplo, tu empresa matriz o tu contador). - Si la dejas vacía, se usan automáticamente los datos de tu empresa principal. ## Otras opciones del Perfil - Protege tu cuenta en 1 minuto: activa la verificación en dos pasos con tu celular. - Conectar con Google: si tu proveedor lo tiene habilitado, vincula tu cuenta de Google para iniciar sesión con un clic. ## Preguntas frecuentes ### Cambié mi correo y sigo recibiendo todo en el anterior No confirmaste el enlace. Revisa la bandeja (y el spam) del correo nuevo. Si pasaron más de 24 horas, vuelve a guardar el correo nuevo para recibir otro enlace. ### ¿Este correo es el mismo que reciben mis clientes? No. El correo del Perfil es el de tu acceso y avisos de la cuenta. El correo que aparece en tus comprobantes se configura en cada establecimiento. --- ## Cómo está organizada tu cuenta: empresas, establecimientos y puntos de emisión (y cómo tener varios RUC) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/130-como-esta-organizada-tu-cuenta-empresas-establecimientos-y-puntos-de-emision-y-como-tener-varios-ruc Entiende la jerarquía Empresa (RUC) > Establecimiento (001) > Punto de emisión (001), qué se configura en cada nivel y cómo agregar otra empresa. ## Para qué sirve Antes de configurar tu cuenta conviene entender sus tres niveles. Así sabrás dónde cambiar cada cosa. ## Los tres niveles - Empresa: es tu RUC. Aquí van los datos tributarios: razón social, contabilidad, contribuyente especial, RIMPE, agente de retención y la firma electrónica. - Establecimiento: cada local o sucursal registrada en el SRI, con su código de 3 dígitos (001, 002…). Aquí van la dirección, el correo que ven tus clientes, los decimales, las opciones de impresión y las preferencias al facturar. - Punto de emisión: cada caja o punto desde el que se emite, también con código de 3 dígitos (001, 002…). Aquí van los secuenciales, el ambiente (pruebas o producción), el logotipo y los textos del PDF. Por eso el número de tus comprobantes tiene la forma 001-001-000000123: establecimiento, punto de emisión y secuencial. 💡 El logotipo y los secuenciales viven en el punto de emisión, no en la empresa. Si tienes varias cajas, cada una puede tener su propio logo y su propia numeración. ## Dónde se configura cada nivel - Entra a Configuración → Empresas. Verás tus empresas con su Ruc y Razón Social. - Botón Editar (lápiz): datos de la empresa. - Botón Ver Establecimientos: lista de sucursales. Ahí, Editar abre el establecimiento y Ver Puntos emision lista sus cajas. - En la lista de puntos de emisión, Editar abre la configuración de cada caja. Estas pantallas son solo del titular de la cuenta. Un vendedor verá «Esta sección es solo del titular de la cuenta.»; en ese caso, el dueño debe hacer el cambio con su usuario. ## Lo que el sistema crea solo (función poco conocida) Cada empresa nueva nace con su establecimiento matriz, su primer punto de emisión, una bodega PRINCIPAL y una categoría de productos PRINCIPAL. No necesitas crearlas antes de cargar productos. ## Tener varias empresas (varios RUC) en la misma cuenta Si tu plan lo permite (o compraste empresas adicionales), puedes manejar varios RUC con un solo usuario. - En Configuración → Empresas, haz clic en Nueva Empresa. - Llena en un solo formulario los Datos de la Empresa (RUC de 13 dígitos, razón social, contabilidad), los Datos de la Establecimiento Matriz y los Datos de la Punto de Emision x defecto (código, alias, ambiente y secuenciales). - Haz clic en Guardar Cambios. - Para trabajar con la otra empresa, haz clic en el recuadro con el nombre de la empresa (arriba a la derecha), elige la empresa en Seleccionar Empresa, el establecimiento y el punto de emisión, y pulsa Cambiar. Recuerda subir la firma electrónica de la nueva empresa en su pantalla Editar: cada RUC firma con su propia firma. ## Errores comunes ### No aparece el botón «Nueva Empresa» / «Has alcanzado el límite de empresas de tu cuenta…» Tu plan más tus adicionales no permiten otra empresa. En lugar del botón verás el motivo. Puedes contratar empresas adicionales en Escritorio → Detalle de tu plan → Comprar adicionales (si tu plan las admite) o consultar con tu proveedor. Lo mismo ocurre con establecimientos y puntos de emisión. ### «El RUC debe tener 13 dígitos, solo números (sin letras, espacios ni guiones).» Escribe el RUC completo, sin guiones. ### «Ya Existe otra empresa registrada con el RUC …» Un RUC solo puede estar en una cuenta de todo el sistema. Lo más probable es que ya se haya registrado antes con otro usuario o correo (por ejemplo, por tu contador). Entra con esa cuenta (puedes recuperar la clave con ¿Olvidaste tu contraseña? escribiendo el RUC) o pide a soporte que revise la cuenta existente. ### ¿Puedo eliminar un establecimiento o un punto de emisión? No desde la pantalla. Para dar de baja un establecimiento o un punto de emisión, pídelo a soporte de tu proveedor. --- ## Editar los datos tributarios de tu empresa: contabilidad, RIMPE, agente de retención y más Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/134-editar-los-datos-tributarios-de-tu-empresa-contabilidad-rimpe-agente-de-retencion-y-mas Cambia obligado a llevar contabilidad, contribuyente especial, RIMPE, agente de retención y otras opciones que salen en tus comprobantes. ## Para qué sirve Los datos tributarios de tu empresa aparecen en el XML y en el PDF (RIDE) de cada comprobante. Deben coincidir con lo que dice tu RUC en el SRI. Si el SRI te cambia de régimen o te nombra agente de retención, actualízalo aquí. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta puede editar la empresa. - Revisa tu RUC en el SRI para confirmar tu régimen y tus calificaciones. ## Pasos - Entra a Configuración → Empresas y haz clic en Editar (lápiz) en tu empresa. También llegas desde el menú de usuario → Configuración. - Revisa y ajusta los campos tributarios (explicados abajo). - Haz clic en Guardar Cambios al final de la página. Los cambios se aplican a los comprobantes que emitas desde ese momento. Los ya autorizados no cambian. ## Qué significa cada campo - Contabilidad: indica si eres obligado a llevar contabilidad (SI/NO). Sale como «Obligado a llevar contabilidad» en tus comprobantes. - Numero de contribuyente Especial: escríbelo solo si el SRI te calificó como contribuyente especial. - Calificación Artesanal: para artesanos calificados. - Gran Contribuyente: si el SRI te calificó como tal. - Agente de Retencion por Resolución + Numero Resolución: si eres agente de retención, marca la casilla y escribe el número de la resolución (solo dígitos). Sale en tus comprobantes como agente de retención con ese número. - Regimen Rimpe Emprendedores: imprime la leyenda «CONTRIBUYENTE RÉGIMEN RIMPE». - Regimen Rimpe Negocios Populares: imprime la leyenda «CONTRIBUYENTE NEGOCIO POPULAR - RÉGIMEN RIMPE». - Exportador Habitual: si el SRI te calificó como exportador habitual. 💡 Las dos casillas RIMPE son excluyentes: al marcar una, la otra se desmarca sola. Si ya no estás en el RIMPE, desmárcalas ambas. ## Opciones adicionales poco conocidas ### Descontar Inventario por Integracion En Configuracion Adicional, esta casilla hace que las facturas que llegan desde la API, tu tienda en línea u otras integraciones descuenten stock igual que las que haces en pantalla. Actívala si vendes en línea y controlas inventario. ### Producto seguro campesino Para cooperativas y asociaciones que cobran el aporte del seguro campesino: elige el producto en el buscador Producto seguro campesino. La importación masiva de facturas desde Excel lo usará automáticamente para ese rubro en cada fila. ### Notificaciones de Cobros a Clientes Al encenderla, el sistema envía a tus clientes recordatorios de las facturas que tienen saldo pendiente. Aparece el campo Dias minimos para notificacion de cobro para definir desde cuántos días se envía el recordatorio. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué no puedo cambiar el RUC ni la razón social? Aparecen bloqueados («Para modificar consulte con soporte tecnico»). El RUC identifica tu cuenta y todos los comprobantes ya emitidos, así que no se puede cambiar. Si la razón social cambió en el SRI, pide a soporte de tu proveedor que la actualice. ### Cambié mi régimen y mis facturas siguen con la leyenda anterior Revisa que guardaste con Guardar Cambios y que trabajas en la empresa correcta (recuadro de la empresa, arriba a la derecha). Las facturas ya autorizadas no cambian. ## Errores comunes ### «El número de resolución de retención debe ser mayor a 0.» Marcaste Agente de Retencion por Resolución sin escribir el número. Escribe el número de la resolución del SRI (solo dígitos) o desmarca la casilla. --- ## Crear un establecimiento (sucursal) o importarlo directamente desde el SRI Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/137-crear-un-establecimiento-sucursal-o-importarlo-directamente-desde-el-sri Cómo crear una sucursal con su primer punto de emisión, cómo importar de una vez los establecimientos abiertos de tu RUC en el SRI y errores frecuentes. ## Para qué sirve Cada local que tengas registrado en el SRI es un establecimiento con su código de 3 dígitos (001 la matriz, 002, 003…). Para facturar desde una sucursal, primero debes crearla en el sistema con el mismo código que tiene en el SRI. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta crea establecimientos. - La cantidad de establecimientos depende de tu plan más los adicionales contratados. Si llegaste al límite, en lugar del botón verás el motivo. - Revisa en el SRI el código y la dirección de la sucursal. ## Opción 1: importar desde el SRI (función poco conocida) La forma más rápida y sin errores de código: - Entra a Configuración → Empresas y haz clic en Ver Establecimientos en tu empresa. - Haz clic en Importar Establecimiento del SRI. El sistema consulta los establecimientos abiertos de tu RUC. - Marca los que quieres crear (verás su código, nombre comercial, tipo y estado). - Haz clic en Crear Establecimientos. Cada establecimiento se crea con su punto de emisión 001, su bodega PRINCIPAL y su categoría de productos PRINCIPAL. Si alguno no se pudo crear, verás el error con su código. Mensajes posibles: «No existen establecimientos adicionales disponibles» (ya tienes todos los del SRI, o no tienes cupo) y «SRI en Mantenimiento» (el SRI no respondió; intenta más tarde o créalo a mano). ## Opción 2: crear el establecimiento a mano - En Ver Establecimientos, haz clic en Nuevo Establecimiento. - En Datos de la Establecimiento Sucursal llena: Nombre Comercial, Codigo (3 dígitos, igual al del SRI), Alias (un nombre corto para reconocerla), Dirección, Telefono, Celular, Correo, Provincia y Ciudad. - En Datos de la Punto de Emision x defecto llena la primera caja: código, alias, Ambiente (Pruebas o Producción), los secuenciales de cada tipo de comprobante y, si quieres, el Logotipo Punto Emisión. - Haz clic en Guardar Cambios. 💡 Los secuenciales guardan el último número usado. Si es una sucursal nueva que nunca facturó, déjalos en 0: la primera factura saldrá con el número 1. ## El correo del establecimiento El Correo del establecimiento es el que ven tus clientes como remitente y respuesta de los comprobantes. En ambiente de pruebas, las copias de los comprobantes llegan a este correo (no a tus clientes). Por seguridad, cuando lo cambias el sistema registra el cambio y envía un aviso. ## Errores comunes ### «El Codigo del Establecimiento debe tener 3 digitos» Escribe el código con ceros a la izquierda: 002, no 2. Lo mismo para el punto de emisión («El Codigo del Punto de emisión debe tener 3 digitos»). ### «Ya Existe un Establecimiento con el mismo codigo» Ese código ya está creado en tu empresa. Revisa la lista de Ver Establecimientos; quizá solo necesitas editarlo. ### «No puede editar el codigo del establecimiento por que ya tiene comprobantes autorizados con el mismo» El código forma parte de la numeración legal de los comprobantes ya autorizados, por eso no se puede cambiar. Si te equivocaste de código, crea un establecimiento nuevo con el código correcto. Lo mismo aplica al código de un punto de emisión con comprobantes autorizados. ### ¿Puedo eliminar un establecimiento? No desde la pantalla. Para dar de baja un establecimiento, pídelo a soporte de tu proveedor. --- ## Opciones del establecimiento: qué pasa al guardar, copia por correo, datos en el PDF y en el XML Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/141-opciones-del-establecimiento-que-pasa-al-guardar-copia-por-correo-datos-en-el-pdf-y-en-el-xml Imprime el ticket automáticamente después de cada venta, recibe copia de cada comprobante, elige qué datos salen en el PDF y en el XML, y opciones especiales. ## Para qué sirve Cada establecimiento tiene opciones que cambian cómo trabajas al facturar y qué información sale en tus comprobantes. Muchas son poco conocidas y ahorran tiempo. ## Dónde se configuran - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos. - Haz clic en Editar (lápiz) en el establecimiento. - Busca la opción en su sección (indicada abajo). - Haz clic en Guardar Cambios. Solo el titular de la cuenta puede cambiarlas, y se aplican a todos los usuarios del establecimiento. ## Qué pasa después de guardar una factura (Flujo de Factura) En Configuración de Comprobante, el campo Flujo de Factura define a qué pantalla te lleva el sistema al guardar una factura: - Ver Todos: al listado de facturas. - Imprimir POS: abre directamente el ticket para impresora térmica. Ideal para negocios de mostrador que entregan ticket en cada venta. - Imprimir en A4: abre el formato de hoja completa. - Documentos Enviados: a la pantalla de documentos enviados al SRI. Flujo de Recibo Ventas hace lo mismo para los recibos de venta (Ver Todos, Imprimir POS o Imprimir en A4). ## Recibir copia de cada comprobante En Configuracion Adicional: - Activa Enviar copia de comprobante. - Escribe el correo en Correo de recepcion de copia de comprobante (por ejemplo, el de tu contador o un buzón de archivo). En producción, cada comprobante se envía también a ese correo. En ambiente de pruebas los comprobantes van solo a este correo, nunca a tus clientes. ## Datos que salen en el PDF - Mostrar Provincia y Ciudad en Comprobantes. - Mostrar Vendedor en Comprobantes: imprime el nombre del vendedor que emitió. - Mostrar Codigo Axiliar: imprime el código auxiliar de cada producto (por ejemplo, el código de barras). ## Datos que se envían en el XML En Configuración de Envio de XML: - Enviar teléfono del cliente en XML y Enviar Dirección del CLiente en XML: agregan esos datos como información adicional del comprobante. - Omitir direccion sucursal en XML: úsala cuando la dirección de la sucursal es la misma de la matriz. ## Opciones especiales ### Gasolineras y transporte Es una Gasolinera, Aplicar Subsidio y Placa de Transporte habilitan al facturar los campos propios de estos negocios: el subsidio de combustibles y la placa del vehículo. ### IVA SECTOR TURISTICO Solo para establecimientos del sector turístico. Al activarla, los productos con IVA 15 % se facturan con la tarifa reducida para turismo. Actívala únicamente durante los feriados en que esa tarifa esté autorizada y apágala al terminar: si la dejas encendida, tus facturas saldrán con un IVA equivocado. 💡 Si cambias de establecimiento desde el recuadro superior, vuelve a iniciar sesión para que se apliquen las opciones de cálculo del nuevo establecimiento (decimales, gasolinera, subsidio). --- ## Enviar tus comprobantes desde tu propio correo (SMTP propio) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/145-enviar-tus-comprobantes-desde-tu-propio-correo-smtp-propio Cómo configurar el correo de tu dominio para que tus clientes reciban los comprobantes desde él, probar la conexión y resolver errores. ## Para qué sirve Por defecto, tus comprobantes llegan a tus clientes desde el correo del sistema. Con SMTP propio se envían desde el correo de tu empresa (por ejemplo, facturacion@tuempresa.com), lo que da una imagen más profesional y hace que las respuestas te lleguen directo. ## Antes de empezar - Tu plan debe incluir SMTP propio. Si no lo incluye, la sección Configuracion Correo no aparece. - Necesitas un correo con dominio propio. No sirven correos gratuitos como Gmail, Hotmail, Yahoo u Outlook. - Pide a tu proveedor de correo o de hosting estos datos: servidor (host), usuario, contraseña, tipo de seguridad y puerto. ## Pasos - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos y haz clic en Editar en el establecimiento. - En Configuracion Correo, activa Utiliza Smtp Propio. - Llena: Smtp Correo: el correo desde el que saldrán los comprobantes. - Smtp Host: el servidor de correo (por ejemplo, mail.tuempresa.com). - Smtp Usuario: normalmente el mismo correo. - Smtp Contraseña: la clave de ese correo (aparece oculta). - Smtp Seguridad: SSL o TLS. - Smtp Puerto: 465, 587, 2525, 25025, 25 o 26. - Haz clic en Guardar Cambios. - Vuelve a editar el establecimiento. Ahora aparece el botón Probar Correo junto al título de la sección: haz clic en él. - El sistema envía un correo de prueba al Correo del establecimiento. Si todo está bien verás «Correo Funcionando Correctamente». 💡 Combinaciones habituales: puerto 465 con SSL o puerto 587 con TLS. Si una no funciona, prueba la otra. ## Errores comunes ### «Existe problema al conectarse con el servidor de correo» (u otro error al probar) - Revisa que el puerto y la seguridad combinen (465 = SSL, 587 = TLS). - Confirma el host, el usuario y la contraseña con tu proveedor de correo. - Algunos proveedores bloquean el envío SMTP desde otros servidores: pide que lo habiliten para tu cuenta. - Verifica que no estés usando un correo gratuito. Mientras la prueba no funcione, desactiva Utiliza Smtp Propio para que tus comprobantes se sigan enviando con el correo del sistema. ### «…su plan no incluye correo SMTP propio, así que los comprobantes se seguirán enviando con el correo del sistema.» Tu plan no incluye esta función. Para usarla, sube a un plan que la incluya o consulta con tu proveedor. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué no veo la sección «Configuracion Correo»? Porque tu plan no incluye SMTP propio. Tus comprobantes se envían con el correo del sistema, usando el correo del establecimiento como dirección de respuesta. ### ¿El SMTP es por establecimiento? Sí. Si tienes varias sucursales, configúralo en cada una. --- ## Ambiente de pruebas y producción: solicitud de emisión en el SRI y cómo pasar a producción Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/149-ambiente-de-pruebas-y-produccion-solicitud-de-emision-en-el-sri-y-como-pasar-a-produccion Cómo hacer la solicitud de emisión en el SRI, verificarla desde el sistema, qué cambia entre pruebas y producción y cómo pasar a producción sin errores. ## Para qué sirve El sistema trabaja en dos ambientes: - Pruebas: para practicar. Los comprobantes no tienen validez tributaria. - Producción: los comprobantes son reales y válidos ante el SRI. Para emitir en cualquiera de los dos, primero debes tener aprobada la solicitud de emisión en el SRI. ## Paso 1: solicitar la autorización en el SRI - Ingresa a SRI en Línea con tu RUC y clave. - Si aún no lo tienes, registra el convenio de débito: menú Pagos → Registro de convenio de Debito Bancario → Nuevo e ingresa tu cuenta bancaria. Espera unos 5 minutos. - En el menú elige Facturación Electrónica → Pruebas (luego repite con Producción) → Autorización → Solicitud de Emisión → Siguiente. - Marca todos los comprobantes (así no tendrás que pedir una inclusión más adelante) y pulsa Solicitar. Normalmente se aprueba al instante. 💡 La solicitud se hace dos veces: una en Pruebas y otra en Producción. ## Paso 2: verificar la solicitud desde el sistema - En el Escritorio, en Primeros Pasos, ve al paso Solicitud de Emisión de Comprobantes. - Haz clic en Verificar Solicitudes. El sistema consulta al SRI ambos ambientes. - El resultado aparece en el campo Proceso. ### Qué significa cada resultado - «Aprobado Pruebas y Producción»: todo listo. - «Falta Solicitud en Pruebas, Producción se encuentra Aprobada»: puedes avanzar; podrás autorizar en producción. - «Falta Solicitud en Producción, Pruebas se encuentra Aprobada»: haz la solicitud en Producción en el SRI; sin ella no podrás autorizar comprobantes reales. - «No se han realizado las solicitudes de Pruebas y Producción»: haz el Paso 1. - «El Sri no esta disponible , no se puede verificar»: el SRI no respondió a tiempo. No es un problema de tu cuenta; intenta más tarde. ## Qué cambia entre pruebas y producción - En pruebas, el PDF lleva la marca de agua «DOCUMENTO SIN VALIDEZ TRIBUTARIA - AMBIENTE DE PRUEBAS». - En pruebas, el correo no llega a tu cliente: solo llega al correo de copia del establecimiento. - Cada ambiente tiene su propia numeración (secuenciales de pruebas y de producción separados). - El Escritorio muestra el distintivo Ambiente de Pruebas o Ambiente de Producción. 💡 Si un cliente dice que no le llegó la factura, revisa primero el distintivo del Escritorio: si estás en pruebas, la factura no es válida y no se le envió. ## Pasar a producción Antes de cambiar, revisa: firma electrónica vigente cargada, solicitud de Producción aprobada y secuenciales de producción correctos (el último número que usaste, si vienes de otro sistema). Tienes tres caminos: - En el último paso de Primeros Pasos: En que ambiente le gustaria Trabajar? → Producción. - En el recuadro de la empresa (arriba a la derecha): Ambiente → Producción → Cambiar. - En Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos emision → Editar, campo Ambiente, y Guardar Cambios. ## Función poco conocida: el ambiente es por punto de emisión El ambiente se guarda en cada punto de emisión (caja), no en la empresa. Puedes tener una caja en pruebas para capacitar a tu personal y otra en producción facturando de verdad, sin mezclar la numeración. Ten en cuenta que al cambiar el ambiente desde el recuadro superior, el cambio queda guardado en ese punto de emisión y afecta a todos los usuarios que trabajan en esa caja (y a las integraciones que usan su clave). No pases a pruebas una caja que otros usan en producción. --- ## Firma electrónica: renovarla, errores al subirla y quién puede ver su clave Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/152-firma-electronica-renovarla-errores-al-subirla-y-quien-puede-ver-su-clave Cómo reemplazar tu firma .p12 cuando caduca, qué significan los errores de clave, archivo o vencimiento, y cómo se protege la clave de tu firma. ## Para qué sirve La firma electrónica (archivo .p12) es la que firma cada comprobante antes de enviarlo al SRI. Sin una firma vigente y con su clave correcta, el SRI no autoriza tus comprobantes. ## Renovar o reemplazar la firma Cuando tu firma caduca o compras una nueva: - Entra a Configuración → Empresas y haz clic en Editar (lápiz) en la empresa. - En Firma, selecciona el nuevo archivo .p12. - En Contraseña Firma, escribe la clave de ese archivo. Es obligatoria cuando cambias el archivo. - Haz clic en Guardar Cambios. - Revisa que Fecha Vencimiento Firma muestre la nueva fecha. Si ya tienes una clave guardada, el campo muestra «Guardada. Escriba solo si desea cambiarla»: déjalo en blanco si solo vas a cambiar otros datos de la empresa. 💡 Si tienes varias empresas (RUC), cada una necesita su propia firma: súbela en el Editar de cada empresa. ## ¿No tienes firma electrónica? (función poco conocida) Si tu empresa todavía no tiene firma, en Editar empresa (y en Primeros Pasos) puede aparecer el recuadro Aún no tienes firma electrónica con el botón Solicitar firma aquí, para sacarla en línea en unos 30 minutos. Solo aparece si tu proveedor ofrece la venta de firmas. ## Errores comunes ### «La contraseña del certificado es incorrecta» - Usa la clave del archivo .p12, la que creaste al emitir la firma. No es la clave del SRI ni la de tu correo. - Respeta mayúsculas y minúsculas y copia la clave sin espacios al inicio o al final. Si la clave no abre la firma, el sistema no la guarda y te lo indica con un aviso rojo; tu firma anterior sigue igual. ### «El certificado expiró hace N días» La firma que subiste ya venció y no puede firmar comprobantes. Renuévala con tu entidad certificadora y sube el nuevo archivo .p12. ### «El archivo está corrupto o no es un certificado PKCS#12 válido» / «El certificado usa algoritmos no soportados…» - Probablemente subiste otro archivo (PDF, .cer, .zip) o el .p12 se dañó. - Descarga otra vez el .p12 desde la entidad certificadora. No cambies la extensión de otros archivos a .p12. - Si es una firma antigua con cifrado viejo, pide a tu entidad una nueva descarga o renovación. ### «Para cambiar el archivo de la firma debe escribir tambien su clave.» Elegiste un archivo nuevo pero dejaste la contraseña vacía. Escribe la clave del nuevo archivo: así no queda un archivo nuevo con la clave vieja. ### «El archivo subido tiene una extension no soportada» En Editar empresa solo se aceptan archivos .p12. Busca en tu correo o en la página de tu entidad certificadora el archivo con esa extensión. (En el asistente Primeros Pasos también se acepta .pfx.) ### Mensaje que pide volver a subir la firma El archivo de tu firma no se encuentra en tu cuenta. Súbelo de nuevo con su clave en Editar empresa. ## ¿Quién puede ver o cambiar la clave de la firma? - Solo el titular de la cuenta. Los vendedores no entran a la configuración de la empresa. - La clave se guarda cifrada y nunca se muestra en pantalla. - Cada cambio del archivo o de la clave queda registrado en Actividad (módulo seguridad), por ejemplo «Reemplazo el archivo de la firma electronica (.p12)» o «Cambio la clave de la firma electronica». --- ## Verificación en dos pasos: activarla, ingresar con el código y exigirla a tus vendedores Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/156-verificacion-en-dos-pasos-activarla-ingresar-con-el-codigo-y-exigirla-a-tus-vendedores Protege tu cuenta con un código del celular: cómo activarla, guardar los códigos de recuperación, ingresar, desactivarla y exigirla a vendedores. ## Para qué sirve Con la verificación en dos pasos, aunque alguien conozca tu contraseña no podrá entrar sin el código de 6 dígitos que genera una app en tu celular. Es gratis y se configura en un minuto. ## Antes de empezar - Instala en tu celular Google Authenticator o Authy (gratis en Play Store y App Store). - Solo el titular de la cuenta la activa para sí mismo. A los vendedores se la exige el titular. ## Activarla paso a paso - Entra a Configuración → Perfil. En el recuadro Protege tu cuenta en 1 minuto haz clic en Activar ahora. (El mismo botón aparece en un aviso del Escritorio.) - Abre la app en tu celular y escanea el código QR. Si no puedes escanear, usa la Clave manual (botón Copiar). - Escribe en Código de tu app los 6 dígitos que muestra la app. - Haz clic en ✓ Confirmar y activar. - Aparecen tus 8 códigos de recuperación. Guárdalos en un lugar seguro (impresos o en un gestor de contraseñas): cada uno sirve una sola vez y no se volverán a mostrar. - Haz clic en Entendido, continuar. Desde ahora, tu Perfil muestra Verificación en dos pasos activada. ## Ingresar con la verificación - Escribe tu usuario y contraseña como siempre. - Aparece Verificación en dos pasos: escribe el código de 6 dígitos de tu app. - Haz clic en Verificar. ¿Perdiste tu teléfono? En la misma pantalla escribe uno de tus códigos de recuperación en lugar del código de la app. ## Desactivarla - Entra a Configuración → Perfil. - En el recuadro de verificación activada, escribe un código actual de tu app (o un código de recuperación). - Haz clic en Desactivar y confirma. Si no tienes ni el celular ni los códigos de recuperación, pide a soporte de tu proveedor que te la quite tras verificar tu identidad. ## Exigirla a un vendedor o cajero (función poco conocida) - Entra a Configuración → Vendedores. - En el listado, haz clic en el botón de escudo gris (Exigir 2FA a este vendedor) y confirma. - Verás «Se activó la verificación en dos pasos para el vendedor. Se le pedirá enrolarse en su próximo ingreso.» - En su próximo ingreso, el vendedor verá Configura tu verificación en dos pasos, escaneará el QR y confirmará con Confirmar y continuar. Si el vendedor pierde el celular, haz clic en su botón de escudo verde (2FA activada — clic para quitar) y confirma. ## Errores comunes ### «El código no es válido. Escanea el QR con tu app y vuelve a intentar.» - Activa la hora automática en tu celular: si la hora está desfasada, los códigos no coinciden. - Escanea el QR que está en pantalla ahora: cada vez que abres Activar se genera uno nuevo y el anterior deja de servir. - Si tienes varias cuentas en la app, revisa que copias el código de la cuenta correcta. ### «Código incorrecto. Intenta nuevamente.» al ingresar El código cambia cada 30 segundos: escribe el que se muestra en ese momento. Si sigue fallando, revisa la hora del celular o usa un código de recuperación. ### «Ingresa un código válido de tu app —o un código de recuperación— para desactivar…» Para desactivarla debes escribir un código vigente o un código de recuperación no usado. --- ## Una sola sesión por usuario, alertas de nuevo acceso y cambio obligatorio de contraseña Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/159-una-sola-sesion-por-usuario-alertas-de-nuevo-acceso-y-cambio-obligatorio-de-contrasena Por qué el sistema pregunta «Ya hay una sesión activa», qué hacer con la «Alerta de seguridad» de un nuevo acceso y por qué a veces pide cambiar la contraseña. ## Para qué sirve El sistema protege tu cuenta con tres medidas automáticas: cada usuario solo puede tener una sesión abierta, te avisa cuando alguien entra por un método alternativo y te pide reforzar contraseñas débiles. ## «Ya hay una sesión activa» Cada usuario (dueño, vendedor o cajero) puede tener una sola sesión abierta. Si ingresas en otro equipo o navegador mientras tu sesión sigue abierta, verás Ya hay una sesión activa con dos opciones: - Sí, cerrar la otra e ingresar aquí: entras en este equipo y la otra sesión se cierra. En la otra pantalla aparece un aviso y se cierra en segundos. - No, dejar la otra sesión abierta: no entras; así no interrumpes a quien esté usando la cuenta. Verás «Listo, no se cerró la otra sesión. Puedes ingresar más tarde.» Si tu sesión se cerró por esto, al volver a la pantalla de ingreso verás el motivo en un recuadro amarillo, por ejemplo «Tu cuenta inició sesión en otro dispositivo. Por seguridad se cerró esta sesión.» 💡 ¿Varias personas necesitan trabajar a la vez? No compartan el mismo usuario: crea un vendedor para cada persona en Configuración → Vendedores. Y cierra sesión al terminar para poder entrar desde otro equipo sin la pregunta. Si no reconoces la otra sesión, cambia tu contraseña en Perfil y activa la verificación en dos pasos. ## «Alerta de seguridad»: un nuevo acceso a tu cuenta (función poco conocida) Cuando alguien entra a tu cuenta con Continuar con Google o con Cambiar de cuenta, recibes un correo en el correo de la empresa y, al entrar, una ventana Alerta de seguridad con el correo, la fecha y la IP del acceso. - Sí, fui yo: apruebas el acceso y la alerta desaparece. - No, cerrar ese acceso: se expulsa esa sesión y se bloquea ese método de ingreso. Tu ingreso normal con usuario y contraseña sigue funcionando. También puedes bloquearlo con el enlace del correo de seguridad. Después, cambia tu contraseña por precaución. ## ¿Por qué me obliga a cambiar la contraseña? Si tu contraseña es débil y tu cuenta tiene más de 180 días, al ingresar aparece Actualiza tu contraseña: - Escribe la Nueva contraseña y repítela. Debe tener al menos 8 caracteres, una mayúscula, una minúscula y un número. - Haz clic en Actualizar contraseña. Tienes 30 días de gracia: durante ese tiempo puedes pulsar Omitir por ahora. Pasado ese plazo, el cambio es obligatorio. Solo se pide una vez: cuando tu contraseña ya es segura, no se vuelve a pedir. ### Mensajes posibles - «Las contraseñas no coinciden.» - «Elige una contraseña distinta a la anterior.» - «Esa contraseña es demasiado común, elige una más segura.» --- ## Actividad de tu cuenta (bitácora) y notificaciones de la campana Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/172-actividad-de-tu-cuenta-bitacora-y-notificaciones-de-la-campana Revisa quién entró y qué se hizo en tu cuenta, detecta intentos de ingreso fallidos, exporta la bitácora a Excel y gestiona las notificaciones de la campana. ## Para qué sirve La Actividad es el registro de todo lo que pasa en tu cuenta: ingresos con su IP, cierres de sesión, cambios de contraseña, cambios de configuración, emisiones y más. Las notificaciones de la campana te avisan en tiempo real de lo que ocurre con tus comprobantes y tu cuenta. ## Ver la actividad de tu cuenta - Abre el menú de usuario (arriba a la derecha) y haz clic en Actividad. - Verás Actividad de tu cuenta con cada acción, su detalle, el módulo, la IP y la fecha. - Para buscar, usa el cuadro «Buscar acción, detalle o IP…», el selector de módulo (Todos los módulos) y las fechas desde/hasta. Pulsa Filtrar (o Limpiar para quitar los filtros). - Para guardar el resultado, haz clic en Exportar CSV: se descarga un archivo que puedes abrir en Excel con los mismos filtros aplicados. La Actividad completa es solo del titular de la cuenta. En el Escritorio, el recuadro Actividades Recientes muestra lo último; el titular tiene además el enlace Ver todas. ## Detectar intentos de ingreso y accesos de soporte (función poco conocida) Filtra por el módulo seguridad para revisar: - «Intento de acceso con contraseña incorrecta»: alguien intentó entrar con tu usuario y una clave equivocada. Se registra la IP. - «Acceso mediante código de soporte técnico»: el equipo de soporte entró a tu cuenta para ayudarte. - Cambios del archivo o de la clave de la firma electrónica. 💡 Si ves muchos intentos fallidos desde IP que no reconoces, cambia tu contraseña en Perfil y activa la verificación en dos pasos. ## Notificaciones de la campana - La campana de la barra superior muestra tus avisos. Los nuevos aparecen también como un globo en pantalla. - Haz clic en una notificación para abrirla; queda marcada como leída. - Usa Marcar todo como leido para limpiar la lista. - Haz clic en Ver todos para abrir la pantalla Notificaciones, con búsqueda por título o mensaje, filtro Todas / No leídas / Leídas y fechas. Las notificaciones son por empresa y ambiente: si cambias de empresa o pasas de pruebas a producción, verás las de esa empresa y ese ambiente. ## Ventanas «Notificaciones Sistema» Al entrar al Escritorio pueden aparecer ventanas con avisos de tu proveedor: mantenimientos, cambios del SRI o novedades. Pueden traer uno o dos botones de acción. Una vez que las cierras no vuelven a salir, y solo aparecen en el Escritorio. --- ## Contratar o renovar tu plan paso a paso (varios años, adicionales y bajar de plan) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/179-contratar-o-renovar-tu-plan-paso-a-paso-varios-anos-adicionales-y-bajar-de-plan Cómo contratar o renovar tu plan, elegir duración (hasta 5 años con descuento), revisar adicionales y módulos que se renuevan, y qué hacer si te sale un error. ## Para qué sirve Desde el Escritorio puedes contratar un plan nuevo o renovar el actual, pagarlo por depósito, transferencia o tarjeta y elegir pagar varios años por adelantado. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta, en cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. Si tu plan te lo da un distribuidor, renueva con tu proveedor. - No debes tener otra suscripción sin completar (pendiente de pago, en verificación o con pago rechazado). ## Pasos - En el Escritorio, panel Detalle de tu plan, haz clic en Suscribirse / Contratar / Renovar. - En Renovación/Compra de Plan, elige el Plan. - Elige la Duracion del Plan. - Revisa la cotización (explicada abajo) y el Detalle a pagar con subtotal e IVA. - Elige la Forma de Pago: Deposito Bancario o Transferencia Bancaria (activación de 1 a 48 horas) o Tarjeta Crédito/Debito (activación inmediata 24/7). - Si quieres, marca Renovación Automática y Pagos Automaticos. - Haz clic en Suscribirse. Se abre la ventana de pago pendiente para que registres tu pago. ## ¿Pierdo los días que me quedan si renuevo antes? No. Si tu plan sigue vigente, la renovación empieza al día siguiente del vencimiento actual. La cotización te lo indica: «… esta renovación empieza el …, no pierde los días que le quedan.» ## Pagar varios años por adelantado (función poco conocida) En Duracion del Plan aparecen opciones de 2, 3, 4 y 5 Años, con el ahorro indicado: - Planes de facturación: 5 % (2 años), 8 % (3 años), 10 % (4 años) y 12 % (5 años) de descuento. - Planes contables: sin descuento. - Cada año trae su cupo anual completo de comprobantes. - Los planes personalizados solo se contratan por 1 año. ## Adicionales y módulos en la renovación La cotización muestra: - Adicionales de su cuenta: los usuarios, establecimientos o puntos que usas por encima del plan. Puedes agregar más, pero nunca menos del mínimo que ya usas. - Módulos: los que se renuevan con el plan (puedes desmarcarlos) y + Agregar módulos para sumar otros. Se cobran por el periodo del plan y vencen con él. - Módulos ya pagados: los que tienen tiempo pagado no se cobran ahora y siguen activos hasta su fecha. ## Errores comunes ### «Tiene la suscripción #N sin completar (…)» Tienes otra suscripción pendiente de pago, en verificación o con pago rechazado. Págala, vuelve a subir el pago o elimínala (si no tiene pago ni factura) antes de crear otra. ### «Ya tiene registrada su renovación (…)» Ya renovaste. Si necesitas más desde hoy, usa Subir de plan. ### «Para bajar a … primero debe …» Para bajar de plan al renovar, primero reduce lo que no cabe en el plan menor (empresas, establecimientos, puntos de emisión o usuarios). El mensaje te dice qué desactivar. ### «A mitad del periodo solo se puede subir de plan…» Para bajar de plan, elige el plan menor cuando renueves. --- ## Se te acaban los comprobantes: empezar tu nuevo plan HOY (al renovar o con una renovación ya pagada) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/181-se-te-acaban-los-comprobantes-empezar-tu-nuevo-plan-hoy-al-renovar-o-con-una-renovacion-ya-pagada Si ya usaste el 80 % de tu cupo, puedes hacer que la renovación empiece hoy, o adelantar a hoy una renovación ya pagada confirmando con un código. ## Para qué sirve Normalmente la renovación empieza cuando vence tu plan actual. Pero si se te están acabando los comprobantes antes de esa fecha, puedes hacer que el nuevo plan empiece hoy. Son dos funciones poco conocidas. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta, en cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. - Debes haber usado al menos el 80 % de tu cupo (o no tener plan vigente). - No aplica a planes contables: «Los planes contables no pueden empezar antes del vencimiento…». ## Opción 1: al renovar, elegir que empiece hoy - En Detalle de tu plan, haz clic en Suscribirse / Contratar / Renovar. - Si ya usaste el 80 % del cupo, aparece ¿Cuándo empieza? con dos opciones: Al vencer su plan actual (recomendado) u Hoy (le quedan pocos comprobantes). - Elige Hoy, lee el aviso y continúa con el pago. Ambos planes quedan activos: primero se gastan los comprobantes del plan anterior y lo que sobre de él se pierde cuando vence. ## Opción 2: adelantar una renovación ya pagada Si ya pagaste la renovación pero empieza en unos días, el Escritorio te muestra: «Su nuevo plan … ya está pagado y empieza el … ¿Quiere activarlo HOY?» - Lee las condiciones de Si lo activa hoy, tenga en cuenta que: el plan vencerá antes, el tiempo no se recupera y el cambio no se puede deshacer (no tiene costo adicional). - Marca Leí y acepto estas condiciones. - Haz clic en Enviar código de confirmación a mi correo. - Escribe el código de 6 dígitos que te llegó (vence en 15 minutos). - Haz clic en Confirmar y activar hoy. Verás «Plan adelantado: empieza hoy» y los comprobantes del nuevo plan quedan disponibles desde ese momento. 💡 Solo se puede adelantar una renovación de plan pagada, de 1 a 12 meses, no contable y que aún no empieza. ## Errores comunes - «Puede adelantar su nuevo plan cuando le queden pocos comprobantes (desde el 80 % usado).»: todavía te quedan bastantes comprobantes. - «Ya le enviamos un código hace menos de un minuto…»: revisa tu correo (también spam) antes de pedir otro. - «El código venció o no se ha pedido. Pida uno nuevo.» - «Su cuenta no tiene un correo válido para enviarle el código…»: corrige tu correo en Perfil o comunícate con soporte. - «Esta suscripción no se puede adelantar…»: no cumple las condiciones (por ejemplo, es contable o aún no está pagada). --- ## Pagar tu suscripción por transferencia o depósito: subir el comprobante (uno o varios pagos) Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/186-pagar-tu-suscripcion-por-transferencia-o-deposito-subir-el-comprobante-uno-o-varios-pagos Cómo registrar tu pago en la ventana «Tienes un Pago Pendiente», pagar con varias transferencias, qué hacer si te lo rechazan y qué significan los errores. ## Para qué sirve Cuando contratas o renuevas un plan, compras adicionales o subes de plan y eliges depósito o transferencia, debes registrar tu pago con su comprobante para que lo verifiquen y se active tu servicio. ## Antes de empezar - Haz la transferencia o el depósito a una de las cuentas indicadas. - Ten el comprobante en JPG, PNG o PDF (máximo 8 MB) y el código de la transferencia o depósito. ## Registrar el pago - Al entrar al Escritorio se abre la ventana Tienes un Pago Pendiente Suscripción #… con el tipo, plan, tiempo, valor, IVA y total. - Si tu empresa te retendrá, responde ¿Su empresa le emitirá una retención? (ver el artículo de retención a la factura de tu suscripción). Si no, elige No emitiré retención. - En Registre su pago llena por cada pago: Comprobante (imagen o PDF), Valor pagado, Banco de origen, Cuenta a la que depositó y Código de la transferencia / depósito. - Revisa que la Suma de sus pagos sea igual al total (o al total menos la retención). - Haz clic en Subir Pago. Tu pago queda en revisión; la activación tarda de 1 a 48 horas. Si no puedes pagar ahora, pulsa Pagar después: la ventana volverá a aparecer en tu próximo ingreso mientras el pago siga pendiente. ## Pagar con varias transferencias (función poco conocida) Si pagaste con más de una transferencia o depósito, usa Agregar otro pago y registra cada uno con su propio comprobante (hasta 10 pagos). La suma de todos debe dar el total. Cada archivo y cada código solo se pueden usar una vez. ## Transferencia interbancaria: ¿por qué pide otro código? Si tu banco de origen es distinto al de la cuenta destino, el sistema te pide también el código con el que el dinero llegó al banco receptor, para poder ubicar el pago. Si el banco receptor usó el mismo código, escríbelo igual. ## Pago rechazado Si tu pago no se pudo verificar, la ventana muestra Pago Rechazado (Vuelva a subir su pago) con el motivo. Registra de nuevo el pago correcto y pulsa Subir Pago; los anteriores quedan archivados. ## Errores comunes - «La suma de los pagos ($X) debe ser $Y…»: corrige los valores o agrega el pago que falta. - «Pago N: ese comprobante ya fue subido antes…» / «…es el mismo archivo que otro pago de esta lista…»: sube el comprobante propio de cada pago. - «Pago N: formato del archivo incorrecto (solo JPG, PNG o PDF).» / «…el archivo supera 8 MB.» - «Pago N: ingrese el valor.», «…ingrese el código de la transferencia/depósito.», «…seleccione el banco de origen.», «…seleccione la cuenta a la que depositó.» - «Pago N: el código … está repetido en esta misma suscripción.» / «Esta transferencia ya fue realizada»: un mismo pago no se puede usar dos veces. - «Máximo 10 pagos por suscripción.» - «Esta cotización tiene más de 15 días y sus valores proporcionales ya no son válidos. Elimínela y vuelva a cotizar.»: las compras de adicionales y cambios de plan sin pagar caducan a los 15 días; las de plan sin movimiento, a los 30 días. - «Con el compromiso de pago, este pago debe cubrir al menos $X (lo que toca ahora).»: si tu proveedor te autorizó pagar en cuotas, cada pago debe cubrir lo que corresponde a esa fecha. El compromiso de pago se solicita al proveedor. --- ## Pagar la suscripción con tarjeta, cambiar la forma de pago o eliminar una suscripción Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/188-pagar-la-suscripcion-con-tarjeta-cambiar-la-forma-de-pago-o-eliminar-una-suscripcion Paga tu plan con tarjeta (activación inmediata), cambia la forma de pago, elimina una suscripción que no pagarás y qué hacer si te equivocaste de plan. ## Para qué sirve Desde la ventana de pago pendiente puedes pagar con tarjeta, cambiar la forma de pago o eliminar una suscripción que no vas a pagar. ## Antes de empezar - Solo el titular de la cuenta, en cuentas que pagan su plan directamente en el sistema. - Con tarjeta la activación es inmediata, 24/7. ## Pagar con tarjeta - Al contratar, elige la forma de pago Tarjeta Crédito/Debito. Si ya habías elegido transferencia, en la ventana Tienes un Pago Pendiente pulsa Pagar con tarjeta. - Se abre la ventana Pagar con Tarjeta de la pasarela de pago. Ingresa los datos de tu tarjeta y confirma. - Si el pago se aprueba, verás Pago Aprobado y tu servicio se activa de inmediato. Si la tarjeta no es aprobada, aparece un aviso rojo: intenta con otra tarjeta o paga por transferencia. ## Cambiar la forma de pago En la ventana de pago pendiente usa Pagar con tarjeta o Pagar con Transferencia/Deposito. No se puede cambiar cuando: - «No se puede Cambiar la forma de pago porque se encuentra pagado» - «Su pago está en revisión; no se puede cambiar la forma de pago» - «Ya abonó una parte en efectivo; pague el saldo por transferencia/depósito.» - «Indicó que emitirá retención: con tarjeta no se puede retener. Quite la retención o pague por transferencia/depósito.» ## Eliminar una suscripción que no vas a pagar - En la ventana de pago pendiente, haz clic en Eliminar Suscripción. - Confirma. Útil si te equivocaste al cotizar o si quieres crear otra (no se puede crear una nueva mientras haya una sin completar). Solo se puede eliminar si: - No está pagada («No se puede eliminar porque ya está pagada.»). - No tiene un pago en revisión («Su pago está en revisión; no se puede eliminar…»). - No tiene factura emitida («Esta suscripción ya tiene factura emitida; no se puede eliminar…»). - No tiene abonos en efectivo («Ya abonó una parte en efectivo; no se puede eliminar…»). ## Me equivoqué de plan y ya pagué: ¿se puede revertir? Comunícate con soporte de tu proveedor lo antes posible. Una suscripción se puede revertir dentro de los 3 días siguientes a su activación, siempre que no hayas emitido comprobantes con lo contratado. El valor queda como crédito a favor para otra compra; la devolución del dinero solo procede con autorización. No se hace desde la pantalla. --- ## Herramientas > Importar Json: emitir un comprobante pegando su JSON Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/192-herramientas-importar-json-emitir-un-comprobante-pegando-su-json Para integradores: pega el JSON de un comprobante en formato de la API de emisión, revisa que esté bien formado y envíalo para probar una integración. ## Para qué sirve Importar Json es una herramienta para quien integra otro sistema con el tuyo (una tienda en línea, un programa propio): permite pegar el JSON de un comprobante, en el mismo formato de la API de emisión, y enviarlo para ver la respuesta. Sirve para probar la integración o emitir un comprobante armado por otro sistema. ## Antes de empezar - El JSON debe incluir la api_key del punto de emisión, como en la API de emisión. - Importante: el comprobante se crea de verdad en el punto de emisión y el ambiente de esa api_key. Si ese punto está en producción, el comprobante tendrá validez tributaria. Para probar, usa la api_key de un punto en ambiente de pruebas. - La fecha de emisión debe ser la de hoy: el SRI solo recibe comprobantes con fecha del día. ## Pasos - Entra a Herramientas → Importar Json. - Pega el JSON en el cuadro de la izquierda. - Haz clic en Json Legible para ordenarlo y revisarlo. Si el JSON está mal formado, el cuadro de respuesta muestra «El JSON no es válido: …» con el motivo. - Elige el Tipo Comprobante (factura, nota de crédito, nota de débito, guía de remisión, retención o liquidación de compra). - Haz clic en Enviar Json. - La respuesta de la API aparece en el cuadro de la derecha, con el detalle de los errores si los hay. ## Errores comunes - «El tipo de comprobante no puede estar Vacio»: elige el tipo de comprobante. - «El json no puede estar Vacio»: pega el JSON antes de enviar. - «El JSON no es válido: …»: revisa comas, comillas y llaves; usa Json Legible para encontrar el error. - «Ocurrieron Errores en el proceso» / «No se puede conectar al servidor»: la API respondió con error o no se pudo conectar. Revisa el detalle que aparece en el cuadro de respuesta y vuelve a intentar. 💡 Para integraciones permanentes usa la API directamente. Las claves de la API v2, con permisos y vencimiento, se crean en el menú de usuario → Credenciales API. --- ## Consulta de comprobantes: el portal para que tus clientes descarguen sus facturas Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/195-consulta-de-comprobantes-el-portal-para-que-tus-clientes-descarguen-sus-facturas Tus clientes y proveedores pueden entrar a «Consulta de comprobantes» con su RUC o cédula para ver y descargar los comprobantes que les emitiste. ## Para qué sirve Función poco conocida: además del correo, tus clientes (y los proveedores a quienes emites retenciones o liquidaciones) pueden entrar a un portal para ver y descargar los comprobantes que les emitiste. Es útil cuando un cliente perdió el correo o el correo no le llegó. ## Cómo entra tu cliente - En la pantalla de inicio de sesión del sistema, hace clic en Consulta de comprobantes. - La primera vez, si no tiene usuario ni contraseña para la consulta, escribe su RUC o cédula en Usuario y también en Contraseña. - Hace clic en Ingresar / Buscar. - Ve la lista de sus comprobantes y puede descargarlos. 💡 Recomienda a tu cliente cambiar la contraseña después del primer ingreso: así nadie que conozca su cédula o RUC podrá ver sus comprobantes. ## Cambiar la contraseña de la consulta - Con la sesión de consulta iniciada, el cliente entra a Cambiar contraseña. - Escribe la Contraseña actual y la Nueva contraseña. - Hace clic en Guardar contraseña. ## Preguntas frecuentes ### Mi cliente no puede ingresar - Si ya cambió su contraseña y la olvidó, en la pantalla de consulta usa Solicitar nueva clave: escribe su RUC, su correo y el RUC de tu proveedor (el RUC de tu empresa) y pulsa Enviar solicitud. La solicitud te llega a ti para que restablezcas su clave. - Revisa que escriba la misma identificación (RUC o cédula) con la que le emitiste los comprobantes, solo números. --- ## Iniciar sesión: Usuario, Vendedor o Portal Venta Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/235-iniciar-sesion-usuario-vendedor-o-portal-venta Las tres pestañas de la pantalla de ingreso y a dónde entra cada una. ## Para qué sirve La pantalla de inicio de sesión tiene tres pestañas. Cada una es para un tipo distinto de persona dentro de tu cuenta, y cada una entra a una pantalla diferente del sistema. ### Las tres pestañas - Usuario: es el dueño de la cuenta. Solo pide Usuario y Contraseña. Entra al escritorio principal con acceso a todo. - Vendedor: es un empleado o vendedor que el dueño creó dentro de su cuenta. Pide Usuario, Contraseña y el RUC del emisor (la empresa donde el dueño lo creó). Entra al escritorio, pero con los permisos que le asignó el dueño. - Portal Venta: es el cajero del punto de venta. También pide el RUC del emisor. En vez del escritorio, entra directo a la pantalla de caja del punto de venta. ### Pasos para ingresar - Elige la pestaña que corresponde: Usuario, Vendedor o Portal Venta. - Escribe tu Usuario. - Si elegiste Vendedor o Portal Venta, escribe también el RUC del emisor (13 dígitos, solo números). - Escribe tu Contraseña. Haz clic en el ícono del ojo para mostrarla u ocultarla mientras la escribes. - Haz clic en Ingresar. 💡 Si olvidaste tu contraseña, usa el enlace «¿Olvidaste tu contraseña?» debajo del campo de contraseña. Esa opción solo funciona para el dueño de la cuenta (pestaña Usuario); si eres vendedor, pide al dueño que te restablezca la clave desde Configuración → Vendedores. ### Preguntas frecuentes ### ¿Por qué me pide un RUC si antes no me lo pedía? El RUC del emisor solo se pide en las pestañas Vendedor y Portal Venta, porque un mismo usuario de vendedor puede existir en varias empresas; el RUC le dice al sistema a cuál empresa quieres entrar. ### Soy el dueño de la cuenta, ¿puedo entrar por la pestaña Vendedor? No. El usuario principal del dueño no está dado de alta como vendedor, así que no funciona en esa pestaña ni en Portal Venta: usa siempre la pestaña Usuario. --- ## Errores comunes al iniciar sesión Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/236-errores-comunes-al-iniciar-sesion Qué significa cada mensaje al iniciar sesión (usuario, vendedor o portal) y cómo solucionarlo. ## Para qué sirve Si no puedes entrar al sistema, el mensaje que aparece te dice qué está pasando. Aquí revisas qué significa cada uno y cómo solucionarlo. ### «Usuario No Existe» o «Contraseña Incorrecta» Causas más comunes: - Elegiste la pestaña equivocada: un vendedor que entra por Usuario, o el dueño que intenta entrar por Vendedor. - El usuario está mal escrito o con mayúsculas distintas a como se creó. - La cuenta fue eliminada. Solución: revisa que elegiste la pestaña correcta (Usuario, Vendedor o Portal Venta). Si eres el dueño, usa «¿Olvidaste tu contraseña?». Si eres vendedor, pide al dueño de la cuenta que te restablezca la clave desde Configuración → Vendedores. 💡 Si eres el dueño y no logras ingresar, el mensaje agrega «contacte con soporte técnico... Horario: Lun-Vie 8am a 5pm». Tus intentos fallidos quedan registrados en Actividades recientes. ### «Ruc no Existe» al ingresar como Vendedor o Portal Venta El campo RUC del emisor debe tener el RUC de 13 dígitos de la empresa donde el dueño te creó como vendedor, y esa empresa debe estar activa. Revisa que no escribiste tu cédula ni el RUC de otra empresa. ### «vendedor no existe o esta bloqueado» Puede ser que: - El dueño desactivó o eliminó al vendedor. - El usuario escrito no pertenece a la empresa de ese RUC. - Se intenta entrar con el usuario del dueño por la pestaña Vendedor o Portal Venta (el usuario principal de la cuenta no entra por esas pestañas). Solución: el dueño revisa en Configuración → Vendedores que el vendedor esté Activo, o verifica que está entrando por la pestaña correcta. ### «No tiene punto de emision valido» al iniciar sesión como vendedor El punto de emisión que el dueño le asignó a ese vendedor ya no existe o quedó desactivado. Solución: el dueño entra a Configuración → Vendedores, edita a ese vendedor y le asigna un punto de emisión activo. ### «Usuario Bloqueado…» o «Usuario Bloqueado o Mantiene Deuda con financiero» La cuenta del dueño fue suspendida por incumplir las políticas de uso o por valores pendientes con tu proveedor del sistema. No se resuelve cambiando la contraseña. Solución: comunícate con tu proveedor para regularizar el pago o la situación de la cuenta. 💡 Si eres vendedor y la cuenta del dueño está suspendida, el sistema te muestra este mismo mensaje claro en vez de un error técnico, para que sepas que el problema no es tu usuario ni tu contraseña. ### Demasiados intentos fallidos Si escribes la contraseña incorrecta varias veces seguidas con el mismo usuario, el sistema bloquea ese usuario por un tiempo y muestra «Demasiados intentos fallidos. Vuelve a intentarlo en N minuto(s).», aunque la contraseña que escribas después sea correcta. Espera el tiempo indicado y vuelve a intentar; al ingresar correctamente el contador se reinicia. ### Preguntas frecuentes ### ¿Cuánto dura mi sesión y por qué me pide ingresar de nuevo? La sesión dura hasta 24 horas. También se cierra si entras con el mismo usuario desde otro dispositivo, si el titular bloquea un acceso o si se cierran las sesiones por seguridad. Al volver a ingresar, el sistema te devuelve a la última página que estabas usando. --- ## Cambiar de empresa, establecimiento, punto de emisión o ambiente desde la barra superior Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/237-cambiar-de-empresa-establecimiento-punto-de-emision-o-ambiente-desde-la-barra-superior Cómo cambiar empresa, establecimiento, punto y ambiente; cambiar de cuenta sin cerrar sesión; error al no existir punto de emisión. ## Para qué sirve En la barra superior, el botón con el logo y el nombre de tu empresa abre un selector para cambiar la empresa, el establecimiento, el punto de emisión o el ambiente con el que vas a trabajar. Todo lo que emitas después sale con esos datos. ### Pasos - Haz clic en el logo o el nombre de la empresa, en la barra superior. - Elige la Empresa (si tienes más de una). - Elige el Establecimiento. - Elige el Punto de Emisión. - Elige el Ambiente (Pruebas o Producción). - Haz clic en Cambiar. 💡 El sistema confirma el cambio con el mensaje «Cambio de Empresa y Establecimiento Correctamente». ### Qué puede cambiar cada rol - Dueño de la cuenta: empresa, establecimiento, punto de emisión y ambiente, sin restricción. - Vendedor con «Acceso a Empresa»: establecimiento, punto de emisión y ambiente dentro de esa empresa. - Vendedor con «Acceso a Establecimiento»: punto de emisión y ambiente dentro de ese establecimiento. - Vendedor con «Acceso a Punto Emisión»: no puede cambiar nada desde este selector; trabaja siempre en el punto que tiene asignado. ### El ambiente (Pruebas/Producción) queda guardado en el punto de emisión Cambiar entre Pruebas y Producción en este selector no afecta solo a tu sesión: el ambiente elegido se guarda en el punto de emisión, así que afecta también a los demás usuarios que trabajen en ese mismo punto y a la credencial de API que lo use. 💡 No cambies a Pruebas un punto de emisión que otros usuarios o tu tienda en línea usan en Producción: tus próximos comprobantes saldrían sin validez tributaria hasta que alguien lo vuelva a poner en Producción. ### Solo el dueño cambia el ambiente El cambio de ambiente desde la barra superior y desde la configuración del punto de emisión solo lo puede hacer el dueño de la cuenta. Si eres vendedor, el selector de Ambiente no aparece: trabajas siempre en el ambiente que tenga configurado el punto de emisión que usas. ### «Errores en el Cambio de Empresa, No existe Punto de Emision» al pulsar Cambiar Aparece si el establecimiento que elegiste no tiene ningún punto de emisión activo, o si tu nivel de acceso de vendedor no te permite elegir ese punto. Solución: el dueño crea o activa un punto de emisión en ese establecimiento desde Configuración → Empresas, o le da al vendedor un nivel de acceso mayor. 💡 El sistema valida que la empresa, el establecimiento y el punto de emisión que elijas sean de tu propia cuenta; no puedes pasar a datos de otra cuenta aunque los escribas directo en la dirección web. ### Cambiar de cuenta sin cerrar sesión (varias cuentas con el mismo correo) Si tienes varias cuentas (varios RUC) registradas con el mismo correo, el menú de usuario (arriba a la derecha) muestra la opción Cambiar de cuenta con cada usuario y su RUC. Haz clic en la cuenta a la que quieres entrar y el sistema te lleva a ella, respetando la verificación en dos pasos si la tienes activada. 💡 Cada vez que entras a una cuenta distinta por esta vía, el sistema te envía la alerta de «acceso alterno» la primera vez, como medida de seguridad. ### Preguntas frecuentes ### «No puedes cambiar a esa cuenta.» Aparece si intentas cambiar a una cuenta que no está asociada a tu correo. Vuelve a iniciar sesión con el usuario correcto de esa cuenta. --- ## Avisos de cupo del plan: 80 %, 95 % y comprobantes agotados Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/238-avisos-de-cupo-del-plan-80-95-y-comprobantes-agotados Qué significan las franjas de aviso del escritorio y el mensaje al quedarte sin comprobantes para emitir. ## Para qué sirve Tu plan incluye una cantidad de comprobantes electrónicos al mes o al año. El sistema te avisa antes de que se agoten, para que decidas con tiempo si subes de plan, compras comprobantes adicionales o renuevas. ### Las franjas del escritorio - Franja amarilla: ya usaste el 80 % o más de tu cupo. Muestra una fecha estimada de cuándo se acabarían al ritmo actual. - Franja roja: llegaste al 95 % o se agotó el cupo. Si se agotó, ya no puedes emitir comprobantes hasta que subas de plan, compres adicionales o renueves. Estos avisos también te llegan por correo electrónico. 💡 El estado del cupo se actualiza cada 10 minutos. Si acabas de comprar comprobantes adicionales y el aviso no desaparece de inmediato, espera unos minutos y vuelve a entrar. ### «No dispone de comprobantes»: al intentar emitir sin cupo Si tu plan se agotó y de todas formas intentas guardar un comprobante (por ejemplo, en Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo), el sistema te detiene con un mensaje que indica cuántos comprobantes usaste, el periodo y qué puedes hacer: subir de plan, comprar comprobantes adicionales (si tu plan lo permite) o renovar. Si estás importando o facturando varios documentos de golpe y lo que intentas emitir supera lo que te queda de cupo, el sistema también te avisa antes de completar la operación. 💡 Si tu cuenta es de un distribuidor o reseller, el mensaje te pide que contactes a tu proveedor del sistema en vez de comprar directamente. ### Preguntas frecuentes ### ¿Dónde compro comprobantes adicionales? Desde el aviso del escritorio o desde Configuración → Módulos → Comprar adicionales, si tu plan lo permite. ### Ya compré adicionales pero el sistema sigue sin dejarme emitir El estado del cupo se refresca cada 10 minutos; espera un momento y vuelve a intentar. Si el problema sigue, contacta a soporte. --- ## Personalizar el ticket POS y los textos fijos del PDF Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/239-personalizar-el-ticket-pos-y-los-textos-fijos-del-pdf Qué mostrar en el ticket térmico del punto de venta y cómo poner textos fijos (cuentas bancarias, garantía) en tus comprobantes. ## Para qué sirve Puedes elegir qué información muestra el ticket del punto de venta y agregar textos fijos a tus facturas y proformas en PDF, como datos bancarios, políticas de devolución o garantía. ### Personalizar el ticket POS Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar → sección Configuración de Impresión en POS. Ahí activas o desactivas, con interruptores: - Mostrar Sucursal, Teléfono y Correo del establecimiento. - Mostrar Ambiente (Pruebas/Producción). - Mostrar Fecha de Autorización y Clave de Acceso del comprobante. - Mostrar Dirección, Teléfono y Correo del cliente. - Mostrar Información Adicional del comprobante. - Mostrar Formas de Pago. - Mostrar Descuento, Subtotal y Observaciones en el detalle. - Mostrar ceros en la cantidad y Mostrar código de producto. 💡 El sistema no tiene una opción para elegir el ancho del papel (58 u 80 mm): eso depende de la configuración de la impresora en tu navegador o sistema operativo. ### Textos fijos del PDF Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos de Emisión → Editar → sección Configuración Adicional. Ahí tienes un editor de texto enriquecido para escribir: - Texto Superior Global: aparece arriba en todos tus comprobantes de ese punto de emisión. - Texto Inferior Global: aparece al final de todos tus comprobantes. - Texto Inferior Factura: texto adicional solo para facturas. - Texto Inferior Proforma: texto adicional solo para proformas. - Texto Para Pagos: aparece en los correos que envías pidiendo un cobro (por ejemplo, tus cuentas bancarias para que el cliente te transfiera). 💡 Son campos de texto libre: puedes poner tus cuentas bancarias, tu política de garantía o devoluciones, o cualquier mensaje fijo que quieras que tus clientes vean. La pantalla advierte «No modificar... contacte primero con soporte», pero esa advertencia es para los demás campos técnicos de esa sección, no para estos textos, que están pensados para que los edites tú mismo. --- ## Puntos de emisión: crear uno nuevo y cambiar sus secuenciales de forma segura Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/240-puntos-de-emision-crear-uno-nuevo-y-cambiar-sus-secuenciales-de-forma-segura Crear un punto de emisión, entender sus secuenciales, cambiarlos de forma segura y elegir la forma de pago por defecto. ## Para qué sirve Un punto de emisión es una «caja» de facturación: cada uno tiene sus propios secuenciales (numeración) de facturas, notas de crédito, notas de débito, guías, retenciones y liquidaciones, separados entre el ambiente de Pruebas y el de Producción. ### Crear un punto de emisión nuevo - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos de Emisión. - Haz clic en Nueva Punto Emisión. - Escribe el Código (3 dígitos) y el Alias (por ejemplo, «Caja 3»). - Elige el Ambiente con el que empieza a trabajar. - Completa los secuenciales iniciales de Pruebas y de Producción para cada tipo de comprobante. - Si corresponde, completa la Placa (para transportistas) y sube un logotipo propio. - Guarda. ### ¿Qué número va en el secuencial: el último emitido o el siguiente? Los campos de secuencial guardan el último número que ya usaste, no el que sigue: el próximo comprobante sale automáticamente con ese valor + 1. 💡 Ejemplo: si tu última factura en otro sistema fue la 000000245, escribe 245. Hay secuenciales separados para Pruebas y Producción, y uno distinto por cada tipo de comprobante (factura, nota de crédito, nota de débito, guía, retención, liquidación). ### Cambiar los secuenciales de forma segura (Desbloquear Secuenciales) Los secuenciales solo se pueden cambiar desde Configuración → Punto de Emisión → Editar (ya no desde Editar Empresa ni Editar Establecimiento: esas pantallas ahora solo muestran un enlace que te lleva al punto de emisión correcto). - Abre el punto de emisión y marca Desbloquear Secuenciales. - Confirma el aviso sobre el riesgo de saltos o duplicidad en la numeración. - Escribe el código del día que te entrega soporte. - Cambia el número y haz clic en Guardar Cambios. 💡 Reglas: no puedes bajar el secuencial a un número que ya fue autorizado por el SRI, y en Producción no puedes saltar más de 100 números sin el código de soporte. El código del día admite hasta 5 intentos fallidos; si te equivocas más veces, debes esperar 10 minutos para volver a intentar. ### «El Secuencial … excede de 100 desde la última secuencial. Contacte con soporte técnico.» En Producción no se permite adelantar el secuencial más de 100 números de golpe desde el editor del punto de emisión, para evitar saltos grandes por error. Verifica que el número que escribiste es el correcto; si en verdad necesitas adelantarlo más de 100, pide a soporte que lo haga con el procedimiento seguro. ### «El Secuencial de la factura ya fue utilizado…» Este mensaje (igual para Nota de Crédito, Nota de Débito, Guía, Retención o Liquidación) aparece cuando pones un secuencial menor cuyo siguiente número ya existe autorizado por el SRI. El mensaje te muestra el número que escribiste. Solución: entra a Documentos Enviados SRI, revisa cuál es el último número realmente autorizado para ese tipo de comprobante y pon ese valor en el secuencial. ### Forma de pago por defecto del punto de emisión En Editar Punto de Emisión puedes elegir la forma de pago SRI que aparece ya seleccionada cada vez que empiezas una factura nueva desde ese punto, para no tener que elegirla cada vez. - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos de Emisión → Editar. - Busca el campo Forma de pago defecto. - Elige una opción: Sin utilización del sistema financiero, Tarjeta de Débito, Dinero Electrónico, Tarjeta Prepago, Tarjeta de Crédito, Otros con utilización del sistema financiero, Endoso de Títulos o Compensación de Deudas. - Guarda los cambios. 💡 Es solo una propuesta: en cada factura puedes cambiar la forma de pago si el cliente pagó de otra manera. ### Preguntas frecuentes ### ¿Por qué me piden un código que no tengo? El código del día lo entrega tu proveedor o soporte técnico; es una medida de seguridad para evitar que cualquiera cambie los secuenciales sin autorización, porque un cambio mal hecho puede causar saltos o duplicidad de numeración ante el SRI. --- ## Caja del punto de venta: tipos, apertura, cierre con arqueo, ver cajas y eliminar Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/241-caja-del-punto-de-venta-tipos-apertura-cierre-con-arqueo-ver-cajas-y-eliminar Tipos de caja, apertura y cierre con arqueo, ver cajas y sus movimientos, eliminar una caja y por qué cada ambiente tiene su propia caja. ## Para qué sirve El punto de venta necesita una caja abierta para poder cobrar. Aquí ves qué tipos de caja existen, cómo abrirla con el efectivo inicial, cómo cerrarla haciendo el arqueo de billetes y monedas, y cómo revisar o eliminar cajas. ### Elegir el tipo de caja En Configuración → Empresas → Establecimientos → Editar → Configuración de Punto de Venta eliges el Tipo de Caja del establecimiento: - Global: una sola caja para todo el establecimiento, la usan todos los vendedores. - Compartido: una caja por cada punto de emisión. - Individual: una caja distinta por cada vendedor en cada punto de emisión. 💡 No necesitas crear las cajas a mano: se crean solas con la primera apertura y toman el nombre según el tipo (por ejemplo, «Caja Global-...», «Caja Compartida-...», «Caja Individual-...»). ### Abrir caja - Entra a ERP / CRM → Punto de Venta → Caja → Apertura Caja. - Si todavía no existe la caja para tu punto de emisión o tu usuario (según el tipo configurado), el sistema la crea automáticamente. - Escribe el monto inicial con el que empiezas (el efectivo que hay físicamente en la caja). - Confirma la apertura. 💡 Si intentas vender sin haber abierto caja, el punto de venta muestra «No tiene Apertura de Cajas, Aperture una Caja» y no te deja continuar. ### «Existe una Caja Abierta, debe cerrar la caja actual para aperturar otra» Ya tienes una apertura vigente en esa caja. Cierra la caja actual con su arqueo antes de abrir una nueva, o sigue trabajando con la que ya está abierta. ### Cerrar caja con arqueo - Entra a ERP / CRM → Punto de Venta → Caja → Cerrar Caja. - Cuenta el efectivo físico y escribe cuántos billetes y monedas tienes de cada denominación (100, 50, 20, 10, 5, 1 y monedas de 1.00 a 0.01). - Revisa las Ventas en Efectivo y el Monto No Efectivo (tarjeta, transferencia, etc.) que calculó el sistema. - Compara el Total contado contra el Saldo de Caja esperado. - Si hay diferencia, agrega una Observación explicando el motivo. - Confirma el cierre. 💡 El arqueo por denominaciones te ayuda a detectar de inmediato si falta o sobra efectivo, antes de cerrar el turno. ### Ver cajas y sus movimientos En ERP / CRM → Punto de Venta → Caja → Ver Cajas ves el listado con ID, nombre de la caja, vendedor, estado (abierta o cerrada) y punto de emisión. Por cada fila tienes: - Ver Movimientos: el detalle de los ingresos registrados en esa caja por efectivo, transferencia, tarjeta o cheque. - Cerrar Caja: solo visible si la caja está abierta. - Eliminar Caja (papelera): solo visible si la caja NO está abierta; pide confirmación antes de borrarla. 💡 Con caja Individual, un vendedor solo ve su propia caja; el dueño de la cuenta ve todas las cajas del establecimiento. ### ¿Por qué no veo mi caja al pasar de pruebas a producción? Las cajas y sus aperturas se guardan por ambiente: la caja que abriste en Pruebas no aparece en Producción, y viceversa. Abre caja en el ambiente en el que vas a facturar de verdad. ### Preguntas frecuentes ### Cerré una caja y volví a vender, ¿qué pasa? Si vuelves a abrir caja en ese mismo punto, el sistema crea una nueva automáticamente; no reabre la que cerraste. ### ¿Puedo eliminar una caja que ya usé? Sí, siempre que no esté abierta en este momento. Eliminarla no borra las ventas ni los movimientos que ya registró; solo quita esa caja del listado para futuras aperturas. --- ## Crear una credencial de API para integrar tu tienda, n8n o un asistente de IA Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/242-crear-una-credencial-de-api-para-integrar-tu-tienda-n8n-o-un-asistente-de-ia Cómo crear una credencial de la API v2, qué ambiente toma, y la diferencia con la api_key de emisión directa. ## Para qué sirve Una credencial de API es la clave que usa un sistema externo (tu tienda en línea, n8n, un asistente de IA u otra integración) para emitir o consultar comprobantes a través de la API del sistema, sin que tengas que entrar manualmente. ### Antes de empezar Solo el dueño de la cuenta puede crear y ver las credenciales. Esta pantalla no está en el menú lateral de Configuración: se abre desde el menú del usuario, arriba a la derecha. ### Pasos para crear una credencial - Haz clic en tu nombre de usuario (arriba a la derecha) y elige Credenciales API. - Haz clic en Crear credencial. - Elige el Punto de Emisión con el que va a trabajar esta credencial. - Escribe un Nombre para reconocerla después (por ejemplo, «Tienda WooCommerce»). - Marca los Permisos que necesita, o «Acceso completo» si confías en el sistema que la va a usar. - Opcionalmente, limita las IP autorizadas o pon una Fecha de vencimiento. - Haz clic en Crear credencial. 💡 El secreto de la credencial se muestra una sola vez, en el momento de crearla. Cópialo con el botón Copiar y guárdalo en un lugar seguro: si lo pierdes, tendrás que crear una credencial nueva. Se envía en la cabecera X-Api-Key de cada solicitud a la API. ### Credencial de pruebas o de producción: ¿cuál se crea? El ambiente de la credencial depende del ambiente que tenga el punto de emisión en el momento de crearla: si el punto está en Pruebas, nace una credencial de pruebas; si está en Producción, nace de producción. Las credenciales nuevas empiezan con el prefijo sk_live_ (producción) o sk_test_ (pruebas). Si tenías credenciales creadas antes con el prefijo anterior, siguen funcionando exactamente igual; no es necesario volver a crearlas. 💡 Lo que emites con una credencial de pruebas NO tiene validez tributaria ante el SRI. Si más adelante cambias el ambiente del punto de emisión, la lista de credenciales te muestra un aviso para que crees una credencial nueva del ambiente correcto; la credencial anterior no cambia de ambiente sola. ### ¿Credencial de la API v2 o api_key de emisión? Cuál usar Hay dos llaves distintas y no se reemplazan entre sí: - La api_key de emisión de cada punto de emisión (empieza con API_): sirve para emitir directamente (/factura/emision y los demás tipos de comprobante). Se ve en el pie de página → Extras → Detalle de cuenta (solo el dueño la ve ahí). - Las credenciales de la API v2 (esta pantalla, con permisos, IP y vencimiento configurables): sirven para borradores, consultas, catálogos, cartera, webhooks, integraciones con n8n y asistentes de IA. Si solo necesitas emitir comprobantes desde tu tienda o ERP, usa la api_key de emisión. Si necesitas consultar, sincronizar o integrar con otro sistema con permisos acotados, crea una credencial aquí. 💡 La api_key de emisión, en Detalle de cuenta, solo la ve el dueño de la cuenta; los vendedores ven el resto de los datos de la empresa pero no esa clave. ## Permisos de una credencial: qué abre cada uno Al crear o editar una credencial puedes marcar «Acceso completo» o elegir solo los permisos que necesita. Son once: - Consultar comprobantes: listar, sincronizar y ver estado, PDF y XML de lo emitido. - Crear y editar borradores: guardar, editar y borrar comprobantes que aún no se envían al SRI. - Enviar al SRI y anular: enviar, reprocesar, anular y reenviar por correo. Es el único con efecto tributario directo. - Ver clientes y productos: buscar y ver clientes, proveedores, productos, transportistas y catálogos del SRI. - Crear y editar clientes y productos: alta, cambio y baja de clientes, proveedores, transportistas, productos y categorías. - Inventario: existencias, kardex, bodegas y movimientos de inventario. - Cartera (cobros y pagos): cuentas por cobrar y por pagar, y registrar cobros y pagos. - Contabilidad: plan de cuentas, centros de costo y asientos manuales. - Reportes: ATS, ventas, compras y resumen de ventas. - Comprobantes recibidos: ver e importar lo que le emiten a tu empresa y pasarlo a compra. - Webhooks: crear, ver y borrar los avisos automáticos. Algunas consultas (contexto, plan, firma) siempre están disponibles, sin importar los permisos marcados. 💡 Para una tienda en línea que solo guarda borradores, marca únicamente «Crear y editar borradores» (y «Ver clientes y productos» si crea clientes nuevos); no le das «Enviar al SRI y anular» si no necesita emitir ella misma. ## Restringir una credencial a las IP de tu servidor En IP autorizadas puedes limitar la credencial a una o varias IP o rangos CIDR (IPv4 o IPv6), separadas por coma o espacio, hasta un máximo de 20. Así, si alguien roba el secreto, no podrá usarlo desde otra red. Si la credencial recibe una petición desde una IP no autorizada, la API responde con un error 403 indicando la IP desde la que llegó la petición, para que puedas identificar el intento. ## Revocar una credencial perdida o comprometida - Ve a Credenciales API → Sus credenciales. - Haz clic en Revocar junto a la credencial. El motivo es opcional. La revocación es inmediata: desde ese momento la API responde 401 a cualquier solicitud con ese secreto. Las credenciales revocadas se siguen mostrando en la lista, atenuadas, durante 60 días (para que tengas el historial), y luego desaparecen. 💡 Si perdiste el secreto (no lo copiaste al crearla), no hay forma de volver a verlo: revócala y crea una nueva. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuántas credenciales puedo tener activas? Hay un máximo de credenciales activas por cuenta. Si lo alcanzas, el sistema te pide revocar alguna que ya no uses antes de crear otra. ### ¿Puedo revocar una credencial? Sí, desde la misma pantalla de Credenciales API. Al revocarla, deja de funcionar de inmediato. --- ## Opciones de presentación de los reportes contables de tu empresa Categoría: Configuracion URL: https://azur.com.ec/ayuda/284-opciones-de-presentacion-de-los-reportes-contables-de-tu-empresa Muestra u oculta cuentas vacías, el código de cuentas, la firma en los PDF contables y una columna adicional en los reportes. ## Para qué sirve En la edición de tu empresa hay una sección Configuración Contable con interruptores que cambian cómo se ven tus reportes contables, sin afectar los valores ni los asientos. ### Dónde encontrarla Entra a Configuración → Empresas → Editar y busca la sección Configuración Contable. Solo el dueño de la cuenta puede guardar estos cambios. ## Las opciones - Mostrar Cuentas Vacías: si lo activas, los reportes (por ejemplo el Balance de Comprobación o el Plan de Cuentas) incluyen también las cuentas que no tuvieron movimiento en el periodo. Apagado, solo ves las cuentas con saldo o movimiento. - Mostrar Código de Cuentas: agrega el código de cada cuenta (por ejemplo 1.01.01) junto a su nombre en los reportes contables. - Agregar nueva columna: solo aparece si activaste «Mostrar Código de Cuentas»; añade una columna adicional en reportes como Asientos → Todos. - Mostrar Firma: si lo activas, los PDF contables incluyen el espacio de firma; apagado, se genera el PDF sin esa sección. 💡 El cierre contable automático ya no se activa desde un interruptor suelto en esta pantalla: ahora se configura, con fecha y condiciones, en Contabilidad → Ejercicios contables. --- ## Crear una factura paso a paso Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/21-crear-una-factura-paso-a-paso Emite una factura electrónica: comprador, productos, forma de pago, datos adicionales y envío al SRI, con los límites vigentes. En esta guía emites una factura electrónica de principio a fin: eliges al comprador, agregas productos, registras la forma de pago y la envías al SRI. ## Antes de empezar - Debes tener cargada tu firma electrónica y configurado tu establecimiento y punto de emisión. - Si vas a facturar a un cliente nuevo o un producto nuevo, puedes crearlos desde la misma factura. ## Paso 1: Abre el formulario - En el menú lateral entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo. - Revisa la cabecera: Fecha, Tipo (Electrónica), Punto Emisión, Secuencial y Ambiente (Pruebas o Producción). El sistema los llena solo; normalmente no necesitas cambiarlos. ## Paso 2: Datos del comprador - En Cliente escribe el nombre, cédula o RUC y haz clic en la lupa. Elige al cliente en Seleccione un Resultado; sus datos se cargan solos. - Si el cliente no existe, haz clic en Nuevo, elige el Tipo Identificacion, escribe la identificación y llena los campos obligatorios. Con BUSCAR EN SRI puedes traer el nombre registrado en el SRI. - Para corregir los datos de un cliente ya elegido, usa Editar. - Si no identificas al comprador, la factura sale a Consumidor Final (9999999999999). Solo se permite hasta USD 50 de total. ## Paso 3: Productos y servicios - Haz clic en Buscar / Añadir. - En Producto escribe el nombre o código, haz clic en la lupa y elige el ítem en Seleccione un Resultado. Si manejas varias bodegas, elige la Bodega de despacho. - Escribe la Cantidad y, si corresponde, elige otro precio (Precio 1, Precio 2 o Precio 3). - Haz clic en Añadir y Continuar para seguir agregando ítems, o en Añadir y Cerrar para terminar. - Si el producto no existe, haz clic en Nuevo Producto/Servicio, llena los campos y usa Guardar Producto y Añadir al Carro. En la tabla de la factura puedes ajustar cantidad, precio y descuento de cada línea. Si necesitas más precisión, activa Calcular este documento con 6 decimales. ## Paso 4: Forma de pago, datos adicionales y totales - En Forma de Pago elige cómo te pagan: Sin utilización del sistema financiero (efectivo), Otros con utilización del sistema financiero (transferencia, depósito, cheque), tarjeta de débito, tarjeta de crédito, dinero electrónico, tarjeta prepago o endoso de títulos. - Si es a crédito, llena el Plazo (número y unidad: días, meses…). - Escribe el Valor. Con Añadir puedes dividir el pago en varias formas. La suma de las formas de pago debe ser igual al Valor Total. - Opcional: en Datos Adicionales haz clic en Añadir y llena Nombre y Detalle (por ejemplo, Orden de compra / 12345). Máximo 10. - Opcional: en Guia de Remisión escribe el número de la guía (001-001-000000001) si ya la emitiste. Activa Aplica Reembolso de Gastos solo si la factura es de reembolso. - Revisa el panel Totales (subtotales por tarifa, descuento, IVA y Valor Total). Si aplica, activa Propina 10%. ## Paso 5: Guarda y envía - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. El sistema firma la factura, la envía al SRI y, cuando queda autorizada, se la manda al correo del cliente. - Si aún no quieres enviarla, usa Solo Guardar: queda como Borrador y la puedes editar desde Facturas → Todos. 💡 El SRI exige transmitir la factura el mismo día en que la emites. No dejes borradores de un día para otro. ## Errores comunes - «Las Facturas Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final»: identifica al comprador con cédula o RUC. - «El total de las Formas de Pago tiene que ser igual al Total de la Factura»: corrige el valor de la forma de pago. - «No Puede estar Vacía la Factura»: agrega al menos un producto. - Al facturar a Consumidor Final el sistema te recuerda que esa factura no se podrá anular (norma del SRI desde el 01/01/2026). Revisa bien antes de enviarla. Revisa también los artículos Buscar, filtrar y exportar facturas y Anular una factura y otras acciones sobre facturas emitidas. --- ## ¿Por qué no veo Notas de Crédito, Guías o Retenciones en el menú? Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/221-por-que-no-veo-notas-de-credito-guias-o-retenciones-en-el-menu El menú de Comprobantes Electrónicos depende de tu plan, de los módulos contratados y de los permisos de tu usuario. Cómo revisar cada causa. ## Para qué sirve El menú Comprobantes Electrónicos no muestra siempre las mismas opciones. Si entraste y solo ves Facturas (o te falta Notas de Crédito, Notas de Débito, Guías de Remisión o Retenciones), hay tres causas posibles y en ese orden conviene revisarlas. ## 1. Tu plan Cada plan habilita un conjunto de comprobantes. Un plan básico puede incluir solo Facturas; para ver el resto necesitas un plan que los incluya. Pide a tu proveedor que revise qué tipos de comprobante trae tu plan actual. 💡 Si entras por la dirección web directa a una pantalla que tu plan no incluye, el sistema te devuelve al escritorio con un aviso de que tu plan no lo permite. ## 2. Los módulos contratados Algunos comprobantes dependen de un módulo adicional (por ejemplo, Guías de Remisión o Compras, de donde salen las Retenciones 2.0). Revisa en Módulos cuáles tienes activos. ## 3. Los permisos de tu usuario (vendedores) Si entras como vendedor y no como dueño de la cuenta, el dueño decide qué partes del menú ve cada vendedor. Si tu plan y tus módulos sí incluyen ese comprobante pero igual no lo ves, pide al dueño de la cuenta que revise tus permisos en Configuración → Vendedores → Permisos. ## Cómo revisarlo tú mismo - Si eres el dueño de la cuenta, entra a Módulos y confirma cuáles están activos. - Revisa el detalle de tu plan (en Suscripciones o con tu proveedor) para saber qué comprobantes incluye. - Si el problema es con un vendedor, entra a Configuración → Vendedores → Permisos y revisa sus permisos. 💡 Cierra sesión y vuelve a entrar después de activar un módulo o cambiar un permiso: varios de estos datos se cargan al iniciar sesión. --- ## Crear un producto sin salir de la factura Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/223-crear-un-producto-sin-salir-de-la-factura El buscador de productos de la factura tiene un botón para crear un producto nuevo al vuelo y agregarlo directo al carrito. ## Para qué sirve Si al facturar buscas un producto y no existe todavía, no necesitas salir a Productos & Servicios: puedes crearlo desde el mismo buscador de la factura y añadirlo de una vez al carrito. ## Cómo crearlo - En la factura, abre el buscador de Productos y Servicios. - Pulsa Nuevo Producto/Servicio. - Llena código, precios, IVA, y si corresponde, stock y bodega. - Pulsa Guardar Producto y Añadir al Carro: el producto queda creado en tu catálogo y la línea entra directo a la factura. ## Quién lo puede usar Solo lo ven los vendedores que tienen el permiso de crear productos. El dueño de la cuenta siempre lo tiene disponible. ## Con módulo de contabilidad Si tu cuenta tiene el módulo de Contabilidad, el campo Stock queda bloqueado en «NO»: el producto nace sin inventario inicial desde aquí. Si necesitas cargarle existencias, hazlo después con Ingreso Mercadería o completando su ficha en Productos & Servicios. ## Error común ### «El Codigo o el Producto ya Existe» Causa: ya tienes un producto con ese código o ese nombre exacto. Solución: busca primero por ese código (puede que ya exista con otro nombre) o usa un código distinto. --- ## Preguntas frecuentes al crear una factura: fecha, ambiente e IVA Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/252-preguntas-frecuentes-al-crear-una-factura-fecha-ambiente-e-iva Por qué la fecha viene bloqueada, qué cambia entre pruebas y producción, y cómo se calculan las tarifas de IVA en la factura. ## ¿Por qué no puedo cambiar la fecha de la factura? El campo Fecha de una factura nueva viene fijo con el día de hoy y está bloqueado: no se puede escribir otra fecha. Es así porque el SRI exige transmitir el comprobante el mismo día de su emisión, y el sistema solo envía comprobantes con fecha de hoy. 💡 Si una factura quedó de un día anterior sin autorizar (en borrador, devuelta o con error), no hay un campo para «adelantarla»: ábrela con Editar y la fecha pasa sola a la de hoy. Luego vuelve a enviarla, o emite una factura nueva. ## Ambiente de pruebas vs. producción: ¿qué cambia? Cada punto de emisión trabaja en uno de estos dos ambientes: - Pruebas: los comprobantes van al ambiente de pruebas del SRI, no tienen validez tributaria y no se descuentan de tu plan. Sirve para practicar o probar una integración. - Producción: los comprobantes son reales ante el SRI y sí descuentan un comprobante de tu plan cada vez que se emiten. Para saber en qué ambiente estás trabajando, mira la columna Ambiente en los listados de comprobantes. El ambiente se cambia en Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos Emisión → Editar, en el campo Ambiente (Pruebas o Producción). 💡 El secuencial de pruebas y el de producción son contadores distintos: al cambiar de ambiente, tu punto de emisión sigue su propia numeración en cada uno, no comparten el mismo número. ## Tarifas de IVA en la factura: 15 %, 5 %, 0 %, no objeto, exento y diferenciado La tarifa de IVA no se elige en la factura: sale del producto. Cada producto tiene asignado su tipo de IVA (15 %, 5 %, 0 %, no objeto de impuesto, exento o IVA diferenciado) y, al agregarlo a la factura, su valor se va sumando al subtotal que le corresponde. En Totales verás, entre otros, el Subtotal sin Impuestos, el Subtotal Iva (lo que paga la tarifa general), el Subtotal 0 %, y, si aplica, los subtotales de no objeto, exento e IVA diferenciado. El sistema reparte cada producto en el subtotal que corresponde según su tarifa y calcula el IVA total de la factura. - Para cambiar la tarifa de un producto, edítalo en Productos (no en la factura). - IVA diferenciado es la tarifa especial del sector turístico (hoteles, agencias de viaje, etc.); solo la usan las empresas autorizadas para ese régimen. ## Preguntas frecuentes ### Cambié el producto pero el IVA no cambió Revisa el tipo de IVA configurado en la ficha del producto: si ahí está mal, la factura seguirá calculando mal hasta que lo corrijas ahí. ### ¿Puedo emitir una factura de ayer por error? No: el sistema siempre toma la fecha de hoy al crear la factura. Si necesitas corregir una ya creada, usa Editar. --- ## Formas de pago en la factura: varias formas y el código de efectivo Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/253-formas-de-pago-en-la-factura-varias-formas-y-el-codigo-de-efectivo Cómo agregar una o varias formas de pago en una factura y qué código del SRI corresponde a efectivo, transferencia y tarjetas. ## Para qué sirve Toda factura necesita al menos una Forma de Pago, que indica al SRI cómo cobró el negocio. El valor de las formas de pago debe sumar exactamente el total de la factura. ## Elegir la forma de pago - En la sección Forma de Pago de la factura, elige la opción en el selector (trae marcada la que configuraste como forma de pago por defecto del punto de emisión). - Escribe el Valor cobrado con esa forma de pago. Si solo usas una forma de pago, el valor se iguala solo al total de la factura. - Si el cliente paga a crédito, elige el Plazo (o genera las cuotas si el cliente tiene una condición de pago con cuotas, por ejemplo «30,60,90»). ## Agregar varias formas de pago Si el cliente paga parte en efectivo y parte con tarjeta, por ejemplo: - Pulsa Añadir para agregar otra fila de forma de pago. - Elige la forma de pago y escribe el valor de esa parte. - Repite hasta que la suma de todas las formas de pago sea igual al total de la factura. 💡 Si la suma no coincide con el total, el sistema no deja guardar y muestra: «El total de las Formas de Pago tiene q se igual al Total de la Factura». ## ¿Cuál es el código de «efectivo»? El SRI no tiene una opción llamada «Efectivo»: en el sistema se usa Sin utilizacion del sistema financiero (código 01), que es el código que el SRI define para pagos en efectivo. Las transferencias y depósitos bancarios van en Otros con Utilizacion del Sistema Financiero (código 20). Lista completa de formas de pago disponibles: - 01 Sin utilización del sistema financiero (efectivo) - 15 Compensación de deudas - 16 Tarjeta de débito - 17 Dinero electrónico - 18 Tarjeta prepago - 19 Tarjeta de crédito - 20 Otros con utilización del sistema financiero (transferencias, depósitos) - 21 Endoso de títulos ## Forma de pago por defecto Puedes configurar qué forma de pago aparece marcada de entrada en cada factura nueva: se define por punto de emisión, en su configuración. Así no tienes que elegirla cada vez si siempre cobras igual. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué no aparece «Efectivo» en la lista? Porque el SRI nombra esa opción «Sin utilización del sistema financiero» (01). Es el código correcto para efectivo. ### El total de formas de pago no cuadra por centavos Ajusta el valor de una de las filas para que la suma sea exactamente igual al total de la factura; el sistema no acepta diferencias, ni de un centavo. --- ## Errores comunes al facturar: sin stock suficiente y sin comprobantes disponibles Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/254-errores-comunes-al-facturar-sin-stock-suficiente-y-sin-comprobantes-disponibles Qué hacer cuando la factura avisa que no hay stock del producto o que no dispones de comprobantes de tu plan. ## «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» Aparece al agregar o aumentar la cantidad de un producto en la factura. Causa: el producto tiene activado el control de stock y la cantidad que pides supera lo disponible en la bodega elegida. Soluciones: - Registra un Ingreso de Mercadería en Productos para sumar existencias. - Elige otra bodega que sí tenga stock del producto. - Si el negocio igual quiere vender sin tener existencias, activa en la ficha del producto la opción de facturar sin stock. El sistema deja avisando «Venta sin stock»; el inventario queda negativo y el costo de esa venta queda provisional hasta que registres el ingreso. 💡 El sistema vuelve a revisar el stock al guardar la factura, aunque la pantalla ya lo haya dejado pasar: si alguien más vendió lo último que quedaba justo antes, verás «El producto (nombre) ya no tiene stock suficiente.». Revisa la cantidad disponible y corrige. ## «No dispone de comprobantes...» al emitir Causa: tu plan no tiene cupo de comprobantes disponible, o no tienes un plan vigente. En ambiente de producción cada comprobante que se emite (factura, nota de crédito/débito, guía, retención o liquidación) descuenta uno del cupo de tu plan. Mensajes que puedes ver: - «No dispone de comprobantes: no tiene un plan vigente con cupo. Contrate o renueve su plan desde Suscripciones.»: no hay plan activo. - «No dispone de comprobantes: usó (…) de su plan (…)»: tu plan está vigente pero ya se agotó el cupo del período. Soluciones: renueva o amplía tu plan, o compra comprobantes adicionales desde Suscripciones → Comprar adicionales. 💡 En ambiente de pruebas no se descuenta ningún comprobante de tu plan: puedes practicar todo lo que necesites sin preocuparte por el cupo. ## Preguntas frecuentes ### ¿El error de stock bloquea solo esa factura? No: bloquea agregar ese producto en cualquier factura, mientras no tenga existencias suficientes en la bodega elegida o no esté activada la venta sin stock. ### ¿Cómo sé cuánto cupo me queda? En el Escritorio el dueño de la cuenta ve un aviso cuando el cupo llega al 80 % y cuando se agota, con el período y las opciones para seguir emitiendo. --- ## Imprimir una factura y corregir la fecha de una que quedó atrasada Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/255-imprimir-una-factura-y-corregir-la-fecha-de-una-que-quedo-atrasada Cómo imprimir en A4 o en ticket POS, y qué hacer si una factura quedó sin autorizar con fecha de ayer. ## Imprimir una factura en A4 o en formato de ticket (POS) En el listado de facturas (Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos) y en Documentos Enviados SRI, cada factura tiene dos íconos de impresión: - Imprimir: abre el formato A4 normal, listo para el diálogo de impresión del navegador. - Imprimir en POS: abre el formato de ticket angosto (80 mm), pensado para impresoras térmicas de punto de venta. Ambos abren una vista previa y de ahí usas Ctrl+P o el botón de imprimir del navegador. Si tu empresa tiene un formato de impresión personalizado, se usa automáticamente en vez del estándar. 💡 El diseño del ticket de 80 mm (qué datos muestra, el logo, el mensaje final) se personaliza en Punto de Venta → Configuración → Tickets. ## Mi factura quedó de ayer sin autorizar: ¿cómo la paso a hoy? El sistema solo transmite al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10 del día siguiente). Si una factura se quedó de un día anterior sin autorizar, no existe un botón «Pasar a hoy»: el camino es Editar. - Ve a Facturas → Todos (o Documentos Enviados SRI) y busca la factura. - Pulsa Editar. Si la factura está en Borrador, Devuelta o No autorizada, al abrirla la fecha cambia sola a la de hoy. - Revisa los datos y vuelve a enviarla. El comprobante toma una nueva clave de acceso (porque cambió la fecha). 💡 Si la factura está en un estado intermedio (Procesando, Recibido, Pendiente) consulta a soporte antes de tocarla: puede estar esperando respuesta del SRI de un envío anterior. Las notas de débito no tienen pantalla de edición, así que si una nota de débito quedó atrasada sin autorizar, debes anularla (si corresponde) y emitir una nueva con fecha de hoy. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo imprimir varias facturas a la vez? Desde Documentos Enviados SRI puedes descargar en paquete el XML y PDF de varios comprobantes filtrados (máximo 100), y luego imprimir los PDF desde tu computador. ### ¿La factura editada conserva el mismo número? Sí, mientras no esté autorizada el número (secuencial) se mantiene; lo que cambia es la fecha y, por lo tanto, la clave de acceso. --- ## Funciones poco conocidas al facturar: producto nuevo al vuelo, precio por cliente, reembolso de gastos y duplicar factura Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/261-funciones-poco-conocidas-al-facturar-producto-nuevo-al-vuelo-precio-por-cliente-reembolso-de-gastos-y-duplicar-factura Crea un producto sin salir de la factura, cómo se elige el precio 1/2/3 según el cliente, el reembolso de gastos, los datos adicionales y duplicar una factura ya emitida. ## Crear un producto nuevo sin salir de la factura Si mientras facturas te das cuenta de que el producto o servicio no existe en tu catálogo, no necesitas cerrar la pantalla. En la sección para agregar productos encontrarás el botón Nuevo Producto/Servicio, junto al selector de bodega. Al hacer clic se abre el formulario de creación; una vez guardado, el producto queda disponible para agregarlo de inmediato a la factura que estás llenando. 💡 Este botón solo aparece si tu usuario tiene el permiso de vendedor para crear productos. Si no lo ves, pídele al titular de la cuenta que te lo habilite. ## Precio 1, 2 o 3: cuál se aplica según el cliente Cada producto puede tener hasta tres precios de venta (Precio, Precio 1 y Precio 2). Al agregar un producto a la factura, el sistema elige el precio así: - Si el cliente tiene configurado un precio por defecto (1, 2 o 3), ese es el que se marca automáticamente en cada línea. - Si el cliente no tiene un precio por defecto propio, se usa el precio por defecto configurado en el producto. En cualquier caso puedes cambiar el precio marcado manualmente en la línea antes de guardar, si tu permiso de vendedor lo permite. 💡 Esto es útil para manejar listas de precios distintas: por ejemplo, un precio para venta al público (Precio) y otro más bajo para clientes mayoristas (Precio 1), sin tener que recordarlo cada vez que facturas a ese cliente. ## Factura con reembolso de gastos El reembolso de gastos sirve cuando facturas un servicio que incluye gastos que pagaste a nombre de tu cliente con comprobantes de otros proveedores (por ejemplo, un profesional que rebilletea gastos de transporte u hospedaje). - En la pantalla de Nueva Factura activa la casilla Aplica Reembolso de Gastos. - Haz clic en Añadir Reembolso y registra cada comprobante de respaldo: proveedor, tipo de comprobante, secuencial, fecha de emisión, número de autorización y las bases de IVA (0 %, exento, no objeto, diferenciado, 5 %, 15 %) y el ICE de cada uno. - El sistema suma el total de los reembolsos agregados y lo incluye en el comprobante como información de reembolso, según lo exige el SRI. ## Datos adicionales de la factura Debajo del detalle de productos hay una sección Datos adicionales (Opcional) con el botón Añadir. Permite agregar pares de Nombre y Detalle que se imprimen en el comprobante y se envían en el XML, por ejemplo «Orden de compra: 4521» o «Condiciones de entrega: 5 días». No afectan los totales ni el IVA, es solo información adicional para el cliente o para tu propio control. ## Aviso de factura duplicada (mismo monto en pocos días) Si tu establecimiento tiene activado el control de facturas duplicadas, el sistema revisa antes de guardar si ya existe otro comprobante del mismo cliente, mismo ambiente y exactamente el mismo subtotal dentro de los últimos días configurados. Si encuentra una coincidencia, muestra un aviso: «Ya existe otro Comprobante por el mismo monto en los últimos X días. ¿Desea continuar?». Puedes revisar y cancelar, o confirmar que sí quieres emitir el nuevo comprobante. 💡 Este aviso no aparece si el cliente es consumidor final genérico, en el ambiente de pruebas, ni en notas de venta. Si tu cuenta no tiene este control activado, pídele a tu proveedor que lo revise. ## Duplicar una factura para emitir otra igual Si necesitas emitir una factura con los mismos productos que una ya autorizada (por ejemplo, un pedido que se repite), no hace falta volver a escribir todo: - Ve al listado de Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos. - Haz clic en el ícono Duplicar Facturas de la factura que quieres repetir. - Confirma el mensaje «¿Está seguro que desea duplicar esta factura?». El sistema abre una nueva factura en blanco con los mismos productos, cantidades y precios (tomando el precio y los datos vigentes de cada producto en este momento). Tú eliges de nuevo el cliente, revisas los valores y la guardas como una factura totalmente nueva, con su propia fecha y secuencial. ## Ver utilidad y costo de cada factura pasando el mouse En el listado de Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos, al pasar el mouse sobre el ícono junto al subtotal de una factura aparece un recuadro con la Utilidad y el Costo de esa venta, calculados con el costo del producto en el momento de facturar. Es una forma rápida de revisar la rentabilidad de una venta sin abrir un reporte. --- ## Importar facturas desde Excel: unitaria y masiva Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/262-importar-facturas-desde-excel-unitaria-y-masiva Cómo importar una factura o varias facturas desde un archivo Excel, llenar el modelo correcto y resolver los errores más comunes del proceso. ## Para qué sirve Si llevas tus ventas en un sistema externo o en una hoja de cálculo, puedes traer tus facturas al sistema desde un archivo Excel en vez de escribirlas una por una. Hay dos módulos distintos, de pago, con días de prueba gratis: - Importar Factura Unitaria: sube un archivo con los datos de una factura (cabecera + productos). - Importar Factura Masiva: sube un archivo con varias facturas completas, una fila por cada producto. ## Importar una factura (unitaria) - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Importar Factura. - Haz clic en Descargar Modelo de Importación y ábrelo en Excel. El modelo es de etiqueta/valor: cada fila tiene una etiqueta en la primera columna y el dato en la tercera. - Llena, entre otras, las etiquetas: API_KEY (la clave de emisión del punto de emisión que vas a usar), SECUENCIAL, FECHA_EMISION, RUC, RAZON_SOCIAL, TELEFONO, DIRECCION, CORREO, CORREO2, CORREO3 y DATO1 a DATO3 (datos adicionales). - Entre las marcas INICIO_DATOS_FACTURA y FIN_DATOS_FACTURA agrega una fila por cada producto de la factura. - Sube el archivo (.xlsx) y haz clic en Importar. 💡 El API_KEY es la clave de emisión de tu punto de emisión (la misma que usarías para emitir por la API, no tu contraseña). La encuentras en Configuración → Puntos de Emisión. ## Importar facturas masivas - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Importar Fact Masivas. - Descarga el modelo: aquí cada fila es un producto, no una factura completa. Varias filas con el mismo número de factura (establecimiento-punto-secuencial) forman una sola factura con varios productos. - Llena por fila: número de factura, fecha, RUC o cédula, razón social, dirección, correo, teléfono, código y nombre del producto, detalle, cantidad, precio, descuento, tipo de IVA y, si aplica, tipo/valor/tarifa de ICE y si lleva seguro campesino. - Sube el archivo. El sistema procesa fila por fila y, al terminar, te muestra qué facturas se enviaron correctamente y cuáles fallaron, con el motivo. 💡 Las facturas se envían al SRI de inmediato al importarlas. Por la regla de transmisión del mismo día, las filas con una fecha anterior a hoy no se podrán transmitir: usa siempre la fecha de hoy en el archivo. ## Enviar la factura hasta a tres correos del cliente Cada cliente puede tener registrado un correo principal y hasta dos correos adicionales (Correo 2 y Correo 3) en su ficha, en Clientes/Proveedores → Ver Clientes → Editar. Cuando el comprobante se autoriza, el sistema envía el XML y el PDF a todas las direcciones que el cliente tenga registradas, no solo a la principal. En la importación unitaria, estas direcciones se llenan con las etiquetas CORREO, CORREO2 y CORREO3 del modelo. ## Errores comunes al importar facturas masivas - «Columnas insuficientes o Modelo de importación incorrecto»: el archivo no tiene la estructura del modelo descargado (le faltan columnas o cambiaste el orden). Descarga el modelo de nuevo y copia tus datos sin mover columnas. - «no tiene registros»: el archivo no tiene filas de datos, solo encabezados. - «el código … del establecimiento y punto de emisión está mal estructurado»: el número de factura no tiene el formato establecimiento-punto-secuencial correcto. - «el código … del establecimiento no existe» (o del punto de emisión): revisa que el establecimiento/punto de la fila exista en tu cuenta. - «Numero de factura incorrecto»: el secuencial de la fila no es válido. - «La fecha no puede estar vacia»: completa la columna de fecha en todas las filas. - «Ingrese un tipo de Iva correcto»: el valor de IVA de esa fila no corresponde a ninguna tarifa vigente (0, 5, 15 %, exento, no objeto o diferenciado). - «La debe llenar los 3 campos de ice»: si el producto lleva ICE, debes llenar el tipo, el valor y la tarifa de ICE; si no lleva, deja los tres vacíos. - «No se encontró el producto Seguro Campesino»: marcaste seguro campesino en la fila pero tu catálogo no tiene ese producto creado; créalo primero o quita la marca. --- ## «Su APL-KEY es invalido» al guardar un comprobante Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/291-su-apl-key-es-invalido-al-guardar-un-comprobante Por qué aparece este aviso al guardar una factura, guía, nota de crédito, nota de débito o compra, y cómo resolverlo. ## «Su APL-KEY es invalido» al guardar un comprobante Al guardar una factura, guía, nota de crédito, nota de débito o compra puede aparecer el aviso «Su APL-KEY es invalido». No es un error de tus datos ni de una clave que tú escribas: es una verificación interna que el sistema hace en cada guardado para confirmar que el formulario pertenece al establecimiento y punto de emisión en el que estás trabajando. ### Por qué aparece Cuando abres el formulario de un comprobante, el sistema lo asocia al punto de emisión activo en ese momento. Si entre que abriste el formulario y guardaste pasó algo que cambió esa referencia, la validación interna ya no coincide y el guardado se rechaza. Las causas más comunes: - Dejaste el formulario abierto en una pestaña mucho tiempo y la sesión cambió o venció. - Cambiaste de empresa, establecimiento o punto de emisión en otra pestaña mientras tenías este formulario abierto. - Un vendedor te pasó la sesión desde su dispositivo, o cerraste sesión en otra pestaña del mismo navegador. ### Solución - Actualiza o vuelve a abrir la pantalla del comprobante (no reenvíes el mismo formulario viejo). - Verifica en la barra superior que sigues en la empresa y el establecimiento correctos. - Vuelve a llenar o revisar los datos y guarda de nuevo. 💡 Esto nunca descuenta un comprobante de tu plan: como el guardado se rechazó antes de procesar nada, no se generó ningún documento ni se gastó ningún intento con el SRI. --- ## ¿Qué es la clave de acceso de un comprobante y dónde la veo? Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/292-que-es-la-clave-de-acceso-de-un-comprobante-y-donde-la-veo Qué es la clave de acceso de 49 dígitos, para qué sirve y dónde encontrarla en cada comprobante. ## ¿Qué es la clave de acceso de un comprobante y dónde la veo? La clave de acceso es el número único de 49 dígitos que identifica a cada comprobante electrónico ante el SRI: no hay dos comprobantes, de ninguna empresa del país, con la misma clave. El sistema la genera automáticamente a partir de la fecha, el tipo de comprobante, el RUC del emisor, el ambiente, el establecimiento, el punto de emisión y el secuencial. ### Dónde la ves - En el PDF (RIDE) del comprobante autorizado, junto al código de barras. - En Documentos Enviados SRI, pasando el mouse sobre el ícono de llave de la fila: aparece la clave completa. - En Documentos Recibidos SRI, para importar un comprobante que te enviaron, se te pide pegar esta misma clave (la encuentras en el PDF que te llegó). ### ¿Para qué sirve? - Para consultar el comprobante directamente en el portal del SRI. - Para traer a tu cuenta un comprobante recibido de un proveedor (Documentos Recibidos SRI → Importación Unitaria). - Para que soporte identifique exactamente un comprobante si necesitas reportar un problema. 💡 Si el comprobante cambia de estado (por ejemplo se corrige y se reenvía), genera una clave de acceso nueva, porque la fecha o el secuencial cambiaron. La clave vieja queda asociada al intento anterior. --- ## Introducción a las facturas Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/46-introduccion-a-las-facturas Qué puedes hacer en Facturas, dónde está cada opción del menú, los estados de una factura y las reglas del SRI vigentes en 2026. La sección Facturas es donde emites tus comprobantes de venta electrónicos. El sistema firma cada factura con tu firma electrónica, la envía al SRI, la registra en tu inventario y cuentas por cobrar, y se la manda al cliente por correo cuando queda autorizada. ## Dónde está En el menú lateral entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas. Verás estas opciones: - Nuevo: crea una factura. Revisa el artículo Crear una factura paso a paso. - Todos: listado de facturas con filtros, estados, impresión y descargas a Excel. Revisa Buscar, filtrar y exportar facturas. - Importar Factura: carga una factura desde un archivo. - Importar Fact Masivas: carga varias facturas a la vez desde un archivo. - Recurrencia: programa facturas que se repiten (por ejemplo, mensualidades). Tiene sus propias opciones Nuevo y Todos. ## Estados de una factura - Borrador: guardada con Solo Guardar; todavía no se envía al SRI. - Procesando, Generado, Firmado, Recibido: está en camino al SRI. - Autorizado: el SRI la aprobó. Es el estado válido y ya no se puede modificar. - No Autorizado, Devuelto, Error en Firmado: hubo un problema; revisa el error, corrige y vuelve a enviar. - Anulado: la factura fue anulada en el SRI y en el sistema. ## Ambientes - Pruebas: para practicar. Las facturas no tienen validez tributaria. - Producción: las facturas son válidas ante el SRI. ## Reglas del SRI que debes conocer (2026) - IVA vigente: 15 % (tarifa general), 5 % y 0 %. La lista de tarifas también muestra tarifas anteriores; no las uses en ventas actuales. - Consumidor final solo hasta USD 50 por factura. Si el total es mayor, debes identificar al comprador. - Desde el 01/01/2026 una factura a consumidor final no se puede anular ni corregir con nota de crédito. - Debes transmitir la factura al SRI el mismo día de su emisión. - Puedes anular una factura autorizada hasta el día 7 del mes siguiente a su emisión. 💡 Si es la primera vez que usas el sistema, practica en ambiente de Pruebas antes de emitir en Producción. --- ## Facturar con escáner de código de barras (agregado automático) Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/70-facturar-con-escaner-de-codigo-de-barras-agregado-automatico Activa la Búsqueda Exacta para que cada producto leído con el escáner se agregue solo a la factura, sin hacer clic. ## Para qué sirve Si vendes en caja con un lector (escáner o «pistola») de código de barras, puedes hacer que cada producto leído se agregue solo a la factura. No tienes que elegir el resultado ni pulsar «Añadir». El cursor vuelve al buscador y queda listo para el siguiente producto. ## Antes de empezar - Cada producto debe tener en su campo Codigo el mismo número que trae el código de barras (o en el código auxiliar). - Necesitas ser el usuario dueño de la cuenta para cambiar la configuración del establecimiento. - El escáner funciona como un teclado: no requiere instalar nada en el sistema. ## Activar la Búsqueda Exacta - Ve a Configuración → Empresas. - En tu empresa haz clic en el botón Ver Establecimientos. - En el establecimiento donde está la caja, haz clic en Editar (ícono del lápiz). - Activa el interruptor Utiliza Busqueda Exacta. - Haz clic en Guardar Cambios, al final de la página. - Si tenías abierta una factura, recarga la página para que tome el cambio. 💡 La opción es por establecimiento. Si tienes varias sucursales, actívala en cada una que use escáner. ## Cómo se factura con el escáner - Entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo. - Elige el cliente. - Haz clic en Buscar / Añadir. El cursor queda en el campo Producto. - Escribe en Cantidad cuántas unidades vas a vender (por defecto es 1). - Lee el código de barras con el escáner. - Espera menos de un segundo: aparece el aviso verde «Agregado» con el nombre del producto y la línea entra a la factura. - Lee el siguiente producto. Al terminar, cierra la ventana con Cerrar y revisa la tabla de productos. El sistema busca cuando dejas de escribir y hay más de 3 caracteres. Primero pone el producto cuyo código coincide exactamente con lo leído, y ese es el que se agrega. ## Elegir a mano por un momento: «Activar Busqueda Manual» Con la Búsqueda Exacta activa aparece una pequeña casilla junto a la palabra Producto. Al pasar el mouse dice Activar Busqueda Manual. - Casilla marcada: el sistema ya no agrega solo. Buscas por nombre, eliges el resultado, revisas precio y bodega, y pulsas Añadir y Continuar o Añadir y Cerrar. - Casilla desmarcada: vuelve el agregado automático. Úsala cuando buscas un producto por nombre (por ejemplo «tornillo») y quieres elegir con calma de la lista. Aunque no la marques, el sistema agrega el producto automáticamente únicamente cuando lo leído coincide exactamente con un código. ## Combínalo con «Utiliza Combinacion de Articulos» Si lees dos veces el mismo producto, por defecto se crean dos líneas. En caja suele ser mejor que se sume la cantidad en la misma línea. Para eso activa también Utiliza Combinacion de Articulos en el mismo establecimiento. Mira el artículo «Agregar el mismo producto dos veces: sumar, repetir o bloquear». ## Preguntas frecuentes ### Leí el código y no pasó nada - Revisa que el código esté guardado en el producto. Si no existe, no hay nada que agregar. - Revisa que la casilla Activar Busqueda Manual esté desmarcada. - Si el producto controla stock y no hay existencias, sale «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» y no se agrega. ### Escaneé y no se agregó nada El sistema solo agrega el producto cuando lo leído es exactamente su Código o su Código auxiliar. Si no hay coincidencia exacta, te muestra los productos parecidos en la lista para que elijas el correcto con Añadir y Continuar. Para que la próxima vez se agregue solo, registra ese código de barras en el campo Código o Código auxiliar del producto en Productos & Servicios → Ver Todos. ### ¿Puedo usar el escáner sin activar nada? Sí. El escáner escribe el código en el buscador y el sistema muestra el resultado. Solo tendrás que pulsar Añadir y Continuar por cada producto. --- ## Buscar, filtrar y exportar facturas Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/47-buscar-filtrar-y-exportar-facturas Usa Facturas > Todos para filtrar por fecha, estado, vendedor o pago, descargar Excel e imprimir, duplicar o editar facturas. En Facturas → Todos consultas todas las facturas del establecimiento, ves en qué estado está cada una y si ya te la pagaron, y descargas reportes a Excel. Para crear una factura revisa el artículo Crear una factura paso a paso. ## Abrir el listado - Entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos. - Arriba tienes el botón Nueva Factura y Ir a Vista Global (muestra las facturas de todos tus establecimientos). ## Filtrar y descargar - Usa Búsqueda para escribir el cliente o el número de factura. - Elige el rango con Fecha Inicio y Fecha Fin. - Filtra por Estado (Autorizado, Borrador, No Autorizado, Anulado…), Vendedor o Estado Pago (Pendiente, Pagado, Pendiente Parcial). Marca Solo Reembolsos si buscas facturas de reembolso. - Ajusta Ordenar Por, Orden y Ver (cantidad por página) y haz clic en Aplicar Filtros. - Para un reporte, haz clic en Descargar en Excel (resumen) o Descargar en Excel Detallado (con detalle por producto). Se descarga con los filtros aplicados. Al pie de la tabla verás el Total de la pagina y el Total General de subtotal, ICE, IVA y total. ## Acciones de cada factura - Imprimir (formato A4) e Imprimir en POS (ticket para impresora térmica). - Duplicar Facturas: abre una factura nueva con el mismo cliente y productos. Útil para ventas repetidas. - Editar: solo aparece en facturas en Borrador o con error (No Autorizado, Devuelto, Error en Firmado). Una factura autorizada no se edita. - En el menú … tienes además Ver Pagos, Nota de Crédito (en facturas autorizadas), Crear Guia (si tu plan incluye guías) y Eliminar Comprobante (solo en documentos que no llegaron al SRI). - Anular Comprobante aparece en facturas autorizadas. Revisa el artículo Anular una factura y otras acciones sobre facturas emitidas. 💡 Pasa el mouse sobre la llave de la primera columna para ver la clave de acceso, y sobre el subtotal para ver la utilidad y el costo de la venta. ## Preguntas frecuentes - Mi factura quedó en Borrador. Ábrela con Editar, revisa y usa Guardar, Firmar y Enviar. Hazlo el mismo día de emisión. - No veo la opción Descargar en Excel. Tu usuario no tiene permiso de reportes; pídeselo al usuario principal de la cuenta. --- ## Agregar el mismo producto dos veces: sumar, repetir o bloquear Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/73-agregar-el-mismo-producto-dos-veces-sumar-repetir-o-bloquear Decide qué pasa cuando agregas un producto que ya está en la factura: nueva línea, sumar la cantidad o mostrar «El producto ya fue anadido». ## Para qué sirve Cuando agregas a la factura un producto que ya está en la tabla, el sistema puede hacer tres cosas distintas. Tú eliges cuál según tu forma de vender. - Agregar otra línea (lo normal): el producto aparece dos veces, cada línea con su cantidad. - Sumar la cantidad en la línea que ya existe: ideal para caja con escáner, donde lees el mismo producto varias veces. - Bloquear con el aviso «El producto ya fue anadido»: útil para evitar errores de digitación. ## Antes de empezar Solo el usuario dueño de la cuenta puede cambiar estas opciones. Se configuran en Configuración → Empresas → Ver Establecimientos. Después de cambiarlas, recarga la pantalla de la factura. ## Opción 1: nueva línea (por defecto) No tienes que activar nada. Cada vez que pulsas Añadir y Continuar o Añadir y Cerrar se crea una línea nueva, aunque el producto ya esté. Sirve cuando quieres poner un detalle distinto en cada línea (por ejemplo, el número de serie de cada equipo). ## Opción 2: sumar la cantidad en la misma línea - Ve a Configuración → Empresas y haz clic en Ver Establecimientos. - Haz clic en Editar (lápiz) del establecimiento. - Activa Utiliza Combinacion de Articulos. - Haz clic en Guardar Cambios. Desde ahora, si agregas un producto que ya está en la tabla, el sistema suma la nueva cantidad a esa línea y recalcula los totales. 💡 Si el producto controla stock, la suma también se valida: si la cantidad total supera lo disponible verás «No Existe Stock Suficiente para Este Producto». Si el producto permite facturar sin stock, verás el aviso «Venta sin stock» y la venta continúa. ## Opción 3: bloquear el producto repetido Esta opción está en el punto de emisión, en el bloque Configuracion Adicional. La pantalla advierte que no se modifique sin consultar a soporte; si no estás seguro, pide ayuda a tu proveedor. - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos. - En el establecimiento, haz clic en Ver Puntos emision. - Haz clic en Editar del punto de emisión (la caja). - Busca el campo Impedir repetir un producto en la factura y elige Sí (avisa «El producto ya fue añadido» y no lo agrega otra vez) o No (permite el mismo producto en varias líneas). - Haz clic en Guardar Cambios. Con el bloqueo activo, al repetir un producto aparece el error «El producto ya fue anadido» con la nota «Puede desactivar esta validación en la configuración». Si necesitas más unidades, cambia la cantidad directamente en la línea que ya existe. 💡 Si tienes activada la Opción 2 (Combinacion de Articulos), esa opción manda: el producto se suma y el bloqueo no se aplica. ## ¿Cuál me conviene? - Caja con escáner o mucho volumen: Opción 2. Lee el mismo código varias veces y se suma solo. Mira también «Facturar con escáner de código de barras». - Servicios o productos con detalle propio por unidad: Opción 1. - Vendedores que suelen duplicar líneas por error: Opción 3. ## Preguntas frecuentes ### Me sale «El producto ya fue anadido» y quiero quitarlo Elige No en Impedir repetir un producto en la factura del punto de emisión, o activa Utiliza Combinacion de Articulos en el establecimiento. Luego recarga la factura. ### Activé la combinación y sigue creando líneas nuevas Recarga la página de la factura: la configuración se lee al abrirla. Revisa también que activaste la opción en el mismo establecimiento con el que estás facturando (lo ves en el título «Nueva Factura en …»). ### ¿Puedo cambiar la cantidad después de agregar? Sí. Escribe la nueva cantidad en la columna Cantidad de la tabla y los totales se recalculan. --- ## Anular una factura y otras acciones sobre facturas emitidas Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/48-anular-una-factura-y-otras-acciones-sobre-facturas-emitidas Anula una factura autorizada (plazo hasta el día 7), cuándo usar nota de crédito, y cómo reenviar, descargar o reimprimir. Una factura autorizada por el SRI ya no se puede modificar. Si te equivocaste o la venta no se concretó, puedes anularla o emitir una nota de crédito. Aquí también ves cómo reenviarla, descargarla o reimprimirla. ## Antes de anular: reglas del SRI - Plazo: hasta el día 7 del mes siguiente a la emisión. Si el día 7 cae en fin de semana, el sistema lo corre al siguiente día hábil. - Desde el 01/01/2026, una factura a Consumidor Final no se puede anular ni hacerle nota de crédito. - Si la factura ya tiene una nota de crédito, el sistema no te deja anularla. - Si llevas contabilidad y la factura tiene cobros registrados, primero elimina esos pagos (Ver Pagos). - Para retenciones, notas de crédito y notas de débito, el receptor tiene 5 días hábiles para aceptar la anulación. Mientras tanto el documento queda Pendiente de Anulación. ## Cómo anular una factura - Primero haz la solicitud en el portal del SRI: SRI en línea → Facturación Electrónica → Producción → Anulación → Solicitud de Anulación. - Luego entra al sistema, en Documentos Enviados SRI (o en Facturas → Todos), y busca la factura. - Haz clic en el ícono Anular Comprobante y confirma con Si, Anular!. - El sistema consulta al SRI. Si la factura ya figura anulada allá, la marca como Anulado anula su cuenta por cobrar y devuelve al inventario los productos de esa factura. Si todavía figura autorizada, te avisa que falta hacer la solicitud en el SRI. Si te equivocaste de factura mientras la anulación está pendiente, usa Cancelar Anulación Comprobante. ## Cuándo usar nota de crédito en lugar de anular - Pasó el plazo de anulación. - Solo quieres devolver una parte (algunos productos, un descuento o una corrección de precio). Desde el listado de facturas, abre el menú … de una factura autorizada y elige Nota de Crédito. El sistema te pregunta si la mercadería vuelve al inventario y te lleva al formulario con la factura ya elegida. ## Otras acciones en Documentos Enviados SRI - Filtra por Tipo Comprobante, Estado, fechas o vendedor y haz clic en Aplicar Filtros. - Ver Ride, Ver PDF y Descargar Ride y PDF: obtén el comprobante en PDF y su XML. - Reenviar Correo: vuelve a enviar la factura al correo del cliente. - Imprimir: en formato A4 o ticket POS. - Volver a Procesar y Ver Error: para facturas que no se autorizaron. - Descargar Paquete (xml+pdf): descarga en bloque los comprobantes filtrados. 💡 Para un reclamo o devolución, revisa el artículo Crear una nota de crédito paso a paso. --- ## Imprimir la factura en A4 o como ticket POS (y ticket en PDF de 80 mm) Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/84-imprimir-la-factura-en-a4-o-como-ticket-pos-y-ticket-en-pdf-de-80-mm Imprime tus facturas en hoja A4 o en impresora térmica, guarda el ticket como PDF de 80 mm y haz que se abra solo al emitir. ## Para qué sirve Cada factura se puede imprimir en dos formatos: - A4 (Imprimir): hoja normal, para impresora de oficina. - Ticket POS (Imprimir en POS): formato angosto para impresoras térmicas de caja. Además, el ticket se puede guardar como PDF de 80 mm para enviarlo por WhatsApp o archivarlo. ## Imprimir desde el listado de facturas - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos. - En la columna Acciones de la factura, haz clic en: el ícono de impresora relleno, Imprimir, para A4; o - el ícono de impresora de contorno, Imprimir en POS, para el ticket. - Se abre la vista previa con los botones Nueva Factura, Volver al Listado e Imprimir. En el ticket aparece también Imprimir en PDF. - Haz clic en Imprimir: se abre el diálogo de impresión del navegador. Elige tu impresora y confirma. Las mismas opciones están en el menú «...» de cada factura. En Documentos Enviados SRI tienes el ícono Imprimir (A4) para todos los tipos de comprobante. ## Ticket en PDF de 80 mm - Abre la factura con Imprimir en POS. - Haz clic en Imprimir en PDF. - Se abre en otra pestaña un PDF con ancho de 80 mm. Descárgalo o compártelo. 💡 Si la factura todavía no está autorizada, la vista previa avisa que el documento «solo es un Recibo». Cuando el SRI la autorice, el cliente recibe por correo el XML y el PDF oficial (RIDE). ## Elegir qué datos salen en el ticket El contenido del ticket se ajusta por establecimiento: - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos y haz clic en Editar (lápiz). - Baja al bloque Configuración de Impresión en Post. - Activa o apaga los interruptores: Mostrar Sucursal, Teléfono, Correo, Ambiente, Fecha de Autorización, Clave de Acceso, Dirección Cliente, Teléfono Cliente, Correo Cliente, Información Adicional, Formas de Pago, Descuento en Detalle, Subtotal en Detalle, Observaciones en Detalle, Ceros en la Cantidad y Codigo de Producto. - Haz clic en Guardar Cambios. Estos interruptores afectan solo al ticket POS. Si tu empresa tiene un formato de impresión personalizado (A4 o POS), lo prepara tu proveedor y se usa en lugar del formato estándar. ## Imprimir el ticket automáticamente al emitir En caja conviene que, al guardar la factura, se abra directamente la impresión. - En el mismo establecimiento (botón Editar), busca el bloque Configuración de Comprobante. - En Flujo de Factura elige: Ver Todos: vuelve al listado de facturas (por defecto). - Imprimir POS: abre el ticket listo para imprimir. - Imprimir en A4: abre el formato A4. - Documentos Enviados: va a la bandeja de Documentos Enviados SRI. - Haz clic en Guardar Cambios. 💡 El flujo se carga al iniciar sesión. Después de cambiarlo, cierra sesión y vuelve a entrar (o cambia de establecimiento y regresa) para que se aplique. ## Personalizar el PDF A4 (RIDE) El formato A4 (RIDE) sigue la estructura oficial que exige el SRI, así que sus datos no se pueden quitar ni reordenar: ahí no aplican los interruptores de arriba, que son solo para el ticket POS. Lo único que puedes personalizar en el PDF A4 es el logo: lo subes por punto de emisión en Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos emision → Editar, en el campo del logotipo. 💡 Si tu empresa necesita un diseño de PDF distinto al estándar (A4 o POS), eso lo prepara tu proveedor como un formato de impresión personalizado; no se configura desde esta pantalla. ## Preguntas frecuentes ### El ticket sale cortado o con letra muy pequeña En el diálogo de impresión del navegador elige el tamaño de papel de tu impresora térmica (por ejemplo 80 mm), quita encabezados y pies de página y deja la escala en 100 %. ### ¿El ticket reemplaza al RIDE? El ticket es una representación impresa para entregar en caja. El comprobante válido es el electrónico autorizado por el SRI, que el sistema envía al correo del cliente. ### ¿Puedo imprimir notas de crédito, guías o retenciones? Sí, en formato A4: usa el ícono Imprimir en Documentos Enviados SRI o en el listado de cada comprobante. --- ## Calcular una factura con 6 decimales (precios con muchos decimales) Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/89-calcular-una-factura-con-6-decimales-precios-con-muchos-decimales Cómo pedir el cálculo flexible de decimales y usar el interruptor «Calcular este documento con 6 decimales» en facturas y notas de crédito. ## Para qué sirve Por defecto el sistema calcula con 2 decimales, como pide el SRI. Algunos negocios manejan precios unitarios con muchos decimales (por ejemplo 0,123456 por unidad en ventas de miles de unidades). Con 2 decimales, el total puede diferir en 1 centavo del que espera tu cliente. Para esos casos existe el interruptor «Calcular este documento con 6 decimales». Lo activas solo en la factura que lo necesita; el resto sigue con 2 decimales. ## Antes de empezar - El interruptor solo aparece si tu establecimiento tiene autorizado el cálculo flexible de decimales. - Pedirlo requiere grabar un video de autorización (la opción se aparta de lo que exige el SRI). Solo el usuario dueño de la cuenta puede hacerlo. - Está disponible en facturas y notas de crédito (nuevas y al editarlas). ## Paso 1: pedir el cálculo flexible - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos y haz clic en Editar (lápiz). - En el bloque Configuracion Adicional, busca Decimales en calculos. - Elige una opción: 2 Decimales (DEFECTO SRI): lo normal. - 2 decimales, y todos cuando se necesite (requiere autorización): recomendado. Sigues en 2 decimales y aparece el interruptor para subir a 6 en el documento que decidas. - Todos los decimales (requiere autorización): todos los documentos se calculan con 6 decimales. - Si tu empresa tiene varias sucursales, en Aplicar a elige «Solo este establecimiento» o «Todos los establecimientos». Con «todos» basta un solo video. - Lee el aviso y pulsa Entiendo el riesgo, continuar (o Mejor dejo 2 decimales para cancelar). - Haz clic en Guardar Cambios. Tu configuración sigue igual por ahora. - En el Escritorio aparece un aviso para grabar la autorización en video. Grábalo y súbelo. - Cuando el equipo de soporte revisa y aprueba el video, el cambio se aplica. 💡 Volver de 6 a 2 decimales no pide video: se aplica directamente. ## Paso 2: usar el interruptor en una factura - Entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo. - Sobre la tabla de productos verás Calcular este documento con 6 decimales y, a la derecha, «Ahora mismo: 2 decimales». - Agrega tus productos como siempre. - Activa el interruptor. El sistema recalcula todas las líneas y muestra el aviso «Recalculado». - Revisa los totales y emite la factura. Puedes activarlo antes o después de agregar productos. Si lo apagas, todo vuelve a 2 decimales. ## Notas de crédito de una factura con 6 decimales La nota de crédito debe calcularse con los mismos decimales que su factura. Al elegir la factura de sustento, el sistema ajusta solo la precisión. Si ya habías cargado productos con otra precisión, aparece el aviso «Esta factura se calculo con 6 decimales y ya tiene productos cargados con otra precision. Quitelos y vuelva a cargarlos…». Quita las líneas y vuelve a traerlas desde la factura. ## Preguntas frecuentes ### No veo el interruptor de 6 decimales Tu establecimiento no tiene autorizado el cálculo flexible, o el video aún está en revisión. Revisa el aviso en el Escritorio. Si emites desde otro establecimiento, la autorización debe cubrir también a ese. ### ¿El SRI acepta 6 decimales? El SRI admite más de 2 decimales solo en cantidad y precio unitario. Subtotales, impuestos y total van a 2 decimales. Por eso el cálculo flexible se usa solo cuando hace falta y requiere tu autorización. ### Mi factura descuadra por 1 centavo con la orden de compra del cliente Es el caso típico para activar 6 decimales en ese documento. Si pasa con todos tus clientes, consulta a tu contador antes de elegir «Todos los decimales». --- ## Por qué los comprobantes solo se envían con fecha de hoy (y cómo pasar uno de ayer a hoy) Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/138-por-que-los-comprobantes-solo-se-envian-con-fecha-de-hoy-y-como-pasar-uno-de-ayer-a-hoy La fecha de la factura viene fija con el día de hoy. Si un comprobante quedó de un día anterior sin autorizar, edítalo para pasarlo a hoy o emite otro. ## La regla: se transmite el mismo día La normativa del SRI exige enviar cada comprobante electrónico el mismo día de su emisión. Enviarlo después expone a multas. Por eso: - En la factura nueva el campo Fecha viene con el día de hoy y está bloqueado. - El sistema solo envía al SRI comprobantes con fecha de hoy. Única excepción: los de ayer hasta las 00:10 (para quien emitió a última hora). - El sistema no cambia fechas por su cuenta: tú decides si pasas el comprobante a hoy o emites otro. La regla aplica al ambiente de producción. En el ambiente de pruebas no hay límite de fecha. ## Mensaje «Fuera de plazo» Si pulsas Volver a Procesar en un comprobante de un día anterior, verás: «Fuera de plazo: solo se envían al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10). Para este comprobante cambie la fecha a hoy o emita uno nuevo.» Además, el botón Volver a Procesar solo aparece en comprobantes de hoy. ## Cómo pasar a hoy un comprobante que quedó de ayer Sirve para comprobantes en Borrador, No Autorizado, Devuelto o con error de firma. - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos (o a Documentos Enviados SRI). - En la fila del comprobante, haz clic en Editar (ícono del lápiz). - Al abrirse, la fecha cambia sola a hoy y aparece el aviso «La fecha de envío al SRI debe ser el mismo día de la emisión. Se actualizó automáticamente a hoy.» - Revisa los datos y pulsa Guardar, Firmar y Enviar. Al guardar se genera una clave de acceso nueva (la clave lleva la fecha). El número de la factura se mantiene. 💡 Si el comprobante es de hoy, al editarlo no aparece ningún aviso: la fecha ya es correcta. ## Comprobantes en estado intermedio de un día anterior Si el comprobante de ayer quedó en Procesando, Generado, Firmado, Recibido o Pendiente Autorización, puede que el SRI ya lo tenga. Antes de editarlo: - Consulta su clave de acceso (ícono de llave en Documentos Enviados SRI) en el portal del SRI. - Si el SRI ya lo autorizó, no lo edites: contacta a soporte para que el sistema actualice el estado. - Si el SRI no lo tiene, ábrelo con Editar (aparece en Documentos Enviados SRI para estos casos) y envíalo con fecha de hoy. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo facturar hoy una venta de ayer? Sí: la factura se emite con la fecha de hoy. Lo que no se puede es transmitir hoy un comprobante con fecha de ayer. ### ¿Por qué el sistema no envió solo mi factura cuando volvió el SRI? Los reenvíos automáticos solo toman comprobantes de hoy. Si el SRI estuvo caído hasta el día siguiente, pasa la factura a hoy con Editar. --- ## Factura a consumidor final: tope de USD 50 y no se puede anular Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/144-factura-a-consumidor-final-tope-de-usd-50-y-no-se-puede-anular Cómo facturar a consumidor final, el tope de USD 50 y por qué desde 2026 esa factura no se puede anular ni corregir con nota de crédito. ## Para qué sirve La factura a consumidor final es la que emites sin identificar al comprador (venta al público). El SRI la limita a montos pequeños y, desde 2026, no permite corregirla después. Revisa bien antes de emitir. ## Cómo facturar a consumidor final - Entra a Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo. - En Datos del Comprador no busques ningún cliente: deja la identificación y el nombre vacíos. La pantalla muestra en gris «9999999999999» y «Consumidor Final». - Agrega los productos y la forma de pago. - Al pulsar Solo Guardar o Guardar, Firmar y Enviar aparece el aviso «Recuerde que Consumidor Final no puede anular, desea proceder!». Confirma solo si los datos están bien. El sistema también toma como consumidor final la identificación 9999999999999. ## Tope de USD 50 Si el Valor Total pasa de USD 50, el sistema no deja guardar y muestra: «Las Facturas Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final» Solución: identifica al comprador. Búscalo en Cliente o pulsa Nuevo para crearlo con su cédula (10 dígitos), RUC (13 dígitos) o pasaporte. Esta validación también la hace el servidor, así que no se puede saltar. Si una factura así llegó al SRI, este la rechaza con «ERROR EN LA IDENTIFICACION DEL RECEPTOR La factura supera los 50 USD…». Edítala, elige al cliente y reenvía. ## No se puede anular ni hacer nota de crédito (desde 2026) Por resolución del SRI, las facturas a consumidor final emitidas desde el 01/01/2026: - No se pueden anular. Al intentarlo verás «Desde el 01/01/2026 el SRI no permite anular facturas emitidas a Consumidor Final». - No admiten nota de crédito. El sistema muestra «No se puede emitir una nota de credito a CONSUMIDOR FINAL. La nota de credito debe ir a un comprador identificado, el mismo de la factura.». Si te equivocaste, registra el ajuste internamente según te indique tu contador. Para evitarlo, cuando el cliente pueda necesitar devolución o cambio, emite la factura con sus datos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo dividir una venta de USD 80 en dos facturas de USD 40 a consumidor final? No es recomendable: el SRI puede considerarlo una forma de evadir el tope. Identifica al comprador. ### Puse el nombre del cliente pero dejé la identificación vacía Sin identificación, el sistema trata la factura como consumidor final (y aplica el tope de USD 50). Para facturar a nombre del cliente, registra también su cédula, RUC o pasaporte. --- ## Pruebas o producción, punto de emisión y secuencial Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/150-pruebas-o-produccion-punto-de-emision-y-secuencial Qué cambia entre el ambiente de pruebas y el de producción, cómo se elige el punto de emisión, de dónde sale el secuencial y cómo ajustarlo o llenar huecos. ## Pruebas o producción: qué cambia - Pruebas: los comprobantes van al ambiente de pruebas del SRI. No tienen validez tributaria y no descuentan comprobantes de tu plan. Sirven para aprender y probar. - Producción: los comprobantes son reales, tienen validez tributaria y descuentan uno de tu plan al guardarse. Cada ambiente tiene su propia numeración: la factura 15 de pruebas no tiene nada que ver con la factura 15 de producción. Para saber en qué ambiente estás, mira el campo Ambiente en la cabecera del comprobante o la columna Ambiente de los listados. ## Cambiar el ambiente del punto de emisión El ambiente no se elige en la factura: lo define el punto de emisión. Solo el usuario dueño puede cambiarlo. - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos. - En el establecimiento, haz clic en Ver Puntos emision. - Haz clic en Editar del punto de emisión. - En Ambiente elige Pruebas o Producción. - Haz clic en Guardar Cambios. 💡 Antes de pasar a producción, confirma que tu firma electrónica está cargada y que el SRI te autorizó a emitir comprobantes electrónicos. ## Punto de emisión y establecimiento - El título de la pantalla dice dónde estás: «Nueva Factura en nombre Codigo Estab. 001». - El Punto Emisión (por ejemplo «001-CAJA PRINCIPAL») se elige en la cabecera del comprobante, entre los puntos de ese establecimiento. - Para emitir desde otro establecimiento, cambia la empresa o establecimiento activo en el selector de la barra superior (junto al nombre de la empresa). ## De dónde sale el secuencial Al abrir un comprobante nuevo, el campo Secuencial se llena solo con el siguiente número libre del punto de emisión y ambiente. Normalmente no tienes que tocarlo. - Si escribes un número mayor al que corresponde, el sistema lo reemplaza por el correcto y avisa: «El Secuencial Ingresado no puede ser mayor al Registrado en la base de datos, Le asignamos un nuevo secuencial». - Si escribes un número menor que está libre (por ejemplo, el de un borrador que eliminaste), lo usa. Así llenas huecos en la numeración. - Si el número ya está ocupado, el sistema asigna el siguiente libre. ## Ajustar la numeración: Desbloquear Secuenciales Úsalo cuando empiezas a facturar en el sistema y ya venías emitiendo en otro: debes continuar desde tu último número. - Abre el punto de emisión con Editar (pasos de arriba). - Activa el interruptor Desbloquear Secuenciales, arriba a la derecha. - Se habilitan los campos de Secuencial Ambiente Pruebas y Secuencial Ambiente Producción: Factura, Credito, Retención, Guia, Debito y Liquidación. - Escribe en cada uno el último número que ya usaste. El próximo comprobante saldrá con ese número más uno. - Haz clic en Guardar Cambios. Controles del sistema: - No puedes volver a un número ya usado: «El Secuencial de la factura ya fue utilizado…». - No puedes saltar más de 100 números de una vez: «…excede de 100 desde la última secuencial. Contacte con soporte técnico.» Si de verdad lo necesitas, pide ayuda a soporte. ## Errores comunes ### «La Secuencial no puede estar vacia» El secuencial no se cargó (conexión lenta o sesión vencida). Recarga la página para que lo traiga de nuevo. ### «El secuencial ya esta ocupado» al editar Escribiste un número que ya tiene otro comprobante. Deja el número original o usa el siguiente libre. ### «El secuencial X no puede exceder la secuencia maxima…» al editar Al editar no puedes adelantarte a la numeración. Usa como máximo el siguiente número libre. ### Hice pruebas y ahora quiero facturar de verdad Cambia el punto de emisión a Producción. La numeración de producción empieza aparte; los comprobantes de pruebas no cuentan ante el SRI. --- ## Traer los datos del cliente desde el SRI y errores de cédula o RUC Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/155-traer-los-datos-del-cliente-desde-el-sri-y-errores-de-cedula-o-ruc Usa el botón Buscar en SRI para llenar nombre y dirección del cliente con su cédula o RUC, y soluciona «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida». ## Para qué sirve Al crear un cliente desde la factura no tienes que escribir su nombre y dirección: el botón Buscar en SRI los trae del registro del SRI con solo su cédula o RUC. Ahorras tiempo y evitas errores de digitación. ## Paso a paso - En Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo, ve a Datos del Comprador. - Si el cliente ya existe, escríbelo en Cliente (nombre o identificación), pulsa la lupa, elígelo en Seleccione un Resultado y su Sucursal. Listo. - Si es nuevo, pulsa Nuevo. - En Tipo Identificacion elige Cedula o Ruc. - Escribe la Identificacion: cédula de 10 dígitos o RUC de 13 dígitos, solo números. - Pulsa Buscar en SRI (botón celeste bajo la identificación). - El sistema llena Nombres/Razon Social, Dirección, Provincia y Ciudad. - Completa Correo y Telefono para que el cliente reciba su comprobante. El cliente queda guardado al emitir la factura y la próxima vez lo encuentras con el buscador. Para corregir sus datos usa Editar. 💡 El botón Buscar en SRI también está en las pantallas de clientes, proveedores y transportistas. ## Tipos de identificación - Cedula: 10 dígitos, solo números. - Ruc: 13 dígitos, solo números. - Pasaporte e Identificacion del Exterior: para extranjeros; aceptan letras y números. - Placa: para casos especiales (por ejemplo, ventas ligadas a un vehículo). Para vender sin identificar al comprador, deja los datos vacíos: será consumidor final (máximo USD 50). ## Errores comunes ### «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida…» Causa: la cédula no tiene 10 dígitos o el RUC no tiene 13, tiene letras, espacios o guiones, o elegiste un tipo que no corresponde (por ejemplo, un RUC con tipo Cedula). El número aparece pegado al final del mensaje. Solución: corrige el número o el Tipo Identificacion. Para extranjeros usa Pasaporte o Identificacion del Exterior. ### «Sri no disponible!» El servicio de consulta del SRI no respondió. Espera unos minutos y vuelve a intentar, o escribe los datos a mano: no es obligatorio usar el botón. ### El SRI no devuelve datos para una cédula Algunas personas sin RUC no aparecen en la consulta. Escribe el nombre y la dirección a mano. ### «El Cliente ya Existe» al pulsar Nuevo Esa identificación ya está registrada. Búscala en el campo Cliente. Si necesitas otra dirección para el mismo cliente, crea una sucursal en Clientes/Proveedores → Ver Clientes. --- ## Descuentos por línea y cambio de precio en la factura Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/161-descuentos-por-linea-y-cambio-de-precio-en-la-factura Aplica descuentos en porcentaje o valor en cada producto, cambia el precio unitario y controla qué vendedores pueden hacerlo. ## Para qué sirve En la tabla de productos de la factura puedes rebajar el precio de cada línea con un descuento, o cambiar su precio unitario. El total de descuentos se suma en Total descuento, dentro de Totales. 💡 El descuento se aplica línea por línea. No hay un descuento global para toda la factura: si quieres rebajar todo, pon el mismo porcentaje en cada línea. ## Aplicar un descuento - Agrega el producto con Buscar / Añadir. - En la línea, escribe el descuento en una de las dos columnas: %Desc: porcentaje. El sistema calcula el valor. - Desc: valor en dólares. El porcentaje se pone en 0. - El Subtotal, el IVA y el total de la línea se recalculan solos. Si usas porcentaje y luego cambias la cantidad o el precio, el valor del descuento se recalcula con el mismo porcentaje. Si el producto tiene un descuento por defecto en su ficha, ya entra aplicado al agregarlo. ## Reglas y mensajes - «El porcentaje de descuento no puede ser negativo o superar al 100%»: el % debe estar entre 0 y 100. - «El descuento no puede ser negativo». - «El descuento no puede ser mayor al subtotal…»: el valor no puede pasar de cantidad × precio. En todos los casos el descuento vuelve a 0 y debes escribirlo de nuevo. ## Cambiar el precio unitario Escribe el nuevo valor en la columna P.Unitario de la línea. El subtotal, el IVA y el total se recalculan. ## Quién puede dar descuentos o cambiar precios El usuario dueño puede todo. Para los vendedores depende de sus permisos: - Con el usuario dueño, ve a Configuración → Vendedores. - En el vendedor, haz clic en el botón Permisos. - En el bloque Facturas marca o desmarca Descuento y Cambiar Precio Item. En Notas de Credito está también Cambiar Precio Item. - Haz clic en Guardar Cambios. Sin esos permisos, las columnas %Desc, Desc y P.Unitario aparecen bloqueadas para ese vendedor. Los permisos se cargan al iniciar sesión: el vendedor debe salir y volver a entrar para ver el cambio. ## Preguntas frecuentes ### ¿El descuento sale en el PDF? Sí, en el RIDE y en el XML va el descuento de cada línea. En el ticket POS depende del interruptor Mostrar Descuento en Detalle del establecimiento. ### Quiero que mis vendedores solo vendan a precio de lista Quítales los permisos Descuento y Cambiar Precio Item. ### El descuento me deja un centavo de diferencia Pasa con precios con muchos decimales. Mira «Calcular una factura con 6 decimales». --- ## Stock al facturar: «No Existe Stock Suficiente», combos y lotes Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/166-stock-al-facturar-no-existe-stock-suficiente-combos-y-lotes Qué hacer cuando un producto no tiene stock al facturar, cómo vender sin stock, cómo se descuentan los combos y cómo elegir el lote. ## Cómo controla el stock la factura Si un producto controla stock, la factura no deja vender más de lo que hay en la Bodega elegida. El número entre paréntesis junto al producto en Seleccione un Resultado es su existencia. Los servicios y productos sin control de stock no tienen este límite. El control ocurre dos veces: al añadir el producto (en la pantalla) y al guardar (en el servidor), porque otro vendedor pudo vender el mismo producto mientras tanto. ## «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» Causa: la cantidad (o la suma con lo que ya está en la tabla) supera la existencia de esa bodega. También verás «La cantidad no puede ser mayor al Stock disponible» si subes la cantidad directamente en la línea. Soluciones: - Registra la compra o un Ingreso de Mercadería (Productos & Servicios → Ingreso Mercadería) y vuelve a agregar el producto. - Elige otra Bodega que sí tenga existencia, en la ventana Productos y Servicios. - Permite vender sin stock en ese producto (abajo). ### «El producto X ya no tiene stock suficiente» al guardar Alguien vendió ese producto mientras armabas la factura. Ajusta la cantidad o la bodega y guarda de nuevo. ## Vender sin stock (inventario negativo) - Ve a Productos & Servicios → Ver Todos y edita el producto. - Activa Permitir Facturar sin Stock (En negativo) y guarda. Desde ahora, al vender más de lo que hay aparece el aviso «Venta sin stock» («Está vendiendo X y hay Y… el costo de esta venta será provisional») y la venta continúa. El inventario queda en negativo hasta que registres la compra que la respalda. 💡 Úsalo con cuidado: con inventario negativo el costo y la utilidad de esas ventas son provisionales. ## Productos combo Un combo (o receta) es un producto formado por otros. Al venderlo se descuenta el stock de cada componente. - Si un componente no alcanza: «No Existe Stock Suficiente para Este Producto Combo». - Al guardar, si otro vendedor consumió algún componente: «Los productos incluidos en el combo '…' no tienen suficiente stock…». Solución: repón el componente que falta con un Ingreso de Mercadería o baja la cantidad del combo. ## Lotes y fechas de caducidad Si tu empresa trabaja con lotes y el producto los usa, al guardar la factura el sistema decide de qué lote sale cada línea: - Con orden FEFO (primero lo que caduca antes) o FIFO (primero lo que entró antes) lo hace solo, sin preguntar. - Solo se abre la ventana «¿De qué lote sale?» si el producto está en modo manual o si el lote no alcanza. Ya viene propuesto lo que el sistema despacharía: puedes cambiarlo, pero las cantidades deben cuadrar. Pulsa Continuar. - Si no hay lotes con existencia, el aviso dice que el producto saldrá sin lote y no se podrá rastrear. ## Preguntas frecuentes ### El producto tiene stock pero me dice que no Revisa la bodega: el stock es por bodega. Mira la existencia en Productos & Servicios → Existencias. ### Vendo servicios y me pide stock Edita el producto y pon Stock en NO (o tipo Servicio). Así no controla existencias. --- ## Totales de la factura: IVA 15 %, 5 %, 0 %, no objeto, exento, ICE, IRBPNR y propina Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/170-totales-de-la-factura-iva-15-5-0-no-objeto-exento-ice-irbpnr-y-propina Cómo se reparte el subtotal según el IVA de cada producto, qué son el IVA diferenciado, el ICE y el IRBPNR, y cómo agregar la propina del 10 %. ## La tarifa de IVA sale del producto En la factura no eliges el IVA: cada línea usa el Tipo Iva guardado en el producto. Para cambiarlo, edita el producto en Productos & Servicios → Ver Todos y vuelve a agregarlo a la factura. Tarifas disponibles: 15% (general), 5% (bienes y servicios con tarifa reducida), 0%, No Objeto de Impuesto, Exento de Iva e Iva Diferenciado. El selector todavía muestra 12 % y 13 %, tarifas históricas que ya no debes usar en facturas nuevas. ## Cómo se lee el bloque Totales - Subtotal sin Impuestos: suma de todas las líneas después de descuentos. - Subtotal Iva: líneas con IVA 15 % o 5 %. - Subtotal 0%, Subtotal no objeto de iva, Subtotal Exento de iva: líneas de cada tipo. - Subtotal Iva Diferenciado e Iva Diferenciado: solo para el sector turístico (abajo). - Total descuento: suma de los descuentos de las líneas. - Valor ICE y Valor irbpnr: impuestos especiales (abajo). - Iva: valor del IVA. - Propina 10% y Valor Total. ## IVA diferenciado (sector turístico) En los feriados que el Gobierno declara para turismo, algunos servicios turísticos facturan con IVA reducido. Si tu negocio aplica: - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar. - En Configuracion Adicional activa IVA SECTOR TURISTICO 8% («Aplica solo para sector turistico Feriados»). - Guarda. Mientras esté activo, los productos con IVA 15 % se facturan como IVA diferenciado. - Al terminar el feriado, desactívalo. 💡 Confirma con tu contador si tu actividad aplica y las fechas exactas del beneficio. ## ICE El Impuesto a los Consumos Especiales aplica a bebidas alcohólicas, cigarrillos, bebidas azucaradas y otros. Se configura en el producto: ICE (código) y Porc Ice (tarifa), o un ICE unitario por defecto. En la factura aparece la columna ICE de cada línea y el Valor ICE en Totales. El ICE de la línea solo es editable para quien tiene permiso de cambiar precio. ## IRBPNR (botellas plásticas) El Impuesto Redimible a las Botellas Plásticas No Retornables se activa en el campo Irbpnr del producto. Su valor se suma en Valor irbpnr. ## Propina del 10 % - Agrega los productos. - En Totales, activa Propina 10%. - El sistema suma el 10 % del Subtotal sin Impuestos al Valor Total y la informa en el XML. - Ajusta el valor de la Forma de Pago al nuevo total (si tienes una sola forma de pago, se ajusta sola). La propina es siempre del 10 %; no se puede poner otro porcentaje. ## Preguntas frecuentes ### Mi producto debería tener 0 % y sale con 15 % Edita el producto, cambia el Tipo Iva, quita la línea de la factura y vuelve a agregarla. ### ¿Qué diferencia hay entre 0 %, no objeto y exento? Las tres no cobran IVA, pero el SRI las reporta por separado. Usa la que corresponda según la ley o tu contador. --- ## Formas de pago en la factura: efectivo, varias formas, plazo, cuotas y límite de crédito Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/175-formas-de-pago-en-la-factura-efectivo-varias-formas-plazo-cuotas-y-limite-de-credito Qué forma de pago del SRI elegir (efectivo, transferencia, tarjeta), cómo combinar varias, vender a plazo, generar cuotas y el aviso de límite de crédito. ## ¿Cuál es «efectivo»? El SRI no tiene una opción llamada «Efectivo». Usa estos códigos: - Sin utilizacion del sistema financiero (01): efectivo. - Otros con Utilizacion del Sistema Financiero (20): transferencias, depósitos y cheques. - Tarjetas de Debito (16) y Tarjeta de Credito (19). - Dinero Electronico (17), Tarjeta Prepago (18), Endoso de Titulos (21) y COMPENSACIÓN DE DEUDAS (15). 💡 Pagos mayores a USD 500 deben hacerse por el sistema financiero para que el gasto sea deducible para tu cliente. En esos casos usa una forma distinta de «Sin utilizacion del sistema financiero». ## Una sola forma de pago En el bloque Forma de Pago elige la forma. Con una sola forma, el Valor se iguala solo al total de la factura. Para que cada caja proponga su forma más usada: Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos emision → Editar, campo Forma de pago defecto. ## Varias formas de pago - Pulsa Añadir en el bloque Forma de Pago. Aparece otra fila. - Elige la forma y escribe el Valor de cada una (por ejemplo, 30 en efectivo y 70 con tarjeta). - Para quitar una fila usa el botón rojo de esa fila. La suma debe ser exactamente igual al Valor Total. Si no, verás «El total de las Formas de Pago tiene q se igual al Total de la Factura» y no se guarda. ## Factura a crédito (plazo) - En la forma de pago escribe el Plazo (un número, por ejemplo 30). - En el selector de al lado elige Dias, Meses o Años. El plazo fija la fecha de vencimiento de la factura en Cuentas por Cobrar. Su Estado Pago en el listado (Pendiente, Pendiente Parcial, Pagado) cambia a medida que registras los cobros. El plazo no puede ser negativo («El plazo no puede ser negativo»). ## Generar cuotas automáticamente Con el módulo de Cobranza, si el cliente tiene una Condición de Pago con cuotas (por ejemplo 30/60/90), al elegirlo aparece el botón Generar cuotas junto a Añadir. - Elige el cliente y agrega todos los productos. - Pulsa Generar cuotas. - El sistema reparte el total en varias formas de pago, cada una con su plazo en días. - Revisa los valores y emite. La condición se asigna en la ficha del cliente (Clientes/Proveedores → Ver Clientes → Editar, campo Condición de Pago). ## Aviso de límite de crédito Con el módulo de Cobranza puedes poner a cada cliente un Límite de Crédito y elegir en Si supera el límite: No controlar, Avisar y dejar continuar, o Bloquear la venta a crédito. Al facturar a plazo, si la deuda más la nueva factura supera el límite, verás: «Este cliente tiene un límite de crédito de $… y ya debe $… Con este documento llegaría a $…, que son $… de más.» - Si solo avisa: puedes continuar. - Si bloquea: cobra de contado (sin plazo), registra los cobros pendientes del cliente o amplía su límite. Las facturas de contado (sin plazo) no se revisan contra el límite. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué pongo si me pagan por transferencia? Otros con Utilizacion del Sistema Financiero. ### Puse plazo pero la factura vence hoy Revisa que elegiste Dias, Meses o Años. Con «ninguno» el plazo no se toma en cuenta y la factura vence el mismo día. --- ## Errores comunes al guardar o emitir una factura Categoría: Facturas URL: https://azur.com.ec/ayuda/180-errores-comunes-al-guardar-o-emitir-una-factura Soluciones para «No dispone de comprobantes», «Su APL-KEY es invalido», «Error en Guardado Vuelva a Intentarlo», el cambio de IVA y otros mensajes. ## Antes de reintentar: evita duplicados Si al guardar aparece un error de conexión o de sesión, la factura puede haberse guardado igual. Antes de repetirla, revisa Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos o Documentos Enviados SRI. Si ya está, no la emitas de nuevo. ## «No dispone de comprobantes…» Causa: tu plan no tiene cupo o no tienes un plan vigente. El mensaje detalla tu caso, por ejemplo «ya usó los 100 comprobantes de su plan… del periodo…» y cómo seguir emitiendo. Solución: renueva o amplía tu plan, o compra comprobantes adicionales, como indica el mensaje. Si no estás seguro, consulta a tu proveedor. 💡 En ambiente de pruebas no se descuentan comprobantes. En producción se descuenta uno cuando la factura se guarda por primera vez, con cualquiera de los dos botones. ## «Su APL-KEY es invalido» Causa: la sesión venció o cambiaste de empresa o establecimiento en otra pestaña del navegador. La clave interna de la pantalla que tienes abierta ya no es válida. Solución: recarga la página (o vuelve a iniciar sesión) y repite el comprobante. Trabaja con una sola empresa a la vez por navegador. Pasa también en notas de crédito, guías y retenciones. ## «Error en Guardado Vuelva a Intentarlo» / «Ocurrieron Errores en la Creacion» Causa: el servidor no respondió bien (sesión vencida, conexión inestable) o falló al grabar. Qué revisar: - Que la sesión siga activa (recarga la página; si te pide ingresar, vuelve a entrar). - Que la factura no se haya creado (listado de facturas). - Que el cliente tenga identificación y nombre correctos. - Que cada producto tenga precio y tipo de IVA. El aviso rojo siempre sugiere «Contacte con Soporte Tecnico». Si el texto del error describe un dato (cliente, stock, formas de pago), corrígelo tú mismo; si no, contacta a soporte. ## «Para generar el Comprobante Electrónico, debe aceptar las condiciones del cambio de IVA, Comuniquese con el Usuario Principal.» Causa: el usuario dueño de la cuenta no ha aceptado el aviso del cambio de tarifa de IVA. Solución: el dueño debe ingresar con su usuario y aceptar las condiciones que aparecen en pantalla. Los vendedores no pueden hacerlo. ## «Debe llenar la automatización de Facturas e Inventario» Aparece si llevas la contabilidad en el sistema y faltan cuentas contables. Completa Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones y vuelve a emitir. Mira el artículo del módulo de Contabilidad. ## Otros mensajes frecuentes - «Las Facturas Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final»: identifica al comprador. - «El total de las Formas de Pago tiene q se igual al Total de la Factura»: ajusta los valores de las formas de pago. - «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida…»: corrige la identificación (cédula 10 dígitos, RUC 13, solo números). - «No Existe Stock Suficiente para Este Producto»: mira «Stock al facturar». - «La Secuencial no puede estar vacia»: recarga la página. - «El secuencial ya esta ocupado»: otra factura ya usó ese número en este punto de emisión (dos pestañas abiertas a la vez, por ejemplo). Recarga la página para que el sistema tome el siguiente secuencial disponible y vuelve a guardar. --- ## Registrar una compra y su retención en un solo paso Categoría: Retenciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/23-registrar-una-compra-y-su-retencion-en-un-solo-paso Emite la retención 2.0 desde la pestaña Retención al registrar la compra, con retenciones automáticas configuradas en el proveedor. La forma más rápida de retener es hacerlo al mismo tiempo que registras la compra. Llenas la pestaña RETENCION de la compra y, al guardar, el sistema crea la retención 2.0 enlazada a esa compra y la envía al SRI. ## Antes de empezar (recomendado) Configura las retenciones automáticas del proveedor. Así, al elegirlo en la compra, el sistema propone solo las líneas de retención. - Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor, o abre uno existente desde Ver Proveedores. - En la sección RETENCIONES AUTOMATICAS elige Retencion IVA y Retencion Fuente (código y porcentaje del SRI). - Si quieres, completa Dias de Credito y Forma de Pago. También se llenan solos en la compra. - Guarda el proveedor. ## Pasos - Ve a Compras → Nuevo. - Si tienes la factura electrónica del proveedor, usa Importar Xml o Importar desde Clave de Acceso para que los datos se llenen solos. - En Datos del Proveedor, busca al proveedor, elígelo en Seleccione un Resultado y escoge la Sucursal. Si no existe, haz clic en Nuevo. - En Documento de Sustento, completa Sustento Tributario, Tipo Comprobante, Fecha Comprobante, Estab., P.Emisión, Secuencial y Autorización SRI. - En la pestaña PRODUCTOS (o en la de gastos), agrega lo que compraste con Buscar / Añadir. - Abre la pestaña RETENCION. Revisa Fecha Retención, Secuencial y Periodo Fiscal. - Si el proveedor tiene retenciones automáticas, las líneas ya aparecen. Si no, haz clic en Agregar. En la ventana Nuevo Impuesto, elige el Impuesto (IVA, RENTA o ISD) y el código de retención. El porcentaje se llena solo. Revisa la base y añade la línea. - Comprueba el cuadro Total Retenido (IVA, RENTA, ISD y TOTAL). - Completa la pestaña INFORMACION FISCAL(PAGO) y la Forma de Pago. - Haz clic en Guardar Compra y confirma. Verás el mensaje «Guardado y Procesando»: la compra queda registrada y la retención se firma y se envía al SRI. 💡 La base de renta es el subtotal sin impuestos de la compra y la base de IVA es el valor del IVA. Revisa siempre que el código elegido tenga el porcentaje vigente en 2026. ## Preguntas frecuentes ### No veo la pestaña RETENCION Tu plan no incluye retenciones. Consulta con tu proveedor del sistema. ### Ya guardé la compra sin retención, ¿qué hago? Emítela desde Compras → Todos. Revisa el artículo «Crear una retención desde una compra registrada». ### ¿Puedo editar o eliminar una compra que ya tiene retención? No. En Compras → Todos, los íconos de editar y eliminar desaparecen cuando la compra tiene una retención. En su lugar aparece Ver Retencion. --- ## Introducción a las retenciones Categoría: Retenciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/55-introduccion-a-las-retenciones Qué es una retención, porcentajes vigentes 2026 de renta e IVA, plazos y por qué la retención 2.0 se emite desde una compra registrada. La retención es el comprobante electrónico (tipo 07 del SRI) que entregas a tu proveedor cuando, al pagarle, te quedas con una parte de su impuesto a la renta o de su IVA para declararla y pagarla tú al SRI. En el sistema, la retención se emite desde la compra registrada, con el formato 2.0 que exige el SRI. ## Tipos de retención ### Retención en la fuente (impuesto a la renta) Se calcula sobre el subtotal sin impuestos de la compra. El porcentaje depende del concepto (código de retención del SRI). Desde 2026 (Res. NAC-DGERCGC26-00000009) los porcentajes vigentes son 0, 1, 1,75, 2, 3, 5 y 10 %. Los antiguos 2,75 % y 8 % ya no existen. ### Retención de IVA Se calcula sobre el valor del IVA de la compra: - 30 % en compras de bienes. - 70 % en servicios. - 100 % en casos como servicios profesionales y arriendos de personas naturales, o liquidaciones de compra. - 10 % (bienes) y 20 % (servicios) cuando le retienes a un contribuyente especial. ### ISD El sistema también permite registrar retenciones del impuesto a la salida de divisas cuando corresponda. ## Retención 2.0: por qué se hace desde la compra La retención 2.0 lleva todo el sustento de la compra: código de sustento tributario, tipo y número del documento del proveedor, autorización, bases por tarifa de IVA y formas de pago. El sistema toma esos datos de la compra que registraste, así que no tienes que volver a escribirlos. Al abrir el formulario verás el aviso «Esta Realizando una Retención en la Version 2.0 (ATS)». ## Plazos que debes cumplir - Emisión: dentro de los cinco días siguientes a recibir el comprobante de venta del proveedor. - Envío al SRI: el mismo día de la emisión. El sistema lo hace al pulsar Guardar, Firmar y Enviar. - Anulación: hasta el día 7 del mes siguiente. El proveedor debe aceptarla en el portal del SRI dentro de 5 días hábiles. ## Antes de emitir retenciones - Ser agente de retención (sociedades, contribuyentes especiales y quienes designe el SRI). - Tener la firma electrónica vigente cargada en el sistema. - Que tu plan incluya retenciones y compras. Si no ves la pestaña RETENCION en la compra, consulta con tu proveedor. - Tener el proveedor registrado con RUC o cédula válidos (Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor). ## Cómo se hace en el sistema - En un solo paso: al registrar la compra, llenas la pestaña RETENCION. Revisa el artículo «Registrar una compra y su retención en un solo paso». - Después: si la compra ya está guardada, la retención se emite desde Compras → Todos. Revisa el artículo «Crear una retención desde una compra registrada». - Consultar, reenviar o anular: revisa el artículo «Gestión de retenciones». ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo hacer una retención sin registrar la compra? La opción Comprobantes Electrónicos → Retención → Nuevo abre el formato anterior (1.0), sin compra. El propio sistema avisa que el SRI exige la 2.0 y que debe hacerse desde compras. Úsala solo si sabes lo que haces: esa retención no queda enlazada a la compra ni a la cuenta por pagar. ### ¿Dónde veo cuánto retuve en el mes? En Impuestos → Resumen Retenciones, por porcentaje, base imponible y valor. --- ## Crear una retención desde una compra registrada Categoría: Retenciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/56-crear-una-retencion-desde-una-compra-registrada Emite la retención 2.0 de una compra ya guardada desde Compras > Todos: impuestos, códigos, porcentajes 2026 y envío al SRI. Usa este camino cuando la compra ya está registrada (a mano, con el XML o con la clave de acceso) y todavía no le hiciste la retención. El sistema toma de la compra el proveedor, el documento de sustento y las bases, y emite la retención en formato 2.0. ## Antes de empezar - La compra debe estar registrada en Compras, con el proveedor y el documento de sustento correctos. - Tu firma electrónica debe estar vigente y tu plan debe incluir retenciones. ## Pasos - Ve a Compras → Todos. - Busca la compra con los filtros (Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin, Tipo Comprobante) y haz clic en Aplicar Filtros. - En la columna Acciones, haz clic en el ícono Emitir Retencion (marcado en rojo en la imagen). Solo aparece si la compra todavía no tiene retención. Si ya la tiene, verás el ícono Ver Retencion. - Se abre Nueva Retencion con el aviso «Esta Realizando una Retención en la Version 2.0 (ATS)». Revisa Fecha, Periodo Fiscal (mes actual o anterior), Punto Emisión, Secuencial y Ambiente. Los Datos del Proveedor ya vienen de la compra. - En Impuestos, haz clic en Añadir. En la ventana Nuevo Impuesto, el tipo de documento, el Nro.Comprobante y la Fecha de Emision Sustento vienen de la compra y no se editan. - Elige el Impuesto (IVA, RENTA o ISD) y luego el código de retención. El Porcentaje se llena solo. La Base Imponible se propone sola: el subtotal sin impuestos para renta y el valor del IVA para IVA. Revísala y haz clic en Añadir. - Repite el paso anterior por cada impuesto. Lo normal es una línea de renta y otra de IVA. Para quitar una línea, usa la X. - Revisa el cuadro Total Retenido. Si lo necesitas, agrega Datos Adicionales (opcional) con nombre y detalle. - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. El sistema firma la retención, la envía al SRI y, cuando queda autorizada, se la envía por correo al proveedor. 💡 Solo Guardar deja la retención en Borrador y no la envía al SRI. Recuerda que debe transmitirse el mismo día de la emisión. ## Errores comunes - No aparece el ícono Emitir Retencion: la compra ya tiene retención, es una nota de crédito o tu plan no incluye retenciones. - La retención quedó en Borrador: ábrela en Documentos Enviados SRI → Editar y usa Guardar, Firmar y Enviar. - Porcentaje equivocado: revisa el código. En 2026 los porcentajes de renta son 0, 1, 1,75, 2, 3, 5 y 10 %. Los de IVA son 30, 70 y 100 %, y 10 o 20 % si le retienes a un contribuyente especial. Si todavía no registras la compra, es más rápido hacer las dos cosas juntas. Revisa el artículo «Registrar una compra y su retención en un solo paso». --- ## Gestión de retenciones Categoría: Retenciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/57-gestion-de-retenciones Consulta, filtra y exporta tus retenciones, entiende sus estados, corrígelas, reenvíalas por correo y anúlalas según las reglas del SRI. Aquí ves todas las retenciones que emitiste, su estado ante el SRI y lo que puedes hacer con cada una: revisar la compra, corregirla, imprimirla, reenviarla o anularla. ## Abrir el listado - Ve a Comprobantes Electrónicos → Retención → Todos. También lo encuentras en Reportes → Retención. - Usa los Filtros de Búsqueda: Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin, Estado, Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver. Luego haz clic en Aplicar Filtros. - Para exportar, usa Descargar en Excel (resumen por comprobante) o Descargar en Excel Detallado (cada impuesto retenido, línea por línea). - Con Ir a Vista Global ves las retenciones de todos tus establecimientos. Columnas: Fecha Emisión, Estab., PtoEmi., Secuencial, Proveedor, Ambiente, Vendedor, ISD, RENTA, IVA, Total, Estado, Tipo y Acciones. ## Estados más comunes - Autorizado: el SRI la aprobó. Es el estado final correcto. - Borrador: se guardó con Solo Guardar y no se envió al SRI. - Procesando / Generado / Firmado / Recibido: está en camino al SRI. - No Autorizado / Devuelto / Error En Firmado: hubo un problema. Corrígela y vuelve a enviarla. - Anulado: ya no tiene validez. ## Acciones en el listado - Ver Compra: abre la compra de la que salió la retención. - Editar: solo en estados No Autorizado, Devuelto o Error En Firmado. Corrige y usa Guardar, Firmar y Enviar. - Imprimir: abre el comprobante para imprimirlo. ## Acciones en Documentos Enviados SRI En Documentos Enviados SRI tienes más opciones para cada retención: - Ver Ride, Ver PDF y Descargar Ride y PDF (si está autorizada). - Reenviar Correo: escribe el correo al que quieres enviar el comprobante. - Volver a Generar Pdf y Enviar: rehace el PDF y lo envía de nuevo. - Editar: también para borradores. Así envías una retención que quedó en Borrador. - Volver a Procesar: disponible solo el mismo día de la emisión. ## Anular una retención - Primero solicita la anulación en el portal del SRI (Facturación Electrónica → Anulación → Solicitud de Anulación). Puedes hacerlo hasta el día 7 del mes siguiente a la emisión. - El proveedor debe aceptar la anulación en el portal del SRI dentro de 5 días hábiles. - En el sistema, ve a Documentos Enviados SRI y haz clic en Anular Comprobante en esa retención. Así queda registrada la anulación en tus reportes. - Si queda Pendiente de Anulación, usa Verificar Anulacion cuando el proveedor ya la haya aceptado. 💡 Anular en el sistema no anula ante el SRI: el trámite en el portal del SRI es obligatorio. Cancelar Anulación Comprobante solo debe usarse si sabes lo que haces. ## Reportes - Impuestos → Resumen Retenciones: totales por porcentaje (base y valor), en las pestañas Retenciones Compras y Retenciones Ventas. - Impuestos → Generar ATS: incluye las retenciones de tus compras. Para emitir una retención nueva, revisa los artículos «Registrar una compra y su retención en un solo paso» y «Crear una retención desde una compra registrada». --- ## Retenciones: errores comunes y el listado (ver compra, editar e imprimir) Categoría: Retenciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/289-retenciones-errores-comunes-y-el-listado-ver-compra-editar-e-imprimir Por qué el sistema rechaza la fecha, por qué no te deja hacer dos retenciones de la misma factura y qué hacer si falta la cuenta contable del código. ## Retenciones: errores comunes y el listado El comprobante de retención se emite sobre una compra o una factura de un proveedor, dentro del plazo que exige el SRI. Estos son los avisos y errores más frecuentes al hacerla, y qué puedes hacer desde su listado. ### «La fecha de emisión no puede ser mayor a 4 días de la fecha del documento de sustento» Causa: por norma del SRI, la retención se debe emitir dentro de los 4 días siguientes a la fecha de la factura o compra que retienes; tampoco puede tener una fecha futura. Solución: ajusta la fecha de la retención para que no se aleje más de 4 días de la fecha del documento de sustento. Si ya pasaron esos 4 días, consulta con tu contador cómo regularizarlo, porque cambiar la fecha de emisión de la factura cambia también la autorización de la factura ante el SRI. ### «Existe otra retención para esa Factura la retención numero …» Causa: esa factura o compra ya tiene una retención hecha (el sistema muestra el número de la retención existente). Solución: no se puede retener dos veces el mismo documento. Si la retención anterior está mal, anúlala primero (dentro del plazo del SRI) y recién ahí emite la nueva. ### «Falta la cuenta contable» al elegir un código de retención Si llevas el módulo de contabilidad, al elegir el código de retención el sistema avisa de inmediato si ese código todavía no tiene una cuenta contable asignada, con un enlace directo a Abrir Automatizaciones para completarla. 💡 El aviso no te deja seguir sin resolverlo: al guardar la retención, si la cuenta contable sigue sin asignar, el sistema bloquea el guardado hasta que la configures en Automatizaciones. ### El listado de retenciones En Comprobantes Electrónicos → Retención → Todos, cada retención tiene en Acciones: - Ver Compra: abre la compra o factura de sustento. - Editar: disponible mientras no esté Autorizada o Anulada (Borrador, Devuelta, No Autorizada…). - Imprimir: el formato A4 del comprobante de retención. Reenviar el correo al proveedor, volver a generar el PDF, anular o eliminar una retención se hacen desde Documentos Enviados SRI, igual que con los demás comprobantes. --- ## Crear una nota de crédito paso a paso Categoría: Nota de Credito URL: https://azur.com.ec/ayuda/22-crear-una-nota-de-credito-paso-a-paso Emite una nota de crédito sobre una factura autorizada: busca la factura, trae sus productos, decide si vuelven al inventario y envía. Con una nota de crédito rebajas, total o parcialmente, el valor de una factura ya autorizada: devoluciones, descuentos posteriores o correcciones de precio. Aquí la emites paso a paso. ## Antes de empezar - La factura original debe estar autorizada por el SRI. El sistema no te deja emitir una nota de crédito sobre una factura en borrador, en proceso, devuelta o no autorizada: primero corrígela y envíala hasta que quede autorizada. - La nota de crédito va al mismo comprador de la factura. No se puede emitir a Consumidor Final, ni sobre una factura emitida a Consumidor Final. - Si no ves la opción en el menú, tu plan no incluye notas de crédito. Consulta a tu proveedor. 💡 Atajo: en Facturas → Todos, abre el menú … de la factura y elige Nota de Crédito. El formulario se abre con el cliente y la factura ya elegidos. ## Paso 1: Abre el formulario y elige al comprador - Entra a Comprobantes Electrónicos → Notas De Créditos → Nuevo. - Revisa la cabecera (Fecha, Punto Emisión, Secuencial, Ambiente). - En Cliente escribe el nombre, cédula o RUC del comprador de la factura, haz clic en la lupa y elígelo en Seleccione un Resultado. ## Paso 2: Elige la factura (Comprobante Sustento) - En Comprobante Sustento haz clic en Buscar factura. Verás solo las facturas de ese cliente, con su Total, lo ya Acreditado y el Saldo. - Filtra por Nro de factura o por fechas (Desde, Hasta) y haz clic en Elegir en la factura correcta. Se llenan solos la Fecha de Emisión y el Nro Comprobante. Las facturas que el SRI todavía no autorizó aparecen con la etiqueta No autorizada y sin el botón Elegir (pasa el mouse sobre la etiqueta para ver su estado). - Escribe el Motivo (por ejemplo: Devolución de mercadería, Descuento por pronto pago). Es obligatorio y sale impreso en el comprobante. Si escribes a mano el número de una factura del sistema que no está autorizada, aparece un aviso rojo con su estado y no se pueden traer sus productos. Si la factura se emitió fuera del sistema, escribe a mano la fecha y el número en formato 001-001-000000123 (15 dígitos). ## Paso 3: Agrega los productos - Al elegir la factura se abre Productos de la factura. Marca solo lo que va en la nota y ajusta la cantidad en A acreditar. - Deja encendido Reversar productos al inventario si la mercadería regresa. Apágalo si es un descuento, un servicio o mercadería dañada. - Haz clic en Añadir seleccionados. Si es solo un descuento sin productos de la factura, usa Solo enlazar y agrega el valor con Buscar / Añadir. También puedes agregar ítems a mano con Buscar / Añadir; en esa ventana está el interruptor Reversar producto al inventario para cada ítem. ## Paso 4: Revisa y envía - Opcional: agrega Datos Adicionales (Nombre y Detalle). - Revisa los Totales. El total no puede superar el saldo que queda por acreditar en la factura. - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar. Con Solo Guardar queda en borrador; envíala el mismo día. Las notas de crédito no llevan forma de pago: el valor se descuenta del saldo de la factura en tus cuentas por cobrar. Revisa también Notas de crédito: reglas, errores comunes y listado. --- ## Nota de crédito sin enlazar a una factura: "No aplicar a factura" como anticipo Categoría: Nota de Credito URL: https://azur.com.ec/ayuda/264-nota-de-credito-sin-enlazar-a-una-factura-no-aplicar-a-factura-como-anticipo Cuándo usar la casilla "No aplicar a factura" al crear una nota de crédito y qué pasa en la cuenta del cliente. ## Para qué sirve Normalmente una nota de crédito se emite enlazada a una factura autorizada, para anular o reducir ese comprobante. Pero hay casos en los que necesitas emitir una nota de crédito sin que afecte a una factura puntual, por ejemplo para registrar un valor a favor del cliente que luego se aplicará a cualquier compra futura. ## Cómo usarla - Ve a Comprobantes Electrónicos → Notas de Crédito → Nueva. - Si tu cuenta tiene activo el módulo de Contabilidad, verás la casilla No aplicar a factura junto al ambiente. - Márcala y completa la nota de crédito normalmente (cliente, productos o valores, motivo). Al guardarla así, la nota de crédito no se descuenta de una factura específica: queda registrada como un valor a favor del cliente (un anticipo), en vez de reducir el saldo de una factura puntual. ## Cuándo se necesita Si intentas emitir una nota de crédito sobre una factura que ya está anulada, el sistema no te deja continuar: «La factura … ya esta anulada y no admite nota de credito». Si de todas formas necesitas devolverle dinero o un saldo a favor al cliente, la solución es emitir la nota de crédito marcando No aplicar a factura, para que quede registrada como anticipo en vez de intentar enlazarla a esa factura anulada. 💡 Esta opción solo aparece con el módulo de Contabilidad activo, porque el anticipo se registra con su propio asiento contable. --- ## Notas de crédito: plazo, factura ya anulada y el listado Categoría: Nota de Credito URL: https://azur.com.ec/ayuda/286-notas-de-credito-plazo-factura-ya-anulada-y-el-listado Cuándo puedes emitir una nota de crédito, qué hacer si la factura ya está anulada y cómo editar, ver la factura o imprimir desde el listado. ## Notas de crédito: plazo, factura ya anulada y el listado La nota de crédito corrige una factura ya autorizada: una devolución, un descuento posterior o un error en los valores. Se emite desde Comprobantes Electrónicos → Notas De Créditos → Nuevo indicando la factura de sustento. ### Antes de empezar - Necesitas la factura de sustento autorizada por el SRI (no en borrador ni con error). - El comprador de la nota de crédito debe ser el mismo cliente (y el mismo tipo de identificación) de la factura. ### Datos del documento sustento - En Documento Sustento escribe la fecha de la factura: no puede ser mayor a la fecha de hoy ni mayor a la fecha de la nota de crédito. - El número de la factura va en el formato 001-001-000000123 (3 dígitos de establecimiento, 3 de punto de emisión y 9 de secuencial: 15 dígitos en total). - Completa el Motivo (por ejemplo «Devolución de mercadería»): es obligatorio. 💡 El sistema no fija un plazo máximo de meses para emitir la nota de crédito: solo valida que la fecha del sustento no sea futura ni posterior a la fecha de la nota de crédito. Pídele siempre a tu contador que confirme el plazo tributario que le conviene a tu empresa. ### Errores comunes «La factura … ya esta anulada y no admite nota de credito» Causa: la factura de sustento fue anulada ante el SRI. Acreditar una factura anulada duplicaría la devolución del inventario y dejaría al cliente con saldo a favor dos veces, así que el sistema lo bloquea. Solución: si de verdad necesitas devolverle dinero al cliente, emite la nota de crédito marcando «No aplicar a factura» en la cabecera: queda como un anticipo del cliente, sin ligarse a ningún documento. «El tipo de identificacion no coincide con el de la factura…» / «Deben ser el mismo comprador» Causa: elegiste un cliente distinto al que aparece en la factura (o con otro tipo de identificación). Solución: busca y selecciona exactamente el mismo cliente de la factura de sustento. ### El listado de notas de crédito En Notas De Créditos → Todos filtras por fecha, cliente y estado, y por cada fila tienes: - Editar: solo si está en Borrador, Devuelta o No Autorizada. - Ver Factura: abre la factura de sustento (si la nota de crédito está ligada a una). - Imprimir: el formato A4 de la nota de crédito. Reenviar el correo, volver a generar el PDF o anular una nota de crédito ya autorizada se hacen desde Documentos Enviados SRI, igual que con cualquier otro comprobante. --- ## Introducción a las notas de crédito Categoría: Nota de Credito URL: https://azur.com.ec/ayuda/49-introduccion-a-las-notas-de-credito Qué es una nota de crédito, cuándo usarla en lugar de anular, las reglas del SRI vigentes y qué hace el sistema al emitirla. Una nota de crédito es un comprobante electrónico que rebaja, total o parcialmente, el valor de una factura autorizada. Se emite a favor del cliente y el SRI la autoriza igual que una factura. ## Cuándo emitirla - Devolución total o parcial de mercadería. - Descuento posterior a la venta (pronto pago, promoción). - Corrección de precio: se facturó de más. - Error en la factura cuando ya pasó el plazo para anularla. ## Nota de crédito o anulación - Anular deja la factura sin efecto. Se pide en el portal del SRI y solo hasta el día 7 del mes siguiente a la emisión. - Nota de crédito: sirve para rebajas parciales o cuando ya no puedes anular. ## Reglas vigentes - Solo sobre facturas autorizadas por el SRI. - Va al mismo comprador (misma identificación) de la factura. - Desde el 01/01/2026 no se puede emitir nota de crédito sobre una factura a Consumidor Final. - La suma de notas de crédito no puede superar el valor de la factura. - Si luego necesitas anular la nota de crédito, el cliente tiene 5 días hábiles para aceptar la anulación en el SRI. ## Qué hace el sistema al emitirla - La enlaza con la factura original y la marca como Nota de Credito Aplicada en Factura. - Devuelve al inventario los productos, si dejaste encendido Reversar productos al inventario. - Rebaja el saldo pendiente de la factura en cuentas por cobrar. Si llevas contabilidad y marcas No aplicar a factura, el valor queda como saldo a favor (anticipo) del cliente. - Genera el asiento contable, si tienes el módulo de contabilidad. ## Nota de crédito o nota de débito - Nota de crédito: rebaja el valor de una factura (a favor del cliente). - Nota de débito: aumenta el valor de una factura (intereses, gastos adicionales). Para emitirla, revisa el artículo Crear una nota de crédito paso a paso. --- ## Notas de crédito: reglas, errores comunes y listado Categoría: Nota de Credito URL: https://azur.com.ec/ayuda/50-notas-de-credito-reglas-errores-comunes-y-listado Qué valida el sistema al emitir una nota de crédito, cómo resolver cada error, cuándo reversar inventario y cómo consultar tus notas. Este artículo reúne las validaciones que hace el sistema al emitir una nota de crédito, cómo resolver cada mensaje y cómo consultar tus notas de crédito. Para emitirla, revisa Crear una nota de crédito paso a paso. ## Errores comunes y cómo resolverlos - «Las notas de crédito no pueden ser hacia consumidor final»: elige al comprador identificado (cédula o RUC) de la factura. - «La factura … fue emitida a CONSUMIDOR FINAL y no admite nota de crédito»: es una regla del SRI desde 2026. Esa venta no se puede corregir con nota de crédito. - «La factura … fue emitida a … y la nota de crédito está a nombre de …»: el comprador debe ser el mismo de la factura. Cambia el cliente. - «… ya tiene nota(s) de crédito por … Quedan … por acreditar»: solo puedes acreditar el saldo que falta. Baja las cantidades o el valor. - «La factura … ya está anulada»: no se acredita dos veces. Si debes devolver dinero al cliente, marca No aplicar a factura para que quede como anticipo. - «La factura … no esta autorizada por el SRI (…). Solo se puede emitir una nota de credito sobre una factura autorizada…»: la factura está en borrador, en proceso, devuelta o no autorizada. Corrígela y envíala hasta que quede autorizada; luego emite la nota de crédito. En el buscador esas facturas salen con la etiqueta No autorizada. - «El Motivo no Puede estar Vacío» o «Debe Completar 15 dígitos»: llena el motivo y el número de factura en formato 001-001-000000123. - «Solo quedan … por acreditar de ese producto»: la cantidad supera lo que falta devolver de ese ítem. ## Inventario: cuándo reversar - Reversar (encendido): el cliente devolvió la mercadería y vuelve a tu stock. - No reversar (apagado): descuentos, correcciones de precio, servicios o mercadería dañada. - Si la factura no está en el sistema (emitida en otro lado), el sistema apaga la reversa: esa salida de stock nunca se registró aquí. ## Consultar tus notas de crédito - Entra a Comprobantes Electrónicos → Notas De Créditos → Todos (también está en Reportes → Notas De Créditos). - Filtra por Búsqueda, fechas, Estado o Vendedor y haz clic en Aplicar Filtros. - Usa Descargar en Excel para el reporte, o los íconos de cada fila: Editar (solo en borrador o con error), Ver Factura (abre la factura enlazada) e Imprimir. En Facturas → Todos, las facturas con nota de crédito muestran el ícono Nota de Credito Aplicada en Factura, que te lleva a sus notas. 💡 Para anular una nota de crédito ya autorizada, haz la solicitud en el SRI y luego usa Anular Comprobante en Documentos Enviados SRI. Quedará Pendiente de Anulación hasta que el cliente la acepte (5 días hábiles). --- ## Crear una nota de débito paso a paso Categoría: Nota de Debito URL: https://azur.com.ec/ayuda/26-crear-una-nota-de-debito-paso-a-paso Emite una nota de débito para cobrar intereses o cargos adicionales sobre una factura: detalle, IVA, comprobante sustento y forma de pago. Con una nota de débito cobras un valor adicional sobre una factura ya autorizada: intereses por mora, gastos de envío o diferencias de precio. No lleva productos, sino una o más razones con su valor. ## Antes de empezar - Ten a mano el número y la fecha de la factura original. - Si no ves la opción en el menú, tu plan no incluye notas de débito. Consulta a tu proveedor. ## Paso 1: Abre el formulario y elige al comprador - Entra a Comprobantes Electrónicos → Notas de Débito → Nuevo. - En Cliente busca al mismo comprador de la factura (nombre, cédula o RUC), haz clic en la lupa y elígelo en Seleccione un Resultado. ## Paso 2: Agrega el detalle del cobro - En Detalles Notas de Debito haz clic en Añadir. - Escribe la Razon Modificación (por ejemplo: Intereses por mora). - Escribe el Valor de la Modificación (sin IVA). - Elige el Iva: 15 % por defecto; también 5 %, 0 %, No Objeto de Impuesto o Exento de Iva. - Haz clic en Añadir. Repite si hay más cargos. Para quitar uno, usa el ícono rojo de la fila. ## Paso 3: Comprobante sustento y forma de pago - En Comprobante Sustento el tipo ya viene como FACTURA. Elige la Fecha de Emisión de la factura y escribe el Nro Comprobante con 15 dígitos (001-001-000000123). - En Forma de Pago elige cómo te pagarán el cargo, el Plazo si es a crédito y el Valor. - Opcional: agrega Datos Adicionales (Nombre y Detalle). ## Paso 4: Envía - Revisa los Totales. - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. La nota de débito no tiene opción de borrador: se envía al SRI de inmediato. Si el número de factura existe en el sistema, la nota de débito se enlaza con ella y el valor se suma a la cuenta por cobrar del cliente. ## Errores comunes - «El Documento sustento no Puede estar Vacío»: escribe los 15 dígitos de la factura. - «Las Notas de Debito Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final»: identifica al comprador. - «No Puede estar Vacía la Nota de Debito»: agrega al menos un detalle con Añadir. Revisa también Introducción a las notas de débito y Consultar y anular notas de débito. --- ## Nota de débito: razón y valor del ajuste, y guardarla como borrador Categoría: Nota de Debito URL: https://azur.com.ec/ayuda/287-nota-de-debito-razon-y-valor-del-ajuste-y-guardarla-como-borrador Cómo se arma una nota de débito con su razón, su valor y el IVA, y cómo guardarla como borrador para terminarla después. ## Nota de débito: razón y valor del ajuste, y guardarla como borrador La nota de débito aumenta el valor de una factura ya emitida: intereses por mora, un cobro adicional pactado con el cliente, un gasto que se le traslada, etc. A diferencia de la factura, no lleva productos: lleva motivos con su razón y su valor. ### Antes de empezar - Necesitas la factura de sustento, con su fecha, número (formato 001-001-000000123) y autorización. ### Agregar la razón y el valor del ajuste - Ve a Comprobantes Electrónicos → Notas De Débito → Nuevo. - Completa el documento sustento (igual que en la nota de crédito). - En la sección de motivos escribe la Razón de la Modificación (por ejemplo «Intereses por mora») y el Valor de la Modificación. - Pulsa Añadir: la línea pasa a la tabla de motivos. Puedes agregar varias líneas con distintas razones. - Completa los Totales: el sistema separa el valor por cada tarifa de IVA (15 %, 5 %, 0 %, no objeto, exento) además de ICE, IRBPNR y propina, según corresponda a tu ajuste. - Pulsa Guardar, Firmar, Enviar para emitirla de una vez. ### Guardarla como borrador (Solo Guardar) Si todavía te falta un dato o quieres revisarla antes de enviarla al SRI, pulsa Guardar y Procesar Después en vez de enviarla. La nota de débito queda en estado Borrador, visible en Documentos Enviados SRI, sin consumir comprobantes de tu plan. 💡 Para terminarla, ábrela con Editar desde Documentos Enviados SRI, revisa los motivos y los totales, y pulsa Guardar, Firmar, Enviar. Si ya no la necesitas, elimínala directo desde el mismo listado (los borradores se eliminan sin pedir clave de soporte). ### Preguntas frecuentes ¿Puedo editar una nota de débito ya autorizada? No. Un comprobante autorizado no se edita; si el valor estuvo mal, corrígelo con otra nota de débito o, si fue de más, con una nota de crédito. ¿El motivo lleva productos? No, la nota de débito no descuenta inventario: es solo un ajuste de valor sobre la factura de sustento. --- ## Introducción a las notas de débito Categoría: Nota de Debito URL: https://azur.com.ec/ayuda/52-introduccion-a-las-notas-de-debito Qué es una nota de débito, cuándo usarla, cómo está formada, las reglas del SRI y qué hace el sistema al emitirla. Una nota de débito es un comprobante electrónico que aumenta el valor de una factura ya autorizada. La usas cuando debes cobrarle al cliente algo adicional sobre una venta ya facturada. ## Cuándo emitirla - Intereses por mora: el cliente pagó tarde. - Gastos adicionales: envío, gastos bancarios por cheque devuelto u otros cargos no incluidos en la factura. - Diferencia de precio: se facturó de menos. - Penalidades pactadas en un contrato. 💡 Si lo que vas a cobrar es un producto o servicio nuevo, emite una factura nueva, no una nota de débito. ## Cómo es una nota de débito - No lleva productos: lleva uno o más detalles con Razón de la Modificación, Valor e IVA (15 % general, 5 %, 0 %, no objeto o exento). - Indica la factura que modifica (Comprobante Sustento): fecha y número de 15 dígitos. - Sí lleva forma de pago, porque es un cobro adicional. ## Reglas vigentes - Debe ir al mismo comprador de la factura original. - A Consumidor Final solo hasta USD 50. - Se transmite al SRI el mismo día de su emisión. - Para anularla, el cliente tiene 5 días hábiles para aceptar la anulación en el SRI. ## Qué hace el sistema al emitirla - La firma y la envía al SRI. - Si la factura está en el sistema, la enlaza con ella y suma el valor a la cuenta por cobrar del cliente. - Genera el asiento contable, si tienes el módulo de contabilidad. ## Nota de débito o nota de crédito - Nota de débito: aumenta lo que el cliente debe. - Nota de crédito: rebaja lo que el cliente debe (devoluciones, descuentos). Para emitirla, revisa el artículo Crear una nota de débito paso a paso. --- ## Consultar y anular notas de débito Categoría: Nota de Debito URL: https://azur.com.ec/ayuda/54-consultar-y-anular-notas-de-debito Usa Notas de Débito > Todos para filtrar y descargar a Excel, revisa estados y anula una nota de débito con aceptación del cliente. Aquí consultas las notas de débito emitidas, descargas el reporte y ves cómo anular una. Para emitir una, revisa Crear una nota de débito paso a paso. ## Consultar tus notas de débito - Entra a Comprobantes Electrónicos → Notas de Débito → Todos. - Filtra por Búsqueda (cliente o número), Fecha Inicio, Fecha Fin, Estado o Vendedor. - Ajusta Ordenar Por, Orden y Ver, y haz clic en Aplicar Filtros. - Haz clic en Descargar en Excel para el reporte con los filtros aplicados. - Con Ir a Vista Global ves las notas de todos tus establecimientos. En cada fila tienes los íconos Ver Factura (abre la factura enlazada), Imprimir y Ver Pagos (cobros de la factura enlazada). ## Estados - Autorizado: válida ante el SRI. - Procesando, Generado: en camino al SRI. - No Autorizado, Devuelto, Error en Firmado: revisa el error en Documentos Enviados SRI (Ver Error) y vuelve a procesar. ## Anular una nota de débito - Solicita la anulación en el portal del SRI hasta el día 7 del mes siguiente a la emisión. - En Documentos Enviados SRI busca la nota (filtra Tipo Comprobante) y haz clic en Anular Comprobante. - Quedará Pendiente de Anulación hasta que el cliente acepte la anulación en el SRI (tiene 5 días hábiles). Usa Verificar Anulacion para actualizar el estado. 💡 Si cobraste de más con una nota de débito y ya pasó el plazo de anulación, corrígelo con una nota de crédito. --- ## Transportistas: regístralos para tus guías Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/24-transportistas-registralos-para-tus-guias Registra transportistas con su placa en Clientes/Proveedores y búscalos al crear guías de remisión para no volver a escribir sus datos. Si trabajas con los mismos transportistas, regístralos una vez y en cada guía solo tendrás que buscarlos. Así evitas errores en la identificación o en la placa, que son obligatorias en la guía de remisión. ## Registrar un transportista - Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Transportista. - Completa Tipo Identificacion, Identificacion (RUC o cédula) y Nombres/Razon Social. - Escribe la Placa del vehículo. - Si quieres, completa Dirección, Telefono, Celular, Correo, Provincia y Ciudad. - Haz clic en Guardar Transportista. ## Consultar o corregir transportistas En Clientes/Proveedores → Ver Transportistas ves la lista y puedes editar sus datos, por ejemplo cuando cambian de vehículo. ## Usarlo en una guía - En la guía, en Datos del transportista, escribe el nombre, RUC o cédula en Transportista y haz clic en la lupa. - Elígelo en Seleccione un Resultado. Sus datos se llenan solos. - Si necesitas cambiar algo solo para esa guía, haz clic en Editar. 💡 También puedes crear el transportista dentro de la guía con el botón Nuevo. Al guardar la guía, queda registrado para las siguientes. Revisa también los artículos «Crear una guía de remisión paso a paso» y «Crear una guía de remisión desde una factura». --- ## Crear una guía de remisión desde una factura Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/25-crear-una-guia-de-remision-desde-una-factura Genera la guía de remisión de una factura autorizada con Crear Guía: cliente, destino, productos y sustento se llenan solos. Si ya emitiste y te autorizaron la factura, puedes crear su guía de remisión en un clic. El sistema copia el cliente, la dirección de destino, los productos con sus cantidades y los datos de la factura como sustento. Solo te falta el transportista. ## Pasos - Abre la factura de una de estas dos formas: Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos: abre el menú de acciones de la factura (los tres puntos) y elige Crear Guia. - Documentos Enviados SRI: en la factura, haz clic en el ícono del camión (Crear Guia). - Se abre la guía con los Datos del cliente, los Datos generales y los Productos ya llenos. El Numero de Factura queda bloqueado y el Numero Autorización se toma de la factura autorizada. - Revisa los Datos generales. Cambia el Motivo de Translado si hace falta (el sistema propone «Compra de Productos»; por ejemplo, escribe «Venta»). Ajusta Fecha Fin Transporte y Direction Destino si la entrega es en otro lugar. - En Datos del transportista, busca al transportista o créalo con Nuevo. No olvides la Placa. - Revisa las cantidades de los productos. Si envías solo una parte, corrige la Cantidad o quita líneas con el botón rojo. - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. 💡 La opción Crear Guia solo aparece en facturas autorizadas y si tu plan incluye guías. Para una guía sin factura, revisa el artículo «Crear una guía de remisión paso a paso». --- ## Introducción a las guías de remisión Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/58-introduccion-a-las-guias-de-remision Qué es la guía de remisión electrónica, cuándo emitirla, qué datos lleva (incluida la placa), sus plazos y las formas de crearla en el sistema. La guía de remisión es el comprobante electrónico (tipo 06 del SRI) que respalda el traslado de mercadería dentro de Ecuador. Indica quién envía, quién recibe, quién transporta, por qué se mueve la mercadería y qué productos van en el viaje. ## Cuándo la necesitas Emítela siempre que traslades mercadería. Por ejemplo: - Cuando entregas a un cliente lo que le vendiste. - Cuando mueves mercadería entre tus propios establecimientos o bodegas. - Cuando un tercero transporta la mercadería por ti. - En devoluciones, consignaciones o al retirar mercadería importada (con el documento aduanero). La guía debe estar autorizada antes de que salga la mercadería y debe acompañar todo el traslado. ## Qué información lleva - Remitente: tus datos. El sistema los pone solo. - Destinatario: identificación, nombre o razón social y dirección. - Transportista: tipo y número de identificación, nombre o razón social y placa del vehículo. - Traslado: fecha de inicio y de fin, punto de partida, dirección de destino, motivo y, si quieres, la ruta. - Documento de sustento: la factura (número, fecha y autorización). Es opcional si todavía no facturas. - Productos: código, descripción y cantidad de cada producto. ## Plazos - Envío al SRI: el mismo día de la emisión. El sistema lo hace al pulsar Guardar, Firmar y Enviar. - Anulación: hasta el día 7 del mes siguiente, primero en el portal del SRI y luego en el sistema. ## Cómo se hace en el sistema - Desde una factura autorizada (lo más rápido): revisa el artículo «Crear una guía de remisión desde una factura». - Desde cero, en Comprobantes Electrónicos → Guías → Nuevo: revisa el artículo «Crear una guía de remisión paso a paso». - Transportistas frecuentes: regístralos una vez y búscalos en cada guía. Revisa el artículo «Transportistas: regístralos para tus guías». - Consultar, corregir o anular: revisa el artículo «Gestión de guías de remisión». --- ## Crear una guía de remisión paso a paso Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/59-crear-una-guia-de-remision-paso-a-paso Crea una guía de remisión desde Comprobantes Electrónicos > Guías > Nuevo: destinatario, transportista con placa, traslado, productos y envío. Con este formulario creas una guía de remisión desde cero: por ejemplo, para un traslado entre bodegas o un despacho que todavía no facturas. Si la guía es de una factura ya autorizada, es más rápido seguir el artículo «Crear una guía de remisión desde una factura». ## Pasos - Ve a Comprobantes Electrónicos → Guías → Nuevo. También puedes entrar desde el Escritorio, en Crear rápido → Nueva Guía de Remisión. - Arriba revisa Fecha, Punto Emisión, Secuencial y Ambiente. - Datos del comprador (destinatario): escribe en Cliente y haz clic en la lupa. Elige en Seleccione un Resultado y escoge la Sucursal. Si es nuevo, haz clic en Nuevo. Con BUSCAR EN SRI puedes traer sus datos desde la identificación. - Datos del transportista: búscalo en Transportista. Si no existe, haz clic en Nuevo y completa Tipo Identificacion, Identificacion, Nombres/Razon Social y Placa. Queda guardado para las próximas guías. - Datos generales: completa Fecha Inicio Transporte, Fecha Fin Transporte, Punto de Partida (se propone la dirección de tu establecimiento), Direction Destino y Motivo de Translado. La Ruta es opcional. - Si ya tienes la factura, llena Fecha Emisión Factura, Numero de Factura (001-001-000000123), Código Establecimiento y Numero Autorización. Si todavía no facturas, deja esos campos vacíos. Documento Aduanero solo se usa en mercadería importada. - Productos: haz clic en Buscar / Añadir, agrega cada producto y escribe la Cantidad. Si hace falta, completa Detalle o Dato Adicional. - Si quieres, agrega Datos Adicionales (opcional), como un teléfono de contacto o una orden de compra. - Haz clic en Guardar, Firmar y Enviar y confirma. El sistema firma la guía y la envía al SRI. 💡 Los campos con franja oscura a la izquierda son obligatorios. Solo Guardar deja la guía en Borrador y no la envía al SRI: recuerda enviarla el mismo día y antes de que salga la mercadería. ## Errores comunes - «La Cédula o el Ruc del Transportista es Inválida»: revisa la identificación del transportista. - «La Razon Social del Transportista no puede estar vacia»: completa el nombre del transportista. - «Verifique la información del cliente»: elige el cliente y su sucursal, o créalo con Nuevo. - No aparece Guías en el menú: tu plan no incluye guías de remisión. Consulta con tu proveedor. --- ## Gestión de guías de remisión Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/60-gestion-de-guias-de-remision Consulta y filtra tus guías de remisión, entiende sus estados, corrígelas, reenvíalas por correo, anúlalas o impórtalas desde Excel. Aquí ves todas tus guías de remisión, su estado ante el SRI y las acciones disponibles: corregirlas, imprimirlas, reenviarlas o anularlas. ## Abrir el listado - Ve a Comprobantes Electrónicos → Guías → Todos. También lo encuentras en Reportes → Guías. - Usa los Filtros de Búsqueda: Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin, Estado, Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver. Luego haz clic en Aplicar Filtros. - Con Descargar en Excel exportas el listado. Con Ir a Vista Global ves las guías de todos tus establecimientos. Columnas: Fecha Emisión, Estab., PtoEmi., Secuencial, Cliente, Transportista, Ambiente, Vendedor, Estado, Tipo y Acciones. ## Estados más comunes - Autorizado: el SRI la aprobó. Ya puede salir la mercadería. - Borrador: se guardó con Solo Guardar y no se envió al SRI. - Procesando / Generado / Firmado / Recibido: está en camino al SRI. - No Autorizado / Devuelto / Error En Firmado / Limite De Intentos: hubo un problema. Corrígela y vuelve a enviarla. - Anulado: ya no tiene validez para el traslado. ## Acciones en el listado - Editar: disponible en Borrador, No Autorizado, Devuelto, Error En Firmado y Limite De Intentos. Corrige y usa Guardar, Firmar y Enviar. - Imprimir: abre la guía para imprimirla y entregarla al transportista. ## Acciones en Documentos Enviados SRI - Ver Ride, Ver PDF y Descargar Ride y PDF (si está autorizada). - Reenviar Correo: escribe el correo al que quieres enviar la guía. - Volver a Generar Pdf y Enviar y Volver a Procesar. Esta última solo está disponible el mismo día de la emisión. - Anular Comprobante: primero solicita la anulación en el portal del SRI (hasta el día 7 del mes siguiente). Luego regístrala aquí para que tus reportes queden al día. ## Importar una guía desde Excel Si tienes contratado el módulo de importación de guías, ve a Comprobantes Electrónicos → Guías → Importar Guia Unitaria. Haz clic en Descargar Modelo de Importación, llena el archivo, selecciónalo y haz clic en Importar. ## Buenas prácticas - Emite la guía y espera a que esté Autorizado antes de que salga la mercadería. - Entrega al transportista el RIDE impreso o en PDF. - Revisa a diario las guías en Borrador o con error: deben enviarse al SRI el mismo día de la emisión. --- ## Guía de remisión: con o sin factura de sustento, y errores al guardarla Categoría: Guia de Remision URL: https://azur.com.ec/ayuda/288-guia-de-remision-con-o-sin-factura-de-sustento-y-errores-al-guardarla Cuándo la guía necesita la factura de sustento y cuándo no, y cómo resolver los errores más comunes al guardarla. ## Guía de remisión: con o sin factura de sustento, y errores al guardarla La guía de remisión respalda el traslado físico de mercadería: de tu bodega al cliente, entre tus propios establecimientos, o para una devolución. Se emite en Comprobantes Electrónicos → Guías → Nuevo. ### Con factura de sustento Si el traslado es por una venta ya facturada, completa el bloque Documento Sustento con la fecha, el número (3 dígitos de establecimiento, 3 de punto de emisión y 9 de secuencial) y la autorización de la factura. Si llenas cualquiera de esos campos, el sistema exige los tres. ### Sin factura de sustento Para traslados que no vienen de una venta (entre tus bodegas, una devolución a tu proveedor, una consignación), deja el bloque de documento sustento completamente vacío: la guía se emite igual, solo con los datos del traslado. ### Datos del traslado - Dirección Destino: a dónde va la mercadería. - Motivo de Traslado: por ejemplo «Venta», «Transferencia entre establecimientos» o «Devolución». Es obligatorio. - Datos del transportista: cédula o RUC y razón social de quien transporta (puede ser tu propio vehículo o un tercero). ### Errores comunes al guardar «El Motivo es Obligatorio» Causa: no escribiste el motivo de traslado. Solución: complétalo antes de guardar. «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida» / «…del Transportista es Inválida» Causa: la identificación no tiene 10 dígitos (cédula) o 13 (RUC), o tiene letras. Solución: corrige la identificación en los datos del comprador o del transportista. «La Razon Social del Cliente no puede estar vacia» / «…del Transportista no puede estar vacia» Causa: falta el nombre o razón social. Solución: complétalo; si el cliente o el transportista ya existen, búscalos con la lupa para traer sus datos completos. «Documento sustento Invalido» Causa: la autorización del documento sustento no tiene la longitud correcta (10, 37 o 49 caracteres según el tipo). Solución: copia la autorización completa desde la factura, sin espacios. «El codigo establecimiento sustento es Invalido» Causa: el establecimiento del documento sustento no tiene 3 dígitos. Solución: escríbelo con ceros a la izquierda, por ejemplo «001». 💡 Si al editar una guía ves las etiquetas «Direction Destino» o «Motivo de Translado» en vez de «Dirección Destino» y «Motivo de Traslado», es solo un texto con una letra de más: no afecta el contenido de la guía ni su envío al SRI. --- ## Ingreso de productos nuevos Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/9-ingreso-de-productos-nuevos Crea un producto o servicio: código, precios, IVA, ICE, manejo de stock, inventario inicial y otras opciones de la ficha. Registra cada producto o servicio que vendes para poder agregarlo rápido a tus facturas y, si quieres, controlar su inventario. ## Pasos - Ve a Productos & Servicios → Nuevo. - Llena la sección Información del producto. Los campos con franja azul son obligatorios: Código, Precio 1 y Nombre. ### Campos de la información del producto - Código: identificador único del producto (por ejemplo, el código de barras o uno interno). - Precio 1, Precio 2, Precio 3: hasta tres precios para el mismo producto (por ejemplo, minorista y mayorista). En P. Defecto eliges cuál se carga primero al facturar. - Nombre y Descripción: el nombre sale en el comprobante. La descripción es opcional; déjala vacía si el detalle cambia en cada venta. - Tipo Producto: Bien o Servicio. Los servicios no manejan inventario. - Tipo Iva: la tarifa vigente es 15 % (tarifa general), 5 % para los bienes que la ley señala, 0 %, No Objeto de Impuesto o Exento de Iva, según corresponda. Las tarifas antiguas (12 %, 13 %) siguen en la lista solo por compatibilidad. - ICE y Porc Ice: solo si tu producto paga ICE. Si no, déjalos vacíos. - Irbpnr: impuesto a las botellas plásticas no retornables. Déjalo vacío si no aplica. - Desea Manejar Stock: elige SI para que el sistema controle las existencias. Al elegir SI aparece Permitir Facturar sin Stock (En negativo), para vender aunque no haya existencias. - Categoría, Unidad, Codigo Auxiliar, Fecha Vencimiento, Foto y Ubicacion: opcionales, te ayudan a ordenar y buscar. - Subsidio Unitario: solo se habilita para negocios con subsidio (por ejemplo, distribuidoras de gas). - Visible pagina Web: muestra el producto en tu tienda en línea, si la usas. - Si el producto maneja stock y ya tienes existencias, llena la sección Costo: Costo unitario, Stock Inicial, Bodega y, si quieres alertas, Stock Mínimo y Stock Máximo. - Haz clic en Guardar Producto. ## Otras secciones de la ficha - Fabricación de productos: marca si es Materia Prima o si Es Preparado - Fabricado y define su Composición. - Combos de productos: activa Crear Combo Producto y usa Agregar Productos para vender varios productos como uno solo. - Contabilidad (solo con el módulo de contabilidad): cuentas contables del producto y del inventario. - Trazabilidad: indica si el producto lleva lote o número de serie, para saber qué unidad exacta se vendió. ## Preguntas frecuentes ### ¿Tengo que llenar el costo? Solo si el producto maneja stock y vas a ingresar un inventario inicial. Si no lo llenas, la mercadería entra valorada en cero y tu utilidad se calcula mal. ### ¿Puedo crear muchos productos de una sola vez? Sí. Revisa el artículo «Importar productos desde Excel». --- ## Todos los productos: buscar, editar y administrar Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/10-todos-los-productos-buscar-editar-y-administrar Consulta tu lista de productos, filtra, exporta, importa, edita, activa o desactiva y revisa los movimientos de inventario de cada uno. En Productos & Servicios → Ver Todos tienes la lista completa de tus productos y servicios y las herramientas para mantenerla al día. ## Buscar y filtrar - Ve a Productos & Servicios → Ver Todos. - En Filtros de Búsqueda escribe el código o el nombre en Búsqueda. También puedes filtrar por Estado (Habilitado o Deshabilitado), Orden, cantidad de filas (Ver) y Categoría. - Haz clic en Aplicar Filtros. ## Botones de la parte superior - Exportar Productos: descarga un Excel con todos tus productos. - Importar Productos: carga productos nuevos desde Excel. Revisa el artículo «Importar productos desde Excel». - Actualizar Productos: cambia datos de productos que ya existen usando un Excel. - Nuevo Producto: abre el formulario de creación. - Existencias de Productos, Variaciones de costo, Método de costeo, Ventas con stock negativo y Ajuste de Inventario: accesos directos a los reportes y herramientas de inventario. ## Acciones de cada producto En la columna Acciones de cada fila tienes: - Eliminar (papelera roja): borra el producto, previa confirmación. - Editar (lápiz): cambia cualquier dato del producto. - Administrar (caja): muestra la ficha del producto, sus movimientos por bodega y su historial de costos. - Activado / Desactivado (círculo verde o amarillo): un producto desactivado deja de aparecer al facturar, pero conserva su historial. La columna Stock indica si el producto maneja inventario (SI o NO) y #Stock muestra la cantidad disponible. ## Ver los movimientos de un producto Haz clic en Administrar. Verás una tabla por bodega con cada entrada y salida: inventario inicial, ventas (facturas), compras e ingresos o salidas manuales, con su fecha y el total. ## Acciones masivas Marca varios productos con el interruptor de la primera columna y usa, al final de la lista, Eliminar Productos Seleccionados, Desactivar Productos Seleccionados o Activar Productos Seleccionados. 💡 Si un producto ya tiene ventas, mejor desactívalo en lugar de eliminarlo: así conservas su historial y tus reportes cuadran. Los botones de eliminar, editar y desactivar solo aparecen para los usuarios que tienen ese permiso. --- ## Ingreso de mercadería Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/11-ingreso-de-mercaderia Aumenta el stock de tus productos con un ingreso manual de mercadería: detalle, bodega, productos, cantidad y costo unitario. Usa el ingreso de mercadería para sumar unidades al inventario sin registrar una compra; por ejemplo, un inventario inicial o un ajuste después de un conteo físico. 💡 Si la mercadería llega con una factura de proveedor, regístrala en Compras: la compra sube el stock automáticamente y no necesitas hacer este ingreso. ## Antes de empezar El producto debe tener activado Desea Manejar Stock = SI. Si no aparece al buscarlo, edítalo desde Productos & Servicios → Ver Todos y activa el stock. ## Pasos - Ve a Productos & Servicios → Ingreso Mercadería. - En Detalle / Documento Respaldo / Autorizado por escribe el motivo o el documento que respalda el ingreso. Es obligatorio. - En Detalle elige el tipo de ingreso (por ejemplo, Ingreso por Ajuste). Las opciones dependen de tu configuración. - Elige la Bodega que recibe la mercadería y revisa la Fecha. - Según tu cuenta verás Proveedor (opcional) o, si tienes el módulo de contabilidad, Registro Contable y la Cuenta Contrapartida Inventario. - En Productos escribe el nombre o el código en la búsqueda y selecciona el producto en la lista. - Escribe la Cantidad y revisa el Costo Unitario (el sistema propone el último costo). Haz clic en Agregar. - Repite con cada producto. La tabla muestra la cantidad actual y la cantidad final que quedará. - Haz clic en Guardar Ingreso. ## Errores comunes - «El Detalle no puede estar vacío»: escribe el motivo en el primer campo. - «Debes añadir mínimo un producto»: haz clic en Agregar antes de guardar. - «La cantidad no puede ser igual o menor a 0» o «El costo no puede ser menor a 0»: corrige los valores. Para revisar los ingresos ya registrados, ve a Productos & Servicios → Reporte Ent / Sal/ Transf o al Kardex. Revisa también el artículo «Salida de mercadería». --- ## Salida de mercadería Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/12-salida-de-mercaderia Descuenta unidades del inventario con una salida manual: mermas, consumo interno o ajustes por conteo físico. Usa la salida de mercadería para restar unidades del inventario cuando no hay una venta de por medio: productos dañados, consumo interno o diferencias encontradas en un conteo físico. 💡 No necesitas hacer salidas por tus ventas: el sistema descuenta el stock solo cada vez que emites una factura. ## Antes de empezar El producto debe tener activado Desea Manejar Stock = SI y tener existencias suficientes en la bodega elegida. ## Pasos - Ve a Productos & Servicios → Salida Mercadería. - En Detalle / Documento Respaldo / Autorizado por escribe el motivo de la salida. Es obligatorio. - En Detalle elige el tipo de salida (por ejemplo, Egreso por Ajuste). Las opciones dependen de tu configuración. - Elige la Bodega de donde sale la mercadería y revisa la Fecha. - Si tienes el módulo de contabilidad, revisa Registro Contable y la Cuenta Costo Salida. - En Productos busca por nombre o código y selecciona el producto. Verás su Precio como referencia. - Escribe la Cantidad, revisa el Costo y haz clic en Agregar. - Revisa en la tabla la cantidad actual y la cantidad final. - Haz clic en Guardar Salida. ## Errores comunes - «No existen unidades suficientes en stock»: la cantidad supera las existencias de esa bodega. - «El Detalle no puede estar vacío»: escribe el motivo en el primer campo. - «El producto ya fue añadido»: ese producto ya está en la tabla; elimínalo con la X y agrégalo con la cantidad correcta. Para mover mercadería entre bodegas usa Transferencia Mercadería, no una salida. Revisa también el artículo «Ingreso de mercadería». --- ## Importar productos desde Excel Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/13-importar-productos-desde-excel Carga muchos productos a la vez con el modelo de Excel o CSV: columnas, tipos de IVA, stock inicial, revisión previa y actualización. Si tienes muchos productos, cárgalos de una sola vez con el modelo de importación en Excel (.xlsx) o CSV, en lugar de crearlos uno por uno. ## Pasos - Ve a Productos & Servicios → Importar Productos (también está en Ver Todos → Importar Productos). - Haz clic en Descargar Modelo de Importación y llena el archivo. No cambies el orden de las columnas: la primera fila debe empezar con codigo y nombre. - Vuelve a la pantalla, selecciona tu archivo (.xlsx o .csv) y revisa la Fecha, la Categoria y la Bodega por defecto. Activa Registro Contable si quieres que se contabilice el inventario inicial. - Recomendado: activa Solo revisar y haz clic en Importar. El sistema muestra qué pasaría con cada fila, sin guardar nada. - Si todo está bien, desactiva Solo revisar y haz clic en Importar. Verás el avance de la carga hasta que termine. ## Columnas del modelo - codigo (obligatorio). - nombre (obligatorio). - detalle: descripción opcional. - tipo de producto: 1 = bien, 2 = servicio. - tipo de IVA (obligatorio), con el código del SRI: 4 = 15 %, 5 = 5 %, 0 = 0 %, 6 = No objeto de impuesto, 7 = Exento. Los códigos 2, 3 y 10 corresponden a tarifas antiguas. - precio 1, precio 2, precio 3. - stock: 1 si el producto maneja inventario, 0 si no. - stock inicial: unidades con las que arranca. - costo: obligatorio si la fila ingresa stock inicial. - bodega y categoría: el número (Id) de cada una; si los dejas vacíos se usan los elegidos en pantalla. - lote y caducidad (AAAA-MM-DD), opcionales: solo si tienes activado el control de lotes. ## Cosas que debes saber - El archivo se revisa completo antes de guardar. Si una fila tiene un problema, no se importa nada y el sistema te indica qué fila y qué corregir. - Si un código ya existe, esa fila se salta. Para cambiar nombre, precios, IVA y categoría de productos existentes, activa Actualizar los que ya existen. El stock nunca se modifica desde aquí. - El inventario inicial se registra una sola vez por producto. Para sumar existencias después, usa Ingreso Mercadería. 💡 Para catálogos muy grandes, guarda el archivo como CSV desde el mismo Excel: se procesa mucho más rápido. ## Errores comunes - «Modelo de importación incorrecto»: cambiaste o borraste la fila de encabezados. Descarga el modelo otra vez. - «Tipo de IVA inválido»: usa uno de los códigos de la lista (4 para 15 %). - «Falta el costo unitario»: la fila trae stock inicial sin costo. - «La bodega o la categoría no existe»: revisa el Id en Productos & Servicios → Bodegas o Categorías. --- ## Precio 1, 2 y 3: cuál sale al facturar y cómo asignar un precio a cada cliente Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/68-precio-1-2-y-3-cual-sale-al-facturar-y-como-asignar-un-precio-a-cada-cliente Usa hasta tres precios por producto y haz que la factura elija sola el Precio 2 o 3 para mayoristas, distribuidores o convenios. ## Para qué sirve Cada producto puede tener hasta tres precios: Precio 1, Precio 2 y Precio 3. Así manejas, por ejemplo, un precio de mostrador, uno de mayorista y uno de distribuidor sin crear productos repetidos. El sistema decide qué precio poner en la factura con dos datos: - P. Defecto del producto: el precio que se marca normalmente. - Precio por defecto del cliente: si lo tiene, manda sobre el del producto. ## Paso 1: llena los precios del producto - Entra a Productos & Servicios → Nuevo (o Ver Todos → Editar en un producto existente). - Escribe el Precio 1 (obligatorio) y, si los usas, Precio 2 y Precio 3. Los precios van sin IVA. - En P. Defecto elige cuál de los tres se usará normalmente. - Guarda el producto. ## Paso 2: asigna un precio fijo a un cliente Ideal para mayoristas: cada vez que le factures, todos los productos saldrán con su precio especial sin que el vendedor lo cambie. - Entra a Clientes/Proveedores → Ver Clientes y pulsa Editar en el cliente (o créalo en Nuevo Cliente). - En Precio por defecto elige Precio 2 o Precio 3. Con Ninguno se respeta el P. Defecto de cada producto. - Guarda los cambios. ## Paso 3: factura - En Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo, elige primero el cliente en Datos del Comprador. - Después pulsa Buscar / Añadir y agrega los productos. Cada uno se marcará con el precio del cliente. - Si necesitas otro precio en una línea puntual, marca el círculo junto a Precio 1, 2 o 3 antes de pulsar Añadir y Continuar o Añadir y Cerrar. 💡 El orden importa: los productos que agregaste antes de elegir al cliente no se recalculan. Si te equivocaste, quita la línea y vuelve a agregarla. ## Dónde funciona el precio del cliente - Sí: Nueva Factura y Nueva Proforma. - No: en los demás documentos (punto de venta, notas de crédito, etc.) se usa el P. Defecto del producto. - Solo aplica a clientes activos. ## Preguntas frecuentes ### Me sale «El Precio Seleccionado no puede Estar Vacio» El cliente o el producto apuntan a un precio (por ejemplo Precio 3) que ese producto no tiene lleno. Llena ese precio en la ficha del producto o elige otro precio en la línea. ### ¿El vendedor puede cambiar el precio en la factura? Solo si su usuario tiene permiso para cambiar precios. Si no lo tiene, el campo de precio aparece bloqueado. ### ¿Los precios incluyen IVA? No. Se escriben sin IVA y el sistema suma el impuesto según el Tipo Iva del producto. Si prefieres escribir el precio final con IVA, revisa el artículo «Escribir el precio con IVA incluido». --- ## Escribir el precio con IVA incluido y que el sistema calcule el subtotal Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/74-escribir-el-precio-con-iva-incluido-y-que-el-sistema-calcule-el-subtotal Activa «Calculo Subtotal en Productos» para escribir el precio final (PVP) y que el sistema guarde el precio sin IVA. Cuándo usarlo y cuándo no. ## Para qué sirve El sistema guarda los precios de los productos sin IVA. Si tú conoces el precio final de venta (por ejemplo, USD 11,50 con IVA), puedes escribirlo tal cual y dejar que el sistema calcule el precio sin IVA (USD 10,00). ## Antes de empezar - La opción se activa por establecimiento. Solo el dueño de la cuenta entra a esa configuración. - Funciona solo al crear productos (pantalla Nuevo). En Editar la casilla no aparece: allí el precio se escribe sin IVA. ## Paso 1: activa la opción en el establecimiento - Entra a Configuración → Empresas. - En tu empresa pulsa Ver Establecimientos y luego Editar en el establecimiento. - En la tarjeta Configuracion Adicional enciende Calculo Subtotal en Productos. - Baja al final y pulsa Guardar Cambios. ## Paso 2: crea el producto con el precio final - Entra a Productos & Servicios → Nuevo. - Junto a Precio 1, Precio 2 y Precio 3 verás una casilla («Calcular Subtotal sin iva»). Viene marcada. - Con la casilla marcada, escribe el precio con IVA. Al guardar, el sistema le quita el IVA según el Tipo Iva que elegiste (por ejemplo, divide para 1,15 si es 15 % o para 1,05 si es 5 %) y guarda el resultado con hasta 6 decimales. - Si en algún precio prefieres escribir el valor sin IVA, desmarca su casilla. Ejemplo: escribes 11,50 con la casilla marcada → el producto queda con precio 10,00 y en la factura sale 10,00 + 1,50 de IVA = 11,50. 💡 Elige primero el Tipo Iva correcto y después escribe los precios. En productos de 0 %, exentos o no objeto de IVA el precio queda igual al que escribes, porque no tienen IVA que quitar. ## Cómo comprobar el precio guardado - Ve a Productos & Servicios → Ver Todos. - La columna de precio muestra el valor sin IVA. - Pasa el mouse sobre el precio: aparece el PVP con impuestos incluidos. ## Preguntas frecuentes ### El precio quedó mal. ¿Cómo lo arreglo? Entra a Ver Todos → Editar y escribe el precio correcto. En Editar el precio se escribe siempre sin IVA. ### ¿Por qué el precio tiene tantos decimales? Al quitar el IVA el resultado puede tener decimales largos (por ejemplo 8,695652). Es normal: así la factura vuelve a dar exactamente tu precio final al sumar el IVA. ### ¿Puedo usarlo al importar productos por Excel? No. En la importación los precios se escriben siempre sin IVA. --- ## Vender con lector de código de barras: búsqueda exacta, sumar cantidades y otras opciones del buscador Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/76-vender-con-lector-de-codigo-de-barras-busqueda-exacta-sumar-cantidades-y-otras-opciones-del-buscador Registra el código de barras y configura el establecimiento para que cada escaneo agregue el producto solo y sume la cantidad en la misma línea. ## Para qué sirve Si vendes con un lector (escáner) de código de barras, puedes hacer que la factura y el punto de venta trabajen casi solos: escaneas, el producto entra al detalle y, si lo vuelves a escanear, se suma la cantidad. ## Paso 1: guarda el código de barras en el producto - Entra a Productos & Servicios → Nuevo (o Ver Todos → Editar). - Escanea el código en el campo Codigo. Si ya usas un código interno, escanéalo en Codigo Auxiliar: el buscador lo encuentra igual. - Guarda el producto. Al buscar, el producto cuyo Codigo coincide exactamente sale primero. El buscador muestra hasta 50 resultados que contienen el texto en el código, el código auxiliar o el nombre. ## Paso 2: configura el establecimiento Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar. En la tarjeta Configuracion Adicional tienes estas opciones; al terminar pulsa Guardar Cambios. ### Utiliza Busqueda Exacta Cuando la búsqueda devuelve un solo producto, este se agrega al detalle automáticamente y verás el aviso «Agregado». Si hay varios resultados, eliges tú. Junto al campo Producto aparece una casilla («Activar Busqueda Manual»): márcala cuando quieras buscar por nombre sin que se agregue nada solo. ### Utiliza Combinacion de Articulos Si agregas un producto que ya está en el detalle, el sistema suma la cantidad en la misma línea en vez de crear otra. Antes de sumar revisa el stock: si no alcanza, avisa (salvo que el producto permita facturar sin stock). ### Utilizar Busqueda con foto Los resultados del buscador de la factura muestran la foto, el stock, el precio sin IVA y el total con IVA de cada producto. ### Ordenamiento de Productos Elige Nombre, Codigo o Ninguno (orden de creación). Cambia el orden en Ver Todos, en el buscador de la factura y en el punto de venta. ## Paso 3: factura con el lector - En la factura pulsa Buscar / Añadir; en el punto de venta usa el buscador de productos. - Haz clic en el campo de búsqueda y escanea. La búsqueda arranca sola desde el 4.º carácter (tras una pausa corta). Con 3 caracteres o menos, pulsa la lupa. ## Errores comunes ### «El producto ya fue anadido» Tu punto de emisión tiene activada la validación de artículos duplicados. Tienes tres salidas: - Cambia la cantidad en la línea que ya está en el detalle. - Activa Utiliza Combinacion de Articulos en el establecimiento (así se suma la cantidad). - O desactiva la validación: en Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos emision → Editar, en Impedir repetir un producto en la factura elige No y guarda. (En versiones anteriores la opción se llamaba «Validar Duplicar Articulo» y se escribía 0 para desactivarla.) ### Escaneo y no se agrega solo - Revisa que Utiliza Busqueda Exacta esté encendido y que la casilla «Activar Busqueda Manual» esté desmarcada. - El código escaneado coincide con varios productos (por ejemplo, 7861 está dentro de 78612 y 78613). Elige el correcto de la lista. - El producto está desactivado o pertenece a otro establecimiento. ### «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» La cantidad supera las existencias de la bodega elegida. Revisa el artículo «Errores de stock al facturar». --- ## Bien o servicio, «Desea Manejar Stock» y tipo de IVA: cómo configurar bien un producto Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/80-bien-o-servicio-desea-manejar-stock-y-tipo-de-iva-como-configurar-bien-un-producto Qué cambia al elegir Bien o Servicio, para qué sirve manejar stock, por qué luego se bloquea y qué tipo de IVA elegir (15 %, 5 %, 0 %, exento, no objeto). ## Para qué sirve Tres campos de la ficha del producto deciden cómo se factura y si lleva inventario: Tipo Producto, Desea Manejar Stock (en pantalla aparece escrito «Desea Manerjar Stock») y Tipo Iva. Los encuentras en Productos & Servicios → Nuevo y en Ver Todos → Editar. ## Tipo Producto: Bien o Servicio - Bien: algo físico que compras y vendes (mercadería, repuestos, alimentos). Puede llevar inventario. - Servicio: honorarios, mano de obra, mantenimiento, suscripciones, transporte. Nunca lleva inventario. Al elegir Servicio, el sistema: - Pone Desea Manejar Stock en NO y lo bloquea. - Deja el costo y el stock inicial en 0 y oculta la sección de inventario inicial. - Desactiva las opciones de combo, materia prima y producto fabricado. ## Desea Manejar Stock Con SI, el producto lleva inventario: - Aparece en Ingreso, Salida, Ajuste y Transferencia de Mercadería, en el Kardex y en Existencias. - Al facturar se valida que haya existencias en la bodega (salvo que actives «Permitir Facturar sin Stock»). - Las ventas, compras y notas de crédito mueven su saldo solas. Con NO, se puede vender sin límite y no tiene kardex. Úsalo para servicios o para bienes que no te interesa controlar. ### ¿Por qué ya no puedo cambiar «Desea Manejar Stock» ni el Tipo Producto? En Editar, esos dos campos se bloquean cuando el producto ya tiene movimientos de inventario en el ambiente en que estás trabajando. Así se evita que el kardex quede incoherente. Si de verdad necesitas cambiarlo: - Crea un producto nuevo con la configuración correcta (otro código). - Deja el saldo del producto viejo en cero con una Salida o un Ajuste de Mercadería, y regístralo en el nuevo con un Ingreso. - Desactiva el producto viejo desde Ver Todos. ## Tipo Iva: cuál elegir - 15%: la tarifa general. Es la opción por defecto. - 5%: solo para los bienes y servicios a los que la ley les da esa tarifa. - 0%: bienes y servicios gravados con tarifa 0 % (por ejemplo, ciertos alimentos de primera necesidad y medicinas). - Exento de Iva: operaciones que la ley declara exentas. - No Objeto de Impuesto: operaciones que no están dentro del IVA. - Iva Diferenciado: tarifa especial que fija el SRI para casos puntuales (por ejemplo, 8 % en servicios turísticos en feriados). Úsala solo si te corresponde. - 12% y 13%: siguen en la lista solo por compatibilidad con documentos antiguos. No los uses en productos nuevos. En la factura, cada tipo suma en su propia línea de totales: Subtotal Iva, Subtotal 0%, Subtotal no objeto de iva, Subtotal Exento de iva o Subtotal Iva Diferenciado. 💡 Si no sabes qué tarifa le corresponde a un producto, consúltalo con tu contador. El sistema aplica la tarifa que elijas; no la decide por ti. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo vender un servicio que a veces lleva materiales? Sí: crea el servicio (mano de obra) y los materiales como bienes, y factura ambos en líneas separadas. Así los materiales descuentan inventario. ### ¿Qué código de IVA pongo al importar productos por Excel? En la columna del tipo de IVA usa el código: 4 = 15 %, 5 = 5 %, 0 = 0 %, 6 = No objeto, 7 = Exento y 8 = IVA diferenciado. --- ## Actualizar precios, nombres y costos de muchos productos con Excel Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/93-actualizar-precios-nombres-y-costos-de-muchos-productos-con-excel Usa «Actualizar Productos» para cambiar en bloque nombre, detalle, IVA, precios, costo o categoría de productos que ya existen. La celda vacía no se toca. ## Para qué sirve Cuando necesitas cambiar los precios (o el nombre, el costo o la categoría) de muchos productos a la vez, no hace falta editarlos uno por uno. Con Actualizar Productos subes un Excel con los códigos y solo los datos que quieres cambiar. ## Antes de empezar - Los productos deben existir ya en el establecimiento en el que estás trabajando y estar activos. El sistema los busca por su código. - El archivo debe ser .xlsx. - El stock nunca se cambia desde aquí. ## Paso a paso - Ve a Productos & Servicios → Ver Todos y pulsa Actualizar Productos. - Pulsa Descargar Modelo de Actualizacion Importación. - Llena una fila por producto desde la fila 3 (la fila 1 son los nombres de columna y la fila 2 es de instrucciones: no las borres). - Escribe el código en la columna A y solo los datos que quieres cambiar. Deja vacías las demás celdas. - Elige el archivo y marca Solo revisar para ver qué cambiaría sin tocar nada. Pulsa Importar. - Revisa el informe. Si todo está bien, vuelve, sube el mismo archivo sin marcar Solo revisar y pulsa Importar. ## Qué columnas se actualizan - A: código (obligatorio, identifica al producto). - B: nombre · C: detalle. - E: tipo de IVA (código: 4 = 15 %, 5 = 5 %, 0 = 0 %, 6 = no objeto, 7 = exento). - F, G, H: Precio 1, Precio 2 y Precio 3 (sin IVA). - K: costo. - M: categoría (el número Id de la categoría). Las demás columnas del modelo (tipo de producto, stock, bodega…) se ignoran en esta pantalla. 💡 La regla de oro: celda vacía = no se toca. Si solo quieres subir los precios, deja en blanco nombre, detalle, IVA, costo y categoría. Ojo: un 0 sí es un valor y se guardará. ## Cómo leer el informe - Se actualizan: productos encontrados y qué datos cambiarán. - No existen: códigos que no están (o están desactivados) en este establecimiento. No se modifica nada de ellos y el resto sigue. - Rechazadas: filas con datos inválidos. Si hay una sola rechazada, no se actualiza nada: corrige el archivo y vuelve a subirlo. Motivos de rechazo que puedes ver: «el código no puede estar vacío», «tipo de IVA inválido», «el costo no puede ser negativo», «la categoría N no existe». ## Errores comunes ### «Modelo de importación incorrecto: la primera fila debe empezar con las columnas codigo y nombre» Borraste o cambiaste la fila de encabezados, o subiste otro archivo (por ejemplo, el Excel de Exportar Productos, que no sirve para esto). Descarga el modelo otra vez y pega tus datos desde la fila 3. ### Usé «Actualizar los que ya existen» en Importar Productos y mis precios quedaron en cero Son dos herramientas distintas. En Importar Productos con «Actualizar los que ya existen», cada fila reemplaza nombre, precios, IVA y categoría con lo que trae, y un precio vacío queda en 0. Para cambiar solo algunas columnas usa siempre Actualizar Productos, donde la celda vacía se respeta. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cambiar el costo por Excel modifica mi inventario? No mueve existencias ni crea movimientos en el kardex. Solo cambia el costo guardado en la ficha, que se usará en las próximas salidas y asientos. Para corregir cantidades usa Ajuste de Mercadería o una toma física. ### ¿Puedo actualizar productos de otro establecimiento? No. Cambia de establecimiento en la parte superior y repite la actualización allí: cada establecimiento tiene su propio catálogo. --- ## Crear un combo o kit de productos (y cómo descuenta el inventario) Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/97-crear-un-combo-o-kit-de-productos-y-como-descuenta-el-inventario Arma un combo con varios productos: al venderlo se descuentan sus componentes. Cómo crearlo, editarlo, de qué bodega sale y cómo se calcula su costo. ## Para qué sirve Un combo (o kit) es un producto que vendes como uno solo pero que está formado por otros productos: por ejemplo, un «Kit de pintura» con 1 galón de pintura, 1 brocha y 1 rodillo. Al facturar el combo, el sistema descuenta del inventario cada componente, no el combo. ## Antes de empezar - Crea primero los productos que forman el combo. - El combo no tiene existencias propias. Déjalo con Desea Manejar Stock = NO: el control de stock lo hacen sus componentes. - Un producto no puede ser combo y fabricado a la vez. ## Crear el combo - Entra a Productos & Servicios → Nuevo y llena código, nombre, precios e IVA del combo. - En la tarjeta Combos de Productos enciende Crear Combo Producto y pulsa Agregar Productos. - En la ventana Combos de Producto elige la Bodega de la que saldrán los componentes. - Escribe el nombre o código en Producto, pulsa la lupa y elige en Seleccione un Resultado. El producto se agrega a la tabla. - Ajusta la Cantidad de cada componente (cuántas unidades lleva un combo). Para quitar uno, usa el botón rojo de menos. - Revisa el Costo Total, cierra la ventana y pulsa Guardar Producto. Si guardas sin componentes verás «No tiene ningun producto seleccionado para el combo!.». ## Editar el combo o convertir un producto en combo - Ve a Ver Todos y pulsa Editar en el producto. - Con el interruptor Es Combinado conviertes un producto en combo (o al revés) y cambias sus componentes. - Pulsa Actualizar Producto. Si lo dejas marcado sin componentes, el sistema avisa «Un producto combinado necesita al menos un componente» y no cambia la composición. ## Cómo funciona al vender - Por cada combo vendido se descuenta cantidad del componente × combos vendidos. Ejemplo: 3 kits que llevan 2 brochas cada uno descuentan 6 brochas. - Cada componente sale de la bodega que elegiste al armar el combo, aunque la factura indique otra bodega. - Funciona igual si vendes por factura, punto de venta, API o tienda en línea. - Puedes meter un combo dentro de otro combo (hasta 10 niveles). 💡 El combo se encuentra en el buscador de Nueva Factura. En el punto de venta, proformas, notas de crédito y otros documentos el buscador no muestra combos: allí agrega los productos por separado. ## Costo del combo El costo del combo es la suma de (cantidad × costo) de sus componentes. Se calcula al crear o al editar el combo. Si luego sube el costo de un componente, el costo que ves en la ficha del combo no cambia solo: abre el combo en Editar y pulsa Actualizar Producto para recalcularlo. La contabilidad sí usa el costo real de cada componente al vender. ## Errores comunes ### «Los productos incluidos en el combo 'X' no tienen suficiente stock, para realizar este proceso. !» Algún componente no alcanza en su bodega (la que se eligió al armar el combo). Qué hacer: - Revisa en Editar del combo qué componentes lleva y de qué bodega salen. - Mira las existencias de esos componentes en Existencias o en el Kardex. - Registra el ingreso o la compra del componente que falta, o transfiérelo a la bodega correcta. ### Mi combo no aparece al buscarlo en el punto de venta Es normal: los combos solo se buscan en Nueva Factura (ver nota arriba). ¿Dudas entre combo, producto fabricado o presentación? Revisa el artículo «Combo, producto fabricado o presentación: cuál usar». --- ## Combo, producto fabricado o presentación: cuál usar Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/99-combo-producto-fabricado-o-presentacion-cual-usar Tres formas de vender un producto armado o empacado distinto. Diferencias, ejemplos y cómo mueve el inventario cada una. ## Para qué sirve esta guía El sistema tiene tres herramientas que se parecen, pero resuelven casos distintos. Elegir bien evita descuadres en el inventario. ## Combo (kit) - Qué es: varios productos distintos que vendes juntos con un solo precio. - Ejemplo: «Kit de pintura» = 1 pintura + 1 brocha + 1 rodillo; «Combo desayuno» = café + sánduche. - Inventario: el combo no tiene stock. Al venderlo se descuentan sus componentes. - Dónde se crea: Productos & Servicios → Nuevo → tarjeta Combos de Productos → Crear Combo Producto. ## Producto fabricado (receta) - Qué es: un producto que produces antes de venderlo, transformando materias primas. - Ejemplo: una panadería fabrica 100 panes con harina, levadura y sal; una fábrica arma muebles con madera y tornillos. - Inventario: al registrar la fabricación salen las materias primas y entra el producto terminado con su costo. Después lo vendes como cualquier producto con stock. - Dónde se crea: Productos & Servicios → Nuevo → tarjeta Fabricación de Productos → Es Preparado - Fabricado → Composición. La producción se registra en Fabricación → Nuevo. ## Presentación (caja, blíster, unidad) - Qué es: el mismo producto vendido en otro empaque, con un factor de conversión. - Ejemplo: paracetamol por unidad, por blíster de 10 o por caja de 100; cerveza por botella o por jaba de 12. - Inventario: se lleva siempre en la unidad base. Vender 2 cajas de 10 descuenta 20 unidades. La presentación nunca tiene stock propio. - Dónde se crea: se activa en Productos & Servicios → Configuración → General y se crea en la ficha (Editar) del producto base. ## Cómo decidir en 3 preguntas - ¿Lo que vendes es el mismo producto en más o menos cantidad? → Presentación. - ¿Son varios productos distintos que solo juntas al vender? → Combo. - ¿Hay un proceso de producción antes de vender y quieres tener el producto terminado en bodega? → Producto fabricado. ## Reglas que conviene saber - Un producto no puede ser combo y fabricado al mismo tiempo. - Un combo no puede tener presentaciones. - Los servicios no pueden ser combos, fabricados ni tener presentaciones, porque no llevan inventario. 💡 Si vendes un combo por factura, revisa que cada componente tenga existencias en la bodega con la que armaste el combo. Si fabricas, registra la fabricación antes de vender el producto terminado. --- ## Vender sin existencias: «Permitir Facturar sin Stock» y sus reportes de control Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/107-vender-sin-existencias-permitir-facturar-sin-stock-y-sus-reportes-de-control Deja vender un producto aunque su inventario quede en negativo, entiende las consecuencias y controla esas ventas con los reportes ocultos de Ver Todos. ## Para qué sirve Por defecto, un producto que maneja stock no se puede vender si no hay existencias en la bodega. Si tu negocio a veces vende antes de registrar la compra (por ejemplo, la mercadería llegó pero la factura del proveedor aún no), puedes permitirlo producto por producto. ## Antes de empezar - Es una opción por producto. No hay un interruptor general para toda la empresa. - Solo aparece en bienes con Desea Manejar Stock = SI. ## Cómo activarlo - Entra a Productos & Servicios → Ver Todos y pulsa Editar en el producto (o créalo en Nuevo). - Enciende Permitir Facturar sin Stock(En negativo). - Lee el aviso «Facturar sin stock» y pulsa Entiendo, activar de todos modos (o No activar si te arrepientes). - Guarda el producto. El cambio queda registrado en la bitácora. ## Qué pasa al vender sin existencias - La factura y el punto de venta dejan pasar la venta. Al agregar la línea verás «Venta sin stock» con el saldo que quedará (por ejemplo, «El inventario quedará en -3»). - La venta se registra con un costo provisional (el último costo conocido). - Cuando llega la compra, el costo real puede ser otro: esa diferencia hay que ajustarla (y si llevas contabilidad, asentarla). - Mientras el saldo esté en negativo, el costo de ventas y la utilidad de ese producto no son confiables, y un inventario negativo llama la atención en una auditoría. 💡 Úsalo como excepción, no como costumbre. Lo ideal es registrar la compra o un Ingreso Mercadería antes de vender. ## Reportes para controlar estas ventas No están en el menú lateral: son botones en la parte superior de Productos & Servicios → Ver Todos. ### Ventas con stock negativo Lista las ventas que dejaron el saldo bajo cero: fecha, producto, comprobante, cantidad, saldo resultante y costo aplicado. Filtra por Desde, Hasta y Bodega y pulsa Consultar. Sirve para ubicar ventas cuyo costo puede estar mal. ### Variaciones de costo Cuando llega la compra que respalda una venta en negativo, muestra la diferencia entre el costo con que salió la venta y el costo real, y si ya fue asentada. Marca Solo las no asentadas para ver lo pendiente. Estas variaciones se generan cuando usas el método de costeo promedio ponderado o FIFO. ## Preguntas frecuentes ### Activé la opción pero en Salida Mercadería me sigue diciendo «No existen unidades suficientes en stock» Es correcto: la opción aplica a las ventas. Las salidas y transferencias manuales siempre exigen que haya unidades en la bodega elegida. ### ¿Cómo vuelvo a dejar el saldo en cero o positivo? Registra la compra (con Ingreso de Mercaderia activo) o un Ingreso Mercadería. Si fue un error de conteo, usa Ajuste de Mercadería. ### ¿Funciona con combos? No de la misma forma. Para vender un combo, sus componentes deben tener existencias en la bodega con la que se armó el combo. --- ## Bodega principal de cada establecimiento: cambiarla y eliminar bodegas Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/109-bodega-principal-de-cada-establecimiento-cambiarla-y-eliminar-bodegas De qué bodega se descuenta el stock al facturar, cómo marcar otra como principal y qué hacer si no puedes eliminar una bodega. ## Para qué sirve Cada establecimiento tiene una bodega principal (por defecto). Cuando facturas, el stock se descuenta de esa bodega. Las demás bodegas del establecimiento son auxiliares: sirven para guardar mercadería y hacer traslados. ## Antes de empezar - Al crear una empresa o un establecimiento, el sistema crea sola una bodega PRINCIPAL. No necesitas crearla para empezar a cargar productos. - La bodega principal es por establecimiento: cada sucursal tiene la suya. ## Ver tus bodegas - Entra a Productos & Servicios → Bodegas. - La tabla muestra cada bodega con su empresa, establecimiento y la columna Defecto (SI o NO). - Para crear otra bodega, haz clic en Nueva Bodega, escribe el Nombre Bodega y guarda. ## Cambiar la bodega principal - En el listado, busca la bodega que quieres usar como principal. - Haz clic en su botón de estrella vacía (al pasar el mouse dice «Auxiliar»). - Confirma con Si, Cambiar. - Verás «Actualizado». Ahora esa bodega tiene la estrella llena («Principal») y la anterior pasa a auxiliar. 💡 A partir del cambio, las nuevas ventas de ese establecimiento descuentan stock de la nueva bodega principal. El stock que esté en la bodega anterior no se mueve solo: trasládalo si lo necesitas. ## Eliminar una bodega - Haz clic en el botón rojo de papelera de la bodega. - Confirma con Si, Eliminar. Verás «Bodega Eliminada». ## Errores comunes ### «No puede eliminar esta Bodega porque todavía exíste Inventario» La bodega todavía tiene productos con stock. Primero traslada la mercadería a otra bodega o regístrale una salida, y vuelve a intentarlo. ### «No se puede Eliminar una bodega defecto» No se puede borrar la bodega principal. Marca primero otra bodega como principal (estrella) y luego elimina la que ya no usas. ### «No existe la bodega a actualizar» La bodega fue eliminada o pertenece a otro establecimiento. Recarga la página y revisa que estás trabajando en el establecimiento correcto (recuadro de la empresa, arriba a la derecha). --- ## Ingreso y salida de mercadería: costo, tipos de movimiento, fecha e impresión Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/115-ingreso-y-salida-de-mercaderia-costo-tipos-de-movimiento-fecha-e-impresion Detalles de ingresos y salidas manuales: el costo que escribes reemplaza el del producto, tipos de movimiento, fecha del kardex e impresión. ## Para qué sirve Ingreso Mercadería suma unidades a una bodega y Salida Mercadería las resta, sin pasar por una compra o una venta. Se usan para inventario inicial, devoluciones, consumo interno, mermas o correcciones. Este artículo explica los detalles que más dudas generan. ## Pasos rápidos - Entra a Productos & Servicios → Ingreso Mercadería (o Salida Mercadería). - Escribe el Detalle / Documento Respaldo / Autorizado por (obligatorio), elige la Bodega, la Fecha y el tipo en Detalle. - Busca el producto, escribe Cantidad y Costo Unitario (en salidas, Costo) y pulsa Agregar. Repite con cada producto. - Pulsa Guardar Ingreso (o Guardar Salida) y confirma. ## El costo que escribes en un ingreso cambia el costo del producto Al guardar un ingreso con Costo Unitario mayor que cero, ese valor pasa a ser el último costo guardado en la ficha del producto. Es el costo que se propone en las siguientes salidas y el que usa el método de último costo. - Úsalo a tu favor para corregir un costo desactualizado. - Cuidado con escribir un costo «de prueba» (por ejemplo 1): el producto quedará con ese costo. - Si dejas el costo en 0, el costo del producto no se toca, pero esas unidades entran valiendo 0 y tu inventario quedará subvalorado. ## El costo en una salida La salida propone el costo actual del producto. Puedes cambiarlo, y el valor que dejes es el que queda en el kardex de esa salida. No cambia el costo del producto. Si usas promedio ponderado o FIFO, deja el costo propuesto. ## Tipos de movimiento (campo Detalle) Si no tienes el módulo de contabilidad, puedes elegir: - Ingresos: Inventario Inicial, Importación, Fabricación, Ingreso por Ajuste, Devolucion x Egreso, Compras Locales, Entrada por Transferencia. - Salidas: Ventas, AutoConsumo, Egreso por Ajuste, Devolucion por Ingreso, Salida por Mercaderia, Fabricación. Con el módulo de contabilidad solo aparecen Ingreso por Ajuste y Egreso por Ajuste. El tipo elegido se ve luego en el Kardex y en el Reporte Ent / Sal/ Transf. ## La fecha del documento y la fecha del kardex La Fecha que eliges queda en el documento de ingreso o salida. Pero el movimiento de inventario se registra siempre con la fecha y hora reales en que lo guardaste. Por eso el Kardex y los reportes de rotación y reposición muestran la fecha de hoy aunque hayas elegido otra. ## Imprimir el comprobante Al guardar, el sistema abre el detalle del documento («Ingreso de Mercaderia # N» o «Salida de Mercaderia # N») con el botón Imprimir. Úsalo como respaldo firmado por quien autoriza. ## Errores comunes ### El producto no aparece al buscarlo Solo salen productos activos, del establecimiento actual y con Desea Manejar Stock = SI (lo recuerda la etiqueta «Si el producto no se muestra este tiene desactivada la opción de Stock»). Activa esa opción en Ver Todos → Editar o cambia de establecimiento. ### «El producto ya fue anadido» No se puede repetir un producto en el mismo documento. Quita la línea con la X y vuelve a agregarlo con la cantidad total. ### «El Detalle no puede estar vacio» / «Debes anadir minimo un producto.» Llena el campo Detalle / Documento Respaldo / Autorizado por, y agrega al menos un producto con Agregar antes de guardar. ### «No existen unidades suficientes en stock» (en salidas) La cantidad supera lo que hay en esa bodega. Revisa la bodega elegida o registra antes el ingreso. Más detalles en el artículo «Errores de stock al facturar o sacar mercadería». --- ## Errores de stock al facturar o sacar mercadería y cómo resolverlos Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/118-errores-de-stock-al-facturar-o-sacar-mercaderia-y-como-resolverlos Qué significan los avisos de stock insuficiente al facturar, en salidas y transferencias, y qué hacer en cada caso. ## Por qué aparecen Cuando un producto tiene Desea Manejar Stock = SI, el sistema no deja que salgan más unidades de las que hay en la bodega elegida. El control se hace dos veces: al agregar la línea (en pantalla) y al guardar (en el servidor). ## Los mensajes y qué significan ### «No Existe Stock Suficiente para Este Producto» Sale en la factura al agregar la línea. La cantidad supera las existencias de la bodega seleccionada en el buscador de productos. Si dice «...Este Producto Combo», es un componente del combo el que no alcanza. ### «La cantidad no puede ser mayor al Stock disponible» Sale al aumentar la cantidad en una línea que ya está en el detalle. La cantidad vuelve a 1. ### «El producto X no tiene el suficiente stock, para continuar el proceso!» Es la validación al guardar (factura, salida, fabricación). Aparece si entre que agregaste la línea y guardaste alguien más vendió ese producto, o si la bodega no tiene las unidades. ### «Los productos incluidos en el combo 'X' no tienen suficiente stock, para realizar este proceso. !» Un componente del combo no alcanza en la bodega con la que se armó el combo. ### «No existen unidades suficientes en stock» Sale en Salida Mercadería y Transferencia Mercadería al agregar un producto. Estas pantallas siempre exigen existencias, aunque el producto permita facturar sin stock. ## Cómo resolverlo, paso a paso - Revisa la bodega. En el buscador de productos de la factura hay un selector de Bodega. Quizás las unidades están en otra bodega: cámbiala y vuelve a agregar el producto. - Mira cuánto hay. En Productos & Servicios → Existencias o en el Kardex ves el saldo por bodega. - Registra la entrada que falta. Si la mercadería llegó pero no la registraste, ingresa la compra (con Ingreso de Mercaderia activo) o haz un Ingreso Mercadería. - Mueve la mercadería. Si está en otra bodega o sucursal, usa Transferencia Mercadería. - Si de verdad vendes sin tener existencias registradas, activa Permitir Facturar sin Stock(En negativo) en ese producto (solo aplica a ventas) y regulariza el saldo después. - Si el producto no necesita control de inventario (por ejemplo, un servicio), pon Desea Manejar Stock = NO en Editar. Si ya tiene movimientos, este campo estará bloqueado. 💡 Recuerda que el inventario de pruebas y el de producción están separados. Si acabas de pasar a producción, tu stock empieza en cero y debes volver a cargar el inventario inicial. ## Preguntas frecuentes ### En Existencias veo unidades, pero la factura dice que no hay stock Seguramente estás mirando otra bodega o el total de todas. En la factura el control es por la bodega elegida en el buscador. --- ## Qué documentos mueven el inventario automáticamente (y cuáles no) Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/121-que-documentos-mueven-el-inventario-automaticamente-y-cuales-no Qué suma, qué resta y qué no toca el stock: facturas, compras, notas de crédito («Rev. prod.»), anulaciones, punto de venta y API. ## Para qué sirve La mayoría de movimientos de inventario los hace el sistema solo, al emitir o guardar tus documentos. Esta guía te dice cuáles mueven el stock, para que entiendas el Kardex y evites dobles registros. Todo esto aplica a productos con Desea Manejar Stock = SI. ## Documentos que RESTAN existencias - Factura: descuenta de la bodega elegida en cada línea. - Punto de venta: descuenta al emitir, de la bodega elegida en el punto de venta, con la misma validación de existencias y de «Permitir Facturar sin Stock». - Proforma: no mueve nada mientras es proforma; descuenta cuando la conviertes en factura. - Nota de crédito de un proveedor (devolución de compra): descuenta. - Salida, Ajuste (disminución) y Transferencia (en la bodega de origen). ## Documentos que SUMAN existencias - Compra y liquidación de compra, solo si el interruptor Ingreso de Mercaderia está en SI al registrarla. Ese interruptor se habilita con el módulo de compras. - Nota de crédito de venta (devolución del cliente), en las líneas con Rev. prod. marcado (ver abajo). - Ingreso, Ajuste (incremento), Transferencia (en la bodega de destino) e inventario inicial al crear el producto. ## Documentos que NO tocan el inventario - Guía de remisión: solo documenta el traslado; no descuenta. Si la mercadería cambia de bodega, registra además una Transferencia Mercadería. - Nota de débito. - Retenciones. ## Nota de crédito: decide qué regresa a bodega con «Rev. prod.» En la nota de crédito de venta, cada línea tiene la casilla Rev. prod., marcada por defecto. - Marcada: el producto devuelto vuelve al inventario, con el mismo costo y el mismo lote con que salió en la factura. - Desmarcada: el producto no regresa. Úsalo si el cliente devolvió algo dañado o si la nota de crédito es solo un descuento. Solo aplica a bienes que manejan stock. ## Anular un documento revierte su movimiento Al anular una factura, compra o nota de crédito, el sistema anula sus movimientos y las existencias vuelven a como estaban. Si después restauras el comprobante, el movimiento se aplica otra vez. ## Facturas que llegan por API o integración Las facturas emitidas desde otro sistema (API, tienda en línea, plugins) solo descuentan inventario si la empresa tiene activo Descontar Inventario por Integracion: - Entra a Configuración → Empresas y pulsa Editar en la empresa. - Enciende Descontar Inventario por Integracion y guarda. Con la opción activa, se descuenta de la bodega principal del establecimiento y para cualquier producto que sea un bien, aunque no tenga marcado «Desea Manejar Stock». Asegúrate de que el establecimiento tenga una bodega marcada como principal. 💡 ¿No sabes por qué cambió un saldo? Abre el Kardex del producto: cada línea indica el tipo de movimiento y el documento que lo generó. --- ## Inventario en pruebas y en producción: por qué «desapareció» tu stock Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/122-inventario-en-pruebas-y-en-produccion-por-que-desaparecio-tu-stock El inventario de pruebas y el de producción están separados. Qué pasa al pasar a producción, la marca de agua de pruebas y la numeración de documentos. ## Para qué sirve El sistema trabaja en dos ambientes: Pruebas (para practicar, sin validez ante el SRI) y Producción (lo real). El ambiente activo se ve debajo del nombre del establecimiento, en la parte superior del menú. Muchas dudas de inventario vienen de no saber que cada ambiente tiene su propio inventario. ## Cada ambiente tiene su propio stock - Todo movimiento (ventas, compras, ingresos, ajustes) se guarda con el ambiente en que lo hiciste. - El Kardex, Existencias y Valorización solo muestran los movimientos del ambiente activo. - Los productos (la ficha, los precios) son los mismos en ambos ambientes; lo que cambia son las existencias. ### Pasé a producción y mi stock está en cero Es lo esperado: lo que cargaste en pruebas se queda en pruebas. Para empezar en producción: - Confirma que el ambiente activo sea Producción. - Carga tu inventario inicial real, con costo, por Ingreso Mercadería. - Revisa el resultado en Existencias o en Valorización de Inventario. 💡 Consejo: no cargues el inventario definitivo en pruebas. Usa pruebas solo con dos o tres productos para practicar, y haz la carga real directamente en producción. ## «DOCUMENTO SIN VALIDEZ TRIBUTARIA - AMBIENTE DE PRUEBAS» Todo PDF (RIDE en A4 o ticket de 80 mm) de un comprobante emitido en ambiente de pruebas lleva esa marca de agua. Ese documento no tiene validez tributaria y no sirve para cobrar. En pruebas, además, el correo no le llega a tu cliente: va solo al correo de copia del establecimiento. Para emitir comprobantes válidos, cambia el ambiente del punto de emisión a Producción (en Configuración → Empresas → Editar, campo Ambiente) y vuelve a emitir el documento. Necesitas tener tu firma electrónica configurada. ## Bodegas, establecimientos y productos - Cada bodega pertenece a un establecimiento de una empresa. El stock se calcula por bodega. - Cada establecimiento tiene su propio catálogo: el mismo código puede existir en la matriz y en una sucursal como dos fichas distintas. - Una bodega de cada establecimiento puede marcarse como principal: es la que se usa por defecto, por ejemplo, para las facturas que llegan por API. ## Numeración de los documentos de inventario Ingresos, salidas, transferencias, ajustes e inventarios iniciales comparten una sola secuencia por establecimiento y por ambiente («Ingreso de Mercaderia # 15», «Salida de Mercaderia # 16»…). Es una numeración interna que no va al SRI, por eso es normal que haya saltos (por ejemplo, si una importación se canceló a medias). --- ## Valorización de inventario: cuánto dinero tienes en bodega Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/128-valorizacion-de-inventario-cuanto-dinero-tienes-en-bodega Consulta el valor total de tu inventario por producto y bodega, y corrige el aviso «productos con existencias y sin costo» para que cuadre con contabilidad. ## Para qué sirve Valorización de Inventario te dice cuánto vale la mercadería que tienes: existencia × costo unitario, producto por producto, y el total. El costo unitario se calcula con el método de costeo de tu empresa (se muestra debajo del valor, por ejemplo «Costeo: Último costo»). ## Cómo usarla - Entra a Productos & Servicios → Valorización de Inventario. - Arriba ves tres tarjetas: Valor del inventario, Productos con existencia y Sin costo registrado. - Para filtrar, escribe en Buscar (nombre o código), elige una Bodega (o Todas) y pulsa Aplicar. - La tabla está ordenada por valor: arriba lo que más dinero tiene parado. El botón de la columna Kardex abre los movimientos del producto. - Al final verás el Valor en esta página y el Valor total del inventario. Las existencias salen del libro de movimientos (el kardex) del ambiente en que estás trabajando, y solo aparecen los productos que tienen stock. ## El aviso «Hay N productos con existencias y sin costo» Significa que hay mercadería en bodega que para el sistema vale $0. Por eso el valor total es menor que el real y no cuadrará con contabilidad. Suele pasar cuando se cargó inventario inicial, ingresos o importaciones sin costo. Cómo corregirlo: - Pulsa Ver cuáles son en el aviso (o enciende Solo los que están sin costo y pulsa Aplicar). - Para cada producto, ponle su costo real: en Ver Todos → Editar (campo Costo) o con Actualizar Productos por Excel si son muchos. - Si el problema es que faltó registrar una compra, regístrala con su costo. - Vuelve a abrir la valorización y confirma que la tarjeta Sin costo registrado esté en 0. 💡 Para no volver a tener este problema, carga siempre los ingresos y el inventario inicial con costo. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué el valor no coincide con mi balance contable? Las causas más comunes: productos sin costo (ver arriba), movimientos hechos en otro ambiente (pruebas vs producción), o ajustes de inventario registrados sin asiento contable. Revisa primero el aviso de productos sin costo. ### ¿Puedo descargarla a Excel? No. Esta pantalla no tiene descarga a Excel; se consulta en pantalla. --- ## Qué comprar y qué no se vende: reportes de Reposición y Rotación Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/131-que-comprar-y-que-no-se-vende-reportes-de-reposicion-y-rotacion Configura stock mínimo y máximo para saber qué reponer y cuánto comprar, y detecta la mercadería parada que inmoviliza tu dinero. ## Para qué sirven - Reposición / Bajo Mínimo: te dice qué productos llegaron a su mínimo, cuántos días te alcanza lo que queda y cuánto comprar. - Rotación / Sin Movimiento: te muestra lo que no se vende hace tiempo y cuánto dinero está parado en eso. ## Paso 1: configura el stock mínimo y máximo Reposición solo funciona con productos que tengan Stock Minimo. Sin ese dato el sistema no sabe cuándo avisarte. - Entra a Productos & Servicios → Ver Todos y pulsa Editar en el producto (o llénalo al crearlo en Nuevo, sección Costo). - Escribe el Stock Minimo: la cantidad a la que quieres reponer. - Escribe el Stock Maximo: hasta cuánto quieres llenar al comprar. - Guarda. Ambos campos aceptan solo números enteros. ## Reposición / Bajo Mínimo - Entra a Productos & Servicios → Reposición / Bajo Mínimo. - Elige la Bodega (o Todas) y en Consumo de los últimos el período para medir las ventas (30, 60 o 90 días, 6 meses o 1 año; por defecto 90 días). Pulsa Aplicar. Cómo leer la tabla: - Existencia y Mínimo: lo que hay y tu mínimo. - Vendido: lo que salió en el período elegido. - Aguanta: cuántos días te dura lo que queda al ritmo de venta. Si dice 3 días, hay prisa; si dice 400, puedes esperar aunque esté bajo mínimo. «no se vende» indica que no tuvo salidas en el período. - Comprar: lo que falta para llegar al Stock Máximo (si no tiene máximo, para llegar al mínimo). - Costaría: Comprar × costo del producto. Las tarjetas suman Productos bajo mínimo, Ya agotados (en cero o en negativo) y Costaría reponer todo. ## Rotación / Sin Movimiento - Entra a Productos & Servicios → Rotación / Sin Movimiento. - En Sin venderse hace más de elige el período (30 días a 2 años; por defecto 6 meses) y, si quieres, una Bodega. Pulsa Aplicar. Verás los productos con existencia que no han salido en ese tiempo, ordenados por Dinero parado (existencia × costo), con su Última salida («nunca» si jamás se vendieron) y los días que lleva Quieto. Ideas para usarla: promociones o combos con esos productos, devolución al proveedor, o dejar de comprarlos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué mi producto no aparece en Reposición? - No tiene Stock Minimo (o es 0). - Su existencia todavía está por encima del mínimo. - No maneja stock, está desactivado o nunca tuvo movimientos. ### Los días y las ventas no coinciden con mis facturas de hoy Los cálculos usan los movimientos del kardex del ambiente actual con su fecha real de registro. --- ## Ajuste de mercadería: subir y bajar varias existencias en un solo paso Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/148-ajuste-de-mercaderia-subir-y-bajar-varias-existencias-en-un-solo-paso Corrige diferencias de inventario (conteo, daños, sobrantes) con Incremento o Disminucion por producto, y entiende el aviso de no modificar el costo. ## Para qué sirve Con Ajuste de Mercadería corriges las existencias de varios productos a la vez: subes unos (sobrantes) y bajas otros (faltantes, daños) en una sola pantalla. La tabla te muestra cuánto hay, cuánto quedará y el valor del ajuste. Si vas a corregir muchos productos tras un conteo físico, también puedes subir el conteo por Excel (botón Ajuste de Inventario en Ver Todos). ## Paso a paso - Entra a Productos & Servicios → Ajuste de Mercadería. - Escribe el Detalle / Documento Respaldo / Autorizado por (por ejemplo, «Conteo físico 30/09, autoriza J. Pérez»). Es obligatorio y queda guardado en el documento. - Elige la Bodega que vas a ajustar. - Busca el producto en Producto, elígelo y pulsa Agregar Producto. Repite con cada producto. - En cada línea elige el Tipo de Ajuste: Incremento (sumar) o Disminucion (restar), y escribe la Cantidad a sumar o restar (no la cantidad final). - Revisa las columnas Cantidad Actual, Cantidad Final y Total Ajustado. - Pulsa Guardar Ajuste de Inventario y confirma. Al guardar, el sistema crea hasta dos documentos: «Ajuste Ingreso de Mercaderia # N» con los incrementos y «Ajuste Salida de Mercaderia # N» con las disminuciones, y abre su detalle. El ajuste se registra con la fecha de hoy. ## El aviso «¡Evita modificar el costo promedio!» En las líneas de Disminucion, al tocar la columna Costo Promedio aparece este aviso: si cambias el valor, se registrará un ajuste por la diferencia, que puede generar un error contable y fiscal. - Lo recomendable es cancelar y dejar el costo que propone el sistema. - Cámbialo solo si tu contador te lo indica. Aunque la columna diga «Costo Promedio», muestra el costo que corresponde al método de costeo de tu empresa. ## Con contabilidad Si tienes el módulo de contabilidad verás Registro Contable, Cuenta Contrapartida inventario y Cuenta Costo Salida. Con Registro Contable encendido, el ajuste genera su asiento automático. Si el ejercicio contable de la fecha está cerrado, el ajuste no se guarda y se muestra el motivo. ## Errores comunes ### «La Cantidad Final tiene que ser igual o mayor a 0» En una línea de Disminucion pusiste más unidades de las que hay en esa bodega. Baja la cantidad o revisa que elegiste la bodega correcta. ### «El producto X no tiene el suficiente stock, para continuar el proceso!» Al guardar, el sistema volvió a revisar las existencias y alguna disminución supera lo disponible (por ejemplo, porque se vendió mientras tanto). Ajusta la cantidad y vuelve a guardar. ### «El Detalle no puede estar vacio» / «Debes anadir minimo un producto.» Llena el Detalle y agrega al menos un producto antes de guardar. ### No encuentro el producto Solo aparecen productos activos que manejan stock en el establecimiento actual. --- ## Toma física por Excel: sube el stock contado y el sistema hace los ajustes Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/151-toma-fisica-por-excel-sube-el-stock-contado-y-el-sistema-hace-los-ajustes Tras contar tu bodega, sube un Excel con las cantidades reales y el sistema registra solo la entrada o salida por la diferencia de cada producto. ## Para qué sirve Después de contar físicamente tu bodega, no tienes que calcular producto por producto cuánto sobra o falta. Subes un Excel con lo que contaste y el sistema compara con lo que tiene registrado en esa bodega: si hay más, registra una entrada; si hay menos, una salida; si es igual, no hace nada. Esta opción no está en el menú lateral: es el botón Ajuste de Inventario en Productos & Servicios → Ver Todos. ## Antes de empezar - Los productos deben existir en el establecimiento actual, ser bienes y manejar stock. - Haz el conteo con la bodega quieta (sin ventas ni compras mientras cuentas y subes el archivo). - Los cambios no se pueden reversar automáticamente. Por eso usa siempre primero Solo revisar. ## Paso 1: prepara el Excel - En la pantalla del ajuste pulsa Descargar Modelo de Importación (es el mismo modelo de importar productos). - Desde la fila 3, una fila por producto (no borres las filas 1 y 2). Llena: A: código del producto · B: nombre. - D: tipo de producto = 1 (bien). - I: stock = 1 (maneja inventario). - J: la cantidad contada (lo que quieres que quede). - K: costo unitario (obligatorio, mayor que 0). Se usa si hay que registrar una entrada. ## Paso 2: revisa y aplica - Entra a Ver Todos → Ajuste de Inventario. - En Seleccione la Bodega elige la bodega que contaste. - Si tienes contabilidad, decide si dejas encendido Registro Contable. - Elige el archivo, marca Solo revisar y súbelo. Verás el informe sin que se mueva nada. - Si todo está bien, vuelve, desmarca Solo revisar y súbelo de nuevo. ## Cómo leer el informe - Entradas: productos donde contaste más de lo registrado; se suma la diferencia. - Salidas: contaste menos; se resta la diferencia. - Sin cambio: «el stock del archivo coincide con el actual». - Rechazadas: filas con problemas. Si hay alguna, no se ajusta nada («No se ajustó nada. Hay N fila(s) con problemas»). ## Motivos de rechazo y cómo corregirlos - «el código no existe en este establecimiento»: revisa el código o cambia de establecimiento. - «el producto no maneja inventario» / «el producto no lleva control de stock»: el producto tiene Desea Manejar Stock = NO, o la columna I no es 1. - «el producto no es un bien (tipoproducto debe ser 1)»: pon 1 en la columna D; los servicios no tienen inventario. - «la columna de stock deseado viene vacía»: falta la cantidad contada en la columna J (si contaste cero, escribe 0). - «falta el costo unitario»: llena la columna K con un valor mayor que 0. Errores de todo el archivo: - «Modelo de importación incorrecto…» o «Columnas insuficientes…»: descarga el modelo otra vez y respeta sus columnas. - Con contabilidad: «No tiene ejercicio contable para la fecha indicada», «El ejercicio contable de esa fecha está cerrado» o «Debe llenar las automatizaciones de Inventario antes de importar». El ajuste se registra con la fecha de hoy, así que el ejercicio del año actual debe existir y estar abierto. 💡 Para corregir pocos productos a mano es más rápido Ajuste de Mercadería. La toma por Excel conviene cuando contaste toda la bodega. --- ## Transferir mercadería entre bodegas o sucursales Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/154-transferir-mercaderia-entre-bodegas-o-sucursales Mueve existencias a otra bodega o sucursal de la misma empresa. Qué pasa con el costo, el lote y los productos que no existen en el destino. ## Para qué sirve Con Transferencia Mercadería mueves unidades de una bodega a otra: dentro del mismo local o hacia otra sucursal (establecimiento) de la misma empresa. El sistema registra la salida en el origen y la entrada en el destino al mismo costo. ## Paso a paso - Entra a Productos & Servicios → Transferencia Mercadería. - En el origen revisa Empresa Origen, Establecimiento Origen y elige la Bodega Origen. - En el destino elige Establecimiento Destino y Bodega Destino. - Escribe el Documento respaldo / Autorizado por (obligatorio). - Busca el producto (verás el stock que hay en la bodega de origen), escribe la Cantidad y pulsa Agregar. Repite con cada producto. - Pulsa el botón verde de guardar (dice Guardar Ingreso) y confirma. Se crea el documento «Transferencia de Mercaderia # N», con fecha de hoy, que puedes abrir e imprimir. ## Qué pasa con el costo y el lote - Las unidades llegan al destino con el mismo costo con que salieron del origen (según tu método de costeo). - Si manejas lotes, el lote y su fecha de caducidad viajan con la mercadería. Si el producto se despacha en modo manual, el sistema te pedirá elegir de qué lote sale. - Las transferencias no generan asiento contable: el dinero no cambia, solo el lugar. ## Transferir a otro establecimiento Cada establecimiento tiene su propio catálogo. Al transferir a otra sucursal, el sistema busca en el destino un producto con el mismo código (sin importar espacios ni mayúsculas): - Si lo encuentra, suma las unidades a ese producto. - Si no, crea el producto en el destino copiando la ficha (nombre, precios, IVA, costo) y luego le suma las unidades. 💡 Usa los mismos códigos en todas tus sucursales. Si en una sucursal el producto tiene otro código, la transferencia creará un producto nuevo y quedarán dos fichas para lo mismo. ## Errores comunes ### «No se puede traspasar mercadería entre empresas distintas…» Mover inventario entre dos RUC no es un traspaso: ante el SRI son dos contribuyentes. Emite una factura de una empresa a la otra. ### «No existe la bodega en el establecimento de destino» El establecimiento destino no tiene esa bodega. Créala en Productos & Servicios → Bodegas (estando en ese establecimiento) y vuelve a intentar. ### «La empresa de origen no corresponde a la empresa en la que está trabajando.» Cambia a la empresa correcta en la parte superior antes de transferir. ### «No existen unidades suficientes en stock» La cantidad supera lo que hay en la bodega de origen. Las transferencias siempre exigen existencias. ### «El Detalle/Respaldo no puede estar vacio» / «El producto ya fue anadido» Llena el respaldo; y si un producto ya está en la lista, cambia su cantidad en vez de agregarlo de nuevo. ### ¿Debo hacer también una guía de remisión? Si la mercadería viaja por la vía pública entre locales, la guía de remisión es el documento tributario del traslado. La guía no mueve inventario: por eso se hacen ambas, la guía y la transferencia. --- ## Bodegas: crear, editar, eliminar y marcar la bodega principal Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/158-bodegas-crear-editar-eliminar-y-marcar-la-bodega-principal Organiza tu inventario en varias bodegas por establecimiento y elige cuál es la principal, que el sistema usa por defecto en API y transferencias. ## Para qué sirve Una bodega es un lugar donde guardas mercadería: el local, el depósito, una percha de exhibición. El stock de cada producto se lleva por bodega. Cada bodega pertenece al establecimiento en el que la creas. ## Crear una bodega - Asegúrate de estar trabajando en el establecimiento correcto (parte superior). - Entra a Productos & Servicios → Bodegas y pulsa Nueva Bodega. - Escribe el Nombre Bodega y pulsa Guardar Bodega. Si un establecimiento no tiene bodegas, el sistema crea una llamada «PRINCIPAL» al registrar el primer producto con inventario. ## Editar o eliminar - Botón de lápiz: cambia el nombre de la bodega. - Botón de papelera: elimina la bodega, después de confirmar. No puedes eliminar: - La bodega principal: «No se puede Eliminar una bodega defecto». Marca otra como principal primero. - Una bodega que todavía tiene mercadería: «No puede eliminar esta Bodega porque todavía exíste Inventario». Transfiere o ajusta sus existencias a cero antes. ## Marcar la bodega principal (estrella) En la columna Acciones, la bodega principal tiene la estrella rellena (aviso «Principal») y en la columna Defecto dice SI. Las demás tienen la estrella vacía («Auxiliar»). - Pulsa la estrella vacía de la bodega que quieres como principal. - Confirma. La anterior deja de ser principal. Para qué se usa la bodega principal: - Las facturas que llegan por API o integración descuentan de ella (si tienes activo «Descontar Inventario por Integracion»). Sin bodega principal, esas facturas no descuentan inventario. - Se propone por defecto en pantallas como Existencias y Transferencias. - No se puede eliminar. 💡 Si tienes varias sucursales, crea al menos una bodega en cada establecimiento y marca su principal. Así cada sucursal descuenta de su propio stock. ## Preguntas frecuentes ### Creé una bodega y no la veo en otra sucursal Es normal: las bodegas son del establecimiento donde las creaste. Cambia de establecimiento y crea allí la bodega que necesites. ### ¿Cómo paso mercadería de una bodega a otra? Con Transferencia Mercadería. --- ## Cómo leer el Kardex de un producto y descargarlo en Excel Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/162-como-leer-el-kardex-de-un-producto-y-descargarlo-en-excel Consulta las entradas, salidas y el saldo de un producto por fechas y bodega, entiende el saldo inicial, el valorizado y la marca «sin costo». ## Para qué sirve El Kardex es el libro de movimientos de un producto: cada entrada y salida, de qué documento vino y cómo queda el saldo. Es la mejor herramienta para entender por qué un producto tiene el stock que tiene. ## Paso a paso - Entra a Productos & Servicios → Kardex. - Busca y elige el producto. - Si quieres, elige Fecha Inicio y Fecha Fin, el tipo en Ver (Entrada o Salida) y la Bodega. - Pulsa Aplicar Filtros. Si llenas solo una fecha, verás los movimientos de ese día completo. ## Cómo leer la tabla - Saldo inicial del período: lo que había antes de la primera fecha del filtro. Las siguientes líneas parten de ese saldo. - Fecha, Documento y Tipo: cuándo se registró, qué documento lo generó (factura, compra, ingreso…) y el tipo de movimiento. - Entrada / Salida: cantidad y costo de cada movimiento. - Saldo: cantidad que queda, costo unitario y valor después de ese movimiento. - Total de esta página: suma de entradas y salidas de la página. Si hay varias páginas, el saldo continúa de una página a la siguiente. Marcas que puedes ver: - sin costo: esa entrada se registró sin costo. Esas unidades valen $0 en el inventario. - Saldos en rojo: el saldo quedó en negativo (ventas sin existencias). La fecha de cada movimiento es la fecha y hora reales en que se registró en el sistema. ## Sin elegir producto Si no eliges producto, ves un listado de los movimientos de todos los productos de los últimos 60 días. Sirve para revisar actividad, pero sin saldo corrido: sumar cantidades de artículos distintos no tiene sentido. ## ¿Por qué dice que «el valorizado es orientativo»? Si tu empresa usa el método de último costo, cada salida se valoró con el último costo conocido en ese momento, no con lo que realmente costó esa mercadería. Las cantidades del saldo son exactas, pero el valor en dinero es aproximado. Con promedio ponderado o FIFO el valorizado es exacto (ver «Métodos de costeo»). ## Descargar en Excel Pulsa Descargar en Excel con los filtros que quieras. El archivo se llama «Reporte de Productos Entras y Salidas del …». Si no pones fechas, el Excel trae los últimos 60 días; para un período más largo, indica la Fecha Inicio y la Fecha Fin. ## Preguntas frecuentes ### Mi producto no aparece en el Kardex Solo se listan productos activos que manejan stock. Si lo desactivaste o le quitaste «Desea Manejar Stock», no aparecerá. ### No veo los movimientos que hice antes de pasar a producción El Kardex muestra solo el ambiente activo. Los movimientos de pruebas se ven solo en pruebas. --- ## Ver existencias por bodega, el stock de un producto en cada bodega y su historial de costos Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/167-ver-existencias-por-bodega-el-stock-de-un-producto-en-cada-bodega-y-su-historial-de-costos Consulta cuánto hay de cada producto en una bodega, descarga el inventario en Excel y abre la ficha de un producto para ver su stock por bodega y sus costos. ## Pantalla Existencias Muestra el stock de cada producto en una bodega, con su costo y su valor. - Entra a Productos & Servicios → Existencias (o pulsa Existencias de Productos en Ver Todos). - Elige la Bodega. Al abrir, se muestra la bodega principal del establecimiento en que trabajas. - Si quieres, escribe en Búsqueda, cambia Estado (Habilitado o Deshabilitado), Orden y en Ver cuántos productos por página. - Pulsa Aplicar Filtros. Columnas clave: - Existencia: unidades en la bodega elegida (un número negativo indica ventas sin existencias). - Costo: costo unitario según tu método de costeo. Si dice «sin costo», ese producto no tiene costo registrado. - Valor: existencia × costo. Al pie verás el Valor del inventario en esta página. Solo aparecen productos que manejan stock y tienen movimientos en esa bodega, del ambiente activo. ### Descargar en Excel El botón Exportar Productos de esta pantalla descarga un Excel («Reporte de Productos del …») con todos tus productos y su stock. ## Stock de un producto en cada bodega (ficha del producto) Sin ir a reportes, puedes ver un producto en detalle: - En Ver Todos o en Existencias, pulsa el botón de la caja (Administrar) del producto. - Verás su ficha (código, tipo, IVA, precios, foto). - En Bodegas aparece una tabla por cada bodega del establecimiento con sus entradas, salidas y el Total (saldo). - En Costos ves el historial de compras: proveedor, bodega, costo y fecha de cada una. Útil para saber a cuánto compraste la última vez. 💡 Si una cantidad no te cuadra, abre el Kardex del producto: ahí ves cada movimiento con su documento. ## Preguntas frecuentes ### No veo un producto en Existencias - Revisa que tenga Desea Manejar Stock = SI. - Puede que no tenga movimientos en la bodega elegida: cambia de bodega. - Si está desactivado, cambia Estado a Deshabilitado. ### ¿Existencias o Valorización de Inventario? Existencias muestra bodega por bodega con todos los datos del producto. Valorización de Inventario está pensada para saber cuánto dinero tienes en total y detectar productos sin costo. --- ## Kardex de un producto y reporte de entradas, salidas y transferencias Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/168-kardex-de-un-producto-y-reporte-de-entradas-salidas-y-transferencias Consulta el kardex con saldo inicial, entradas, salidas y valorización según tu método de costeo, y revisa los movimientos de mercadería entre bodegas. ## ¿Para qué sirve el kardex? El kardex muestra la historia de un producto: cada entrada (compras, ingresos de mercadería, devoluciones) y cada salida (ventas, salidas, ajustes), con el saldo en unidades y en dinero después de cada movimiento. ## Consultar el kardex - Entra a Productos & Servicios → Kardex (también está en Reportes → Kardex). - Elige el rango con Fecha Inicio y Fecha Fin. Si no pones fechas, verás los últimos 60 días. - En Ver elige Todos, Entrada o Salida, y elige la Bodega (o todas). - Busca y elige el Producto. - Haz clic en Aplicar Filtros. Con Descargar en Excel te llevas el resultado. Verás arriba el Saldo inicial del período (cantidad y valor al día anterior a la fecha de inicio) y el método de Costeo de tu empresa. La tabla tiene Fecha, Documento, Tipo, Bodega, y las columnas de Entrada, Salida y Saldo (cantidad, costo y valor). 💡 Elige siempre un producto. Sin producto, la pantalla es solo un listado de movimientos: sumar cantidades de artículos distintos no tiene sentido. ## ¿Por qué el costo cambia según el método de costeo? El método se ve y se cambia en Productos & Servicios → Configuración → Método de Costeo: - Último costo: cada compra reemplaza el costo del producto y las ventas salen a ese último costo. Las cantidades son exactas, pero el valor del kardex es orientativo. La columna de costo se llama C.Unit. - Promedio ponderado: cada compra recalcula el costo promedio y las ventas salen a ese promedio. Columna C.Promedio. Es el más usado. - FIFO: lo primero que entra es lo primero que sale; cada venta se costea con la compra más antigua que quede. Columna C.FIFO. Es el más exacto y el recomendado si manejas lotes o caducidad. Si tu cuenta aún no tiene movimientos de inventario, puedes cambiar de método al instante. Si ya tiene movimientos, el cambio se hace mediante una solicitud que requiere tu autorización y la revisión de soporte, porque cambia la valorización. ## Reporte de entradas, salidas y transferencias Para ver los documentos de movimiento de mercadería (no el saldo de un producto) usa Reportes → Reporte Ent / Sal/ Transf (también en Productos & Servicios): - Elige Fecha Inicio y Fecha Fin (por defecto, 60 días). - En Ver elige Todos, Entrada, Salida o Transferencia. - Para transferencias puedes filtrar Empresa Destino, Establecimiento Destino y Bodega Destino. - Haz clic en Aplicar Filtros. Cada fila muestra Fecha, Documento, Tipo, si está Autorizado y el Tipo transaccion; con Ver abres el documento. Esta pantalla no tiene descarga a Excel; para exportar movimientos usa el Excel del kardex. ## Preguntas frecuentes ### El kardex no cuadra con mis existencias - Revisa que estés viendo la misma bodega. - Amplía el rango de fechas: el saldo inicial depende de la fecha de inicio. - Revisa si hay ingresos de mercadería sin costo: suben unidades pero no dinero. ### Una compra no aparece en el kardex Las compras registradas como gasto no mueven inventario. Revisa en Compras → Todos que la compra tenga productos y la bodega correcta. --- ## Métodos de costeo: último costo, promedio ponderado y FIFO (y cómo cambiarlo) Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/173-metodos-de-costeo-ultimo-costo-promedio-ponderado-y-fifo-y-como-cambiarlo Qué hace cada método, cuál conviene a tu negocio, qué requisitos pide el sistema para cambiarlo y cómo funciona la solicitud con video de autorización. ## Para qué sirve El método de costeo decide a qué costo sale cada venta del inventario. Eso afecta tu costo de ventas, tu utilidad y el valor de tu inventario. Lo ves y lo cambias en Productos & Servicios → Configuración → Método de Costeo (también hay un botón Método de costeo en Ver Todos). Solo el dueño de la cuenta puede entrar. ## Los tres métodos - Último costo: cada compra sobrescribe el costo del producto y las ventas salen a ese último costo. Lo más simple; sirve cuando los precios de compra casi no cambian. Su valorizado es solo orientativo. - Promedio ponderado: cada compra recalcula el costo promedio y las ventas salen a ese promedio. El más usado; suaviza las subidas y bajadas de precio. - FIFO (primero en entrar, primero en salir): cada venta se costea con la compra más antigua que quede. El más exacto; recomendado si manejas lotes o caducidad. No existe LIFO (último en entrar, primero en salir) porque las normas contables (NIC 2) no lo permiten. La tarjeta con borde y la marca Actual / En uso indica tu método vigente. ## ¿Estás en condiciones de cambiar? La pantalla muestra un diagnóstico: - % de sus entradas traen costo: se exige al menos el 95 %. - entradas en 12 meses: debe haber movimientos de inventario en el último año. - productos con stock y sin costo: deben ser 0, porque arrancarían valorados en cero. Si cumples, dice «Cumple los requisitos». Si no, «Todavía no» y los motivos. ## Cómo cambiar el método ### Si todavía no tienes movimientos de inventario El botón de cada método dice Cambiar ahora. Confirma con Sí, cambiar y el cambio se aplica al instante. Es el mejor momento para elegir. ### Si ya tienes movimientos - Pulsa Solicitar cambio en el método que quieres y confirma con Sí, solicitar. - Se crea una solicitud. El sistema te pedirá grabar un video de autorización. - Soporte revisa el video y aplica el cambio. Mientras tanto verás «Tiene una solicitud en curso». Qué pasa al cambiar: - El inventario que tienes arranca valorado al último costo conocido, para que el costo no dé un salto. - El historial no se recalcula: los comprobantes ya emitidos conservan su costo. - Solo puedes cambiar una vez por ejercicio fiscal. Abajo verás la tabla Cambios anteriores. 💡 Antes de pedir el cambio, corrige los productos sin costo desde Valorización de Inventario (opción «Solo los que están sin costo»). ## Mensajes al pedir el cambio - «solo el X% de sus entradas trae costo unitario (se exige 95%)»: registra tus ingresos y compras con costo y espera a superar el 95 %. - «N producto(s) tienen existencias pero no tienen costo…»: ponles costo en la ficha o con Actualizar Productos. - «no tiene entradas de inventario en los ultimos 12 meses»: no hay suficiente información para el cálculo. - «ya cambio de metodo este ejercicio…»: espera al siguiente ejercicio fiscal. - «Ya tiene una solicitud en curso…»: graba el video pendiente o espera la revisión de soporte. - «Solo el dueño de la cuenta puede cambiar el método de costeo»: entra con el usuario titular. Si un vendedor intenta abrir esta pantalla, vuelve al escritorio con el aviso de que es solo del titular. --- ## Importar productos desde Excel: columnas, progreso, filas con error y lotes Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/184-importar-productos-desde-excel-columnas-progreso-filas-con-error-y-lotes Guía completa de la importación de productos: qué va en cada columna, cómo seguir el progreso, por qué se rechaza una fila y qué datos no se cargan por Excel. ## Para qué sirve Con Productos & Servicios → Importar Productos creas muchos productos a la vez desde un Excel (.xlsx) o un .csv, e incluso cargas su inventario inicial. ## El modelo, columna por columna Pulsa Descargar Modelo de Importación. La fila 1 tiene los nombres de columna y la fila 2 son instrucciones: el sistema siempre se salta la fila 2, así que tus datos empiezan en la fila 3. - A código · B nombre · C detalle. - D tipo de producto: 1 = bien, 2 = servicio. - E tipo de IVA: 4 = 15 %, 5 = 5 %, 0 = 0 %, 6 = no objeto, 7 = exento, 8 = IVA diferenciado. - F, G, H Precio 1, 2 y 3 (sin IVA, con punto decimal). - I stock: 1 = maneja inventario, 0 = no. - J stock inicial (acepta decimales, por ejemplo 0,5 para productos a granel). - K costo unitario (obligatorio si la fila trae stock inicial). - L Id de la bodega y M Id de la categoría (opcionales). Vacíos = se usan la Bodega y la Categoria elegidas en la pantalla. El Id lo ves en la primera columna de Bodegas y Categorías. - N lote y O caducidad (opcionales, ver abajo). ## Opciones de la pantalla - Fecha: fecha del documento de inventario inicial. - Registro Contable (con contabilidad): genera el asiento del inventario inicial. - Solo revisar: muestra qué pasaría sin importar nada. Úsalo siempre la primera vez. - Actualizar los que ya existen: si un código ya existe, reemplaza su nombre, precios, IVA y categoría con lo que trae la fila (un precio vacío queda en 0). El stock nunca se toca. Para cambiar solo algunas columnas usa mejor Actualizar Productos. ## Progreso y resultado Al pulsar Importar se abre la pantalla de progreso: «Revisando el archivo» y luego «Guardando en el sistema». Puedes cerrarla o seguir trabajando: la importación continúa en el servidor. Al terminar verás los contadores Se crean, Se actualizan, Ya existían y Rechazadas. El archivo se revisa completo antes de escribir: si una sola fila tiene un problema, no se importa nada. Pulsa Descargar las filas con error para obtener un archivo con la fila y el motivo, corrige solo esas filas y vuelve a subir el archivo completo. ## Motivos de rechazo y cómo corregirlos - «el código no puede estar vacío» / «el nombre no puede estar vacío». - «código repetido en el archivo (ya viene en la fila N)»: deja una sola fila por código. - «falta el tipo de IVA…» / «tipo de IVA inválido…»: usa los códigos de la columna E. - «tipo de producto inválido…: debe ser 1 (bien) o 2 (servicio)». - «la columna stock debe ser 0 (no maneja inventario) o 1 (sí maneja)». - «el precio N no puede ser negativo» / «el precio N no es un número»: sin letras ni separador de miles. - «falta el costo unitario, y esta fila ingresa N unidades al inventario»: pon el costo en la columna K. - «la bodega N no existe» / «la categoría N no existe»: revisa los Id o deja la celda vacía. Errores de todo el archivo: «Modelo de importación incorrecto: la primera fila debe empezar con las columnas codigo y nombre» o «Columnas insuficientes…». Descarga el modelo de nuevo y pega tus datos desde la fila 3. El Excel de Exportar Productos no sirve para importar: tiene otras columnas. ## Importar con lote y caducidad Si tu empresa tiene activados los lotes (Productos & Servicios → Configuración → General), puedes llenar N (código de lote) y O (caducidad, AAAA-MM-DD o DD/MM/AAAA). El producto nace con trazabilidad y su stock inicial entra en ese lote. Solo aplica a bienes nuevos con stock = 1 y stock inicial mayor que 0. Rechazos posibles: «la fila trae lote/caducidad pero la empresa no tiene activado el control de lotes…», «el lote solo aplica a productos tipo bien con stock=1 y stock_inicial mayor a 0», «trae fecha de caducidad pero no el código del lote», «fecha de caducidad no válida». ## Qué NO se carga por Excel Unidad de medida, ICE, IRBPNR, código auxiliar, foto, P. Defecto, stock mínimo y máximo, visible en página web y facturar sin stock. Esos datos quedan con su valor por defecto: complétalos en Ver Todos → Editar. 💡 El inventario inicial se registra una sola vez por producto. Si el producto ya tiene inventario inicial, la importación no vuelve a sumar stock: para corregir cantidades usa la toma física por Excel. --- ## Ver Todos los productos: desactivar, reactivar, eliminar, exportar y ver el PVP Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/190-ver-todos-los-productos-desactivar-reactivar-eliminar-exportar-y-ver-el-pvp Administra tu catálogo desde Ver Todos: diferencia entre desactivar y eliminar, acciones en masa, exportación a Excel y el PVP con IVA al pasar el mouse. ## Para qué sirve Productos & Servicios → Ver Todos es la lista de tu catálogo del establecimiento actual. Desde aquí buscas, filtras, editas, desactivas, eliminas y exportas productos, y llegas a varios reportes (botones de la parte superior). ## Buscar y filtrar Usa Búsqueda, Estado (Habilitado / Deshabilitado), Orden, Ver (productos por página) y Categoria, y pulsa Aplicar Filtros. ## El precio que ves no incluye IVA Las columnas Precio, Precio2 y Precio3 muestran el precio sin IVA. Pasa el mouse sobre el precio: aparece «PVP $ …» con IVA e ICE incluidos. ## Desactivar o eliminar: ¿cuál uso? - Desactivar (botón verde de check de cada fila): el producto deja de aparecer al facturar, pero conserva su historial y puedes reactivarlo cuando quieras. Es lo recomendado para productos que ya no vendes. - Eliminar (papelera roja): lo quita del catálogo y libera su código. Solo se puede si el producto no tiene existencias. ### Reactivar un producto desactivado - En Estado elige Deshabilitado y pulsa Aplicar Filtros. - Pulsa el botón de estado del producto y confirma. ## Acciones en masa Marca los productos con el interruptor de la primera columna (el de la cabecera marca todos) y usa los botones de abajo: - Desactivar Productos Selecionados / Activar Productos Seleccionados. - Eliminar Productos Seleccionados: si alguno tiene stock, no se elimina ninguno. - Eliminar Todos Productos: borra todos los productos activos del establecimiento solo si ninguno tiene stock; si alguno tiene, no borra nada y te dice cuáles. Estos botones dependen de los permisos de tu usuario. ## Exportar a Excel Exportar Productos descarga un Excel con Id, código, código auxiliar, nombre, detalle, tipo, IVA, precios, stock, # stock (total de todas las bodegas del ambiente actual) y costo. Respeta la búsqueda, la categoría y el estado filtrados. 💡 Ese Excel no sirve tal cual para volver a importar: tiene otro orden de columnas. Para cambios masivos usa Actualizar Productos con su propio modelo. ## Errores comunes ### «El producto cuenta con N en inventario, no se puede eliminar…» El producto tiene existencias. Desactívalo, o deja su saldo en 0 con una Salida o un Ajuste de Mercadería y luego elimínalo. ### «Este producto tiene presentaciones activas… Dé de baja primero sus presentaciones» Es un producto base con presentaciones (caja, blíster). Da de baja primero sus presentaciones en su ficha (Editar → Presentaciones) y luego desactívalo. En la desactivación en masa, esos productos se saltan y el sistema te dice cuántos quedaron sin desactivar. ### No veo la columna Ubicación Esa columna se muestra solo si tu establecimiento la tiene habilitada. Solicítalo a soporte si la necesitas. --- ## Configuración general de productos: presentaciones, lotes y costos de fabricación Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/196-configuracion-general-de-productos-presentaciones-lotes-y-costos-de-fabricacion Qué se enciende en Productos & Servicios > Configuración > General: vender por caja o blíster, lotes y caducidad, números de serie y costos de fabricación. ## Para qué sirve En Productos & Servicios → Configuración → General están tres funciones avanzadas del inventario que nacen apagadas. Enciende solo las que use tu negocio: lo que dejes apagado no aparece en ninguna pantalla. Solo el dueño de la cuenta puede entrar. Si un vendedor lo intenta, vuelve al escritorio con el aviso de que esa sección es solo del titular. Cada bloque muestra una insignia Activo o Apagado. Los cambios se aplican al pulsar Guardar. ## 1. Presentaciones Para vender el mismo producto por caja, blíster o unidad. Enciende Vender en varias presentaciones. - Es gratuito. - Se configura por establecimiento y por ambiente: activarlo en pruebas no lo activa en producción, ni en otra sucursal. La pantalla te indica a cuál aplica. - Al activarlo no cambia nada todavía: luego creas las presentaciones en la ficha (Editar) de cada producto. - Si lo apagas, se esconden las pantallas, pero las presentaciones ya creadas se siguen facturando y descontando normalmente. ## 2. Lotes, caducidad y números de serie Para saber de qué lote salió lo que vendiste, cuándo caduca o qué número de serie tenía. Enciende Manejar trazabilidad en esta empresa (aplica a toda la empresa) y marca qué necesitas controlar: - Lotes: farmacias, alimentos, químicos, pinturas. - Fecha de caducidad: solo junto con lotes (lo que vence es la tanda). - Número de serie / IMEI: cuando cada unidad es única (celulares, equipos). Una serie = una unidad. En ¿Qué lote se despacha primero? eliges el orden por defecto: - FEFO: primero el que antes caduca. Lo correcto en perecederos. Solo se ofrece si activaste la fecha de caducidad; sin caducidad se guarda FIFO. - FIFO: primero el que entró antes. - Manual: lo elige quien factura. Al activarlo no cambia nada hasta que marques, producto por producto, cuáles llevan lote o serie. Apagarlo no borra lotes ni movimientos. El bloque Cómo va la trazabilidad resume cuántos productos tienen lote o serie, los lotes registrados y cuántos vencen en 90 días. ## 3. Costos de fabricación Si fabricas productos, además de la materia prima puedes registrar en cada fabricación: - Merma: lo que se pierde en el proceso. - Mano de obra: las horas de trabajo. - Costos indirectos: luz, alquiler, depreciación de maquinaria. Con contabilidad activa, la mano de obra y los costos indirectos necesitan su cuenta en Contabilidad → Automatizaciones. Si no la configuras, no podrás guardar fabricaciones que lleven esos costos (las demás no se afectan). ## Preguntas frecuentes ### Elegí FEFO y se guardó FIFO FEFO necesita fechas de caducidad. Marca Fecha de caducidad (junto con Lotes), vuelve a elegir FEFO y guarda. ### Activé Presentaciones y en otra sucursal no aparecen Es por establecimiento y por ambiente. Cambia a esa sucursal (o a producción) y actívalo también allí. --- ## Lotes, caducidad y series: marcar el producto, registrar la entrada y cómo se elige el lote al vender Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/199-lotes-caducidad-y-series-marcar-el-producto-registrar-la-entrada-y-como-se-elige-el-lote-al-vender Marcar el producto con lote o serie, registrar el lote al comprar o ingresar mercadería, varias series en un documento y cómo se elige el lote al vender. ## Antes de empezar La empresa debe tener activado Manejar trazabilidad en esta empresa en Productos & Servicios → Configuración → General (solo el dueño de la cuenta). Si no está activado, la tarjeta Trazabilidad no aparece en la ficha del producto. ## Paso 1: marca el producto - Entra a Productos & Servicios → Nuevo o Ver Todos → Editar. - En la tarjeta Trazabilidad, en Lleva elige Lote o Número de serie / IMEI (o No lleva). - Si elegiste Lote y tu mercadería vence, pon Caduca en SI. - En Sale primero deja «Lo que diga la empresa» o elige un orden propio para este producto: FEFO (el que antes caduca), FIFO (el que entró antes) o Manual (lo elige quien factura). - Guarda el producto. 💡 Usa serie/IMEI solo para equipos, celulares o maquinaria: cada unidad lleva su propia serie. Para mercadería a granel usa lotes. ## Paso 2: registrar el lote o la serie al comprar o ingresar mercadería Un producto con trazabilidad te pide el lote (o la serie) en el momento en que entra al inventario: - En Compras: al guardar la compra se abre el modal «Lotes de esta entrada» para cada producto con trazabilidad, donde escribes el código del lote o la serie y, si aplica, la fecha de caducidad. - En Ingreso de Mercadería: los campos Lote y Caduca aparecen directamente al elegir el producto en la línea. Si el código de lote que escribes ya existía para ese producto, la cantidad nueva se suma a ese mismo lote. 💡 Si dejas el lote en blanco, esa mercadería entra «sin lote» y ya no se puede rastrear (el modal te avisa). Si el lote ya tenía una fecha de caducidad guardada, escribir una fecha distinta en una compra posterior NO la cambia. ### Varias series o varios lotes del mismo producto en un solo documento Puedes agregar el mismo producto en varias líneas del mismo Ingreso de Mercadería (o compra) cuando se controla por lote o por serie, siempre que cada línea tenga un lote o una serie distinta: por ejemplo, 5 IMEI distintos del mismo modelo de celular, o 2 lotes distintos de un jarabe que llegaron en fechas de caducidad diferentes. - Si repites el mismo código de lote, el sistema te pide sumar la cantidad en la línea que ya tienes, en vez de crear una línea nueva. - Si repites una serie, el sistema te avisa que cada unidad tiene una serie única. Si el producto no se controla por lote ni por serie, seguirás viendo «El producto ya fue añadido» al intentar repetirlo en el mismo documento. ## Paso 3: al facturar - Con FEFO o FIFO el sistema asigna el lote solo al guardar. No te pregunta nada. - La ventana «¿De qué lote sale?» aparece solo si el producto está en modo Manual o si los lotes no alcanzan. Viene con la propuesta del sistema y muestra los días que faltan para caducar. Puedes cambiar el reparto: lo único que se exige es que las cantidades cuadren. Pulsa Continuar. - Con presentaciones, las cantidades se piden en la unidad base (2 cajas de 10 = 20 unidades). - Esta ventana aparece en Factura y en Transferencia Mercadería. ## Ventas donde el lote se elige solo En el punto de venta, las salidas y ajustes, la API y la facturación recurrente no hay ventana de lotes: el sistema reparte según FEFO o FIFO. Si los lotes no alcanzan, la diferencia sale sin lote. Si el producto está en modo Manual, en esas pantallas sale sin lote; por eso, si vendes por punto de venta, usa FEFO o FIFO. ## Lotes que no se ofrecen al vender Al vender solo se usan lotes liberados y no vencidos de la bodega de la línea. Un lote vencido, en cuarentena o bloqueado no se despacha aunque tenga mercadería. Si no queda otro, verás «No hay lotes con existencia de este producto. Si continúa, saldrá…» sin lote. ## Devoluciones y transferencias - Una nota de crédito devuelve la mercadería al mismo lote del que salió en la factura. - Una transferencia lleva el mismo lote y caducidad a la bodega o sucursal de destino. ## Errores comunes ### «Las cantidades no cuadran: hay que repartir X y lleva Y…» La suma de lo asignado a los lotes no es igual a lo que vendes. Ajusta las cantidades de cada lote. ### «No puede sacar X de un lote que solo tiene Y» Pediste más de lo que hay en ese lote. Reparte entre varios lotes, registra primero la entrada que falta (compra o ingreso) o baja la cantidad de la venta. ### Errores al ingresar un número de serie - «El producto … se controla por número de serie: hay que indicarlo.» — ese producto exige una serie; no puedes dejarla en blanco. - «El número de serie X identifica UNA unidad. No se pueden ingresar N con la misma serie; use una línea por unidad.» — cada serie es una sola unidad; si entran varias unidades, usa una línea por cada serie. - «El número de serie X ya fue ingresado antes. Cada unidad tiene una serie única.» — esa serie ya entró en otro documento anterior; verifica que no sea un error de digitación o una serie repetida por error. - «… está repetido en este mismo documento.» — escribiste la misma serie dos veces en el mismo ingreso o compra; corrige una de las dos líneas. --- ## Lotes y números de serie: existencias por lote, estados, lotes por caducar y trazabilidad Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/201-lotes-y-numeros-de-serie-existencias-por-lote-estados-lotes-por-caducar-y-trazabilidad Revisa de qué lotes está hecha tu existencia, pon lotes en cuarentena o bloqueados, mira lo que caduca pronto y rastrea a dónde fue cada lote. ## Antes de empezar Estas pantallas aparecen en el menú Productos & Servicios solo cuando la empresa tiene activada la opción Lotes, caducidad y números de serie en Productos & Servicios → Configuración → General. Los lotes se crean solos al comprar o ingresar mercadería de los productos marcados con trazabilidad. 💡 Existencias por Lote y Lotes por Caducar muestran solo los lotes de los productos del establecimiento con el que iniciaste sesión. Si necesitas ver otro establecimiento, cámbiate desde la barra superior. ## Existencias por Lote El kardex dice cuánto hay; esta pantalla dice de qué lotes está hecho ese cuánto. - Entra a Productos & Servicios → Existencias por Lote. - Busca el producto o lote y filtra por estado: Todos los estados, Liberados, En cuarentena o Bloqueados. Marca Ver agotados si quieres incluir lotes sin existencia. - Haz clic en Aplicar Filtros. Verás Producto, Lote / Serie, Cantidad, Caduca, Estado y Valor. 💡 Si la empresa no maneja lotes verás «Esta empresa no maneja lotes. Se activa en Productos y Servicios → Configuración.». El valor mostrado usa el costo ACTUAL del producto, no el costo con el que entró ese lote. ### Función poco conocida: cambiar el estado de un lote Con el botón Cambiar estado del lote (solo el titular de la cuenta puede usarlo) eliges: - Liberado: se puede vender. - En cuarentena: retenido (por ejemplo, esperando control de calidad); no se despacha. - Bloqueado: retirado o dañado; no se despacha. Puedes escribir un Motivo. La mercadería no desaparece del inventario: sigue en bodega y contando como existencia; solo deja de ofrecerse al vender. Bloquear no es dar de baja (para eso usa una salida de mercadería). ## Lotes por Caducar - Entra a Productos & Servicios → Lotes por Caducar. - En Ver lo que caduca dentro de elige 30, 60 o 90 días, 6 meses o 1 año. - Arriba verás los Lotes en riesgo, los Ya vencidos y el Valor en riesgo; abajo, cada lote con su fecha de caducidad, cuántos días faltan, cantidad y valor. Al vender, el sistema despacha primero lo que antes caduca (FEFO), así que esta lista debería vaciarse sola. Lo que queda es lo que no rota: dale salida, haz una promoción o bloquéalo. 💡 Solo incluye lotes con fecha de caducidad y existencia mayor a cero; muestra como máximo 1000 filas. ## Trazabilidad de un lote Desde Existencias por Lote, el botón Ver de dónde vino y a dónde fue (visible solo para el titular) abre la trazabilidad del lote: - Cuánto entró, cuánto salió y cuánto Queda, y con qué documento llegó. - Entradas — de dónde vino y Salidas — a dónde fue: cada documento (factura, etc.) con fecha y cantidad. - Se usó para fabricar: en qué fabricaciones se consumió y qué lotes de producto terminado lo contienen. Si hay que retirar este lote, también hay que retirar lo fabricado con él. Es la herramienta para un retiro de producto: sabes exactamente a qué clientes se vendió cada lote. --- ## Producto fabricado: crear la receta (composición) y marcar las materias primas Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/202-producto-fabricado-crear-la-receta-composicion-y-marcar-las-materias-primas Prepara tus productos para la fabricación: marca las materias primas, crea el producto terminado con «Es Preparado - Fabricado» y carga su receta. ## Para qué sirve Si produces lo que vendes (pan, muebles, uniformes, comida), el sistema puede descontar las materias primas y sumar el producto terminado cada vez que registras una fabricación. Primero hay que preparar dos cosas: las materias primas y la receta del producto terminado. ## Paso 1: marca las materias primas Solo se pueden usar como ingredientes los productos que cumplan todo esto: - Interruptor Materia Prima encendido (tarjeta Fabricación de Productos de la ficha). - Tipo Producto = Bien y Desea Manejar Stock = SI. - No ser un combo. - Ser del establecimiento actual. - Entra a Productos & Servicios → Ver Todos → Editar en cada materia prima (harina, levadura, madera…). - Enciende Materia Prima y guarda. ## Paso 2: crea el producto terminado con su receta - Entra a Productos & Servicios → Nuevo y llena los datos del producto terminado (código, nombre, precios, IVA). Debe ser un bien que maneje stock. - En la tarjeta Fabricación de Productos enciende Es Preparado - Fabricado y pulsa Composición. - En la ventana Fabricación del Producto elige la Bodega, busca cada ingrediente en Ingrediente - Materia Prima y pulsa la lupa y elígelo en Seleccione un Resultado. - Escribe la Cantidad de cada ingrediente que lleva una unidad del producto terminado. Verás el Costo Total estimado. - Cierra la ventana y pulsa Guardar Producto. Si no agregas ingredientes verás «No tiene ningun producto de materia prima seleccionado!.». La receta queda guardada con el producto y es la que usa luego la opción Fabricar desde Receta. 💡 Un producto fabricado no puede ser combo. Y un producto que ya existe no se puede convertir en fabricado desde Editar (el interruptor está bloqueado): si lo necesitas, crea un producto nuevo con su receta. ## Preguntas frecuentes ### No encuentro un ingrediente al armar la receta o la fabricación Revisa que tenga Materia Prima encendido, que sea un bien con stock, que no sea combo y que pertenezca al establecimiento actual. Escribe parte del nombre o del código y pulsa la lupa. ### Mi producto no aparece en «Busque el producto fabricado» En Fabricación → Nuevo solo aparecen productos que tienen una receta guardada (creados con Es Preparado - Fabricado y Composición) del mismo establecimiento. También hay que escribir al menos 4 caracteres. ### ¿Cuál es la diferencia con un combo? El combo se arma al vender y no tiene stock propio. El fabricado se produce antes, entra a bodega con su costo y luego se vende. Ver «Combo, producto fabricado o presentación: cuál usar». --- ## Registrar una fabricación: cálculo individual o global, fabricar desde receta y costos Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/204-registrar-una-fabricacion-calculo-individual-o-global-fabricar-desde-receta-y-costos Paso a paso para producir: elige el producto, la cantidad y los ingredientes, usa «Fabricar desde Receta», entiende el cálculo del costo y los errores al... ## Antes de empezar El producto terminado debe tener su receta y los ingredientes deben estar marcados como Materia Prima (ver «Producto fabricado: crear la receta»). ## Paso a paso - Entra a Productos & Servicios → Fabricación → Nuevo. - En Busque el producto fabricado escribe al menos 4 caracteres, pulsa la lupa y elígelo en Seleccione un Resultado. - Elige la Bodega destino (donde entrará el producto terminado) y escribe la Cantidad a Fabricar. - Agrega los ingredientes: a mano (buscador Producto del panel izquierdo, con su Bodega Origen y Cantidad) o automáticamente con Fabricar desde Receta (ver abajo). - Revisa el Costo Unitario y el Costo Total. - Pulsa Guardar Fabricacion. Al guardar: entra el producto terminado a la bodega destino, salen los ingredientes de sus bodegas de origen y se genera un número de fabricación (por ambiente). Con contabilidad, también el asiento. ## Cálculo Individual o Cálculo Global Son excluyentes: al marcar uno se desmarca el otro. - Calculo Individual: la cantidad de cada ingrediente es por unidad y se multiplica por la Cantidad a Fabricar. Ejemplo: 0,5 kg de harina por pan × 100 panes = 50 kg. - Calculo Global: la cantidad escrita es el total consumido en toda la producción. Ejemplo: escribes 48 kg de harina para los 100 panes. ## Fabricar desde Receta (con un clic) - Primero elige el producto y escribe la Cantidad a Fabricar (si no, verás «Indique el Producto y el Stock a Fabricar !.»). - En Bodega Receta elige la bodega de donde saldrán todos los ingredientes. - Enciende Fabricar desde Receta: se cargan todos los ingredientes de la receta multiplicados por la cantidad. Las líneas que hubieras agregado se reemplazan y el modo queda en Global. ## Cómo se calcula el costo Costo unitario = (suma de cantidad × costo de cada ingrediente + mano de obra + costos indirectos) ÷ cantidad fabricada. Ese valor pasa a ser el costo del producto terminado y el de su entrada al inventario. La pantalla lo muestra redondeado a 2 decimales; internamente se guarda completo. ## Opciones avanzadas - Merma, Mano de obra y Costos indirectos: aparecen si los activaste en Configuración → General → Costos de fabricación. Mano de obra e indirectos se suman al costo; la merma es informativa (se guarda y se ve en el detalle, pero no descuenta inventario ni cambia el costo). - Lote (o Serie / IMEI) y Caduca: aparecen si el producto terminado lleva trazabilidad. El producto entra en ese lote. Los ingredientes con lote salen según FEFO/FIFO, y el lote del ingrediente registra en qué se usó. Si el ingrediente está en modo Manual, aquí sale sin lote. ## Errores al guardar - «Debe especificar el producto fabricado a producir!.», «Debe añadir la cantidad a fabricar!.», «Debes anadir minimo un producto.», «Seleccione Producto Individual o Global»: completa lo que falta. - «El producto X no tiene el suficiente stock, para continuar el proceso!»: un ingrediente no alcanza en su bodega de origen. Ingresa o compra el ingrediente, cambia la bodega de origen o baja la cantidad. - «Debe llenar la automatización de los asientos de Ajustes» (con contabilidad): configura Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Ajustes Inventario. - «Para registrar estos costos hay que indicar su cuenta contable en Contabilidad → Automatizaciones…»: registraste mano de obra o costos indirectos sin tener configuradas sus cuentas. Configúralas o deja esos valores en 0. --- ## Ver Todos de Fabricación: buscar, ver detalle, editar, ver materia prima y anular Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/205-ver-todos-de-fabricacion-buscar-ver-detalle-editar-ver-materia-prima-y-anular Busca tus fabricaciones, revisa el costo desglosado y los ingredientes consumidos, edita una fabricación y aprende qué se revierte al eliminarla. ## Dónde están tus fabricaciones En Productos & Servicios → Fabricación → Ver Todos ves la lista con código, cantidad, costo y precios. Arriba tienes un buscador por código, nombre o Id. Cada fila tiene botones: Ver detalle (ojo), Editar, Ver Materia Prima (abre un modal), Administrar (lleva a la ficha del producto) y Eliminar. ## Detalle de una fabricación Pulsa Ver detalle. Verás: - Fabricación: número, fecha, bodega destino y estado (activa o anulada). - Se fabricó: cantidad, costo unitario y lote producido (si aplica). - De qué se compone el costo: materia prima, mano de obra, costos indirectos y total. Si registraste merma, se indica cuántas unidades se perdieron; ese costo lo absorbe el producto terminado. - Ingredientes consumidos: producto, bodega y cantidad. - Los movimientos reales de inventario de entrada y salida. Si lo registrado como materia prima no coincide con lo que realmente salió del inventario, aparece un aviso amarillo con la diferencia. Es una señal para revisar esa fabricación. ### Ver Materia Prima El botón Ver Materia Prima abre una ventana con el detalle de los ingredientes de esa fabricación sin salir del listado: útil para revisar rápido qué se usó antes de decidir si editas o anulas. ## Editar una fabricación Al editar puedes cambiar la cantidad, los ingredientes, la merma, la mano de obra, los costos indirectos y el lote o la caducidad del producto fabricado (estos últimos aparecen si tu empresa los usa, o si la fabricación ya los tenía). El sistema recalcula el costo del producto fabricado como materia prima + mano de obra + indirectos, lo vuelve a ingresar al inventario con su lote y regenera el asiento contable con las mismas cuentas. Si algo falla al guardar, no se cambia nada. 💡 Si solo necesitas corregir un dato pequeño, edita; si la fabricación tiene errores grandes de cantidad o de ingredientes, es más seguro anularla y registrarla de nuevo. ## Anular (eliminar) una fabricación - En Fabricación → Ver Todos, pulsa Eliminar en la fila y confirma. - El sistema anula la fabricación: retira el producto terminado de la bodega destino, devuelve los ingredientes a sus bodegas y anula el asiento contable. Requisitos: - El producto terminado debe tener todavía existencias suficientes en la bodega destino. Si ya lo vendiste, verás «El producto X no tiene el suficiente stock, para continuar el proceso!»: repón esas unidades o no anules. - Un vendedor necesita el permiso de eliminar productos para anular, y el de editar productos para editar. 💡 Si una fabricación quedó mal (cantidad, ingredientes o costos), lo más seguro sigue siendo anularla y registrarla de nuevo con los datos correctos. --- ## Presentaciones: vender el mismo producto por caja, blíster o unidad Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/207-presentaciones-vender-el-mismo-producto-por-caja-blister-o-unidad Crea presentaciones (caja x10, blíster, jaba) con su propio precio. El inventario se lleva en unidades: vender una caja de 10 descuenta 10. ## Para qué sirve Con las presentaciones vendes y compras el mismo producto en distintos empaques, cada uno con su precio, sin crear inventarios separados. Ejemplo: paracetamol por unidad, por blíster de 10 y por caja de 100. Regla de oro: el inventario se lleva siempre en la unidad base. Vender 2 cajas de 10 descuenta 20 unidades; comprar 20 cajas suma 200; las devoluciones hacen lo contrario. La presentación nunca tiene stock propio. Funciona igual en factura, punto de venta, compras, API e importaciones. ## Antes de empezar - El dueño de la cuenta debe encender Vender en varias presentaciones en Productos & Servicios → Configuración → General. Es gratis y se activa por establecimiento y por ambiente. - El producto base debe ser un bien que controle inventario y no puede ser combo. - Solo el titular de la cuenta puede añadir presentaciones. Si un vendedor lo intenta, ve el aviso «Esta sección es solo del titular de la cuenta.». ## Crear una presentación - Crea primero el producto base (la unidad) en Nuevo, si no existe. - Ve a Ver Todos y pulsa Editar en el producto base. La sección Presentaciones solo aparece en Editar. - Escribe el Nombre (por ejemplo, CAJA X10), las Unidades que trae (10) y el Precio de venta de la caja (sin IVA). - Mientras escribes, el sistema compara el precio por unidad con la unidad suelta (por ejemplo, «Un 8% más barata que la unidad suelta…»). - Pulsa Añadir. Se crea un producto nuevo con código BASE-P1 (P2, P3…) y nombre «Base - CAJA X10», que hereda el IVA, ICE, categoría y cuentas del producto base. Al facturar lo buscas como cualquier producto. ## La tabla de presentaciones En la ficha del producto base ves cada presentación con su código, unidades, precio, Por unidad y Alcanza para (cuántas presentaciones completas alcanzan con la existencia del base). En los buscadores de venta, la presentación muestra las cajas disponibles. ## Cambiar el precio o usar Precio 2 / Precio 3 La presentación es un producto más. Para cambiar su precio, búscala en Ver Todos (código BASE-P1…) y edítala. Al crearse solo recibe Precio 1: Precio 2 y Precio 3 nacen en 0, así que llénalos si usas listas de precios o precios por cliente. ## Errores comunes - «El factor tiene que ser mayor que cero…»: escribe cuántas unidades base trae la presentación. - «Este producto es un combo…»: un combo no puede tener presentaciones. - «Este producto ya es una presentación de otro…»: las presentaciones se crean desde la ficha del producto base. - «Este producto no controla inventario…»: activa Desea Manejar Stock en el producto base (debe ser un bien). - «Esta presentación ya se usó en documentos, así que su factor no se puede cambiar…»: para no descuadrar el kardex, crea una presentación nueva con el nuevo factor. ## Preguntas frecuentes ### Apagué Presentaciones o cambié de ambiente y ya no veo la sección Apagar solo esconde las pantallas: las presentaciones existentes se siguen buscando, facturando y descontando. Como el interruptor es por establecimiento y ambiente, en otra sucursal o en producción puede verse apagado. ### ¿Presentación o combo? Presentación = el mismo producto en otro empaque. Combo = productos distintos vendidos juntos. --- ## Consultar, ver, imprimir y anular ingresos, salidas y transferencias de mercadería Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/210-consultar-ver-imprimir-y-anular-ingresos-salidas-y-transferencias-de-mercaderia Cómo revisar el historial de movimientos de inventario, abrir e imprimir cada documento, y cuándo y cómo se puede anular uno. ## Para qué sirve El reporte de Entradas, Salidas y Transferencias reúne en un solo lugar todos los movimientos de mercadería de tu empresa: los ingresos y salidas manuales que registras, las transferencias entre establecimientos o bodegas, y los ajustes que nacen automáticamente (como el Inventario Inicial de cada producto). Desde aquí puedes revisar, abrir e imprimir cualquier documento, y anular los que registraste por error. ### Antes de empezar - Encuentras esta pantalla en Productos & Servicios → Reporte Ent / Sal/ Transf (también aparece dentro de Reportes). - Por defecto se muestran los movimientos de los últimos 60 días. - Para anular un documento necesitas el permiso Productos → Eliminar. El dueño de la cuenta siempre lo tiene; a un vendedor hay que asignárselo en su perfil. ## Consultar el reporte - Entra a Productos & Servicios → Reporte Ent / Sal/ Transf. - Usa los filtros de la parte superior para acotar la búsqueda: Fecha Inicio, Fecha Fin, el tipo de movimiento en Ver (Todos, Entrada, Salida o Transferencia) y la Empresa Destino, Establecimiento Destino y Bodega Destino. - Haz clic en Aplicar Filtros. - La tabla muestra, por cada movimiento: Id, Fecha, el nombre del Documento (por ejemplo «Ajuste Ingreso de Mercadería # …» o «Inventario Inicial # …»), el Tipo (Entrada, Salida o Transferencia), quién lo Autorizó y el Tipo de transacción (Ventas, Inventario Inicial, etc.). 💡 Este reporte no tiene exportación a Excel; solo se consulta en pantalla. ## Ver e imprimir un documento - En la columna Acciones, haz clic en el ícono de ojo (Ver) del documento que te interesa. - Se abre el detalle del movimiento con sus productos, cantidades y bodega. - Haz clic en el botón Imprimir para generar la versión impresa del documento. ## Anular un ingreso, salida o transferencia Solo puedes anular los movimientos manuales que tú mismo registraste (ingresos, salidas o transferencias). El sistema protege dos tipos de documentos: - El Inventario Inicial que se crea automáticamente al dar de alta cada producto no se puede eliminar, porque tu contabilidad y el resto de movimientos ya cuadran contra ese stock inicial. Por eso en estos documentos no aparece el ícono de eliminar. - Solo se pueden anular documentos de la empresa y el ambiente (pruebas o producción) en los que estás trabajando en ese momento. - Ubica el documento manual que quieres anular y haz clic en el ícono de la papelera (solo visible si tienes el permiso de eliminar y el documento no es un Inventario Inicial). - Confirma en el mensaje «¿Está seguro que desea eliminar?». - Si todo está correcto, el sistema anula el documento: devuelve las existencias al estado anterior y anula el asiento contable asociado (si el módulo de contabilidad está activo). ### Errores comunes - «El Inventario Inicial se crea al dar de alta el producto y no se puede eliminar. Si la cantidad está mal, registre un ajuste de entrada o salida de mercadería.» — Intentaste anular un Inventario Inicial. En su lugar, registra un Ajuste de Mercadería (entrada o salida) para corregir la cantidad. - «El producto [nombre] no tiene el suficiente stock!» — Al anular un ingreso, el sistema revisa que ese producto no haya quedado con stock negativo en operaciones posteriores (ventas, otras salidas, etc.). Si eso pasaría, no te deja anular; primero revisa y ajusta los movimientos posteriores. - No aparece el ícono de la papelera — Verifica que tengas el permiso Productos → Eliminar asignado, o pide al dueño de la cuenta que te lo habilite. ### Preguntas frecuentes ¿Puedo anular un documento de otra empresa o de otro ambiente (pruebas/producción)? No. El sistema solo permite anular documentos de la empresa y el ambiente en el que tienes la sesión activa. ¿Qué pasa con la contabilidad al anular un movimiento? Si tienes el módulo de contabilidad activo, el asiento contable generado por ese movimiento también se anula junto con el documento. ¿Un vendedor puede anular documentos de inventario? Sí, siempre que tenga asignado el permiso Productos → Eliminar en su perfil. --- ## Inventario inicial: las tres formas de cargar el stock de arranque Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/211-inventario-inicial-las-tres-formas-de-cargar-el-stock-de-arranque Carga el stock inicial al crear el producto, por Ingreso de Mercadería o importando un Excel; con costo, para que tu valorización no quede en cero. ## Para qué sirve Cuando empiezas a usar el sistema necesitas decirle cuántas unidades tienes hoy de cada producto. A eso se le llama inventario inicial. Tienes tres caminos: cargarlo al crear el producto, usar Ingreso de Mercadería, o importarlo desde Excel. Los tres generan el mismo tipo de movimiento interno. ### Antes de empezar Solo necesitas inventario inicial si el producto tiene Desea Manejar Stock = SI. Si vendes servicios o productos sin control de stock, no apliques nada de esto. 💡 Carga siempre el inventario inicial con costo. Si lo dejas en cero, tu reporte de Valorización de Inventario mostrará ese producto en USD 0, aunque tenga stock. ### Opción 1: al crear el producto - Ve a Productos & Servicios → Nuevo y activa Desea Manejar Stock = SI. - Baja hasta la tarjeta Costo («Si desea Ingresar un inventario inicial llenar estos campos»). - Escribe el Costo unitario y el Stock Inicial (la cantidad que tienes hoy). - Elige la Bodega donde está esa mercadería. - Guarda el producto. El sistema crea un documento interno «Inventario Inicial # N» con la fecha de hoy. Si tu cuenta todavía no tiene bodegas ni categorías, el sistema crea automáticamente una bodega y una categoría llamadas PRINCIPAL para no dejarte sin dónde guardar el producto. Si tienes el módulo de contabilidad activo, además se genera el asiento contable de ese inventario inicial. ### Opción 2: Ingreso de Mercadería Útil cuando ya creaste el producto sin stock inicial, o cuando quieres sumar varios productos de una vez. - Ve a Ingreso Mercadería (menú de inventario). - Elige el tipo de ingreso, la bodega y agrega los productos con su cantidad y costo. - Guarda el documento. 💡 Si la mercadería llegó con una factura de tu proveedor, no uses Ingreso de Mercadería: regístrala como Compra. La compra sube el stock sola y además te deja el respaldo tributario y, si corresponde, la retención. ### Opción 3: importar productos Al importar tu catálogo desde Excel puedes incluir las columnas stock (o stock_inicial) y costo: el sistema crea el inventario inicial de cada fila al mismo tiempo que crea el producto. También puedes usar la toma física por Excel si prefieres cargar las cantidades contadas en bodega después de tener el catálogo ya creado. ### Preguntas frecuentes ¿Por qué me aparece todo en la bodega PRINCIPAL? Porque tu cuenta todavía no tenía bodegas creadas cuando guardaste el producto. El sistema la crea sola para no bloquearte; luego puedes crear tus propias bodegas y transferir el stock. Cargué el stock inicial sin costo, ¿cómo lo corrijo? Edita el producto y coloca el costo correcto, o haz un ajuste de inventario. Revisa después el reporte de Valorización para confirmar que ya no sale en cero. --- ## Errores comunes al crear o editar un producto Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/212-errores-comunes-al-crear-o-editar-un-producto Qué significan «Ya existe otro producto con el mismo codigo» y los mensajes en inglés al guardar, y cómo corregirlos. ## «Ya existe otro producto con el mismo codigo» Aparece al pulsar Guardar Producto en Nuevo o en Editar. Causa: ya hay otro producto con ese mismo código en tu establecimiento, esté activo o desactivado. Los productos eliminados no cuentan para esta validación. Solución: - Ve a Productos & Servicios → Ver Todos y filtra por Estado = Deshabilitado. - Busca el código y reactívalo con el botón de estado, en vez de crear uno nuevo. - Si de verdad es otro producto, usa un código distinto. 💡 Los productos son por establecimiento: el mismo código puede existir sin problema en otra sucursal. ## Mensajes en inglés al guardar («The precio1 field must be a number») Si olvidas un campo obligatorio o escribes mal un número, el sistema muestra el mensaje técnico en inglés en lugar de uno en español, por ejemplo: - «The codigo field is required.» — falta el código. - «The precio1 field must be a number.» — el Precio 1 no es un número válido. - «The ubicacion field must not be greater than 100 characters.» — la ubicación es demasiado larga. Causa más común: escribiste el precio con coma de miles (por ejemplo 1.000,50) o con letras mezcladas. Solución: escribe el precio solo con punto decimal y sin separador de miles (por ejemplo 1000.50), y revisa que Código y Nombre no estén vacíos. 💡 Estos mensajes no están traducidos todavía; si ves uno distinto a los de aquí, identifica el nombre del campo en inglés (codigo, precio1, nombre, ubicacion…) y revisa ese dato en el formulario. ## Preguntas frecuentes Reactivé un producto deshabilitado por error y ya no lo quiero mostrar Desactívalo de nuevo con el mismo botón de estado; no se pierde el código ni el historial. --- ## Qué puede hacer un vendedor con el catálogo de productos, según sus permisos Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/213-que-puede-hacer-un-vendedor-con-el-catalogo-de-productos-segun-sus-permisos Crear, editar, eliminar, desactivar productos y cambiar precio o descuento al facturar: qué permiso habilita cada botón. ## Para qué sirve El usuario principal de la cuenta decide, desde Vendedores → Permisos, qué puede hacer cada vendedor con el catálogo de productos. Si un vendedor no tiene un permiso, el botón correspondiente no aparece o el campo queda bloqueado. ### Permisos sobre el catálogo (Productos & Servicios → Ver Todos) - Crear productos: habilita, además del botón Nuevo, los botones Exportar Productos, Importar y Actualizar. Sin este permiso, un vendedor tampoco puede exportar el catálogo a Excel. - Editar productos: muestra el botón de editar (lápiz) en cada fila. - Eliminar productos: muestra el botón de eliminar (papelera) y las acciones masivas «Eliminar Productos Seleccionados» y «Eliminar Todos Productos». - Desactivar productos: muestra el botón de Activado/Desactivado de cada fila y las acciones masivas de activar/desactivar. 💡 El botón Exportar vive dentro del mismo bloque que Nuevo: si el vendedor no tiene permiso de crear, tampoco puede exportar el Excel del catálogo, aunque solo quiera consultar precios. ### Permisos al facturar En la tabla de productos de la factura (y de los demás comprobantes), dos permisos controlan si el vendedor puede tocar los valores de cada línea: - Cambiar precio: si no lo tiene, los campos Precio, Ice y Total de cada línea quedan deshabilitados; solo ve el precio que trae el producto. - Aplicar descuento: si no lo tiene, los campos de porcentaje y valor de descuento quedan deshabilitados. ### Quién ve Configuración → General de productos La pantalla de configuración general del catálogo (reglas de duplicados, ICE por defecto, etc.) solo la ve el dueño de la cuenta; ningún vendedor, por más permisos que tenga, puede entrar a esa pantalla. ### Preguntas frecuentes Le di permiso de editar pero no de crear, y no puede exportar el Excel Es el comportamiento normal: exportar depende del permiso de crear, no del de editar. Si necesita exportar sin crear productos, pide a tu proveedor que lo active como excepción, o dale el permiso de crear. --- ## Registrar un proveedor y sus retenciones automáticas Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/216-registrar-un-proveedor-y-sus-retenciones-automaticas Crea un proveedor, configura sus retenciones automáticas, su cuenta contable y entiende para qué sirven parte relacionada y tipo de régimen. ## Para qué sirve Registra a tus proveedores para cargar sus compras, aplicarles retención y llevar el control de lo que les debes. Si configuras bien sus Retenciones Automáticas, cada compra nueva te las propone sola, sin que tengas que elegirlas cada vez. ### Qué es obligatorio de verdad El servidor solo exige estos 6 campos: Tipo Identificación, Identificación, Nombres/Razón Social, Alias Sucursal, Código Sucursal y Dirección. Teléfono, Correo y Días de Crédito aparecen con franja de obligatorio en pantalla, pero el servidor los acepta vacíos. ### Pasos - Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor. - En Datos Básicos, elige el Tipo Identificación, escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social. - En Matriz, completa Dirección, Teléfono y Correo. - En Datos Contribuyente, indica si es Persona Natural o Jurídica. - En Retenciones Automáticas, elige los Días de Crédito, la Forma de Pago, la Retención IVA y la Retención Fuente que normalmente le corresponden. - Si llevas contabilidad, asígnale una cuenta en la tarjeta de Contabilidad. - Pulsa Guardar Proveedor. ### Cómo se proponen solas las retenciones en la compra Cuando registras una compra nueva y eliges a este proveedor, el sistema agrega automáticamente dos líneas de retención con los códigos que guardaste en su ficha: - La retención de renta se calcula sobre el subtotal sin impuestos. - La retención de IVA se calcula sobre el IVA cargado en la compra. Puedes quitar cualquiera de las dos líneas con el botón de menos si esa compra no corresponde a retención. La propuesta automática no aplica a notas de crédito del proveedor. 💡 Solo se guarda un código de IVA y uno de renta por proveedor. Si necesitas un código distinto para una compra puntual, cámbialo directamente en esa compra; para que el cambio quede por defecto, edita el proveedor. ### Los Días de Crédito y la Forma de Pago también se llenan solos en la compra Si guardaste Días de Crédito y Forma de Pago en la ficha del proveedor, el sistema los copia al plazo y a la forma de pago de la compra nueva. Esto solo ocurre si el proveedor tiene configurada al menos una Retención IVA o Retención Fuente: un proveedor sin ninguna retención guardada no propone plazo ni forma de pago en la compra, aunque los tenga escritos en su ficha. Por eso conviene llenar siempre la Retención IVA y la Retención Fuente, aunque sea con un código que luego quites en la compra puntual. Opciones reales de forma de pago: 01 sin utilización del sistema financiero, 16 débito, 17 dinero electrónico, 18 prepago, 19 crédito, 20 otros con sistema financiero, 21 endoso de títulos. ### Parte Relacionada y Tipo Contribuyente: para qué sirven en el ATS Parte Relacionada se reporta en el ATS de cada compra con ese proveedor (campo SI/NO) y se toma siempre de esta ficha, no de ninguna casilla que marques dentro de la compra: márcala en «Sí» únicamente si el proveedor es una parte relacionada de tu empresa según la normativa tributaria. Tipo Contribuyente (Persona Natural / Jurídica) solo se usa en el ATS cuando el proveedor tiene pasaporte o identificación del exterior; para proveedores nacionales no afecta el reporte. ### Tipo Régimen (Negocio Popular / RIMPE): qué hace y qué no El campo Tipo Régimen de la ficha del proveedor es solo informativo: no cambia las retenciones que se te proponen en la compra ni el ATS. Si tu proveedor es RIMPE, de todas formas tienes que elegir a mano, en Retenciones Automáticas, el código de retención que corresponde a ese régimen. ### Asignar una cuenta contable propia al proveedor Con el módulo de contabilidad activo, la tarjeta CONTABILIDAD muestra «Seleccione un Plan de Cuenta» (solo puedes elegir cuentas de movimiento). Esa cuenta reemplaza a la cuenta por pagar general en los asientos automáticos de las compras, retenciones, devoluciones y pagos que hagas a ese proveedor en adelante. Si no eliges ninguna, el sistema usa la cuenta general que configuraste en las automatizaciones contables. ### Preguntas frecuentes ### Elegí las retenciones pero en la compra no aparecieron solas La propuesta automática solo se dispara cuando entras a registrar la compra desde el buscador de proveedores con la opción de compra nueva. Verifica también que el proveedor tenga guardados ambos códigos (Retención IVA y Retención Fuente). --- ## Ver Proveedores: buscar, editar, sucursales, desactivar, eliminar y errores comunes Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/217-ver-proveedores-buscar-editar-sucursales-desactivar-eliminar-y-errores-comunes Busca y mantén tus proveedores: qué cambia Editar, cómo administrar sus sucursales, desactivar o eliminar, y los errores más comunes. ## La pantalla En Clientes/Proveedores → Ver Proveedores escribe en Ingrese su Búsqueda (nombre o identificación) y pulsa la lupa. Por cada fila tienes 4 botones: Editar, Administrar Sucursales, Eliminar y el botón de estado Activado / Desactivado (con su confirmación). Arriba están Exportar, Importar y Nuevo Proveedor. La lista se muestra de 20 en 20. ## Editar un proveedor: qué cambia y qué no Desde Editar puedes cambiar la identificación, el nombre, los datos de la sucursal marcada como principal (dirección, teléfono, correo), si es Persona Natural o Jurídica, el régimen, las retenciones automáticas, los días de crédito, la forma de pago y la cuenta contable. - Lo que edites aquí aplica a las compras nuevas que registres después; no cambia las compras ya guardadas. - Para cambiar otras sucursales (no la principal), usa Administrar Sucursales en vez de Editar. - Editar no consulta al SRI ni vuelve a validar la identificación: si la escribiste mal al crearlo, puedes corregirla aquí. 💡 Si tu proveedor es Persona Jurídica, al editarlo el formulario muestra correctamente «Persona Juridica» marcada y la conserva al guardar. ## Sucursales de un proveedor: crear, editar, principal y eliminar Desde Administrar Sucursales puedes: - Nueva Sucursal: Alias, Código, Dirección, Teléfono, Correo, Provincia y Ciudad. - Editar cualquier sucursal existente. - La estrella: marca cuál es la sucursal principal. La sucursal principal es la que se propone en la compra y la que edita el formulario de Editar Proveedor; en esta pantalla la estrella rellena indica la principal. - Eliminar una sucursal (pide confirmación). ### «No se Puede Borrar un Establecimiento por Defecto» al eliminar una sucursal La sucursal principal no se puede eliminar directamente. Primero marca otra sucursal como principal con la estrella, y luego elimina la que ya no necesitas. ## Desactivar o eliminar: qué cambia en cada caso Desactivar deja al proveedor en la lista con estado Desactivado, pero deja de aparecer en el buscador de compras y de retenciones, ya no te propone sus retenciones automáticas y no sale en el Excel de Exportar. Se reactiva con el mismo botón. Eliminar solo se permite si el proveedor no tiene compras ni retenciones registradas (ni siquiera anuladas). Es una baja lógica: lo oculta y libera su identificación para volver a crearla. ### «Ya existe el Proveedor» al guardar uno que no veo en la lista El sistema no deja dos proveedores con la misma identificación. Un proveedor desactivado también cuenta como existente. Solución: - Búscalo en Ver Proveedores (el buscador de esta pantalla sí muestra desactivados). - Reactívalo con el botón de estado y edítalo. - Si necesita otra dirección, créale una sucursal con Administrar Sucursales en lugar de duplicarlo. 💡 Al escribir la identificación en Nuevo Proveedor puede aparecerte antes un aviso rápido de duplicado; de todas formas confírmalo buscándolo en Ver Proveedores. ### «El Proveedor ya fue utilizado en una transacción no se puede eliminar» Mensaje completo: «…si no desea utilizar el Proveedor puede deshabilitarlo.» Ocurre si el proveedor tiene al menos una compra (incluidas liquidaciones de compra) o una retención, aunque estén anuladas. Solución: usa el botón de Activado/Desactivado para desactivarlo; conservas el historial de compras y retenciones. ### Preguntas frecuentes ### Desactivé un proveedor y ahora no me propone sus retenciones Es el comportamiento esperado: un proveedor desactivado no participa en las propuestas automáticas de la compra. Reactívalo si necesitas volver a comprarle. --- ## Importar proveedores desde Excel o CSV Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/218-importar-proveedores-desde-excel-o-csv Sube todos tus proveedores de una sola vez, prueba el archivo sin guardar nada y revisa qué queda por completar después. ## Para qué sirve Si ya tienes tus proveedores en una hoja de cálculo, los subes todos de una sola vez en lugar de crearlos uno por uno. ### Pasos - Ve a Clientes/Proveedores → Importar Proveedores. - Haz clic en Descargar Modelo de Importación y abre el archivo. - Llena una fila por proveedor desde la tercera fila: la primera fila es la cabecera (debe empezar con identificacion y tipo_identificacion) y la segunda es la descripción, no la borres ni la uses para datos. - Columnas en orden: identificacion, tipo_identificacion, nombre, direccion, telefono, celular, correo. - Guarda el archivo como .xlsx o .csv y súbelo con el botón Importar. ### Código de tipo de identificación - 04 RUC - 05 cédula - 06 pasaporte - 07 consumidor final (no aplica a proveedores) - 08 identificación del exterior - 09 placa El sistema crea automáticamente la sucursal «Matriz» 001 de cada proveedor importado. La columna correo acepta más de un correo separado por coma o punto y coma. 💡 Si Excel te borra los ceros a la izquierda de una cédula o un RUC (por ejemplo, de 9 dígitos en vez de 10), no te preocupes: el importador los repone solo antes de guardar. ### «Solo revisar»: probar el archivo sin guardar nada Antes de importar de verdad, marca la casilla Solo revisar. El sistema recorre todo el archivo y te muestra cuántos proveedores se crearían, cuántos ya existían y cuántos se rechazan, sin escribir nada todavía. Así puedes corregir el Excel antes de la importación real. La importación corre en segundo plano: puedes cerrar la pantalla de progreso y el estado se guarda durante 24 horas. Las tarjetas de progreso muestran Se crean / Ya existían / Rechazadas. Si pasan más de 24 horas, verás «No encontramos esta importación. Puede que haya pasado más de un día.» ### Después de importar: qué datos quedan vacíos y hay que completar La importación solo carga identificación, nombre y datos de contacto. Quedan sin configurar: - Parte Relacionada (sin ella, el ATS reporta parteRel NO para ese proveedor). - Tipo de Contribuyente (sin él, los proveedores del exterior salen con tipo de contribuyente vacío en el ATS). - Tipo Régimen. - Retenciones Automáticas (Retención IVA y Retención Fuente). - Días de Crédito y Forma de Pago. - Cuenta contable propia. A un proveedor que ya existía la importación no le toca ningún dato. Si vas a comprarles seguido, edita a mano los proveedores importados que usas con frecuencia y completa esos campos, sobre todo las retenciones automáticas. ### Preguntas frecuentes ### ¿Puedo importar también sus retenciones automáticas? No; el modelo de importación no incluye ese dato. Después de importar, edita cada proveedor y asigna su Retención IVA y Retención Fuente en la tarjeta Retenciones Automáticas. ### Ya tengo algunos proveedores creados, ¿los duplica? No: si la identificación ya existe (activa o desactivada), esa fila no se crea de nuevo; queda tal cual estaba. Solo los proveedores eliminados se vuelven a crear al importarlos. Revisa el artículo de errores de importación para los demás motivos de rechazo. --- ## Errores al importar clientes, proveedores y transportistas desde Excel Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/219-errores-al-importar-clientes-proveedores-y-transportistas-desde-excel Motivos de rechazo reales al importar clientes, proveedores o transportistas, y cómo corregir el Excel o el CSV. ## Para qué sirve Si la importación de clientes, proveedores o transportistas no se completa, aquí están los motivos de rechazo reales y cómo corregir el Excel o el CSV. 💡 Si una sola fila falla, no se guarda ninguna del archivo. Corrige los motivos indicados y vuelve a subirlo completo. ### Antes de llenar el archivo - «Modelo de importación incorrecto: la primera fila debe empezar con las columnas identificacion y tipo_identificacion.» - «Columnas insuficientes o modelo de importación incorrecto.» — usa el botón Descargar Modelo de Importación y no cambies el orden de las columnas. El mínimo de columnas es distinto según lo que importas: 6 para clientes y proveedores, 4 para transportistas. - «Solo se aceptan archivos .xlsx o .csv.» / «Debe seleccionar un archivo.» ### Motivos de rechazo por fila - «la identificación no puede estar vacía» - «el nombre o razón social no puede estar vacío» - «falta el tipo de identificación (04 RUC, 05 cédula, 06 pasaporte, 07 consumidor final, 08 exterior, 09 placa)» - «tipo de identificación inválido (X): debe ser 04, 05, 06, 07, 08 o 09» - «X: El RUC debe tener 13 dígitos, solo números» o «X: La cédula debe tener 10 dígitos, solo números» — solo se revisa el formato (cantidad de dígitos y que sean solo números); el sistema ya no comprueba el dígito verificador, así que un RUC recién autorizado por el SRI (por ejemplo de una sociedad nueva) entra sin problema. - «el correo X no tiene forma de correo» — puedes escribir varios correos en la misma celda separados por coma o punto y coma; si uno está mal escrito, el mensaje te dice cuál. - «esta identificación ya viene en la fila N de este mismo archivo» — no repitas la misma identificación dos veces en el Excel. - Al importar transportistas, además se exige la placa: una fila sin placa se rechaza. ### Clientes, proveedores o transportistas que ya existen Si la identificación que importas ya está registrada (activa o desactivada), esa fila no se vuelve a crear: queda tal cual estaba (si estaba desactivada, sigue desactivada; actívala a mano si vas a usarla). Solo los eliminados se crean de nuevo al importarlos. ### Descargar las filas con error Cuando el sistema rechaza filas, usa el botón Descargar las filas con error: te da un CSV con la fila, la identificación, el nombre y el motivo exacto, para corregir más rápido. 💡 Se muestran hasta 500 errores en pantalla; si tu archivo tiene más filas malas, corrige por lotes. ### Preguntas frecuentes ### Mi RUC es válido en el SRI pero la importación lo rechazó Revisa que tenga exactamente 13 dígitos numéricos, sin espacios ni guiones. Si el formato está bien y aun así lo rechaza, puedes crear ese proveedor, cliente o transportista a mano: ahí tampoco se exige el dígito verificador. --- ## Registrar un transportista, usarlo en la guía de remisión y manejar varias placas Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/220-registrar-un-transportista-usarlo-en-la-guia-de-remision-y-manejar-varias-placas Registra un transportista, entiende qué pasa al crearlo o cambiarlo desde la guía, y cómo manejar un chofer con varios vehículos. ## Para qué sirve El transportista es quien traslada la mercadería. El SRI exige su identificación y la placa del vehículo para emitir una guía de remisión, así que debes registrarlo antes. ### Pasos - Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Transportista. - Elige el Tipo Identificación: Cédula, RUC, Pasaporte, Identificación del Exterior o Placa. - Escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social. - Escribe la Placa del vehículo (por ejemplo, GAB1234): es indispensable para la guía. - Completa Dirección, Teléfono, Celular y Correo. - Pulsa Guardar Transportista. El sistema guarda todos los datos de contacto que escribas. Si ya existe un transportista con la misma identificación, tipo, razón social y placa, verás el aviso «El Transportista ya Existe» y no se crea uno repetido; si cambia cualquiera de esos cuatro datos (por ejemplo, otra placa del mismo transportador), el sistema lo registra como un transportista distinto. 💡 También puedes registrar al transportista directamente desde el formulario de la guía de remisión, sin salir a la pantalla de Nuevo Transportista. ## Crear o cambiar el transportista desde la guía actualiza su ficha En la guía, la sección Datos del transportista tiene sus propios botones Nuevo y Editar. Al guardar la guía, el sistema busca un transportista con la misma identificación y tipo: - Si ya existe, le actualiza el nombre, la placa, la dirección, el teléfono y el correo con lo que escribiste en esa guía. - Si no existe, lo crea. 💡 El cambio queda guardado en la ficha del transportista para siempre, no solo para esa guía: si necesitas cambiar un dato solo por esta vez (por ejemplo, otro conductor ocasional), regístralo como un transportista distinto en vez de editar el que ya usas. ## Un chofer con varios vehículos: cómo manejar las placas El sistema identifica al transportista por su identificación y tipo, no por la placa. Si emites una guía con el mismo transportista pero otra placa, la guía desde el formulario de la guía sobrescribe la placa que tenía guardada esa persona, y el XML de la guía toma la placa del registro del transportista en el momento de generarse. Recomendación: revisa la placa en cada guía antes de emitirla. Si un chofer usa varios vehículos y necesitas llevar un historial separado por placa, crea un transportista distinto para cada vehículo cambiando ligeramente el nombre (por ejemplo, agregando la placa al nombre), ya que el sistema no distingue dos registros con la misma identificación aunque la placa cambie. ### «La Cédula o el Ruc del Transportista es Inválida» al emitir una guía La guía exige RUC de 13 dígitos o cédula de 10 dígitos, solo números, según el tipo elegido. Otros mensajes relacionados que puedes ver: - «La Razon Social del Transportista no puede estar vacia» - «Verifique la información del Transportista» Solución: edita el transportista desde Ver Transportistas, corrige el tipo o el número de identificación (sin espacios, guiones ni letras) y completa la razón social. 💡 En la guía solo se valida el formato de la identificación (la cantidad de dígitos), no el dígito verificador. ### Preguntas frecuentes ### Edité el transportista y su tipo de identificación cambió solo Si lo notas vacío o incorrecto, ábrelo en Editar, elige el tipo correcto y pulsa Actualizar; al elegirlo de nuevo en una guía sus datos se completan con normalidad. ### Guardé un transportista que ya existía y me salió un error Si el sistema encuentra un transportista igual (misma identificación, tipo, razón social y placa), muestra «El Transportista ya Existe» en vez de crear uno repetido. Búscalo en Ver Transportistas y edítalo, o cambia algún dato (por ejemplo la placa) si en verdad es otro vehículo. --- ## Crear, editar y usar categorías de productos (también en el punto de venta) Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/224-crear-editar-y-usar-categorias-de-productos-tambien-en-el-punto-de-venta Cómo crear y editar categorías, marcar la principal y usarlas como botones de filtro en el punto de venta. ## Para qué sirve Las categorías agrupan tus productos para organizarlos y, si usas el punto de venta, para encontrarlos más rápido con botones. ## Crear y editar una categoría - Ve a Productos & Servicios → Categorías. - Pulsa Nuevo, escribe el nombre y, si quieres, sube una imagen (JPG, PNG o MP4) para que se muestre en la tienda en línea. - Para editar, usa el botón de edición de la fila. Las categorías son por establecimiento: cada establecimiento arma su propia lista. ## Categoría principal La estrella marca la categoría principal (la que se usa por defecto). Al crear un producto nuevo, esa categoría queda preseleccionada automáticamente en el formulario. La categoría principal no se puede eliminar. ## Eliminar una categoría El botón de la papelera pide confirmación antes de borrar. No puedes eliminar la categoría marcada como principal ni una que todavía tenga productos asignados: primero cambia esos productos a otra categoría. ## Categorías como botones en el punto de venta En el Punto de Venta, las categorías aparecen como botones en el panel lateral. Al tocar una, se listan solo sus productos con foto, precio y stock. 💡 En el punto de venta conviene usar pocas categorías con nombres cortos: así los botones son más fáciles de tocar y de leer en una pantalla pequeña. --- ## Valorización de inventario Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/250-valorizacion-de-inventario Cuánto vale tu inventario según el costeo del sistema, por bodega o categoría, y cómo encontrar productos con costo cero. ## Para qué sirve Valorización de Inventario te muestra el valor total de lo que tienes en stock, según el método de costeo del sistema (el último costo de compra de cada producto). ### Pasos - Entra a Productos & Servicios → Valorización de Inventario. - Arriba ves tres datos: el Valor del inventario (total), los Productos con existencia y los que están Sin costo registrado. - Si quieres, filtra por Bodega o busca un producto por nombre o código. - Haz clic en Aplicar. - En la tabla, cada fila muestra el código, el producto, la existencia, el costo unitario y el valor (existencia × costo). 💡 El reporte solo incluye productos con existencia (stock mayor a cero); las existencias salen del libro de movimientos. ### Encontrar productos con costo cero Activa la casilla «Solo los que están sin costo» para ver únicamente los productos que tienen stock pero costo unitario en 0. Este es un caso típico de por qué el valor del inventario del sistema no cuadra con lo que muestra Contabilidad: si un producto tiene existencia pero costo cero, su valor no se refleja aquí ni en los asientos contables de inventario. ### Revisar el detalle de un producto Haz clic en el ícono de Kardex, en la fila de cualquier producto, para ver todos sus movimientos (entradas, salidas, ajustes) y cómo llegó a su costo y existencia actuales. --- ## Tipo de identificación del proveedor: autodetección, validaciones y errores al guardar Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/277-tipo-de-identificacion-del-proveedor-autodeteccion-validaciones-y-errores-al-guardar Cómo el sistema detecta cédula o RUC, qué tipo de identificación usar, por qué evitar «Placa» y los errores más comunes al guardar un proveedor. ## Para qué sirve Al registrar un proveedor, el sistema te ayuda a detectar si escribiste una cédula o un RUC, y valida el formato antes de guardar. Aquí explicamos cómo funciona esa ayuda, qué tipo de identificación elegir y qué hacer si el sistema rechaza el guardado. ### El sistema detecta solo si escribiste cédula o RUC En Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor → Datos Básicos → Identificación, al escribir 10 dígitos el Tipo Identificación cambia solo a Cedula; al escribir 13 dígitos cambia a Ruc. Al salir del campo, el sistema valida: - Cédula: muestra «Cedula Correcta» si el formato es válido. - RUC: avisa «Los tres últimos dígitos no tienen el código del RUC 001.» o «Los dos primeros dígitos no pueden ser mayores a 24.» si algo no corresponde al patrón esperado. - Además avisa en pantalla si el proveedor ya existe con esa identificación. 💡 Estos avisos son una ayuda en pantalla, no un bloqueo: el servidor no vuelve a validar la cédula ni el RUC al guardar, solo exige el formato (10 o 13 dígitos, solo números). Un RUC de extranjero que empiece por 30 puede disparar el aviso de «mayores a 24» aunque sea válido; en ese caso ignóralo y guarda igual. ### ¿Qué tipo de identificación uso para un proveedor? - Cédula (05) y RUC (04): para proveedores nacionales. - Pasaporte (06) e Identificación del Exterior (08): para proveedores extranjeros. El formulario también ofrece Placa (09), pero no la uses para un proveedor normal: un proveedor registrado con Placa sale sin tipo de identificación en el ATS de compras, y en la Liquidación de Compra solo aparecen proveedores con cédula o identificación del exterior. Placa quedó pensada para casos muy puntuales (como combustible o transporte), no para tus proveedores habituales. ### Errores de validación al guardar o actualizar un proveedor El servidor exige estos campos: Tipo Identificación, Identificación, Nombre o Razón Social (hasta 300 caracteres), Alias y Código de sucursal, y Dirección (hasta 300 caracteres). Si falta alguno, no te deja guardar. Si ves «Ocurrieron Errores en el Proceso. Vuelva a Intentarlo» después de completar todo lo anterior, revisa que los Días de Crédito sean solo números: es un campo de texto libre y un valor con letras provoca este error genérico. 💡 Si después de un error la opción «Identificación del Exterior» no se queda marcada en el formulario, vuelve a elegirla antes de guardar de nuevo; es solo un detalle visual, no afecta lo que se guarda. ### Preguntas frecuentes ### ¿Por qué me deja guardar un RUC que el sistema marcó como sospechoso? Porque la validación de formato en pantalla es solo una ayuda; el sistema no comprueba el dígito verificador del RUC ni de la cédula, así que un RUC recién autorizado por el SRI (por ejemplo de una sociedad nueva) entra sin problema aunque el aviso en pantalla te llame la atención. --- ## Importar transportistas desde Excel o CSV Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/278-importar-transportistas-desde-excel-o-csv Sube varios transportistas de una sola vez con su identificación y placa, y prueba el archivo con «Solo revisar» antes de guardar. ## Para qué sirve Si ya tienes tus transportistas en una hoja de cálculo, los subes todos de una sola vez en lugar de crearlos uno por uno. ### Pasos - Ve a Clientes/Proveedores → Ver Transportistas → Importar. - Descarga el modelo de importación y ábrelo. - Llena una fila por transportista desde la tercera fila (la primera es la cabecera, que debe empezar con identificacion y tipo_identificacion; la segunda es la descripción, no la uses para datos). - Columnas: identificacion, tipo_identificacion, nombre, placa. - Guarda el archivo como .xlsx o .csv. - Marca Solo revisar si quieres probar primero, o súbelo directo con Importar. 💡 La placa es obligatoria para transportistas: una fila sin placa se rechaza con «falta la placa». El tipo de identificación admite 04 (RUC), 05 (cédula), 06 (pasaporte) u 08 (identificación del exterior); el tipo 09 (Placa) del formulario manual de Nuevo Transportista no se acepta en la importación. ### «Solo revisar»: probar el archivo sin guardar nada Con esta casilla marcada, el sistema recorre el archivo y te muestra cuántos transportistas se crearían, cuántos ya existían y cuántos se rechazan, sin escribir nada todavía. La importación corre en segundo plano, así que puedes cerrar la pantalla de progreso; el estado queda guardado por 24 horas. ### Identificaciones repetidas La cédula o el RUC se validan por formato (10 o 13 dígitos, solo números). Si la misma identificación aparece dos veces en el archivo, la segunda fila se rechaza. Si el transportista ya existe (activo o desactivado), esa fila no se vuelve a crear; solo los eliminados se crean de nuevo al importarlos. ### Descargar la plantilla y las filas con error Usa el botón de modelo de importación para no equivocarte en el orden de las columnas. Si el sistema rechaza filas, descarga el archivo de errores para ver el motivo exacto de cada una (los mensajes son los mismos que en la importación de clientes y proveedores: revisa el artículo de errores de importación si necesitas el detalle completo). ### Preguntas frecuentes ### Importé transportistas pero en una guía no me completan los datos Verifica que la identificación y el tipo coincidan exactamente con los que importaste; el buscador de la guía encuentra al transportista por esos dos datos. --- ## Presentaciones: vender por caja y por unidad con el mismo inventario Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/294-presentaciones-vender-por-caja-y-por-unidad-con-el-mismo-inventario Cómo comprar por caja y vender por unidad sin descuadrar el inventario, comparar el precio por unidad y qué hacer si no puedes crear o cambiar una presentación. ## Presentaciones: vender por caja y por unidad con el mismo inventario Las presentaciones te dejan vender el mismo producto en más de una forma (caja, blíster, unidad) sin llevar inventarios separados: el stock se controla siempre en la unidad base, y cada presentación simplemente equivale a cierta cantidad de esa unidad. ### Cómo cuadra el inventario y el costo Una presentación es, por dentro, otro producto (con su propio código y precio) pero sin existencia propia: su stock siempre es 0. Al vender una «CAJA X10», el sistema descuenta 10 unidades del producto base, no de la caja. Por eso el costo también se toma siempre del producto base: la presentación nunca tiene su propio costo. ### Columna «Por unidad»: cuándo la caja sale más barata Al crear o editar una presentación, el sistema te muestra cuánto cuesta la unidad dentro de esa presentación (precio de la presentación dividido por su factor) y lo compara con el precio del producto suelto: - Si la unidad dentro de la caja sale más barata que el suelto, lo ves en verde con el porcentaje de descuento. - Si sale más cara, lo ves en naranja. - Si es prácticamente igual, dice «= suelto». Es solo informativo, para que decidas el precio: lo normal es que la caja salga más barata por unidad que el producto suelto. ### ¿Por qué no puedo crear presentaciones de este producto? El botón de presentaciones no aparece, o avisa, en estos casos: - El producto ya es una presentación de otro: las presentaciones se administran siempre desde la ficha del producto que lleva el inventario (el base), no desde la presentación misma. - El producto es un combo: un combo ya se descompone en sus ingredientes y no puede tener presentaciones. - El producto no controla inventario (es un servicio, o no tiene marcado «Controla Stock»): las presentaciones convierten unidades de inventario, así que el producto base tiene que llevar existencias. ### ¿Puedo cambiar las unidades (factor) de una presentación ya usada? No. Si la presentación ya se vendió o se compró, su factor queda bloqueado: los documentos que ya se emitieron descontaron el inventario con ese factor, y cambiarlo descuadraría el kardex de esos documentos para siempre. 💡 Si necesitas cambiar cuántas unidades trae, crea una presentación nueva con el factor correcto y da de baja la anterior. El nombre y el precio sí se pueden editar en cualquier momento, aunque la presentación ya se haya usado. ### Activar o apagar la sección Presentaciones Se activa por establecimiento en Configuración → Establecimientos. Apagarla solo esconde la sección de las pantallas: las presentaciones que ya creaste siguen funcionando normalmente al facturar. --- ## Campos avanzados de la ficha de producto: ICE, unidad, foto, cuentas contables y más Categoría: Productos URL: https://azur.com.ec/ayuda/222-campos-avanzados-de-la-ficha-de-producto-ice-unidad-foto-cuentas-contables-y-mas Guía de los campos menos obvios al crear o editar un producto: ICE, unidad de medida, código auxiliar, foto, cuentas contables, visibilidad en tienda y decimales del precio. ## Para qué sirve Esta guía complementa el alta básica de un producto y explica los campos que generan más dudas o errores: ICE, unidad, código auxiliar, foto, cuentas contables, visibilidad en la tienda y decimales del precio. ## ICE: porcentaje o valor unitario Si el producto paga ICE, elige el código en el campo ICE y llena Porc Ice con el porcentaje. Si tu punto de emisión tiene activado «Validar Ice defecto Unitario», en vez del porcentaje aparece el campo «Ice Unitario x Defecto» (un valor fijo en dólares por unidad, no un porcentaje). Para quitarle el ICE a un producto que ya lo tenía, entra a Editar y vuelve el campo ICE a «Seleccione Ice»: el sistema limpia el ICE y su tarifa. ### «El porcentaje de ice no puede estar vacio» Causa: elegiste un código de ICE pero dejaste el porcentaje (o el ICE unitario, según tu configuración) en blanco. Solución: llena el porcentaje/valor, o vuelve ICE a «Seleccione Ice» si el producto no paga ese impuesto. ## Unidad, código auxiliar y ubicación - Unidad: sale en el comprobante electrónico y afecta el cálculo del IRBPNR en los productos que lo pagan. - Codigo Auxiliar: un segundo código (por ejemplo, el código de barras del fabricante). Se busca igual que el código principal al facturar. Si quieres que también se imprima en el comprobante, activa «Mostrar Codigo Axiliar» en Configuración → Establecimientos → Editar. - Ubicación: la percha o estante donde guardas el producto, hasta 100 caracteres. Si te pasas, verás el aviso en inglés «The ubicacion field must not be greater than 100 characters.». ## Foto del producto Solo acepta JPG, JPEG o PNG (no WEBP). La imagen se recorta al centro a 200×200 px, así que te conviene subir fotos cuadradas; lo que sobre de los bordes se pierde. La foto se ve en el punto de venta y, si tu establecimiento tiene activada «Utilizar Busqueda con foto», también en el buscador de la factura. Si subes otro formato, el sistema avisa «El archivo debe ser jpg o png». ## Visible en tienda online El interruptor «Visible en tienda online» viene encendido por defecto en los productos nuevos. Apágalo en los productos internos o que no quieres publicar. Solo tiene efecto si usas el módulo de Tienda Online. ## Cuentas contables por producto Con el módulo de Contabilidad activo aparecen Cuenta Contable (Bien o Servicio), Cuenta de Inventario y Cuenta Contrapartida Inventario (Ingreso). Si las dejas en «Seleccione una Cuenta», el sistema usa las automatizaciones contables generales. Conviene poner una cuenta específica cuando quieres separar, por ejemplo, las ventas de productos de las de servicios en tu contabilidad. ### «Debe llenar la automatización de Inventario» al guardar un producto Causa: tienes módulo de contabilidad y el producto trae costo y stock inicial, pero falta configurar la automatización contable de Inventario. Solución: completa esa automatización en Contabilidad, o guarda el producto sin stock inicial y cárgalo después con Ingreso Mercadería. ## Decimales del precio Los precios aceptan hasta 6 decimales; si pones más, el sistema avisa «Solo se permite maximo 6 decimales Ejm:100.993122». La coma se convierte en punto automáticamente y un número negativo pasa a 0. En el comprobante, el redondeo final depende del campo «Decimales en calculos» del establecimiento (2 decimales por defecto para el SRI). ## ¿Por qué el sistema cambió el nombre o el código de mi producto? Al guardar, el código, el nombre y la descripción pasan por un filtro pensado para el SRI: quita símbolos como ¡ ! ¿ ? ; | ~ [ ] ^ \ º ´, junta los saltos de línea en uno solo y reemplaza palabras como «from», «update», «delete» o «insert» por espacios (por ejemplo, «Kit from Italy» queda «Kit Italy»). Si tu descripción tenía varias líneas, por eso queda en una sola. 💡 Si necesitas revisar o cambiar el ICE, la fecha de vencimiento o el subsidio de un producto que ya tiene movimientos, puedes hacerlo desde Editar: dejar el campo vacío lo quita. --- ## Crear un cliente nuevo Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/14-crear-un-cliente-nuevo Registra clientes desde Clientes/Proveedores o directamente al hacer una factura, con datos que el SRI acepta. Para emitir una factura a nombre de alguien necesitas tenerlo registrado como cliente. Puedes crearlo de dos formas: desde el menú, con la ficha completa, o sobre la marcha mientras haces la factura. ## Opción 1: desde el menú - En el menú lateral entra a Clientes/Proveedores → Nuevo Cliente. - En Datos básicos elige el Tipo Identificación: Cédula, RUC, Pasaporte, Identificación del Exterior o Placa. - Escribe la Identificación. La cédula debe tener 10 dígitos y el RUC 13 dígitos, solo números: sin letras, espacios ni guiones. Si el cliente no existe todavía, el sistema consulta al SRI y llena el nombre por ti. - Revisa o escribe Nombres/Razón Social. Si manejas varias listas de precios, elige el Precio por defecto (Precio 1, 2 o 3) que se le aplicará. - En el bloque Matriz completa Dirección, Teléfono y Correo. El correo es importante: ahí le llegarán sus comprobantes electrónicos. Celular, Provincia y Ciudad son opcionales. - En Datos contribuyente indica si es Parte Relacionada, el Tipo Contribuyente (Persona Natural o Jurídica) y, si quieres, el Tipo Cliente (Minorista o Mayorista). - Si llevas contabilidad, en Contabilidad puedes asignarle una cuenta contable propia. Si no eliges ninguna, se usa la cuenta general configurada en las automatizaciones. - Haz clic en Guardar Cliente. 💡 Los campos con la franja de color a la izquierda son obligatorios. Si tienes el módulo de Cobranza, verás además el bloque Crédito y plazo para fijar la condición de pago y el límite de crédito del cliente. ## Opción 2: mientras haces la factura - En Comprobantes Electrónicos → Facturas → Nuevo, ve a Datos del comprador. - Primero busca al cliente en el campo Cliente (por nombre o identificación). Si ya existe, elígelo en Seleccione un Resultado. - Si no existe, haz clic en Nuevo. Se habilitan los campos del comprador. - Elige el tipo, escribe la identificación y usa Buscar en SRI para traer el nombre. Completa dirección, teléfono y correo. - Continúa con la factura. El cliente queda registrado en tu lista cuando guardas o emites la factura. Para corregir los datos de un cliente ya elegido en la factura usa el botón Editar de ese mismo bloque. ## Administrar tus clientes En Clientes/Proveedores → Ver Clientes tienes el buscador, el botón Exportar (descarga la lista en Excel), Importar y Nuevo Cliente. En cada fila encuentras: - Editar: cambia los datos del cliente. - Administrar Sucursales: agrega otras direcciones del mismo cliente (revisa el artículo «Sucursales de proveedores y clientes»). - Eliminar: solo funciona si el cliente no tiene facturas, notas de crédito, notas de débito ni guías. - Activado / Desactivado: desactiva al cliente para que deje de aparecer en el buscador de la factura sin perder su historial. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo facturar a consumidor final? Sí, pero solo hasta USD 50 por factura. Desde el 1 de enero de 2026 una factura a consumidor final no se puede anular ni hacerle nota de crédito, así que si el cliente necesita su factura con datos, regístralo antes de emitir. ### Me dice «El RUC debe tener 13 dígitos, solo números» o «La cédula debe tener 10 dígitos, solo números» La identificación tiene letras, espacios, guiones o le sobra o falta un dígito (por ejemplo «CC 1204169088» o una cédula de 11 números). Corrígela en la ficha del cliente con el botón Editar y vuelve a emitir. El sistema lo revisa antes de enviar para que el SRI no te rechace el comprobante. ### Me dice «El Cliente ya Existe» Esa identificación ya está registrada. Búscala en Ver Clientes. Si el cliente tiene otra dirección, créale una sucursal en lugar de duplicarlo. ### ¿Necesito cargar muchos clientes a la vez? Revisa también el artículo «Importar clientes desde Excel». --- ## Importar clientes desde Excel Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/15-importar-clientes-desde-excel Carga muchos clientes de una vez con el modelo de Excel o CSV; el sistema valida cédulas y RUC antes de guardar. Si ya tienes tu lista de clientes en una hoja de cálculo, puedes subirla de una sola vez en lugar de crearlos uno por uno. ## Pasos - Entra a Clientes/Proveedores → Importar Clientes (también llegas desde el botón Importar de Ver Clientes). - Haz clic en Descargar Modelo de Importación y abre el archivo. - Llena una fila por cliente, desde la tercera fila (las dos primeras son la cabecera del modelo; no las borres ni cambies el orden de las columnas). Las columnas son: identificación, tipo de identificación, nombre o razón social, dirección, teléfono, celular y correo. - En el tipo de identificación usa el código del SRI: 04 RUC, 05 cédula, 06 pasaporte, 07 consumidor final u 08 identificación del exterior. - Guarda el archivo como .xlsx o .csv. Para listas muy grandes el CSV es bastante más rápido. - Vuelve a la pantalla y elige el archivo. - Si quieres probar primero, marca Solo revisar: te muestra qué pasaría sin guardar nada. - Haz clic en Importar. ## Qué revisa el sistema - La importación corre en segundo plano: puedes cerrar la pantalla y seguir trabajando. - Primero revisa el archivo entero. Si una sola fila tiene un problema, no se guarda nada y te indica la fila y el motivo. - Comprueba que cada cédula y RUC sean válidos, que el nombre no esté vacío y que el correo tenga forma de correo. - Te avisa si una identificación está repetida dentro del mismo archivo. - Los clientes que ya existen no se modifican. 💡 Excel suele borrar el cero inicial de las cédulas y del tipo (05 queda como 5). El sistema lo corrige solo, pero si puedes, da formato de texto a esas columnas antes de llenarlas. ## Preguntas frecuentes ### Me dice «Modelo de importación incorrecto» La primera fila debe empezar con las columnas identificacion y tipo_identificacion. Descarga de nuevo el modelo y copia tus datos en él. ### ¿Puedo importar proveedores o transportistas? Sí, funciona igual desde Clientes/Proveedores → Importar Proveedores y, para transportistas, con el botón Importar Transportistas de Ver Transportistas. --- ## Correo de los comprobantes: varios correos por cliente, copia para ti y qué hacer si no le llegó Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/139-correo-de-los-comprobantes-varios-correos-por-cliente-copia-para-ti-y-que-hacer-si-no-le-llego Envía cada factura a varios correos del cliente, recibe una copia en tu correo y revisa las causas cuando el cliente dice que no le llegó. ## Para qué sirve Cuando un comprobante se autoriza, el sistema lo envía (PDF y XML) al correo del cliente. Puedes enviarlo a varios correos a la vez y recibir tú también una copia. ## Enviar la factura a varios correos del mismo cliente - Entra a Clientes/Proveedores → Ver Clientes y pulsa Editar en el cliente (o créalo en Nuevo Cliente). - En Correo escribe todos los correos separados por coma o por punto y coma. Ejemplo: compras@empresa.com, contabilidad@empresa.com. - Guarda. El sistema envía a cada correo que tenga forma válida y cuyo dominio exista. Los que estén mal escritos se saltan sin aviso, así que revísalos bien. 💡 El correo se toma de la sucursal del cliente elegida en la factura. Si el cliente tiene varias sucursales, revisa que la sucursal elegida tenga el correo correcto. ## Recibir una copia de cada comprobante Útil para tu contador o para tu archivo. - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar. - En Configuracion Adicional enciende Enviar copia de comprobante y escribe tu correo en Correo de recepcion de copia de comprobante. - Pulsa Guardar Cambios. Desde ese momento, cada correo que sale a tus clientes desde ese establecimiento también te llega a ti. ## Mi cliente dice que no le llegó el correo Revisa estas causas en orden: - ¿Estás en ambiente de pruebas? En pruebas el correo no va al cliente: solo se envía al correo de copia del establecimiento. Además, ese comprobante no tiene validez tributaria. - ¿El correo está bien escrito? Un error como «gmial.com» hace que el sistema lo descarte porque el dominio no existe. - ¿Separaste bien los correos? Si escribiste dos correos sin coma ni punto y coma, ninguno es válido. - ¿Elegiste la sucursal correcta? Se usa el correo de la sucursal del cliente seleccionada en la factura. - ¿Está en spam o en «Promociones»? Pide al cliente que revise esas carpetas y que agregue el remitente a sus contactos. ## Corregir el correo y reenviar - Corrige el correo en la ficha del cliente (Ver Clientes → Editar) para los próximos comprobantes. - Para reenviar el que ya se emitió, entra a Documentos Enviados SRI, busca el comprobante y pulsa Reenviar Correo. - En la ventana «Reenviar Comprobante!» escribe el correo al que quieres enviarlo y confirma. ## Preguntas frecuentes ### ¿Mi cliente puede descargar sus comprobantes él mismo? Sí. El correo trae un enlace al portal de consulta, donde puede ver y descargar sus PDF y XML. Revisa el artículo «Portal de consulta de comprobantes para tus clientes». --- ## Portal de consulta de comprobantes para tus clientes Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/142-portal-de-consulta-de-comprobantes-para-tus-clientes Tus clientes pueden entrar a un portal para ver y descargar los PDF y XML de los comprobantes que les emitiste. Cómo ingresan y cambian su clave. ## Para qué sirve Cada vez que emites un comprobante a un cliente, el sistema le crea (si no lo tiene) un acceso a un portal de consulta. Allí tu cliente puede ver y descargar los PDF y XML de todos los comprobantes que le has emitido, sin pedírtelos por correo. No tienes que activar nada. ## Cómo entra tu cliente - Abre el enlace de consulta que viene en el correo de cualquier comprobante que le enviaste. - En la pantalla Consulta de comprobantes escribe en Usuario su RUC o cédula. - En Contraseña, la primera vez, escribe también su RUC o cédula. - Pulsa Ingresar / Buscar. Verá la lista de sus comprobantes para descargarlos. ## Cambiar la contraseña (recomendado) La contraseña inicial es la misma identificación, que otras personas pueden conocer. Recomienda a tus clientes cambiarla: - Dentro del portal, entrar al menú Cambiar Clave. - Escribir la Contraseña actual y la Nueva contraseña (mínimo 6 caracteres). - Pulsar Guardar contraseña. ## Errores comunes ### «Demasiados intentos fallidos. Vuelve a intentarlo en N minuto(s).» Por seguridad, tras varios intentos fallidos el portal bloquea el ingreso unos minutos. Espera y vuelve a intentar con los datos correctos. ### Mi cliente cambió la clave y la olvidó Desde la pantalla de ingreso puede pulsar Solicitar nueva clave, llenar Tu RUC, Tu correo electrónico y RUC de tu proveedor (tu RUC, el del emisor) y pulsar Enviar solicitud. La solicitud llega a ti como emisor para restablecer su clave. ### Mi cliente no ve un comprobante - Solo aparecen comprobantes emitidos a su identificación. Si lo facturaste con otro RUC o como consumidor final, no lo verá. - Los comprobantes de ambiente de pruebas no tienen validez y no deben usarse. 💡 Si tu cliente prefiere recibir todo por correo, también puedes poner varios correos en su ficha. Mira el artículo «Correo de los comprobantes». --- ## Ficha del cliente, campo por campo: qué hace cada dato Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/214-ficha-del-cliente-campo-por-campo-que-hace-cada-dato Qué es obligatorio de verdad, qué tipo de identificación elegir y para qué sirve cada campo del cliente (precio por defecto, tipo cliente, parte relacionada, cuenta contable). ## Para qué sirve Este artículo explica qué hace cada campo de Clientes/Proveedores → Nuevo Cliente (y de Editar), para que sepas cuáles son obligatorios de verdad y qué efecto tiene cada uno más adelante. ### Qué exige el sistema para guardar El servidor solo exige estos campos, aunque en pantalla veas franjas azules en más casillas: Tipo Identificación, Identificación, Nombres/Razón Social, Alias (sucursal), Código de sucursal, Dirección, Provincia y Ciudad. Teléfono y Correo llevan franja de obligatorio en pantalla, pero el servidor los acepta vacíos. Aun así, te conviene llenar el correo: ahí le llega el comprobante electrónico al cliente. ### Tipo Identificación: cuál elegir - Cédula: 10 dígitos, solo números. - Ruc: 13 dígitos, solo números. - Pasaporte: para extranjeros con pasaporte. - Identificación del Exterior: para documentos extranjeros que no son pasaporte. - Placa: para casos especiales, por ejemplo facturas de combustible o transporte. El tipo cambia solo a Cédula o Ruc según la cantidad de números que escribas; para los demás tipos elígelos tú. El sistema valida el formato (10 o 13 dígitos, solo números), no el dígito verificador. 💡 El consumidor final (9999999999999) no se crea a mano: el sistema lo genera solo cuando dejas vacía la identificación de la factura. Ya no se puede desactivar ni eliminar: el sistema lo necesita para las ventas sin datos del comprador. ### Qué hace cada campo después de guardado - Alias y Código de sucursal: identifican la dirección del cliente (por defecto MATRIZ / 001). Si el cliente compra desde otra dirección, créale una sucursal nueva en vez de duplicarlo. - Precio por defecto: si manejas Precio 1, 2 y 3, al elegir a este cliente en una factura el sistema propone ese precio automáticamente (lo puedes cambiar línea por línea si tienes permiso). - Parte Relacionada y Tipo Contribuyente (Persona Natural o Jurídica): son datos informativos de la ficha; hoy no se trasladan al ATS de ventas. - Tipo Cliente (Minorista / Mayorista): es informativo; se usa para tus reportes y filtros, no cambia el precio ni el cálculo de la factura. - Crédito y plazo (solo si tienes el módulo de Cobranza): fija el límite de crédito y la condición de pago de ese cliente. - Contabilidad (solo con módulo contable): puedes asignarle una cuenta contable propia. Si no eliges ninguna, el sistema usa la cuenta general que configuraste en las automatizaciones. ### Preguntas frecuentes ¿Tengo que poner provincia y ciudad si no las sé? Sí, son obligatorias para guardar el cliente; elige la más cercana si no tienes el dato exacto. Dejé el teléfono vacío y me guardó igual Es normal: el servidor no exige teléfono ni correo aunque la pantalla los marque con franja. --- ## Ver Clientes: buscar, desactivar, eliminar y errores comunes Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/215-ver-clientes-buscar-desactivar-eliminar-y-errores-comunes Diferencia entre desactivar y eliminar un cliente, qué significa «ya existe» y por qué no encuentras a un cliente en el buscador de la factura. ## Para qué sirve Clientes/Proveedores → Ver Clientes es donde mantienes al día tu lista: buscar, corregir, agregar sucursales, desactivar o eliminar. ### La pantalla - Buscador por identificación o nombre. - Botones Exportar (Excel), Importar y Nuevo Cliente. - Columnas: Identificación, Nombre o Razón Social, Tipo y Estado. - Por cada fila: Editar (lápiz), Administrar Sucursales (cubo), Eliminar (papelera) y el botón de Activado / Desactivado. La lista se muestra de 20 en 20, ordenada por nombre. ### Desactivar vs. eliminar: qué cambia en cada caso Desactivar (botón verde de check → pasa a círculo azul) oculta al cliente del buscador de la factura y del Excel exportado, pero conserva todo su historial. Se reactiva con el mismo botón. Un cliente desactivado tampoco se puede editar; si lo intentas verás «El cliente no Existe», así que primero reactívalo. Eliminar es una baja lógica (no borra el registro) y solo se permite si el cliente nunca se usó en facturas, notas de crédito, notas de débito ni guías. Al eliminarlo, su identificación queda libre para crear un cliente nuevo con ese mismo número. 💡 El CONSUMIDOR FINAL no se puede desactivar ni eliminar: el sistema lo usa para las ventas sin datos del comprador y siempre debe estar disponible. ### «El Cliente ya fue utilizado en una transacción no se puede eliminar…» Mensaje completo: «…si no desea utilizar el cliente puede deshabilitarlo.» Causa: el cliente tiene al menos una factura, nota de crédito, nota de débito o guía, aunque estén anuladas o guardadas sin procesar. Solución: usa el botón de estado para desactivarlo. Deja de aparecer al facturar y conservas el historial de ventas. ### «El Cliente ya Existe» al crear un cliente Aparece al escribir la identificación (aviso en pantalla) o al pulsar Guardar Cliente. Causa: ya hay un cliente con esa identificación, activo o desactivado. - Si no lo encuentras en el buscador de la factura es porque está desactivado: reactívalo aquí, en Ver Clientes. - Si necesita otra dirección, usa Administrar Sucursales en lugar de crear un cliente duplicado. ### No encuentro a mi cliente en el buscador de la factura Causas más comunes: - Está desactivado (el buscador solo muestra clientes activos). - La búsqueda trae como máximo 50 resultados: afina el texto (escribe más del nombre o de la identificación completa). - Se creó en la cuenta de demostración y no en producción. - Fue eliminado. Revísalo en Ver Clientes y, si corresponde, reactívalo. --- ## Corregir un cliente: qué pasa con sus facturas anteriores y con la edición desde la factura Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/226-corregir-un-cliente-que-pasa-con-sus-facturas-anteriores-y-con-la-edicion-desde-la-factura Corregir el nombre o la identificación de un cliente no cambia sus comprobantes ya emitidos; y por qué editar el cliente desde la factura cambia su ficha para siempre. ## ¿Qué pasa con mis facturas anteriores si corrijo el nombre o la identificación del cliente? Nada: los comprobantes ya autorizados por el SRI conservan exactamente los datos con que se emitieron (el XML y el RIDE no cambian). Corregir la ficha del cliente solo afecta a los documentos nuevos que emitas desde ahora. Si un comprobante salió con datos equivocados, la corrección de la ficha no lo arregla: necesitas anularlo o hacer una nota de crédito según los plazos vigentes (recuerda que, desde 2026, las facturas a consumidor final hasta USD 50 no se anulan ni llevan nota de crédito). 💡 La ficha permite cambiar la identificación de un cliente incluso si ya tiene documentos emitidos, y el sistema no te advierte de eso: revisa bien antes de guardar un cambio de identificación. ## Editar el cliente desde la factura cambia su ficha para siempre Cuando usas el botón Editar en Datos del Comprador (dentro de la factura) y emites el comprobante, los cambios que hiciste —nombre, identificación, dirección, correo, provincia o ciudad de la sucursal— se graban directamente en la ficha del cliente y valen también para las próximas facturas, no solo para esa. Algo parecido pasa si usas Nuevo y escribes una identificación que ya existe: en vez de crear un cliente duplicado, el sistema actualiza el nombre del cliente existente. 💡 Cualquier vendedor que edite el cliente desde la factura puede cambiar su nombre o identificación sin pasar por Ver Clientes. Si quieres evitar cambios accidentales, define con tu equipo cuándo conviene usar Editar en la factura y cuándo corregir desde Ver Clientes. --- ## Quién administra los clientes: permisos de vendedores, exportar y registrarlos desde el punto de venta Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/227-quien-administra-los-clientes-permisos-de-vendedores-exportar-y-registrarlos-desde-el-punto-de-venta La lista de clientes es única por empresa; qué puede hacer cada vendedor según sus permisos, cómo exportarla a Excel y cómo se registra un cliente nuevo desde el punto de venta. ## La lista de clientes es única por empresa No existe un «cliente asignado a un vendedor»: todos los establecimientos, vendedores y puntos de venta de tu empresa ven y usan la misma lista de clientes. Lo que sí se puede limitar es qué puede hacer cada vendedor con esa lista. ## Permisos de Clientes y Proveedores para vendedores En Configuración → Vendedores → Permisos hay dos grupos de permisos: Clientes (Crear, Editar, Eliminar/Desactivar) y Proveedores y Transportistas (Eliminar/Desactivar). Por defecto, Crear y Editar vienen marcados para los vendedores, pero Eliminar/Desactivar viene desmarcado: solo el titular de la cuenta puede eliminar o desactivar un cliente, salvo que le actives ese permiso puntualmente a un vendedor. Si un vendedor sin ese permiso intenta eliminar o desactivar un cliente, no ve el botón en pantalla y, si lo intenta por la dirección web directa, el sistema responde que no tiene permiso para esa acción. ## Exportar la lista de clientes a Excel - Ve a Clientes/Proveedores → Ver Clientes. - Pulsa Exportar. Descarga un archivo «Reporte de Clientes del AAAA-MM-DD.xlsx» con Identificación, Tipo de Identificación, Razón Social, Dirección, Teléfono, Celular y Correo de la sucursal principal. Exporta todos los clientes activos, sin importar el texto que tengas escrito en el buscador, y no incluye clientes desactivados ni sus sucursales secundarias. 💡 Este Excel exportado no sirve para reimportarlo directo: la cabecera dice «Identificación» y el importador espera «identificacion» / «tipo_identificacion» en minúscula. Si quieres reimportarlo, ajusta primero los encabezados. ## Registrar un cliente desde el punto de venta En el Punto de Venta, el cliente se elige o se crea directamente en la pantalla de cobro. Se valida igual que en la factura (cédula de 10 dígitos o RUC de 13, solo números; el nombre es obligatorio) y queda guardado en Ver Clientes para usarlo después en cualquier comprobante. Si no registras ningún cliente, la venta se factura a consumidor final (máximo USD 50). --- ## Excel quita el cero inicial de la cédula o del tipo de identificación al importar Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/228-excel-quita-el-cero-inicial-de-la-cedula-o-del-tipo-de-identificacion-al-importar Por qué una cédula o un tipo de identificación pierden el cero inicial en Excel (05 > 5) y cómo evitarlo al importar clientes o proveedores. ## Para qué sirve Excel suele borrar los ceros a la izquierda de una celda que trata como número. Esto afecta a dos columnas típicas al importar clientes, proveedores o transportistas: el tipo de identificación (05, 08…) y la cédula o RUC. ## Lo que el importador corrige solo - Si el tipo de identificación quedó con un solo dígito (por ejemplo «5» en vez de «05»), el importador le agrega el cero automáticamente. - Si una cédula quedó con 9 dígitos o un RUC con 12 (perdieron un solo cero inicial), el importador se lo devuelve. ## Cuándo SÍ falla Si la celda perdió más de un dígito, o Excel la convirtió a notación científica (por ejemplo, 1,7E+12), el importador no puede reconstruir el número original y la fila se rechaza. Solución: - Antes de llenar el archivo, da formato Texto a las columnas de identificación y tipo de identificación (clic derecho en la columna → Formato de celdas → Texto), así Excel no las convierte a número. - Si ya se dañaron, vuelve a escribir esas celdas completas (no solo el cero que falta, porque si eran notación científica los dígitos del medio también se perdieron). - Si prefieres evitar el problema por completo, guarda y sube el archivo como CSV en vez de Excel. 💡 Revisa esto antes de importar: una identificación mal reconstruida puede crear un cliente con un RUC o cédula distinto al real. --- ## Estado de cuenta e historial del cliente: dónde verlo Categoría: Clientes URL: https://azur.com.ec/ayuda/276-estado-de-cuenta-e-historial-del-cliente-donde-verlo La ficha de Ver Clientes no muestra deudas ni documentos: dónde revisar realmente el saldo y las ventas de un cliente. ## Para qué sirve Muchos clientes buscan en la ficha de Ver Clientes el saldo que les debe un cliente o el historial de lo que le han vendido, y no lo encuentran ahí: esa pantalla solo guarda los datos del cliente (identificación, contacto, sucursales), no sus documentos ni su deuda. Aquí te decimos dónde está esa información de verdad. ### ¿Cuánto me debe un cliente? Ve a Cuentas por Cobrar → Clientes. Ahí ves el saldo pendiente de cada cliente, calculado con sus facturas, notas de crédito y de débito. ### Historial de cobro, con días de mora Si tienes el módulo de Cobranza activo, entra a la ficha de cobranza de ese cliente: muestra cada documento pendiente con sus días de mora, para que sepas qué tan atrasado está cada uno. ### Historial de ventas (qué le has facturado) En Reportes encuentras las ventas por cliente (facturas por cliente) y también productos vs. clientes, para ver qué le vendes más seguido. 💡 Estas tres pantallas dependen de que tengas el plan o el módulo correspondiente: Cuentas por Cobrar y Reportes según tu plan, y la ficha de mora solo con el módulo de Cobranza activo. ### Preguntas frecuentes ### ¿Por qué no veo nada de esto en Ver Clientes? Porque esa pantalla es solo el mantenimiento de los datos del cliente (editar, desactivar, sucursales); el historial de documentos y el saldo viven en los módulos de cartera y reportes, no en la ficha del cliente. --- ## Registrar un transportista Categoría: Transportistas URL: https://azur.com.ec/ayuda/19-registrar-un-transportista Crea los transportistas que usarás en tus guías de remisión: identificación, datos de contacto y placa del vehículo. El transportista es la persona o empresa que traslada la mercadería. Lo necesitas registrado para emitir una guía de remisión, porque el SRI exige su identificación y la placa del vehículo. ## Pasos - En el menú lateral entra a Clientes/Proveedores → Nuevo Transportista. - Elige el Tipo Identificación: Cédula, RUC, Pasaporte, Identificación del Exterior o Placa. - Escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social. - Completa Dirección, Teléfono y Correo. - Escribe la Placa del vehículo (por ejemplo, GAB1234). - Si quieres, agrega Celular, Provincia y Ciudad. - Haz clic en Guardar Transportista. 💡 Los campos con la franja de color a la izquierda son obligatorios. La placa es indispensable: un transportista sin placa no sirve para una guía de remisión. ## Preguntas frecuentes ### El mismo chofer maneja dos vehículos, ¿qué hago? Registra un transportista por cada placa que uses, con la misma identificación. ### ¿Puedo cargar varios a la vez? Sí. En Ver Transportistas usa el botón Importar Transportistas. Revisa también el artículo «Ver, editar y eliminar transportistas». --- ## Ver, editar y eliminar transportistas Categoría: Transportistas URL: https://azur.com.ec/ayuda/20-ver-editar-y-eliminar-transportistas Consulta tu lista de transportistas, búscalos, expórtalos a Excel, impórtalos y corrige o elimina los que ya no uses. En esta pantalla ves todos los transportistas registrados con su identificación, placa y teléfono, y puedes mantener la lista al día. ## Abrir la lista - En el menú lateral entra a Clientes/Proveedores → Ver Transportistas. - Usa el buscador para encontrar a un transportista por nombre, identificación o placa. ## Qué puedes hacer - Editar (ícono de lápiz): corrige los datos o la placa y guarda. - Eliminar (ícono de basurero): el sistema te pide confirmar («¿Está seguro que desea eliminar el transportista…?») antes de quitarlo de la lista. - Exportar: descarga la lista en Excel. - Nuevo Transportista: abre el formulario de registro. - Importar: abre la importación de transportistas y carga varios desde un archivo .xlsx o .csv con las columnas identificación, tipo de identificación, nombre y placa. La placa es obligatoria y la importación revisa todo el archivo antes de guardar. 💡 Solo puedes ver, editar y eliminar los transportistas de tu propia empresa. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cómo cargo muchos transportistas a la vez? Con el botón Importar de la barra superior. Descarga el modelo, llénalo y súbelo; si una fila tiene un error, no se importa nada y se te indica qué corregir. ### Si elimino un transportista, ¿se afectan mis guías ya emitidas? No. Las guías emitidas conservan los datos con los que se enviaron al SRI. Revisa también el artículo «Registrar un transportista». --- ## Registrar un proveedor Categoría: Proveedores URL: https://azur.com.ec/ayuda/16-registrar-un-proveedor Crea proveedores con sus datos tributarios y deja listas las retenciones y días de crédito que se propondrán en cada compra. Registra a quienes te venden para poder cargar sus compras, hacerles retenciones y llevar lo que les debes. Si configuras bien al proveedor, cada compra nueva te propondrá sola las retenciones y el plazo. ## Pasos - En el menú lateral entra a Clientes/Proveedores → Nuevo Proveedor. - En Datos básicos elige el Tipo Identificación, escribe la Identificación y los Nombres/Razón Social. Con un RUC válido el sistema intenta traer el nombre desde el SRI. - En Matriz completa Dirección, Teléfono y Correo. El alias MATRIZ y el código 001 vienen puestos; cámbialos solo si tu proveedor usa otro. - En Datos contribuyente revisa Parte Relacionada (viene en «No»; márcala en «Si» solo si el proveedor es una empresa vinculada a la tuya, porque se reporta en el ATS), el Tipo Contribuyente (Persona Natural o Jurídica) y el Tipo Régimen (Negocio Popular o Régimen RIMPE, si aplica). - En Retenciones automáticas escribe los Días de Crédito (0 si te vende de contado) y, si quieres, la Forma de Pago, la Retención IVA y la Retención Fuente que normalmente le aplicas. - Si llevas contabilidad, en Contabilidad puedes asignarle una cuenta propia. - Haz clic en Guardar Proveedor. 💡 La identificación del proveedor debe ser un RUC de 13 dígitos o una cédula de 10 dígitos, solo números. Con el RUC bien escrito, sus retenciones y el ATS salen sin errores. ## Para qué sirven las retenciones automáticas Cuando registras una compra en Compras → Nuevo y eliges a este proveedor, el sistema propone los porcentajes de retención, la forma de pago y la fecha de vencimiento según los días de crédito. Siempre puedes cambiarlos en la compra antes de guardarla. Recuerda que las retenciones se emiten desde una compra registrada. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cómo agrego otra dirección del proveedor? Créale una sucursal. Revisa el artículo «Sucursales de proveedores y clientes». ### ¿Puedo cargar mis proveedores desde Excel? Sí, en Clientes/Proveedores → Importar Proveedores. Funciona igual que la importación de clientes. --- ## Ver y administrar proveedores Categoría: Proveedores URL: https://azur.com.ec/ayuda/17-ver-y-administrar-proveedores Busca, edita, desactiva o elimina proveedores, administra sus sucursales y exporta o importa la lista en Excel. En Ver Proveedores tienes la lista completa de tus proveedores con su identificación, tipo y estado, y desde ahí haces todo el mantenimiento. ## Abrir la lista - En el menú lateral entra a Clientes/Proveedores → Ver Proveedores. - Escribe en Ingrese su Búsqueda el nombre o la identificación y haz clic en la lupa. ## Botones de la barra - Exportar: descarga la lista en Excel. - Importar: carga proveedores desde un archivo .xlsx o .csv. - Nuevo Proveedor: abre el formulario de registro. ## Acciones de cada proveedor - Editar (lápiz azul): cambia datos, retenciones automáticas o la cuenta contable. - Administrar Sucursales (cubo verde): agrega o cambia direcciones del proveedor. - Eliminar (basurero rojo): solo se puede si el proveedor no tiene compras ni retenciones. Si ya tiene documentos, desactívalo. - Activado / Desactivado (último botón): desactiva al proveedor para dejar de usarlo sin perder su historial. Vuelve a hacer clic para activarlo. ## Errores comunes ### «El Proveedor ya fue utilizado en una transacción, no se puede eliminar» Tiene compras o retenciones registradas. Usa el botón Activado para desactivarlo. Revisa también los artículos «Registrar un proveedor» y «Sucursales de proveedores y clientes». --- ## Sucursales de proveedores y clientes Categoría: Proveedores URL: https://azur.com.ec/ayuda/18-sucursales-de-proveedores-y-clientes Agrega varias direcciones a un mismo proveedor o cliente y elige cuál es la principal, sin duplicar su RUC. Cuando un proveedor o un cliente tiene varios locales (por ejemplo, uno en Quito y otro en Guayaquil), no lo registres dos veces: créale una sucursal por cada dirección. Así mantienes un solo RUC con todas sus direcciones. ## Crear una sucursal de un proveedor - Entra a Clientes/Proveedores → Ver Proveedores. - En la fila del proveedor haz clic en Administrar Sucursales (botón verde con un cubo). - Verás sus datos y la tabla Sucursales. Haz clic en Nueva Sucursal. - Escribe el Alias Sucursal, un nombre para reconocerla (por ejemplo, «Guayaquil Norte»). - Escribe el Código Sucursal (por ejemplo, 002). - Completa Dirección, Teléfono y Correo. Celular, Provincia y Ciudad son opcionales. - Haz clic en Guardar Sucursal. ## Acciones sobre cada sucursal - Editar: corrige la dirección o los datos de contacto. - Eliminar: quita la sucursal. - Asignar Como Principal (estrella): marca la sucursal que se propondrá por defecto. La sucursal principal se ve con la estrella rellena. ## Sucursales de clientes Funciona igual: entra a Clientes/Proveedores → Ver Clientes, haz clic en Administrar Sucursales y crea la sucursal. Después, al hacer una factura, eliges al cliente y luego la sucursal en el campo Sucursal de Datos del comprador. 💡 Crea la sucursal antes de hacer el documento. Desde la factura no se pueden crear sucursales nuevas. --- ## Proveedores al registrar una compra: crear, editar, importar XML, reembolsos y liquidación Categoría: Proveedores URL: https://azur.com.ec/ayuda/104-proveedores-al-registrar-una-compra-crear-editar-importar-xml-reembolsos-y-liquidacion Cómo crear o corregir un proveedor sin salir de la compra, qué pasa al importar el XML, por qué no aparece en la liquidación de compra y errores al guardar. ## Para qué sirve No necesitas ir a Clientes/Proveedores antes de registrar una compra. Desde la tarjeta Datos del Proveedor de la compra (y también de la retención y la orden de compra) puedes buscar, crear o corregir al proveedor. ## Buscar el proveedor - En Proveedor escribe parte del nombre o de la identificación y pulsa la lupa. - Elige el resultado y la Sucursal. El buscador muestra hasta 50 resultados y solo proveedores activos. 💡 Al elegir un proveedor en la compra, los campos de sustento y tipo de comprobante se vacían. Elige primero el proveedor y después llena esos campos. ## Crear un proveedor desde la compra (botón Nuevo) - Pulsa Nuevo. Se habilitan los campos del proveedor. - Llena tipo de identificación, identificación, nombre y dirección. - Continúa con la compra. El proveedor se registra (con su sucursal) cuando guardas la compra. Ten en cuenta que el proveedor creado así nace sin retenciones automáticas, sin días de crédito ni cuenta contable. Si le compras seguido, complétalo después en Ver Proveedores → Editar. ## Corregir un proveedor desde la compra (botón Editar) El botón Editar se habilita al elegir un proveedor. Lo que cambies allí se guarda en la ficha del proveedor y su sucursal para siempre, no solo en esa compra. ## Importar la compra desde el XML Con Importar Xml subes el XML de la factura recibida o la traes con su clave de acceso. El sistema busca el RUC del emisor entre tus proveedores activos: - Si existe, lo selecciona. - Si no existe, llena sus datos con lo que trae el XML y lo registra con sucursal Matriz al guardar la compra. Si el proveedor existía pero está desactivado, actívalo primero en Ver Proveedores: así se usa su ficha completa (con sus retenciones) y no queda como un proveedor sin configurar. ## Proveedores de reembolsos de gastos Al agregar reembolsos desde XML en la compra, si el proveedor del reembolso no existe, el sistema consulta sus datos en el SRI y lo registra solo, con sucursal Matriz. Si el SRI no responde, verás «No se pudo hallar proveedor reembolso!»: créalo a mano en Nuevo Proveedor y vuelve a intentarlo. ## No aparece mi proveedor en la liquidación de compra La liquidación de compra se emite a personas sin RUC. Por eso su buscador solo muestra proveedores con Cedula o Identificacion del Exterior. - Si el proveedor tiene RUC, debe darte su factura: regístrala como compra normal. - Si tiene cédula y aun así no aparece, revisa que esté activo y afina la búsqueda (máximo 50 resultados). ## Errores al guardar la compra - «Un proveedor no puede ser consumidor final»: la identificación está vacía o es 9999999999999. Registra la identificación real del proveedor. - «Ya existe otro Proveedor con la misma identificacion»: con Editar pusiste la identificación de otro proveedor. Busca y elige ese otro proveedor en lugar de cambiar el número. - «El Proveedor a editar no existe»: el proveedor fue eliminado mientras hacías la compra. Búscalo de nuevo o créalo con Nuevo. - «Verifique la información del proveedor»: no quedó elegido un proveedor o una sucursal. Vuelve a seleccionarlos. --- ## Reportes de ventas y documentos Categoría: Reportes URL: https://azur.com.ec/ayuda/27-reportes-de-ventas-y-documentos Conoce los reportes del menú Reportes: ventas por cliente, producto, día o vendedor, y listados de documentos para descargar en Excel. El menú Reportes reúne los resúmenes de tus ventas y los listados de tus documentos electrónicos. Todos se filtran por fechas y casi todos se descargan en Excel. ## Reportes de ventas - Facturación x Cliente: cuántas facturas y cuánto vendiste a cada cliente. Puedes filtrar por un cliente y una de sus sucursales. - Facturación x Producto: cantidad, subtotal, IVA y total vendido de cada producto. - Facturación General: número de facturas, promedio y total de ventas por día, mes o año. - Fact. Cliente vs Productos: qué productos le vendiste a un cliente. - Fact. Diaria Detallada: cada factura del periodo con subtotal, descuento, IVA y total, separado por forma de cobro (efectivo, cheque/banco, tarjeta, otros, retención y crédito). Útil para cuadrar la caja. Se filtra por vendedor. - Fact. Vendedor vs Productos: qué y cuánto vendió cada vendedor. ## Listados de documentos - Facturas, Notas De Créditos, Retención y Guías: abren el listado de cada tipo de documento, con sus estados y acciones. - Reporte Ent / Sal / Transf: entradas, salidas y transferencias de mercadería. - Kardex: movimientos y saldo de cada producto en el inventario. ## Cómo generar un reporte de ventas - Entra a Reportes y elige el reporte, por ejemplo Facturación x Cliente. - Escoge la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Por defecto viene el mes actual. - En Modo elige Normal (tabla) o Gráfico. - En Vista elige cómo agrupar: General, Mes o Año (en Facturación General: Por Día, Por Mes o Por Año). - Si el reporte lo permite, busca y elige un cliente o un producto. - Haz clic en Aplicar Filtros para verlo en pantalla, o en Descargar en Excel para bajarlo. ## Cómo descargar el listado de facturas - Entra a Reportes → Facturas. - Pon el rango de fechas y, si quieres, filtra por Estado, Vendedor o Estado Pago. - Haz clic en Aplicar Filtros. - Usa Descargar en Excel para un resumen por factura o Descargar en Excel Detallado para tener también el detalle de los productos. Los listados de notas de crédito, retenciones y guías funcionan igual. 💡 Para el ATS y los resúmenes de IVA y retenciones usa el menú Impuestos. Los reportes contables (balances y estado de resultados) están en Contabilidad → Reportes Contables. ## Preguntas frecuentes ### No veo algún reporte en mi menú Los reportes disponibles dependen de tu plan y de los permisos de tu usuario. Si eres vendedor, pide al administrador de la cuenta que te dé acceso. ### ¿Por qué no aparecen mis facturas en el reporte de ventas? Revisa el rango de fechas: el reporte usa la fecha de emisión de la factura. --- ## Documentos Enviados SRI: todos tus comprobantes en un solo lugar, sus estados y la descarga masiva en ZIP Categoría: Reportes URL: https://azur.com.ec/ayuda/147-documentos-enviados-sri-todos-tus-comprobantes-en-un-solo-lugar-sus-estados-y-la-descarga-masiva-en-zip Busca cualquier comprobante emitido, entiende cada estado del SRI y qué acción usar, y descarga los XML y PDF de hasta 100 documentos en un ZIP. ## ¿Para qué sirve? Documentos Enviados SRI reúne en una sola lista todos los comprobantes electrónicos que emites: facturas, notas de crédito y débito, retenciones, guías y liquidaciones de compra. Es el mejor lugar para buscar un documento sin importar su tipo, ver su estado ante el SRI y descargar sus archivos. ## Buscar documentos - Entra a Documentos Enviados SRI en el menú. - Usa los filtros: Búsqueda (cliente, número o clave de acceso), Fecha Inicio y Fecha Fin, Estado, Tipo Comprobante, Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver. - Haz clic en Aplicar Filtros. Si no pones fechas ni búsqueda, verás los últimos 60 días. Si pones solo una fecha, se muestra ese único día. ## Estados y qué hacer en cada uno - Autorizado: el SRI lo aprobó. Puedes Ver Ride, Ver PDF, Descargar Ride y PDF, Reenviar Correo, Imprimir y, si corresponde, Anular Comprobante. En facturas también tienes Nota de Crédito (abre la nota con la factura ya elegida), Crear Guia y Ver Pagos. - Borrador: guardado pero no enviado. Puedes editarlo o eliminarlo. - Procesando, Generado, Firmado, Recibido, Pendiente Autorización: está en camino al SRI. Espera unos minutos; el sistema lo reintenta solo. - SRI en Mantenimiento / Pendiente: el SRI no respondió. El sistema lo vuelve a enviar cuando el SRI está disponible. - Devuelto, No Autorizado, Error en Firmado: la fila se pinta de rojo. Haz clic en Ver Error: muestra el motivo y una Posible Solución. Corrige con Editar (facturas y retenciones) y vuelve a enviar. - Anulado: ya registraste la anulación. Tienes Verificar Anulacion y Cancelar Anulación Comprobante (si te equivocaste de documento). ### Volver a Procesar El ícono Volver a Procesar aparece en documentos de hoy que no están autorizados ni anulados: los envía de nuevo al SRI. El SRI solo acepta comprobantes con fecha del mismo día; un documento de días anteriores que quedó sin autorizar ya no se reenvía con esa fecha: ábrelo con Editar y emítelo con la fecha de hoy. ### Anular La anulación se pide primero en el portal del SRI (Facturación Electrónica → Anulación) y luego se registra aquí con Anular Comprobante. Recuerda: el plazo vence el día 7 del mes siguiente a la emisión; desde 2026 las facturas a consumidor final no se pueden anular; y las retenciones, notas de crédito y de débito requieren que el receptor acepte la anulación en 5 días hábiles. Si sale «Aún no ha enviado la solicitud de anulación…», completa primero el trámite en el SRI. ## Función poco conocida: descargar XML y PDF en un ZIP - Filtra los documentos que necesitas (por ejemplo, el mes pasado y Estado Autorizado). - Haz clic en Descargar Paquete (xml+pdf). - Se descarga un ZIP con el XML y el PDF de cada documento autorizado, nombrados con su clave de acceso. Ideal para enviar a tu contador o respaldar un mes completo. Con Descargar en Excel obtienes el listado. Estos dos botones requieren el permiso de reportes para los vendedores. ### «Error el limite maximo de documentos para ser descargado masivamente es 100…» El ZIP admite hasta 100 documentos. Divide la descarga: por semana o por día, o filtra por tipo de comprobante, y descarga por partes. ## Vista Global Por defecto ves los documentos del establecimiento y punto de emisión de tu sesión. El enlace Ir a Vista Global muestra los de toda la empresa. Lo ven el dueño de la cuenta y los vendedores marcados como contador; los demás vendedores ven solo sus propios documentos. --- ## ¿Qué muestra «Utilidad Productos»? (no es la utilidad de tus ventas) Categoría: Reportes URL: https://azur.com.ec/ayuda/225-que-muestra-utilidad-productos-no-es-la-utilidad-de-tus-ventas Utilidad Productos calcula la ganancia potencial del stock que tienes hoy, no la utilidad real de lo que ya vendiste. ## Para qué sirve El reporte Utilidad Productos (en Productos & Servicios) calcula, por cada producto, la ganancia potencial de lo que tienes en stock hoy: (Precio 1 sin IVA − costo) × existencia. Puedes filtrar por bodega y descargar el resultado a Excel. ## Lo que NO es Este reporte no usa tus ventas realizadas: no te dice cuánto ganaste en un período ni resta descuentos ni devoluciones. Es una foto del inventario actual multiplicado por el margen configurado en el precio. Para la utilidad real de tus ventas, usa los reportes de ventas o la contabilidad (que sí reflejan lo que efectivamente facturaste y cobraste). ## Solo tu ambiente actual El reporte muestra la existencia y la utilidad únicamente con los movimientos del ambiente en el que estás trabajando (Pruebas o Producción), igual que Existencias y Kardex. Si cambias de ambiente, los números cambian porque es otro inventario. 💡 Si tu margen (Precio 1 menos costo) está mal en algún producto, revisa primero el costo del producto: Utilidad Productos solo refleja lo que hay guardado en la ficha, no corrige ni recalcula nada. --- ## Preguntas frecuentes de Reportes: Fact. Diaria Detallada y por qué no veo el menú Categoría: Reportes URL: https://azur.com.ec/ayuda/300-preguntas-frecuentes-de-reportes-fact-diaria-detallada-y-por-que-no-veo-el-menu Por qué una venta sale como Crédito en Fact. Diaria Detallada, qué significan sus nuevas columnas de cobro, y qué hacer si no ves el menú Reportes. ## ¿Para qué sirve? El reporte Reportes → Fact. Diaria Detallada te muestra, factura por factura, el total vendido y cómo se cobró: Efectivo, Cheque, Tarjeta, Otros o Crédito. Esta guía responde las dudas más comunes sobre esa pantalla y sobre por qué a veces no aparece el menú Reportes. ## ¿Por qué todo sale como Crédito? Si una factura no tiene ningún cobro registrado en cartera, su valor completo aparece en la columna Crédito, aunque en realidad el cliente haya pagado en efectivo o con tarjeta. Esto pasa porque el reporte reparte el valor según la forma de pago registrada, no según lo que dijiste al facturar. - Si vendes de contado, registra siempre la forma de pago (recibo de caja o cartera) al momento de cobrar la factura. - Si la venta es realmente a crédito (el cliente pagará después), es correcto que aparezca en esa columna hasta que se registre el cobro. ### Dos columnas para saber si cuadra la caja Al final del reporte y de su Excel encontrarás dos columnas adicionales: - Cobrado ese día: lo que se cobró de esa factura hasta la misma fecha de emisión. Útil para el arqueo del día. - Cobrado después: lo que se cobró en fechas posteriores a la emisión. Las columnas Efectivo, Cheque, Tarjeta, Otros y Crédito siguen mostrando lo acumulado a la fecha de hoy (no solo lo cobrado ese día), así que si necesitas cuadrar la caja del día exacto, usa «Cobrado ese día» en vez de esas columnas. 💡 Si llevas contabilidad, estas dos columnas cuentan solo el dinero de recibos/partidas sin retención; las notas de crédito y retenciones no se suman ahí. ## ¿Por qué no veo el menú Reportes o me regresa al Escritorio? Para entrar a Reportes se necesitan dos cosas a la vez: - El plan de tu cuenta debe incluir reportes. Si no, al intentar entrar verás el aviso «Su plan … no incluye reportes» y volverás al Escritorio. Habla con tu proveedor para cambiar de plan. - Si eres vendedor (no el dueño de la cuenta), necesitas el permiso Reportes activado en tu usuario. Pídele al dueño de la cuenta que te lo habilite en la ficha de tu vendedor. 💡 El dueño de la cuenta siempre puede ver Reportes si el plan lo incluye; la restricción por permiso solo aplica a los vendedores. ## Preguntas frecuentes ¿Las notas de crédito afectan estas columnas? No se restan en «Cobrado ese día» ni «Cobrado después»; esas columnas solo cuentan dinero efectivamente cobrado. ¿Puedo exportar esto a Excel? Sí, el botón de Excel del reporte incluye las mismas columnas, incluidas las dos nuevas. --- ## Reportes: ver otro establecimiento y el reporte de proformas Categoría: Reportes URL: https://azur.com.ec/ayuda/285-reportes-ver-otro-establecimiento-y-el-reporte-de-proformas Los reportes se calculan sobre el establecimiento activo de tu sesión; cambia de establecimiento para ver otro local, o de Factura a Proforma para ver esas ventas. ## Los reportes son por establecimiento Todos los reportes del menú Reportes muestran la información del establecimiento con el que entraste en tu sesión actual. Si tu empresa tiene más de un local y quieres ver los reportes de otro, primero debes cambiar de establecimiento. - Haz clic en el nombre de tu empresa o establecimiento, en la esquina superior derecha. - En el panel que se abre, elige el otro establecimiento (y el punto de emisión, si aplica) y confirma. - Entra de nuevo al reporte: ahora mostrará la información del establecimiento que elegiste. 💡 No existe un reporte consolidado que junte automáticamente todos tus locales: para ver el total, revisa cada establecimiento por separado (o pide el reporte a tu contador si necesita cruzarlos). Para ver estos reportes necesitas que tu plan incluya Reportes; si eres vendedor, además necesitas el permiso Reporte total. ## Ver el reporte de proformas Si tu empresa tiene activo el módulo de Proformas, en los reportes de facturación (por ejemplo Reportes → Facturación General) aparece el selector Comprobante, con las opciones Factura y Proforma. - Entra al reporte de Facturación General. - En Comprobante elige Proforma. - Aplica los mismos filtros de fecha, establecimiento o cliente que usarías para facturas. - Descarga el resultado en Excel si lo necesitas. El reporte recalcula todo con los datos de tus proformas, sin mezclarlos con tus facturas. --- ## Cuentas por cobrar: cobros y saldos de clientes Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/28-cuentas-por-cobrar-cobros-y-saldos-de-clientes Revisa lo que te deben tus clientes, registra cobros parciales o totales y retenciones recibidas, y envía recordatorios de cobro. Cuentas por cobrar te muestra los documentos que tus clientes aún no te han pagado por completo (por ejemplo, una factura emitida a crédito o con abonos parciales) y te permite registrar cada cobro hasta dejarlos en cero. ## Antes de empezar - El menú Cuentas por Cobrar aparece solo si tu plan lo incluye. Si no lo ves, consulta con tu proveedor. - Si eres vendedor, necesitas el permiso para ver cuentas por cobrar. ## Las cuatro pantallas - Comprobantes: un renglón por documento pendiente, con fecha de vencimiento, días de mora, débito, crédito y saldo. Aquí registras los cobros. - Clientes: un renglón por cliente con el número de comprobantes pendientes, cuántos están vencidos, el saldo y el saldo vencido. Solo cuenta documentos autorizados por el SRI. - General: el libro de movimientos (cargos y abonos) ordenado por fecha. - Antigüedad de Saldos: cuánto te debe cada cliente por tramos: por vencer, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. ## Registrar un cobro - Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes. - Usa los filtros si lo necesitas: búsqueda, fechas, Ordenar Por (fecha de emisión, vencimiento, días de mora o secuencial) y Vencimiento (Todos, Solo Vencidos o Solo por Vencer). Haz clic en Filtrar. - En la fila del documento haz clic en Ver Pagos (ícono de billete). - Se abre la ventana con los movimientos del documento y su saldo. Haz clic en Nuevo Pago. - Revisa la Fecha y el Concepto, elige la Forma de Pago (Efectivo, Cheque, Depósito/Transferencia o Tarjeta crédito/débito) y la caja o el banco donde entra el dinero. - Escribe el Valor. Puede ser el saldo completo o un abono parcial. En efectivo puedes usar Valor Recibido para que el sistema calcule el cambio. - Si quieres, adjunta una Imagen del comprobante de pago y escribe una Observación. - Haz clic en Guardar. El saldo se actualiza y, cuando llega a cero, el documento sale de la lista. ## Otras acciones - Nueva Retención Recibida: registra la retención que tu cliente te hizo; también disminuye el saldo de la factura. - Imprimir (ícono de impresora en cada pago): descarga el comprobante del cobro en PDF. - Eliminar un pago (ícono de menos en la columna X): anula un cobro mal registrado. Los abonos que vienen de una nota de crédito no se eliminan desde aquí. - Notificar Cobros a Todos o Notificar Cobro a Cliente (en la pantalla Clientes): envía a tus clientes un recordatorio de lo que tienen pendiente. - Descargar en Excel: baja el listado tal como lo filtraste. ## Antigüedad de saldos En Cuentas por Cobrar → Antigüedad de Saldos elige la Fecha de corte y el Establecimiento y haz clic en Filtrar. Los tramos se cuentan desde la fecha de vencimiento; si un documento no tiene vencimiento, desde su fecha de emisión. Con el ícono del ojo ves los documentos de cada cliente. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué hace una nota de crédito o de débito con el saldo? La nota de crédito lo disminuye y la nota de débito lo aumenta, sobre la misma factura. Así ves en un solo documento lo que el cliente realmente debe. ### ¿Puedo cobrar más de lo que debe el cliente? No. El sistema no deja registrar un cobro mayor al saldo pendiente. ### ¿Por qué el total de Clientes no coincide con el de Comprobantes? La pantalla Clientes solo suma documentos autorizados por el SRI, y General es un libro con todos los movimientos, incluidos los ya saldados. --- ## Registrar el cobro de una factura (efectivo, tarjeta, transferencia o cheque) Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/101-registrar-el-cobro-de-una-factura-efectivo-tarjeta-transferencia-o-cheque Registra abonos y pagos de tus clientes con cada forma de pago, calcula el cambio, adjunta la foto, imprime el recibo y resuelve errores. ## ¿Para qué sirve? Cuando vendes a crédito, la factura queda en Cuentas por Cobrar con su saldo. Cada vez que el cliente paga (todo o una parte) registras el cobro: el saldo baja y, si llevas contabilidad, el sistema genera el asiento del ingreso al banco o a la caja. ## Paso a paso - Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes. Busca la factura por cliente o número. - Haz clic en el ícono Ver Pagos de la factura. Se abre su historial con débitos, créditos y saldo. - Haz clic en Nuevo Pago. - Revisa la Fecha y el Concepto (viene escrito, por ejemplo «Pago Factura # 001-001-000000128»). - Elige la Forma de Pago y llena los campos que aparecen (ver tabla abajo). - Escribe el Valor. Por defecto se propone el saldo pendiente; cámbialo si es un abono parcial. - Opcional: sube una Imagen del depósito, voucher o cheque y escribe una Observacion. - Haz clic en Guardar. ### Qué pide cada forma de pago - EFECTIVO: la Caja donde entra el dinero. Aparecen Valor Recibido y Cambio para calcular el vuelto. - TARJETA CREDITO/DEBITO: el Banco donde se acredita, la Tarjeta y el Lote del voucher. - DEPOSITO/TRANSFERENCIA: el Banco de destino, el Banco de Origen (del cliente) y el Numero de Documento/Transacción. - CHEQUE: el Banco o la caja de destino, el Banco de Origen y el Cheque #. Las cuentas de banco y caja que aparecen son las que creaste en Contabilidad → Bancos → Listado de Bancos (con el módulo de contabilidad). ## Funciones poco conocidas ### Calcular el cambio con los botones de billetes Con EFECTIVO aparecen botones con montos sugeridos: el valor exacto, el redondeado y los billetes siguientes (por ejemplo $5, $10, $20). Un clic llena el Valor Recibido y el sistema muestra el Cambio que debes entregar. ### Adjuntar la foto del pago La imagen que subas queda guardada con el cobro. Para verla después, abre Ver Pagos y usa el botón Ver Pago (ojo) de esa línea. ### Recibo de cobro en PDF Cada pago del historial tiene el botón Comprobante PDF (impresora). Genera un recibo del cobro para entregar o enviar al cliente. ### Ventas a cuotas Si la factura se dividió en cuotas, el historial muestra la tabla Cuotas pendientes (Cuota, Vence, Pendiente, Estado). El pago se aplica desde la cuota más antigua. ### Aviso de descuento por pronto pago Si el cliente tiene una condición de pago con descuento por pronto pago (módulo de Cobranza) y paga dentro del plazo, al abrir el historial aparece un aviso azul con el importe del descuento. El descuento no se aplica solo: si lo concedes, emite una nota de crédito por ese valor. ### Cheque recibido en caja Si cobras con CHEQUE y eliges una cuenta de tipo caja (Efectivo), el cheque queda guardado en Contabilidad → Cheques Pendientes hasta que lo deposites. Si eliges directamente un banco, el dinero entra al banco con la fecha del cobro. ## Errores comunes - «El pago de $X supera el saldo pendiente del documento, que es $Y.» No se puede cobrar más de lo que se debe (hay 2 centavos de tolerancia). Revisa el saldo en Ver Pagos: puede que ya existan abonos, retenciones o notas de crédito. Si el cliente pagó de más, registra solo el saldo y el excedente como anticipo en Contabilidad → Anticipos → De Clientes. - «Esta transferencia ya fue realizada»: ya existe otro cobro con la misma forma de pago, el mismo banco de origen y el mismo número de transacción. Revisa si ya registraste ese depósito. Si de verdad es otro, escribe la referencia completa que da el banco. - «Debe llenar todas la automatizacion de Crear Factura para realizar le pago» (con contabilidad): faltan cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Crear Facturas. Complétalas y vuelve a guardar. - «No se encontró ningún ejercicio contable para la fecha del asiento proporcionada…»: no existe el ejercicio contable del año de la fecha del cobro. Créalo en Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables. - «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: la fecha del cobro cae en un año ya cerrado. Usa una fecha del ejercicio abierto. 💡 ¿El cliente te hizo una retención? No la registres como pago: usa el botón Nueva Retención Recibida del mismo historial (ver «Registrar una retención que te hizo tu cliente»). --- ## Registrar una retención que te hizo tu cliente Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/103-registrar-una-retencion-que-te-hizo-tu-cliente Cómo registrar en Cuentas por Cobrar la retención de IVA o renta que te entregó tu cliente, el formato del número, el saldo a favor y los errores comunes. ## ¿Para qué sirve? Cuando un cliente es agente de retención, te paga la factura menos lo que te retiene y te entrega un comprobante de retención. Esa retención también «paga» una parte de la factura. Si no la registras, la factura se queda con saldo pendiente para siempre. Además, las retenciones registradas aparecen en Impuestos → Resumen Retenciones (pestaña Retenciones Ventas), que te sirve para tu declaración. ## Paso a paso - Ten a mano el comprobante de retención (el RIDE o el correo del cliente). - Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes y haz clic en Ver Pagos de la factura retenida. - Haz clic en Nueva Retención Recibida. - Llena los datos: Fecha: la fecha de la retención. - Tipo Impuesto: IVA, RENTA o ISD. - Codigo Retencion: el código que aparece en la retención (por ejemplo 312 o 725). El Porcentaje se llena según el código. - Base Imponible: se propone la base de la factura (el IVA para retenciones de IVA y el subtotal para renta). Corrígela si la retención usa otra base. - Valor: se calcula con el botón de la calculadora; verifica que sea igual al de la retención. - Nro Comprobante Retención: el número completo de la retención con guiones, por ejemplo 001-001-000000123. - Observacion (opcional). - Haz clic en Guardar. El saldo de la factura baja y, si llevas contabilidad, se genera el asiento con la cuenta de ese código de retención. - Si la retención tiene dos impuestos (IVA y renta), repite el proceso: registra una línea por cada impuesto con el mismo número de retención. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué la factura quedó con saldo negativo? A diferencia de los cobros, la retención se registra aunque supere el saldo pendiente, porque es un documento legal que te entregó el cliente. Por ejemplo, si ya habías cobrado la factura completa y después llega la retención, el cliente queda con saldo a favor (saldo negativo). Puedes devolverle ese valor o descontarlo de una compra futura registrándolo como anticipo en Contabilidad → Anticipos → De Clientes. 💡 Para evitar el saldo a favor, registra primero la retención y después cobra solo el valor neto que te pagó el cliente. ### ¿Puedo eliminar una retención registrada por error? Sí, desde el mismo historial de Ver Pagos, con el ícono de eliminar de esa línea (ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error»). ## Errores comunes - «El secuencial de la retención debe tener 15 digitos 3 establecimiento 3 punto de emisión y 9 secuencial»: el número debe ir completo y con los dos guiones: 3 dígitos, guion, 3 dígitos, guion, 9 dígitos (17 caracteres en total). Ejemplo: 001-002-000004567. Cópialo tal cual del RIDE de la retención, con los ceros a la izquierda. - «Falta asignar la cuenta contable del código de retención … en Contabilidad → Automatizaciones (retenciones en ventas) antes de emitir.» (con contabilidad): el código que usaste no tiene cuenta. Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Retenciones Ventas, busca ese código y asígnale la cuenta (por ejemplo «Retención en la fuente por cobrar» o «IVA retenido por cobrar»). Solo se exige la cuenta del código que estás usando. - «Debe llenar todas la automatizacion de Crear Factura para realizar le pago por Retención»: completa las cuentas de la automatización Crear Facturas. - «No se encontró ningún ejercicio contable…» o «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: crea el ejercicio del año de la retención o usa una fecha dentro de un ejercicio abierto. --- ## Eliminar un cobro o una retención registrados por error (y por qué a veces no se puede) Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/106-eliminar-un-cobro-o-una-retencion-registrados-por-error-y-por-que-a-veces-no-se-puede Borra un abono o una retención desde Ver Pagos y resuelve los mensajes de ingreso vinculado, conciliación, auditor o ejercicio cerrado. ## ¿Para qué sirve? Si registraste un cobro con el valor, la fecha o la forma de pago equivocados, o pusiste una retención en la factura que no era, lo correcto es eliminar ese movimiento y registrarlo de nuevo bien. ## Paso a paso - Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes y haz clic en Ver Pagos del documento. - En el historial, ubica la línea del cobro o de la retención (columna Crédito). - Haz clic en el ícono de eliminar (círculo con el signo menos, columna X) y confirma. - El saldo del documento vuelve a subir. Si llevas contabilidad, también se elimina el asiento del cobro. Si el cobro tenía foto, la foto se borra. - Registra el movimiento correcto con Nuevo Pago o Nueva Retención Recibida. No todas las líneas tienen el ícono de eliminar: la línea del documento (débito) y las notas de crédito o débito aplicadas no se borran desde aquí. Una nota de crédito se quita anulándola. ## Cuando no se puede eliminar ### El cobro se hizo desde un Ingreso de Contabilidad - «El ingreso a eliminar esta vinculado con N documentos diferentes para eliminar el pago debe eliminarlo desde el Ingreso»: ese cobro se registró con un solo ingreso que pagó varias facturas a la vez. Ve a Contabilidad → Ingresos → Todos, busca el ingreso y edítalo o elimínalo allí. - «El ingreso tiene varias retenciones aplicadas para eliminar la retención debe eliminarlo editando o eliminando el Ingreso»: igual, se corrige desde el ingreso. ### El asiento del cobro está protegido (con contabilidad) El mensaje enumera la causa. Estos bloqueos aplican igual a cobros, pagos a proveedores, anticipos, ingresos y gastos: - «El Ejercicio Contable del asiento se Encuentra Cerrado»: el año ya se cerró. Los movimientos de un ejercicio cerrado no se modifican; registra el ajuste con fecha del ejercicio abierto. - «El asiento contable #N está bloqueado por el auditor.»: el dueño de la cuenta bloqueó ese asiento. Debe desbloquearlo en Contabilidad → Asientos → Todos (candado rojo) antes de eliminar el cobro. - «El asiento contable #N se encuentra conciliado con el banco, por lo cual no se puede modificar.»: ese cobro ya forma parte de una conciliación bancaria. Primero hay que deshacer esa conciliación en Contabilidad → Bancos. - «El asiento contable #N está bloqueado por el sistema por ser un asiento de cierre del ejercicio.»: es parte del cierre anual y no se modifica. ## Editar el total de una factura o compra que ya tiene abonos Si editas una factura o una compra y pones un total menor a lo ya cobrado o pagado, aparece: «No se puede dejar el documento en $X: ya tiene $Y entre cobros, retenciones y notas de credito. Anule esos movimientos o deje el documento en $Y o mas.» Tienes dos caminos: - Eliminar primero los cobros (o pagos) que sobran, con los pasos de arriba, y luego editar el documento. - Dejar el total igual o mayor que lo ya abonado. 💡 Antes de eliminar un cobro de un mes ya declarado o conciliado, consulta con tu contador: cambiar movimientos pasados puede descuadrar tus reportes. --- ## Consultar tu cartera: comprobantes pendientes, clientes, libro general y antigüedad de saldos Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/111-consultar-tu-cartera-comprobantes-pendientes-clientes-libro-general-y-antiguedad-de-saldos Qué muestra cada pantalla de Cuentas por Cobrar, cómo filtrar vencidos y días de mora, ver la cartera a una fecha pasada y por qué un documento no aparece. ## Las cuatro pantallas de Cuentas por Cobrar - Comprobantes: cada documento con saldo pendiente (una fila por factura, nota de débito o cuota). - Clientes: el saldo agrupado por cliente. - General: el libro de todos los movimientos (cargos y abonos). - Antigüedad de Saldos: la deuda repartida por tramos de días de atraso. Todas trabajan con el establecimiento y el ambiente (producción o pruebas) con los que entraste, y todas tienen Descargar en Excel. ## Comprobantes: qué debo cobrar - Entra a Cuentas por Cobrar → Comprobantes (título «Comprobantes Pendiente de Cobro»). - Usa los filtros: Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin, Ordenar Por (Fecha de Emisión, Fecha de Vencimiento, Días de Mora o Secuencial), Orden y Vencimiento (Todos, Solo Vencidos, Solo por Vencer). - Haz clic en Filtrar. La columna Días de Mora usa colores: verde «Al día» (faltan más de 7 días), amarillo «Faltan N días» o «Vence hoy» (7 días o menos), naranja vencido hasta 30 días y rojo más de 30 días. Desde cada fila puedes abrir Ver Pagos para cobrar o Imprimir el documento. 💡 Para tu lista de cobranza del día: filtra Vencimiento: Solo Vencidos y ordena por Días de Mora de mayor a menor. ## Clientes: cuánto me debe cada uno En Cuentas por Cobrar → Clientes ves por cliente: # Comprobantes, Vencidos, Días de Mora, Debito, Credito, Saldo y Saldo Vencido. Puedes ordenar por Saldo, Saldo Vencido o Días de Mora. Al pie verás el Total de la pagina y el Total General. ## General: el libro de cartera Cuentas por Cobrar → General lista todos los movimientos en orden de fecha: facturas (débito) y cobros, retenciones y notas de crédito (crédito), con su vencimiento y días de mora. Sirve para revisar la historia completa o cuadrar con la contabilidad. ## Antigüedad de Saldos (con fecha de corte) - Entra a Cuentas por Cobrar → Antigüedad de Saldos. - Elige la Fecha de corte. Por defecto es hoy. - Elige el Establecimiento y, si quieres, busca por nombre o identificación. - Haz clic en Filtrar. Verás por cliente los tramos Por vencer, 1 - 30, 31 - 60, 61 - 90 y +90 días, y los totales arriba. - El ícono del ojo (Ver los documentos) abre el detalle de los documentos de ese cliente. ### Funciones poco conocidas - Fecha de corte pasada: pon, por ejemplo, el último día del mes anterior para ver cómo estaba la cartera ese día (útil para cierres y para tu contador). Los tramos se cuentan desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de corte; los documentos sin vencimiento se cuentan desde su emisión. - Otro establecimiento sin cambiar de sesión: el selector Establecimiento te deja revisar la cartera de otro local. La primera vez que se consulta un establecimiento el sistema calcula sus saldos y puede tardar un poco. ## ¿Por qué un documento no aparece en Cuentas por Cobrar? - Ya está pagado: solo se listan documentos con saldo mayor a cero. - Es de otro establecimiento: cambia de establecimiento en la barra superior (o usa el selector de Antigüedad de Saldos). - Está en otro ambiente: las facturas de pruebas no se mezclan con las de producción. - Está anulado o se cubrió con una nota de crédito. - Se emitió de contado y quedó cobrada al emitirla. --- ## Recordatorios de cobro por correo: a un cliente, a todos y automáticos (lunes y miércoles) Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/113-recordatorios-de-cobro-por-correo-a-un-cliente-a-todos-y-automaticos-lunes-y-miercoles Envía a tus clientes el detalle de lo que te deben, uno por uno o a todos, y activa el envío automático de recordatorios de facturas vencidas. ## ¿Para qué sirve? El sistema puede enviar a tus clientes un correo con el detalle de sus documentos pendientes de pago. Te ahorra escribir uno por uno y ayuda a cobrar a tiempo. ## Antes de empezar - El cliente debe tener un correo registrado en su ficha. - Solo se notifican documentos del ambiente de producción. - Para los envíos a todos y los automáticos, el dueño de la cuenta debe activar la opción en la empresa (ver abajo). ## Notificar a un cliente - Entra a Cuentas por Cobrar → Clientes. - Busca al cliente y haz clic en el ícono Notificar Cobro a Cliente. - Confirma con Si, Notificar!. El correo incluye todos sus documentos pendientes, sin importar cuántos días de atraso tengan. ## Notificar a todos los clientes En Cuentas por Cobrar → Comprobantes, Clientes o General haz clic en Notificar Cobros a Todos y confirma. Se envía un correo a cada cliente con saldo pendiente y aparece «Notificados con éxito». Si sale «No se envió ninguna notificación: la empresa no tiene activada la opción «Notificaciones de Cobros a Clientes»…», activa la opción como se explica abajo. ## Función poco conocida: recordatorios automáticos Con la opción activa, el sistema envía solo los recordatorios todos los lunes y miércoles a las 9:00 a los clientes con facturas vencidas. - Entra como dueño de la cuenta a Configuración → Empresas y edita tu empresa. - En la configuración adicional enciende Notificaciones de Cobros a Clientes y guarda. - Vuelve a editar la empresa: ahora aparece el campo Dias minimos para notificacion de cobro. Escribe cuántos días de atraso debe tener una factura para que se incluya (por ejemplo 3 o 5) y guarda. 💡 El campo de días mínimos solo aparece después de guardar con el interruptor encendido. Si no lo ves, guarda una vez y vuelve a entrar. ## Preguntas frecuentes ### Un cliente dice que no recibió el correo - Revisa que su correo esté bien escrito en Clientes/Proveedores → Ver Clientes. - Pídele que revise su carpeta de correo no deseado. - Confirma que la factura es de producción y que tiene saldo pendiente. ### ¿Puedo cambiar los días de envío automático? No; los días (lunes y miércoles) son fijos. Lo que defines es el mínimo de días de atraso. Para un seguimiento más fino (llamadas, promesas de pago, cobrador asignado) usa el módulo de Cobranza. --- ## Módulo de Cobranza: bandeja de cobro, gestiones por cliente y compromisos de pago Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/174-modulo-de-cobranza-bandeja-de-cobro-gestiones-por-cliente-y-compromisos-de-pago Organiza tu cobranza: a quién llamar primero, qué se habló con cada cliente, cuánto prometió pagar y cuándo, y el plan de pagos de las ventas a cuotas. ## ¿Para qué sirve? El módulo de Cobranza te ayuda a gestionar a los clientes que te deben: a quién llamar primero, qué te dijo cada uno, cuándo prometió pagar y quién es el cobrador responsable. Se activa en Configuración → Módulos y aparece en ERP / CRM → Cobranza. Los vendedores necesitan el permiso de cuentas por cobrar. 💡 La cobranza registra la gestión, no el dinero. Cuando el cliente paga, el cobro se registra como siempre en Cuentas por Cobrar → Ver Pagos: eso es lo que baja la cartera y genera el asiento. ## Bandeja de Cobro En ERP / CRM → Cobranza → Bandeja de Cobro verás arriba la Cartera abierta, lo Vencido, lo Prometido sin cobrar y las Promesas pasadas de fecha. La lista viene ordenada por antigüedad de la deuda (los más atrasados primero), con Saldo, Vencido, Mora, Última gestión, Compromiso y Cobrador. Puedes filtrar: - Buscar: cliente, RUC o número. - Mostrar: Toda la cartera abierta, Solo con saldo vencido, Prometieron pagar (ya toca), Toca volver a llamar, o Nadie los ha llamado nunca. - Cobrador. Haz clic en Gestionar para abrir la ficha de cobro del cliente. ## Registrar una gestión - En la ficha del cliente verás Debe ahora, su cupo de crédito (Cupo, Usado, Disponible), Lo que debe documento por documento y el Historial de gestiones. Si tiene celular, hay un acceso directo a WhatsApp. - En Registrar la gestión llena: Cómo se le contactó: Llamada, WhatsApp, Correo, Visita, Mensaje u Otro. - Cómo terminó y Por qué no paga (de tu catálogo de motivos). - Notas: qué dijo, con quién hablaste, qué quedó pendiente. - Volver a llamar el: la fecha del próximo seguimiento. - ¿Prometió pagar?: cuánto y para cuándo. Si pones las dos cosas, se crea un compromiso. - Cobrador asignado al cliente. - Haz clic en Guardar la gestión. ## Compromisos de Pago En ERP / CRM → Cobranza → Compromisos de Pago ves cada promesa: Cliente, Prometió para, Días, Valor, Cumplido, Cobrador y Situación (Pendiente, Cumplido, Incumplido, Cumplido en parte). Filtra por cliente, situación y cobrador. Cuando llegue la fecha, abre el compromiso con Cerrar el compromiso, responde ¿Qué pasó? (Cumplió, Cumplió en parte o No cumplió), escribe Cuánto pagó y guarda. Recuerda registrar antes el cobro real en Cuentas por Cobrar. ## Motivos de Cobranza En ERP / CRM → Cobranza → Motivos de Cobranza defines tu catálogo para que todos registren igual (y los informes se puedan contar). Con Agregar un motivo eliges Nombre, Tipo (Resultado de la gestión o Motivo por el que no paga), Color, si Normalmente termina en promesa de pago y el Orden. Si eliminas un motivo, las gestiones antiguas lo conservan. ## Función poco conocida: plan de pagos de una venta a cuotas En la ficha del cliente, junto a cada factura a cuotas, el botón Plan de pagos muestra: total financiado, pagado, recargos y pendiente; cada cuota con su vencimiento, valor, pagado, pendiente y estado (Pagada, Pagada en parte, Vencida hace N días o Por vencer); y los pagos recibidos. Los pagos se aplican siempre a la cuota más antigua. Los recargos son cargos añadidos después de emitir la factura (intereses por mora u otras notas de débito). Puedes Imprimir el plan para entregarlo al cliente. --- ## Cobranza avanzada: interés por mora, descuento por pronto pago, condiciones de pago y límite de crédito Categoría: Cuentas x Cobrar URL: https://azur.com.ec/ayuda/176-cobranza-avanzada-interes-por-mora-descuento-por-pronto-pago-condiciones-de-pago-y-limite-de-credito Configura el interés por mora con notas de débito propuestas cada día, las condiciones de pago con cuotas y pronto pago, y el límite de crédito por cliente. ## Antes de empezar Estas funciones son parte del módulo de Cobranza (ERP / CRM → Cobranza). Se activa en Configuración → Módulos. ## Interés por mora automático ### Configurarlo - Entra a ERP / CRM → Cobranza → Configurar Cobranza. - En Interés por mora llena: Tasa mensual (%): por ejemplo 1,5. El interés se cobra en proporción a los días de atraso y por cuota (con 1,5 % mensual, una cuota de $100 con 12 días de atraso genera $0,60). - Días de gracia: se descuentan del atraso. - Mínimo para emitir: por debajo de ese valor no se propone nada. - Concepto que sale en el documento e IVA del interés (consúltalo con tu contador). - Revisa el cuadro Cómo queda el cálculo, que muestra ejemplos con tu tasa, y haz clic en Guardar. Si dejas la tasa en cero, no se cobra mora; el resto del módulo funciona igual. ### Aprobar las notas de débito propuestas Cada madrugada el sistema calcula la mora y deja propuestas en ERP / CRM → Cobranza → Documentos por Emitir. Verás los totales de Intereses por mora propuestos y Descuentos por pronto pago, y cada propuesta con Cliente, Documento, Venció, Días, Saldo, Importe y Tipo (Nota de débito o Nota de crédito). - Emitir: crea el comprobante electrónico real, lo firma, lo envía al SRI y genera su asiento. Revisa el importe antes. - Descartar: no se emite nada. Puedes filtrar Por aprobar, Ya emitidas, Descartadas o Todas, y por tipo. 💡 En Configurar Cobranza existen las opciones Emitir las notas de débito por mora automáticamente y … notas de crédito por pronto pago automáticamente. Vienen apagadas: así una persona aprueba antes. Si las enciendes, los documentos se emiten y envían al SRI sin revisión, y anular después da más trabajo. ### Errores al emitir una propuesta - «El punto de emisión no tiene clave de integración.»: el punto de emisión de la factura original no tiene configurada su clave de integración; comunícate con tu proveedor. - «No se pudo emitir la nota de débito.» / «…nota de crédito.»: revisa tu cupo de comprobantes, la firma electrónica y los datos del cliente, y vuelve a intentar. - «Esta propuesta ya se resolvió.»: alguien ya la emitió o descartó. - «No se encontró la factura de origen.»: la factura fue anulada o eliminada; descarta la propuesta. ## Condiciones de pago En ERP / CRM → Cobranza → Condiciones de Pago creas los plazos que ofreces (por ejemplo «Contado», «30 días», «3 cuotas mensuales»): - Nombre, Plazo y Unidad. - Cuotas: días de cada cuota separados por comas (por ejemplo 30,60,90). El valor se reparte en partes iguales. Vacío = pago único al plazo. - Forma de pago que se propone (o la que elija el usuario). - Descuento pronto pago (%) y Si paga dentro de (días), y Cómo se registra el descuento: Nota de crédito (recomendado), que recupera el IVA proporcional, o Gasto financiero (sin documento) con su cuenta contable. - Usar por defecto: para los clientes que no tengan una asignada. La condición se asigna a cada cliente en su ficha y se propone al facturarle. Si el cliente paga dentro del plazo de pronto pago, al registrar el cobro aparece un aviso con el descuento ya calculado. ## Límite de crédito por cliente - Ve a Clientes/Proveedores → Nuevo Cliente (o edita uno desde Ver Clientes). - En CRÉDITO Y PLAZO elige la Condición de Pago, el Límite de Crédito (0 = sin límite) y qué hacer Si supera el límite: No controlar, Avisar y dejar continuar o Bloquear la venta a crédito. - Guarda. Al facturarle a crédito por encima del cupo aparece: «Este cliente tiene un límite de crédito de $X y ya debe $Y. Con este documento llegaría a $Z, que son $W de más.». Con Bloquear, la venta a crédito no se guarda; puedes cobrarla de contado o pedir un abono antes. --- ## Cuentas por pagar: pagos a proveedores Categoría: Cuentas x Pagar URL: https://azur.com.ec/ayuda/29-cuentas-por-pagar-pagos-a-proveedores Controla lo que debes a tus proveedores por compras y liquidaciones, registra pagos parciales o totales y revisa la antigüedad. Cuentas por pagar te muestra las facturas de compra y liquidaciones de compra que aún no pagas por completo, con su vencimiento y días de mora, y te permite registrar cada pago. ## Antes de empezar - Los documentos llegan aquí cuando registras una compra en Compras → Nuevo (o la cargas desde Documentos Recibidos SRI). El vencimiento sale de los días de crédito de la compra. - El menú Cuentas por Pagar aparece solo si tu plan lo incluye y, si eres vendedor, si tienes permiso para ver compras. ## Las cuatro pantallas - Comprobantes: un renglón por documento pendiente, con proveedor, concepto, débito, crédito y saldo. - Proveedores: un renglón por proveedor con el número de comprobantes, vencidos, días de mora y saldo. - General: el libro de movimientos ordenado por fecha. - Antigüedad de Saldos: lo que debes a cada proveedor por tramos (por vencer, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días) a una fecha de corte. ## Registrar un pago - Entra a Cuentas por Pagar → Comprobantes. - Filtra si lo necesitas por búsqueda, fechas, Vencimiento (Todos, Solo Vencidos o Aún no Vencidos) y orden. Haz clic en Filtrar. - En la fila del documento haz clic en Ver Pagos (ícono de billete). - En la ventana del documento haz clic en Nuevo Pago. - Revisa la Fecha y el Concepto, elige la Forma de Pago (Efectivo, Tarjeta crédito/débito, Depósito/Transferencia o Cheque) y el Banco o caja de donde sale el dinero. - Escribe el Valor (total o parcial). Si quieres, adjunta una imagen del comprobante y una observación. - Haz clic en Guardar. Cuando el saldo llega a cero, el documento sale de la lista. ## Otras acciones - Imprimir (ícono de impresora en la lista): abre la compra para imprimirla. - Nueva Retención Recibida (en la ventana de pagos): te lleva a emitir la retención de esa compra. La retención disminuye lo que le debes al proveedor. - Descargar en Excel: baja el listado filtrado. 💡 Recuerda que la retención se emite desde la compra registrada (retención 2.0), y que puedes anularla hasta el día 7 del mes siguiente siempre que el proveedor acepte la anulación (tiene 5 días hábiles para hacerlo). ## Preguntas frecuentes ### Pagué una factura y sigue apareciendo Revisa en Ver Pagos que el valor registrado cubra todo el saldo, incluida la retención si aplica. ### ¿Dónde veo cuánto le debo a un proveedor en total? En Cuentas por Pagar → Proveedores o en Antigüedad de Saldos. Revisa también el artículo «Cuentas por cobrar: cobros y saldos de clientes»: ambas pantallas funcionan igual. --- ## Cuentas por Pagar: registrar el pago a un proveedor y consultar lo que debes Categoría: Cuentas x Pagar URL: https://azur.com.ec/ayuda/116-cuentas-por-pagar-registrar-el-pago-a-un-proveedor-y-consultar-lo-que-debes Registra pagos totales o parciales de tus compras, revisa lo que debes por proveedor y por antigüedad, y resuelve los errores al pagar o eliminar un pago. ## ¿Para qué sirve? Cada compra registrada a crédito queda en Cuentas por Pagar. Desde aquí registras lo que le vas pagando al proveedor y controlas qué facturas vencen y cuánto debes. ## Registrar un pago - Entra a Cuentas por Pagar → Comprobantes («Comprobantes Pendiente de Pago»). Busca la compra por proveedor o número. - Haz clic en Ver Pagos de la compra y luego en Nuevo Pago. - Revisa la Fecha y el Concepto. - Elige la Forma de Pago: EFECTIVO: la caja de donde sale el dinero. - TARJETA CREDITO/DEBITO: la tarjeta o banco y el lote. - DEPOSITO/TRANSFERENCIA: el banco de donde sale, el banco del proveedor y el Numero de Documento/Transacción. - CHEQUE: el banco y el Cheque #. - Escribe el Valor (total o abono parcial) y, si quieres, una Observacion. - Haz clic en Guardar. El saldo de la compra baja. Con contabilidad se genera el egreso y su asiento (sale del banco o caja contra la cuenta por pagar al proveedor). 💡 Sin módulo de contabilidad, una compra registrada con una sola forma de pago en efectivo (SIN UTILIZACION DEL SISTEMA FINANCIERO) y sin plazo queda pagada automáticamente al guardarla. Con contabilidad siempre debes registrar el pago aquí. ### Emitir la retención desde el historial En el historial de pagos de la compra está el botón Emitir Retención, que abre la retención electrónica de esa compra (también se emite desde Compras → Todos). El valor retenido se descuenta del saldo por pagar. ## Consultar lo que debes - Comprobantes: cada compra con saldo, con filtros de fechas, Ordenar Por y Vencimiento (Todos, Solo Vencidos, Aún no Vencidos). Columna Mora con semáforo de colores. - Proveedores («Proveedores por Pagar»): por proveedor, # Comprobantes, Vencidos, Mora, Debito, Credito y Saldo, con totales. - General: todos los movimientos (compras, pagos, retenciones, notas de crédito) por fecha. - Antigüedad de Saldos: lo que debes a cada proveedor por tramos (Por vencer, 1 - 30, 31 - 60, 61 - 90 y +90 días) a una Fecha de corte que tú eliges y por Establecimiento. El ojo abre el detalle por documento. Todas tienen Descargar en Excel y muestran el establecimiento y ambiente de tu sesión. 💡 Para planificar pagos de la semana: en Comprobantes filtra Solo Vencidos y ordena por fecha de vencimiento. ## Errores comunes - «El pago de $X supera el saldo pendiente del documento, que es $Y.»: no puedes pagar más de lo que debes. Revisa en Ver Pagos si ya hay abonos, retenciones o notas de crédito del proveedor. Si entregaste dinero de más, registra el excedente como anticipo en Contabilidad → Anticipos → De Proveedores. - «Esta transferencia ya fue realizada»: ya existe otro pago con el mismo número de transacción y banco. Revisa si ya lo registraste. - «Debe llenar todas la automatizacion de Compras para realizar el pago» (con contabilidad): completa las cuentas de Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Compras. - «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: crea el ejercicio del año del pago o usa una fecha de un ejercicio abierto. - «No puede eliminar el Pago, primero elimine la Retención»: intentaste borrar desde el historial la línea de una retención. La retención no se borra aquí: anúlala (o elimínala si no fue autorizada) desde Comprobantes Electrónicos → Retención → Todos. - «El ingreso a eliminar esta vinculado con N documentos diferentes para eliminar el pago debe eliminarlo desde el Egreso»: ese pago se hizo con un egreso que pagó varias compras; corrígelo en Contabilidad → Gastos → Todos. - Asiento conciliado, bloqueado por el auditor o de ejercicio cerrado: ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error», sección «El asiento del cobro está protegido» (aplica igual a los pagos). --- ## Gestión Comercial: guía rápida de inicio Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/33-gestion-comercial-guia-rapida-de-inicio Arranca con el CRM en minutos: activa el módulo, crea tu tablero, registra prospectos y oportunidades, programa actividades y factura. Esta guía te lleva por el recorrido completo del módulo de Gestión Comercial (CRM): desde activar el módulo hasta convertir una oportunidad en factura. Para más detalle revisa los artículos «Módulo de Gestión Comercial», «Clientes y prospectos», «Oportunidades y pipeline» y «Reportes comerciales». ## Paso 1: Activa el módulo - En el menú lateral entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead → Tableros → Ver Todos. - Si el módulo no está activo verás el recuadro PREMIUM. Haz clic en Empezar Prueba Gratis. - Para contratarlo después, ve a Configuración → Módulos. ## Paso 2: Ajusta la configuración En la pantalla principal del módulo haz clic en el botón del engranaje. Elige qué vendedores pueden ver todo el equipo y si se crea un prospecto automáticamente al crear una tarjeta. Pulsa Guardar configuración. ## Paso 3: Crea tu tablero - Haz clic en Nuevo Tablero. - Escribe el nombre, elige el tipo y marca los vendedores que tendrán acceso. - Haz clic en Crear Tablero. Se crean las etapas Nuevo Lead, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido. ## Paso 4: Registra prospectos y oportunidades - Registra tus contactos en Prospectos → Nuevo Prospecto, o impórtalos desde Excel en Prospectos → Ver Todos → Importar. - Abre el tablero y, en la etapa que corresponda, haz clic en Agregar tarjeta. Cada tarjeta es una oportunidad de venta. - Abre la tarjeta para asignar prospecto, responsable, prioridad, vencimiento y productos. - Arrastra la tarjeta de etapa en etapa a medida que avanza la negociación. ## Paso 5: Programa actividades Registra llamadas, correos, reuniones, notas o mensajes de WhatsApp desde la tarjeta o desde Actividades → Nueva Actividad. Si pones un recordatorio, el responsable recibe un aviso por correo. ## Paso 6: Cotiza y factura - Con productos en la tarjeta, usa Enviar Cotización para mandar la cotización en PDF por correo. - Cuando el cliente acepte, vincula el prospecto con un cliente (o conviértelo en cliente desde la lista de prospectos) y haz clic en Facturar. Lo que pasa después depende de la configuración del módulo (Facturación desde Tarjetas → Acción al crear factura): con Guardar como borrador la factura queda en borrador para que la revises y la envíes desde Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos; con Procesar inmediatamente se firma y se envía al SRI de una vez. Antes de enviarla el sistema hace las mismas revisiones que la factura normal (consumidor final hasta USD 50, cédula o RUC bien escritos, razón social, firma electrónica vigente, cupo del plan); si alguna falla, la factura queda en borrador y verás el motivo en pantalla. ## Paso 7: Mide resultados En Reportes analiza el pipeline, el desempeño de los vendedores, las actividades y la conversión, y descárgalos a Excel. --- ## Servicio Técnico: guía rápida de inicio Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/36-servicio-tecnico-guia-rapida-de-inicio Pon en marcha el módulo de Servicio Técnico en minutos: activa la prueba, arma tus catálogos, crea tu primera orden y factúrala. Esta guía te lleva de cero a tu primera orden facturada en el módulo de Servicio Técnico. Si quieres el detalle de cada pantalla, revisa también los artículos «Módulo de Servicio Técnico», «Tipos de Equipos y Tipos de Servicios» y «Crear y editar órdenes de servicio». ## Paso 1: Activa el módulo - En el menú lateral entra a ERP / CRM → Servicio Técnico. - Si el módulo no está activo verás un recuadro PREMIUM. Haz clic en Empezar Prueba Gratis; la pantalla te indica cuántos días dura la prueba. - Para contratarlo cuando termine la prueba, ve a Configuración → Módulos (o al enlace Ver todos los módulos disponibles). ## Paso 2: Prepara los datos base - Técnicos: los técnicos son los vendedores activos de tu establecimiento. Créalos en Configuración → Vendedores. - Productos para facturar: en Productos & Servicios crea un producto tipo servicio por cada trabajo que cobras (por ejemplo «Mantenimiento de laptop») con su IVA correcto. - Tipos de Equipos: en Servicio Técnico → Tipos de Equipos registra lo que recibes (Laptop, Celular, Impresora…). - Tipos de Servicios: en Servicio Técnico → Tipos de Servicios crea cada servicio y vincúlalo a su producto. El IVA del servicio sale de ese producto. - Configuración: en Servicio Técnico → Configuración revisa las condiciones del servicio y los correos automáticos al cliente. ## Paso 3: Recibe el equipo (crea la orden) - Ve a Servicio Técnico → Ordenes → Nueva Orden. - Busca al cliente y elige la sucursal (los correos al cliente van a los correos de esa sucursal). - Completa el equipo (tipo, marca, modelo, serie, accesorios, estado físico) y el servicio (tipo, técnico, fechas, costo). - Sube fotos del equipo como evidencia (JPG o PNG, máximo 5 MB cada una). - Haz clic en Crear Orden de Servicio. El sistema asigna el número (formato ST-001-0000001). ## Paso 4: Avanza la orden Cambia el estado a medida que trabajas: Recibido → En Diagnóstico → En Reparación → Reparado → Entregado. Hazlo desde la etiqueta de estado en la lista de órdenes o desde Cambiar Estado al editar la orden. Registra el diagnóstico, la solución y los repuestos usados. ## Paso 5: Factura - Cuando la orden esté en Reparado o Entregado y su total sea mayor a $0,00, haz clic en Facturar. - Confirma con Si, Facturar. El sistema emite la factura electrónica (forma de pago «sin utilización del sistema financiero»), la envía al SRI y registra la cuenta por cobrar. - Revisa la factura con el botón Ver Factura. 💡 Trabaja primero en ambiente de pruebas: los catálogos y las órdenes se guardan por establecimiento y por ambiente, así que lo que crees en pruebas no aparece en producción. --- ## Contratar un módulo y pagarlo (tarjeta o transferencia) Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/119-contratar-un-modulo-y-pagarlo-tarjeta-o-transferencia Cómo comprar un módulo desde Comprar adicionales, por qué se cobra proporcional a tu plan, cuándo se activa y qué hacer si tu cuenta es de un proveedor. ## Antes de empezar - Lo hace el dueño de la cuenta. - Necesitas un plan de pago vigente. Con el plan Gratuito no se pueden comprar módulos ni adicionales. - Si tu cuenta la administra un proveedor, no hay compra en línea: pídele el módulo a tu proveedor y él lo activa desde su panel. ## Pasos para contratar - Entra al Escritorio y, en el recuadro de tu plan, pulsa Comprar adicionales. - En la sección Módulos, marca los que quieras contratar. - Revisa la cotización que aparece debajo: cada módulo, su precio, subtotal, IVA y total. - En Forma de pago elige: Tarjeta de crédito o débito (activación inmediata). - Depósito o transferencia bancaria (activación de 1 a 48 horas), tras validar el comprobante de pago que subas. - Pulsa Contratar. Se crea una suscripción pendiente de pago; completa el pago para activar el módulo. Cuando el pago se aprueba, el módulo aparece en el menú en aproximadamente un minuto, sin cerrar sesión. ## ¿Por qué se cobra proporcional? Un módulo comprado a mitad de tu período se cobra solo por los meses que le quedan a tu plan, para que plan y módulos venzan el mismo día. La cotización lo explica en un aviso: «Se cobra PROPORCIONAL a los N mes(es) que le quedan a su plan…». En la renovación se cobra el período completo. Algunos módulos pueden cotizarse por año completo con su propia fecha; en ese caso la cotización lo indica. ## Módulo médico: se cotiza por número de médicos El módulo médico se cobra por cantidad de médicos (con precios por tramos). Junto a su casilla escribes cuántos médicos necesitas. Si ya lo tienes pagado y vigente, en Comprar adicionales puedes subir el número de médicos y pagas solo la diferencia por el tiempo que le queda al módulo. Si solo lo tienes en prueba gratis, verás: «Para agregar médicos primero hay que contratar el…(una prueba gratuita no cuenta)». ## Errores comunes ### «La cuenta tiene el plan Gratuito: primero debe contratar un plan…» Con el plan Gratuito ni siquiera aparece el botón Comprar adicionales. Contrata primero un plan desde Suscripciones; los módulos se agregan en esa misma suscripción. ### «La cuenta no tiene un plan vigente.» Tu plan venció. Renuévalo y luego agrega los módulos. ### «Tiene una suscripción pendiente de pago. Págala o elimínala antes de contratar adicionales.» Solo puede haber una suscripción pendiente a la vez. Abre Suscripciones, paga la pendiente o elimínala, y vuelve a intentarlo. ## Preguntas frecuentes ### Pagué por transferencia y el módulo no aparece La activación tarda de 1 a 48 horas mientras se valida tu comprobante. Si pasó ese tiempo, comunícate con soporte con el número de la transferencia. ### Mi cuenta es de un proveedor: ¿puedo probar el módulo? Sí. La prueba gratis se activa desde tu cuenta; para contratarlo, pídeselo a tu proveedor. --- ## Tienda Online: qué es, cómo ponerla en marcha y publicarla Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/230-tienda-online-que-es-como-ponerla-en-marcha-y-publicarla La Tienda Online está amarrada a un establecimiento; recorre los 7 pasos de la pantalla Inicio y explica qué falta revisar antes de publicarla, y cómo publicar o despublicar. ## Para qué sirve La Tienda Online es un módulo que arma una tienda ligada al establecimiento en el que estás trabajando. El catálogo son los productos que marcaste como «Visible en tienda online», y cada pedido pagado se factura automáticamente al SRI. Ruta: ERP / CRM → Tienda Online → Inicio. 💡 Requiere el módulo Tienda Online activo. Si acabas de activarlo y no ves el menú, cierra sesión y vuelve a entrar: los módulos se cargan al iniciar sesión. ## Los 7 pasos para ponerla en marcha La pantalla Inicio guía con un checklist de 7 pasos: Datos, Catálogo, Entrega, Cobros, Dirección web, Políticas y Publicar. Cada uno tiene su propia pantalla dentro del menú Tienda Online. También verás ahí los indicadores de Pedidos hoy, Pendientes de pago, Por despachar y Ventas del mes. ## «Aún no se puede publicar. Falta: …» El botón Publicar revisa los 6 pasos anteriores y te dice exactamente cuáles te faltan: - Datos de la tienda: nombre, punto de emisión, bodega y al menos un dato de contacto (correo o WhatsApp). - Catálogo: al menos un producto marcado como visible en tienda. - Entrega: retiro en tienda activo o al menos una tarifa de envío activa. - Cobros: al menos una pasarela activa y verificada en el ambiente de tu punto de emisión. - Dirección web: un subdominio elegido. - Políticas: políticas de envío, devolución y términos redactadas (privacidad y «Sobre nosotros» son opcionales). 💡 La pasarela de transferencia bancaria se da por verificada apenas pulsas «Probar» en su configuración. ## Publicar y despublicar Al Publicar, la tienda queda disponible en su dirección pública. Al Despublicar, la tienda muestra un aviso de «próximamente» en vez de desaparecer: no se borra ningún dato, pedido ni configuración. Al publicar, el punto de emisión, la bodega y el subdominio quedan fijos: para cambiarlos necesitas despublicar la tienda primero. Si ves el error «No se pudo preparar la empresa para vender en línea. Intente de nuevo o contacte a soporte.», vuelve a intentar; si persiste, escribe a soporte. --- ## Catálogo de módulos: probar y contratar Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/243-catalogo-de-modulos-probar-y-contratar Qué muestra cada tarjeta, cómo probar un módulo gratis, qué pasa cuando termina la prueba y por qué no ves sus opciones en el menú. ## Para qué sirve Configuración → Módulos muestra el catálogo de funciones adicionales (add-ons) que puedes activar en tu cuenta: tus módulos contratados aparecen primero, y debajo los que todavía no tienes. ### Qué ves en cada tarjeta - Imagen y descripción del módulo. - Precio anual + IVA (solo si tu cuenta contrata directo; los clientes de un distribuidor ven otro texto). - Estado: Activo, N días restantes, Prueba finalizada, Suscripción vencida o Disponible. - Las fechas de vigencia del módulo. 💡 Algunos módulos no se ofrecen a todas las cuentas: por ejemplo, Tienda Online no está disponible para clientes de ciertos distribuidores, o se ofrece de otra forma según tu proveedor. Si el módulo ya viene incluido en tu plan, la tarjeta muestra directamente Activo (no ofrece probarlo gratis). ### Probar un módulo gratis (una sola vez) - En la tarjeta del módulo que te interesa, haz clic en «Probar N días gratis» (cada módulo define sus propios días, normalmente 7). - Confirma la fecha en la que termina la prueba. - El módulo se activa al instante; una barra te muestra los días que te quedan. 💡 La prueba gratis es por única vez para cada módulo. Si ya la usaste antes, al intentar probarlo de nuevo verás «Ya utilizo su prueba gratuita para este modulo». Si ya activaste el módulo en el pasado (prueba o contrato) y quieres volver a usarlo, el sistema pide que lo contrates: «Ya ha activado este modulo antes, contrate el modulo para volver a usarlo!». Si tu cuenta no puede acceder a ese módulo, verás «Este modulo no esta disponible para su cuenta». ### Contratar un módulo de pago - En la tarjeta del módulo, haz clic en Comprar (o, si el módulo está bloqueado, en la pantalla de bloqueo que aparece al intentar usarlo). - Se abre «Comprar adicionales» con el módulo ya marcado. - Confirma la compra. 💡 El módulo se cobra proporcional a los meses que faltan de tu plan actual, y su vigencia vence junto con el plan. Si tu cuenta depende de un distribuidor, en vez de comprar verás «Pídeselo a tu proveedor». ### Qué pasa cuando termina la prueba gratis Al día siguiente del vencimiento, un proceso nocturno apaga el módulo: sus opciones desaparecen del menú y sus pantallas muestran «PRUEBA FINALIZADA». Tus datos registrados no se borran: vuelven a verse en cuanto contrates el módulo. La prueba no se puede repetir. En la tarjeta de un módulo con la prueba finalizada, el botón Contratar abre directamente la compra del módulo (clientes directos) o te indica pedírselo a tu proveedor (cuentas de un distribuidor). 💡 Si contrataste un módulo y la suscripción venció, la tarjeta muestra «Suscripción vencida» con el botón para renovar, en vez de ofrecerte una prueba gratis que ya no aplica. El cambio se refleja en el menú en aproximadamente un minuto, sin necesidad de cerrar sesión. ## Módulos que vienen incluidos con el plan Algunos planes encienden ciertos módulos sin que los contrates aparte: Compras y ATS se activan automáticamente según tu plan (Compras se incluye en planes de 450 comprobantes o más). Esos módulos no se cobran por separado ni aparecen para comprar en «Comprar adicionales»; en el catálogo su tarjeta aparece directamente como Activo. ## ¿Qué pasa con un módulo pagado cuando vence? El módulo se apaga en la madrugada siguiente a su fecha de fin (no hay, por ahora, un correo de aviso propio para el vencimiento del módulo). Si el módulo tenía una fecha de vencimiento distinta a la del plan (por ejemplo, lo compraste a mitad de período), al renovarlo se cobra solo hasta la fecha de fin del plan, para que ambos queden alineados otra vez. ## «Esta sección es solo del titular de la cuenta.» La activación de pruebas gratis y la pantalla Módulos están reservadas al titular de la cuenta. Si un vendedor pulsa «Empezar Prueba Gratis» en una pantalla bloqueada, recibe este mensaje: debe pedirle al dueño de la cuenta que active el módulo. ## Preguntas frecuentes ### No veo en el menú las opciones de un módulo Las opciones de un módulo solo aparecen en el menú lateral cuando el módulo está activo en tu cuenta y tu usuario tiene permiso sobre él. Si no está activo, actívalo (prueba gratis o contrato) en Configuración → Módulos; el cambio se ve en el menú en alrededor de un minuto, sin cerrar sesión. ### «No Tiene el Modulo Activo» al entrar con el usuario de Punto de Venta El login del cajero o del punto de venta exige que el módulo Punto de Venta esté activo en la cuenta. Si venció la prueba o la suscripción del módulo, el cajero no puede entrar hasta que el titular renueve o contrate el módulo desde Configuración → Módulos. --- ## Firmador de Documentos: firmar un PDF, ubicar el sello, validar firmas y errores comunes Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/260-firmador-de-documentos-firmar-un-pdf-ubicar-el-sello-validar-firmas-y-errores-comunes Cómo firmar un PDF con tu firma electrónica, elegir y ubicar el sello, firmar entre varios firmantes, validar las firmas de un PDF y resolver los errores más comunes. ## Para qué sirve El Firmador de Documentos deja firmar electrónicamente cualquier PDF (contratos, actas, solicitudes) con la misma firma electrónica (.p12) que usas para facturar. No necesitas otro programa ni certificado aparte. ## Antes de empezar - Lo usa el titular de la cuenta, con la firma electrónica de la empresa ya configurada y vigente. - Tu cuenta necesita un plan de pago vigente (cualquier plan pagado sirve). Con el plan Gratuito, el Firmador muestra el aviso «Necesita un plan vigente» con el botón «Renovar o comprar un plan», y las acciones de firmar, validar o descargar responden con el mismo aviso. - Se abre desde la URL /plataforma/modulofirmador (o el enlace de tu menú, según tu proveedor). Solo acepta archivos PDF de hasta 10 MB; con otro formato verás «Solo se permiten archivos PDF.» y si pesa más, «El archivo excede el limite de 10MB.» (para documentos grandes, comprímelos o divídelos antes de firmar). ## Firmar un PDF paso a paso - Haz clic en la zona de carga o arrastra el PDF. - Elige el Formato de firma y la Razón de firma (General, Aprobado, Revisado, Conforme, Autorizado o un motivo personalizado). - En el visor, navega con las flechas a la página donde quieres el sello y ubícalo (ver abajo cómo). - Pulsa Firmar Documento. - El sistema envía un código de 6 dígitos al correo del usuario titular. Escríbelo en Verificación de Firma y confirma. - El PDF firmado se descarga automáticamente y queda guardado en el Historial. 💡 El código llega al correo del usuario titular (el de tu perfil), no al correo general de la empresa. ## Elegir el formato del sello En Formato de firma puedes elegir entre tres opciones, y la vista previa del sello se actualiza al instante con cada una: - Texto: muestra solo tu nombre y RUC, sin código QR. - QR + Texto (opción por defecto): nombre y RUC junto con un código QR para verificar la firma. - Invisible: la firma criptográfica queda en el PDF, pero no se dibuja ningún sello visible; como no hay sello, no se puede arrastrar ni ubicar en la página. ## Mover, redimensionar y ubicar el sello Con los formatos Texto o QR + Texto, el sello se ajusta directamente sobre el visor del PDF: - Mover: arrástralo con el mouse a la posición que quieras dentro de la página. - Redimensionar: toma la esquina del sello y arrástrala para agrandarlo o achicarlo. - Ubicar con doble clic: haz doble clic en el punto exacto del PDF donde quieras el sello, y se coloca ahí al instante. 💡 La posición se guarda como porcentaje de la página, así que se respeta igual en tamaño carta o A4. ## Firmar un PDF con varios firmantes Sí se puede: la firma es incremental y conserva las firmas anteriores del documento, así que un mismo PDF puede pasar por varios firmantes uno tras otro (cada uno desde su propia cuenta, descargando el PDF firmado por el anterior y volviéndolo a subir). Cada firma se coloca en un lugar distinto de la página. No existe dentro del sistema un flujo de «invitar» a otros firmantes: la coordinación de a quién le toca firmar y cuándo la manejas tú fuera del sistema (por ejemplo, por correo). ## Validador de Firmas Digitales Para revisar las firmas de cualquier PDF (firmado aquí o en otro sistema), usa el botón Validador dentro del Firmador: - Sube el PDF a validar (máximo 10 MB). - El sistema muestra cuántas firmas tiene el documento. - Para cada firma indica si está Íntegra o Modificada (si el documento cambió después de firmarse), si el certificado está Vigente o Expirado, el firmante, la razón, la fecha, el emisor del certificado y su vigencia (válido desde/hasta). 💡 Úsalo para confirmar que un documento firmado por un cliente o proveedor no fue alterado después de firmarse. ## Historial: cuánto se guardan tus documentos firmados El Historial muestra cada PDF firmado con botones Descargar y Eliminar. Los documentos se borran automáticamente a los 30 días (un proceso los elimina cada madrugada), así que descarga y guarda tu propia copia antes de ese plazo. ## Errores comunes ### «El certificado de firma electrónica venció el dd/mm/aaaa. Renueve su firma electrónica para poder firmar documentos.» El sistema revisa la vigencia de tu firma antes de firmar. Si venció, no firma ningún PDF hasta que subas una firma vigente en Configuración → Empresas → Editar. ### «Error al firmar el PDF...» Aparece seguido de un detalle técnico (por ejemplo «keystore password was incorrect» o «No se encontro un certificado de usuario valido en el P12») cuando la clave guardada de tu firma (.p12) ya no coincide porque la renovaste sin actualizar la clave en el sistema, el PDF está protegido o dañado, o la firma no tiene un certificado de usuario válido. Vuelve a subir tu firma con la clave correcta, o prueba con otro PDF. ### «El codigo de verificacion ha expirado. Solicite uno nuevo.» El código dura 5 minutos y solo vale el último que se envió. Pulsa Reenviar código en el modal de verificación y usa el nuevo. ### «El codigo de verificacion es incorrecto.» Revisa que estés escribiendo el último código recibido (si firmaste en dos pestañas a la vez, la segunda reemplaza el código de la primera). Revisa también la carpeta de spam y que el correo de tu perfil (Perfil → Mis Datos) sea el correcto. ### «Necesita un plan vigente» Tu cuenta no tiene un plan de pago activo. Renueva o contrata un plan desde Suscripciones; con el plan Gratuito no se puede usar el Firmador. ### «Solo se permiten archivos PDF.» / «El archivo excede el limite de 10MB.» El Firmador y el Validador solo aceptan PDF de hasta 10 MB. Comprime o divide el documento antes de subirlo. --- ## Errores comunes al emitir por la API (api_key y API v2) Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/267-errores-comunes-al-emitir-por-la-api-api-key-y-api-v2 Catálogo de los errores más frecuentes al integrar la emisión de comprobantes por la API de emisión directa (api_key) y por la API v2 con credenciales. ## API de emisión directa (api_key) Esta es la API «clásica»: envías el JSON del comprobante junto con el api_key del punto de emisión. Las respuestas de error tienen la forma {"creado": false, "errors": {"error": "..."}}. ### Errores de entrada (antes de procesar el comprobante) - «Api_key Vacio»: no enviaste el campo api_key en la petición. - «Api_key No existe»: el valor que enviaste no corresponde a ningún punto de emisión activo (clave incorrecta, con espacios, o el punto de emisión fue eliminado o desactivado). Revisa la clave en Configuración → Puntos de Emisión. - «Json Invalido -- Json Corrupto»: el cuerpo de la petición no se pudo leer como JSON (comillas sin cerrar, coma final, encabezado Content-Type incorrecto). Valida el JSON con cualquier validador antes de enviarlo. - «La fecha no debe estar vacia»: el campo emisor.fecha_emision es obligatorio. - «El secuencial no puede estar vacio»: el campo emisor.secuencial es obligatorio, salvo que envíes emisor.manejo_interno_secuencia = "SI" para que el sistema lo asigne él mismo. ### «La longitud de la identificacion no corresponde al tipo de identificacion» El tipo de identificación del comprador debe coincidir con la cantidad de dígitos enviada: - 04 (RUC): 13 dígitos, solo números. - 05 (Cédula): 10 dígitos, solo números. - 06 (Pasaporte): alfanumérico. - 07 (Consumidor final): usa la identificación genérica 9999999999999. Valida el formato del documento del cliente en tu sistema antes de enviarlo a la API, para no descontar un intento fallido. ### «Su plan … no permite emitir por API (solo desde la web)» Los planes de entrada (Micro, Mini, Básico, Esencial) no incluyen emisión por API; solo el plan gratuito de registro y los planes con la característica de API la permiten. También puede salir «Su plan … no incluye …» si tu plan no admite ese tipo específico de comprobante. Solución: sube de plan desde Suscripciones o consulta a tu proveedor. ### «Alcanzó el límite anual de comprobantes por API de su plan» Los planes ilimitados y contables tienen, además del cupo normal, un tope anual de comprobantes que se pueden emitir específicamente por API (proporcional a los meses contratados). Al agotarse ese tope, la API se bloquea pero seguirás pudiendo facturar desde la web con el mismo plan. Para seguir emitiendo por API, contrata comprobantes adicionales (en contrataciones de un año o más) o emite esos comprobantes desde la web mientras renuevas. ### «No dispone de comprobantes…» / «Usuario Bloqueado o Mantiene Deuda» «No dispone de comprobantes…» aparece cuando tu plan ya no tiene cupo o venció; el mensaje detalla cuántos comprobantes usaste y de qué plan, para que sepas qué renovar o ampliar. En el ambiente de pruebas los comprobantes no se descuentan del plan, pero si tu plan ya está en cero, la API los rechaza igual (las pruebas no te salvan de un plan agotado). «Usuario Bloqueado o Mantiene Deuda con financiero» aparece si la cuenta tiene una deuda pendiente o está bloqueada por el área financiera: regulariza el pago con tu proveedor para poder seguir emitiendo. ### «Debe llenar la automatización de los asientos de Facturas» / «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado» Si tu cuenta lleva contabilidad, emitir por API exige tener configuradas las automatizaciones contables de Facturas e Inventario (Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones) y un ejercicio contable abierto para la fecha del comprobante. Si falta alguna, el comprobante no se emite hasta que un administrador complete esa configuración o abra el ejercicio contable correspondiente. ### Demasiados intentos con el mismo secuencial (429) La emisión directa permite como máximo 5 intentos por minuto para la misma combinación de api_key + fecha + secuencial. Si tu tienda reintenta en bucle el mismo comprobante, la API responde 429. Soluciones: espera un minuto antes de reintentar, consulta primero el estado del comprobante antes de volver a enviarlo, o deja que el sistema asigne el secuencial con manejo_interno_secuencia para no repetir el mismo número. ## API v2 (credenciales con permisos) La API v2 usa credenciales propias (no el api_key del punto de emisión) enviadas en la cabecera X-Api-Key, como token Bearer, o en el campo api_key2. Sus respuestas siempre tienen la forma {"ok": false, "error": {"codigo": "...", "mensaje": "..."}}: el codigo es fijo y pensado para que tu integración decida qué hacer; el mensaje es para que una persona lo entienda. - credencial_invalida (401): «Falta la credencial. Mándela en la cabecera 'X-Api-Key'.» si no enviaste ninguna, o «La credencial no es válida o fue revocada.» si la enviaste pero no existe o fue revocada. Crea o revisa tus credenciales en Configuración → Credenciales API. - sin_permiso (403): «Esta credencial no tiene el permiso «…» (…). El dueño de la cuenta puede crear una con ese permiso.» si la credencial tiene permisos limitados y la operación que pediste no está entre ellos; o «Esta credencial solo se puede usar desde las IP autorizadas…» si la llamaste desde una IP distinta a las que el dueño de la cuenta autorizó. - demasiadas_peticiones (429): cada credencial puede hacer como máximo 300 consultas (lecturas) y 60 escrituras por minuto. El límite es por credencial, no por IP. Al superarlo, el mensaje dice «Ha superado el límite de … por minuto. Espere N segundos.» y la respuesta trae la cabecera Retry-After con los segundos exactos de espera. - Otros códigos que puedes recibir: cupo_agotado (402/429, tu plan se quedó sin comprobantes anuales por API o superó el tope diario del asistente), plan_no_incluye (402, tu plan no tiene esa función), tipo_retirado (410, ese tipo de comprobante u operación ya no está disponible), datos_invalidos/parametro_invalido (422, revisa los campos enviados), documento_no_editable (409, el documento ya no admite cambios) y sri_no_disponible (503, el SRI no está respondiendo; este sí conviene reintentar más tarde). Cada error indica además si es reintentable: true o false, para que tu integración sepa si vale la pena reintentar automáticamente. 💡 Si integras con un sistema externo, programa tu integración para leer siempre el campo codigo de la API v2 (no el texto del mensaje, que puede cambiar de redacción) y decidir según eso si debe reintentar o avisar a un humano. --- ## Portal del cliente final: cómo consulta y descarga sus comprobantes Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/273-portal-del-cliente-final-como-consulta-y-descarga-sus-comprobantes Cómo tus clientes ingresan al portal de consulta, qué ven, cómo descargan el XML y el PDF, y cómo recuperan su contraseña. ## Para qué sirve Además de recibir el comprobante por correo, cada cliente de tu empresa puede entrar a un portal propio para ver y descargar en cualquier momento todos los comprobantes que le has emitido, sin tener que pedírtelos de nuevo. ## Cómo ingresan tus clientes - El enlace al portal (Consultar comprobante) viene incluido en el correo que recibe el cliente cada vez que le emites un comprobante. - El usuario de ingreso es el número de identificación (cédula o RUC) del cliente. - La primera vez, la contraseña es la misma identificación. El sistema le exige cambiarla antes de poder consultar nada. 💡 El usuario de consulta del cliente es el mismo sin importar a cuántas empresas o establecimientos tuyos le compre: con una sola cuenta puede ver los comprobantes de todos los que le emitiste. ## Qué puede hacer en el portal - Buscar y filtrar sus comprobantes por tipo, estado, rango de fechas o un criterio de búsqueda. - Descargar el XML de cada comprobante autorizado. - Ver o descargar el PDF (RIDE) de cada comprobante. ## Si olvidó su contraseña En la pantalla de inicio de sesión del portal (/consulta) hay una opción para solicitar una nueva clave. Al usarla, el sistema envía un enlace de restablecimiento al correo que el cliente tiene registrado contigo; desde ese enlace puede definir una contraseña nueva, sin tener que llamarte a ti ni a soporte. 💡 Si tu cliente no recibe el correo de restablecimiento, revisa que el correo registrado en su ficha de cliente esté bien escrito. --- ## Tienda Online: catálogo, pedidos y confirmar pagos por transferencia Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/274-tienda-online-catalogo-pedidos-y-confirmar-pagos-por-transferencia Qué productos salen en el catálogo de tu tienda, cómo se administran los pedidos por estado, cómo confirmar una transferencia y qué significa un pedido pagado sin stock. ## Los productos nuevos nacen visibles en la tienda Al crear un producto nuevo, la casilla Visible en tienda online viene marcada por defecto: si tienes la Tienda Online activa, ese producto aparecerá en el catálogo público en cuanto lo guardes, sin que tengas que hacer nada adicional. Si no quieres que un producto se venda todavía por la tienda (por ejemplo, mientras le subes fotos o terminas de fijar el precio), desmarca esa casilla antes de guardarlo. 💡 Revisa esta casilla especialmente si importas o creas productos de forma masiva: por defecto todos quedarán visibles en la tienda. ## Administrar los pedidos de la tienda: estados y filtros En Tienda Online → Pedidos ves todos los pedidos de tus clientes, con contadores y pestañas para filtrar por estado: - Pendiente de pago: el cliente hizo el pedido pero todavía no se confirma el pago. - Pagado: el pago ya se confirmó (tarjeta aprobada por la pasarela, o transferencia confirmada por ti) y el pedido está por facturarse. - Facturado: la factura ya se emitió al SRI. - Por despachar: facturado y pendiente de entrega. - Pagado sin stock: el pago se confirmó pero al momento de facturar ya no había suficiente inventario de uno o más productos (ver más abajo). - Factura con error: el pago se confirmó pero algo falló al generar la factura. Además de las pestañas por estado, puedes usar el buscador para encontrar un pedido por número o datos del cliente. ## Confirmar un pago por transferencia y facturar el pedido Los pagos con tarjeta los verifica la pasarela de pago automáticamente. Los pagos por transferencia bancaria los confirmas tú mismo, a mano, cuando veas el depósito en tu cuenta: - Abre el pedido en estado Pendiente de pago (o Expirado, si la transferencia llegó tarde). - Escribe el número de comprobante bancario (referencia) en el campo Confirmar transferencia recibida. - Confirma. El pedido pasa a Pagado y el sistema envía la factura al SRI automáticamente. 💡 Solo el titular de la cuenta puede confirmar transferencias y registrar reembolsos de la tienda; los vendedores no ven esta opción. ## Pedido «Pagado sin stock» o factura que no se emitió Entre que el cliente pagó y el sistema intenta facturar, el inventario puede agotarse (por otra venta, por ejemplo). Si al facturar ya no hay stock suficiente, el pedido queda en Pagado sin stock: el pago ya está confirmado, pero la factura todavía no se generó. - Reabastece el producto que falta. - Abre el pedido y usa el botón Refacturar: el sistema vuelve a intentar reservar el stock y emitir la factura. - Si sigue sin haber stock suficiente, el pedido se queda otra vez en «Pagado sin stock» hasta que lo reabastezcas. Si el error no fue de stock sino de otro tipo (por ejemplo, un dato de facturación), el pedido queda en Factura con error; también ahí puedes usar Refacturar una vez corregido el problema. --- ## El correo del comprobante al cliente: ambiente de pruebas, remitente y errores de envío Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/275-el-correo-del-comprobante-al-cliente-ambiente-de-pruebas-remitente-y-errores-de-envio Por qué en pruebas el correo no le llega al cliente, quién aparece como remitente del correo y qué hacer si el envío falla. ## En ambiente de pruebas mi cliente no recibe el correo del comprobante Esto es normal, no un error: en el ambiente de pruebas, el correo del comprobante nunca se envía al cliente, solo al correo copia que configuraste en el establecimiento (si lo configuraste). En producción, el correo sí llega al cliente y, además, si tienes activada la opción Enviar copia de comprobante, también llega al correo copia. Esto es intencional: evita que tus clientes reciban comprobantes de prueba como si fueran reales. Encuentras esta opción en Configuración → Establecimiento → Enviar copia de comprobante. ## Quién aparece como remitente del correo El correo del comprobante llega con el nombre de tu empresa o el de tu proveedor, nunca con una marca distinta a la tuya: si tu empresa o tu proveedor tiene configurado su propio servidor de correo (SMTP propio), el remitente es ese; si no, el sistema usa una dirección de envío general pero con el nombre comercial de tu proveedor, nunca el de otro. Las respuestas del cliente llegan al correo del establecimiento (responder a). ## El correo del comprobante no llegó: errores comunes - «Error de conexión SMTP verifique configuración»: tu establecimiento tiene configurado un servidor de correo propio (SMTP) y ese servidor no respondió o los datos están mal. Ve a Configuración → Establecimiento y usa el botón Probar Correo en la sección de SMTP para verificar usuario, contraseña, servidor y puerto. - El cliente no recibe nada y no ves ningún error: revisa los correos registrados en la ficha del cliente; si ninguno es válido, el sistema da el envío por hecho (para no reintentarlo sin fin) aunque en realidad no llegó a nadie. Corrige el correo del cliente y, si lo necesitas, reenvía el comprobante. - Si tu establecimiento no tiene activado el uso de un servidor de correo propio, no vas a poder configurar un SMTP distinto: esa opción depende de tu plan. 💡 Usa siempre el botón «Probar Correo» después de cambiar cualquier dato del SMTP de tu establecimiento, antes de confiar en que los próximos comprobantes se van a enviar bien. --- ## Personalizar el aspecto de tu tienda online: estilo, colores, portada y bloques de inicio Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/295-personalizar-el-aspecto-de-tu-tienda-online-estilo-colores-portada-y-bloques-de-inicio Cómo elegir el estilo visual de tu tienda, su color principal, la imagen de portada y qué bloques se ven en la página de inicio. ## Personalizar el aspecto de tu tienda online: estilo, colores, portada y bloques de inicio En ERP / CRM → Tienda Online → Configuración, en la pestaña Aspecto, defines cómo se ve tu tienda sin tocar ningún código: un solo diseño moderno y adaptado a celular, donde tú elige el estilo, el color y la portada. ### Estilo y color - Entra a Tienda Online → Configuración → Aspecto. - En Estilo elige entre las plantillas disponibles (por ejemplo Minimal, Elegante o Vibrante), cada una con su propia tipografía y personalidad. - En Color primario elige el color que se usa en botones, enlaces y acentos de toda la tienda. - Guarda los cambios. ### Portada En la pestaña Portada defines lo primero que ve el comprador al entrar: - Imagen de portada: sube una foto (PNG, JPG o WEBP). - Título y Subtítulo: el mensaje principal. - Texto del botón y Enlace del botón: por ejemplo «Ver productos» enlazado a una categoría de ofertas. ### Bloques de la página de inicio Más abajo, en la misma pestaña, ves la lista de bloques que pueden aparecer en el inicio de tu tienda (por ejemplo destacados, categorías, ofertas). Puedes: - Activar o desactivar cada bloque con su casilla. - Ordenarlos arrastrándolos o con las flechas, para decidir qué aparece primero. 💡 Los cambios de aspecto se ven de inmediato en tu tienda publicada, sin que tengas que despublicarla ni avisar a tus compradores.Qué productos y categorías aparecen en el catálogo, sus fotos adicionales, destacados y ofertas se configuran aparte, en Tienda Online → Catálogo. --- ## Precios y existencias en la tienda online: lista de precio, IVA incluido y ventas sin stock Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/296-precios-y-existencias-en-la-tienda-online-lista-de-precio-iva-incluido-y-ventas-sin-stock Qué lista de precios usa tu tienda, si muestra los precios con IVA incluido, y si deja comprar productos agotados. ## Precios y existencias en la tienda online En ERP / CRM → Tienda Online → Configuración, pestaña Catálogo y precios, defines con qué precios se muestra tu catálogo y cómo se comporta el stock frente al comprador. ### Lista de precio Elige cuál de las listas de precio de tus productos (Precio 1, 2, 3 o 4) usa la tienda. Es la misma columna de precio que ya tienes en Productos; las ofertas puntuales de un producto se configuran aparte, en Tienda Online → Catálogo. ### Precios con IVA incluido Con el interruptor Mostrar precios con IVA incluido activado, el comprador ve siempre el precio final que va a pagar. Desactivado, ve el precio sin IVA y el impuesto se suma en el checkout. ### Mostrar existencias El interruptor Mostrar existencias («quedan 3») hace que, cuando el stock de un producto es bajo, la tienda avise cuántas unidades quedan, para generar urgencia de compra. ### Vender sin stock («bajo pedido») El interruptor Permitir comprar sin stock (bajo pedido) decide qué pasa con un producto agotado: - Apagado (por defecto): el producto agotado se ve en el catálogo, pero no se puede agregar al carrito. - Activado: el comprador puede comprarlo igual, aunque no haya existencia en ese momento (quedará a la espera de que lo reabastezcas). 💡 Si un pedido se pagó y, al momento de facturar, ya no hay suficiente stock de algún producto, el pedido queda en estado Pagado sin stock en Tienda Online → Pedidos. Reabastece el producto y usa el botón Refacturar para que el sistema vuelva a intentar emitir la factura.Qué productos aparecen en el catálogo se controla con la casilla «Visible en tienda online» de cada producto, en Productos & Servicios. --- ## Usar tu propio dominio en la tienda online (tienda.suempresa.com) Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/297-usar-tu-propio-dominio-en-la-tienda-online-tiendasuempresacom Cómo conectar tu propio dominio a la tienda online con un registro CNAME y verificarlo, sin perder el subdominio incluido. ## Usar tu propio dominio en la tienda online Tu tienda ya funciona con un subdominio gratuito (por ejemplo mitienda.tienda.), pero puedes conectarla también a tu propio dominio, como tienda.suempresa.com, para que se vea con tu marca. ### Antes de empezar - Primero reserva tu subdominio en ERP / CRM → Tienda Online → Dominio: el dominio propio es un paso aparte, no un reemplazo. - Necesitas acceso al panel DNS donde compraste tu dominio. ### Paso a paso - Ve a Tienda Online → Dominio y, en «Dominio propio (opcional)», escribe tu dominio (por ejemplo tienda.suempresa.com) y pulsa Guardar dominio. - En el panel DNS de tu proveedor (donde compraste el dominio), crea un registro CNAME con el nombre que te indica la pantalla (por ejemplo «tienda») apuntando al valor que te muestra el sistema. Si tu proveedor no permite CNAME ahí, usa un registro A hacia la IP que te indica la misma pantalla. - Espera unos minutos; algunos proveedores de DNS tardan hasta 24 horas en propagar el cambio. - Vuelve a la pantalla y pulsa Verificar DNS ahora. - Si usas Payphone como pasarela, registra también este dominio en tu consola de Payphone, en sus dominios autorizados. 💡 El certificado HTTPS se emite automáticamente, sin que tengas que hacer nada más, apenas la primera persona visita tu dominio después de verificado: normalmente en menos de un minuto. ### Preguntas frecuentes ¿El subdominio deja de funcionar si pongo mi dominio propio? No. Los enlaces con el subdominio original siguen abriendo la tienda con normalidad. ¿Puedo usar mi dominio raíz (suempresa.com) en vez de un subdominio mío? Técnicamente se puede con un registro A, pero lo habitual es dejar la web corporativa en el dominio raíz y la tienda en un subdominio propio, como tienda.suempresa.com. Pulsé Verificar y sigue «Pendiente de verificar» Revisa que el registro CNAME (o A) quede exactamente con el nombre y el valor que indica la pantalla, y espera a que tu proveedor de DNS termine de propagar el cambio antes de volver a intentar. --- ## Al publicar tu tienda online: qué cambia y qué significa el modo de pruebas Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/298-al-publicar-tu-tienda-online-que-cambia-y-que-significa-el-modo-de-pruebas Qué queda fijo en tu empresa al publicar la tienda, y por qué tu tienda muestra la banda de modo de pruebas. ## Al publicar tu tienda online: qué cambia y qué significa el modo de pruebas ### ¿Qué cambia en mi empresa al publicar la tienda? Publicar la tienda la hace visible para cualquier persona en su dirección web. Al publicarla, dos datos quedan fijos y ya no se pueden cambiar sin despublicarla primero: - El punto de emisión que factura los pedidos. - La bodega de la que se descuenta el inventario. Si de verdad necesitas cambiar cualquiera de los dos, ve a Tienda Online → Inicio y despublica primero; después puedes ajustarlos en Configuración y volver a publicar. 💡 El resto de la configuración (aspecto, precios, catálogo, envíos, políticas) se puede seguir editando en cualquier momento, publicada o no, y los cambios se ven de inmediato. ### Tienda en ambiente de pruebas: la banda «modo de pruebas» El ambiente de la tienda (pruebas o producción) lo hereda directamente del punto de emisión que elegiste al configurarla: no se elige por separado. Si ese punto de emisión está en ambiente de pruebas: - La tienda muestra arriba una banda visible: «Tienda en modo de pruebas: los pedidos y facturas de esta tienda no tienen validez tributaria.» - Las pasarelas de pago usan sus credenciales de prueba (sandbox), nunca las reales. - Las facturas de los pedidos van al SRI de pruebas, igual que cualquier comprobante en ese ambiente. Para vender de verdad, cambia el ambiente del punto de emisión a Producción en Configuración → Puntos de Emisión; la banda desaparece sola y las pasarelas pasan a sus credenciales reales. 💡 Mientras preparas tu tienda y no quieres que nadie la vea todavía, usa Vista previa (en Tienda Online → Dominio): muestra una banda distinta («Vista previa: esta tienda aún no está publicada») y solo tú puedes verla. --- ## Módulo de Cobranza: activarlo y configurar condiciones de pago con descuento por pronto pago Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/299-modulo-de-cobranza-activarlo-y-configurar-condiciones-de-pago-con-descuento-por-pronto-pago Cómo activar el módulo de Cobranza, crear condiciones de pago con plazo y cuotas, y automatizar el descuento por pronto pago. ## Módulo de Cobranza: activarlo y condiciones de pago con descuento por pronto pago ### Activación y prueba gratis El módulo de Cobranza se contrata, igual que los demás módulos, desde el Escritorio → Comprar adicionales (si tu cuenta la administra un proveedor, pídeselo a él). También puedes activarlo en modo de prueba gratuita antes de pagarlo. 💡 Si acabas de activar el módulo y no ves Cobranza en el menú lateral, cierra sesión y vuelve a entrar: los módulos se cargan al iniciar sesión, así que un cambio reciente no siempre aparece sin volver a entrar. ### Condiciones de pago Una condición de pago es un plazo con nombre (por ejemplo Contado, 30 días o 30/60/90) que se asigna al cliente para que la factura proponga el plazo solo, sin teclearlo cada vez. Se crean en Cobranza → Condiciones de Pago → Nuevo. - Nombre: cómo la vas a reconocer en la lista. - Plazo y Unidad (días, meses o años): cuánto tiempo tiene el cliente para pagar. - Cuotas (opcional): si la condición se paga en varias partes, cada cuota vence en su propia fecha. Si lo dejas vacío, se usa el plazo de arriba como pago único. - Forma de pago que se propone en la factura. - Marca Usar por defecto si quieres que sea la condición que se sugiere para los clientes nuevos. ### Descuento por pronto pago En la misma condición puedes definir un descuento si el cliente paga rápido: - Descuento pronto pago (%): el porcentaje de descuento. - Si paga dentro de (días): el plazo máximo para que aplique el descuento. - Cómo se registra el descuento: Nota de crédito (recomendado: el documento va al SRI, baja la base imponible y recuperas el IVA proporcional) o Gasto financiero (sin documento; el IVA ya declarado sobre el total de la factura queda a tu cargo). Al ir a cobrar la factura dentro del plazo, el sistema avisa el importe del descuento ya calculado sobre el saldo pendiente. ### Automatizar la nota de crédito por pronto pago En Cobranza → Configuración activa Emitir las notas de crédito por pronto pago automáticamente: cada madrugada el sistema revisa los clientes con descuento por pronto pago todavía en plazo y emite la nota de crédito con la fecha del día. Solo se emite sobre facturas autorizadas y a un comprador identificado (nunca a consumidor final); las que no cumplan esas condiciones quedan en Propuestas para que las revises tú. 💡 Con el mismo mecanismo existe Emitir las notas de débito por mora automáticamente, para cobrar intereses a los clientes vencidos según la tasa de mora que configures. --- ## Configurar los datos, la bodega y la dirección web de tu tienda Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/231-configurar-los-datos-la-bodega-y-la-direccion-web-de-tu-tienda Nombre, punto de emisión y bodega de la tienda; por qué la bodega debe ser la del establecimiento y cómo elegir el subdominio. ## Para qué sirve En ERP / CRM → Tienda Online → Configuración defines con qué punto de emisión factura tu tienda, de qué bodega descuenta inventario y cómo te contactan los compradores. ## Campos principales - Nombre de la tienda (obligatorio) y Eslogan. - Punto de emisión que factura (obligatorio): el ambiente de la tienda (pruebas o producción) se hereda de este punto de emisión. - Bodega que despacha (obligatorio). - Forma de pago SRI que se usará en la factura del pedido. - Contacto (WhatsApp, correo), dirección y horario de retiro, redes sociales. ## «La bodega de la tienda debe ser la bodega por defecto del establecimiento» Causa: la factura del pedido siempre descuenta inventario en la bodega por defecto del establecimiento, sin importar cuál elijas en esta pantalla. Si la bodega de la tienda no coincide con esa bodega por defecto, el paso «Datos» del checklist queda en rojo y no puedes publicar. Solución: elige la bodega por defecto del establecimiento aquí en Configuración, o cambia cuál es la bodega por defecto del establecimiento (en Configuración → Establecimientos) antes de publicar. 💡 Con la tienda ya publicada, el punto de emisión y la bodega quedan fijos: si intentas cambiarlos, el sistema avisa que no se modifican en una tienda publicada y conserva los anteriores. Despublica primero si realmente necesitas cambiarlos. ## Elegir la dirección web (subdominio) En Tienda Online → Dominio eliges el subdominio de tu tienda: mínimo 3 caracteres (letras, números y guiones), único en toda la plataforma. Queda publicada como mitienda.tienda.. Hay nombres reservados que no puedes usar (www, admin, api, demo, soporte, pagos, blog, entre otros). Avisos posibles: - «El subdominio debe tener al menos 3 caracteres (letras, números y guiones).» - «Ese subdominio está reservado. Elija otro.» - «El subdominio ya está en uso. Pruebe con otro.» - «La tienda está publicada: despublíquela antes de cambiar el subdominio.» --- ## Configurar el retiro en tienda y las tarifas de envío por provincia y ciudad Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/232-configurar-el-retiro-en-tienda-y-las-tarifas-de-envio-por-provincia-y-ciudad Cómo activar el retiro en tienda y crear tarifas de envío por provincia o ciudad, y cómo se eligen al comprar. ## Para qué sirve En ERP / CRM → Tienda Online → Envíos defines cómo reciben el pedido tus compradores: retirándolo en tu local o con envío a domicilio. ## Retiro en tienda Lo activas sin costo adicional; puedes indicar un tiempo estimado, la dirección y el horario de atención. ## Tarifas de envío por provincia y ciudad - Crea una tarifa eligiendo la provincia (y, si quieres ser más específico, también la ciudad). Si no eliges provincia, la tarifa aplica al «resto del país». - Define el costo, opcionalmente un monto de «gratis desde» (envío gratis a partir de ese valor de compra) y el tiempo estimado. - Activa, desactiva o elimina tarifas cuando lo necesites. En el checkout, el sistema aplica la tarifa más específica disponible: primero busca por ciudad, luego por provincia, y si no hay ninguna, usa la tarifa de «resto del país». ## Cómo se factura el envío El envío se factura como un ítem de servicio con IVA 15 %. Si tu tienda muestra los precios con IVA incluido, el costo de envío también se toma con IVA incluido. 💡 No hay pago contra entrega: el comprador paga el envío junto con su compra, por tarjeta o transferencia. ## Errores comunes - «La provincia no existe.» - «La ciudad no pertenece a la provincia elegida.» --- ## Configurar el cobro en línea de la tienda: tarjeta con pasarela y transferencia bancaria Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/233-configurar-el-cobro-en-linea-de-la-tienda-tarjeta-con-pasarela-y-transferencia-bancaria Cómo crear y verificar una pasarela de pago con tarjeta o una cuenta para transferencia, y a dónde llega el dinero. ## Para qué sirve En ERP / CRM → Tienda Online → Pasarelas configuras cómo te pagan los compradores en línea: con tarjeta (a través de una pasarela) o por transferencia bancaria. 💡 Solo el titular de la cuenta puede entrar a esta pantalla. ## Crear una pasarela Debes crear una pasarela por ambiente: una para Producción (cobros reales) y, si quieres probar, otra para Pruebas (sandbox). - Tarjeta: llena el Token y el Store ID de tu propia cuenta en la pasarela de pagos que uses. - Transferencia: banco, tipo y número de cuenta, titular, cédula/RUC e instrucciones para el comprador. Después de crearla, pulsa Probar para verificarla: la pasarela de transferencia queda verificada de inmediato al probarla. 💡 Los cobros llegan a tu propia cuenta en la pasarela o a tu propia cuenta bancaria, nunca a una cuenta de tu proveedor del sistema. ## Credenciales El Token y los demás datos secretos se guardan cifrados y no se vuelven a mostrar en pantalla. Si editas la pasarela y dejas un campo secreto en blanco, el sistema conserva el valor que ya tenías guardado. ## Errores comunes - «Ya existe … en ese ambiente. Edítela en vez de crear otra.» - «Falta el campo….» - «Es la única pasarela verificada de su tienda publicada. Despublique la tienda o configure otra antes de eliminarla.» - «La verificación de pasarelas aún no está disponible en este servidor…»: espera e intenta más tarde, o escribe a soporte si persiste. --- ## Cómo compra un cliente en tu tienda online Categoría: Módulos URL: https://azur.com.ec/ayuda/234-como-compra-un-cliente-en-tu-tienda-online Lo que ve el comprador: carrito, checkout, identificación obligatoria, reserva de stock y plazos de pago por transferencia. ## Para qué sirve Así es la experiencia del comprador en tu tienda publicada, de principio a fin. ## El carrito Admite hasta 50 líneas de producto y un máximo de 999 unidades por producto, solo en cantidades enteras. El carrito se guarda hasta 30 días, aunque el comprador cierre el navegador y vuelva después. ## El checkout Para finalizar la compra, el comprador debe indicar una identificación obligatoria: cédula (10 dígitos), RUC (13 dígitos) o pasaporte — nunca consumidor final. También pide nombre, correo, teléfono, dirección, si retira en tienda o pide envío, la forma de pago y la aceptación de los términos. ## Reserva de stock y plazos de pago - Pago con tarjeta: el stock se reserva 15 minutos mientras el comprador completa el pago. - Pago por transferencia: el pedido queda a la espera de confirmación por hasta 3 días. 💡 Si vas a probar el flujo de compra, usa la cuenta de pruebas: nunca completes una compra real para verificar la tienda. --- ## Preguntas frecuentes de Órdenes de Servicio Técnico Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/304-preguntas-frecuentes-de-ordenes-de-servicio-tecnico ¿Se puede eliminar una orden? ¿Un técnico solo ve sus propias órdenes? Respuestas sobre cómo funcionan las órdenes del módulo de Servicio Técnico. ## ¿Para qué sirve? El módulo de Servicio Técnico (ERP / CRM → Servicio Técnico → Ordenes) permite registrar y dar seguimiento a las órdenes de reparación o mantenimiento de tus clientes. Aquí respondemos las dudas más frecuentes sobre cómo se manejan. ## ¿Puedo eliminar una orden de servicio? No existe una opción para eliminar una orden de servicio. Si necesitas anularla, cambia su estado a Cancelado. Si te equivocaste, puedes reactivarla llevándola de nuevo a Recibido. 💡 Las órdenes canceladas no desaparecen: siguen contando en el indicador «Cancelados» del tablero y en los reportes del módulo, para que tengas un historial completo. ## ¿Un técnico solo ve sus propias órdenes? No. Todos los usuarios con acceso al módulo (dueño y vendedores) ven todas las órdenes del establecimiento, no solo las asignadas a un técnico en particular. - Si quieres ver solo las órdenes de un técnico, usa el filtro Técnico en Ordenes → Ver Todas. - Tampoco existe un permiso especial para facturar órdenes: cualquier vendedor con acceso al módulo de Servicio Técnico puede facturar cualquier orden, no solo las suyas. ## Repuestos, correos y facturación de la orden Algunos puntos útiles sobre lo que pasa al avanzar una orden: - Al facturar una orden, los repuestos usados se descuentan automáticamente del inventario (kardex) de su bodega, con el detalle «Factura N.º...»; el servicio o mano de obra no mueve inventario. - Si el cliente de la factura es Consumidor Final y el total supera USD 50,00, o si su cédula/RUC no es válida o le falta la razón social, la factura se guarda como borrador (no se envía al SRI) y el sistema explica el motivo; corrige los datos del cliente y envíala desde Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos (editar). - Una orden ya facturada queda bloqueada: no se le pueden agregar ni quitar repuestos o servicios. - Los correos automáticos al cliente (al cambiar el estado de la orden) saludan por su nombre o razón social, y llegan con el nombre comercial del taller como remitente si no tiene su propio SMTP configurado. --- ## Módulo de Servicio Técnico Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/40-modulo-de-servicio-tecnico Qué es el módulo de Servicio Técnico, qué incluye, cómo activarlo y cuál es el flujo de una orden desde la recepción hasta la factura. El módulo de Servicio Técnico sirve a talleres y empresas que reparan o dan mantenimiento a equipos. Registra cada equipo que recibes en una orden de servicio, sigue su avance por estados, informa al cliente por correo y, al terminar, emite la factura electrónica desde la misma orden. ## Antes de empezar - Es un módulo adicional. Si no lo tienes activo, al entrar verás el recuadro PREMIUM con el botón Empezar Prueba Gratis. Para contratarlo usa Configuración → Módulos. - Los técnicos son los vendedores activos de tu establecimiento (Configuración → Vendedores). - Cada tipo de servicio necesita un producto de Productos & Servicios para poder facturarlo. ## Qué puedes hacer - Crear órdenes con los datos del cliente, el equipo (marca, modelo, serie/IMEI, color, accesorios, estado físico) y el servicio. - Subir fotos del equipo al recibirlo y en cada cambio de estado. - Registrar diagnóstico inicial, diagnóstico técnico, solución aplicada y repuestos usados (desde tu inventario). - Imprimir dos PDF: el Comprobante de recepción y el Presupuesto. - Enviar correos automáticos al cliente cuando cambia el estado. - Emitir la factura electrónica de la orden con un clic. - Consultar reportes por fecha, técnico, tipo de equipo o servicio y estado, y exportarlos a Excel o PDF. ## Dónde está en el menú En el menú lateral entra a ERP / CRM → Servicio Técnico: - Ordenes → Nueva Orden y Ordenes → Ver Todas. - Tipos de Equipos y Tipos de Servicios: tus catálogos. - Configuración: condiciones del servicio, fotos en el PDF y notificaciones por correo. - Reportes: General, Por Técnico, Por Tipo Equipo y Por Estado. ## Flujo de una orden Cada orden avanza por estos estados: - Recibido: el equipo ingresó al taller (estado inicial). - En Diagnóstico: el técnico revisa la falla. - En Reparación: se está arreglando. - Reparado: listo para entregar. - Entregado: el cliente retiró el equipo. - Cancelado: la orden se anuló (puedes cancelar desde Recibido, En Diagnóstico o En Reparación). Puedes facturar cuando la orden está en Reparado o Entregado. 💡 Antes de crear tu primera orden, registra tus Tipos de Equipos y Tipos de Servicios. Revisa también el artículo «Servicio Técnico: guía rápida de inicio». --- ## Tipos de Equipos y Tipos de Servicios Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/41-tipos-de-equipos-y-tipos-de-servicios Configura los catálogos del taller: los tipos de equipos que recibes y los servicios que cobras, vinculados a un producto para facturar. Antes de registrar órdenes arma dos catálogos: los Tipos de Equipos (qué aparato recibes) y los Tipos de Servicios (qué trabajo haces y cobras). Se guardan por establecimiento y por ambiente (pruebas o producción). ## Tipos de Equipos Clasifican el aparato que entra al taller: Laptop, Celular, Impresora, Televisor, etc. ### Crear un tipo de equipo - Ve a ERP / CRM → Servicio Técnico → Tipos de Equipos. - Haz clic en Nuevo Tipo de Equipo. - Escribe el Nombre (obligatorio) y, si quieres, una Descripción. - Haz clic en Guardar. En la lista puedes buscar por nombre, editar o eliminar cada tipo. ## Tipos de Servicios Describen el trabajo que cobras: Revisión general, Cambio de pantalla, Mantenimiento, Formateo, etc. ### Antes de empezar Crea en Productos & Servicios un producto para cada servicio, con su tarifa de IVA correcta (15 %, 5 % o 0 %). Sin producto no podrás guardar el tipo de servicio. ### Crear un tipo de servicio - Ve a ERP / CRM → Servicio Técnico → Tipos de Servicios. - Haz clic en Nuevo Tipo de Servicio. - Completa: Nombre (obligatorio). - Descripción (opcional). - Precio Referencial ($): precio sugerido; lo puedes cambiar en cada orden. - Producto para Facturación (obligatorio): búscalo por código o nombre. A la derecha verás su información. - Haz clic en Guardar. ### Por qué importa el producto vinculado El IVA del servicio se toma del producto vinculado. Si el producto tiene IVA 15 %, la orden y la factura cobran 15 % sobre el costo del servicio. Si el producto no tiene IVA, el servicio sale con 0 %. Revisa la tarifa del producto antes de facturar. ## Crear tipos sin salir de la orden En la nueva orden (y al editarla), junto a Tipo de Equipo y Tipo de Servicio hay un botón +. Ábrelo para crear el tipo al vuelo; para un servicio también te pide el producto para facturación. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo eliminar un tipo que ya usé en órdenes? Sí. Al eliminarlo deja de aparecer para nuevas órdenes; las órdenes anteriores no se borran. Si solo quieres corregir el nombre, mejor usa Editar. ### Ya existe un tipo con ese nombre No se permiten dos tipos de servicio con el mismo nombre en el mismo establecimiento. Edita el existente o usa otro nombre. ### Creé los tipos y no aparecen Revisa que estés en el mismo establecimiento y ambiente (pruebas o producción) donde los creaste. --- ## Gestión de órdenes de servicio Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/43-gestion-de-ordenes-de-servicio Usa la lista de órdenes: indicadores por estado, filtros, cambio rápido de estado, PDF, facturación y las reglas de cada estado. La lista de órdenes es tu tablero de trabajo diario: ves cuántos equipos hay en cada estado, buscas una orden, cambias su estado y sacas sus documentos. ## Cómo llegar Entra a ERP / CRM → Servicio Técnico → Ordenes → Ver Todas. ## Indicadores Arriba verás siete tarjetas: Total, Recibidos, Diagnóstico, Reparación, Reparados, Entregados y Cancelados. ## Buscar y filtrar - En Buscar escribe el número de orden, el cliente, la marca o el modelo. - Elige el Estado, el rango Desde / Hasta (fecha de recepción) y el Técnico. - Haz clic en Buscar. El botón Nueva abre una orden nueva. ## Qué muestra la tabla - # Orden: número automático, formato ST-001-0000001 (código de establecimiento + secuencia). - Cliente, Equipo, Técnico, Recepción y Total. - Estado: etiqueta de color; haz clic para cambiarlo. - Doc: muestra Facturada si ya tiene factura. - Acciones: Ver / Editar, Presupuesto, Comprobante y Facturar (o Ver Factura). ## Cambiar el estado rápidamente - Haz clic en la etiqueta de estado de la orden. - Elige el nuevo estado (solo aparecen los permitidos). - En la ventana, escribe un Comentario y, si quieres, adjunta una Evidencia fotográfica. - Confirma. El cambio queda en el historial y, si está activado, el cliente recibe un correo. ## Estados permitidos - Recibido → En Diagnóstico o Cancelado. - En Diagnóstico → En Reparación o Cancelado. - En Reparación → Reparado o Cancelado. - Reparado → Entregado, o volver a En Reparación. - Entregado → volver a Reparado o En Reparación (si el cliente regresa con el mismo problema). - Cancelado → Recibido (para reactivar una orden cancelada por error). Para marcar Entregado el total de la orden debe ser mayor a $0,00. ## Acciones de cada orden - Ver / Editar: abre la orden completa (diagnóstico, repuestos, fotos, historial). - Presupuesto: PDF con el detalle de costos y espacio para la firma de aprobación del cliente. - Comprobante: PDF de recepción con datos del cliente y del equipo, diagnósticos, fotos y las condiciones del servicio. - Facturar: emite la factura electrónica. Solo funciona con la orden en Reparado o Entregado y total mayor a $0,00. 💡 Una orden facturada queda bloqueada: ya no puedes editar sus datos ni cambiar su estado. La única excepción es pasar de Reparado a Entregado cuando el cliente retira el equipo. Revisa también el artículo «Crear y editar órdenes de servicio». --- ## Crear y editar órdenes de servicio Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/44-crear-y-editar-ordenes-de-servicio Paso a paso para recibir un equipo, registrar diagnóstico y repuestos, cambiar el estado y emitir la factura electrónica de la orden. Aquí aprendes a registrar un equipo que entra al taller y a llevar la orden hasta la factura. ## Antes de empezar - El cliente debe existir en Clientes/Proveedores, con correo en su sucursal si quieres que reciba avisos. - Ten creados tus Tipos de Equipos y Tipos de Servicios (o créalos con el botón + dentro de la orden). ## Crear una orden - Ve a ERP / CRM → Servicio Técnico → Ordenes → Nueva Orden. - Cliente: en Buscar Cliente escribe el nombre o la identificación y elígelo. Luego selecciona la Sucursal. - Equipo: elige el Tipo de Equipo y completa Marca, Modelo, Serie / IMEI, Color, Accesorios Recibidos y Estado Físico del Equipo (rayones, golpes, pantalla rota…). - Servicio: elige el Tipo de Servicio, el Técnico Asignado, la Fecha Recepción y, si quieres, la Fecha Estimada Entrega. Escribe el Costo Servicio ($), el Diagnóstico Inicial (Cliente) y las Observaciones. - Evidencias de Recepción: arrastra o selecciona fotos del equipo (JPG o PNG, máximo 5 MB cada una). - Haz clic en Crear Orden de Servicio. Son obligatorios: Cliente, Tipo de Equipo, Tipo de Servicio y Fecha Recepción. La orden nace en estado Recibido y recibe su número automático. En producción, si está activado, el cliente recibe por correo el comprobante de recepción en PDF. ## Editar la orden En la lista de órdenes haz clic en Ver / Editar. Arriba verás la barra de progreso con el estado actual. Además de los datos de la creación, aquí puedes llenar: - Diagnóstico Técnico: lo que encontró el técnico. - Solución Aplicada: qué se hizo para reparar. - Evidencias: más fotos del equipo. - Historial: cada cambio de estado con fecha, usuario y comentario. ### Cambiar el estado - En el recuadro Cambiar Estado elige el nuevo estado (por defecto dice «Mantener actual»). - Haz clic en Guardar Cambios. Se guardan los datos y el estado a la vez. ### Agregar repuestos y materiales - En Detalle de Costos elige la Bodega y busca el Producto de tu inventario. - Ajusta la descripción, la Cantidad y el P. Unitario. El IVA se toma del producto. - Haz clic en Agregar Item. Puedes quitar ítems de la tabla. El total de la orden es el costo del servicio más los ítems, con su IVA. Desde esta sección también abres el Presupuesto en PDF. ## Facturar la orden - Lleva la orden a Reparado o Entregado y verifica que el total sea mayor a $0,00. - Haz clic en Facturar (en la lista o dentro de la orden) y confirma con Si, Facturar. - El sistema emite la factura con el servicio y los repuestos, la envía al SRI y crea la cuenta por cobrar. Usa Ver Factura para revisarla en Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos. 💡 La factura consume un comprobante de tu plan y se emite con forma de pago «sin utilización del sistema financiero». Recuerda que a consumidor final solo puedes facturar hasta USD 50 y que desde 2026 esa factura no se puede anular ni hacerle nota de crédito: si el servicio cuesta más, registra al cliente con su cédula o RUC. ## Errores comunes - «Solo se puede facturar ordenes en estado Reparado o Entregado»: cambia primero el estado. - «El total de la orden debe ser mayor a 0»: escribe el costo del servicio o agrega ítems. - «Esta orden ya fue facturada y no puede ser modificada»: la orden facturada queda bloqueada; solo puedes pasarla de Reparado a Entregado. - No te deja guardar un ítem: debes elegir bodega y producto. --- ## Configuración del módulo de Servicio Técnico Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/42-configuracion-del-modulo-de-servicio-tecnico Personaliza las condiciones del servicio, las fotos en el comprobante PDF y los correos automáticos al cliente en cada cambio de estado. En la configuración defines qué ve tu cliente en el comprobante de recepción y qué correos recibe mientras su equipo está en el taller. La configuración es por establecimiento. ## Cómo llegar - Entra a ERP / CRM → Servicio Técnico → Configuración. - Haz tus cambios y pulsa Guardar. ## Condiciones del Servicio Es el texto que se imprime al pie del Comprobante PDF de recepción (por ejemplo, plazos, abandono de equipos, respaldo de datos). Escríbelo a tu medida. Si quieres volver al texto original, haz clic en Restaurar texto por defecto. ## Imágenes en Comprobante PDF Activa Mostrar imágenes de recepción en el comprobante PDF para que las fotos que subiste al crear la orden salgan en el comprobante. Desactívalo si prefieres un PDF solo con texto. ## Notificaciones por correo electrónico Activa o desactiva cada aviso al cliente: - Recepción: envía el comprobante PDF al crear la orden. - Diagnóstico: al pasar a En Diagnóstico. - Reparación: al pasar a En Reparación. - Reparado: cuando el equipo está listo. - Entregado: al entregar el equipo. - Cancelado: al cancelar la orden. Si al cambiar el estado escribes un comentario, este va dentro del correo. ## Preguntas frecuentes ### ¿A qué correo llegan los avisos? A los correos registrados en la sucursal del cliente que elegiste en la orden. Si la sucursal no tiene correo, no se envía nada. ### Creé una orden y el cliente no recibió nada Los correos solo salen en ambiente de producción. En pruebas no se envían. Revisa también que el aviso esté activado y que la sucursal tenga correo. ### ¿Desde qué correo se envían? Desde el correo SMTP configurado para tu establecimiento. Si no tienes uno, el sistema usa su correo de envío por defecto. --- ## Reportes y estadísticas del Servicio Técnico Categoría: Servicio Tecnico URL: https://azur.com.ec/ayuda/45-reportes-y-estadisticas-del-servicio-tecnico Consulta los reportes del taller: general, por técnico, por tipo de equipo o servicio y por estado. Exporta a Excel o PDF. Los reportes te muestran cuánto trabaja y factura tu taller en un período. Todos usan la fecha de recepción de las órdenes del establecimiento actual. ## Cómo llegar Entra a ERP / CRM → Servicio Técnico → Reportes y elige General, Por Técnico, Por Tipo Equipo o Por Estado. También puedes cambiar entre ellos con las pestañas de arriba. ## Usar los filtros - Elige la Fecha Inicio y la Fecha Fin (por defecto, el mes actual). - Ajusta la opción propia del reporte (ver abajo). - Haz clic en Filtrar. - Para descargar, usa Excel o PDF. ## Qué muestra cada reporte - General: elige la Vista Por Día, Por Mes o Por Año. Muestra total de órdenes, subtotal, IVA, total de ingresos y promedio por orden, con gráfico y tabla. - Por Técnico: órdenes de cada técnico, completadas, canceladas, total facturado y tiempo promedio en días. - Por Tipo: en Agrupar Por elige Tipo Equipo o Tipo Servicio. Muestra órdenes, total y porcentaje de cada uno. - Por Estado: cuántas órdenes hay en cada estado, su total y su porcentaje. Te ayuda a ver dónde se acumulan los equipos. 💡 Revisa el reporte Por Estado cada semana: si muchas órdenes se quedan en «En Diagnóstico» o «Reparado», hay un cuello de botella o equipos sin retirar. --- ## Módulo de Gestión Comercial Categoría: Gestion Comercial URL: https://azur.com.ec/ayuda/61-modulo-de-gestion-comercial Qué es el CRM de Gestión Comercial, cómo activarlo, qué muestra su pantalla principal y cómo configurar la visibilidad de los vendedores. El módulo de Gestión Comercial es un CRM integrado al sistema. Organiza tus oportunidades de venta en tableros por etapas (pipeline), guarda tus prospectos, programa actividades de seguimiento, envía cotizaciones y crea la factura cuando cierras el negocio. ## Antes de empezar - Es un módulo adicional. Si no está activo, al entrar verás el recuadro PREMIUM con el botón Empezar Prueba Gratis. Para contratarlo usa Configuración → Módulos. - Tu equipo comercial son los vendedores de Configuración → Vendedores. ## Dónde está en el menú En el menú lateral entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead: - Tableros → Ver Todos (pantalla principal) y Tableros → Nuevo Tablero. - Prospectos → Ver Todos y Prospectos → Nuevo Prospecto. - Reportes y Actividades. ## Pantalla principal - Botones superiores: engranaje (configuración), API (para conectar formularios web u otros sistemas que envían leads) y Nuevo Tablero. - Indicadores: Valor del Pipeline, Prospectos Activos, Tasa de Conversión, Actividades Pendientes y Actividades de Hoy. - Mis Tableros: cada tablero con su número de tarjetas y valor total. Su menú permite Editar, Vista Lista, Automatizaciones, Campos y Eliminar. - Acceso Rápido: Prospectos, Actividades, Reportes e Historial. ## Quién ve qué - El dueño de la cuenta ve y administra todo. - Un vendedor solo ve los tableros en los que lo incluyeron y, dentro de ellos, sus propios registros y los que no tienen responsable. - Los vendedores solo pueden editar y eliminar sus propios registros. ## Configurar el módulo - En la pantalla principal haz clic en el engranaje. - Visibilidad de Vendedores: marca a los vendedores que pueden ver las tarjetas, actividades y métricas de todo el equipo. - Facturación desde Tarjetas: en Acción al crear factura elige Guardar como borrador (la revisas y la envías tú) o Procesar inmediatamente (se firma y se envía al SRI al crearla). Con la segunda opción el sistema hace antes las mismas revisiones que la factura normal; si alguna falla, la factura queda en borrador y te muestra el motivo. - Creación Automática de Prospectos: si la activas, al crear una tarjeta se crea un prospecto con el título de la tarjeta. - Haz clic en Guardar configuración. 💡 La configuración y los tableros son por establecimiento. Si trabajas con varios establecimientos, configura cada uno. --- ## Clientes y prospectos Categoría: Gestion Comercial URL: https://azur.com.ec/ayuda/62-clientes-y-prospectos Registra, importa y da seguimiento a tus prospectos en Gestión Comercial, y vincúlalos con un cliente cuando concretan la venta. Un prospecto es una persona o empresa interesada en lo que vendes, que aún no es tu cliente. En Gestión Comercial lo registras, le das seguimiento con tarjetas y actividades y, cuando compra, lo vinculas con un cliente del sistema para poder facturarle. ## Ver tus prospectos - Entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead → Prospectos → Ver Todos. - Arriba verás: Total, Activos, Con Cliente (vinculados a un cliente) y Descartados. - Busca por nombre, RUC o correo y filtra por Estado, Fuente, Cliente (vinculado o sin vincular) y fechas de creación. Haz clic en Buscar. ## Crear un prospecto - Haz clic en Nuevo (o en Prospectos → Nuevo Prospecto). - Escribe el Nombre (único campo obligatorio). - Completa lo que tengas: Tipo Identificación (Cédula, RUC, Pasaporte o Exterior), Identificación, Correo, Teléfono, Celular, Empresa del Prospecto, Cargo, Provincia, Ciudad, Dirección y Notas. - En Fuente indica de dónde llegó: Web, Referido, Redes Sociales, Llamada, WhatsApp, Email, Evento u Otro. Esto alimenta el reporte de conversión. - Haz clic en Guardar Prospecto. También puedes crear el prospecto desde una tarjeta del tablero, o dejar que se cree solo con el título de la tarjeta si activaste esa opción en la configuración. ## Convertir, descartar o reactivar un prospecto En la lista de prospectos, cada fila tiene botones de acción (todos piden confirmación antes de hacer el cambio): - Convertir en cliente (ícono de persona): crea el cliente con los datos del prospecto y lo vincula. El tipo de identificación se pone solo: 13 dígitos = RUC, 10 dígitos = cédula, 9999999999999 = consumidor final; si no son solo números se respeta lo que elegiste (pasaporte o exterior). Si ya existe un cliente con esa identificación, lo vincula en vez de duplicarlo. El prospecto queda en estado Convertido. - Descartar (ícono de X): marca el prospecto como Descartado cuando ya no hay interés. Cuenta en el indicador Descartados y en la tasa de conversión. - Reactivar (ícono de flecha circular): devuelve a Activo un prospecto descartado. Si el prospecto no tiene identificación, el sistema te pide completarla antes de convertirlo. En el filtro Estado puedes ver solo los Activos, Convertidos o Descartados. ## Vincular el prospecto con un cliente Para facturar una oportunidad, su prospecto debe estar vinculado a un cliente. - Abre el prospecto desde la lista. - Si su identificación ya existe como cliente, verás Cliente existente encontrado: haz clic en Vincular. - Si no, busca el cliente por RUC o nombre, o usa Crear nuevo cliente: los datos vienen del prospecto; completa provincia y ciudad. - El prospecto pasa a contar en Con Cliente. Puedes quitar el vínculo con Desvincular. En la ficha del prospecto ves también sus Tarjetas Vinculadas y sus Actividades. ## Importar y exportar - Exportar: haz clic en Excel para descargar los prospectos con los filtros activos. - Importar: haz clic en Importar, descarga la plantilla, llénala (la primera fila son los encabezados) y sube el archivo .xlsx. Al terminar verás cuántos se crearon, cuántos se omitieron por duplicados y cuántos tuvieron errores. 💡 Registra siempre la Fuente: así sabrás en el reporte de conversión qué canal te trae más ventas. --- ## Oportunidades y pipeline Categoría: Gestion Comercial URL: https://azur.com.ec/ayuda/63-oportunidades-y-pipeline Crea tableros, organiza tus oportunidades por etapas, trabaja cada tarjeta (productos, actividades, cotización) y factura al ganar la venta. El pipeline es tu proceso de ventas en forma de tablero: cada columna es una etapa y cada tarjeta es una oportunidad de negocio. Puedes tener varios tableros, por ejemplo uno para productos y otro para servicios. ## Crear un tablero - Entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead → Tableros → Nuevo Tablero (o al botón Nuevo Tablero de la pantalla principal). - Escribe el Nombre y elige el Tipo (Pipeline de Ventas, Proyecto o Seguimiento), el Color y una descripción. - En Vendedores con acceso al tablero marca quién lo verá. Si no marcas a nadie, solo el administrador lo ve. - Haz clic en Crear Tablero. El tablero nace con estas etapas: Nuevo Lead, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido. Para cambiar nombres o colores, o agregar etapas, usa Editar en el menú del tablero (o Nueva Etapa dentro del tablero). Las etapas finales se marcan como «Ganado/Completado» o «Perdido/Cancelado». ## Crear una oportunidad (tarjeta) - Abre el tablero desde Tableros → Ver Todos. - En la columna de la etapa, haz clic en Agregar tarjeta. - Escribe el título y guárdalo. - Haz clic en la tarjeta para abrir su detalle y completarla. ## Qué puedes registrar en la tarjeta - Prospecto y Cliente: asocia el prospecto (o créalo con el +) y vincula su cliente. - Responsable, Prioridad (Baja, Media, Alta, Urgente), Vencimiento y Valor Estimado. - Etiquetas, Descripción y una lista de verificación (checklist). - Campos Personalizados del tablero. - Comentarios y archivos adjuntos (PDF, imágenes o documentos de hasta 10 MB). - Actividades: Llamada, Correo, Reunión, Nota o WhatsApp, con fecha, hora y recordatorio. - Productos: elige bodega y busca productos de tu inventario; el valor de la tarjeta se calcula con ellos. - Historial: todo lo que pasó con la tarjeta. ## Mover las oportunidades - Arrastra la tarjeta a la columna de la nueva etapa. El cambio queda en el historial. - El progreso se calcula según la etapa; en Ganado o Perdido llega al 100 %. - El menú de la tarjeta permite Abrir, Duplicar, Archivar y Eliminar. Las archivadas se recuperan desde Tarjetas Archivadas. - En la Vista Lista puedes seleccionar varias tarjetas y moverlas de etapa, cambiar responsable o prioridad, archivarlas o eliminarlas de una vez. ## Enviar una cotización - Agrega productos a la tarjeta. - Haz clic en Enviar Cotización. - Escribe uno o varios correos separados por comas, un mensaje y los días de validez (15 por defecto). - Haz clic en Generar y Enviar. El cliente recibe el PDF y la cotización queda en el historial de la tarjeta. ## Facturar una oportunidad ganada Requisitos: la tarjeta debe tener productos y un prospecto vinculado a un cliente con sucursal por defecto. - Abre la tarjeta y haz clic en Facturar. - Confirma con Si, Facturar. Se crea la factura con los productos de la tarjeta y se abre en una nueva pestaña. - Revisa la factura en Comprobantes Electrónicos → Facturas → Todos y comprueba que quede autorizada. Si quedó como borrador, procésala desde allí. Después de facturar, los productos de la tarjeta quedan bloqueados y verás el botón Ver Factura. ## Automatizar el tablero En el menú del tablero, Automatizaciones te deja crear reglas del tipo «cuando pase X, haz Y». Por ejemplo: cuando una tarjeta llega a una etapa, crear una actividad, asignar un responsable, cambiar la prioridad, agregar una etiqueta o enviar una notificación al responsable. Revisa también el artículo «Clientes y prospectos». --- ## Reportes comerciales Categoría: Gestion Comercial URL: https://azur.com.ec/ayuda/64-reportes-comerciales Analiza tu pipeline, el desempeño de los vendedores, las actividades y la conversión de prospectos, y descarga cada reporte a Excel. Los reportes de Gestión Comercial te dicen cuánto vale tu pipeline, quién vende más, si tu equipo cumple sus actividades y qué fuentes convierten mejor. ## Cómo llegar Entra a ERP / CRM → Gestión Comercial Lead → Reportes, o haz clic en Reportes en el Acceso Rápido de la pantalla principal. ## Usar los filtros - Elige la pestaña: Pipeline, Vendedores, Actividades o Conversión. - Define Desde y Hasta (por defecto, el último mes). - En Pipeline puedes elegir además un Tablero. - Haz clic en Filtrar. Para descargar, usa Excel. ## Qué muestra cada reporte - Pipeline: por cada etapa, número de tarjetas, valor estimado y porcentaje del total, con un embudo visual. Si muchas tarjetas se acumulan en una etapa, ahí hay un cuello de botella. - Vendedores: por vendedor, tarjetas, valor total, prospectos, convertidos, actividades y actividades completadas. - Actividades: por tipo (Llamada, Correo, Reunión, Nota, WhatsApp), total, completadas, pendientes y tasa de cumplimiento. - Conversión: total de prospectos y tasa de conversión, por fuente (total, activos, convertidos, descartados) y por mes. ## Indicadores de la pantalla principal - Valor del Pipeline: suma del valor estimado de las oportunidades. - Prospectos Activos: prospectos en seguimiento. - Tasa de Conversión: porcentaje de prospectos convertidos en clientes. - Actividades Pendientes y Actividades de Hoy. ## Historial Global Con el botón Historial Global ves todo lo que se hizo en el módulo (tarjetas, prospectos, actividades, cotizaciones, automatizaciones, etapas y tableros), quién lo hizo y cuándo. 💡 Para que el reporte de conversión sea útil, registra la Fuente de cada prospecto al crearlo. --- ## Calendario de actividades y cómo reagendar arrastrando Categoría: Gestion Comercial URL: https://azur.com.ec/ayuda/305-calendario-de-actividades-y-como-reagendar-arrastrando Ve tus actividades de Gestión Comercial en calendario por colores y reagéndalas arrastrándolas a otro día. ## ¿Para qué sirve? El Calendario de actividades te muestra de un vistazo todas las tareas, llamadas y reuniones programadas en Gestión Comercial, organizadas por día, con un color distinto según el tipo de actividad. Necesitas el módulo de Gestión Comercial activo (o su prueba gratuita). ## Cómo verlo - Ve a ERP / CRM → Gestión Comercial → Actividades → Ver Calendario. - Filtra por tablero, responsable o tipo de actividad para enfocarte en lo que te interesa. - Cada actividad aparece en el día en que está programada, con el color de su tipo. ## Reagendar arrastrando Si necesitas mover una actividad a otro día, simplemente arrástrala con el mouse desde su día actual hasta el nuevo día en el calendario. El sistema actualiza la fecha de la actividad al instante y guarda el cambio en el historial, igual que si la hubieras editado manualmente. 💡 Esta es una forma rápida de reorganizar tu semana sin entrar a editar cada actividad una por una. ## Preguntas frecuentes ¿Se notifica al responsable cuando reagendo así? El cambio queda registrado en el historial de la actividad, igual que cualquier edición de fecha. ¿Puedo arrastrar actividades completadas? El calendario está pensado para reprogramar actividades pendientes; evita mover actividades ya completadas para no distorsionar tu historial de cumplimiento. --- ## Módulo de Contabilidad: primeros pasos Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/65-modulo-de-contabilidad-primeros-pasos Qué incluye la contabilidad del sistema y cómo dejarla lista: automatizaciones, ejercicio contable, plan de cuentas y asiento de apertura. El módulo de Contabilidad lleva tu contabilidad por partida doble. Su mayor ventaja es que las facturas, compras, notas de crédito, retenciones, cobros y pagos generan su asiento contable de forma automática, así que no tienes que digitarlos dos veces. ## Antes de empezar - El menú Contabilidad aparece si tu plan o tus módulos incluyen contabilidad. Si no lo ves, consulta con tu proveedor. - Para que todo funcione necesitas cuatro cosas, en este orden: un plan de cuentas, un ejercicio contable, las automatizaciones completas y el asiento de apertura. ## El aviso «Su contabilidad aún no está lista para generar documentos» Si tienes contabilidad activa, en el Escritorio puede aparecer este aviso amarillo con los pasos que faltan: - Automatizaciones: faltan cuentas por asignar: hay cuentas obligatorias sin configurar. El enlace Completar automatizaciones te lleva directo. - Registrar el asiento de apertura: todavía no hay asiento de apertura en el ambiente de producción. El enlace Ir a asiento de apertura te lleva a registrarlo. El aviso desaparece solo cuando completas los pasos (puede tardar unos minutos en actualizarse). Mientras falten cuentas en las automatizaciones, el sistema te pedirá completarlas al procesar los documentos que las usan, así que conviene dejarlas listas antes de empezar a emitir. ## Paso 1: revisar el plan de cuentas - Entra a Contabilidad → Plan de Cuentas → Ver. - Verás el árbol de cuentas (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, según tu plan). Haz clic en una cuenta para ver su información a la derecha. - Haz clic derecho sobre una cuenta para Nuevo (crear una subcuenta), Editar, Eliminar o Importar Plantilla. - Con Exportar Plan de Cuentas en EXCEL descargas el listado completo. Si prefieres cargar tu propio plan, usa Contabilidad → Plan de Cuentas → Importar y el botón Descargar Modelo de Importación. ## Paso 2: tener un ejercicio contable abierto En Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables revisa que exista el ejercicio del año (por ejemplo, del 01/01 al 31/12). Si no existe, créalo con Nuevo Ejercicio Contable. Ningún asiento se puede guardar con una fecha que no esté dentro de un ejercicio abierto. ## Paso 3: completar las automatizaciones - Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. - A la izquierda están las secciones: Cuentas de Cierre, Crear Facturas, Compras, Devolución Cliente, Devolución Proveedor, Retenciones Compras, Retenciones Ventas, Bancos y Ajustes Inventario. - Abre cada sección y, con el botón del lápiz, elige la cuenta contable que corresponde a cada concepto (por ejemplo, en Crear Facturas: cuentas por cobrar, ingresos por ventas e impuesto de ventas). - Haz clic en Guardar Automatización en cada sección. ## Paso 4: registrar el asiento de apertura El asiento de apertura carga los saldos con los que empiezas: caja, bancos, inventario, cuentas por cobrar, deudas, capital, etc. - Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Asiento de Apertura. - Elige la Fecha Asiento Apertura (debe estar dentro de un ejercicio contable abierto; normalmente el primer día del ejercicio). - En la tabla aparecen todas tus cuentas. Escribe el saldo inicial de cada una en Debe (activos) o en Haber (pasivos y patrimonio). - Verifica abajo que la Diferencia sea 0.00: el total del Debe debe ser igual al del Haber. - Haz clic en Guardar Asiento de Apertura y confirma. 💡 Si empiezas un negocio desde cero y no tienes saldos, registra al menos el capital inicial (por ejemplo, Caja al Debe y Capital al Haber por el mismo valor). 💡 Solo puede existir un asiento de apertura por ejercicio contable. Si ya registraste uno y tratas de guardar otro, el sistema responde «Ya existe el asiento de apertura #N en este ejercicio contable; edítelo o elimínelo». Para cargar los saldos por partes, abre y edita el asiento de apertura existente en vez de crear uno nuevo. ## Otras opciones del menú Contabilidad - Asientos: crear y consultar asientos (revisa el artículo «Asientos contables»). - Reportes Contables: balances y estados financieros (revisa el artículo «Reportes contables»). - Bancos: listado de bancos y conciliación bancaria. - Ingresos y Gastos: registrar ingresos y egresos que no vienen de una factura o compra. - Anticipos: anticipos de clientes y de proveedores. - Auditoría Contable: historial de acciones sobre los asientos. - Cheques Pendientes: cheques registrados que aún no se cobran o pagan. - Mantenimiento → Configuración: activar el manejo de centros de costo. ## Cierre del ejercicio Cuando termina el año, en Ejercicios Contables usa el botón del candado (Cierre Ejercicio Fiscal). Solo se puede cerrar después de la fecha final del ejercicio y con las Cuentas de Cierre configuradas en las automatizaciones. El sistema genera el asiento de cierre con la utilidad o pérdida y crea el ejercicio del año siguiente si no existe. Un ejercicio cerrado ya no admite asientos; si te equivocaste, el titular puede reabrirlo (candado abierto en esa misma pantalla, con confirmación de qué se anula). También puedes activar el cierre automático para que el sistema cierre solo en la fecha que elijas. Mira «Ejercicios contables: crear el ejercicio del año y hacer el cierre fiscal» para el detalle de ambos. --- ## Asientos contables Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/66-asientos-contables Crea asientos manuales por partida doble, consulta los automáticos de tus documentos, edítalos, imprímelos o bloquéalos por auditoría. Un asiento contable registra una operación por partida doble: lo que se anota en el Debe de unas cuentas se anota en el Haber de otras, y ambos totales deben ser iguales. La mayoría de tus asientos se crean solos al emitir facturas, registrar compras, cobros o pagos; los asientos manuales sirven para todo lo demás (por ejemplo, un ajuste o una depreciación). ## Crear un asiento manual - Entra a Contabilidad → Asientos → Nuevo. - Revisa la Fecha (debe estar dentro de un ejercicio contable abierto) y escribe una Descripción, por ejemplo «Pago arriendo enero». - Si la operación es con un tercero, en Tercero activa Clientes o Proveedores, búscalo y elígelo. Es opcional. - En Movimientos haz clic en Buscar / Añadir, busca la cuenta y agrégala. Repite con cada cuenta que necesites. - En cada línea escribe el valor en Debe o en Haber (no en los dos) y, si quieres, una descripción propia de la línea. - Revisa abajo que Diferencia sea 0.00. - Haz clic en Guardar Asiento y confirma. Ejemplo: si pagas USD 300 de arriendo en efectivo, agrega la cuenta de gasto de arriendo con 300 en el Debe y la cuenta de caja con 300 en el Haber. ## Validaciones al guardar - Debe tener al menos 2 líneas («Ingrese al Menos 2 Registros»). - Cada línea necesita un valor en Debe o en Haber («Falta Debe o Haber»). - La diferencia entre Debe y Haber debe ser 0 y el total mayor a 0. - La fecha debe caer en un ejercicio contable existente y no cerrado. ## Consultar los asientos - Entra a Contabilidad → Asientos → Todos. - Filtra por texto (referencia, tercero), por Fecha Inicio y Fecha Fin y haz clic en Aplicar Filtros. - Con Descargar EXCEL bajas el diario filtrado. Los asientos automáticos llevan como referencia el documento que los originó (por ejemplo, «FACTURA # 001-001-000000126»). ## Acciones de cada asiento - Eliminar (basurero) y Editar (lápiz). - Imprimir (impresora): genera el comprobante contable para imprimir. - Bloquear (escudo verde): protege el asiento contra cambios. Te pide el motivo del bloqueo, que queda registrado en Auditoría Contable. Un asiento bloqueado muestra un candado rojo; haz clic en él para desbloquearlo. 💡 Solo el usuario principal de la cuenta puede bloquear o desbloquear asientos y modificar el asiento de apertura. Para los vendedores el asiento de apertura aparece bloqueado. ## Reglas básicas del Debe y el Haber - Activo, costos y gastos: aumentan en el Debe y disminuyen en el Haber. - Pasivo, patrimonio e ingresos: aumentan en el Haber y disminuyen en el Debe. Revisa también el artículo «Módulo de Contabilidad: primeros pasos» para el asiento de apertura. --- ## Reportes contables Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/67-reportes-contables Genera el balance de comprobación, el estado de resultados, el estado de situación financiera y los movimientos por cuenta, y descárgalos. Los reportes contables se arman con los asientos de tus ejercicios contables y te muestran cómo está tu empresa. Están en Contabilidad → Reportes Contables. ## Movimientos por cuenta (mayor) - Entra a Contabilidad → Reportes Contables → Movimientos por cuenta. - Elige el Periodo (desde y hasta) y la cuenta en Cuentas Contables. - Haz clic en Generar Reporte. Arriba verás el Saldo Inicial, el Débito, el Crédito, el Movimiento neto y el Saldo Final. Debajo, el Listado de movimiento con cada asiento; puedes filtrarlo por tipo de comprobante o por texto con Filtrar Listado y descargarlo con EXCEL. Al final hay un gráfico comparativo. ## Balance de Comprobación En Contabilidad → Reportes Contables → Balance de Comprobación elige el Periodo y genera el reporte. Muestra por cada cuenta el saldo inicial, los movimientos del periodo (Debe y Haber) y el saldo final deudor o acreedor. Sirve para comprobar que todo cuadra antes de sacar los estados financieros. Se descarga con Descargar EXCEL o Descargar PDF. ## Estado de Resultados - Entra a Contabilidad → Reportes Contables → Estado de Resultados. - Elige una de las tres opciones: Periodo Contable (un ejercicio completo), Rango de Fechas o Comparativo (últimos 2 o 3 años). - Haz clic en Generar Reporte. Verás ingresos, costos y gastos y, al final, la Total Utilidad del periodo. - Descárgalo con Descargar en Excel o Descargar en Pdf. ## Estado de Situación Financiera (balance general) - Entra a Contabilidad → Reportes Contables → Estado de Situación Financiera. - Elige la Fecha de Corte y el detalle en Niveles (1, 2 o 3 niveles de cuentas). - Haz clic en Generar Reporte. A la izquierda verás el Activo y a la derecha el Pasivo y el Patrimonio, con sus totales. - Descárgalo con EXCEL, PDF Detallado o PDF Resumido. Si todo está bien registrado, el Total Activo es igual al Total Pasivos + Patrimonio. 💡 Si activaste los centros de costo en Mantenimiento → Configuración, también tendrás el reporte Por Centro de Costo en este menú. ## Recomendaciones - Saca el Balance de Comprobación cada mes para detectar descuadres a tiempo. - Revisa el Estado de Resultados al cierre de cada mes para ver tu utilidad. - Para ver lo que te deben o lo que debes, usa los menús Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. ## Preguntas frecuentes ### Mis reportes salen en cero Revisa que las fechas estén dentro de un ejercicio contable, que hayas registrado el asiento de apertura y que tus automatizaciones estén completas para que las facturas y compras generen sus asientos. --- ## Activar el módulo de contabilidad: prueba gratis, qué se contabiliza y qué pasa si vence Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/120-activar-el-modulo-de-contabilidad-prueba-gratis-que-se-contabiliza-y-que-pasa-si-vence Por qué el menú Contabilidad pide activar el módulo, cómo empezar la prueba gratis, qué genera asiento y qué consultas si el módulo vence. ## Veo el menú Contabilidad, pero me pide activar el módulo El menú Contabilidad aparece en todas las cuentas, pero la contabilidad es un módulo adicional. Si no lo tienes activo, al entrar a cualquiera de sus pantallas verás un aviso con estas opciones: - Empezar Prueba Gratis: activa el módulo completo durante los días de prueba (normalmente 15), sin tarjeta de crédito. - Contratar Ahora: para comprarlo directamente. - Ver todos los modulos disponibles: te lleva a Configuración → Módulos, donde ves precios y contratas. Mientras dura la prueba, arriba de cada pantalla aparece una barra con los días restantes de prueba (cambia a amarillo y luego a rojo cuando quedan pocos días) y el botón para contratar. Cuando la prueba termina verás «PRUEBA FINALIZADA», y si una suscripción pagada vence, «SUSCRIPCION VENCIDA» con el botón Renovar Ahora. 💡 Antes de empezar la prueba, ten listo tu plan de cuentas (o usa el que trae el sistema) y crea el ejercicio contable del año: así aprovechas todos los días de prueba. ## Qué hace el módulo una vez activo Con el módulo activo, el sistema genera los asientos solos a partir de tus documentos: facturas, notas de crédito y débito, compras, retenciones, cobros, pagos, anticipos, ingresos, gastos, ajustes de inventario y roles de pago. Para eso necesita tres cosas: - Un plan de cuentas (Contabilidad → Plan de Cuentas). - Un ejercicio contable abierto que incluya la fecha del documento (Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables). - Las automatizaciones completas: qué cuenta usar para cada concepto (Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones). Si falta alguna, el documento o el cobro muestran un mensaje que te dice qué completar. ## ¿Por qué mis facturas anteriores no tienen asiento? Solo se contabilizan los documentos emitidos mientras el módulo está activo, con ejercicio abierto y automatizaciones completas. Lo que emitiste antes de activarlo no se contabiliza solo. Para incluirlo: - Si empiezas la contabilidad desde una fecha (por ejemplo, el 1 de enero), registra los saldos de esa fecha en el asiento de apertura (Contabilidad → Mantenimiento → Asiento de Apertura): cartera de clientes, deudas con proveedores, bancos, inventario, etc. - Si necesitas registrar movimientos puntuales, usa un asiento manual en Contabilidad → Asientos → Nuevo. ## Función poco conocida: consultar reportes con el módulo vencido Si alguna vez pagaste el módulo de contabilidad y luego venció, todavía puedes abrir en modo solo consulta: - Balance de Comprobación - Estado de Resultados - Estado de Situación Financiera - Movimientos por cuenta Así no pierdes el acceso a tu información histórica. Lo que ya no ocurre es la generación de asientos nuevos: los documentos que emitas mientras el módulo esté vencido no se contabilizan. Esta consulta no aplica si solo usaste la prueba gratis. ## Preguntas frecuentes ### ¿Quién puede ver la contabilidad? El dueño de la cuenta ve todo. Un vendedor solo ve las opciones para las que tiene permiso (asientos, reportes contables, plan de cuentas, mantenimiento, bancos, ingresos, egresos, anticipos), que se asignan en Configuración → Vendedores. ### ¿La nómina viene con la contabilidad? El menú ERP / CRM → Nómina aparece con el módulo de contabilidad activo. Las novedades avanzadas (comisiones, anticipos y préstamos, horas extras, inasistencias, vacaciones, cargas familiares) requieren además el módulo de Nómina Avanzada. --- ## Automatizaciones contables: qué es cada grupo, cómo asignar cuentas y cómo resolver «Debe llenar la automatización...» Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/127-automatizaciones-contables-que-es-cada-grupo-como-asignar-cuentas-y-como-resolver-debe-llenar-la-automatizacion Configura qué cuenta usa cada asiento automático (ventas, compras, retenciones, bancos, inventario, nómina) y soluciona los avisos de automatización incompleta. ## ¿Para qué sirve? Las automatizaciones le dicen al sistema qué cuenta contable usar en cada asiento que genera solo. Por ejemplo: en una factura, a qué cuenta va la venta, el IVA y la cuenta por cobrar; en una compra, a qué cuenta va el IVA pagado y la cuenta por pagar. Se configuran una vez y sirven para todos los documentos. ## Los grupos de automatización - Cuentas de Cierre: la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio y la de ganancias acumuladas. Se usan en el cierre anual. - Crear Facturas: cuentas por cobrar clientes, ingreso por venta de artículos, ingreso por venta de servicios, impuesto de ventas (IVA), descuentos, ICE, IRBPNR y propinas. Se usa al emitir facturas y notas de débito, y al cobrar. - Compras: impuesto (IVA en compras), descuentos, cuentas por pagar proveedores, propina e IVA cargado en gastos. Se usa al registrar compras y al pagarlas. - Devolución Cliente: cuentas de las notas de crédito que emites y la cuenta de anticipo de clientes. - Devolución Proveedor: cuentas de las notas de crédito que te emiten tus proveedores y la cuenta de anticipo a proveedores. - Retenciones Compras: una cuenta por cada código de retención que tú emites (retenciones por pagar). - Retenciones Ventas: una cuenta por cada código de retención que te hacen tus clientes (retenciones por cobrar). - Bancos: ajustes iniciales en bancos, gastos e impuestos por intereses financieros e ingresos por intereses. Se usa al crear bancos con saldo inicial y en la conciliación bancaria. - Ajustes Inventario: inventario de productos, costo de mercadería vendida, contrapartida de ingresos de mercadería sin documento, inventario inicial o ajustes, y las cuentas de fabricación (materia prima, producto fabricado). - Nomina: sueldos, aportes al IESS, décimos, fondo de reserva, horas extras, comisiones, bonos, anticipos y préstamos de empleados. Se usa al pagar roles. En la lista aparece con la etiqueta «en desarrollo», pero sus cuentas sí se usan al pagar los roles. ## Asignar las cuentas paso a paso - Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. - Haz clic en el grupo de la izquierda (por ejemplo Compras). - Para cada concepto, haz clic en el botón del lápiz (Editar cuenta). Aparece una lista con buscador: escribe el código o el nombre de la cuenta y elígela. - Repite con todos los conceptos del grupo. Los que no tienen cuenta dicen «Sin asignar». - Haz clic en Guardar Automatización. Si no cambiaste nada aparece «¡Sin cambios!». - Pasa al siguiente grupo y repite. 💡 Usa cuentas de movimiento (las del último nivel), no cuentas de grupo. Por ejemplo, «1.1.02.05 IVA en compras» y no «1.1.02 Activos por impuestos». ## ¿Tengo que asignar las cuentas de todos los códigos de retención? No. Retenciones Compras y Retenciones Ventas tienen más de cien códigos cada una, pero el sistema solo exige la cuenta de los códigos que realmente usas en cada documento. Si falta alguno, el mensaje te dice exactamente cuál, por ejemplo: «Falta asignar la cuenta contable del código de retención 312 (Transferencia de bienes muebles…) en Contabilidad → Automatizaciones (retenciones en compras) antes de emitir.» Ve al grupo indicado, busca ese código y asígnale su cuenta. ## Qué grupo completar según el mensaje - «Debe llenar todas la automatizacion de Crear Factura para realizar le pago», «Debe llenar la automatización de Crear Facturas», «… de los asientos de Facturas», «… de Facturas e Inventario»: Crear Facturas (y Ajustes Inventario si menciona inventario). - «Debe llenar la automatización de Compras», «… de Compras e Inventario», «… de los asientos de Compras», «Debe llenar todas la automatizacion de Compras para realizar el pago»: Compras (y Ajustes Inventario). - «… de Devolucion clientes e Inventario», «… de los asientos de Notas de Crédito», «Debe llenar todas la automatizacion de Devolucion Cliente…»: Devolución Cliente. - «… de Devolucion Proveedor e Inventario», «… de los asientos de Devolución Proveedor», «… de Devolucion Proveedores…»: Devolución Proveedor. - «… de Retenciones Compras para generar la Retención»: Retenciones Compras. «… de Retenciones Ventas para realizar le pago por Retención»: Retenciones Ventas. - «Debe llenar la automatización de Bancos»: Bancos. - «… de los asientos de Ajustes», «… de Inventario», «Debe llenar las automatizaciones de Inventario antes de importar.»: Ajustes Inventario. - «Debe llenar la automatización de Nomina»: Nomina. - «Automatizaciones no creadas. Contacte con soporte tecnico» o «Error en las Automatizaciones. Contacte con soporte tecnico!»: tu empresa no tiene la estructura de automatizaciones; comunícate con tu proveedor. ## Preguntas frecuentes ### Cambié una cuenta: ¿se corrigen los asientos anteriores? No. El cambio aplica a los documentos nuevos. Los asientos ya generados se corrigen con un asiento manual de reclasificación. ### ¿Puedo usar la misma cuenta en dos conceptos? Sí en las automatizaciones (por ejemplo, el mismo IVA para varios conceptos), aunque lo recomendable es separar para que los reportes sean claros. Lo que no se permite es usar la misma cuenta contable para dos bancos distintos. --- ## Ejercicios contables: crear el ejercicio del año y hacer el cierre fiscal Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/133-ejercicios-contables-crear-el-ejercicio-del-ano-y-hacer-el-cierre-fiscal Crea el ejercicio contable del año, conoce sus reglas, cómo funciona el cierre fiscal (manual o automático) y cómo reabrir un ejercicio cerrado. ## ¿Para qué sirve? El ejercicio contable es el año fiscal en el que se registran los asientos. Sin un ejercicio abierto que incluya la fecha, el sistema no puede generar asientos: por eso, si no lo creas, facturas, compras, cobros y pagos muestran «No se encontró ningún ejercicio contable para la fecha del asiento proporcionada. Cree primero un ejercicio contable». 💡 Crea el ejercicio del año nuevo apenas empiece enero (o antes): los documentos del 1 de enero ya lo necesitan. ## Crear el ejercicio del año - Entra a Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables. - Haz clic en Nuevo Ejercicio Contable. - Escribe la Fecha Inicio (normalmente el 1 de enero, o la fecha en que empiezas a llevar contabilidad en el sistema) y la Fecha Fin (31 de diciembre del mismo año). - Opcional: una Descripcion (por ejemplo «Ejercicio 2026»). - Guarda. Verás «Ejercio contable Agregado». ### Reglas del ejercicio - Inicio y fin deben estar en el mismo año. - La fecha fin debe ser el 31 de diciembre. - No puede durar más de un año ni repetir un ejercicio que ya existe. - En algunos planes contables, el inicio no puede ser anterior a la fecha en que contrataste el plan. ## Errores al crear o modificar - «Las Fecha fin debe ser el ultimo dia del año»: pon 31 de diciembre. - «Las Fechas deben ser en el mismo año»: no cruces de un año a otro; crea un ejercicio por año. - «La fecha del periodo contable no puede ser mayor a 1 año» / «Las Fechas no pueden ser iguales»: revisa las dos fechas. - «Ya existe el ejercicio»: ya hay un ejercicio que incluye esa fecha. - «La fecha no puede ser menor al del contrato del plan»: empieza el ejercicio desde la fecha de inicio de tu plan. - «No puede modificar su ejercicio fiscal por que ha generado Asientos Contables» y «No se puede eliminar el ejercicio porque existen asientos registrados»: un ejercicio con asientos ya no se edita ni se elimina. ## Cierre del ejercicio fiscal Al terminar el año, el cierre traslada los resultados (ingresos, costos y gastos) a la utilidad del ejercicio y deja el año bloqueado. ### Antes de cerrar - El año debe haber terminado: no se puede cerrar antes de la fecha fin. - Revisa que todo esté registrado y cuadrado: ventas, compras, retenciones, cobros, pagos, conciliaciones bancarias, nómina, depreciaciones y ajustes. Revisa el Balance de Comprobación y el Estado de Resultados. - Configura las cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Cuentas de Cierre: Cuentas de Cierre Utilidad - Perdida (utilidad del ejercicio) y Ganancias Acumuladas. ### Cerrar - En Ejercicios Contables, haz clic en el ícono Cierre Ejercicio Fiscal del año. - Confirma con Si, cerrar!. - El sistema genera, con fecha del último día del ejercicio, el asiento de cierre y el asiento de traspaso de la utilidad, y te lleva a Asientos → Todos para revisarlos. ### Errores al cerrar - «Todavía no puede cerrar el período fiscal»: el año aún no termina. - «configure primero la cuenta de utilidad del ejercicio» o «… acumulada»: completa la automatización Cuentas de Cierre. - «El ejercicio contable se encuentra cerrado»: ese año ya fue cerrado. ## Cierre automático (opcional) Si no quieres depender de hacer clic cada año, puedes activar el cierre automático: el sistema cierra por ti los ejercicios ya terminados, en la fecha que elijas. - En Ejercicios Contables activa el interruptor de cierre automático. - Elige el día y el mes de cierre (entre el 1 de enero y el 30 de abril del año siguiente al que se cierra). - Marca la casilla de condiciones: antes de esa fecha debes haber registrado la participación de trabajadores (15 %), el impuesto a la renta y los ajustes del ejercicio. - Guarda. Queda un registro de quién aceptó, cuándo y desde qué IP. El sistema avisa 15 y 3 días antes de la fecha con una lista de verificación. Si en la fecha de cierre faltan configurar las cuentas de utilidad o hay asientos descuadrados, no cierra, te avisa (máximo una vez por semana) y lo vuelve a intentar al día siguiente. Mientras una empresa tenga un ejercicio vencido sin cerrar, el escritorio muestra un aviso con el enlace a esta pantalla, y llega un correo recordatorio como mucho una vez al mes. 💡 Está apagado por defecto. Si lo activas con un ejercicio ya vencido, ese ejercicio se cierra 15 días después de aceptar las condiciones. ## ¿Se puede reabrir un ejercicio cerrado? Sí. Solo el titular de la cuenta puede hacerlo (no está disponible en cuentas demo ni para el usuario de contabilidad pasiva). - En Ejercicios Contables, en la fila del ejercicio cerrado, haz clic en el ícono del candado abierto (tooltip «Reabrir ejercicio»). - El sistema te muestra primero qué asientos de cierre se van a anular (el asiento de cierre del período fiscal y el de traspaso de utilidad/pérdida), sin hacer ningún cambio todavía. - Confirma con «Sí, reabrir». Al confirmar, el sistema anula esos asientos de cierre, deja el ejercicio abierto otra vez y registra el cambio en la bitácora (usuario, IP y asientos anulados). El ejercicio siguiente que se creó con el cierre no se elimina (conserva los movimientos que ya tenga). - No se puede reabrir si el ejercicio siguiente ya está cerrado: el sistema pide que reabras primero el último ejercicio cerrado. - Si tienes el cierre automático activo, un ejercicio recién reabierto no se vuelve a cerrar solo antes de 15 días desde la reapertura; eso te da tiempo para corregir lo que necesitabas. - Reabrir no borra los asientos normales del ejercicio (ventas, compras, cobros, pagos, etc.), solo anula los asientos de cierre y el bloqueo del período. Mientras el ejercicio esté cerrado, sus asientos no se editan ni se eliminan, y no se pueden registrar cobros, pagos ni documentos contables con fechas de ese año (aparece «El Ejercicio contable se encuentra cerrado» o «El Ejercicio Contable del asiento se Encuentra Cerrado»). Por eso revisa todo antes de cerrar; si necesitas un ajuste y no quieres reabrir el año, también puedes registrarlo con fecha del ejercicio siguiente. --- ## Plan de cuentas: crear, editar, eliminar e importar tu propio plan desde Excel Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/140-plan-de-cuentas-crear-editar-eliminar-e-importar-tu-propio-plan-desde-excel Administra el árbol de cuentas contables, exporta tu plan a Excel o reemplázalo por el tuyo con el modelo de importación, y resuelve sus errores. ## ¿Para qué sirve? El plan de cuentas es la lista ordenada de las cuentas de tu contabilidad (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos). Todas las automatizaciones, asientos y reportes usan estas cuentas. ## Ver y administrar el árbol - Entra a Contabilidad → Plan de Cuentas → Ver. - Despliega el árbol y haz clic derecho sobre una cuenta. Verás las opciones Nuevo, Editar, Eliminar e Importar Plantilla. ### Crear una cuenta - Clic derecho sobre la cuenta que será la Cuenta Padre → Nuevo. - En Información de Cuenta Contable escribe el Codigo (solo números; se agrega al código del padre) y la Descripcion. - Haz clic en Añadir. ### Editar o eliminar - Editar: cambia la descripción o el código y guarda. - Eliminar: solo para cuentas sin movimientos y sin cuentas hijas. 💡 Registra los movimientos solo en las cuentas del último nivel. Si una cuenta ya tiene asientos, no le crees cuentas hijas: crea una nueva cuenta hermana. ### Exportar El botón Exportar Plan de Cuentas en EXCEL descarga todo tu plan. Útil para revisarlo con tu contador o como base para importarlo en otra empresa. ## Importar tu propio plan desde Excel Si tu contador ya tiene un plan de cuentas, puedes cargarlo en lugar del que trae el sistema. - Entra a Contabilidad → Plan de Cuentas → Importar. - Haz clic en Descargar Modelo de Importación. - Llena el modelo: columna A el código con puntos (por ejemplo 1, 1.1, 1.1.01) y columna B la descripción. La primera fila es el encabezado y no se importa. - Guárdalo como .xlsx (Libro de Excel). - Si ya tienes un plan cargado, el dueño de la cuenta debe pulsar primero Eliminar Plan de Cuentas (solo es posible si todavía no hay asientos). - Sube el archivo y haz clic en Importar. - Revisa el resultado línea por línea: Cuenta Agregada: se creó bien. - Cuenta ya Existe: ese código ya estaba. - No se reconoce el grupo de cuenta: el sistema reconoce el grupo por el nombre de las cuentas principales (las de un solo dígito). Escríbelas con nombres estándar: ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO NETO o CAPITAL, INGRESOS, COSTOS o COSTO DE VENTAS, GASTOS. - Cuentas no tienen padre: falta en el archivo la cuenta superior (por ejemplo, subiste 1.1.01 sin 1.1). - La cuenta X no puede ser un texto: el código tiene letras o espacios. - Al terminar, vuelve a configurar las cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. Los niveles de un solo dígito se completan con cero: 1.1.1 se guarda como 1.01.01. ## Errores comunes - «El codigo debe ser un numero»: escribe solo dígitos en el código de la nueva cuenta. - «La cuenta tiene movimientos registrados, primero debe eliminar los asientos»: no se pueden crear cuentas hijas bajo una cuenta con movimientos. - «no se puede eliminar porque la cuenta tiene transacciones, elimine primero los asientos»: la cuenta ya se usó; déjala sin usar o reclasifica sus saldos con un asiento. - «Elimine primero las cuentas hijas» (también aparece como «no se tiene eliminar, primero elimine las cuentas hijas»): borra primero las subcuentas. - «Debe Eliminar Primero el plan de cuenta actual, Contacte con soporte tecnico.»: la importación solo funciona sobre un plan vacío. Si aún no tienes asientos, el dueño puede usar Eliminar Plan de Cuentas sin llamar a soporte. - «No puede eliminar su Plan de Cuentas por que ha generado Asientos Contables»: con asientos ya no se reemplaza el plan; ajústalo cuenta por cuenta. - «El archivo subido tiene una extension no soportada»: solo se acepta .xlsx (no .xls ni .csv). --- ## Bancos y cajas: crear cuentas, transferir entre ellas y ver sus movimientos Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/153-bancos-y-cajas-crear-cuentas-transferir-entre-ellas-y-ver-sus-movimientos Crea tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y cajas con su saldo inicial, marca la principal, transfiere entre cuentas y revisa movimientos y saldo. ## ¿Para qué sirve? En Contabilidad → Bancos → Listado de Bancos registras las cuentas por donde entra y sale tu dinero: cuentas bancarias, tarjetas de crédito y cajas de efectivo. Son las que eliges al registrar cobros, pagos, ingresos, gastos y anticipos, y las que luego concilias con el estado de cuenta. ## Antes de empezar - Módulo de contabilidad activo (los vendedores necesitan el permiso de bancos). - Una cuenta contable propia para cada banco o caja en tu plan de cuentas (por ejemplo «Banco Pichincha Cta. Cte.» o «Caja general»). - Si vas a poner saldo inicial: la automatización Bancos completa y un ejercicio contable abierto que incluya la fecha del saldo. ## Crear un banco, tarjeta o caja - Entra a Contabilidad → Bancos → Listado de Bancos y haz clic en Agregar Banco. - Elige el Tipo de cuenta: Banco, Tarjeta de crédito o Efectivo (para cajas). - Escribe el Nombre de la cuenta y el Número de cuenta. - Elige la Cuenta Contables asociada. - Si la cuenta ya tenía dinero, escribe el Saldo Inicial y la Fecha de saldo Inicial: el sistema genera el asiento de saldo inicial contra la cuenta de ajustes iniciales de la automatización Bancos. Si ese saldo ya está en tu asiento de apertura, déjalo en 0 para no duplicarlo. - Opcional: una Descripción. Haz clic en Guardar Banco. ## Acciones del listado - Principal (estrella): marca el banco que se propone por defecto al registrar cobros y pagos. Los demás quedan como Auxiliar. - Ver Banco: abre los Registros de Movimientos Banco con fecha, tercero, cuenta contable, origen (Asiento, Ingreso o Egreso), entradas, salidas y si está Pendiente, En Proceso o Conciliado. Arriba se muestra el saldo. Desde cada movimiento puedes abrir el asiento, ingreso o egreso para editarlo. - Editar, Conciliar y Ver conciliaciones. - Desactivar / Activar: oculta el banco de las formas de pago sin borrar su historia. - Eliminar: solo para bancos sin movimientos. Arriba verás el cuadro Saldo en Banco y Efectivo y una gráfica de ingresos y egresos del periodo que elijas. Los botones Registrar Ingresos y Registrar Gastos son atajos a Contabilidad → Ingresos → Nuevo y Gastos → Nuevo. ## Transferencia entre cuentas propias Úsala para depósitos de caja al banco, retiros o pagos de la tarjeta desde el banco. - Haz clic en Transferencia (Nueva transferencia entre cuentas). - Elige la Cuenta de Origen y la Cuenta destino. - Escribe la Fecha, el Monto y una Descripción. - Haz clic en Crear Transferencia. Se genera el asiento entre ambas cuentas. Si la cuenta de origen no tiene saldo suficiente aparece «El Saldo del Banco Origen es Insuficiente». ## Errores comunes - «Debe Escribir el nombre de cuenta» / «Debe Escribir el numero de cuenta»: completa esos campos (para una caja puedes poner un número interno, por ejemplo 001). - «La cuenta asignada ya fue utilizada para otro banco»: cada banco necesita su propia cuenta contable. Crea una subcuenta nueva en el plan de cuentas. - «Debe llenar la automatización de Bancos» o «Configure primero la automatizacion»: completa Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Bancos. - «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: la fecha del saldo inicial necesita un ejercicio abierto. - «Este banco tiene conciliaciones o asientos, debe eliminar los asientos primero»: un banco con movimientos no se elimina. Usa Desactivar. ## ¿Caja o banco al cobrar con cheque? Si recibes un cheque y lo registras en una cuenta tipo Efectivo (caja), queda en Contabilidad → Cheques Pendientes hasta que lo deposites. Si eliges directamente el banco, el dinero entra al banco ese mismo día. --- ## Ingresos y egresos contables: registrar otros ingresos y gastos, y cobrar o pagar varios documentos a la vez Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/160-ingresos-y-egresos-contables-registrar-otros-ingresos-y-gastos-y-cobrar-o-pagar-varios-documentos-a-la-vez Registra dinero que entra o sale sin factura, cobra varias facturas con un solo depósito (con retenciones) o paga varias compras con un solo egreso. ## ¿Para qué sirve? Con el módulo de contabilidad tienes dos pantallas para mover dinero de tus bancos y cajas: - Contabilidad → Ingresos: dinero que entra (intereses ganados, aporte de socios, venta de un activo, o el cobro de varias facturas de un cliente en un solo depósito). - Contabilidad → Gastos: dinero que sale (comisiones, pagos sin factura, aportes, o el pago de varias compras de un proveedor con una sola transferencia). Cada uno genera su asiento y queda como comprobante de ingreso o egreso numerado. ## Registrar un ingreso - Entra a Contabilidad → Ingresos → Nuevo. - En INFORMACIÓN GENERAL DEL PAGO escribe la Fecha, busca el Contacto (opcional), elige el Banco / Caja donde entra el dinero y el Método de Pago. - Si el dinero llegó por transferencia o cheque, marca Proviene de Transferencia o Proviene de Cheque y llena Banco de Origen y Nro. de Documento o Nro. de Cheque. - En ¿A QUÉ CUENTAS CONTABLES PERTENECE ESTE INGRESO? haz clic en Buscar / Añadir, elige la cuenta (por ejemplo «Intereses ganados») y escribe Concepto, Valor e Impuesto. Puedes repartir el ingreso en varias cuentas. - Escribe las Notas del ingreso y haz clic en Guardar Ingreso. ## Función poco conocida: cobrar varias facturas con un solo ingreso Cuando un cliente te hace un solo depósito para pagar varias facturas, no necesitas registrar cobro por cobro: - En el nuevo ingreso, busca al cliente en Contacto. - En TIPO DE TRANSACCIÓN, a la pregunta ¿Asociar este ingreso a una Cliente existente? marca SI. - Aparece CUENTAS POR COMPROBANTES con sus facturas pendientes: Tipo, Documento, Total, Pagado, Por pagar, Retención, Valor a pagar y Saldo. - Escribe en Valor a pagar cuánto aplicas a cada factura. - Si el cliente te retuvo, usa la columna Retención de esa factura para añadir la retención recibida (fecha, código, base y porcentaje). - Guarda. Todas las facturas quedan abonadas con un solo comprobante de ingreso. 💡 Después, esos cobros solo se corrigen desde el ingreso (Ingresos → Todos → Editar), no desde Cuentas por Cobrar. ## Registrar un egreso (gasto) - Entra a Contabilidad → Gastos → Nuevo. - Escribe la Fecha, busca el Proveedor (opcional), elige el Banco / Caja de donde sale el dinero y el Método de Pago. Si es transferencia o cheque, completa sus datos. - En ¿A QUÉ CUENTAS CONTABLES PERTENECE ESTE EGRESO? agrega las cuentas de gasto con Buscar / Añadir. - Escribe las Notas del egreso y haz clic en Guardar Egreso. ### Pagar varias compras con un solo egreso Elige el proveedor y, en ¿Asociar este Egreso a un Proveedor existente?, marca SI. Reparte el valor entre sus compras pendientes en CUENTAS POR COMPROBANTES y guarda. 💡 Si lo que vas a registrar es una factura de un proveedor (luz, arriendo, servicios), regístrala en Compras → Nuevo como gasto: así entra a tu ATS y a Cuentas por Pagar. Los egresos de Contabilidad son para salidas de dinero sin comprobante de compra o para pagar compras ya registradas. ## Imprimir el comprobante En Ingresos → Todos y Gastos → Todos cada registro tiene el botón de impresora que descarga el comprobante de ingreso o egreso en PDF, para firmarlo o archivarlo. ## Mensajes y errores - «Ingrese una Fecha de Ingreso» / «Ingrese una Fecha de Egreso» y «Ingrese al menos 1 registro» / «Debe Ingresar al menos 1 registro»: falta la fecha o una cuenta con valor. - «No puede ser mayor al valor a pagar» / «El valor recibido no puede ser mayor al por pagar»: lo aplicado a un documento supera su saldo. - «Error verifique las retenciones»: revisa código, base y porcentaje de la retención añadida. - «Esta transferencia ya fue realizada»: ese número de transacción ya se usó en otro movimiento. - «Debe llenar la automatización de Crear Facturas» (ingresos de clientes) o «… de Compras» (egresos a proveedores): completa esa automatización. - «No se puede editar el ingreso porque es un anticipo, debe eliminar el anticipo y volverlo a crear.» (igual para egresos): ese movimiento nació de un anticipo; corrígelo desde Contabilidad → Anticipos. - «No se puede eliminar el ingreso porque se utilizo como parte de pago de un documento…» / «No se puede eliminar el egreso porque se utilizo como parte de pago de un documento»: el anticipo ya se aplicó a facturas o compras; quita primero esa aplicación. - Bloqueos por ejercicio cerrado, auditor o conciliación: el mensaje indica la causa (ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error»). --- ## Anticipos de clientes y a proveedores: registrarlos, aplicarlos a facturas o compras y eliminarlos Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/164-anticipos-de-clientes-y-a-proveedores-registrarlos-aplicarlos-a-facturas-o-compras-y-eliminarlos Registra el dinero que un cliente te adelanta (o que adelantas a un proveedor), aplícalo a sus documentos y resuelve los errores al eliminar. ## ¿Para qué sirve? Un anticipo es dinero recibido (o entregado) antes de que exista la factura o la compra. Queda como saldo a favor del cliente o del proveedor hasta que lo aplicas a sus documentos. Requiere el módulo de contabilidad (los vendedores, el permiso de anticipos). ## Registrar un anticipo de cliente - Entra a Contabilidad → Anticipos → De Clientes. - Busca al cliente en Contacto. Verás sus anticipos con Referencia, Descripción, Monto, Saldo Ocupado y Saldo Restante. - Haz clic en Nuevo Anticipo y llena: Fecha Anticipo, Forma de Pago (EFECTIVO, TARJETA CREDITO/DEBITO, DEPOSITO/TRANSFERENCIA o CHEQUE), Banco donde entró el dinero, los datos del cheque, tarjeta/lote o número de transacción, Valor del Anticipo y Motivo del Anticipo. - Haz clic en Agregar Anticipo. Se genera el ingreso y el asiento contra la cuenta de anticipo de clientes. ## Aplicar el anticipo a las facturas del cliente - En la fila del anticipo haz clic en Aplicar a Factura. - Se abre Facturas Pendientes con cada documento: Tipo, Documento, Total, Pagado, Por pagar, A pagar y Saldo. - Escribe en A pagar cuánto del anticipo va a cada factura. Arriba ves el Monto Restante del anticipo y la Diferencia. - Haz clic en Agregar Pago. Las facturas quedan abonadas y el Saldo Restante del anticipo baja. ## Anticipos a proveedores Funciona igual en Contabilidad → Anticipos → De Proveedores: registra el dinero que entregaste con Nuevo Anticipo (sale del banco o caja) y, cuando llegue la compra, usa Aplicar a Compra para cruzarlo con sus Compras Pendientes. ## Función poco conocida: saldo a favor con una nota de crédito «No aplicar a factura» Con el módulo de contabilidad, la nota de crédito tiene la casilla No aplicar a factura. Si la marcas, el valor de la nota no rebaja la factura: queda como anticipo (saldo a favor) del cliente en Anticipos → De Clientes, para aplicarlo después a otra factura. Útil cuando la factura ya estaba cobrada y el cliente prefiere usar el valor en compras futuras. 💡 Desde 2026 no se emiten notas de crédito a consumidor final: el cliente debe estar identificado con cédula o RUC. ## Errores comunes - «Debe llenar todas la automatizacion de Devolucion Cliente para realizar le pago» (o Devolución Proveedor, para proveedores): los anticipos usan la cuenta de anticipos de esas automatizaciones. Complétala en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. Al aplicar a facturas también se pide Crear Facturas. - «No se encontró ningún ejercicio contable…»: crea el ejercicio del año de la fecha del anticipo. - «Esta transferencia ya fue realizada»: el número de transacción ya se usó. ### No se puede eliminar un anticipo El ícono de basura elimina el anticipo, salvo en estos casos: - «…fue utilizado como pago en un comprobante, primero debe eliminar los pagos realizados con este anticipo»: quita primero los abonos que hiciste con él (desde Ver Pagos de cada factura o compra). - «Este Anticipo fue generado a partir de una Nota de Crédito, debe eliminar la Nota de Crédito para eliminar el Anticipo»: nació de una nota de crédito «No aplicar a factura»; se corrige desde la nota de crédito. - «…esta Bloqueado por el auditor»: el dueño debe desbloquear el asiento. - «…es un Asiento de Apertura»: es parte de tus saldos iniciales y no se borra desde aquí. - «…forma parte del Asiento de Cierre…»: pertenece a un ejercicio cerrado. - «…esta Conciliado, debe eliminar primero la Conciliación»: el movimiento ya se concilió con el banco. --- ## Asiento contable de ingresos, salidas y ajustes de inventario Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/178-asiento-contable-de-ingresos-salidas-y-ajustes-de-inventario Con el módulo contable, cada ingreso, salida o ajuste de mercadería puede generar su asiento. Cómo funciona «Registro Contable», qué cuentas usa y errores... ## Para qué sirve Si tienes el módulo de contabilidad, los movimientos manuales de inventario pueden generar su asiento contable automático. Así el valor del inventario en contabilidad sigue al de tus bodegas. ## Antes de empezar - Configura las cuentas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones, pestaña Ajustes Inventario, y pulsa Guardar Automatización. - Debe existir un ejercicio contable abierto para la fecha del documento (Contabilidad → Mantenimiento → Ejercicios Contables). ## Cómo funciona en cada pantalla En Ingreso Mercadería, Salida Mercadería y Ajuste de Mercadería verás: - Registro Contable: encendido por defecto. Encendido = se genera el asiento; apagado = solo se mueve el inventario. - Cuenta Contrapartida Inventario (en ingresos) o Cuenta Costo Salida (en salidas): la cuenta contra la que se registra el movimiento. Si la dejas en «Seleccione una Cuenta», se usa la de la automatización. - El tipo de movimiento queda fijo en Ingreso por Ajuste o Egreso por Ajuste. El asiento se registra con la fecha del documento: - Ingreso: cargo a la cuenta de inventario y abono a la contrapartida elegida. - Salida: cargo a la cuenta de costo y abono a la cuenta de inventario. - El valor es cantidad × costo de cada línea. Por eso es importante registrar los ingresos con costo. Puedes ver el asiento en Contabilidad → Asientos → Todos. ## Qué no genera asiento - Las transferencias entre bodegas: el dinero no cambia, solo el lugar. - Los movimientos con Registro Contable apagado. Si eliminas un documento de inventario, el sistema anula también su asiento. ## Cuándo apagar Registro Contable Solo si el movimiento ya está contabilizado por otro lado (por ejemplo, tu contador hizo un asiento manual) o si se trata de una corrección que no debe afectar contabilidad. Si dudas, déjalo encendido y consulta con tu contador. ## Errores comunes ### «Debe llenar las automatización de los asientos de Ajustes» Faltan las cuentas de Ajustes Inventario en Automatizaciones. Configúralas y vuelve a guardar, o apaga Registro Contable si no quieres asiento. ### «El ejercicio contable de la fecha … está cerrado…» No puedes registrar movimientos con asiento en un ejercicio cerrado. El documento no se guarda y el inventario no se mueve. Usa una fecha de un ejercicio abierto o pide a tu contador que reabra el ejercicio. ### El inventario en contabilidad no cuadra con Valorización de Inventario Revisa productos con existencias y sin costo, movimientos hechos con Registro Contable apagado y el ambiente (pruebas o producción) en que trabajas. --- ## Auditoría contable: bloquear asientos revisados y consultar la bitácora Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/193-auditoria-contable-bloquear-asientos-revisados-y-consultar-la-bitacora Cómo el dueño de la cuenta bloquea asientos ya revisados para que nadie los cambie, cómo desbloquearlos y dónde ver el historial de esas acciones. ## ¿Para qué sirve? Cuando tu contador ya revisó un periodo, puedes bloquear sus asientos para que nadie los edite, los elimine ni cambie los cobros y pagos que los generaron. Cada bloqueo y desbloqueo queda registrado en la bitácora de Auditoría Contable. Solo el dueño de la cuenta puede bloquear y desbloquear. Los vendedores ven los asientos bloqueados con un candado y no pueden cambiarlos. ## Bloquear un asiento - Entra a Contabilidad → Asientos → Todos y busca el asiento. - En la columna de acciones, el escudo verde indica Asiento Desbloqueado. Haz clic en él. - Escribe el motivo en Se Bloquea por motivo de: (por ejemplo «Revisado por contador, cierre de septiembre») y confirma. - El ícono cambia a un candado rojo: Bloqueado. ## Desbloquear Haz clic en el candado rojo (Bloqueado) del asiento y confirma. Vuelve a quedar editable y la acción se registra en la bitácora. ## Qué pasa con un asiento bloqueado Si alguien intenta editar o eliminar el documento, el cobro, el pago, el anticipo, el ingreso o el egreso que generó ese asiento, verá un mensaje como: «El asiento contable #N está bloqueado por el auditor.» o «No se puede eliminar por que el Anticipo esta Bloqueado por el auditor». Para hacer el cambio, el dueño debe desbloquear primero el asiento. ## Bitácora de auditoría - Entra a Contabilidad → Auditoría Contable. - Filtra por Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin y Tipo Comprobante, y pulsa Aplicar Filtros. Si no pones fechas, verás los últimos 360 días. - Cada fila muestra el Proceso, el Detalle (con el motivo), la Fecha y la acción Ver todo, que abre el asiento. - Con Descargar Reporte EXCEL te llevas el historial. 💡 Una buena práctica: al terminar cada mes y presentar las declaraciones, bloquea los asientos de ese mes. Así nadie altera por error un periodo ya declarado. --- ## Centros de costo: crearlos, asignarlos por establecimiento y ver su reporte Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/197-centros-de-costo-crearlos-asignarlos-por-establecimiento-y-ver-su-reporte Separa ingresos, costos y gastos por sucursal, obra o departamento con centros de costo, y consulta el reporte de movimientos de cada uno. ## ¿Para qué sirve? Un centro de costo te permite saber cuánto ingresa y cuánto cuesta cada parte del negocio: una sucursal, una obra, un departamento. Cada línea de asiento se imputa a un centro y luego ves sus movimientos por separado. Requiere el módulo de contabilidad. ## Paso 1: activarlo Mientras esté apagado, el centro de costo no se pide ni aparece. El dueño lo activa en Contabilidad → Mantenimiento → Configuración marcando Manejar centro de costos en esta empresa y eligiendo de dónde sale el centro de cada movimiento (por establecimiento, por producto o elegido en cada documento). Por establecimiento resuelve la mayoría de los casos. La casilla Obligatorio (solo se puede marcar si el centro de costos ya está encendido) exige elegir un centro en cada línea que lo permita; sin ella, el centro queda opcional. ## Paso 2: crear los centros - Entra a Contabilidad → Centro de Costos → Nuevo. - Escribe el Nombre (por ejemplo «Sucursal Norte» u «Obra Edificio A») y un Código. - En Establecimiento elige la sucursal cuyos movimientos van a este centro, o Ninguno (se imputa a mano) si lo asignarás manualmente. - Haz clic en Guardar. En Centro de Costos → Todos ves la lista con su estado (Activo o Inactivo) y puedes editar o eliminar cada centro. 💡 El centro se guarda en cada línea del asiento, no en el documento completo. Por eso una misma factura puede repartirse entre dos centros. En los asientos manuales (Contabilidad → Asientos → Nuevo) cada línea tiene su columna de centro de costo. ## Paso 3: el reporte por centro de costo - Entra a Contabilidad → Reportes Contables → Por Centro de Costo. - Elige Desde, Hasta y el Centro de costo (o Todos) y haz clic en Filtrar. - Verás por centro las cuentas con su Código, Debe, Haber y Saldo, y los TOTALES. Solo aparecen las líneas de asiento que tienen centro de costo. Las que no lo tienen siguen viéndose en el Balance de Comprobación y en Movimientos por cuenta. ## Preguntas frecuentes ### El reporte dice «Primero active el centro de costos en esta pantalla.» No está activado el manejo de centros de costo en la empresa. Actívalo como se explica en el paso 1. ### Los documentos anteriores no tienen centro El centro se asigna a los asientos generados después de activarlo. Los anteriores se pueden reclasificar con un asiento manual. --- ## Cheques pendientes y posfechados: cobrar con cheque a una caja y depositarlo después Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/200-cheques-pendientes-y-posfechados-cobrar-con-cheque-a-una-caja-y-depositarlo-despues Controla los cheques que recibes y todavía no depositas: quedan en Cheques Pendientes hasta que registras el depósito en el banco. ## ¿Para qué sirve? Cuando un cliente te paga con un cheque (sobre todo si es posfechado), el dinero todavía no está en tu banco. El sistema te deja guardarlo primero en una caja y cruzarlo al banco el día que lo depositas, para que tu saldo bancario coincida con el estado de cuenta. Requiere el módulo de contabilidad. ## Paso 1: cobrar con cheque a una caja - Registra el cobro como siempre (Cuentas por Cobrar → Comprobantes → Ver Pagos → Nuevo Pago). - En Forma de Pago elige CHEQUE. - En Banco elige una cuenta de tipo Efectivo (tu caja), no el banco. - Llena el Banco de Origen, el Cheque # y el valor, y guarda. La factura queda cobrada y el cheque pasa a Contabilidad → Cheques Pendientes. 💡 Si eliges directamente un banco en lugar de la caja, el dinero entra al banco ese mismo día y el cheque no pasa por Cheques Pendientes. ## Paso 2: aplicar el depósito - Entra a Contabilidad → Cheques Pendientes. Verás cada cheque con Fecha, Depósito, Nro. Cheque, Concepto, Valor y Observacion. - El día que depositas el cheque, haz clic en Aplicar Depósito. - En SALDAR CHEQUE elige el Banco donde lo depositaste, escribe el # Numero Comprobante del depósito y, si quieres, sube una Imagen de la papeleta. - Haz clic en Agregar Pago. Se genera el asiento que pasa el valor de la caja al banco. ## Buscar y exportar Puedes combinar la Búsqueda por texto con Fecha Inicio y Fecha Fin y pulsar Aplicar Filtros. Sin fechas verás los últimos 360 días. Descargar Reporte EXCEL baja la lista filtrada, útil para revisar qué cheques siguen en caja. ## Errores comunes - «No se encontró ningún ejercicio contable para la fecha del asiento proporcionada…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: la fecha del depósito necesita un ejercicio contable abierto. - «No existe el cheque»: el cheque ya fue saldado o se eliminó el cobro; recarga la página. ### ¿Qué hago si el cheque rebota? Si todavía está en Cheques Pendientes, elimina el cobro desde Ver Pagos de la factura: la factura vuelve a quedar pendiente. Si ya aplicaste el depósito, consulta con tu contador el ajuste (por ejemplo, una nota de débito al cliente por los gastos bancarios). --- ## Conciliar un banco con el estado de cuenta Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/247-conciliar-un-banco-con-el-estado-de-cuenta Cómo marcar los movimientos del extracto bancario, registrar gastos e impuestos bancarios y cuadrar la diferencia a 0. ## Para qué sirve Conciliar un banco es comparar los movimientos que registraste en el sistema contra el estado de cuenta real que te entrega el banco, para asegurarte de que coinciden. ### Pasos - Entra a Contabilidad → Bancos y haz clic en Conciliar, en la fila de la cuenta bancaria que quieres cuadrar. - Elige el rango de fechas que cubre tu estado de cuenta. - Marca, uno por uno, los movimientos que efectivamente aparecen en el extracto del banco. - Si el banco te cobró algo que todavía no tenías registrado, usa Gastos bancarios o Impuestos bancarios para dejarlo contabilizado. - Si hubo algún depósito o entrada que no tenías registrada, usa Entradas bancarias. - Revisa los totales: Saldo de la última conciliación, Entradas, Salidas, Saldo Final y la Diferencia con el extracto. La conciliación está correcta cuando la Diferencia da 0.00. - Guarda la conciliación. 💡 Solo se puede eliminar la última conciliación registrada de cada banco, no una intermedia. Al eliminarla, el sistema también anula los asientos de gastos, impuestos e ingresos bancarios que esa conciliación generó, para que no se dupliquen al volver a conciliar. Si alguno de esos asientos está bloqueado o su ejercicio contable está cerrado, no podrás eliminar la conciliación. ## Errores comunes - «Ya existe una conciliacion en esa fecha.»: ya conciliaste ese banco con esa fecha de fin. Elige otra fecha o edita la conciliación existente. - «La fecha de la conciliacion bancaria no puede ser menor a la fecha de la ultima conciliacion»: la fecha fin debe ser posterior a la de tu última conciliación guardada. - «No puede ser mayor a la fecha actual»: no puedes conciliar con una fecha futura. - «Error ingrese primero una fecha fin»: completa la fecha fin antes de marcar movimientos. - «La conciliación debe dar 0 para poder guardarse»: la Diferencia entre tus movimientos y el extracto no cuadra; revisa que marcaste todos los movimientos reales y que registraste los gastos, impuestos o entradas que te faltaban. ### ¿Por qué no puedo editar o eliminar un cobro, pago o asiento? Si el movimiento ya quedó marcado dentro de una conciliación, el sistema lo bloquea con el mensaje «…se encuentra conciliado con el banco, por lo cual no se puede modificar». Para liberarlo, primero elimina la conciliación (solo puedes eliminar la última de ese banco) desde el listado de Bancos. --- ## Empleados: crear, editar, opciones avanzadas y cargas familiares Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/301-empleados-crear-editar-opciones-avanzadas-y-cargas-familiares Cómo registrar un empleado, corregir los errores más comunes, usar las opciones avanzadas (décimos mensualizados, mandatario) y registrar cargas familiares. ## ¿Para qué sirve? En ERP / CRM → Nómina → Empleados registras a tus trabajadores para generarles roles de pago. Requiere tener el módulo de contabilidad activo (el menú Nómina depende de él). ## Crear un empleado - Ve a Empleados → Nuevo. - Llena los datos obligatorios: Nombre, Apellido y Cédula. Si falta alguno, el sistema avisa «Llene los campos obligatorios: Nombre, Apellido, Cedula». - Si el tipo de identificación es Cédula, debe ser una cédula ecuatoriana de 10 dígitos válida; si no lo es, el sistema no deja guardar. Para empleados extranjeros, elige Pasaporte / otra identificación (no se valida el formato). 💡 No puedes registrar dos empleados activos con la misma cédula en la misma empresa: si lo intentas verás «Ya existe un empleado con la cedula correspondiente!». ## Opciones avanzadas del empleado Al crear o editar un empleado, en Opciones Avanzadas encontrarás: - Tiene Fondo de Reserva Mensual: si la marcas, el fondo de reserva del empleado se paga dentro de cada rol en vez de acumularse para que el IESS lo pague directamente. - Dec. Tercero Mensual y Dec. Cuarto Mensual: igual, pero para el décimo tercero y el décimo cuarto sueldo: en vez de acumularse para pagarse una sola vez al año, se reparten y pagan dentro de cada rol mensual. - Representante legal / mandatario (antes llamada «Gerente General»): es solo para quien dirige la empresa sin relación de dependencia (Código de Trabajo art. 308). A un mandatario se le aporta 17,6 % al IESS y no se le calcula fondo de reserva. Un gerente con contrato de trabajo normal no debe marcarse como mandatario. - Fecha de Ingreso Original (reingresos): si el trabajador ya había trabajado antes en la empresa y volvió a ser contratado, aquí se registra su fecha de ingreso anterior para que el fondo de reserva sume ese tiempo trabajado (debe ser anterior a la Fecha de Ingreso actual). 💡 El fondo de reserva se calcula automáticamente desde el mes 13 contado desde la fecha de ingreso (proporcional en el mes del aniversario); no necesitas una casilla aparte para activarlo. ## Editar o eliminar un empleado - Ve a Empleados → Todos. - Para editar, haz clic en el empleado y corrige sus datos. - Para eliminarlo, usa la opción Eliminar de la lista. Si el empleado ya tiene roles de pago generados, no se puede eliminar: verás «Empleado tiene Roles Asignados!». En ese caso, registra su Fecha de Salida en vez de eliminarlo, para conservar su historial. ## Cargas familiares y extensión de cobertura de salud En Empleados → Cargas Familiares registras al cónyuge, hijos o padres del empleado: si trabajan y dónde. Si marcas que aplica la extensión de cobertura de salud del IESS para esa carga familiar, el rol del empleado descuenta automáticamente el 3,41 % (IESS Ext. Salud) correspondiente. Esta función necesita, además del módulo de contabilidad, el módulo de nómina avanzada. --- ## Roles de pago: crear, enviar por correo, eliminar y errores comunes Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/302-roles-de-pago-crear-enviar-por-correo-eliminar-y-errores-comunes Cómo generar un rol de pago manual, enviarlo por correo al empleado, qué hacer si ya existe un rol del mes o si no se puede eliminar, y si el sistema calcula el impuesto a la renta. ## ¿Para qué sirve? ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago es donde generas, revisas, envías y eliminas los roles mensuales de tus empleados. Necesita el módulo de contabilidad activo. ## Crear un rol de pago manual - Entra a Roles de Pago → Nuevo Rol. - Elige el empleado, la fecha y el secuencial del rol. - Indica los días trabajados y, si aplica, las horas al 50 % y al 100 % (recargo y suplementarias/extraordinarias). - Agrega los rubros adicionales (bonos, comisiones, préstamos, etc.) con su valor. - Guarda. Si no eliges un empleado verás «Debe seleccionar un empleado!»; si el total del rol queda en 0, «Debe el total ser mayor a 0!». 💡 El salario básico unificado y la tabla usada para calcular valores como el décimo cuarto se cargan por año en el panel de administración (Valores laborales) y se aplican según el año de la fecha del rol, así que al generar o recalcular un rol siempre obtienes el mismo resultado. ## «Ya existe Rol para el empleado para la fecha mm-aaaa!» El sistema solo permite un rol por empleado y por mes. Si ya generaste uno y necesitas corregirlo, elimina el rol existente (siempre que no esté pagado) y vuelve a generarlo con los datos correctos. ## No se puede eliminar un rol pagado Si el rol ya tiene un egreso de caja/banco generado (está pagado), el sistema no lo deja eliminar: «El rol seleccionado ya esta pagado!!!!». Para corregirlo, primero debes revertir o eliminar ese pago. Al eliminar un rol que no está pagado, sus novedades (anticipos, horas extra, comisiones que se le habían asignado) quedan libres otra vez para poder incluirlas en el siguiente rol que generes. ## Enviar los roles por correo a los empleados Desde Ver Todos Roles, usa el botón Enviar Rol en un rol individual, o selecciona varios roles y envíalos a la vez. El sistema manda el PDF del rol al correo de notificación registrado en la ficha del empleado. ## ¿El sistema calcula la retención de impuesto a la renta del empleado? No. Al generar roles, el impuesto a la renta no se calcula automáticamente (queda en 0), porque la tabla interna del sistema no considera los gastos personales del trabajador. Si a un empleado le corresponde retención de impuesto a la renta, debes calcularla aparte e ingresarla manualmente como un rubro de descuento en su rol. 💡 Los campos «Tipo Sueldo» (Gastos/Costos) y «Tipo Costo» de un rubro del rol están pensados para clasificar el gasto, pero por ahora no cambian a qué cuenta contable se registra el asiento: todo el rol se contabiliza con las cuentas configuradas en la automatización «Nomina» (ver el artículo de automatización contable de Nómina). Esto está en revisión por gerencia. --- ## Automatización contable «Nomina»: qué cuenta va en cada variable del rol Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/303-automatizacion-contable-nomina-que-cuenta-va-en-cada-variable-del-rol Configura la automatización Nomina para que cada rubro del rol de pago (sueldos, IESS, fondo de reserva, comisiones, préstamos, décimos, vacaciones) genere su asiento contable con la cuenta correcta. ## ¿Para qué sirve? Cada vez que generas o pagas un rol, el sistema puede crear automáticamente el asiento contable correspondiente. Para que lo haga con las cuentas correctas de tu plan de cuentas, debes configurar la automatización Nomina. ## Dónde configurarla - Ve a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Nomina. - Para cada variable de la lista, elige la cuenta contable de tu plan de cuentas que corresponde. - Guarda los cambios. ## Variables que debes mapear - Sueldos x Pagar — cuenta por pagar del sueldo neto del rol. - IESS por Pagar — aporte personal y patronal pendiente de pagar al IESS. - Fondo de Reserva y Fondo de Reserva por Pagar — gasto y pasivo del fondo de reserva. - Comisiones — comisiones pagadas en el rol. - Hora Extra — recargo por horas al 50 % y 100 %. - Anticipo — descuento por anticipos de sueldo ya entregados. - PrestamoQuiro y PrestamoHipo — descuentos por préstamo quirografario e hipotecario del IESS. - Aporte patronal — gasto del aporte patronal al IESS. - Decimotercero / Decimotercero_pagar y Decimocuarto / Decimocuarto_pagar — gasto y pasivo de los décimos sueldos. - Vacaciones / Vacaciones_pagar — gasto y pasivo de vacaciones. 💡 Si una variable queda sin cuenta asignada, el asiento de ese rubro no se genera correctamente; revisa la automatización completa antes de empezar a pagar roles del mes. ## Preguntas frecuentes ¿Puedo usar la misma cuenta para dos variables? Sí, por ejemplo puedes usar la misma cuenta de «Sueldos por Pagar» para varios tipos de empleado; el sistema no lo impide. ¿Los campos «Tipo Sueldo» y «Tipo Costo» de un rubro cambian la cuenta del asiento? Por ahora no: todo rol se contabiliza con las cuentas de esta automatización, sin importar lo que marques en esos campos del rubro. Es un punto en revisión por gerencia. --- ## Asientos contables: buscarlos, exportarlos a Excel y crear uno manual Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/282-asientos-contables-buscarlos-exportarlos-a-excel-y-crear-uno-manual Filtra los asientos por número, referencia o tercero y descárgalos a Excel; crea un asiento manual con tercero y centro de costo. ## Buscar y exportar asientos En Contabilidad → Asientos → Todos puedes ubicar cualquier asiento sin recorrer toda la lista. - Búsqueda: admite el número de secuencia, la referencia, la descripción, o la identificación o el nombre del cliente o proveedor relacionado. - Fecha Inicio y Fecha Fin: si no las llenas, el sistema muestra por defecto los últimos 360 días. - Orden y la paginación, para moverte por los resultados. Haz clic en Descargar Reporte EXCEL para llevarte el listado filtrado a una hoja de cálculo. ## Crear un asiento manual Usa Contabilidad → Asientos → Nuevo para registrar ajustes, depreciaciones, provisiones o cualquier movimiento que no se genera solo desde un documento. - Completa la fecha y la referencia del asiento. - Agrega cada línea con su cuenta contable, el valor en el Debe o en el Haber. - Si el movimiento corresponde a un cliente o proveedor en particular, selecciónalo en el campo Tercero: así ese asiento queda vinculado a su cuenta. - Si manejas centros de costo, cada línea tiene su propia columna para asignarle un Centro de costo. - Revisa que el Debe y el Haber totalicen lo mismo y guarda. 💡 Vincular un Tercero es útil para que ese movimiento aparezca al consultar la cartera de ese cliente o proveedor; asignar el Centro de costo es lo que permite que ese ajuste se vea en el reporte Por Centro de Costo. --- ## Por qué no puedo eliminar un asiento (y cómo regenerarlo) Categoría: Contabilidad URL: https://azur.com.ec/ayuda/283-por-que-no-puedo-eliminar-un-asiento-y-como-regenerarlo Un documento vigente protege su asiento automático; si lo elimina el dueño, puede volver a generarlo con «Regenerar asiento». ## ¿Por qué no me deja eliminar un asiento? El asiento automático de una factura, nota de crédito, nota de débito, retención, compra o liquidación está protegido mientras el documento que lo generó siga vigente, para que la contabilidad no quede descuadrada con tus ventas o compras. - Documento electrónico AUTORIZADO por el SRI y vigente (factura, nota de crédito/débito, retención, liquidación): no se puede eliminar su asiento. Verás «…documento autorizado por el SRI y vigente. Anule o elimine primero el documento.». Primero anula o elimina el documento; su asiento se ajusta solo. - Documento interno o no autorizado y vigente (una compra, por ejemplo): solo el dueño de la cuenta puede eliminar ese asiento, y el sistema pide una confirmación explícita antes de hacerlo, porque el documento quedará sin contabilizar. - Si el asiento ya no tiene un documento vivo detrás (el documento ya fue eliminado o anulado), se elimina igual que antes, sin estas restricciones. Además siguen aplicando los bloqueos de siempre: un asiento bloqueado por el auditor, conciliado con el banco o de un ejercicio cerrado tampoco se puede eliminar hasta que lo desbloquees, elimines la conciliación o reabras el periodo. Otros mensajes que puedes ver: «para eliminar el asiento debe primero eliminar el asiento de anticipo aplicado al documento», «No se puede eliminar el asiento elimine o edite el ingreso o egreso» y «No se puede eliminar el asiento, debe eliminar el pago relacionado». ## Regenerar un asiento eliminado Si, siendo el dueño, confirmaste la eliminación del asiento de un documento interno que sigue vigente, en Contabilidad → Asientos → Todos aparece un aviso «Documentos vigentes sin asiento contable» con la lista de esos documentos (hasta los últimos 365 días) y un botón Regenerar asiento en cada uno. Al pulsarlo, el sistema vuelve a correr la automatización contable de ese documento con las cuentas que tengas configuradas hoy y crea un asiento nuevo. Si el documento ya tiene un asiento vivo, no se crea un duplicado. 💡 Regenerar un asiento también es solo para el dueño de la cuenta y requiere que el módulo de contabilidad esté activo. --- ## Registrar una compra de productos (factura de proveedor) paso a paso Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/69-registrar-una-compra-de-productos-factura-de-proveedor-paso-a-paso Cómo llenar la cabecera, el proveedor, el documento de sustento y los productos de una compra, y qué pasa con el stock, el costo y la deuda al guardar. ## ¿Para qué sirve? Registrar en el sistema las facturas que te emiten tus proveedores. Al guardar una compra de productos el sistema: - Suma la mercadería a tu inventario (en la bodega que elijas). - Actualiza el costo de cada producto. - Crea la deuda con el proveedor en Cuentas por Pagar. - Deja la compra lista para el ATS y, si quieres, para emitir la retención. ## Antes de empezar - Necesitas acceso al menú Compras (los vendedores necesitan el permiso de compras). - Ten a mano la factura del proveedor: número (001-001-000000123), fecha y número de autorización. - Si la factura es electrónica y tienes el XML o la clave de acceso, es más rápido importarla (ver el artículo «Importar una compra desde el XML o la clave de acceso»). ## Paso a paso - Entra a Compras → Nuevo. - En la sección Compra revisa la cabecera: Fecha: fecha en que registras la compra. - Tipo: Electrónica (lo normal) o Físico si te dieron una factura preimpresa. - Punto Emisión y Ambiente: se llenan solos con los de tu sesión. - Código Interno: número interno de la compra; el sistema propone el siguiente. - En Datos del Proveedor escribe el RUC o el nombre en Ingrese su Busqueda, haz clic en la lupa y elige el proveedor en Seleccione un Resultado. Si no existe, haz clic en Nuevo y llena sus datos. - En Documento de Sustento: Elige el Sustento Tributario (por ejemplo, 06 Inventario - Crédito Tributario para declaración de IVA para mercadería). - Elige el Tipo Comprobante (normalmente 01 Factura). La lista solo muestra los tipos que permite el sustento elegido. - Escribe la Fecha Comprobante (la que dice la factura), Estab., P.Emisión y Secuencial (por ejemplo 001, 001 y 123; el sistema completa los ceros). - Pega la Autorización SRI: 49 dígitos en una factura electrónica (es la clave de acceso); en una física, el número de autorización de 10 dígitos. - Elige la Bodega y la Fecha ingreso Bodega donde entra la mercadería. - En la pestaña PRODUCTOS haz clic en Buscar / Añadir, busca el producto, escribe cantidad y precio unitario, y pulsa Añadir y Continuar (para seguir agregando) o Añadir y Cerrar. - En Forma de Pago elige cómo pagas, el Plazo (por ejemplo 30 días) y el valor. La suma de las formas de pago debe ser igual al Valor Total. - Revisa los Totales contra la factura del proveedor y haz clic en Guardar Compra. ## ¿Qué pasa al guardar? ### Inventario Las facturas (01), notas o boletas de venta (02), liquidaciones de compra (03) y comprobantes del exterior (15) suman existencias en la bodega elegida. En una compra de productos el interruptor Ingreso de Mercaderia queda siempre activo; solo se apaga cuando marcas Es Gasto. ### Costo del producto El costo de cada producto se actualiza con el de esta compra: subtotal de la línea ÷ cantidad (ya con el descuento). Si compraste una presentación (por ejemplo, una caja de 20 unidades), el costo y la existencia van al producto base: 20 cajas a $10 son 200 unidades a $1. ### Deuda con el proveedor - La compra queda en Cuentas por Pagar con vencimiento según el plazo (días, meses o años desde la fecha del comprobante). - Pago automático: si NO tienes el módulo de contabilidad y la compra tiene una sola forma de pago, SIN UTILIZACION DEL SISTEMA FINANCIERO (efectivo) y sin plazo, el sistema la deja pagada con un recibo de egreso. - Con el módulo de contabilidad la compra nunca se paga sola: registra el pago en Cuentas por Pagar → Comprobantes → Ver Pagos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué la compra no sumó stock? - Marcaste Es Gasto: un gasto no mueve inventario. - El tipo de comprobante no mueve inventario (por ejemplo, una nota de débito 05). - La mercadería entró a otra bodega: revisa la Bodega de la compra o el kardex del producto. - El producto es un servicio. ### ¿Por qué cambió el costo de mi producto? Cada compra deja como costo del producto el de la última compra. Si el precio vino con descuento, el costo baja en esa proporción. Para ver el valor según tu método de costeo, revisa el Kardex. ### Me equivoqué en la compra Ábrela desde Compras → Todos con el lápiz (Editar). Si ya tiene retención o pagos, primero hay que quitar esos movimientos (ver «Buscar, editar y eliminar compras»). 💡 Si al guardar sale «La compra que desea ingresar ya existe en el sistema.», esa factura (mismo proveedor, tipo y número) ya está registrada. Búscala en Compras → Todos antes de ingresarla otra vez. --- ## Registrar un gasto en Compras y usar los interruptores (Es Gasto, IVA Crédito Tributario, Combinada) Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/72-registrar-un-gasto-en-compras-y-usar-los-interruptores-es-gasto-iva-credito-tributario-combinada Cómo registrar facturas de servicios o gastos sin productos, qué hace cada interruptor de la compra y cómo mezclar productos y gastos. ## ¿Para qué sirve? No todo lo que compras es mercadería. La luz, el arriendo, la publicidad o un servicio profesional se registran como gasto: entran a tus compras, a Cuentas por Pagar y al ATS, pero no mueven inventario. Los interruptores de la sección Compra definen cómo se trata cada documento. ## Los interruptores de la compra - Es Gasto: convierte la compra en un gasto. Se oculta la pestaña PRODUCTOS y aparece la pestaña de gastos. Se apaga el ingreso de mercadería. - IVA Crédito Tributario: indica que el IVA de esta compra lo usarás como crédito tributario en tu declaración. Viene encendido. Solo se muestra si tienes el módulo de contabilidad o si la compra es un gasto. - Ingreso de Mercaderia: en una compra de productos siempre está encendido y no se puede apagar: los productos suman existencia. Desaparece cuando marcas Es Gasto. - Iva al Gasto e Iva Cargado a Cuenta (solo con contabilidad): aparecen cuando apagas IVA Crédito Tributario. Debes elegir uno de los dos: Iva al Gasto: el IVA se registra en la cuenta de IVA cargado al gasto. - Iva Cargado a Cuenta: el IVA se suma a la misma cuenta contable de cada línea del gasto. - Combinada: permite tener en la misma compra líneas de productos y líneas de gasto (ver más abajo). ## Registrar un gasto paso a paso - Entra a Compras → Nuevo y enciende Es Gasto. - Decide si el IVA es crédito tributario (deja encendido) o no (apágalo y, con contabilidad, elige Iva al Gasto o Iva Cargado a Cuenta). - Elige el proveedor y llena el Documento de Sustento igual que en una compra normal (sustento, tipo de comprobante, número, fecha y autorización). Para un gasto suele usarse 02 Costo o Gasto para declaración de IR o 01 Crédito Tributario para declaración de IVA. - Llena la pestaña de gastos. Verás una de estas dos, según tu empresa: GASTOS CONT (con módulo de contabilidad): haz clic en Buscar Cuenta Contable / Añadir, busca la cuenta del gasto en tu plan de cuentas (por ejemplo, «Arriendos») y agrégala. - GASTOS SIN (sin contabilidad): haz clic en Agregar y escribe una descripción libre (por ejemplo, «Servicio de internet septiembre»). - En cada línea escribe el valor en la columna de su tarifa: Sub.No_Objeto, Sub.Exento, Sub.Diferen., Sub.Iva0%, Sub.Iva5%, Sub.Iva15% (las columnas 12 % y 13 % quedan para documentos antiguos). Si aplica, elige el Tipo ICE y su valor. - Completa la forma de pago y haz clic en Guardar Compra. 💡 Una misma factura con dos tarifas (por ejemplo, una parte con 15 % y otra con 0 %) se registra en una sola línea: pon cada valor en su columna. ## Compra combinada: productos y gastos en el mismo documento Úsala cuando una factura trae mercadería y también un servicio (por ejemplo, productos más el flete). - Enciende Combinada. Es Gasto se apaga y se bloquea. - En PRODUCTOS agrega la mercadería con Buscar / Añadir: esa parte suma inventario y actualiza costos. - En la pestaña de gastos agrega el resto: esa parte va a la cuenta de gasto (o a la descripción) y no toca el inventario. - Los totales suman ambas partes. Revisa que el Valor Total sea el de la factura. Los gastos se calculan siempre con 2 decimales, aunque los productos estén en 6 decimales. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo asignar un centro de costo a la compra? En la pantalla de compra no hay selector de centro de costo. Si activaste el centro de costos en Contabilidad → Mantenimiento → Configuración, el centro se asigna solo en el asiento según el origen que elegiste: Del establecimiento o Del producto. Para casos especiales puedes ajustar con un asiento manual. ### Error «No puede guardar un gasto sin la compra» Falta el Código Interno de la cabecera. Escribe un número (el sistema suele proponer el siguiente) y vuelve a guardar. ### Error «No Puede estar Vacía la Compra o Gasto» No agregaste ninguna línea de producto ni de gasto. Revisa que la línea tenga valores en alguna columna de tarifa. ### ¿Se puede importar un gasto desde el XML? Sí. Con Es Gasto encendido siguen disponibles Importar Xml e Importar desde Clave de Acceso (no así Importar Excel, que es solo para productos). También puedes convertir facturas recibidas en gastos desde Documentos Recibidos SRI. --- ## Importar una compra desde el XML o la clave de acceso del proveedor Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/78-importar-una-compra-desde-el-xml-o-la-clave-de-acceso-del-proveedor Llena la compra sola con el XML autorizado o con la clave de acceso de 49 dígitos, y relaciona cada producto del proveedor con tu propio producto. ## ¿Para qué sirve? Si la factura de tu proveedor es electrónica, no necesitas digitarla. El sistema lee el comprobante y llena por ti el proveedor, el número del documento, la fecha, la autorización, los productos con sus impuestos y los totales. Tú solo revisas, relacionas los productos y guardas. ## Opción 1: Importar Xml - Descarga el XML de la factura (del correo del proveedor o del portal del SRI). Debe ser el XML autorizado, el que incluye el número de autorización. - Entra a Compras → Nuevo y haz clic en Importar Xml (arriba a la derecha). - Elige el archivo y pulsa Subir XML. - El sistema comprueba que el XML esté dirigido al RUC de tu empresa y llena la compra. ## Opción 2: Importar desde Clave de Acceso - Copia la clave de acceso de la factura (49 dígitos; aparece en el RIDE debajo del código de barras). - En Compras → Nuevo haz clic en Importar desde Clave de Acceso. - Pega la clave y pulsa BUSCAR AUTORIZACION SRI. El sistema descarga el comprobante directamente del SRI y llena la compra. 💡 La opción por clave depende de que el servicio del SRI responda. Si sale «El sri no esta disponible...», espera unos minutos o usa la opción del XML. ## Relacionar los productos del proveedor con los tuyos (Codigo Interno) Tu proveedor llama a sus productos con sus propios códigos. Para que la existencia y el costo vayan al producto correcto de tu inventario, cada línea importada tiene un campo Codigo Interno: - En rojo: la línea todavía no está relacionada con ningún producto tuyo. - En verde: ya está relacionada. - Haz clic en el botón de lupa junto a Codigo Interno de la línea. - Se abre la búsqueda con las primeras letras del nombre del producto del proveedor. Cambia el texto si hace falta y pulsa la lupa. - En la lista (Codigo, Nombre del Producto) haz clic en el botón de la fila de tu producto. Aparece «Agregado» y la línea se pone en verde. - Repite con cada línea. Revisa cantidades y precios y haz clic en Guardar Compra. Si una línea queda en rojo, al guardar aparece «Falta Ingresar el Código Interno». Si el producto todavía no existe en tu catálogo, créalo primero en Productos & Servicios → Nuevo y luego relaciónalo. ## Antes de guardar, revisa - Sustento Tributario: el XML no lo trae; elígelo tú (por ejemplo, 06 para inventario o 02 para gasto). - Bodega donde entra la mercadería. - Forma de Pago y plazo: la suma debe coincidir con el total. - Si quieres registrar la factura como gasto (sin inventario), enciende Es Gasto antes de importar: el sistema pone los totales por tarifa en una línea de gasto. ## Errores comunes - «Xml esta destinado a X y no al ruc Y.» La factura fue emitida a otra identificación (otra de tus empresas o tu cédula en lugar del RUC). Entra con la empresa correcta o pide al proveedor que corrija la factura. - «No contiene Numero de Autorizacion» o «El comprobante dentro del XML de autorización no es válido»: subiste un XML sin autorizar o incompleto. Descarga el XML autorizado del portal del SRI. - «No es archivo xml»: el archivo no tiene extensión .xml (por ejemplo, subiste el PDF). - «la clave de acceso no tiene 49 digitos»: revisa que copiaste la clave completa, sin espacios. - «El comprobante consultado supera los 7 dias limite del SRI…»: la búsqueda por clave tiene un límite de días en tu empresa. Usa Importar Xml con el archivo descargado. - «La compra que desea ingresar ya existe en el sistema.»: esa factura ya está registrada; búscala en Compras → Todos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo cargar muchas facturas de una vez? Sí, desde Documentos Recibidos SRI puedes cargar todos tus comprobantes recibidos y convertirlos en compras en lote (ver «Convertir documentos recibidos en compras»). Esa vía las registra como gasto; para mover inventario usa la importación desde Compras → Nuevo. --- ## Buscar, editar y eliminar compras (Compras > Todos) Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/83-buscar-editar-y-eliminar-compras-compras-todos Filtra y exporta tus compras, entiende cuándo aparecen el lápiz y la papelera y qué hacer si la compra tiene retención o pagos. ## ¿Para qué sirve? En Compras → Todos ves todas las compras, gastos, notas de crédito/débito de proveedores y liquidaciones de compra registradas. Desde aquí las buscas, las exportas, emites su retención, ves sus pagos y las corriges o eliminas. ## Buscar y filtrar - Entra a Compras → Todos. - En Filtros de Búsqueda usa: Búsqueda: nombre del proveedor, código interno o número del documento del proveedor. - Fecha Inicio y Fecha Fin. Si no pones fechas, verás los últimos 60 días. - Vendedor, Tipo Comprobante, Ordenar Por, Orden y Ver (cuántas filas por página). - Haz clic en Aplicar Filtros. Para llevarte el resultado haz clic en Descargar en Excel (incluye los valores de retención y el tipo de gasto). La columna Pago te dice si la compra está Pagado, Pendiente o Pendiente Parcial. ### Vista Global: compras de todos los establecimientos Por defecto ves solo las compras del establecimiento con el que entraste. El enlace Ir a Vista Global muestra las de todos los establecimientos de la empresa. Lo usa el dueño de la cuenta; un vendedor ve solo sus compras, salvo que tenga un nivel de acceso mayor o esté marcado como contador. ## Acciones de cada compra - Imprimir: comprobante interno de la compra. - Ver Pagos: abre su historial en Cuentas por Pagar. - Emitir Retencion: abre la retención ya llena con el proveedor y el documento de la compra. Cuando ya existe, el ícono cambia a Ver Retencion. - Editar (lápiz) y Eliminar Compra (papelera): ver las condiciones abajo. ## Editar una compra El lápiz aparece cuando la compra no tiene retención. En una liquidación de compra electrónica, además, solo si el SRI la devolvió o rechazó. - Haz clic en Editar. - Corrige lo que necesites (proveedor, sustento, productos, valores, forma de pago) y guarda. - El sistema ajusta inventario, cuenta por pagar y, si llevas contabilidad, el asiento. 💡 Si la compra ya tiene pagos, no puedes bajar el total por debajo de lo pagado. Sale: «No se puede dejar el documento en $X: ya tiene $Y entre cobros, retenciones y notas de credito.». Elimina primero ese pago en Cuentas por Pagar o deja un total igual o mayor. ## Eliminar una compra La papelera aparece cuando la compra no está pagada, no tiene retención y no es una nota de crédito de proveedor. Al eliminarla se revierten el inventario, la cuenta por pagar y el asiento contable. ## Una compra con retención ya no se puede editar ni eliminar: ¿qué hago? La retención emitida «amarra» la compra, porque se basa en sus valores. Para corregir: - Anula la retención. Recuerda que la anulación se hace en el portal del SRI y requiere que tu proveedor la acepte dentro de 5 días hábiles; el plazo vence el día 7 del mes siguiente a la emisión. Luego márcala como anulada en el sistema (ver «Gestión de retenciones»). - Con la retención anulada, edita o elimina la compra. - Emite una retención nueva desde Emitir Retencion. ## Errores al eliminar - «No se puede eliminar la compra,elimine primero las Cuentas por Pagar»: la compra tiene pagos. Ve a Cuentas por Pagar → Comprobantes → Ver Pagos, elimina los pagos y vuelve a intentar. - «No se puede eliminar porque existe una retención relacionada a la compra , elimine primero la retención # …»: el mensaje te indica el número de la retención. Anúlala o elimínala primero. - «No se puede eliminar la liquidacion de compra»: la liquidación ya fue autorizada por el SRI. Solo se puede anular en el SRI. - Si llevas contabilidad, tampoco podrás eliminarla si su asiento está conciliado, bloqueado por el auditor o en un ejercicio cerrado (el mensaje indica la causa; ver «Eliminar un cobro o una retención registrados por error», sección «El asiento del cobro está protegido»). --- ## Registrar un empleado paso a paso Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/251-registrar-un-empleado-paso-a-paso Cómo registrar un empleado, el límite de empleados de tu cuenta, el destino contable del sueldo y el fondo de reserva. ## Para qué sirve Antes de generar roles de pago, cada trabajador debe estar registrado como empleado, con sus datos personales, laborales y contables completos. ### Límite de empleados de tu cuenta Ningún plan incluye empleados de nómina de forma gratuita: cada empleado activo que registres cuenta contra el cupo de empleados adicionales que hayas contratado. Si ya llegaste al límite, al intentar guardar uno nuevo verás «Has alcanzado el límite de empleados de tu cuenta…». Para seguir registrando personal: contrata empleados adicionales desde Suscripciones → Comprar adicionales, o da de baja (pon la Fecha de Salida) a empleados que ya no trabajan contigo; eso libera cupo. ### Pasos - Entra a ERP / CRM → Nómina → Empleados → Nuevo. - En Datos Personales completa nombre, apellido, cédula, fecha de nacimiento, estado civil, tipo de sangre y, si aplica, discapacidad o tercera edad. - Completa la Dirección y los datos de contacto. - En Información Laboral escribe el Cargo, el Departamento, el Sueldo Base, la Fecha de Ingreso, la Fecha de Afiliación al IESS, la jornada y el horario (y la Fecha de Salida, si ya no trabaja contigo). - Agrega la Cuenta Bancaria y el Banco donde se le paga, el correo para notificaciones, el nivel de instrucción y un contacto de emergencia. - Completa la sección Opciones Contables (ver abajo). - Guarda el empleado. ### Destino contable del sueldo En Opciones Contables eliges el Destino contable del sueldo: Administración (gasto), Ventas (gasto), Producción - mano de obra directa MOD (costo) o Producción - mano de obra indirecta MOI (costo). Esto define a qué cuentas contables van su sueldo, beneficios y aportes patronales cuando se genera el asiento del rol de pagos. Si el trabajo del empleado se reparte entre varias áreas, marca «Repartir entre varios destinos por porcentaje» y escribe qué porcentaje va a cada destino (por ejemplo, 70 % Producción MOD y 30 % Administración). La suma de los porcentajes debe dar exactamente 100 %. 💡 Las cuentas contables de cada destino se configuran en Contabilidad → Automatizaciones → Nómina. Si un empleado se guarda sin destino contable, el sistema lo trata como Administración (gasto) para que su sueldo no quede nunca fuera del asiento del rol. ### Fondo de reserva El sistema calcula el fondo de reserva según la ley: se empieza a pagar desde el mes 13 contado desde la Fecha de Ingreso, el mes del aniversario se paga proporcional a los días, y siempre se compara contra el mes del rol que estás generando (no contra la fecha de hoy). - Si el trabajador volvió a la empresa después de haber trabajado antes, escribe en «Fecha de Ingreso Original (reingresos)» la fecha de ingreso menos el tiempo que ya trabajó antes, para que ese tiempo también cuente. - Si marcas «Tiene Fondo de Reserva Mensual», se paga dentro del rol; si no, se acumula en el IESS. - «Representante legal / mandatario» es solo para quien dirige la empresa sin relación de dependencia (aporta 17,6 % y no tiene fondo de reserva). Un gerente con contrato de trabajo normal NO se marca aquí. ### Rol automático En la ficha del empleado (con el módulo de nómina avanzada) está la casilla «Generar Rol Automatico». Si la activas, el sistema genera solo el rol del mes de ese empleado el último día hábil de cada mes, a primera hora, con el mismo cálculo que la generación manual (sueldo básico y tabla de impuesto a la renta del año, fondo de reserva, faltas, horas extra, comisiones y anticipos registrados en el mes). - Si el empleado ya tiene su rol del mes (por ejemplo, lo generaste a mano), no se duplica. - El rol queda listo para que lo revises: no se paga ni se contabiliza solo. Te llega un aviso en la campana con los empleados procesados. - Si prefieres hacerlo tú, genera los roles desde Nómina → Roles de Pago → Ver Todos Roles → Generar Roles. 💡 Si en el Escritorio ves un aviso de «empleados activos sin destino contable del sueldo», entra a Empleados y completa ese campo en cada uno que aparezca en la lista. --- ## Liquidación de compra electrónica: cuándo emitirla y cómo hacerlo Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/290-liquidacion-de-compra-electronica-cuando-emitirla-y-como-hacerlo Para qué sirve la liquidación de compra, a qué proveedores corresponde y los pasos para emitirla como comprobante electrónico. ## Liquidación de compra electrónica: cuándo emitirla y cómo hacerlo La liquidación de compra es el comprobante que tú emites en lugar de tu proveedor cuando él, por su situación, no puede emitirte una factura. A diferencia de las demás compras, aquí el que registra la venta ante el SRI es tu empresa, no el proveedor. ### ¿Cuándo corresponde emitirla? Según el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, la liquidación de compra procede solo para: - Personas naturales no residentes o sociedades extranjeras sin establecimiento permanente en el país. - Personas sin RUC o con RUC suspendido: no obligadas a llevar contabilidad y que, por su actividad, no pueden emitir comprobantes (artesanos informales, pequeños productores, etc.). - Reembolso de gastos a tus propios empleados. - Miembros de organizaciones de la economía popular y solidaria. - Otros casos que determine el SRI. 💡 Si intentas emitirla a un proveedor con RUC activo fuera de esos casos, el sistema te avisa con esta misma lista y te pide confirmar: una liquidación a un RUC activo normal no sustenta crédito tributario de IVA ni costo o gasto deducible, aunque técnicamente se puede guardar. Revísalo con tu contador antes de confirmar. ### Paso a paso para emitirla - Ve a Compras → Nuevo. - En Tipo de Comprobante elige «03 Liquidación de compra de Bienes o Prestación de servicios». - En Tipo (tecnología) elige Electrónica para que se transmita al SRI; si la dejas como «Física», solo queda registrada internamente, sin validez ante el SRI. - Completa los datos del proveedor: como normalmente no tiene RUC, usa su cédula o su identificación disponible. Si tiene RUC, revisa el aviso del punto anterior. - Agrega los productos o servicios, con sus cantidades y valores, igual que en una compra normal. - Revisa los totales y guarda. Si llevas contabilidad, el sistema sugiere el código de retención de renta que corresponde a este tipo de compra; confírmalo con tu contador antes de guardar. - Guarda y confirma el envío al SRI. ### Preguntas frecuentes ¿La liquidación de compra lleva IVA? Igual que cualquier compra: según el tipo de IVA de cada producto o servicio que recibiste. ¿Puedo editarla o anularla después de autorizada? Sigue las mismas reglas que cualquier comprobante electrónico: autorizada no se edita (se corrige con los documentos correspondientes) y se anula dentro del plazo del SRI desde Documentos Enviados SRI. --- ## Compras: preguntas frecuentes y errores comunes Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/245-compras-preguntas-frecuentes-y-errores-comunes Cómo elegir sustento tributario y tipo de comprobante, y qué significan los mensajes de error más comunes al guardar una compra. ## ¿Qué sustento tributario y tipo de comprobante elijo en una compra? En Compras → Nuevo, la sección Documento de Sustento te pide primero el Sustento Tributario; según el que elijas, el Tipo de Comprobante solo muestra las opciones compatibles con ese sustento. - 01 Crédito Tributario: compras normales con derecho a crédito tributario de IVA (la mayoría de tus compras de bienes o servicios para el negocio). - 02 Costo o Gasto sin Crédito Tributario: compras que son gasto deducible pero no dan crédito de IVA. - 03 / 04 Activo Fijo: compra de un bien que vas a usar como activo fijo (03 con crédito tributario, 04 sin crédito, como costo). - 05 Liquidación de Gastos de Viaje: gastos de viaje del personal. - 06 / 07 Inventario: mercadería que compras para revender (06 con crédito tributario, 07 sin crédito, como costo). - 09 Reembolso por Siniestros, 10 Distribución de Dividendos y otros sustentos: para casos puntuales; úsalos solo si tu documento corresponde exactamente a ese concepto. 💡 Si no sabes cuál usar, pregunta a tu contador: el sustento tributario que elijas afecta directamente a tu declaración de IVA y al ATS. ## Errores comunes al guardar una compra ### «La compra que desea ingresar ya existe en el sistema.» Ya registraste una compra activa con el mismo proveedor, tipo de comprobante, establecimiento, punto de emisión y secuencial, en el mismo ambiente. Búscala en Compras → Todos antes de volver a ingresarla. ### «Debe llenar la automatización de Compras e Inventario» Si tu cuenta lleva contabilidad, las automatizaciones de Compras y de Inventario necesitan tener cuentas contables asignadas antes de poder guardar una compra. Ve a Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones y completa esas secciones. ### «Debe llenar la automatización de Retenciones Compras para generar la Retención» Si estás emitiendo la retención junto con la compra, faltan cuentas contables para alguno de los códigos de retención que usaste. El mensaje indica qué código falta; complétalo en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Retenciones Compras. ### «La fecha de la retención… no puede tener más de 3 días hábiles de antigüedad respecto a hoy» Aparece cuando la Fecha Retención que pusiste, sumando 3 días hábiles, ya quedó atrás de la fecha de hoy. Cambia la fecha de la retención a una más reciente (lo normal es dejarla en el día en que estás registrando la compra). ### «No dispone de comprobantes para generar la retención por lo cual no se puede guardar la compra.» Tu plan no tiene comprobantes disponibles para emitir la retención electrónica. Puedes comprar comprobantes adicionales, o guardar la compra sin completar la pestaña de retención y emitirla después, cuando tengas cupo. ### Errores de validación del formulario de compra - «Numero de autorizacion no puede estar Vacio / es Invalido» y «El numero de Autorización es obligatorio para las facturas físicas»: escribe el número de autorización del comprobante físico o electrónico del proveedor. - «el numero de documento sustento no Puede estar Vacio... Debe Completar 15 digitos»: el documento de sustento debe tener exactamente 15 dígitos: 3 del establecimiento, 3 del punto de emisión y 9 del secuencial (por ejemplo 001-001-000000123). - «El total de las Formas de Pago tiene q se igual al Total de la Compra»: la suma de las formas de pago que agregaste no coincide con el total de la compra; revisa los valores. - «El sustento tributario no puede estar vacio»: elige un Sustento Tributario antes de guardar. - «No Puede estar Vacía la Compra o Gasto»: agrega al menos un producto o una línea de gasto antes de guardar. ### «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida…» A pesar de que el mensaje dice «Cliente», en una compra se refiere a la identificación del proveedor: tiene un dígito de más o de menos. La cédula debe tener 10 dígitos y el RUC 13, solo números. Corrígela en la ficha del proveedor y vuelve a guardar. ### «Las Compras Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final» Desde 2026 una compra de más de USD 50 necesita la identificación real del proveedor (cédula o RUC); ya no se puede registrar a «Consumidor Final». Busca o crea al proveedor con su identificación antes de guardar. ### «Debe llenar la automatización de Devolucion Proveedor e Inventario» Aparece al registrar una nota de crédito de proveedor (tipo de comprobante 04) con contabilidad activa: faltan cuentas en las automatizaciones Devolución Proveedor e Inventario. Complétalas en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. --- ## Emitir una liquidación de compra paso a paso Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/246-emitir-una-liquidacion-de-compra-paso-a-paso Cómo emitir una liquidación de compra y a qué proveedores se le puede emitir. ## Para qué sirve La liquidación de compra es el comprobante electrónico que tú emites (no tu proveedor) cuando le compras a una persona natural que no está obligada a emitir comprobantes de venta, porque no tiene RUC. ### ¿A quién puedo emitir una liquidación de compra? Solo a personas naturales no obligadas a emitir comprobantes, identificadas con cédula o pasaporte (sin RUC). El sistema no te deja elegir un proveedor que tenga RUC: si lo intentas, aparece «Las Liquidaciones de Compra no pueden ser emitidas a para personas con RUC». Tampoco puedes agregarle ICE: si lo intentas, verás «Una liquidación de compra no puede tener ice». ### Pasos - Entra a Comprobantes Electrónicos → Liquidación de Compra → Nuevo. El tipo de comprobante (03) y la tecnología electrónica vienen fijos; la fecha es la de hoy y el establecimiento, punto de emisión y secuencial los pone el sistema. - En Datos del Proveedor, busca a la persona por su cédula o pasaporte. Si no existe, créala con Nuevo (recuerda: sin RUC). - Agrega los productos que compraste, o usa la pestaña de gastos si no manejas inventario para esa compra. - Revisa los totales. - Haz clic en Guardar Compra y confirma. El comprobante se firma y se envía al SRI. 💡 La liquidación de compra solo se transmite con la fecha de hoy y consume un comprobante de tu plan, igual que una factura. ## Corregir o eliminar una liquidación Una liquidación ya autorizada por el SRI no se puede editar ni eliminar desde el sistema: si hay un error, debes anularla en el portal del SRI. Solo puedes editarla o eliminarla mientras esté devuelta o rechazada por el SRI (no autorizada) y no tenga una retención emitida. Si intentas hacerlo fuera de ese caso, el sistema avisa «No se puede editar la compra en el estado…» o «No se puede eliminar la liquidacion de compra». Para ver solo tus liquidaciones usa Comprobantes Electrónicos → Liquidación de Compra → Todos: la lista ya viene filtrada; si quieres ver también el resto de tus compras, quita el filtro en el selector Tipo Comprobante. ## Si tu plan no incluye la liquidación o la retención Para emitir la liquidación o, junto con ella, la retención, tu plan debe incluir ese comprobante y tener cupo disponible. Si no es así, el sistema te regresa al Escritorio con el mensaje de tu plan o de comprobantes agotados; puedes subir de plan o comprar comprobantes adicionales desde Suscripciones. --- ## Generar el ATS (Anexo Transaccional Simplificado) del mes Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/248-generar-el-ats-anexo-transaccional-simplificado-del-mes Cómo descargar el ATS del mes, qué compras entran y cómo resolver los errores más comunes al generarlo. ## Para qué sirve El ATS es el archivo que subes al DIMM del SRI con el detalle de tus compras (con sus retenciones) y de tus ventas del mes. El sistema lo arma por ti en formato XML. ### Pasos - Entra a Impuestos → Generar ATS. - Elige el Año y el Mes. - Haz clic en Generar ATS. - Se descarga un archivo con el nombre RUC-AÑO-MES.xml (por ejemplo 0999999999001-2026-09.xml), listo para cargar en el DIMM. 💡 Genera el ATS desde el ambiente de Producción: en Pruebas el archivo sale vacío o con datos de prueba. El ATS solo toma documentos autorizados por el SRI en ese ambiente. ### ¿Qué compras entran al ATS de un mes? Las compras entran por la fecha del documento de tu proveedor (la fecha del comprobante que te emitió), no por la fecha en que tú la registraste en el sistema. Por ejemplo, una factura de proveedor con fecha de septiembre que registraste en octubre va en el ATS de septiembre, no en el de octubre. ### Qué muestra de ventas y la opción de detalle electrónico Según la normativa del SRI, las facturas, notas de crédito y notas de débito electrónicas no se detallan en el ATS porque el SRI ya tiene esa información. El detalle de ventas del ATS solo incluye tus comprobantes físicos; el total de ventas por establecimiento siempre aparece, aunque sea en 0.00 si todo lo vendiste de forma electrónica. Si tu contador necesita ver también el detalle de las ventas electrónicas para cuadrar cifras, puedes activar en la pantalla del ATS la casilla «Incluir detalle de comprobantes electrónicos (informativo)» (viene apagada). Ese detalle es solo informativo: no es lo que exige la norma, así que no debe usarse como el archivo oficial a presentar. 💡 Un mismo cliente (misma cédula o RUC) aparece una sola vez por tipo de comprobante en el ATS, aunque tenga varias fichas registradas con datos repetidos. Los campos «parte relacionada» y «tipo de cliente» del detalle de ventas se toman de la ficha de cada cliente (Clientes → Parte relacionada y Tipo de contribuyente). ### «No se puede generar porque tiene retenciones sin compras vinculadas…» Aparece cuando hay una o más retenciones emitidas que no están ligadas a ninguna compra registrada (el mensaje lista cada retención: «La Retencion X no tiene compra asignada»). En el sistema, toda retención 2.0 se emite desde una compra; si ves este error, registra la compra del documento de sustento correspondiente o revisa por qué esa retención quedó sin compra. ### «La compra X no tiene documento de sustento registrado edite la compra primero» El ATS exige que cada compra tenga completo el Sustento Tributario y el Tipo de Comprobante. Ve a Compras → Todos, abre esa compra, completa el Documento de Sustento y vuelve a generar el ATS. ### «El Año/Mes no puede ser superior al actual» No se puede generar el ATS de un periodo futuro. Ojo: el selector de mes trae marcado por defecto el mes actual, pero el ATS que se presenta al SRI es el del mes anterior; cambia el mes antes de generar. ### «Su plan … no incluye el ATS. Suba de plan desde Suscripciones…» Generar el ATS depende de tu plan o de haber comprado el módulo de ATS por separado. Si no lo tienes, el sistema te regresa al Escritorio con este mensaje; sube de plan o activa el módulo desde Suscripciones. --- ## Resumen de IVA y de retenciones para la declaración Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/249-resumen-de-iva-y-de-retenciones-para-la-declaracion Los reportes base para el formulario 104 (IVA) y el 103 (retenciones), con sus pestañas de ventas y compras. ## Para qué sirve El menú Impuestos reúne dos reportes que te sirven de base para tus declaraciones mensuales al SRI. ### Resumen de IVA (ventas y compras) Entra a Impuestos → Resumen Iva. Tiene dos pestañas: - Iva Ventas: subtotales agrupados por tarifa (0 %, 5 %, 12 %, 13 %, 15 %, diferenciado, no objeto de IVA, exento), propina e IVA, con el detalle por establecimiento. Resta automáticamente las notas de crédito emitidas. - Iva Compras: lo mismo pero de tus compras, agrupadas por fecha del documento de sustento. Por defecto muestra el mes actual; puedes cambiar el rango de fechas. Es la base para armar tu formulario 104. ### Resumen de retenciones (emitidas y recibidas) Entra a Impuestos → Resumen Retenciones. También tiene dos pestañas: - Retenciones Compras: las retenciones de IVA y de renta que tú emitiste a tus proveedores, agrupadas por porcentaje, con la base y el valor retenido de cada una. - Retenciones Ventas: las retenciones que tus clientes te hicieron a ti, tomadas de lo registrado en Cuentas por Cobrar. Es la base para tu formulario 103. 💡 Para el detalle completo con nombres y números de documento usa el ATS (Impuestos → Generar ATS); estos resúmenes te dan los totales ya agrupados, pensados para llenar los formularios más rápido. ## Descargar en Excel o PDF Junto al filtro de fechas de cada pestaña hay botones Excel y PDF: descargan el mismo reporte que ves en pantalla, con los mismos filtros aplicados. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué faltan retenciones en Retenciones Ventas? Esta pestaña solo muestra las retenciones que registraste en Cuentas por Cobrar → Nueva Retención Recibida con fecha dentro del rango filtrado. Si una retención que te hizo tu cliente solo existe en el portal del SRI y no la registraste en Cuentas por Cobrar, no aparece aquí. ### ¿Esto genera los formularios 103 y 104? No. El sistema no llena ni genera los formularios 103 o 104: estos resúmenes te dan los totales ya agrupados para que tú (o tu contador) los traslades al formulario en el portal del SRI. --- ## Opciones avanzadas al registrar productos en una compra: decimales, lotes e importar desde Excel Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/279-opciones-avanzadas-al-registrar-productos-en-una-compra-decimales-lotes-e-importar-desde-excel Elige 2 o 6 decimales para calcular los productos, ingresa lotes y números de serie, e importa el detalle de productos desde una plantilla Excel. ## Para qué sirve En la pestaña PRODUCTOS de Compras → Nuevo hay tres opciones avanzadas que no todos conocen: elegir la precisión con la que se calcula cada línea, ingresar lotes o series cuando el producto los maneja, e importar todo el detalle de productos desde un archivo Excel en vez de escribirlo uno por uno. ## Elegir 2 o 6 decimales para calcular los productos Arriba de la tabla de productos verás el bloque Decimales para calcular los productos con dos botones: 2 decimales y 6 decimales. Por defecto la compra calcula con 2. - Si cambias a 6 decimales, todas las líneas de producto que ya tenías se recalculan con esa precisión. - Los gastos de la compra (pestaña de gastos, incluida una compra Combinada) siempre se calculan con 2 decimales, sin importar lo que elijas aquí. - En una liquidación de compra (tipo 03), que sí se envía al SRI, el botón de 6 decimales solo se habilita si tu establecimiento tiene autorizados los decimales flexibles; si no, el aviso dice «La liquidación de compra se emite al SRI: se calcula con 2 decimales.» y la compra se recalcula a 2. 💡 La precisión que elijas queda guardada en la compra, así que si la editas más adelante se respeta la misma. ## Lotes y números de serie Si tu empresa tiene activados los lotes en la configuración de inventario, al agregar a la compra un producto que maneja lote o número de serie se abre automáticamente una ventana para completar esos datos. - Escribe el Lote y, si aplica, la Fecha de caducidad. - Si el producto se controla por número de serie, escribe cada serie ingresada en esta compra. - Guarda la ventana para continuar con la compra. El sistema no te deja repetir un número de serie que ya existe en el sistema o que ya escribiste dos veces en el mismo documento; si pasa, verás la lista de series en conflicto. ## Importar los productos desde Excel Si la compra tiene muchas líneas, puedes llenarlas todas de una vez con una plantilla Excel en lugar de buscarlas una por una. - En Compras → Nuevo, pestaña PRODUCTOS, haz clic en Importar Excel. - En la ventana que se abre, haz clic en Descargar Modelo de Importación. - Llena el modelo con el código del producto, la cantidad, el precio y el tipo de IVA de cada línea. No borres la primera fila de ayuda del modelo: el sistema la salta sola. - Haz clic en el botón de archivo, elige tu Excel ya lleno y pulsa Subir EXCEL. - Revisa que todas las líneas se agregaron a la tabla de productos antes de guardar la compra. 💡 Los decimales en el Excel van con punto, no con coma. El modelo acepta las tarifas de IVA vigentes (15 % y 5 %) y también las antiguas (12 %/14 %) para compras de años anteriores. --- ## Reembolso de gastos y notas de crédito o débito de proveedores Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/280-reembolso-de-gastos-y-notas-de-credito-o-debito-de-proveedores Cómo agregar los comprobantes reembolsados en una compra tipo reembolso, y cómo registrar una nota de crédito o débito que te emitió un proveedor. ## Reembolso de gastos (tipo de comprobante 41) Úsalo cuando alguien (un intermediario, un empleado) pagó gastos a tu nombre con comprobantes de terceros y te los está reembolsando a través de esta compra. - En Compras → Nuevo activa el interruptor Aplica Reembolso de Gastos. - Haz clic en Añadir Reembolso y, por cada comprobante reembolsado, completa el proveedor original, el tipo de comprobante, el secuencial, la fecha, la autorización, la base por cada tarifa de IVA y el ICE si aplica. - Agrega todos los comprobantes reembolsados que correspondan y guarda la compra. 💡 Con el tipo de comprobante 41 el reembolso es obligatorio: si lo guardas sin ningún comprobante reembolsado verás «Tipo Comprobante 41 debe ingresar al menos 1 Reembolso de Gastos». Si marcaste el interruptor pero no agregaste ninguno, el mensaje es «Tiene marcado que aplica reembolso y no tiene agregado ninguno». ## Nota de crédito o débito de un proveedor Cuando tu proveedor te emite una nota de crédito (04) o una nota de débito (05) sobre una compra anterior, regístrala igual que una compra normal, eligiendo ese tipo de comprobante. - En Compras → Nuevo elige Tipo Comprobante: 04 o 05. - Completa Tipo, Nro Comprobante Modificado y, si tienes el módulo de contabilidad, la Autorización Doc. Modificado del comprobante que se está afectando. - Guarda normalmente. Al guardar una nota de crédito de proveedor, el sistema rebaja la deuda (cuenta por pagar) de la factura original; si tienes contabilidad, también genera el asiento de devolución a tu proveedor. Si no quieres que la nota de crédito se descuente de esa factura puntual, marca la casilla No aplicar a factura (solo visible con el módulo de contabilidad activo). 💡 Si al guardar una nota de crédito de proveedor con contabilidad aparece «Debe llenar la automatización de Devolucion Proveedor e Inventario», completa las cuentas de las automatizaciones Devolución Proveedor e Inventario en Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. --- ## Crear una orden de compra y convertirla en compra Categoría: Compras URL: https://azur.com.ec/ayuda/281-crear-una-orden-de-compra-y-convertirla-en-compra Registra una orden de compra interna para tu proveedor y, cuando llegue la mercadería, conviértela en una compra con un clic. ## Para qué sirve La orden de compra es un documento interno (no se envía al SRI) que usas para formalizar con tu proveedor lo que vas a comprarle: productos, cantidades y plazo. Puedes imprimirla, verla en PDF y reenviarla por correo al proveedor. Para usarla necesitas el permiso Compras → Ver Compras (el mismo permiso con el que trabajas en el resto de Compras; el titular de la cuenta siempre lo tiene). ## Crear una orden de compra - Entra a ERP / CRM → Orden de Compra → Nuevo. - Elige o crea el proveedor al que le vas a comprar. - Agrega los productos y cantidades que necesitas, y el plazo acordado. - Completa los datos adicionales que quieras incluir y haz clic en Guardar. Cada punto de emisión lleva su propio secuencial de órdenes de compra, independiente del de las compras o facturas. Desde Orden de Compra → Todos puedes imprimirla, descargarla en PDF o reenviarla por correo a tu proveedor. ## Convertir la orden en una compra Cuando el proveedor te entrega la mercadería y su factura, no vuelvas a digitar los productos: convierte la orden directamente. - En Orden de Compra → Todos, haz clic en el ícono Convertir a Compra de la orden correspondiente y confirma. - Se abre Compras → Nuevo con el proveedor y los productos de la orden ya cargados. - Completa el documento de sustento con los datos de la factura real del proveedor (número, fecha, autorización) y guarda la compra como siempre. Al guardar la compra, la orden queda marcada como comprada en la columna Compra de Orden de Compra → Todos. 💡 Solo pasan a la compra las líneas que tienen un producto de tu catálogo. Si en la orden agregaste una línea de texto libre (sin producto asociado), esa línea no se traslada: agrégala a mano en la compra. 💡 El botón «Convertir a Compra» necesita el módulo de Compras activo. --- ## Crear un usuario solo para la caja (cajero del punto de venta) Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/79-crear-un-usuario-solo-para-la-caja-cajero-del-punto-de-venta Usa los interruptores Acceso Plataforma y Acceso Punto de Venta para que un cajero entre solo a la pantalla de caja. ## Para qué sirve Si usas el módulo Punto de Venta, puedes crear usuarios que solo entren a la pantalla de caja, sin ver el resto del sistema. Es lo ideal para cajeros y meseros. ## Antes de empezar - Necesitas el módulo Punto de Venta activo. Sin el módulo, los interruptores de esta guía no aparecen y todo vendedor entra al sistema completo. - Solo el titular de la cuenta crea y edita vendedores. ## Los dos interruptores Con el módulo activo, en Configuración → Vendedores aparecen dos interruptores en cada vendedor: - Acceso Plataforma: puede entrar al sistema completo (Escritorio, comprobantes, reportes) por la pestaña Vendedor. - Acceso Punto de Venta: puede entrar a la pantalla de caja por la pestaña Portal Venta. En la pantalla de edición se llaman Acceso a la Plataforma y Acceso al Punto de Venta. ### Combinaciones - Ambos encendidos: puede entrar al sistema y a la caja. - Solo Acceso Punto de Venta: cajero puro. Entra únicamente por Portal Venta y solo ve la caja. - Solo Acceso Plataforma: trabaja en el sistema, pero no puede entrar por Portal Venta. ## Crear un cajero paso a paso - Entra a Configuración → Vendedores. - Llena Nombre, Usuario y Contraseña. - En Tipo elige Acceso a Punto Emisión y selecciona la empresa, el establecimiento y el punto de emisión (caja) donde trabajará. - Apaga Acceso Plataforma y deja encendido Acceso Punto de Venta. - Haz clic en Guardar vendedor. - Revisa sus permisos con el engranaje: para facturar en caja necesita, en Facturas, Crear y Punto de venta Procesar. ## Cómo ingresa el cajero - En la pantalla de inicio de sesión elige la pestaña Portal Venta. - Escribe su Usuario, el RUC del emisor (RUC de 13 dígitos de la empresa) y su Contraseña. - Haz clic en Ingresar. Entrará directo a la pantalla del punto de venta. 💡 Un mismo usuario solo puede tener una sesión abierta. Un vendedor no puede estar a la vez en la caja en un equipo y en el sistema en otro equipo: crea un usuario distinto para cada persona. ## Errores comunes ### «No tiene Acceso a la Plataforma» El usuario intentó entrar por la pestaña Vendedor, pero tiene apagado Acceso Plataforma. Debe entrar por Portal Venta, o el dueño debe encenderle Acceso Plataforma. ### «No tiene Acceso al Punto de Venta» Intentó entrar por Portal Venta con Acceso Punto de Venta apagado. El dueño debe encenderlo en Configuración → Vendedores → Editar. ### «No Tiene el Modulo Activo» La cuenta no tiene el módulo Punto de Venta activo (o venció). El dueño puede revisarlo en Configuración → Módulos. ### «vendedor no existe o esta bloqueado» El usuario está mal escrito, fue desactivado o eliminado, o el RUC no corresponde a su empresa. Recuerda que el usuario del dueño no entra por Vendedor ni por Portal Venta. --- ## Configurar el punto de venta: tipo de caja, ticket compartido, comanda y nombres de tickets (mesas) Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/114-configurar-el-punto-de-venta-tipo-de-caja-ticket-compartido-comanda-y-nombres-de-tickets-mesas Elige caja Global, Compartida o Individual, comparte pedidos entre pantallas, activa la comanda de cocina y crea nombres de tickets como Mesa 1 o Delivery. ## Para qué sirve El módulo Punto de Venta se adapta a tu negocio: una tienda con una sola caja, un local con varias cajas o un restaurante con meseros y cocina. Todo se configura en el establecimiento y en el menú del punto de venta. ## Antes de empezar - Necesitas el módulo Punto de Venta activo. - Las opciones del establecimiento solo las cambia el titular de la cuenta. ## Configuración del establecimiento - Entra a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos y haz clic en Editar en el establecimiento. - Baja a la sección Configuración de Punto de Venta. - Ajusta Ticket Compartido, Tipo de Caja y Comanda. - Haz clic en Guardar Cambios. ### Tipo de Caja - Global: una sola caja para todo el establecimiento. Todos los cajeros registran en la misma caja. Ideal para negocios pequeños. - Compartido: una caja por cada punto de emisión. Quienes trabajan en la misma caja (punto de emisión) comparten el arqueo. - Individual: una caja por cada vendedor en cada punto de emisión. Cada cajero responde por su propio dinero. No necesitas crear las cajas: se crean solas en la primera apertura y llevan el nombre del tipo (por ejemplo, «Caja Global-…», «Caja Compartida-…» o «Caja Individual-…»). 💡 Para cambiar el Tipo de Caja, todas las cajas del establecimiento deben estar cerradas. Si hay alguna abierta verás «Cierre primero todas las cajas para poder realizar el cambio del Tipo». Ciérralas en ERP / CRM → Punto de Venta → Caja → Cerrar Caja y vuelve a intentar. ### Ticket Compartido (función poco conocida) Con Ticket Compartido encendido, los pedidos abiertos se sincronizan en tiempo real entre todas las pantallas de punto de venta del mismo establecimiento. Es ideal para restaurantes: un mesero toma el pedido en una tablet y el cajero lo ve al instante para cobrarlo. ### Comanda (función poco conocida) Pon Comanda en Activado para usar la pantalla de cocina: los pedidos se envían a preparación y se consultan en ERP / CRM → Punto de Venta → Comanda. ## Nombres de tickets abiertos (mesas) Los tickets te permiten llevar varias cuentas abiertas a la vez (Mesa 1, Mesa 2, Barra, Delivery…) y facturar cada una cuando el cliente pague. - Entra a ERP / CRM → Punto de Venta → Configuración → Tickets. - En Tickets Abiertos, escribe un nombre en el cuadro «Escribe una palabra y presiona Enter». - Presiona Enter. Se guarda en mayúsculas y aparece «¡Ticket guardado correctamente!». - Repite con cada mesa o tipo de pedido. - Para borrar uno, haz clic en su botón rojo de papelera. Luego, en la pantalla del punto de venta, eliges el ticket para cargar productos a esa mesa. 💡 Este menú solo define los nombres de los tickets. El formato de impresión del ticket se configura en el establecimiento, en la sección Configuración de Impresión en Post. Los tickets se guardan por empresa y por ambiente (pruebas o producción). ## Errores comunes ### «Tickect en uso por el vendedor …» Otro vendedor tiene abierto ese ticket en su pantalla. Usa otro ticket o pide a ese vendedor que lo libere o lo facture. ### «Cierre primero todas las cajas para poder realizar el cambio del Tipo» Hay cajas abiertas en el establecimiento. Ciérralas antes de cambiar el Tipo de Caja. --- ## Vender en el Punto de Venta: productos, tickets, pagos y facturar Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/209-vender-en-el-punto-de-venta-productos-tickets-pagos-y-facturar Cómo usar la pantalla de caja: elegir productos por categoría, bodega o escáner, cliente, registrar pagos con cálculo de cambio y facturar. Errores comunes. ## Antes de empezar - El módulo Punto de Venta debe estar activo y tu plan debe incluir facturación. - Debe haber una caja abierta. Si no, verás «No tiene Apertura de Cajas, Aperture una Caja» con el botón Abrir Caja. ## La pantalla de caja Entra a ERP / CRM → Punto de Venta → Punto de Venta. Está pensada para usarse con pocos clics, incluso en una tablet: - Arriba: el selector Tickect (la cuenta o mesa que estás atendiendo), el tipo de Comprobante y el nombre de la caja abierta. - Izquierda: CATEGORIAS para filtrar los productos. - Centro: el buscador («Buscar o escanear código de barras»), el selector de bodega (de dónde se descuenta) y las tarjetas de productos con precio y stock (∞ si el producto no controla inventario). El ícono de cada tarjeta muestra la descripción del producto. - Derecha: el pedido: Cliente, Vendedor, artículos, Totales, pagos y Procesar/Imprimir. ## Vender paso a paso - Elige el Tickect (por ejemplo, MESA 1). - Toca los productos o escanéalos. Cada toque suma una unidad al pedido. Puedes cambiar cantidad o eliminar líneas en la tabla. - Pulsa Cliente para buscarlo o crearlo. Si no eliges, queda CONSUMIDOR FINAL. - Pulsa el botón de pago para abrir Nuevo Pago. - Registra uno o varios pagos hasta completar el total (ver abajo). - Pulsa Procesar/Imprimir y confirma «Esta seguro que desea Facturar este Pedido». Se emite la factura y se abre Imprimir Comprobante. ## Registrar los pagos En Nuevo Pago eliges Fecha, Forma de Pago (EFECTIVO, TARJETA CREDITO/DEBITO, DEPOSITO/TRANSFERENCIA o CHEQUE), el Valor y, según la forma, banco, número de cheque, tarjeta, lote o número de transacción. Si llevas contabilidad, eliges también la cuenta de Caja o banco. Pulsa Agregar Pago. - Billetes rápidos: en efectivo aparecen botones con el valor justo, el redondeado y los siguientes múltiplos de 10 y 20. Al tocarlos se llena Valor Recibido y se calcula el Cambio. - Varios pagos: por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta. Se listan en Pagos Registrados con el TOTAL PAGADO. ## Atender varias mesas a la vez Cada ticket guarda su pedido aunque cambies a otro: puedes atender varias mesas o clientes en paralelo y volver a cada uno. Limpiar vacía el ticket actual (pide confirmación). ## Crear un ticket nuevo (mesa o cuenta) Si tu negocio maneja mesas o cuentas separadas (restaurante, barra, cada caja), crea tus tickets en Punto de Venta → Tickets: - Escribe el nombre (por ejemplo, MESA 1, MESA 2, BARRA) y pulsa Enter. - El ticket se guarda en mayúsculas y aparece de inmediato en el selector Tickect de la caja. 💡 Un ticket recién creado ya se puede eliminar al instante desde la misma lista, sin necesidad de recargar la página; si no se pudo guardar, el sistema te avisa. Si nunca creas ninguno, el sistema usa automáticamente el ticket «Defecto». Con el interruptor Ticket Compartido (Configuración → Establecimientos → Editar Establecimiento → Configuración de Punto de Venta) encendido, el pedido abierto de un ticket se comparte entre todos los vendedores del mismo punto de emisión, útil cuando varios atienden la misma mesa; apagado, cada vendedor tiene su propio pedido en cada ticket. ## Errores comunes ### «Las Facturas Mayores a 50 dólares no pueden ser a Consumidor Final» Identifica al cliente con su cédula (10 dígitos) o RUC (13 dígitos). Desde 2026 una factura a consumidor final tampoco se puede anular. ### «Ingrese el valor completo de la Factura» / «El valor sobrepasa el total de la factura» La suma de los pagos debe ser exactamente igual al total, y un pago no puede pasar de lo pendiente. Ajusta o elimina pagos en Pagos Registrados. ### «Un producto del pedido ya no tiene stock suficiente.» Otro vendedor vendió la última existencia mientras tu pedido estaba abierto. Revisa el pedido y ajusta la cantidad. ### «Comprobante ya autorizado o eliminado, recargue la paguina nuevamente!» Ese pedido ya se facturó o se borró en otra pestaña o dispositivo. Recarga la página. ### «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida» al crear un cliente Revisa los dígitos (cédula 10, RUC 13, solo números) y que la razón social no esté vacía. ### «Debe llenar la automatización de los asientos de Facturas» Con el módulo de contabilidad activo, la caja necesita la automatización contable de facturas configurada en Contabilidad. --- ## Configurar el punto de venta del establecimiento: tipo de caja, ticket compartido y comanda Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/229-configurar-el-punto-de-venta-del-establecimiento-tipo-de-caja-ticket-compartido-y-comanda La tarjeta Configuración de Punto de Venta dentro de Editar Establecimiento: Ticket Compartido, Tipo de Caja (Global, Compartido o Individual) y Comanda. ## Para qué sirve Con el módulo de Punto de Venta activo, la pantalla Editar Establecimiento trae la tarjeta «Configuración de Punto de Venta» para ajustar cómo trabajan tus cajas. Ruta: Configuración → Establecimientos → Editar Establecimiento. 💡 Esta tarjeta solo aparece si el establecimiento tiene activo el módulo Punto de Venta, y solo la ve el titular de la cuenta. ## Los tres campos - Ticket Compartido: interruptor para que varias cajas del mismo establecimiento puedan ver y continuar el mismo ticket (mesa o pedido) entre sí, útil cuando varios vendedores atienden la misma mesa o turno. - Tipo de Caja: elige entre Global, Compartido o Individual, según cómo quieres controlar el dinero entre las cajas del establecimiento (una sola caja para todos, cajas que se comparten entre turnos, o una caja distinta por vendedor). - Comanda: actívala (Activado/Desactivado) si necesitas enviar el pedido a cocina o barra antes de cobrar, por ejemplo en un restaurante. ## Cómo guardar - Ajusta los tres campos según cómo trabaja tu negocio. - Baja hasta el final de la página y pulsa Guardar Cambios del formulario del establecimiento. 💡 Si tienes varias sucursales o cajas, revisa esta configuración en cada establecimiento: no se replica sola entre ellos. Para personalizar qué datos se imprimen en el ticket (sucursal, teléfono, formas de pago, etc.) usa la tarjeta «Configuración de Impresión en Post», un poco más abajo en la misma pantalla. --- ## Caja del Punto de Venta: abrir, cerrar, arqueo, egresos y ver todas las cajas Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/265-caja-del-punto-de-venta-abrir-cerrar-arqueo-egresos-y-ver-todas-las-cajas Cómo abrir y cerrar caja con arqueo, registrar egresos de efectivo, y consultar todas las cajas y sus movimientos (Excel incluido). ## Para qué sirve Antes de vender en el Punto de Venta necesitas abrir una caja, y al terminar el turno debes cerrarla haciendo el arqueo (el conteo físico del dinero) para que el sistema compare lo que debería haber contra lo que realmente hay. ## Abrir caja: contar billetes y monedas - Ve a Punto de Venta. Si no tienes una caja abierta, verás el botón Abrir Caja. - En la pantalla Ingrese su Monto de Caja revisa el vendedor y la fecha. - En la sección BILLETES y la de monedas, escribe cuántos billetes y monedas de cada denominación (de 100 hasta las monedas menores) tienes físicamente en la caja. - El sistema suma todo automáticamente en el campo Monto. Confirma para abrir la caja con ese valor inicial. ## Cerrar caja y hacer el arqueo - En Punto de Venta, usa la opción para cerrar caja (en el listado de cajas o desde la pantalla de venta). - Vuelve a contar físicamente los billetes y monedas que tienes en caja al momento del cierre y regístralos igual que al abrir. - El sistema calcula el efectivo esperado: las ventas en efectivo registradas durante el turno, menos los egresos de caja que se hayan hecho. - La diferencia entre lo que contaste físicamente y lo esperado se muestra en pantalla (positiva si hay sobrante, negativa si falta dinero). - Confirma el cierre. La caja queda cerrada hasta que se vuelva a abrir. 💡 Revisa la diferencia antes de confirmar: una vez cerrada la caja, ese arqueo queda registrado como el resultado final del turno. ## ¿Qué pasa con los pedidos sin facturar cuando cierro la caja? Si al intentar cerrar la caja todavía hay pedidos (tickets) abiertos que no se han facturado ni pagado, el sistema no los descarta: te avisa cuántos pedidos pendientes hay y te pregunta si quieres cerrar la caja de todas formas. Si confirmas, la caja se cierra y esos pedidos se conservan tal como están para cuando se vuelva a abrir la caja; no se pierden ni se eliminan. ## Registrar un egreso de caja Si necesitas sacar efectivo de la caja abierta (para un pago menor, un retiro, etc.), ve a Punto de Venta → Caja → Egreso (también tienes el enlace «Registrar / ver egresos» desde la misma pantalla de cierre de caja). Registra quién recibe el dinero, la justificación y el monto. - Puedes corregir o eliminar un egreso mientras la caja siga abierta. - Al cerrar la caja, el total de egresos aparece como «(-) Egresos de Caja» y se descuenta del efectivo esperado, para que el sobrante o faltante del arqueo cuadre con lo que realmente queda físicamente en caja. - Si no tienes una caja abierta, la pantalla te pide abrirla primero. ## Ver todas las cajas y sus movimientos En Punto de Venta → Ver Todas las Cajas tienes el listado completo con: #ID Caja, Nombre Caja, Vendedor, Estado (Abierto/Cerrado/Sin abrir), Punto Emisión y las acciones Ver Movimientos y Cerrar Caja (esta última solo visible en las cajas que están abiertas). Al entrar a Movimiento de Caja de una caja ves cada apertura y cierre con su Monto Apertura, Monto Global, el desglose por Efectivo, Transferencia, Tarjeta y Cheque, los Saldos, la Fecha Cierre y la Observación del cierre, además del detalle de los comprobantes de cada movimiento. El botón Excel de esta pantalla descarga todos los movimientos del filtro aplicado (no solo los de la página que estás viendo). 💡 Si el establecimiento no tiene configurado su tipo de caja, la pantalla te avisa en vez de quedar en blanco; configúralo en Configuración → Establecimientos → Editar Establecimiento. ## Errores comunes - «No tiene Apertura de Cajas, Aperture una Caja»: tu usuario no tiene ninguna caja abierta en este momento. Haz clic en Abrir Caja y cuenta el monto inicial como se explica arriba antes de poder vender. - En el listado Ver Todas las Cajas cada caja muestra su estado: Abierto, Cerrado o Sin abrir (si nunca se ha usado). El botón para cerrar solo aparece en las cajas que están abiertas. - Si algo falla al abrir, cerrar caja o en comandas, verás un aviso claro «Error en el proceso» en vez de quedarte en una pantalla rota. --- ## Cajeros: crear un usuario solo de caja y acceso por Portal Venta Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/266-cajeros-crear-un-usuario-solo-de-caja-y-acceso-por-portal-venta Cómo crear un vendedor que solo pueda usar el Punto de Venta, cómo ingresa por el acceso Portal Venta del login y los errores comunes al hacerlo. ## Crear un cajero que solo pueda usar el punto de venta - Ve a Configuración → Vendedores → Nuevo (o edita uno existente). - Marca la casilla Acceso al Punto de Venta. - Desmarca la casilla Acceso a la Plataforma. - Guarda el vendedor. Con esta combinación, el vendedor queda como un cajero «solo caja»: al iniciar sesión solo puede usar la pantalla de Punto de Venta y lo necesario para vender (productos, clientes, condiciones de pago, bancos, cuentas de transferencia, establecimientos/puntos/ambientes). Si intenta abrir cualquier otra pantalla por un enlace directo (escritorio, configuración, cuentas por cobrar, nueva factura, etc.), el sistema lo regresa a la caja con el aviso «Su usuario es solo de caja: únicamente puede usar el Punto de Venta». Esto se valida también en el servidor, no solo ocultando el menú. 💡 Si ya tenías este tipo de cajero creado y quitaste o diste el acceso al Punto de Venta, el cambio se aplica de inmediato en su siguiente carga de página (antes podía demorar hasta 4 horas). ## Ingresar como cajero: acceso «Portal Venta» del login - En la pantalla de inicio de sesión, en el selector de tipo de usuario elige Portal Venta (junto a «Tipo Usuario» y «Tipo Vendedor»). - Ingresa el usuario/correo y la contraseña del cajero (el RUC de la empresa es opcional en este formulario). - Haz clic en Iniciar sesión. Si las credenciales son correctas y el vendedor tiene acceso al Punto de Venta, entra directo a la caja. ## Errores comunes al ingresar por Portal Venta - «No tiene Acceso al Punto de Venta»: el vendedor no tiene marcada esa casilla en su ficha. Pide al titular de la cuenta que la active en Configuración → Vendedores. - Si el módulo de Punto de Venta no está activo en la cuenta, no podrá ingresar por este medio aunque el vendedor tenga el permiso marcado: revisa en Configuración → Módulos que el Punto de Venta esté contratado. - Si tras entrar ve «No tiene Apertura de Cajas, Aperture una Caja», es normal: debe abrir una caja antes de empezar a vender (ver el artículo de Abrir y cerrar caja). - Usuario o contraseña incorrectos muestran el mismo error que en el login normal; verifica que estés usando las credenciales del vendedor, no las del usuario dueño de la cuenta. --- ## Usar la pantalla de comandas (cocina/bar) Categoría: Punto de Venta URL: https://azur.com.ec/ayuda/293-usar-la-pantalla-de-comandas-cocinabar Cómo activar la comanda en tu establecimiento y usar la pantalla para marcar pedidos y productos como listos. ## Usar la pantalla de comandas (cocina/bar) La comanda es una pantalla pensada para cocina o bar: muestra los pedidos pendientes del punto de venta para que el personal de preparación sepa qué falta entregar, sin ver precios ni totales. ### Antes de empezar - Necesitas el módulo Punto de Venta activo. - Activa la comanda en el establecimiento: ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar y, en el campo Comanda, elige Activado. ### Usar la pantalla - Abre Punto de Venta → Comanda en el dispositivo o pantalla de cocina/bar. - Cada pedido pendiente aparece como una tarjeta con sus productos. - Para marcar un producto de la tarjeta como preparado, pulsa el ícono de visto (✓) de esa línea. - Para marcar todo el pedido como listo de una vez, pulsa el ícono de lista con visto en el encabezado de la tarjeta. - Para cerrar varios pedidos a la vez, usa el botón Terminar Comandas, arriba de la pantalla. 💡 Usa Búsqueda y el orden (ascendente/descendente) para encontrar rápido un pedido en horas de mucho movimiento. La pantalla se actualiza automáticamente al marcar un producto o un pedido como listo. ### Preguntas frecuentes No veo la pantalla de Comanda en el menú Revisa que el establecimiento tenga la Comanda en Activado (Configuración → Establecimientos → Editar) y que el módulo Punto de Venta esté contratado. ¿La comanda cambia el inventario o la factura? No. Es solo una pantalla de seguimiento de preparación; el descuento de inventario y la facturación ocurren al cerrar la venta en el punto de venta, no en la comanda. --- ## Documentos Recibidos SRI: cargar, importar y convertir a compras Categoría: Documentos Recibidos URL: https://azur.com.ec/ayuda/244-documentos-recibidos-sri-cargar-importar-y-convertir-a-compras Qué es la pantalla de Documentos Recibidos, las 4 formas de cargar comprobantes y cómo convertirlos en compras. ## Para qué sirve Documentos Recibidos SRI acumula las facturas, notas de crédito, notas de débito, retenciones, liquidaciones y guías que te emitieron a ti tus proveedores. El sistema no los descarga solo del SRI: tienes que cargarlos con alguna de las 4 formas disponibles. ### Las 4 formas de cargar documentos - Importación Unitaria: pegas la clave de acceso de un comprobante (49 dígitos) y haces clic en Importar. El sistema consulta ese comprobante directo en el SRI. - Archivo Plano TXT: subes un archivo de texto con una lista de claves de acceso, una por línea. - Archivo del SRI TXT: subes el reporte de comprobantes recibidos que descargas desde el portal del SRI (ver abajo). - Archivos XML: subes directamente los XML de los comprobantes que te enviaron tus proveedores. Puedes filtrar el listado por fecha, estado, tipo de comprobante y si ya están vinculados a una compra, y descargar el listado en Excel. ### Importar de golpe todos los recibidos con el reporte TXT del SRI - Entra al portal del SRI y descarga el listado de comprobantes recibidos en formato TXT. - En Documentos Recibidos SRI, usa la opción Archivo del SRI TXT → Importar. - El proceso corre en segundo plano: el sistema te avisa por notificaciones cuando termina, con cuántos comprobantes se agregaron y cuántos tuvieron error. 💡 Si subes el mismo archivo dos veces, el sistema lo detecta y responde «Archivo ya fue subido anteriormente de forma correcta. Verifique las notificaciones!!» (o el mensaje equivalente si tuvo errores), para que no se dupliquen los documentos. ### Subir listado de Recibidos a Compras (conversión masiva) Esta opción convierte en compras los comprobantes que ya cargaste y aún no están vinculados a ninguna compra. - Entra a Documentos Recibidos SRI → Subir listado de Recibidos a Compras. Verás las facturas, notas de crédito y notas de débito autorizadas de los últimos 120 días que todavía no están vinculadas. - Por cada fila, elige el Sustento Tributario, marca si es Gasto, si el IVA es Crédito Tributario, el Tipo de IVA (Gasto o Cargado a Cuenta) y la Cuenta Contable. - Marca las filas que quieres convertir y haz clic en Subir a compras. 💡 Esta conversión masiva crea la compra SIEMPRE como un gasto, con una sola línea por los totales, sin productos ni movimiento de inventario. Si necesitas que la compra mueva tu inventario (por ejemplo, mercadería para revender), no uses esta opción: usa Compras → Nuevo → Importar Xml con el XML del proveedor. ### Errores al importar por clave de acceso - «El Comprobantes no esta autorizado o esta anulado»: el SRI todavía no autorizó ese comprobante, o fue anulado. Espera a que tu proveedor lo autorice y vuelve a intentar. - «El comprobante esta en PROCESAMIENTO»: el SRI todavía lo está procesando. Reintenta en unos minutos. - «El sri no esta disponible...»: el servicio del SRI no respondió a tiempo. Reintenta más tarde. - «El ruc del comprobante no corresponde al de la cuenta.»: el comprobante va dirigido a otro RUC; solo puedes importar los que tengan como destinatario alguna de tus empresas. - «Ya existe»: ese comprobante ya lo habías importado antes. ### Al convertir un recibido en compra: ejercicio contable Si llevas contabilidad, el sistema revisa el ejercicio contable del año de la fecha del comprobante (no el de hoy) antes de convertirlo. Si ese ejercicio ya está cerrado verás «El ejercicio contable de AAAA está cerrado: no se puede registrar una compra con fecha …» y el comprobante no se convierte; en la conversión masiva, ese comprobante queda marcado con el aviso y el resto se convierte con normalidad. --- ## Documentos Recibidos SRI: traer, consultar y revisar los comprobantes que te emiten Categoría: Documentos Recibidos URL: https://azur.com.ec/ayuda/203-documentos-recibidos-sri-traer-consultar-y-revisar-los-comprobantes-que-te-emiten Importa las facturas, notas de crédito, liquidaciones y retenciones que otros te emitieron (TXT del SRI, clave de acceso, TXT plano o XML) y revísalas. ## Qué es Documentos Recibidos SRI (menú lateral) guarda los comprobantes electrónicos que otros te emitieron: facturas de tus proveedores, notas de crédito, liquidaciones y las retenciones que te hicieron tus clientes. Desde aquí puedes verlos, descargarlos y, con los módulos correspondientes, pasarlos a Compras o aplicarlos como pagos. Disponible si tu plan incluye el buzón de comprobantes recibidos. ## Cuatro formas de traer comprobantes ### 1. Archivo del SRI TXT (recomendado para traer todo el mes) - En SRI en línea, entra a la consulta de comprobantes electrónicos recibidos, filtra el periodo y descarga el reporte en formato TXT. - En el sistema, en Archivo del SRI TXT, pulsa Buscar archivo y elige uno o varios TXT. - Pulsa Importar y confirma. - El sistema lee cada clave de acceso y descarga los comprobantes en segundo plano. Actualiza la página en unos minutos. Requiere el módulo avanzado de recibidos. ### 2. Importación Unitaria (una clave de acceso) - Copia la clave de acceso de 49 dígitos del comprobante (está en el PDF que te enviaron). - Pégala en Clave de acceso y pulsa Importar. Mensajes: «La clave de acceso debe tener 49 digitos», «Clave de Acceso incorrecta!» (no existe en el SRI o está mal copiada) y «Ya existe» (ya lo tienes). ### 3. Archivo Plano TXT (varias claves) Un archivo .txt con una clave de acceso por línea, máximo 50 por archivo. Útil para traer comprobantes que no salieron en el reporte del SRI. Mensajes: «Solo es permitido una cantidad de 50 registros por txt plano!.» y «El tipo de Archivo no es el correcto, solo se acepta .txt !». ### 4. Archivos XML Sube hasta 20 archivos .xml a la vez (por ejemplo, los que te llegan por correo). Si eliges más verás «Solo se permite un máximo de 20 archivos xml.». Requiere el módulo avanzado de recibidos. 💡 Si al importar por XML o TXT del SRI aparece «Módulo de Pago — Puede activar este y muchos otros módulos más en Configuración -> Módulos», tu cuenta no tiene el módulo avanzado. Actívalo en Configuración → Módulos o usa la Importación Unitaria o el Archivo Plano TXT. ## Consultar y filtrar - Filtros: Búsqueda, Fecha Inicio, Fecha Fin, Estado, Tipo Comprobante, Vinculados (Todos, Vinculados, No vinculados: si ya los pasaste a una compra o pago), Ordenar Por, Orden y Ver. Pulsa Aplicar Filtros. - Columnas: Fecha Emisión, Estab-PtoEmi, Secuencial, Sustento, Tipo, Estado, Razon Social y Ambiente. - Descargar en Excel Resumen Detallado baja el listado (dueño o vendedores con permiso Reporte total). ## Ver el PDF y el XML En cada recibido autorizado: Ver Ride descarga el XML y Ver PDF genera el PDF a partir del XML. Si sale «error en conversion del html a pdf», descarga el XML y vuelve a intentar más tarde. ## ¿El emisor lo anuló? El ícono Anular Comprobante del recibido consulta al SRI si el emisor lo anuló. Si es así, lo marca anulado. Si el emisor aún no completó la anulación verás «Aún no ha aprobado la solicitud de anulación…»; si el SRI no responde, «El sri no esta disponible…». Si ese comprobante lo usaste en una compra o como pago, debes revertir esa compra o pago tú mismo. ## Eliminar un recibido El ícono Eliminar Comprobante lo quita de la bandeja tras confirmar. Igual que al anular: si lo convertiste en compra o lo aplicaste a una factura, elimina también ese documento manualmente. ## Siguientes pasos - Pasar facturas recibidas a Compras sin digitarlas (ícono de la fila o «Subir listado de Recibidos a Compras»). - Aplicar las retenciones que te hicieron como pago de tus facturas («Subir listado de Retenciones a Pagos»). --- ## Subir varios comprobantes recibidos a Compras de una sola vez Categoría: Documentos Recibidos URL: https://azur.com.ec/ayuda/206-subir-varios-comprobantes-recibidos-a-compras-de-una-sola-vez Con «Subir listado de Recibidos a Compras» registras como compras muchas facturas recibidas a la vez, eligiendo sustento, gasto, crédito tributario y cuenta. ## Para qué sirve En lugar de digitar cada factura de tus proveedores en Compras, puedes tomar los comprobantes que ya están en Documentos Recibidos SRI y registrarlos como compras en bloque. El sistema toma proveedor, productos o valores, impuestos y fecha del XML. ## Antes de empezar - Necesitas el módulo de Compras y el módulo avanzado de recibidos. Sin ellos no aparece el botón. - Primero trae los comprobantes a Documentos Recibidos SRI (por ejemplo, con el Archivo del SRI TXT). - Ten a mano con tu contador el sustento tributario de cada tipo de compra. ## Paso a paso - Ve a Documentos Recibidos SRI. - Pulsa Subir listado de Recibidos a Compras. - Se abre una tabla con las facturas y comprobantes recibidos autorizados. Filtra por fechas si son muchos y pulsa el botón de filtrar. - Marca la casilla de cada comprobante a subir (la casilla del encabezado marca todos). - En cada fila completa: Sustento Tributario: por ejemplo «01 Crédito Tributario para declaración de IVA» o «02 Costo o Gasto para declaración de IR». La lista solo ofrece los sustentos válidos para ese tipo de comprobante. - Es IVA_Credito_Trib.: SI si el IVA de esa compra te da crédito tributario; NO si no. - Es Gasto: «Gasto» o «Cargado a Cuenta». - Si llevas contabilidad: Tipo IVA y Plan de Cuenta (la cuenta contable de la compra). - Pulsa Subir a compras y confirma. - Revisa el resultado en Compras → Todos. En Documentos Recibidos, el filtro Vinculados te muestra cuáles ya están enlazados. ## Mensajes - «No Puede estar Vacío debe seleccionar minimo 1 comprobante»: marca al menos una casilla. - «Debe Seleccionar el sustento tributario para el comprobante»: falta el sustento en alguna fila marcada. - «Debe Seleccionar un plan de cuentas»: con contabilidad, falta la cuenta en alguna fila. - «Debe llenar la automatización relacionadas a la compra»: completa Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones. ## Una sola compra Para subir un comprobante suelto, usa el ícono «Permite subir la compra realiza al modulo de compra» en su fila de Documentos Recibidos SRI. Confirma y el sistema registra la compra con los datos del XML. Revísala luego en Compras → Todos. ## Preguntas frecuentes ### Subí una compra por error Elimínala desde Compras → Todos. Antes de subir, usa el filtro Vinculados → No vinculados en Documentos Recibidos para no repetir comprobantes ya registrados. ### ¿Y la retención de esas compras? La retención electrónica se emite desde cada compra registrada (retención versión 2.0). Mira los artículos de Retenciones. --- ## Facturas recurrentes: crear, listar y qué hacer si una se atrasó Categoría: Facturas Recurrentes URL: https://azur.com.ec/ayuda/263-facturas-recurrentes-crear-listar-y-que-hacer-si-una-se-atraso Cómo crear una factura que se emite sola cada mes (o cada 2, 3, 6 o 12 meses), qué muestra el listado y qué pasa si el sistema no llegó a emitirla un día. ## Para qué sirve Una factura recurrente te permite programar un cobro que se repite solo, sin tener que crear la factura manualmente cada vez: útil para arriendos, cuotas, mantenimientos o cualquier cobro periódico a un mismo cliente. ## Crear una factura recurrente - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas Recurrentes → Nueva. - Elige el cliente, el punto de emisión y el ambiente, igual que en una factura normal, y agrega los productos o servicios. - Define el Plazo de pago (contado, 7, 15, 30 o 60 días) con el que se registrará cada factura que se genere. - Elige la Frecuencia: Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual. - Guarda. A partir de la fecha de inicio, el sistema generará y enviará al SRI una factura nueva automáticamente en cada fecha que corresponda según la frecuencia elegida. 💡 Requiere el módulo de Facturas Recurrentes activo y el permiso de vendedor para crear facturas. ## Listado de facturas recurrentes y próxima ejecución En Comprobantes Electrónicos → Facturas Recurrentes → Todos ves cada recurrencia creada, con su fecha de inicio, fecha de fin (si tiene), establecimiento-punto, cliente, ambiente, plazo de pago, frecuencia, Próxima Ejecución (la fecha en que se emitirá la siguiente factura), subtotal, IVA, total y estado. Pasa el mouse sobre el subtotal para ver la utilidad y el costo estimado de cada emisión. ## ¿Cómo modifico una factura recurrente? No existe una opción para editar una recurrencia ya creada. Si necesitas cambiar productos, valores, cliente o frecuencia, debes eliminar la recurrencia (ícono Eliminar Recurrencia en el listado) y crear una nueva con los datos correctos. Eliminar la recurrencia no afecta a las facturas que ya se emitieron con ella. ## Si una recurrencia no se emitió un día (recurrencias atrasadas) El sistema solo emite una recurrencia en su fecha exacta. Si por algún motivo no se llegó a generar ese día, no se queda intentando emitirla con fecha atrasada (el SRI solo recibe comprobantes del día): la pasa automáticamente a su próxima fecha y te avisa en la campana de notificaciones «Se omitió la factura del día X… La próxima se emitirá el Y». Si necesitas cobrar igual el período que se omitió, puedes forzar la emisión: - Ve a Comprobantes Electrónicos → Facturas Recurrentes → Todos y haz clic en Recurrencias atrasadas. - Verás la lista de recurrencias con un período pendiente de facturar. - Haz clic en Emitir ahora en la que necesites. La factura se emite con la fecha de hoy (nunca con la fecha atrasada) y la recurrencia sigue su calendario normal desde su próxima fecha. 💡 Si la pantalla dice «No tiene recurrencias atrasadas», es que todas tus facturas recurrentes están al día. --- ## Conoce a tu asistente: qué es, quién lo ve y cómo se usa Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/81-conoce-a-tu-asistente-que-es-quien-lo-ve-y-como-se-usa Qué es el asistente animado, qué puede hacer por ti, quién lo ve y cómo abrirlo, minimizarlo, moverlo y usar el chat en grande. ## ¿Qué es el asistente? El asistente es un personaje animado que vive en la esquina de tus pantallas. Te avisa lo importante de tu cuenta y responde tus preguntas en un chat, con los datos reales de tu empresa. Puede hacer cinco tipos de cosas: - Consultar: cuánto vendiste, quién te debe, cuántos comprobantes te quedan, qué productos tienen poco stock, cuándo vence tu firma o tu plan. - Crear por ti: facturas, proformas, notas de crédito, guías, compras y más. Siempre te muestra una tarjeta y solo lo hace si tocas «Sí». - Guiarte: te lleva a la pantalla correcta y te señala cada botón. - Avisarte: comprobantes rechazados, cupo por agotarse, firma o plan por vencer, SRI caído. - Pasarte con una persona del equipo de soporte sin salir del chat. ## ¿Quién lo ve? Solo el dueño de la cuenta (el usuario titular). No aparece a vendedores, cajeros de punto de venta ni en la cuenta de demostración, porque trabaja con datos sensibles de toda la empresa. Tampoco aparece si el dueño lo apagó o eligió que salga Solo en el escritorio. Lo ajustas en tu nombre (arriba a la derecha) → Asistente. ## Modo básico y modo con IA - Modo básico (gratis): los botones de preguntas rápidas (¿Tengo errores en el SRI?, ¿Cuántos comprobantes me quedan?, ¿Quién me debe?…), los avisos al entrar, la charla simple y pasar con una persona. Funciona siempre. - Modo con IA (PRO): conversa contigo con inteligencia artificial, entiende lo que escribes con tus palabras, crea comprobantes, lee fotos o PDF y hace gráficas. Usa la energía de IA de tu cuenta (la ves como ⚡ % en la cabecera del chat). ## Abrir, cerrar, minimizar y mover - Abrir: toca al personaje. Se abre el panel del chat. - Cerrar el panel: toca la ✕ de la cabecera del chat. - Minimizar: toca el botón «–» junto al personaje. Queda como una pestaña con sus ojitos. Igual te avisa lo importante: verás un punto rojo y un contador de mensajes no leídos. - Moverlo: arrástralo a cualquier parte de la pantalla. La posición se recuerda en ese navegador. - Devolverlo a su lugar: haz doble clic sobre él. 💡 Cuando abres una ventana emergente (modal) o imprimes, el asistente se esconde solo para no tapar los botones. No es un error: vuelve al cerrarla. ## Botones de la cabecera del chat - Altavoz (Leer en voz alta): el asistente lee sus respuestas. Si le preguntaste por voz, responde hablando. - Audífonos (Hablar con una persona): pasa la conversación al equipo de soporte. - Flecha circular (Conversación nueva): borra el hilo actual con la IA y empieza de cero. - Flechas en diagonal (Abrir el chat en grande): abre el chat a pantalla completa con el personaje grande al lado. También lo abres desde tu nombre → Chat con…. - Ajustes (Configurar): abre la configuración del asistente. ## Escribir, hablar y adjuntar - Escribe en la caja «Pregúntame lo que sea de tu cuenta…» y pulsa la flecha. - ✨ Otras ideas: te sugiere preguntas frecuentes. - 📎 Adjuntar: envía una foto o PDF (también puedes pegar o arrastrar el archivo). - 🎤 Hablarle: dictas tu pregunta. Funciona en Chrome, Edge, Android y Safari de iPhone. Si tu navegador no lo permite, el botón no aparece. Si cambias de página mientras el asistente piensa, no se pierde: la respuesta aparece al llegar a la siguiente pantalla. ## El código del chat (para soporte) Debajo de la caja de texto aparece un código como «chat C-…». Identifica esa conversación. Tócalo para copiarlo y pásalo a soporte si algo falló: así revisan exactamente lo que pasó. El código cambia al empezar una conversación nueva o al cambiar de empresa, punto o ambiente. ## Preguntas frecuentes ### ¿Por qué mis vendedores no ven al asistente? Porque es solo para el dueño de la cuenta. Los vendedores y cajeros siguen viendo el botón normal de chat de soporte. ### ¿El asistente hace clic o cambia cosas sin avisarme? No. Todo lo que cambia datos (guardar, enviar al SRI, anular, cobrar, enviar correos) se muestra en una tarjeta y solo se ejecuta si tocas «Sí». --- ## Configurar el asistente: encendido, habilidades, emitir directo y memoria Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/82-configurar-el-asistente-encendido-habilidades-emitir-directo-y-memoria Enciende o apaga el asistente, elige dónde aparece, su tamaño, qué datos revisa, si emite directo al SRI y qué recuerda de ti. ## Dónde está la configuración Haz clic en tu nombre (arriba a la derecha) → Asistente. También llegas con el ícono de ajustes de la cabecera del chat. Solo el dueño de la cuenta ve esta opción. ## Opciones generales - Encendido: si lo desmarcas y guardas, el asistente desaparece de todas tus pantallas y vuelve el botón normal de chat de soporte. - Nombre: aparece en gris porque lo define tu proveedor; no se puede cambiar. - ¿Dónde aparece?: En todas las pantallas o Solo en el escritorio. - Al entrar a cada pantalla: Visible, a la vista o Minimizado (solo sus ojitos). Minimizado no estorba, pero igual te avisa los rechazos del SRI y los cambios de ambiente. - Tamaño: Pequeño (recomendado), Normal o Grande (con letra más grande en el chat). - Volver a su lugar en todos mis dispositivos: si lo arrastraste a un rincón incómodo, lo regresa a su posición inicial en todos tus navegadores. - Travesuras: baila, hace malabares y juega mientras trabajas. Si lo apagas, solo respira y parpadea. Pulsa Guardar para aplicar los cambios. ## Apagué al asistente: ¿cómo lo vuelvo a encender? - Haz clic en tu nombre (arriba a la derecha). - Elige Asistente. La opción sigue ahí aunque esté apagado. - Marca Encendido y pulsa Guardar. 💡 Diferencia: apagar lo quita de todas las pantallas; minimizar lo deja como pestaña pequeña (sigue avisando); Solo en el escritorio lo muestra únicamente en la pantalla de inicio. ## Habilidades: qué datos revisa Enciende solo lo que quieras que revise. Si apagas una, el asistente no consulta esos datos ni te avisa de ellos: - Comprobantes y SRI: te avisa en vivo cuando el SRI autoriza o rechaza un comprobante y te explica los errores. - Cupo de comprobantes: cuántos te quedan y aviso cuando se están acabando. - Ventas: cuánto llevas vendido hoy y en el mes. - Firma electrónica: aviso cuando tu firma está por vencer. - Plan: aviso cuando tu plan está por vencer. - Cobros: quién te debe y, solo si lo confirmas, el recordatorio de pago por correo. Al apagarla tampoco revisa tu cartera con IA. Si preguntas algo de una habilidad apagada, responde: «Apagaste esa habilidad en mi configuración, así que no reviso esos datos.» con un botón para configurarla. ## Emitir directo al SRI Por defecto, lo que el asistente crea queda en borrador y luego te pregunta si lo envía al SRI. Si marcas Emitir directo al SRI, las facturas, notas de crédito y débito, retenciones, guías y liquidaciones se envían al SRI al confirmar la tarjeta, sin quedar en borrador. - Igual te muestra todo antes y nada se hace sin tu «Sí». - Si el SRI está caído, el comprobante queda en cola y el sistema lo envía solo cuando el SRI vuelve. - Si en un pedido concreto dices «déjala en borrador», lo respeta. ## Memoria: qué recuerda de ti Con Que me recuerde marcado, el asistente guarda datos duraderos que le cuentes: tu nombre, cómo te gusta que te responda, a qué se dedica tu negocio, clientes o productos clave. Nunca guarda claves ni tarjetas. En la tarjeta Lo que (el asistente) recuerda de ti, debajo del formulario: - Ves cada recuerdo con su tipo (Tu nombre, Preferencia, Tu negocio, Fecha especial, Dato). - Olvidar borra uno. - Olvidar todo (marca antes «Sí, que olvide todo») borra todos y hace que deje de usar lo conversado hasta hoy. - Lo que hablaron en los últimos 7 días aparece plegado: lo usa solo para retomar la conversación y lo va olvidando solo. ## Privacidad y seguridad - Solo trabaja en tu cuenta y en la empresa, establecimiento, punto de emisión y ambiente que tienes activos. - Jamás te pide ni te da contraseñas, la clave o el archivo de la firma electrónica, api_key ni tokens. Si escribes una clave en el chat, la oculta antes de guardarla. - Ve los datos visibles de la pantalla en la que estás (sin contraseñas) solo para entender de qué hablas. - Las conversaciones se guardan 1 año para auditoría y solo las revisa soporte técnico cuando hace falta. --- ## Energía de IA del asistente: qué es, cuánta tienes y cómo conseguir más Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/85-energia-de-ia-del-asistente-que-es-cuanta-tienes-y-como-conseguir-mas Qué es la energía de IA, cuánta recibes al año, cómo se consume, qué pasa cuando se acaba y cómo conseguir más con el módulo Asistente con IA. ## ¿Qué es la energía? La energía son los créditos que el asistente usa para conversar contigo con inteligencia artificial (IA). La ves en la cabecera del chat como una pastilla ⚡ %: es lo que te queda de la energía de este año. Gastan energía las conversaciones con IA: preguntas escritas con tus palabras, crear comprobantes, leer fotos o PDF, hacer gráficas. No gastan energía los botones de preguntas rápidas, los avisos al entrar ni pasar con una persona. ## ¿Cuánta energía tengo? - Regalo anual: todo dueño de cuenta con un plan pagado vigente recibe energía de regalo cada año calendario (de enero a diciembre). No se acumula de un año a otro. - Plan gratuito: no incluye energía. Puedes usar el modo básico (preguntas rápidas y avisos). - Módulo «Asistente con IA»: te da mucha más energía, proporcional a los días que tenga contratados. Cuando tienes varias fuentes de energía, el sistema descuenta primero de la que vence antes. ## Aviso de poca energía Cuando te queda 20 % o menos, el asistente te lo dice con un mensaje al final de una respuesta (una vez por sesión) y te deja un botón Recargar energía, que abre la pantalla de Módulos. ## ¿Qué pasa cuando se acaba? El asistente no se queda mudo: pasa al modo básico gratuito. - Siguen funcionando las preguntas rápidas, los avisos, la charla simple y pasar con una persona. - Deja de conversar con IA y de leer archivos. - Te avisa una vez por sesión: «Me quedé sin energía de IA por este año 😴…». Si no tienes plan activo ni el módulo, el mensaje es: «Para conversar conmigo con inteligencia artificial necesitas un plan activo o el módulo de IA…». ## Cómo conseguir más energía - Haz clic en Recargar energía en el chat, o entra a Escritorio → Módulos. - Busca la tarjeta Asistente con IA. - Si ves el botón Comprar, tócalo: te lleva al escritorio con el módulo marcado en la compra de adicionales. Elige la forma de pago y confirma. - Si la tarjeta dice Pídeselo a tu proveedor, tu proveedor es quien lo activa: contáctalo. 💡 Los módulos de IA no tienen prueba gratis, porque el asistente ya regala energía cada año a las cuentas con plan pagado. ## Preguntas frecuentes ### Ya tengo el módulo «Asistente con IA» y me quedé sin energía. ¿Qué hago? La tarjeta del módulo solo dirá Activo. Toca el ícono de audífonos del chat (Hablar con una persona) y pide más energía al área de ventas o de renovaciones; si eres cliente de un proveedor, contáctalo directamente. Mientras tanto, las preguntas rápidas siguen funcionando. ### ¿La energía se ve en dólares? No. Se muestra solo como porcentaje de energía del año. ### ¿El regalo anual se suma si no lo uso? No. La energía de regalo es del año calendario y no pasa al siguiente. --- ## Pídele al asistente que haga una factura (y otros comprobantes) por ti Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/87-pidele-al-asistente-que-haga-una-factura-y-otros-comprobantes-por-ti Cómo el asistente crea facturas, proformas, notas de crédito, guías, compras y retenciones con tu confirmación, y qué límites tiene. ## Qué puede crear Con energía de IA, el asistente puede preparar por ti: - Facturas y proformas. - Notas de crédito y de débito, guías de remisión y liquidaciones de compra. - Compras, proveedores, clientes y productos. - Retenciones: solo la retención 2.0, siempre desde una compra registrada. Si le pides una retención suelta, te dirá que primero hay que registrar (o buscar) la compra. ## Paso a paso: una factura - Abre el chat y escribe, por ejemplo: «Hazme una factura a Juan Pérez por 2 cajas de tornillos». - Si no queda claro, te pregunta si lo hace él (🤖 Hazlo tú por mí) o si prefieres que te guíe (👆 Guíame paso a paso). - Busca al cliente y los productos. Si hay varios parecidos, te los muestra con nombre, código y precio para que elijas. Nunca escoge uno al azar. - Confirma cantidad y precio de cada producto y pregunta si es el único o quieres ➕ Añadir otro producto. - Pregunta si aplicas descuento. El descuento va en dinero: si le dices un porcentaje, lo calcula y te dice el valor. - Te muestra una tarjeta de confirmación con todos los datos: cliente, productos, totales y forma de pago. - Toca «Sí» para que la guarde. Por defecto queda en borrador. - Luego te pregunta si la envía al SRI. Si dices que sí, aparece otra tarjeta para confirmar el envío. 💡 Si el cliente es consumidor final, el asistente te advierte antes: el total no puede pasar de USD 50 y, desde 2026, esa factura no se puede anular ni corregir con nota de crédito. Te pregunta si prefieres poner los datos del cliente. ## La tarjeta de confirmación: nada se hace sin tu «Sí» Toda acción que cambia datos (guardar, enviar al SRI, anular, eliminar, cobrar, mandar correos, mover inventario) aparece en una tarjeta con los datos exactos. Solo se ejecuta con el botón «Sí». - Escribir «sí» u «ok» en el chat no confirma. El asistente responde: «Para hacerlo, toca el botón «Sí» de la tarjeta de arriba 👆…». - Escribir «no» o «cancela» sí cancela la tarjeta. - Un doble clic o un reintento nunca duplica el comprobante: si ya se hizo, devuelve el mismo resultado. ## Si quieres que se envíe directo al SRI Activa Emitir directo al SRI en tu nombre → Asistente. Así, al tocar «Sí», el comprobante se envía al SRI sin quedar en borrador. Si el SRI está caído, queda en cola y sale solo cuando vuelve. ## «¿Sigo trabajando aquí?»: cambio de empresa, punto o ambiente El asistente trabaja en una sola empresa, establecimiento, punto de emisión y ambiente a la vez: los que tienes activos arriba. Si los cambias, en tu siguiente pregunta verás «Un momento ✋ Noté que cambiaste…» con Antes y Ahora, y dos botones: Sí, trabaja aquí o No, me equivoqué. Si pasaste a producción, te recuerda que lo que se emita es real. Una tarjeta preparada en otro contexto no se ejecuta: «Esto lo preparé para… y ahora estás en…. Por seguridad no lo ejecuto aquí…». ## ¿Consume mi cupo? ¿Cómo sé qué hizo? - Lo que crea el asistente cuenta como emitido desde la web: consume el cupo de tu plan como cualquier comprobante (no el cupo de API). - En Documentos Enviados SRI esos comprobantes llevan el ícono 🤖 «Hecho con el asistente». - Hay un máximo de 30 comprobantes creados con el asistente por cuenta al día. ## Errores comunes ### «Hoy ya se crearon 30 comprobantes con el asistente (es el máximo por día)» Llegaste al tope diario. Emite el resto desde las pantallas normales o por la API. Al día siguiente se reinicia. ### «Esa confirmación ya no está vigente. Pídemelo otra vez.» La tarjeta caducó (se guarda por un tiempo limitado) o ya se usó. Vuelve a pedir la acción. ### «No pude completar la acción. Revisa en el sistema si se hizo antes de repetirla.» Antes de pedirlo de nuevo, revisa Documentos Enviados SRI (o la pantalla del documento) para no duplicarlo. ### «Esto me está tomando demasiados pasos» o «Se me cruzaron los cables…» El asistente tiene un límite de pasos por pregunta. Pídelo de forma más concreta: un comprobante a la vez, con el cliente y los productos claros. Si sigue fallando, toca los audífonos para hablar con una persona y comparte el código del chat (chat C-…). --- ## Qué le puedes preguntar al asistente: ventas, stock, cartera, IVA, PDF y gráficas Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/88-que-le-puedes-preguntar-al-asistente-ventas-stock-cartera-iva-pdf-y-graficas Ejemplos de consultas con datos reales de tu cuenta: ventas, clientes, stock, quién te debe, resumen de IVA, PDF o XML de un comprobante y gráficas. ## Preguntas rápidas (funcionan siempre) Debajo del chat aparecen botones con preguntas listas, según las habilidades que tengas encendidas: - ¿Tengo errores en el SRI? - ¿Cuántos comprobantes me quedan? - ¿Cómo voy en ventas? - ¿Cuándo vence mi firma? - ¿Cuándo vence mi plan? - ¿Quién me debe? Estas preguntas funcionan incluso sin energía de IA. El botón ✨ Otras ideas te muestra dos sugerencias al azar de un banco de preguntas frecuentes. ## Consultas con tus palabras (con energía de IA) Escribe como le hablarías a un compañero. Ejemplos que responde con los datos reales de tu cuenta: - «¿Cuánto vendí hoy?» o «Compara mis ventas con el mes pasado». La cifra principal son las ventas netas sin impuestos (notas de crédito restadas), igual que el escritorio. Solo cuenta lo autorizado por el SRI. - «¿Quiénes son mis mejores clientes este mes?» y «¿Cuáles son mis 5 productos más vendidos?». - «¿Qué productos tienen poco stock?»: incluye los que están bajo su mínimo, en cero y en negativo (vendidos sin existencias). - «¿Quién me debe?», «¿Qué facturas por cobrar vencen esta semana?». - «¿Qué retenciones me hicieron este mes?», «¿Qué compras registré este mes?», «Muéstrame mi última factura». 💡 El asistente responde siempre sobre la empresa, el establecimiento, el punto y el ambiente activos. Si no encuentra un documento que estás viendo, puede ser de otro establecimiento o del otro ambiente. ## Resumen de IVA del mes - «¿Cuánto IVA tengo que declarar?» te da el resumen del mes anterior, que es el que se declara. - «¿Cómo voy de IVA?» te da el mes en curso. Incluye ventas por tarifa e IVA cobrado, notas de crédito, compras e IVA pagado y retenciones, con los mismos números de la pantalla de Resumen de IVA. Es un apoyo: no reemplaza a tu contador. ## Pídele el PDF o el XML de un comprobante - Escribe, por ejemplo: «Pásame la factura 001-001-000000123». - El asistente deja un botón para ver o descargar el PDF (o el XML si lo pides). Sirve para facturas, notas de crédito y débito, guías, retenciones, liquidaciones, proformas y comprobantes recibidos. - El enlace dura 1 hora y solo funciona en la misma empresa y ambiente. Si caduca verás: «Este archivo ya no está disponible (vence en una hora o se pidió en otra empresa o ambiente). Pídeselo otra vez al asistente.» - El PDF existe solo si el comprobante ya se envió al SRI; el XML, solo si está autorizado. ## Gráficas Pide «Grafícame mis ventas por mes». El asistente obtiene los datos reales y dibuja barras, líneas, pastel o dona, con todos los períodos (0 donde no hubo ventas). Debajo aparece el botón Descargar imagen (PNG). ## Botones para abrir pantallas Cuando hace falta, el asistente pone botones que te llevan directo a: corregir una factura, retención, guía o compra rechazada; Documentos enviados y recibidos; Cuentas por cobrar; ventas por cliente (y su Excel); Resumen de IVA; ATS; Módulos; Centro de ayuda; firma electrónica; su configuración; y las pantallas de nuevo comprobante, cliente o producto. Las compras y renovaciones solo se ofrecen en cuentas que compran en línea. Si tu cuenta la administra un proveedor, el asistente te indica que lo gestiones con él. ## Dudas de «cómo se hace» y normativa Para preguntas como «¿cómo anulo una factura?», el asistente busca primero en los artículos de este Centro de Ayuda y del blog, te resume la respuesta y deja el enlace. Si no hay artículo, te lo dice y sugiere confirmar con el SRI o con tu contador. No inventa montos ni plazos. --- ## Avisos del asistente: SRI caído, rechazos y comprobantes de días anteriores Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/90-avisos-del-asistente-sri-caido-rechazos-y-comprobantes-de-dias-anteriores Qué te avisa el asistente al entrar y en vivo, cómo explica un rechazo del SRI y cómo pasa a hoy una factura de un día anterior que no se autorizó. ## Avisos automáticos al entrar Cuando entras a una pantalla, el personaje te muestra en un globo lo importante. Cada aviso depende de que tengas encendida su habilidad (en tu nombre → Asistente): - Comprobantes de días anteriores que no se autorizaron (en borrador, con error o sin respuesta del SRI). - Comprobantes con error en el SRI. - Cupo de comprobantes usado en 80 % o más, o agotado. - Firma electrónica que vence en 30 días o menos. - Cuentas por cobrar vencidas (te ofrece mandar un recordatorio). - Módulos por vencer y plan que vence en 15 días o menos. - Cambios de régimen del SRI que afecten a tu cuenta. Estos avisos se recalculan cada 5 minutos. El aviso de SRI caído es inmediato. ## Aviso en vivo cuando el SRI está caído Si el SRI deja de responder, el primer aviso es «⚠️ El SRI está caído desde las HH:MM», indicando el ambiente: - Producción: puedes seguir emitiendo normal. Lo que envíes queda en cola y se manda solo al SRI cuando vuelva. - Pruebas: vuelve a enviar tus comprobantes cuando el SRI responda. El asistente te avisa apenas el SRI vuelve. ## Avisos en vivo de autorizados y rechazados Con la habilidad Comprobantes y SRI encendida, el asistente reacciona en el momento en que el SRI autoriza o rechaza un comprobante, y te ofrece explicar el error. Si está minimizado, igual avisa: la pestaña muestra un punto rojo y el número de mensajes no leídos. ## Comprobante rechazado: el asistente te explica el motivo - Toca la pregunta rápida ¿Tengo errores en el SRI? o escribe «¿Por qué se rechazó mi última factura?». - El asistente revisa el estado y te explica el motivo en palabras simples. - Si se puede reprocesar, te lo propone (con tarjeta de confirmación). - Si hay que corregir datos, te deja un botón para abrir la factura, retención, guía o compra y te dice exactamente qué cambiar. ## Comprobantes de días anteriores: pasarlos a hoy El SRI exige que el comprobante se transmita el mismo día de su fecha de emisión. Un comprobante de ayer que no se autorizó ya no lo acepta (error FECHA EMISION EXTEMPORANEA). - Pregunta «¿Qué tengo pendiente?». El asistente lista los comprobantes de los últimos 30 días en borrador, con error o sin respuesta. - Si es una factura y tú se lo pides («pásala a hoy»), te muestra una tarjeta. - Al tocar «Sí», antes consulta al SRI si ya estaba autorizada. Si lo estaba, no cambia nada y la deja marcada como autorizada. - Si no lo estaba, le pone la fecha de hoy (con nueva clave de acceso, y actualiza su cuenta por cobrar) y la envía al SRI: «Listo: la factura … ahora tiene fecha … y ya va camino al SRI». Para otros tipos de comprobante (retenciones, guías, notas), el asistente te da el botón para abrirlos y editarlos. 💡 El asistente no cambia la fecha cuando no puede confirmar con el SRI. Por ejemplo: «…tiene más de 20 días y el SRI ya no deja consultar si la autorizó. No la toco para no duplicarla: que la revise soporte.» o «No pude confirmar con el SRI si la factura … ya fue autorizada (no responde)…». En esos casos espera o habla con soporte. --- ## Más ayudas del asistente: leer archivos, guiarte en pantalla, recordatorios y cobros Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/91-mas-ayudas-del-asistente-leer-archivos-guiarte-en-pantalla-recordatorios-y-cobros Envíale una foto o PDF, pídele que te guíe paso a paso, programa recordatorios personales y manda recordatorios de pago a tus clientes. ## Envíale una foto o un PDF Con el clip 📎, pegando una captura o arrastrando el archivo al chat, el asistente puede leer imágenes y PDF de hasta 5 MB (necesita energía de IA). El uso más útil: la factura de un proveedor. - Si en la foto se ve la clave de acceso (49 dígitos), la importa desde tus comprobantes recibidos y la convierte en compra. Es lo más exacto. - Si no se ve, arma la compra con lo que se lee (proveedor, número, fecha, autorización, productos) y te la propone en una tarjeta. Nunca inventa lo que no se lee. Mensajes posibles: - «Ese archivo pesa más de 5 MB y solo puedo leer imágenes o PDF de hasta 5 MB…»: reduce el archivo o envíalo a una persona del equipo. - «Ese archivo pesa más de 10 MB…»: es el máximo que acepta el chat. - Excel, Word, audio u otros formatos no los lee el asistente: te ofrece pasarlos a una persona del equipo. ## Que te guíe paso a paso en la pantalla - Escribe «Guíame para hacer una nota de crédito» o elige 👆 Guíame paso a paso cuando te lo ofrezca. - El asistente te lleva a la pantalla correcta (nueva factura, nota de crédito, guía, cliente, producto…). - Resalta en orden cada botón o campo con una nota explicativa. - Haz tú el clic o escribe el dato, y pulsa Siguiente › para avanzar. También puedes preguntar «¿Dónde está el botón de…?» y te lo señala en la pantalla actual. El asistente solo resalta: nunca hace clic ni escribe por ti. 💡 En el celular no hay guía sobre la pantalla: elige 📝 Dime los pasos y te da los pasos escritos con el botón para abrir la pantalla. ## Recordatorios personales Escribe, por ejemplo: «Recuérdame el viernes cobrarle a Pedro». - El asistente te muestra la tarjeta con el texto y la fecha. Si no das hora, usa las 09:00. - Toca «Sí». - A la hora indicada te llega por la campana de notificaciones, en el chat y por correo. - Pide «¿Qué recordatorios tengo?» para ver la lista, o «Cancela el recordatorio de…». - Máximo a un año de distancia y hasta 50 pendientes. Si te pasas: «Ya tienes 50 recordatorios pendientes: cancela alguno primero.» - Si la fecha ya pasó o falta el texto: «El recordatorio necesita un texto y una fecha futura (máximo un año).» ## Recordatorio de pago a un cliente - Pregunta ¿Quién me debe?. El asistente muestra tus mayores deudores. - Pídele que le mande un recordatorio a uno de ellos. - Confirma la tarjeta con «Sí». El cliente recibe por correo el mismo recordatorio que se envía desde Cuentas por Cobrar, con sus facturas pendientes. Reglas: - Solo funciona en producción: «Los recordatorios de pago solo salen con comprobantes de producción…». - Uno por cliente al día: «Hoy ya le mandé un recordatorio a … Mañana puedo enviarle otro.» - Necesita la habilidad Cobros encendida. --- ## Hablar con una persona del equipo desde el chat del asistente Categoría: Asistente URL: https://azur.com.ec/ayuda/92-hablar-con-una-persona-del-equipo-desde-el-chat-del-asistente Cómo pasar del asistente a una persona de soporte, ventas o firmas sin salir del chat, enviarle archivos y qué hacer si no hay conexión. ## Cómo pasar con una persona - En el chat del asistente toca el ícono de audífonos 🎧 (Hablar con una persona), o escribe «quiero hablar con alguien». - Elige el área: Ventas, Renovaciones y pagos, Soporte técnico, Firmas electrónicas o Integraciones y API. El asistente sugiere la más adecuada según lo que pediste. - Verás: «Listo, te conecté con el equipo de… 🎧. Ya les pasé el contexto, así que no tienes que repetir nada.» - Escribe en la misma caja del chat. Una persona te responde ahí mismo. Mientras hablas con una persona: - Arriba aparece la barra «🎧 Hablando con…». - Los mensajes muestran ✓✓ cuando la persona los leyó. - Para volver con el asistente toca Volver con (el asistente). - Si nadie escribe durante 12 horas, la conversación con la persona se cierra sola. 💡 Si tu cuenta la administra un proveedor, el chat suele ofrecer solo el área de soporte. Para ventas o renovaciones, el asistente te muestra el teléfono de tu proveedor. ## Enviar archivos a la persona Mientras hablas con alguien del equipo puedes enviar imágenes, PDF, Excel, Word, audio o video de hasta 10 MB con el clip 📎, pegando o arrastrando el archivo. También verás en el chat las imágenes, audios y videos que te envíe la persona. 💡 No envíes por el chat archivos con contraseñas ni la firma electrónica (.p12). Si soporte necesita revisar tu firma, te indicará cómo hacerlo de forma segura. ## Errores comunes ### «Ahora mismo no logro conectarte con el equipo de… 😔» El servicio de mensajería no respondió. Vuelve a intentarlo en unos minutos o llama al teléfono de soporte que aparece en el mensaje. Mientras tanto, el asistente sigue respondiendo. ### «Por ahora no hay atención por este chat» Tu cuenta no tiene un canal de atención configurado en el chat. Usa el teléfono o correo de soporte de tu proveedor (el mensaje lo muestra cuando está disponible). ### «Esa área no está disponible por este chat» Elige otra de las áreas que te ofrece el asistente. ### Algo salió mal con el asistente: ¿qué le paso a soporte? Copia el código chat C-… que aparece debajo de la caja de texto (tócalo para copiarlo) y compártelo. Así revisan exactamente esa conversación. --- ## Crear una proforma (cotización) paso a paso Categoría: Proformas URL: https://azur.com.ec/ayuda/98-crear-una-proforma-cotizacion-paso-a-paso Cómo emitir una proforma: cliente, productos (incluso sin stock), datos adicionales y fecha. No va al SRI ni consume comprobantes del plan. ## ¿Qué es una proforma? La proforma es una cotización para tu cliente: le dices qué productos, a qué precio y cuánto suma. Es un documento interno: - No se envía al SRI, no tiene clave de acceso ni autorización y no tiene validez tributaria. - No consume comprobantes de tu plan. - Tiene su propia numeración: una secuencia de proformas por punto de emisión y ambiente. ## Antes de empezar - Tu plan debe incluir proformas. Si no las incluye, verás el aviso del plan al guardar. - Los vendedores necesitan el permiso de crear proformas. ## Pasos - Entra a ERP / CRM → Proforma → Nuevo (o pulsa Nueva Proforma en la lista). - Revisa la cabecera: Fecha, Punto Emisión, Secuencial (lo pone el sistema) y Ambiente. Puedes cambiar la fecha con el calendario. - En DATOS DEL COMPRADOR, escribe en Cliente el nombre o la identificación y pulsa la lupa. Elige en Seleccione un Resultado y la Sucursal. Si es nuevo, pulsa Nuevo. - En PRODUCTOS Y SERVICIOS pulsa Buscar / Añadir, busca el producto, elige la bodega, la cantidad y el precio, y pulsa Añadir y Continuar (para seguir agregando) o Añadir y Cerrar. - Si lo necesitas, aplica descuentos por línea y agrega DATOS ADICIONALES (OPCIONAL) con Añadir (por ejemplo: validez de la oferta, forma de pago). - Revisa los TOTALES y pulsa Guardar. Confirma en «Esta Seguro que desea Guardar la Proforma». Al guardar, la proforma se envía automáticamente por correo al cliente (a los correos de su ficha) y queda en la lista de proformas. ## Proformas con productos sin stock En la proforma puedes cotizar productos aunque no tengas existencias: el buscador de productos de la proforma los muestra igual. También puedes agregar combos. El precio respeta el precio especial que tenga el cliente elegido. 💡 El stock no se valida al cotizar, pero sí cuando esa venta se factura. Antes de facturar, registra el ingreso de mercadería si hace falta. ## Errores comunes ### «La Cédula o el Ruc del Cliente es Inválida» La proforma valida la identificación igual que una factura. Revisa que la cédula tenga 10 dígitos y el RUC 13, solo números, y que el Tipo Identificacion coincida. ### «La Razon Social del Cliente no puede estar vacia» Completa el nombre o razón social del cliente antes de guardar. ## Preguntas frecuentes ### ¿La proforma tiene validez tributaria? No. Para que la venta tenga validez ante el SRI hay que emitir una factura. ### ¿Puedo enviarla otra vez o a otro correo? Sí: en ERP / CRM → Proforma → Todos usa el ícono Reenviar Correo. Te pide el correo de destino. --- ## Lista de proformas: buscar, filtrar, imprimir, reenviar y duplicar Categoría: Proformas URL: https://azur.com.ec/ayuda/102-lista-de-proformas-buscar-filtrar-imprimir-reenviar-y-duplicar Cómo usar la lista de proformas: filtros, Vista Global, Excel, imprimir en A4 o POS, reenviar por correo, editar, duplicar y qué ve cada vendedor. ## Dónde está Entra a ERP / CRM → Proforma → Todos. Verás las proformas del establecimiento en el que estás trabajando. ## Filtros de búsqueda - Búsqueda: por cliente, identificación o número. - Fecha Inicio y Fecha Fin: rango de fechas. - Facturada: Todas, Ya facturadas o Sin facturar. - Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver (cuántas por página). Pulsa Aplicar Filtros. Con el permiso de reportes totales también ves Descargar en Excel, que respeta los filtros y no incluye proformas eliminadas. 💡 Sin fechas, la lista muestra solo los últimos 60 días. Si llenas solo Fecha Inicio, busca únicamente ese día (no «desde» ese día). Para un período, llena ambas fechas. ## Columnas Fecha Emisión, Estab-PtoEmi, Secuencial, Cliente, Ambiente, Vendedor, Subtotal, ICE, IVA, Total, Facturado (SI/NO) y Estado. ## Acciones de cada proforma - Imprimir: PDF en formato A4. - Imprimir en POS: formato de ticket para impresora térmica. - Ver PDF. - Reenviar Correo: te pregunta «A que correo desea enviar el comprobante ?». Escribe el correo y confirma. - Editar (requiere el permiso de crear proformas). - Eliminar Comprobante. - Duplicar Proforma. - Convertir a Factura: solo aparece mientras la proforma no está facturada. ## Duplicar una proforma para cotizar de nuevo - Pulsa el ícono Duplicar Proforma de la fila. - Confirma en «Esta seguro que desea duplicar esta Proforma?». - El sistema crea una copia con todos los productos y datos adicionales, con el siguiente número de proforma y la fecha de hoy, y te muestra la lista filtrada en la copia. Es ideal para cotizaciones repetitivas o para re-cotizar con otros precios. La copia conserva el mismo cliente: si es para otro cliente, edítala después. ## Vista Global El dueño de la cuenta ve el botón Ir a Vista Global. Muestra en una sola lista las proformas de todos sus establecimientos, no solo del actual. Los vendedores no tienen este botón. ## ¿Qué ve cada vendedor? - Vendedor normal: solo sus propias proformas, de su establecimiento y punto de emisión. - Vendedor con nivel de acceso 2 o 3: todas las del establecimiento. - Contador: todas. - Editar requiere el permiso de crear proformas y Descargar en Excel el permiso de reportes totales. ## Personalizar el PDF de la proforma La proforma impresa usa los textos del punto de emisión. Entra a Configuración → Empresas, abre los establecimientos y los puntos de emisión, y edita el punto. En la sección Configuracion Adicional están: - Texto Superior Global y Texto Inferior Global (salen en todos los documentos del punto). - Texto Inferior Proforma (solo en proformas): ideal para condiciones, validez de la oferta o cuentas bancarias. Si el establecimiento tiene activado mostrar el vendedor o la provincia y ciudad, también salen en la proforma. Un diseño de proforma totalmente personalizado lo configura el soporte de tu proveedor. --- ## Proformas (cotizaciones): crear, enviar al cliente y convertir en factura Categoría: Proformas URL: https://azur.com.ec/ayuda/208-proformas-cotizaciones-crear-enviar-al-cliente-y-convertir-en-factura Crea una proforma, envíala al cliente y conviértela en factura: queda en borrador hasta que eliges la forma de pago y la envías al SRI. ## Para qué sirve La proforma es una cotización: tiene cliente, productos, descuentos y totales como una factura, pero no tiene validez tributaria. No se envía al SRI, no descuenta inventario y no consume comprobantes de tu plan. Cuando el cliente acepta, la conviertes en factura sin volver a digitar. ## Crear una proforma - Ve a ERP / CRM → Proforma → Nuevo. - Elige o crea el cliente en Datos del Comprador. - Agrega los productos con Buscar / Añadir, con sus cantidades, precios y descuentos. - Si quieres, agrega Datos adicionales (por ejemplo «Validez: 15 días»). - Guarda. La proforma toma su propio número secuencial. Los vendedores necesitan el permiso Crear del bloque Proformas (Configuración → Vendedores → Permisos). 💡 Para que todas tus proformas lleven un texto fijo al pie (condiciones, cuentas bancarias, validez), escríbelo en Texto Inferior Proforma del punto de emisión (Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Ver Puntos emision → Editar). ## El listado de proformas En ERP / CRM → Proforma → Todos ves cada proforma con su columna Facturado (SI/NO) y estas acciones: - Imprimir (A4) e Imprimir en POS (ticket). - Ver PDF. - Reenviar Correo: envía el PDF de la proforma al correo que indiques. - Editar y Eliminar Comprobante. - Duplicar Proforma: crea otra igual para otra cotización parecida. - Convertir a Factura. ## Convertir una proforma en factura - En el listado, haz clic en Convertir a Factura y confirma «Esta seguro que desea convertir esta Proforma a Factura?». - El sistema crea una factura en Borrador con fecha de hoy, el siguiente número, y el cliente, productos y datos adicionales de la proforma. Verifica el stock y marca la proforma como Facturado = SI. - Verás el aviso «Factura creada como borrador: elija la forma de pago y envíela al SRI desde la edición de la factura», y el sistema abre directamente la edición de esa factura. - La proforma no guarda forma de pago, así que el selector aparece vacío («-- Elija la forma de pago --») con el aviso «Esta factura no tiene forma de pago (por ejemplo, viene de una proforma). Elija la forma de pago y el plazo antes de enviarla al SRI.». Elige la forma de pago (y el plazo, si es a crédito). - Pulsa Guardar, Firmar y Enviar. Al enviarla se crea la cuenta por cobrar con el plazo elegido y, si la cuenta lleva contabilidad, el asiento contable. Una proforma se convierte una sola vez: después el botón desaparece. Si intentas enviar la factura sin elegir forma de pago, el sistema no deja avanzar y muestra «Elija la forma de pago de la factura». ### Mensajes al convertir - «Esta proforma ya fue convertida en factura. Revise sus facturas.»: busca la factura en Facturas → Todos. - «Esta proforma ya se está convirtiendo en factura. Espere unos segundos.»: no pulses dos veces. - «no alcanca el stock del producto…»: registra el ingreso de mercadería o edita la factura después. - «No dispone de comprobantes…»: en producción la factura nueva consume un comprobante de tu plan. - «Elija la forma de pago de la factura»: la factura quedó sin forma de pago (viene de la proforma); edítala, elige la forma de pago y vuelve a enviarla. --- ## La campana de notificaciones y la bitácora de Actividad Categoría: Notificaciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/110-la-campana-de-notificaciones-y-la-bitacora-de-actividad Qué avisa la campana, cómo marcar como leído, el historial de notificaciones con filtros y la pantalla Actividad para auditar lo que se hizo en tu cuenta. ## La campana de notificaciones La campana está en la barra superior, a la derecha. Un punto de color indica que hay avisos nuevos. Además, los avisos llegan en tiempo real como un mensaje emergente. La campana te avisa, entre otras cosas: - Errores al enviar un comprobante al SRI («Error en Envio Comprobante», con el motivo). - Resultados de la importación de comprobantes recibidos. - Facturas recurrentes generadas. - Recordatorios que programaste con el asistente. - Avisos de las automatizaciones de Gestión Comercial. - Haz clic en la campana para ver las últimas. - Haz clic en una para abrirla y marcarla como leída. - Pulsa Marcar todo como leido para limpiar todas. El cambio se ve de inmediato. - Pulsa Ver todos para abrir el historial completo. ## Historial de notificaciones En Ver todos tienes todas las notificaciones de tu empresa: - Busca por título o mensaje en «Buscar por título o mensaje…». - Filtra por Todas, No leídas o Leídas, y por rango de fechas. - Pulsa Filtrar; Limpiar quita los filtros. - Se muestran de 20 en 20, con Anterior y Siguiente. 💡 Las notificaciones son por ambiente: las de pruebas no se ven estando en producción y viceversa. Si no encuentras un aviso, revisa en qué ambiente estás. ## Actividad: la bitácora de tu cuenta Entra a tu nombre (arriba a la derecha) → Actividad. Solo el dueño de la cuenta la ve. La pantalla Actividad de tu cuenta muestra cada acción: quién la hizo, en qué módulo, el detalle, la IP y la fecha. Por ejemplo: inicios de sesión, productos creados o editados, vendedores modificados, comprobantes emitidos y avisos de seguridad. - Busca por acción, detalle o IP. - Filtra por módulo y por fechas, y pulsa Filtrar. - Pulsa Exportar CSV para descargar lo filtrado y abrirlo en Excel. Es útil para auditar a tus vendedores, revisar quién cambió un precio o detectar accesos que no reconoces. Si ves un inicio de sesión sospechoso, cambia tu contraseña y activa la verificación en dos pasos. --- ## Avisos del escritorio y correos automáticos que recibe el dueño de la cuenta Categoría: Notificaciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/112-avisos-del-escritorio-y-correos-automaticos-que-recibe-el-dueno-de-la-cuenta Avisos de cupo de comprobantes, firma por vencer, alertas con botón de acción, correos de acompañamiento y por qué no llegan avisos por WhatsApp. ## Aviso de cupo de comprobantes En el Escritorio, el dueño de la cuenta ve un aviso cuando se está acabando el cupo de su plan: - Amarillo desde el 80 %: «Ha usado X de Y comprobantes (80 %) de su plan…», con el período y, si se puede calcular, la fecha aproximada en que se acabarían a tu ritmo actual. - Rojo cuando se agotan: «Se agotaron los … comprobantes de su plan…: no puede emitir comprobantes.» El aviso termina con Qué puede hacer: subir de plan, comprar comprobantes adicionales (si tu plan es anual) o renovar. Si tu cuenta la administra un proveedor, te indica que se lo pidas a él. Los vendedores no ven este aviso. ### «No dispone de comprobantes…» Es el mensaje que sale al intentar emitir sin cupo. Indica cuántos comprobantes usaste, de qué plan y período, y las mismas salidas. Si no tienes plan vigente dice: «No dispone de comprobantes: no tiene un plan vigente con cupo…». Renueva o amplía el plan para seguir emitiendo. ## Aviso de firma electrónica por vencer Desde 60 días antes, el escritorio muestra: «Su firma Electronica vence el … le quedan N dias para sacar una nueva firma de tipo archivo .p12». La fecha se toma de la firma cargada en la empresa. Cuando tengas la nueva firma, súbela en la configuración de la empresa. ## Alertas con botón de acción Algunas alertas del escritorio traen botones que aplican un cambio directamente, por ejemplo activar la tarifa de IVA 15 % o el IVA diferenciado del sector turístico en el establecimiento. El cambio queda registrado en Actividad. 💡 Lee bien la alerta antes de aceptar: el botón de activar IVA 15 % cambia la tarifa de todos los productos de tus empresas de una sola vez. ## Correos automáticos que recibe el dueño Según tu proveedor, puedes recibir en el correo del usuario titular (no en el de la empresa) mensajes de acompañamiento como: - Bienvenida y recordatorio de cargar la firma electrónica. - Ayuda con tu primer comprobante. - Comprobantes gratis agotados o pocos comprobantes (10 % o menos del cupo). - Inactividad (entre 20 y 90 días sin facturar). - Firma por vencer (30, 15 y 5 días antes) y firma vencida. - Plan por vencer (7 días antes), sugerencia de subir de plan y plan activado. Cada correo se envía una sola vez por evento. ## ¿Recibo notificaciones por WhatsApp? No. Los avisos del sistema (plan activado, comprobantes, alertas) llegan por correo y por la campana. Solo algunos mensajes del trámite de compra de una firma electrónica pueden llegar por WhatsApp. ## Canal de novedades Algunos proveedores invitan a su canal de novedades por WhatsApp. Si es tu caso, verás un aviso en el escritorio (máximo 10 veces). Con Unirme al canal, Ya escaneé el QR o No me interesa no vuelve a aparecer. También hay un acceso fijo con código QR en Configuración → Empresas. --- ## Emitir una factura por la API con la api_key del punto de emisión Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/123-emitir-una-factura-por-la-api-con-la-api-key-del-punto-de-emision Cómo emitir comprobantes por API v2 con la api_key del punto de emisión, y los errores comunes de secuencial duplicado y fecha. ## Para qué sirve La API de emisión directa permite que tu tienda en línea, tu ERP o tu propio programa emitan comprobantes electrónicos sin entrar al sistema. Cada llamada crea el comprobante y lo envía al SRI. ## Antes de empezar - Tu plan debe incluir uso de API. Los planes de entrada solo emiten desde la web. - La empresa debe tener la firma electrónica cargada. - Necesitas la api_key de emisión del punto de emisión (empieza con API_). Cada punto tiene la suya y define la empresa, el establecimiento, el punto y el ambiente (pruebas o producción). La ves en el pie de página → Extras → Detalle de cuenta, estando conectado a ese punto. Solo el dueño de la cuenta ve esa api_key ahí; los vendedores no la ven. ## Emitir una factura Envía un POST con Content-Type: application/json a: https://(la dirección con la que entras al sistema)/plataforma/api/v2/factura/emision El cuerpo JSON lleva: - api_key y codigoDoc = "01". - emisor: fecha_emision con barras (aaaa/mm/dd, la de hoy) y manejo_interno_secuencia = "SI" (o tu propio secuencial). - comprador: tipo_identificacion (04 RUC de 13 dígitos, 05 cédula de 10 dígitos, 06 pasaporte, 07 consumidor final), identificacion, razon_social, dirección, teléfono y correo. Para consumidor final usa 9999999999999 con tipo 07 (hasta USD 50). - items: código, descripción, precio_unitario sin IVA, cantidad, descuento en dinero, tipoproducto (1 servicio, 2 producto) y tipo_iva (4 = 15 %, 0 = 0 %). - pagos (opcional): código de forma de pago del SRI y total. Ej.: 01 sin utilización del sistema financiero, 20 otros con utilización del sistema financiero. - informacion_adicional (opcional): pares nombre/detalle, por ejemplo el número de pedido. Respuesta de éxito: creado = true, la claveacceso (49 dígitos, guárdala) y el número de factura (001-001-000000123). 💡 El SRI responde de forma asíncrona. Que la respuesta diga creado no significa «autorizado»: consulta el estado con la clave de acceso unos segundos después. ## Otros comprobantes Con el mismo formato puedes emitir en /credito/emision (nota de crédito, con el bloque documento_modificado), /debito/emision, /guia/emision, /liquidacion/emision y /retencionats/emision. Retenciones: usa /retencionats/emision (esquema 2.0, con documento sustento, el que exige el ATS). /retencion/emision (1.0) se mantiene solo por compatibilidad. ## Funciones útiles ### Secuencial automático Con "manejo_interno_secuencia": "SI" el sistema asigna el siguiente secuencial del punto. Es lo recomendado: no tienes que llevar la numeración en tu tienda. Si envías tu propio secuencial y ya existe, la API lo rechaza. ### api_key en la cabecera Además del cuerpo JSON, puedes mandar la api_key en las cabeceras X-Api-Key, Api-Key o Authorization: Bearer. Si viene en ambos lugares, manda la del cuerpo. ### Reembolsos de gastos La factura admite el bloque reembolsos (fecha, proveedor, identificación, tipo y número del comprobante, autorización, bases e impuestos) para facturar reembolsos de gastos. ### PDF tipo ticket Si tu empresa tiene activado el PDF tipo POS, la respuesta incluye enlace_pdf_pos, un PDF en formato rollo para impresoras térmicas. ## Fecha de emisión El SRI solo acepta comprobantes transmitidos el mismo día de su fecha. Envía siempre la fecha de hoy, con barras (aaaa/mm/dd, por ejemplo 2026/10/04). Una fecha futura se rechaza con «La fecha de emision no puede ser mayor a la fecha actual». Si envías una fecha pasada, el sistema la reemplaza en silencio por la de hoy; como ese cambio no se informa en la respuesta, tu tienda puede quedar con una fecha distinta a la que el SRI autorizó, así que evita enviar fechas pasadas. ## Errores comunes ### «Ya existe un comprobante registrado con el mismo secuencial» / «Clave de Acceso Registrada» Enviaste un secuencial que ya está usado en ese punto de emisión (la segunda variante indica que ese mismo comprobante ya existe con esa clave de acceso). La respuesta trae de todas formas la claveacceso: consulta el estado con ella en vez de reintentar la emisión. Usa el siguiente secuencial libre, o mejor, activa manejo_interno_secuencia = "SI" para que el sistema lo asigne. ### «La fecha de envío al SRI debe ser el mismo día de la emisión del comprobante» El reproceso de un comprobante de ayer solo se admite hasta las 00:10 del día siguiente. Pasado ese margen, emite un comprobante nuevo con la fecha de hoy. ### La fecha de emisión debe ir con barras (aaaa/mm/dd) En emisor.fecha_emision (y en la fecha de los reembolsos) el formato es con barras, por ejemplo 2026/10/04. Con guiones (2026-10-04) la validación la rechaza. Ten en cuenta que la API v2 (borradores, filtros como modificado_desde) usa el formato con guiones (aaaa-mm-dd): no es el mismo formato en los dos lados de la API. 💡 Todos los errores de esta API traen el motivo también en errors.error, además del campo error donde ya venía: así tu integración puede leer siempre errors.error sin importar qué controlador respondió. --- ## Consultar el estado de un comprobante por la API y qué significa cada código Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/126-consultar-el-estado-de-un-comprobante-por-la-api-y-que-significa-cada-codigo Cómo consultar por la API si el SRI autorizó un comprobante, y la tabla de códigos de estado (incluido 9 = anulado) con qué hacer en cada caso. ## Por qué hay que consultar Al emitir por la API recibes al instante la clave de acceso, pero el SRI autoriza de forma asíncrona. Tu integración debe mostrar «en proceso» y consultar el estado unos segundos o minutos después. ## Consultar con la api_key de emisión Envía un POST a /plataforma/api/v2/consulta/comprobante con: - api_key: la del punto de emisión. - claveacceso: los 49 dígitos que te devolvió la emisión. La respuesta trae: - estado (número) y estado_texto. - mensaje: por ejemplo «El comprobante se esta procesando, consulte el estado nuevamente en unos minutos». - motivo: el motivo del rechazo, si lo hubo. - enlace_pdf y enlace_xml cuando está autorizado (y enlace_pdf_pos si la empresa usa PDF tipo ticket). 💡 Consulta cada cierto tiempo (por ejemplo cada 30 a 60 segundos) en lugar de reenviar el comprobante. Reenviar el mismo comprobante puede duplicar intentos. ## Códigos de estado - -1 borrador: guardado pero no enviado al SRI. - 0 en proceso: en la cola; se genera, firma y envía. - 1 generado / 2 firmado / 3 recibido: pasos intermedios; el SRI aún no contesta con la autorización. - 4 autorizado: válido. Ya tiene PDF y XML. Es final. - 5 no autorizado: el SRI lo rechazó. Mira el motivo, corrige y vuelve a enviar. - 6 error de secuencial: ese número ya está registrado en el SRI. Corrige el número y reprocesa. - 7 error al firmar: revisa la firma electrónica de la empresa (vigencia y contraseña). - 8 en procesamiento: el SRI lo tiene en proceso; espera. - 9 anulado: se dio de baja y ya no tiene validez tributaria. No significa autorizado. En notas de crédito, débito y retenciones puede indicar que falta completar la anulación en SRI en línea. - 11 SRI no disponible: transitorio; el sistema lo reintenta solo. - 15 establecimiento cerrado: el SRI dice que ese establecimiento no está abierto en tu RUC. Se arregla en SRI en línea, no reintentando. - 17 corregir firma electrónica: la firma caducó, la contraseña está mal o no corresponde al RUC. - 18 corregir comprobante: el XML no cumple la estructura del SRI, la fecha es extemporánea o la clave de acceso está mal. ## ¿Cuáles son finales? Los estados 4 y 9 son definitivos. Los estados 5, 6, 7, 15, 17 y 18 esperan una acción tuya. Los demás (0, 1, 2, 3, 8, 11) se mueven solos: vuelve a consultar. ## Preguntas frecuentes ### Mi factura salió con estado 18 por fecha extemporánea. ¿Qué hago? El SRI solo acepta comprobantes transmitidos el mismo día de su fecha. Emite un comprobante nuevo con la fecha de hoy. ### ¿Dónde veo el comprobante emitido por la API? En el sistema, en Documentos Enviados SRI, en el establecimiento, punto y ambiente de la api_key. --- ## API v2: anular, reprocesar, reenviar, borrar y sincronizar comprobantes sin duplicados Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/129-api-v2-anular-reprocesar-reenviar-borrar-y-sincronizar-comprobantes-sin-duplicados Para programadores: anular (antes en SRI en línea), reprocesar, reenviar y borrar por la API v2, evitar duplicados y sincronizar por fecha. ## Antes de empezar La API v2 usa una credencial con permisos (cabecera X-Api-Key), que el dueño de la cuenta crea en tu nombre → Credenciales API. Las rutas empiezan por /plataforma/api/v2/ y el recurso es el tipo en plural (facturas, creditos, debitos, guias, retenciones, liquidaciones). ## Ciclo de vida de un comprobante - GET {recurso}/{id}/estado: estado del comprobante. Con ?sri=1 consulta además al SRI. - POST {recurso}/{id}/anular: solo comprobantes autorizados. Antes debes presentar la solicitud en el SRI (ver abajo). - POST {recurso}/{id}/reprocesar: vuelve a enviar uno rechazado o en proceso. Solo funciona con la fecha de hoy. - POST {recurso}/{id}/correo: reenvía el comprobante por correo. - DELETE {recurso}/{id}: solo borradores y rechazados (estados 5, 6 y 7). Un autorizado no se borra: se anula. Anular y reprocesar requieren el permiso Enviar al SRI y anular; borrar, el de crear y editar borradores. ## Cómo anular por la API - Entra a SRI en línea: Facturación Electrónica → Producción → Anulación → Solicitud de Anulación y presenta la solicitud. - En retenciones, notas de crédito y notas de débito, el receptor debe aceptar la anulación (tiene 5 días hábiles). - Llama a POST {recurso}/{id}/anular. Respuestas posibles: - anulacion_no_solicitada: «El SRI no tiene registrada la solicitud de anulación de este comprobante…». Presenta la solicitud y vuelve a llamar. - anulacion_fuera_de_plazo: pasó el plazo (hasta el día 7 del mes siguiente a la emisión). Corrige con una nota de crédito. - sri_no_disponible: el SRI no contestó. Reintenta en unos minutos. - En notas de crédito, débito y retenciones la respuesta puede traer pendiente_en_sri = true: está dado de baja en el sistema, pero falta completar la anulación en el SRI. 💡 Desde 2026, una factura a consumidor final no se puede anular ni corregir con nota de crédito. ## Evitar duplicados: cabecera Idempotency-Key Al guardar, enviar, anular, reprocesar, cobrar o crear productos y sucursales, envía la cabecera Idempotency-Key con un valor único por operación (por ejemplo, el número de tu pedido). - Si la misma petición se repite (corte de red, reintento), el sistema devuelve la respuesta original durante 24 horas en vez de crear otro comprobante. - Si llega mientras la primera aún se procesa, responde 429: «Esa misma … se está procesando ahora mismo». Espera y consulta. ## Sincronizar con tu ERP Los listados /facturas, /comprobantes y /recibidos aceptan: - modificado_desde (aaaa-mm-dd, con guiones): solo lo creado o cambiado desde esa fecha. - cursor: para pasar de página sin repetir ni saltar documentos, aunque se modifiquen mientras lees. Así tu sistema trae solo lo nuevo en cada sincronización. Requiere el permiso Consultar comprobantes. ## Qué ve cada credencial - La credencial queda atada a un punto de emisión: lista y factura solo desde su establecimiento y en su ambiente. - Clientes, proveedores y transportistas son de toda la empresa. - Si usas un producto de otro establecimiento, la API lo rechaza con un mensaje que lo indica. - Una sesión de usuario de punto de venta solo puede vender y consultar sus propias ventas. --- ## Webhooks: recibe un aviso automático cuando el SRI autoriza o rechaza Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/132-webhooks-recibe-un-aviso-automatico-cuando-el-sri-autoriza-o-rechaza Cómo registrar una URL https para recibir avisos de comprobante autorizado, rechazado, anulado o cupo bajo, y cómo verificar la firma del aviso. ## Para qué sirve En lugar de consultar el estado una y otra vez, tu sistema puede recibir un aviso (webhook) en el momento en que pasa algo con tus comprobantes. No hay pantalla en el sistema: se configura por la API v2. ## Antes de empezar - Lo configura el dueño de la cuenta (una credencial de vendedor recibe «Los avisos automáticos los configura el dueño de la cuenta.»). - Necesitas una credencial de la API v2 con el permiso Webhooks. - Tu URL debe usar https. ## Eventos disponibles - comprobante.autorizado: el SRI autorizó el comprobante. - comprobante.rechazado: el SRI lo devolvió; el motivo viene en errores. - comprobante.anulado: la anulación quedó confirmada. - plan.cupo_bajo: quedan pocos comprobantes en el plan. ## Registrar un webhook - Envía POST /plataforma/api/v2/webhooks con la cabecera X-Api-Key y en el cuerpo la url y la lista de eventos (si no envías eventos, se suscribe a todos). - La respuesta trae un secreto. Guárdalo en ese momento: «Guarde el secreto ahora: no se vuelve a mostrar.» Otras operaciones: - GET /webhooks: tus webhooks registrados. - GET /webhooks/{id}/envios: historial de avisos enviados y sus respuestas. - DELETE /webhooks/{id}: borrar el webhook. ## Verificar que el aviso es auténtico Cada aviso llega por POST con cabeceras de firma, momento, evento e intento (sus nombres terminan en -Firma, -Momento, -Evento e -Intento). Para verificarlo: - Toma el valor de la cabecera de momento y el cuerpo crudo de la petición. - Calcula HMAC-SHA256 de momento + "." + cuerpo con tu secreto. - Compáralo con la cabecera de firma. Si no coincide, ignora el aviso. 💡 Verifica siempre la firma antes de liberar mercadería: así nadie puede inventar un aviso de «factura autorizada». ## Reintentos Si tu servidor no responde bien, el sistema reintenta hasta completar 4 intentos: después de 1, 5 y 15 minutos. Responde con un código 2xx en cuanto recibas el aviso y procesa después. ## Errores al registrar - «Falta la URL a la que avisar.» - «La URL '…' no es válida.» - «La URL tiene que ser https.»: los avisos llevan datos de tus comprobantes y deben viajar cifrados. - «El evento '…' no existe. Los que hay: …»: revisa el nombre exacto del evento. --- ## Facturar automáticamente desde WooCommerce Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/143-facturar-automaticamente-desde-woocommerce Instala y configura el plugin de facturación electrónica en WooCommerce: Base URL, API Key, cuándo se factura y nota de crédito al reembolsar. ## Qué hace el plugin Conecta tu tienda WooCommerce con tu sistema de facturación: cuando un pedido llega al estado que elijas, emite la factura electrónica y la envía al SRI. Opcionalmente emite la nota de crédito cuando registras un reembolso. Solo emite facturas y notas de crédito. ## Antes de empezar - Tu plan debe incluir uso de API. - Necesitas la api_key de emisión del punto de emisión con el que vas a facturar (pie de página → Extras → Detalle de cuenta, estando en ese punto). - Pide a tu proveedor el archivo del plugin (.zip). ## Instalar - En WordPress entra a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, elige el .zip e instálalo. - Actívalo. - Ve a WooCommerce → Ajustes y abre la pestaña Facturacion SRI (entre paréntesis aparece el nombre del proveedor). ## Configurar ### Conexion con la API - Base URL: la dirección con la que entras a tu sistema de facturación, sin barra al final. Viene vacía: escríbela. - API Key: la api_key del punto de emisión. - Ambiente: es solo informativo (ver abajo). ### Emision - Emitir factura cuando el pedido pase a: el estado del pedido que dispara la factura (por defecto «Completado»). - Forma de pago SRI (default): por defecto 20 (otros con utilización del sistema financiero). Si cobras en efectivo, usa 01. - Tipo de IVA por defecto: 4 = IVA 15 %; se usa cuando el plugin no puede deducirlo de la línea. - Incluir envio como item: agrega el costo de envío como una línea de servicio. - NC automatica al reembolsar: emite la nota de crédito al registrar un reembolso en un pedido ya facturado. ### Marca blanca Nombre del proveedor y Logo (URL) personalizan lo que se ve en el panel del pedido. Pon el nombre de tu proveedor. ## Lo que ve tu comprador El checkout agrega los campos Cedula / RUC (facturacion) y Razon social (facturacion). Si el comprador lo deja vacío, la factura sale a Consumidor Final. Si escribe un número, debe tener 10 dígitos (cédula) o 13 (RUC). 💡 La factura a consumidor final solo puede llegar hasta USD 50 y, desde 2026, no se puede anular ni corregir con nota de crédito. Pide a tus compradores su cédula o RUC en pedidos de más de USD 50. ## Pruebas o producción: lo decide la API Key El selector Ambiente del plugin no cambia nada. Lo que decide si la factura va al SRI de pruebas o de producción es el ambiente del punto de emisión dueño de la API Key. Para pasar a producción, cambia ese punto a producción en el sistema y usa su api_key. ## Preguntas frecuentes ### ¿Dónde veo las facturas de mi tienda? En el pedido de WooCommerce (clave de acceso y estado) y en el sistema, en Documentos Enviados SRI del punto de emisión de la api_key. ### Un pedido no se facturó Abre el pedido en WooCommerce: el recuadro de facturación electrónica y las notas del pedido muestran el error devuelto por el sistema (por ejemplo, plan sin cupo o identificación inválida). Ahí mismo puedes corregir la identificación del comprador y pulsar Reintentar emision. Para pedidos sin factura aparece Emitir factura, y para facturados, Emitir nota de credito (total). --- ## Otras integraciones: Shopify, n8n, asistentes de IA (MCP) y documentación de la API Categoría: API e integraciones URL: https://azur.com.ec/ayuda/146-otras-integraciones-shopify-n8n-asistentes-de-ia-mcp-y-documentacion-de-la-api Integraciones además de WooCommerce: Shopify, n8n, Zapier o Make, asistentes de IA por MCP y dónde está la documentación de la API. ## Shopify La integración con Shopify funciona como una aplicación que hospeda tu proveedor: no se descarga ni se instala en un servidor tuyo. - Solicita la conexión a tu proveedor. - Una vez conectada, configura la dirección de tu sistema de facturación, la api_key de emisión del punto, el ambiente y la forma de pago. - La app emite la factura cuando el pedido queda pagado y la nota de crédito cuando registras un reembolso. ## Zapier y Make Se habilitan bajo solicitud. Consulta a tu proveedor. ## Automatizar con n8n Para n8n existe un paquete de nodos de la comunidad. Pide a tu proveedor el nombre exacto del paquete. - En n8n entra a Settings → Community nodes e instala el paquete. - Crea la credencial: pega el secreto de tu credencial de la API v2 y escribe la URL de tu sistema de facturación (la misma con la que entras; no dejes la que viene por defecto). - Usa las acciones (clientes, productos y comprobantes, con listas desplegables) y el disparador por webhook (comprobante autorizado, rechazado o anulado). Las credenciales de la API v2 las crea el dueño de la cuenta en tu nombre (arriba a la derecha) → Credenciales API. ## Conectar un asistente de IA (servidor MCP) Con una credencial de la API v2 puedes conectar un asistente de inteligencia artificial compatible con MCP (Model Context Protocol) a tu facturación: - Remoto: apunta tu asistente a https://(la dirección de tu sistema)/mcp con la cabecera Authorization: Bearer y tu credencial. - Local: con el paquete de MCP que indique tu proveedor y la credencial en una variable de entorno. El asistente puede buscar clientes y productos, ver existencias, tu plan y tus comprobantes, y preparar borradores. Enviar al SRI está desactivado por defecto: una persona revisa y envía. Respeta los permisos, las IP autorizadas y el ambiente de la credencial. 💡 Crea una credencial solo con los permisos que el asistente necesita (por ejemplo, consultar comprobantes y ver clientes y productos) y ponle fecha de vencimiento. ## Documentación de la API - El contrato técnico completo (OpenAPI 3.1, con todos los endpoints, parámetros y errores) se descarga sin credencial en https://(la dirección de tu sistema)/plataforma/api/v2/openapi. Puedes importarlo en Postman u otras herramientas. - En algunas cuentas, la pantalla Credenciales API muestra además un enlace a la guía completa de la API. - Para dudas de integración, en el chat del asistente elige hablar con el área Integraciones y API (si está disponible) o contacta a tu proveedor. --- ## Documentos Enviados SRI: buscar, filtrar, reenviar y volver a procesar Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/185-documentos-enviados-sri-buscar-filtrar-reenviar-y-volver-a-procesar Filtra tus comprobantes emitidos, descarga XML y PDF, reenvíalos por correo y vuelve a procesar uno con error (solo con fecha de hoy). ## Qué es Documentos Enviados SRI (en el menú lateral) reúne en una sola lista todos los comprobantes electrónicos que emites: facturas, notas de crédito y débito, guías, retenciones y liquidaciones de compra. Desde aquí ves su estado, descargas sus archivos y haces las acciones de seguimiento (reenviar correo, reprocesar, anular). ## Filtrar - Usa los campos de Filtros de Búsqueda: Búsqueda: número, cliente o proveedor. - Fecha Inicio y Fecha Fin. - Estado (Autorizado, Devuelto, Borrador…) y Tipo Comprobante. - Vendedor, Ordenar Por, Orden y Ver (cuántos por página). - Pulsa Aplicar Filtros. Colores de las filas: rojo = comprobante con error; celeste = borrador; blanco = en proceso, autorizado o anulado. ## Descargar un comprobante En la columna Acciones de un comprobante Autorizado: - Ver Ride: descarga el XML autorizado. - Ver PDF: abre el PDF (RIDE). - Descargar Ride y PDF: baja los dos juntos en un archivo comprimido. - Imprimir: abre la vista de impresión. En comprobantes con error o a medio proceso, Ver Ride descarga el XML generado o firmado, útil para revisar qué se envió. ## Descargar muchos a la vez (paquete) - Filtra por fechas (por ejemplo, un día o una semana) y, si quieres, por estado Autorizado. - Pulsa Descargar Paquete (xml+pdf). - Se descarga un comprimido con el XML y el PDF de cada comprobante filtrado, nombrados con su clave de acceso. Máximo 100 documentos por descarga. Si son más verás «Error el limite maximo de documentos para ser descargado masivamente es 100…»: usa un rango de fechas menor. Descargar en Excel baja el listado filtrado en una hoja de cálculo. Los dos botones de descarga solo aparecen al dueño y a vendedores con el permiso Reporte total. ## Reenviar un comprobante por correo Si un comprobante ya está Autorizado y necesitas mandarlo a otra dirección (el cliente cambió de correo, lo pide su contador, etc.): - Haz clic en el ícono Reenviar Correo de esa fila. - Escribe el correo de destino en el cuadro «A que correo desea enviar el comprobante?» y confirma. - El sistema envía el XML y el PDF a ese correo y muestra «El comprobante fue enviado al correo: …». Si el cliente recibe sus comprobantes en varias direcciones siempre, es mejor agregarlas en su ficha (correo 2 y 3) en vez de reenviar uno por uno. ## «Volver a Procesar» un comprobante con error o pendiente Para un comprobante que quedó Devuelto, con error de firma o atascado en un estado intermedio (Generado, Firmado, Recibido), el ícono Volver a Procesar repite todo el circuito: generar, firmar, enviar y consultar la autorización. - Solo aparece en comprobantes con fecha de hoy: el sistema no vuelve a intentar un comprobante de un día anterior. - Confirma en «¿Esta seguro que desea volver a procesar este comprobante?». - Si sale bien, verás «Proceso Correcto» y el comprobante pasa al estado que corresponda (normalmente Autorizado). 💡 Si intentas reprocesar un comprobante de un día anterior (por ejemplo, por otra vía) el sistema responde: «Fuera de plazo: solo se envían al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10). Para este comprobante cambie la fecha a hoy o emita uno nuevo.» Edítalo para que tome la fecha de hoy y vuelve a enviarlo, o emite uno nuevo. ## La clave de acceso Es el número de 49 dígitos que identifica cada comprobante ante el SRI. Incluye la fecha, el tipo, tu RUC, el ambiente, el establecimiento, el punto de emisión y el secuencial. - Para verla, pasa el mouse sobre el ícono de llave al inicio de la fila. También sale en el PDF. - Sirve para consultar el comprobante en el portal del SRI y para pedir ayuda a soporte. - Cambia si editas la fecha o el secuencial de un comprobante no autorizado. ## Vista Global Por defecto ves los comprobantes del establecimiento en el que estás. El botón Ir a Vista Global (solo para el dueño o el contador) muestra los de todos los establecimientos y puntos de emisión de la empresa. ## Otros detalles - Los comprobantes hechos con el asistente de inteligencia artificial muestran un ícono de robot junto a la llave. - Los comprobantes migrados desde la versión anterior del sistema solo permiten ver y descargar su XML y PDF: no se pueden editar, reprocesar ni anular desde aquí. ## Preguntas frecuentes ### No veo los botones de descarga Tu usuario de vendedor no tiene el permiso Reporte total. Pídeselo al dueño (Configuración → Vendedores → Permisos, bloque Reportes). ### No encuentro un comprobante Revisa que estés en el establecimiento correcto o usa Ir a Vista Global, y limpia las fechas del filtro. ### ¿Por qué el sistema solo envía comprobantes con fecha de hoy? Porque la normativa exige transmitir el comprobante al SRI el mismo día en que se emite; enviarlo después expone a multas. Por eso el sistema solo transmite al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10) y no cambia la fecha por su cuenta: tú decides si editas el comprobante (pasa a la fecha de hoy) o emites uno nuevo. --- ## Anular un comprobante: pasos, plazo y mensajes del SRI Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/256-anular-un-comprobante-pasos-plazo-y-mensajes-del-sri Cómo anular un comprobante autorizado, el plazo hasta el día 7 del mes siguiente y qué significan los mensajes del SRI al anular. ## Primero en el SRI, luego en el sistema Anular un comprobante autorizado es un proceso de dos pasos: primero se solicita en el portal del SRI y después se completa en el sistema. - En SRI en línea: entra a Facturación Electrónica → Producción → Anulación → Solicitud de Anulación y presenta la solicitud sobre el comprobante. - En el sistema: en Documentos Enviados SRI, pulsa el ícono Anular Comprobante de esa fila. - El sistema consulta al SRI y, si la anulación ya está aprobada, marca el comprobante como Anulado. Si el receptor todavía no la ha aceptado, queda como «Pendiente de Anulación». Otras acciones de la misma pantalla: - Verificar Anulación: vuelve a consultar al SRI el estado de la solicitud, útil mientras está pendiente. - Cancelar Anulación Comprobante: revierte la marca de anulado si lo marcaste por error (el comprobante sigue siendo válido ante el SRI). 💡 Al anular una factura, el sistema revierte el inventario, la cartera y el asiento contable que generó. Si tiene pagos registrados o notas de crédito vivas, el sistema bloquea la anulación hasta que los resuelvas. ## Plazo para anular El sistema permite anular hasta el día 7 del mes siguiente a la fecha de emisión del comprobante (si ese día cae en fin de semana, se extiende al siguiente día hábil; los feriados no se toman en cuenta en el cálculo). Pasado ese plazo verás: «El comprobante superó el plazo del SRI para anular (hasta el dd/mm/aaaa). Fecha del comprobante aaaa-mm-dd» Las retenciones, notas de crédito y notas de débito tienen un requisito adicional: el receptor debe aceptar la anulación dentro de 5 días hábiles; si no la acepta a tiempo, la anulación no se completa. ## «Desde el 01/01/2026 el SRI no permite anular facturas emitidas a Consumidor Final» Causa: la factura es a consumidor final (identificación 9999999999999) y fue emitida en 2026 en adelante. Por la normativa vigente (Res. NAC-DGERCGC25-00000017), desde esa fecha esas facturas ya no se pueden anular ni corregir con nota de crédito. Qué hacer: no hay anulación ni nota de crédito posible para ese comprobante; registra el ajuste que corresponda de forma interna, según indique tu contador. ## «Aún no ha enviado la solicitud de anulación...» / «No se encontró la solicitud de anulación» Causa: el SRI todavía reporta el comprobante como autorizado porque la solicitud de anulación no se ha hecho (o no se ha aprobado) en el portal del SRI. Qué hacer: - Entra a SRI en línea y presenta la solicitud: Facturación Electrónica → Producción → Anulación → Solicitud de Anulación. - Si es una retención, nota de crédito o débito, espera a que el receptor la acepte (hasta 5 días hábiles). - Vuelve al sistema y pulsa Anular Comprobante o Verificar Anulación de nuevo. ## «No se puede conectar con el SRI para verificar la anulación» Causa: el servicio del SRI no respondió a tiempo en ese momento (está lento, en mantenimiento, o hubo un corte de conexión). No es un problema de tu comprobante ni de tu solicitud de anulación. Qué hacer: espera unos minutos y pulsa Anular Comprobante o Verificar Anulación de nuevo. Si el SRI sigue caído, el sistema avisa automáticamente cuando vuelve a estar disponible; no necesitas reintentar cada minuto. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo anular una factura con pagos registrados? No directamente: primero debes revertir o eliminar esos pagos en Cuentas por Cobrar, y luego anular el comprobante. ### ¿Qué pasa con el inventario al anular? El sistema devuelve al inventario las cantidades que se habían descontado al facturar. --- ## Por qué se rechaza o no llega un comprobante: estados y errores del SRI Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/257-por-que-se-rechaza-o-no-llega-un-comprobante-estados-y-errores-del-sri Cómo ver el motivo del rechazo, el error de secuencial duplicado, los errores de firma y por qué el cliente no recibió el correo. ## Ver el motivo exacto del rechazo del SRI En Documentos Enviados SRI, un comprobante con error se marca en rojo y muestra el botón NO AUTORIZADO («Ver Error»). Al pasar el mouse o hacer clic, se abre un recuadro con el mensaje exacto que devolvió el SRI y, debajo, una Posible Solución sugerida por el sistema. Si necesitas revisar exactamente qué se envió, descarga el XML generado o firmado con el ícono «Ver Ride» de esa fila (disponible en los estados intermedios y de error). ## Devuelto «ERROR SECUENCIAL REGISTRADO» Causa: ese número de comprobante (secuencial) ya fue registrado antes ante el SRI, por otro sistema o por una emisión anterior tuya. Qué hacer: edita el comprobante y usa el siguiente secuencial libre de ese punto de emisión. Si el error se repite seguido, revisa y ajusta el secuencial inicial configurado en el punto de emisión (Configuración → Empresas → Puntos de Emisión). ## Errores de firma: sin firma subida, contraseña incorrecta o «NO AUTORIZADO FIRMA INVALIDA» Causas posibles: - La empresa no tiene archivo .p12 cargado. - La contraseña guardada de la firma no coincide con la del archivo. - La firma venció o fue revocada. Qué hacer: sube de nuevo la firma con su clave correcta en Configuración → Empresas → Editar, y vuelve a procesar el comprobante con Volver a Procesar en Documentos Enviados SRI. 💡 El Firmador de Documentos también revisa la vigencia de tu firma antes de firmar un PDF: si está vencida, avisa la fecha exacta de vencimiento en vez de firmar. ## Mi cliente no recibió el correo del comprobante Causas más comunes: - El correo está mal escrito en la ficha del cliente. - El comprobante todavía no está autorizado: el correo solo se envía una vez que el SRI lo autoriza. - El mensaje cayó en la carpeta de spam del cliente. Qué hacer: corrige el correo en la ficha del cliente y usa Reenviar Correo desde Documentos Enviados SRI (o pide al cliente que revise spam). ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué estados son definitivos? Autorizado y Anulado son estados finales. Los demás (Generado, Firmado, Recibido, Devuelto, con error) esperan una acción tuya o una respuesta del SRI. ### ¿Puedo reprocesar cualquier comprobante con error? Solo si su fecha es la de hoy. Si es de un día anterior, primero debes editarlo (la fecha pasa a hoy) o emitir uno nuevo. --- ## Estados de un comprobante electrónico y qué hacer en cada uno Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/125-estados-de-un-comprobante-electronico-y-que-hacer-en-cada-uno Qué significa cada estado (Borrador, Procesando, Autorizado, Devuelto, Pendiente, Límite De Intentos...) y qué hacer: esperar, corregir o reprocesar. ## Dónde ves el estado El estado aparece en la columna Estado de Documentos Enviados SRI y de cada listado (Facturas, Notas De Créditos, Retención, Guías…). Las filas en rojo son comprobantes con error. 💡 Regla de oro: el sistema solo envía al SRI comprobantes con fecha de hoy (los de ayer, solo hasta las 00:10). Si un comprobante con error es de un día anterior, ábrelo con Editar: la fecha pasa sola a hoy. ## Estados normales del proceso ### Borrador Lo guardaste con Solo Guardar. No se ha enviado al SRI. Qué hacer: ábrelo con Editar, revísalo y pulsa Guardar, Firmar y Enviar. Si ya no lo necesitas, elimínalo desde Documentos Enviados SRI (deja un salto en la numeración). ### Procesando, Generado, Firmado y Recibido Pasos internos: el sistema arma el XML (Generado), lo firma (Firmado), lo entrega al SRI (Recibido) y espera la autorización. Normalmente duran segundos. Qué hacer: esperar y actualizar la página. No lo edites ni lo emitas de nuevo. ### Pendiente Autorización El SRI ya lo recibió pero todavía no responde la autorización. Qué hacer: esperar; el sistema vuelve a consultar solo. ### Autorizado Estado final correcto. El comprobante es válido y el cliente recibe por correo el XML y el PDF. Qué hacer: nada. Si hay que corregirlo, se hace con nota de crédito o anulación (no se puede editar). ### Anulado y Pendiente Anulacion Anulado: el SRI confirmó la anulación. Pendiente Anulacion: pediste la anulación pero el SRI aún muestra el comprobante como autorizado (por ejemplo, falta que el receptor la acepte). Usa Verificar Anulacion para volver a consultar. ## Estados de espera por el SRI ### Pendiente y SRI en Mantenimiento El SRI no respondió o está en mantenimiento. Tu comprobante está bien; solo falta que el SRI lo reciba. - El sistema vigila al SRI y, cuando vuelve, reenvía automáticamente los pendientes del día. También hay un reintento automático cada 30 minutos. - No lo elimines ni emitas otro igual: duplicarías la venta. - Si quieres apurarlo, usa Volver a Procesar en Documentos Enviados SRI (solo aparece en comprobantes de hoy). El reenvío automático solo aplica a comprobantes de hoy en ambiente de producción. Si el día terminó y quedó pendiente, ábrelo con Editar para pasarlo a hoy y envíalo. ## Estados de error: hay que corregir ### No Autorizado El SRI revisó el comprobante y lo rechazó por un dato (identificación del cliente, tarifa de IVA, totales…). Qué hacer: haz clic en el botón rojo NO AUTORIZADO para leer el motivo, corrige con Editar y vuelve a enviar. ### Devuelto El SRI no lo aceptó para revisión (estructura del XML, secuencial ya usado, fecha que no coincide con la clave de acceso…). Qué hacer: lee el motivo en el botón rojo, corrige con Editar y envía. Mira «Errores del SRI más comunes y su solución». ### Límite De Intentos El SRI permite solo 2 intentos por día para un comprobante rechazado. Qué hacer: no lo reproceses más. Ábrelo con Editar, corrige el dato que causó el primer rechazo y cambia el Secuencial al siguiente número libre: así se genera una clave de acceso nueva y puedes enviarlo hoy. ### Error En Firmado El sistema no pudo firmar: no hay firma electrónica (.p12) cargada, la contraseña guardada no coincide o el SRI respondió «FIRMA INVALIDA». Qué hacer: vuelve a subir la firma con su contraseña en Configuración → Empresas → Editar y usa Volver a Procesar o Editar. ### Error En Firma El problema es de la firma misma: vencida, revocada o de otro RUC. El sistema no lo reintenta. Qué hacer: renueva o reemplaza tu firma electrónica, súbela y luego edita y reenvía el comprobante. ### Error en Configuración El SRI responde «ESTABLECIMIENTO CERRADO»: el establecimiento con el que emites no está abierto en tu RUC. El sistema no lo reintenta. Qué hacer: abre o actualiza el establecimiento en el SRI, o emite desde un establecimiento activo. ## Qué botón usar según el estado - Editar: Borrador, No Autorizado, Devuelto, Error En Firmado, Error En Firma y Límite De Intentos. También los estados intermedios cuando son de un día anterior. En Documentos Enviados SRI aparece para facturas y retenciones; para notas de crédito y guías usa su propio listado. - Volver a Procesar: cualquier comprobante de hoy que no esté Autorizado, Anulado ni en Borrador. - Eliminar Comprobante: Borrador (directo) y No Autorizado, Devuelto, Error En Firmado o Límite De Intentos (piden una clave de soporte). Nunca se eliminan comprobantes recibidos, autorizados o pendientes de autorización. - Anular Comprobante: solo Autorizados. ## Preguntas frecuentes ### ¿Se descuenta un comprobante de mi plan si quedó con error? En ambiente de producción el cupo se descuenta cuando el comprobante se guarda por primera vez (con cualquiera de los dos botones). Corregirlo y reenviarlo no descuenta otro. Por eso, corrige el mismo comprobante en lugar de crear uno nuevo. ### Mi comprobante lleva mucho tiempo en Procesando Si el SRI está lento, puede tardar. Espera unos minutos y actualiza. Si sigue igual y es de hoy, usa Volver a Procesar. No emitas otro comprobante por la misma venta. --- ## Errores del SRI más comunes y su solución Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/135-errores-del-sri-mas-comunes-y-su-solucion Cómo ver el motivo del rechazo (botón Ver Error) y qué hacer con los mensajes más frecuentes del SRI: límite de intentos, consumidor final, firma, secuencial. ## Primero: lee el motivo exacto - Ve a Documentos Enviados SRI. Los comprobantes con error salen en filas rojas. - Haz clic en el botón rojo Ver Error de la fila. - Se abre el recuadro NO AUTORIZADO con el mensaje que devolvió el SRI (o el sistema). - Si necesitas revisar el archivo, el ícono Ver Ride de la misma fila descarga el XML generado o firmado. Busca abajo el texto que ves y sigue la solución. Para corregir casi siempre usarás Editar: al abrirlo, si es de un día anterior, la fecha pasa sola a hoy y al guardar se genera de nuevo el comprobante. 💡 El SRI da solo 2 intentos por día a un comprobante rechazado. Antes de volver a enviar, corrige el dato. Reprocesar sin cambiar nada gasta los intentos. ## Errores con el cliente (receptor) ### «ERROR EN LA IDENTIFICACION DEL RECEPTOR La factura supera los 50 USD de importe total por cuanto no puede ser emitida a nombre del CONSUMIDOR FINAL» Causa: una factura a consumidor final por más de USD 50. Solución: edita la factura y elige al cliente con su cédula o RUC. ### «El número de identificación del CONSUMIDOR FINAL debe ser…» / «La longitud del número de cédula debe ser 10» / «El RUC debe contener solo números» Causa: identificación mal escrita o tipo equivocado. Cédula = 10 dígitos, RUC = 13 dígitos, solo números; consumidor final = 9999999999999. Solución: corrige la ficha del cliente (botón Editar en Datos del Comprador) y reenvía. Para extranjeros usa Pasaporte o Identificación del Exterior. ## Errores de valores e impuestos ### «ERROR EN DIFERENCIAS» Causa: el SRI encontró un impuesto o un total que no cuadra; por ejemplo, una tarifa de IVA que no corresponde al código de porcentaje («La tarifa… no es igual al parametrizado…»). Solución: revisa el Tipo Iva de cada producto (15 %, 5 %, 0 %, no objeto, exento) en Productos & Servicios, vuelve a agregar las líneas con el IVA correcto y reenvía. ### «ERROR AL VALIDAR AGENTE RETENCION El contribuyente no es Agente de Retención» Causa: tu empresa está marcada como agente de retención y el SRI no la tiene así. Solución: en Configuración → Empresas → Editar revisa la casilla Agente de Retencion por Resolución según tu RUC y reenvía. ## Errores de número y clave de acceso ### «ERROR SECUENCIAL REGISTRADO» (Devuelto) Causa: ese número ya lo usaste ante el SRI (en otro sistema o en una emisión anterior). Solución: abre el comprobante con Editar, escribe en Secuencial el siguiente número libre y envía. Si te pasa seguido, ajusta el secuencial del punto de emisión (mira «Pruebas o producción, punto de emisión y secuencial»). ### «CLAVE ACCESO REGISTRADA» Causa: el SRI ya había recibido ese mismo comprobante (por ejemplo, un reenvío). Solución: ninguna. El sistema lo pasa a Recibido y consulta la autorización solo. No emitas otro. ### «ERROR EN LA ESTRUCTURA DE LA CLAVE DE ACCESO La fecha de emisión… no consta como parte de la clave de acceso» Causa: la fecha del comprobante no coincide con la de su clave de acceso. Solución: ábrelo con Editar y guárdalo: la fecha pasa a hoy y se genera una clave nueva. ### «LIMITE DE INTENTOS NO AUTORIZADOS POR DIA» (Límite De Intentos) Causa: el comprobante fue rechazado 2 veces hoy. El mensaje trae al final el motivo del primer rechazo (después del signo «>»). Solución: corrige ese motivo con Editar y cambia el Secuencial al siguiente número libre: así se genera otra clave de acceso y puedes enviarlo hoy. No sigas pulsando Volver a Procesar. ## Errores de estructura del archivo ### «ARCHIVO NO CUMPLE ESTRUCTURA XML» Causa: algún dato no tiene el formato que exige el SRI. El texto que sigue dice cuál. Ejemplos frecuentes: - «…pattern '[0-9]{3}-[0-9]{3}-[0-9]{9}' for type 'numDocModificado'»: en una nota de crédito o débito falta o está mal el número de la factura de sustento. Debe tener 15 dígitos: 001-001-000000123. - «El ambiente de la solicitud PRODUCCIÓN no coincide con el de ejecución PRUEBAS»: el comprobante se generó para un ambiente y se envió al otro. Revisa el Ambiente del punto de emisión, edita el comprobante y reenvía. - Caracteres raros en nombres o detalles (comillas, saltos de línea, emojis): quítalos y reenvía. ### «TAMAÑO MAXIMO DE ARCHIVO SUPERADO… 350 KB» Causa: el comprobante tiene demasiadas líneas o textos muy largos. Solución: divide la venta en dos comprobantes o acorta los detalles. ## Errores de firma electrónica ### «No tiene firma subida…», «Contraseña de firma no configurada…», «contrasena de firma incorrecta…» (Error En Firmado) Causa: falta el archivo .p12 o su contraseña no coincide. Solución: en Configuración → Empresas → Editar, sube el archivo en Firma y escribe la Contraseña Firma. Guarda y reenvía el comprobante. ### «NO AUTORIZADO FIRMA INVALIDA», «Clave de firma o firma invalida», «No se encontró certificado de usuario vigente» (Error En Firma) Causa: la firma venció, fue revocada o pertenece a otro RUC («RucComprobante… RucCertificado…»). Solución: revisa la Fecha Vencimiento Firma en la misma pantalla, renueva o reemplaza la firma, súbela y reenvía. ## Errores del establecimiento ### «ERROR ESTABLECIMIENTO CERRADO El establecimiento 00X está cerrado» (Error en Configuración) Causa: ese establecimiento no está abierto en tu RUC. El sistema no lo reintenta. Solución: abre o reactiva el establecimiento en el SRI, o emite desde un establecimiento activo. Luego edita y reenvía. ## Errores del lado del SRI ### Pendiente / SRI en Mantenimiento / «CLAVE DE ACCESO EN PROCESAMIENTO» No es un error de tus datos: el SRI no respondió o sigue procesando. El sistema reintenta solo. No elimines ni repitas el comprobante. Mira «Estados de un comprobante electrónico y qué hacer en cada uno». ## Preguntas frecuentes ### El recuadro dice «Posible Solución: Contacte con Soporte Técnico» Es un texto general. Primero busca el mensaje en este artículo; si no aparece o no se resuelve, contacta a soporte con la clave de acceso del comprobante (ícono de llave). ### Corregí y sigue saliendo el mismo error Verifica que corregiste el dato en la ficha correcta (cliente, producto o empresa) y que volviste a cargarlo en el comprobante con Editar. Recuerda el límite de 2 intentos por día. --- ## Correo del comprobante: reenviar, regenerar el PDF y qué hacer si el cliente no lo recibió Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/191-correo-del-comprobante-reenviar-regenerar-el-pdf-y-que-hacer-si-el-cliente-no-lo-recibio Cuándo se envía el correo con el XML y el PDF, cómo reenviarlo a otra dirección, regenerar el PDF y recibir una copia de cada comprobante. ## Cuándo se envía el correo El sistema envía al cliente un correo con el XML y el PDF (RIDE) en cuanto el SRI autoriza el comprobante. No se envía mientras está en borrador, en proceso o con error. El correo va a la dirección registrada en la sucursal del cliente (o del proveedor, en retenciones y liquidaciones). Las respuestas del cliente llegan al correo del establecimiento. 💡 En ambiente de pruebas el correo NO va al cliente: solo va al «Correo de recepcion de copia de comprobante» del establecimiento, si lo tienes configurado. ## Reenviar a otra dirección - Ve a Documentos Enviados SRI y busca el comprobante autorizado. - Haz clic en el ícono Reenviar Correo. - En «A que correo desea enviar el comprobante ?» escribe la dirección y confirma. - Verás «El comprobante fue enviado al correo: …». Útil cuando el cliente te da otro correo o te pide que lo reenvíes al contador. ## Volver a generar el PDF y enviar Si cambiaste el logo, los textos del PDF o un dato del cliente (por ejemplo su correo) después de autorizar, usa el ícono Volver a Generar Pdf y Enviar en Documentos Enviados SRI. Rehace el PDF y lo envía otra vez a los correos del cliente. No vuelve a transmitir el comprobante al SRI. ## Recibir una copia de cada comprobante - Ve a Configuración → Empresas → Ver Establecimientos → Editar. - En Configuracion Adicional activa Enviar copia de comprobante. - Escribe el Correo de recepcion de copia de comprobante (por ejemplo, el de tu contador o tu archivo). - Haz clic en Guardar Cambios. Desde ahora cada comprobante autorizado también llega a esa dirección. ## Más de un correo por cliente La sucursal del cliente puede tener hasta tres correos (correo, correo 2 y correo 3) y el comprobante se envía a todos. En la ficha web del cliente se registra el correo principal; los correos 2 y 3 se cargan con la importación de facturas desde Excel (etiquetas CORREO2 y CORREO3) o por integración. ## El cliente dice que no le llegó - ¿Está autorizado? Revisa el estado en Documentos Enviados SRI. Si no está Autorizado, el correo aún no salió. - ¿El correo está bien escrito? Revisa la ficha del cliente (Clientes/Proveedores → Ver Clientes → Editar). Corrígelo y usa Volver a Generar Pdf y Enviar. - ¿Está en spam? Pide al cliente revisar correo no deseado y promociones. - ¿Es urgente? Usa Reenviar Correo a la dirección que te indique, o descarga el PDF con Ver PDF y compártelo. ## Usar tu propio servidor de correo (avanzado) En el establecimiento, el bloque Configuracion Correo permite activar Utiliza Smtp Propio para enviar desde tu dominio. Al activarlo aparece Probar Correo. Configúralo solo si tienes los datos SMTP de tu proveedor de correo. --- ## Volver a Procesar, Editar o Eliminar un comprobante con error Categoría: Documentos Enviados URL: https://azur.com.ec/ayuda/194-volver-a-procesar-editar-o-eliminar-un-comprobante-con-error Qué hace cada acción de Documentos Enviados SRI sobre un comprobante que no se autorizó, cuándo aparece y qué cuidar para no duplicar ni dejar huecos. ## Volver a Procesar Repite todo el proceso con el SRI: generar el XML, firmar, enviar y consultar la autorización. No cambia ningún dato del comprobante. - Cuándo aparece: en comprobantes de hoy que no están Autorizados, Anulados ni en Borrador. - Cuándo usarlo: si quedó Pendiente o Procesando porque el SRI estaba lento, o si corregiste algo fuera del comprobante (por ejemplo, subiste de nuevo la firma electrónica). - Cuándo NO usarlo: si el SRI lo rechazó por un dato del comprobante. Reprocesar sin corregir gasta los 2 intentos diarios y termina en «Límite De Intentos». Corrígelo con Editar. - En Documentos Enviados SRI, haz clic en el ícono Volver a Procesar (flechas en círculo). - Confirma «Esta seguro que desea volver a procesar este comprobante ?». - Verás «Proceso Correcto» o el error. Actualiza la página para ver el nuevo estado. Si el comprobante es de un día anterior, el sistema responde «Fuera de plazo…». Ábrelo con Editar para pasarlo a hoy. ## Editar Abre el comprobante para corregir datos y volver a enviarlo. - En Documentos Enviados SRI aparece en facturas y retenciones con estado Borrador, No Autorizado, Devuelto, Error En Firmado, Error En Firma o Límite De Intentos (y en estados intermedios cuando son de un día anterior). - Para notas de crédito y guías, usa Editar en su propio listado (Comprobantes Electrónicos → Notas De Créditos → Todos, o Guías → Todos). - Al abrirlo, si es de un día anterior la fecha pasa sola a hoy. Al guardar se genera de nuevo el comprobante con su clave de acceso. - Un comprobante Autorizado no se edita: se corrige con nota de crédito o se anula. ## Eliminar Comprobante Quita el comprobante del sistema. Úsalo solo si la venta no se va a facturar. - Borrador: se elimina directo, tras confirmar. - No Autorizado, Devuelto, Error En Firmado o Límite De Intentos: el sistema pide una clave de soporte. Contacta a soporte: es un proceso delicado. - Nunca se eliminan comprobantes enviados, recibidos, autorizados o pendientes de autorización. - En Documentos Enviados SRI, haz clic en el ícono rojo Eliminar Comprobante. - Lee el aviso y confirma (o escribe la clave de soporte). 💡 Al eliminar queda un salto en la numeración. Para evitarlo, en tu próximo comprobante escribe en Secuencial el número que eliminaste: el sistema acepta números menores que estén libres. ### Mensajes al eliminar - «Contraseña Incorrecta»: la clave de soporte no es válida. - «No se puede eliminar la Factura, primero elimine los pagos»: la factura tiene cobros registrados. Elimínalos en Ver Pagos y vuelve a intentar. - «Comprobante no encontrado o ya se encuentra eliminado»: actualiza la página; ya no existe. - Si llevas contabilidad y el periodo del asiento está cerrado, el sistema lo indica y no deja eliminar. ## ¿Qué acción elijo? - SRI caído o lento, comprobante de hoy → Volver a Procesar (o esperar el reintento automático). - Dato mal (cliente, IVA, número) → Editar. - Comprobante de ayer sin autorizar → Editar (pasa a hoy). - Venta que ya no se hará → Eliminar y reutiliza el número. --- ## Aplicación móvil: qué puedes hacer, cómo iniciar sesión y errores comunes Categoría: App móvil URL: https://azur.com.ec/ayuda/136-aplicacion-movil-que-puedes-hacer-como-iniciar-sesion-y-errores-comunes Funciones de la app móvil (facturar, caja, documentos, clientes, inventario), cómo entrar como dueño, vendedor o punto de venta, y sus limitaciones. ## Antes de empezar La aplicación móvil está disponible para algunas marcas. Si no la encuentras en la tienda de tu celular, consulta con tu proveedor si tu marca tiene app. ## Qué puedes hacer desde la app - Facturar y emitir otros comprobantes: notas de crédito y débito, guías de remisión, liquidaciones de compra, proformas y retenciones 2.0 desde una compra. - Caja: registrar tus ventas del día. - Documentos: consultar tus comprobantes y abrir su PDF o XML. - Clientes con sus sucursales. - Productos con stock por bodega, bodegas, categorías y kardex. - Compras. - Cambiar de empresa, establecimiento o punto de emisión, usar tema claro u oscuro y tener varias cuentas. La sesión se renueva sola mientras uses la app. ## Iniciar sesión Hay tres formas de entrar: - Dueño de la cuenta: usuario y contraseña. - Vendedor: usuario, contraseña y el RUC de la empresa. - Punto de venta: usuario, contraseña y el RUC de la empresa. El vendedor debe tener activado el acceso al punto de venta. Si la cuenta tiene verificación en dos pasos, la app te pide el código de verificación después de la contraseña. ## Errores comunes ### «Su cuenta tiene el segundo factor obligatorio y todavía no está configurado…» El segundo factor no se activa desde la app. Entra una vez por la web, escanea el código QR con tu aplicación de autenticación y después ya podrás entrar en la app. ### «Demasiados intentos fallidos. Espere…» Tras varios intentos fallidos, el acceso se bloquea 15 minutos. Espera y revisa tu usuario y contraseña. ### «Para entrar como vendedor hace falta el RUC de la empresa.» Escribe el RUC (13 dígitos) de la empresa para la que trabajas. Para punto de venta el mensaje es equivalente. ### «Usuario o contraseña incorrectos.» Revisa mayúsculas y que estés en el tipo de acceso correcto (dueño, vendedor o punto de venta). ### «No tiene Acceso a la Plataforma» o «No tiene Acceso al Punto de Venta» El dueño de la cuenta debe activar ese acceso en la ficha del vendedor (Configuración → Vendedores). ## Limitaciones - En iPhone no se pueden registrar cuentas nuevas desde la app: regístrate por la web. La opción de baja de cuenta envía una solicitud a soporte; no borra tus datos al instante. - La app no envía notificaciones push. --- ## Módulo Médico: primeros pasos, tipo de centro y escritorio del módulo Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/157-modulo-medico-primeros-pasos-tipo-de-centro-y-escritorio-del-modulo Cómo empezar con el Módulo Médico: elegir Centro Médico o Veterinario, qué muestra el escritorio, el buscador Ctrl+K y el orden recomendado para configurarlo. ## Antes de empezar El Módulo Médico es un módulo de pago que se cotiza por cantidad de médicos. Lo encuentras en ERP / CRM → Módulo Médico. ## Prueba gratuita y cómo contratarlo Si tu cuenta no tiene el Módulo Médico contratado, al entrar aparece un aviso con los días restantes de la prueba gratuita (7 días por defecto) y la fecha en que vence, con el botón Contratar Ahora. Durante la prueba puedes seguir usando el módulo con normalidad y comprarlo en cualquier momento desde ese botón. Si necesitas más médicos de los que incluye tu prueba, debes contratar primero el módulo pagado: ampliar médicos no está disponible en modo prueba. 💡 Si entras a cualquier pantalla del módulo sin tenerlo activo (ni en prueba ni contratado), solo verás el aviso para contratarlo o iniciar la prueba: el sistema no te deja ver ni crear ningún dato real del módulo hasta que lo activas. ## Primera vez: elige el tipo de centro La primera vez que entras aparece la pantalla Bienvenido al Modulo Medico: - Elige Centro Medico (clínicas, consultorios y hospitales; pacientes humanos) o Centro Veterinario (los pacientes son mascotas con propietario, especie, raza y microchip). - Pulsa Comenzar. Según lo que elijas, la ficha del paciente y la consulta muestran los datos de una persona o de una mascota y su propietario. Puedes cambiarlo después en Módulo Médico → Configuración → Tipo de Centro. ## Orden recomendado para configurarlo - Configuración: nombre del centro, horario general y duración de las citas. - Especialidades: con su precio de consulta y el servicio con el que se factura. - Consultorios y Doctores. - Horarios de atención de cada doctor. - Registra Pacientes y empieza a agendar Citas. ## El escritorio del módulo (Dashboard) En Módulo Médico → Dashboard tienes: - Botones rápidos: Nueva Cita, Nuevo Paciente y Cita Inmediata. - El enlace del Portal Medico para Doctores y Pacientes de tu centro, con botón para copiarlo. - Indicadores: Total Pacientes, Consultas Hoy, Citas Pendientes y Doctores. - Citas de Hoy y Sala de Espera. ## Buscador rápido con Ctrl+K En el escritorio del módulo pulsa Ctrl+K (Cmd+K en Mac) o haz clic en «Buscar pacientes, citas, consultas, ordenes, doctores…». Escribe al menos 2 caracteres: encuentra pacientes por nombre, cédula o número de historia, y también citas, consultas, órdenes y doctores. Esc lo cierra. ## Cita Inmediata: paciente que llega sin turno - Pulsa Cita Inmediata. - Busca al paciente y elige el Doctor y la Especialidad. El motivo de consulta es opcional. - Marca Pasar directo a consulta si lo atiendes ya; si no, el paciente va a la sala de espera. - Pulsa Crear Cita Inmediata. La cita se crea con la hora actual y la duración de la especialidad. --- ## Especialidades médicas: precio de consulta, servicio vinculado y plantillas de consulta Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/171-especialidades-medicas-precio-de-consulta-servicio-vinculado-y-plantillas-de-consulta Crea especialidades con su precio y el servicio con el que se cobran, y personaliza el formulario de consulta de cada una con secciones y campos propios. ## Para qué sirven Cada especialidad (Medicina General, Odontología, Pediatría, Oftalmología, Veterinaria y otras) define: - El precio de la consulta. - El servicio de tu catálogo con el que se cobra (de él salen el código y el IVA de la línea en la factura). - El formulario de consulta (plantilla) que llena el doctor. - El color e ícono con que aparece en la agenda. ## Crear una especialidad - Entra a ERP / CRM → Módulo Médico → Especialidades. - Pulsa Nueva Especialidad. - En Codigo / Tipo elige la especialidad base (por ejemplo, Medicina General). Escribe el Nombre con el que la verás. - Escribe el Precio Consulta ($). - En Producto/Servicio Vinculado busca el servicio de tu catálogo (debe ser de tipo Servicio). Si no existe, créalo antes en Productos & Servicios con su IVA. - Elige Color e Icono y guarda. Al crearla, el sistema instala automáticamente la plantilla de consulta predefinida de esa especialidad. 💡 Vincula siempre un servicio: así la línea de la consulta en la factura lleva el código y el IVA correctos (0 %, 5 %, 15 %, no objeto o exento, según el servicio). ## Personalizar la plantilla de consulta En la tarjeta de la especialidad pulsa Plantilla. Verás las secciones del formulario (por ejemplo: Motivo de Consulta, Enfermedad Actual, Examen Fisico, Diagnostico, Plan de Tratamiento). - Nueva Seccion: agrega un bloque con su Titulo de la Seccion. - Nuevo Campo (dentro de una sección): define Etiqueta, Tipo de Campo, Ancho de Columna (completo, mitad, tercio o cuarto) y si es Campo obligatorio (el doctor deberá llenarlo para guardar la consulta). - Tipos de campo: Texto, Numero, Fecha, Seleccion, Seleccion Multiple, Si/No, Texto largo, Archivo, Moneda y Rango numerico. Para Seleccion, escribe una opción por línea en Opciones. - Reordena secciones y campos arrastrando el ícono de las tres rayas. - Edita o elimina con los íconos de lápiz y papelera. - Reinstalar Plantilla vuelve a cargar la plantilla predefinida. Ojo: elimina todas las secciones y campos actuales, y no se puede deshacer. Los campos que definas aparecen en el formulario de consulta de esa especialidad. ## Errores comunes ### «Esta especialidad ya existe» Ya tienes una especialidad con ese código en este establecimiento y ambiente. Edita la existente en lugar de crear otra. ### Eliminar una especialidad Se pide confirmación: «Se eliminara la especialidad y sus plantillas asociadas. Esta accion no se puede deshacer.» ## ¿Qué IVA lleva la factura de la consulta? El IVA de la línea sale del producto/servicio vinculado a la especialidad (0 %, 5 %, 15 %, no objeto o exento, según cómo lo configuraste en Productos & Servicios). Si la especialidad no tiene un servicio vinculado, la consulta se factura igual, pero la línea va con IVA 0 % y sin un producto asociado: por eso conviene siempre vincular un servicio con el IVA correcto. --- ## Doctores, consultorios y horarios de atención en el Módulo Médico Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/177-doctores-consultorios-y-horarios-de-atencion-en-el-modulo-medico Registra doctores con registro profesional, especialidades y firma; crea consultorios, horarios y bloqueos; cuántos doctores incluye tu módulo. ## Registrar un doctor - Entra a ERP / CRM → Módulo Médico → Doctores y pulsa Nuevo Doctor. - En DATOS PERSONALES llena Nombres, Apellidos, Tipo de Identificacion (Cedula, RUC o Pasaporte), Identificacion, Registro Profesional (obligatorio, por ejemplo MSP-12345) y Titulo. - En CONTACTO: Telefono, Correo Electronico, Color Identificativo (cómo se verá en la agenda) y Consultorio por Defecto (se preselecciona al crear sus citas). - Marca sus Especialidades. - En FIRMA DIGITAL elige Subir Imagen (PNG o JPG, ideal con fondo transparente) o Dibujar Firma. La firma se imprime en recetas, órdenes y consultas en PDF. - Pulsa Guardar Doctor. Mensajes de validación: «La cedula debe tener 10 digitos», «El RUC debe tener 13 digitos» y «El campo Registro Profesional es obligatorio». ## ¿Cuántos doctores puedo registrar? El Módulo Médico es el único módulo que se cobra por médico, con precio por tramos: mientras más médicos, menor el precio por cada uno. El tope se cuenta con los doctores activos de la empresa en el ambiente actual. Eliminar un doctor libera su lugar. Si intentas registrar uno más de los contratados, verás: «Su plan cubre N doctor(es) y ya tiene N. Para agregar otro doctor son $X más al año.» Para ampliar, en el Escritorio → Comprar adicionales sube la cantidad de médicos del módulo: pagas solo la diferencia por el tiempo que le queda. Ampliar solo es posible con el módulo pagado (no durante la prueba). Si tu cuenta es de un proveedor, pídeselo a él. ## Consultorios - Entra a Módulo Médico → Consultorios y pulsa Nuevo Consultorio. - Escribe el Nombre (Ej: Consultorio 1), la Ubicacion (Ej: Planta baja, Oficina 102) y el Equipamiento si quieres. - Guarda. Al agendar, el sistema evita que dos doctores ocupen el mismo consultorio a la misma hora. ## Horarios de atención - Entra a Módulo Médico → Horarios y elige el Doctor. - En Horarios Semanales pulsa Agregar Horario. - Marca los Dias (hay atajos Lun - Vie y Lun - Sab), la Hora Inicio, la Hora Fin y el Intervalo (minutos) entre turnos (15, 20, 30, 45 o 60). - Pulsa Guardar. ### Bloqueos (vacaciones, permisos) - En Bloqueos de Horario pulsa Agregar Bloqueo. - Elige el Tipo: Completo (todo el dia) o Parcial (rango de horas). - Pon Fecha Inicio, Fecha Fin y el Motivo (Ej: Vacaciones, Congreso medico). - Pulsa Guardar Bloqueo. 💡 Al agendar una cita, el sistema solo ofrece turnos dentro de los horarios del doctor y fuera de sus bloqueos. Si no aparecen turnos para un día, revisa primero el horario y los bloqueos de ese doctor. --- ## Atender una consulta: signos vitales, diagnóstico CIE-10, receta y odontograma Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/183-atender-una-consulta-signos-vitales-diagnostico-cie-10-receta-y-odontograma Cómo llenar la consulta médica: signos vitales con IMC, campos de la especialidad, diagnósticos CIE-10, receta en PDF, órdenes, odontograma y cierre. ## Iniciar la consulta Desde la cita del paciente (en Citas - Lista, en la Sala de Espera o en el Dashboard) pulsa Iniciar Consulta. Se abre el formulario de consulta de la especialidad de la cita. 💡 La consulta se guarda sola cada 60 segundos. Arriba verás el indicador Guardado. ## Qué llenas en la consulta ### Signos vitales Peso (kg), Talla (cm), Temperatura (°C), Presión Sistólica y Diastólica (mmHg), Frecuencia Cardiaca (lpm), Frecuencia Respiratoria (rpm), SpO2 (%), Glucosa (mg/dL) y Perímetro Cefálico (cm). Al poner peso y talla, el IMC se calcula solo. Si enfermería tomó los signos en preconsulta, aparecen ya registrados en la consulta. ### Campos de la especialidad Las secciones y campos de la plantilla de la especialidad (motivo de consulta, examen físico, plan de tratamiento, etc.). Los campos marcados como obligatorios deben llenarse. ### Diagnósticos CIE-10 - En el buscador «Buscar diagnostico CIE-10 (codigo o descripcion)…» escribe al menos 2 caracteres (por ejemplo «J06» o «faringitis»). - Elige el diagnóstico de la lista (muestra hasta 20 resultados). - Indica el tipo (presuntivo, definitivo o diferencial) y cuál es el Principal. ### Odontograma y agudeza visual En odontología, el formulario incluye el odontograma: eliges la pieza (dentición de Adulto o Nino (temporal)), la cara y el Hallazgo (Caries, Obturacion, Corona, Endodoncia, Implante, Sellante, Fractura, Ausente, Extraccion indicada, Protesis fija…), con observaciones y si es tratamiento planificado. Queda el historial por pieza. En oftalmología se registra la agudeza visual. ## Emitir una receta - En la sección Recetas pulsa Nueva Receta. - Busca el medicamento en «Buscar medicamento…» (catálogo de Módulo Médico → Medicamentos). - Completa Presentacion (tableta, cápsula, jarabe, gotas, inyectable, crema…), Via (oral, sublingual, tópica, intramuscular…), Concentracion, Dosis, Frecuencia, Duracion e Indicaciones. - Agrega Indicaciones Generales y la fecha de Proximo Control si aplica. Las Alergias del Paciente se muestran como recordatorio. - Guarda la receta y pulsa Imprimir PDF: sale con el encabezado del centro y la firma del doctor. Desde la misma pantalla puedes Crear Orden Lab (laboratorio o imagen). ## Cerrar la consulta Pulsa Cerrar Consulta. La cita pasa a Atendida y verás Consulta Finalizada con su duración. Desde ese aviso puedes Emitir Receta, Crear Orden Lab o Facturar, y si hay pacientes en la sala de espera del mismo doctor, Llamar Siguiente. ## Errores comunes ### «Debe agregar al menos un diagnostico antes de cerrar la consulta» Agrega al menos un diagnóstico CIE-10 y vuelve a cerrar. Una consulta sin cerrar no se puede facturar. ## Preguntas frecuentes ### No encuentro un código CIE-10 Escribe al menos 2 caracteres y prueba con el código o con otra palabra de la descripción. El catálogo incluye los códigos de uso más frecuente (unos 600), no la CIE-10 completa. Si falta uno que usas a menudo, coméntalo a soporte. ### ¿La receta descuenta medicinas del inventario? No. La receta es una indicación para el paciente y no mueve stock. Si además vendes las medicinas, factúralas desde Facturación o el Punto de Venta, que sí descuentan existencias y lotes. --- ## Reportes del Módulo Médico: consultas, pacientes, ingresos, morbilidad y productividad Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/198-reportes-del-modulo-medico-consultas-pacientes-ingresos-morbilidad-y-productividad Qué muestra cada uno de los seis reportes del Módulo Médico, cómo filtrarlos por fechas, doctor y especialidad, y cómo agrupar por día, mes o año. ## Dónde están Entra a ERP / CRM → Módulo Médico → Reportes. Verás la pantalla Reportes y Estadisticas con seis tarjetas. ## Los seis reportes - Consultas: consultas por período, doctor y especialidad, con gráfica de tendencia. Puedes Agrupar Por día, mes o año. - Pacientes: totales, nuevos, distribución por sexo y por grupo sanguíneo. - Citas: citas atendidas y canceladas, y tasa de asistencia. - Ingresos: consultas facturadas frente a consultas sin facturar en el período. - Morbilidad: los 20 diagnósticos CIE-10 más frecuentes del período. - Productividad: consultas realizadas por cada doctor, para comparar al equipo. ## Cómo usarlos - Haz clic en la tarjeta del reporte. - En Filtros elige Desde y Hasta (por defecto, el mes actual). En Consultas también puedes filtrar por Doctor y Especialidad. - Pulsa Filtrar. - Revisa la gráfica y la tabla de Datos Agrupados. Con Volver a Reportes regresas a las tarjetas. 💡 El reporte de Morbilidad toma los diagnósticos CIE-10 registrados en cada consulta. Registra siempre el diagnóstico (es obligatorio para cerrar la consulta) para que el reporte sea completo. ## Preguntas frecuentes ### Sale «No hay datos para el periodo seleccionado.» No hay consultas en esas fechas en el establecimiento y ambiente actuales. Amplía el rango de fechas o revisa que estés en el ambiente correcto (pruebas o producción). ### ¿Puedo descargar el reporte? Por ahora los reportes se consultan en pantalla. Para conservar uno, imprímelo desde el navegador (Ctrl+P) y elige «Guardar como PDF». --- ## Citas médicas: agendar, calendario y estados (confirmar, sala de espera, cancelar, no asistió) Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/268-citas-medicas-agendar-calendario-y-estados-confirmar-sala-de-espera-cancelar-no-asistio Cómo agendar una cita con paciente, doctor, especialidad y turno, qué significa cada estado y qué hacer si no aparecen horarios disponibles. ## Agendar una cita - Ve a Módulo Médico → Citas → Nueva. - En Datos del Paciente, busca por nombre, cédula o RUC (o la mascota y su propietario, si tu centro es veterinario) y selecciónalo. - Elige el Doctor. - Elige la Especialidad: la lista se filtra según las especialidades que tenga asignadas el doctor elegido. - Elige la Fecha y, en Horarios disponibles, selecciona uno de los turnos libres que ofrece el sistema. - Guarda. El paciente queda con su cita en estado Programada. 💡 Los turnos que se ofrecen respetan el horario de atención del doctor (y sus bloqueos por vacaciones, congresos, etc.) y la duración de cita configurada. Si ya hay una cita en ese horario con ese doctor, no se vuelve a ofrecer. ## "No hay horarios disponibles para esta fecha" Este aviso aparece cuando, para el doctor y la fecha elegidos, no queda ningún turno libre. Antes de pensar que es un error, revisa: - Que el doctor tenga configurado un horario de atención para ese día de la semana (Módulo Médico → Horarios). - Que no tenga un bloqueo (vacaciones, congreso médico, etc.) que cubra esa fecha. - Que todos los turnos del día no estén ya ocupados por otras citas. - Prueba con otra fecha u otro doctor de la misma especialidad. ## Calendario y lista de citas: estados y acciones En Módulo Médico → Citas puedes ver las citas en Calendario (por día/semana/mes, con un color por estado) o en Lista (con filtros, incluido el filtro por estado). Una cita puede tener uno de estos 7 estados: - Programada: recién agendada. - Confirmada: el paciente confirmó que asistirá. - En Sala: el paciente hizo check-in y está en la sala de espera. - En Consulta: el doctor ya la está atendiendo. - Atendida: la consulta se completó. - Cancelada: la cita no se realizará. - No Asistió: el paciente no llegó a su cita. Desde la lista, según el estado de cada cita, tienes botones de acción: - Confirmar: pasa la cita Programada a Confirmada. - Check-in: envía al paciente a la sala de espera (disponible en Programada y Confirmada); aquí también puedes elegir su prioridad de atención en la cola. - Cancelar: marca la cita como Cancelada. Esta acción no se puede deshacer. - No Asistió: marca que el paciente no llegó; esta cita se contará en el reporte de inasistencias. 💡 Marcar «No Asistió» en vez de «Cancelar» es importante si quieres que ese reporte refleje la tasa real de inasistencias de tus pacientes. ## Errores al guardar: choque de horario Si el horario que elegiste ya quedó ocupado (por ejemplo, otro usuario agendó justo antes que tú), el sistema no deja guardar y explica el motivo exacto: - «Ya existe una cita en ese horario para este doctor»: ese doctor ya tiene otra cita a esa hora. - «El consultorio "X" ya esta ocupado en ese horario por otro doctor»: el consultorio elegido ya está en uso (aplica sobre todo si tienes activado «Restringir Consultorio por Doctor»). - «Este paciente ya tiene una cita agendada en ese horario»: el mismo paciente ya tiene otra cita a esa hora, con este u otro doctor. En cualquiera de los tres casos, elige otro horario disponible y vuelve a guardar. ## Correos automáticos al paciente En Módulo Médico → Configuración → Notificaciones por Correo Electronico hay cuatro interruptores independientes: - Cita agendada: al crear la cita. - Cita confirmada: al pasarla a Confirmada. - Cita cancelada: al cancelarla. - Recordatorio: se envía automáticamente todos los días a las 19:00 a los pacientes que tienen cita al día siguiente. Para que el paciente reciba estos correos necesita tener un correo registrado en su ficha. Si tu centro configuró su propio SMTP, los correos salen con ese remitente; si no, usan el remitente general del sistema. --- ## Configurar el centro médico: horario, duración de cita y días laborables Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/269-configurar-el-centro-medico-horario-duracion-de-cita-y-dias-laborables Dónde se define el horario general de atención, la duración por defecto de cada cita, los días laborables y las notificaciones por correo del Módulo Médico. ## Para qué sirve Antes de empezar a agendar citas conviene revisar la configuración general del centro médico, en Módulo Médico → Configuración. Ahí se definen los valores que usan todas las pantallas del módulo (citas, agenda, reportes). ## Datos Generales - Nombre del Centro Médico: aparece en reportes y documentos; por defecto toma el nombre comercial de tu empresa. - Duración Cita por Defecto: el tiempo en minutos (de 5 a 240) que ocupa cada cita nueva en la agenda si no se especifica otro. - Servicio para Facturar Consultas: el producto/servicio de tu catálogo con el que se cobrará cada consulta cuando una especialidad no tenga uno propio asignado. - Horario de Inicio y Horario de Fin: el rango general de atención del centro. - Días Laborables: marca los días de la semana en que el centro atiende (por defecto lunes a viernes). 💡 Este horario y días laborables son los del centro en general. Cada doctor puede además tener su propio horario semanal y bloqueos (vacaciones, congresos) en Módulo Médico → Horarios, que se suman a esta configuración al ofrecer turnos. ## Funcionalidades Cinco interruptores que cambian el comportamiento de otras pantallas del módulo: - Sala de Espera Virtual: permite gestionar la llegada de pacientes y el orden de atención en tiempo real. - Consentimiento Informado Obligatorio: requiere que el paciente firme un consentimiento antes de iniciar la consulta. Con esto encendido, al iniciar o retomar la consulta de un paciente sin consentimiento firmado aparece el aviso «Consentimiento informado pendiente» con un botón para crearlo y firmarlo; la consulta se puede seguir llenando, no se bloquea. - Facturacion electronica: permite generar facturas electrónicas desde el módulo médico. Si lo apagas, las órdenes y consultas se guardan sin facturar. - Acceso a Consultas: controla quién puede iniciar o retomar una consulta médica. Con Todos, cualquier usuario con acceso al módulo puede hacerlo. Con Solo el doctor asignado a la cita, solo el usuario vinculado a ese doctor (Ficha del doctor → Usuario del sistema) y el titular de la cuenta pueden iniciar o retomar la consulta; los demás ven «En consulta» y, si entran por un enlace directo, reciben el mismo aviso. Para que un doctor pueda atender sus propias consultas, primero vincula su usuario en su ficha. - Restringir Consultorio por Doctor: solo permite usar, al crear citas, el consultorio ya asignado a ese doctor. 💡 Si la especialidad de la cita no tiene un producto/servicio vinculado, la consulta se factura con el «Servicio para Facturar Consultas» definido arriba, en Datos Generales (con su nombre, código e IVA); si la especialidad sí tiene su propio producto, se usa ese. ## Notificaciones por correo electrónico Se envían al correo registrado del paciente y requieren que tu cuenta tenga una configuración SMTP activa. Puedes activar o desactivar, entre otras, la Confirmación de Cita (correo al agendar una cita nueva), el recordatorio y el aviso de cancelación. ## Tipo de Centro Define si tu centro es Médico o Veterinario: esto adapta toda la interfaz del módulo (por ejemplo, «paciente» se muestra como «mascota y propietario» en un centro veterinario). Elige el tipo correcto desde el principio, antes de registrar pacientes y doctores. --- ## Pacientes, historia clínica y facturación de consultas médicas Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/270-pacientes-historia-clinica-y-facturacion-de-consultas-medicas Cómo registrar un paciente, ver su historia clínica completa en PDF, y facturar una consulta médica ya cerrada, con sus errores comunes. ## Registrar un paciente - Ve a Módulo Médico → Pacientes → Nuevo. - Completa sus datos (nombres, identificación, contacto, dirección y, si tu centro es veterinario, los datos de la mascota). - Guarda. El sistema asigna automáticamente un número de historia clínica (HC) a cada paciente nuevo, que verás en su ficha y en el listado de pacientes. ## El paciente se convierte solo en cliente para facturar Un paciente y un cliente de facturación son registros distintos. Para poder facturarle una consulta, el paciente necesita estar vinculado a un cliente: - Si ya existe un cliente con la misma identificación, el sistema lo vincula automáticamente. - Si no existe, y la facturación electrónica del módulo está activada, el sistema crea el cliente él mismo a partir de los datos del paciente (nombre, identificación, dirección) la primera vez que hace falta, sin que tengas que crearlo tú por separado en Clientes. 💡 Si el paciente no tiene identificación válida o el cliente no se generó, puedes vincularlo manualmente a un cliente existente desde su ficha. 💡 Al crear el cliente automáticamente, el sistema le asigna el tipo de identificación correcto para el SRI (RUC, cédula, pasaporte o consumidor final, según la identificación del paciente) y copia su dirección, ciudad y datos de contacto, para que el cliente quede completo desde el principio. ## Facturar una consulta médica La consulta se factura desde su propia pantalla, no desde Comprobantes Electrónicos: - Abre la consulta del paciente en Módulo Médico → Consultas. - Cierra la consulta (completa el diagnóstico y la atención). - Haz clic en el botón Facturar (solo aparece si la consulta está cerrada, no se ha facturado antes y el paciente tiene un cliente vinculado). - En la ventana que se abre, revisa el precio de la consulta (puedes editarlo si tu permiso lo permite) y confirma. - El sistema genera la factura con el servicio configurado para la especialidad (o el «Servicio para Facturar Consultas» general, si la especialidad no tiene uno propio) y la enlaza a la consulta. ## Errores comunes al facturar una consulta - «No se puede facturar: verifique que la consulta esté cerrada, no facturada, y el paciente tenga cliente vinculado»: es el aviso general cuando no se cumple alguna de las tres condiciones para poder facturar. - «Esta consulta ya fue facturada»: ya existe una factura generada para esa consulta; revisa el listado de facturas si necesitas el comprobante. - «La consulta debe estar cerrada para facturar»: primero completa y cierra la consulta. - «Paciente no tiene cliente vinculado para facturación. Vaya a la ficha del paciente y vincule un cliente»: el paciente no quedó enlazado a ningún cliente; revisa su identificación o vincúlalo manualmente. - «El total de la factura debe ser mayor a 0. Verifique que la especialidad tenga precio asignado»: la especialidad de la consulta no tiene un precio de consulta configurado (o es 0). Asígnale un precio en Módulo Médico → Especialidades. - «La facturación electrónica no está activada para este centro»: activa la opción Facturacion electronica en Módulo Médico → Configuración → Funcionalidades antes de poder facturar consultas (el mensaje no menciona ninguna marca, solo te indica dónde activarla). 💡 Si al facturar la consulta el total queda en 0 o falta algún dato, el sistema no consume ningún comprobante de tu plan ni número de factura: la factura solo se numera y descuenta cuando todo está validado, y si algo falla al guardar, el proceso se deshace por completo. ## Historia clínica del paciente Desde la ficha del paciente, en Historia Clinica, ves una línea de tiempo con todas las consultas, diagnósticos, recetas, órdenes (incluidas las de laboratorio) y archivos adjuntos de ese paciente, identificada con su número de historia clínica (HC). Con el botón de descarga obtienes un PDF con la historia clínica completa del paciente, con el encabezado de tu centro médico, listo para entregarlo si el paciente lo solicita o lo necesitas para una referencia a otro especialista. --- ## Portal web para doctores y pacientes: ingreso, consulta de exámenes y diagnóstico CIE-10 Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/271-portal-web-para-doctores-y-pacientes-ingreso-consulta-de-examenes-y-diagnostico-cie-10 Primer ingreso y recuperación de contraseña del portal, consulta pública de exámenes de laboratorio sin cuenta, y el diagnóstico CIE-10 obligatorio del portal del doctor. ## Portal web para doctores y pacientes El Módulo Médico incluye un portal web independiente, separado de la plataforma principal, donde tus doctores y pacientes pueden ingresar con su propia cuenta sin necesitar un usuario del sistema. Cada centro médico tiene su propia dirección, identificada con su RUC: https://tudominio/plataformamedica/{RUC de tu centro} Desde ahí, un paciente puede consultar y descargar resultados de exámenes de laboratorio, y un doctor puede acceder a sus funciones del portal (según lo que tu centro habilite). El tipo de usuario (doctor o paciente) se elige en la misma pantalla de inicio de sesión del portal. 💡 Comparte la URL de tu centro con tus pacientes y doctores; es distinta a la del resto de la plataforma y no requiere que crees un usuario del sistema para cada uno. ## Primer ingreso al portal: la clave inicial es la identificación - Abre la URL del portal de tu centro y elige si vas a ingresar como Doctor o como Paciente. - Escribe tu número de identificación (cédula o RUC) en el campo correspondiente. - La primera vez, tu contraseña es tu mismo número de identificación (así lo indica la pantalla: «¿Primera vez? Su contraseña es su número de identificación»). - Al ingresar así por primera vez, el sistema te pedirá cambiar la contraseña antes de continuar, por seguridad. ## Recuperar la contraseña Si ya cambiaste tu contraseña y la olvidaste, no te quedas sin acceso: en la pantalla de inicio de sesión del portal hay un enlace «¿Olvidó su contraseña? Recibir un enlace por correo». Elige si eres Paciente o Doctor y escribe tu identificación. Si tienes un correo registrado en el centro, recibes un enlace válido por 60 minutos y de un solo uso para crear una nueva contraseña, que debe tener al menos 6 caracteres y no puede ser tu número de identificación. 💡 Para que esto funcione, tu correo debe estar actualizado en tu ficha de paciente o doctor. Si no te llega el enlace, pide al centro médico que revise el correo registrado. ## Consultar exámenes de laboratorio sin cuenta El paciente no necesita entrar al portal con usuario y contraseña para ver sus resultados de laboratorio: en la pantalla de inicio del portal está la opción «Consultar Exámenes». - Ingresa el código de la orden (formato LAB-XXXXX) que te entregaron o te llegó por correo. - Ingresa la clave de acceso que viene junto con ese código. - Verás los resultados del examen, si ya están listos. 💡 Los exámenes marcados como Privados no se muestran por esta vía: el sistema responde «Los resultados de este examen son de caracter privado y solo estan disponibles en el centro medico…», y el paciente debe acercarse personalmente al centro. ## Portal del doctor: diagnóstico CIE-10 obligatorio Cuando un doctor atiende una consulta desde el portal, en la sección «Diagnósticos (CIE-10)» encuentra un buscador por código o descripción. Debe agregar al menos un diagnóstico antes de poder cerrar la consulta; si no, el sistema avisa «Debe agregar al menos un diagnóstico CIE-10 antes de cerrar la consulta». Estos diagnósticos se registran igual que los que se agregan desde la plataforma principal, y aparecen en el reporte de Morbilidad del módulo. --- ## Laboratorio: catálogo de exámenes, órdenes, resultados y facturación Categoría: Módulo Médico URL: https://azur.com.ec/ayuda/306-laboratorio-catalogo-de-examenes-ordenes-resultados-y-facturacion Crea tu catálogo de exámenes, registra órdenes de laboratorio (con o sin consulta), ingresa resultados y factúralas; qué hacer si necesitas anular o editar una orden ya facturada. ## Para qué sirve El módulo de Laboratorio, dentro del Módulo Médico, te permite manejar tu catálogo de exámenes, registrar órdenes (pedidas desde una consulta o directamente), ingresar resultados y facturarlas. ## Catálogo de exámenes - Ve a Módulo Médico → Laboratorio → Catalogo. - Crea cada examen con su precio y sus valores de referencia (rango normal, para que el resultado se compare automáticamente). - Marca Privado si ese examen no debe poder consultarse desde la consulta pública de exámenes del portal (por ejemplo, resultados sensibles que el paciente debe recibir solo en persona). ## Crear una orden de laboratorio Puedes crear la orden de dos formas: - Desde una consulta: al atender a un paciente, el doctor pide los exámenes que necesita directamente desde la consulta. - Orden directa (sin consulta): en Laboratorio → Nueva Orden, eliges al paciente y los exámenes a realizar, sin que exista una consulta previa. ## Registrar resultados y completar la orden - Abre la orden y registra el resultado de cada examen. - Al completar la orden, el sistema genera un código (formato LAB-XXXXX) y una clave de acceso, y envía un correo al paciente con ambos datos. - Con ese código y esa clave, el paciente puede consultar sus resultados desde el portal público, sin necesitar una cuenta (salvo los exámenes marcados como Privados). 💡 Desde la orden completada puedes generar el PDF de resultados para entregarlo impreso o adjuntarlo donde lo necesites. ## Facturar una orden de laboratorio Igual que las consultas, la orden de laboratorio se factura desde su propia pantalla (no desde Comprobantes Electrónicos). Si el total de la orden queda en 0 o falta algún dato al facturar, el sistema no gasta ningún número de comprobante ni comprobante de tu plan: la factura solo se numera cuando todo está validado correctamente. ## No se puede anular una orden con factura activa Si la orden ya fue facturada, el sistema no permite anularla directamente: verás «Esta orden tiene una factura activa (Factura #…). Primero debe anular la factura desde el modulo de facturacion y luego volver a intentar anular esta orden.» Primero anula la factura desde Comprobantes Electrónicos y luego anula la orden. Tampoco se puede editar una orden que ya fue facturada («No se puede editar una orden facturada»): si necesitas corregir algo, anula primero la factura. --- ## Nómina: anticipos y préstamos a empleados, préstamos del IESS y generación de quincenas Categoría: Nómina URL: https://azur.com.ec/ayuda/182-nomina-anticipos-y-prestamos-a-empleados-prestamos-del-iess-y-generacion-de-quincenas Qué necesitas para usar Nómina, cómo registrar anticipos y préstamos (inmediatos o diferidos), los préstamos del IESS y las quincenas. ## ¿Dónde está Nómina y qué necesito? - El menú ERP / CRM → Nómina aparece cuando tienes activo el módulo de contabilidad. - Comisiones, Anticipo / Prestamo, Préstamos IESS, Horas Extras, Inasistencia Dias, Inasistencia Horas, Vacaciones y Cargas Familiares requieren además el módulo de Nómina Avanzada. - Los empleados no vienen incluidos en ningún plan: cada empleado activo usa un cupo de empleados adicionales que se contratan aparte. - Para que se generen los asientos necesitas la automatización Nomina completa y un ejercicio contable abierto. ## Anticipos y préstamos a empleados Un anticipo es un adelanto del sueldo; un préstamo es dinero que el empleado devuelve en varios roles. - Entra a ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago → Anticipo / Prestamo y haz clic en Nuevo anticipo. - Elige el Empleado, la Fecha y el Tipo: Anticipo a Empleado o Prestamo a Empleado. - Escribe el Valor y elige la Cuenta Bancaria de donde sale el dinero. - Elige el Tipo de descuento: Mensual o Quincena y Fin de Mes. - En Diferir elige Pago inmediato o Diferido a 2, 3, 6 o 9 pagos. - Guarda. Se genera el egreso del banco y su asiento, y el valor se descuenta automáticamente en los roles siguientes según las cuotas. ## Préstamos del IESS (quirografarios e hipotecarios) Cuando el IESS reporta que un empleado tiene un préstamo, el empleador debe descontarlo en el rol y pagarlo al IESS. - Entra a ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago → Préstamos IESS. - Haz clic en Nuevo Prestamo IESS. - Elige el Empleado, la Fecha, el Tipo Prestamo (Prestamo Quirografarios o Prestamos Hipotecarios), la Cuenta Bancaria, el Valor mensual a descontar y una Observacion. - Haz clic en Guardar. El valor se descuenta en el rol de ese mes y se paga junto con el IESS. Puedes buscar por empleado y fecha, editar o eliminar cada registro desde la lista. ## Función poco conocida: generar quincenas automáticas Para los empleados que cobran por quincena (configurado en su ficha como pago quincenal): - En Anticipo / Prestamo haz clic en Generar Quincenas. - Elige el Mes de la quincena y la Cuenta Bancaria. - Revisa la tabla: Empleado, Días, Sueldo Quincena, Anticipos, Prestamos y Total Quincena. Marca los empleados (o Todos) y revisa el Total a generar. - Haz clic en Generar Quincenas. Se crea el anticipo de quincena de cada uno, que luego se descuenta en el rol de fin de mes. ## No puedo editar o eliminar una novedad - «Este registro ya fue asignado a un rol.» (o descontado en quincena): ya forma parte de un rol. Si el rol no está pagado, elimina el rol, corrige la novedad y vuelve a generar el rol. - «Ya existe rol pagado para el empleado en la fecha especificada!!»: el mes ya tiene rol pagado; registra la novedad en el mes siguiente. - «El asiento del registro ya fue usado para conciliacion»: el egreso ya se concilió con el banco. - «Debe llenar la automatización de Nomina»: completa Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Nomina (anticipo a empleado, préstamos a empleados, préstamo quirografario e hipotecario). - «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado»: revisa los ejercicios contables. --- ## Nómina: comisiones y bonos, horas extras e inasistencias por días o por horas Categoría: Nómina URL: https://azur.com.ec/ayuda/187-nomina-comisiones-y-bonos-horas-extras-e-inasistencias-por-dias-o-por-horas Registra cada mes las novedades que cambian el rol: comisiones, bonos, horas suplementarias y extraordinarias, y faltas por días completos o por horas. ## ¿Para qué sirve? Las novedades son los valores variables de cada mes. Regístralas antes de generar los roles: al generar el rol, el sistema las suma (comisiones, bonos, horas extras) o las descuenta (inasistencias). Requieren los módulos de contabilidad y Nómina Avanzada. ## Comisiones, bonos y otros beneficios - Entra a ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago → Comisiones y haz clic en Nueva Comision. - Elige el Empleado, la Fecha (el mes del rol) y el Tipo: Comision, Bonos u Otros Beneficios. - Escribe el Valor y una Observacion, y haz clic en Guardar. Puedes buscar por empleado y fecha, y editar o eliminar desde la lista mientras no se haya generado el rol. ## Horas extras - Entra a Roles de Pago → Horas Extras y haz clic en Nueva Hora Extra. - Elige el Empleado y la Fecha. - Escribe las Horas Suplementarias 50% (después de la jornada, se pagan con 50 % de recargo) y las Horas Extraordinarias 100% (fines de semana y feriados, con 100 % de recargo). - Agrega una Observacion y guarda. El valor se calcula con el valor hora del empleado (y el recargo nocturno si aplica) al generar el rol. ## Inasistencias por días - Entra a Roles de Pago → Inasistencia Dias y haz clic en Nueva Inasistencia. - Elige el Empleado y el Mes Inasistencias. - En Faltas Jornada Completa pulsa Seleccionar Días y marca en el calendario los días que faltó (solo días de ese mes y hasta hoy). El Numero de dias de faltas se cuenta solo. - Agrega una Observacion y guarda. ## Inasistencias por horas - Entra a Roles de Pago → Inasistencia Horas y haz clic en Nueva Inasistencia. - Elige el Empleado, el Mes y la Fecha. - Elige Faltó desde y Faltó hasta (en bloques de 30 minutos) y pulsa Agregar falta. Puedes agregar varios rangos en el mismo día; el Total horas se suma solo. - Agrega una Observación y guarda. ## Errores comunes - «Ya existe asignado horas extras para el empleado para la fecha …»: ya hay un registro ese día; edítalo en lugar de crear otro. - «Ya tiene rol asignado a esta hora extra!», «Ese registro ya fue asignado a un rol.», «Este registro ya fue asignado a un rol o descontado en quincena.», «Para este mes ya fue generado el rol!», «Ya tiene asignado rol!!»: la novedad ya está en un rol. Si el rol no está pagado, elimínalo, corrige la novedad y vuelve a generarlo. - «Ya existe rol pagado para el empleado en la fecha especificada!!» / «Ya existe rol generado…»: ese mes ya se cerró para el empleado. - «Los dias de inasistencia alcanzaron el limite de 30!» y «Las horas de inasistencia alcanzaron el límite de 24 en el día!»: no se pueden superar esos topes. - «Ya existen días repetidos en otro registro - …» / «Ya existen horas repetidas en otro registro - …»: esos días u horas ya están en otra inasistencia del empleado. - «La fecha seleccionada no pertenece al mes indicado!» / «Debe seleccionar una fecha!»: revisa el mes y la fecha. --- ## Vacaciones de los empleados: días por disfrutar y registro de vacaciones tomadas Categoría: Nómina URL: https://azur.com.ec/ayuda/189-vacaciones-de-los-empleados-dias-por-disfrutar-y-registro-de-vacaciones-tomadas Cómo calcula el sistema los días de vacaciones de cada empleado por año de servicio y cómo registrar las vacaciones que toma. ## ¿Para qué sirve? La pantalla de vacaciones lleva el control de los días que cada empleado tiene derecho a disfrutar y de los que ya tomó. Requiere los módulos de contabilidad y Nómina Avanzada. ## Cómo se calculan los días - Por cada año de servicio, contado desde la fecha de afiliación al IESS registrada en la ficha del empleado, se abre un periodo con 15 días por disfrutar. - Desde el sexto año, se suma 1 día adicional por cada año que pasa de cinco (por ejemplo, 16 días en el sexto año, 17 en el séptimo). - Cada periodo nuevo aparece cuando se cumple el año. 💡 Si los días no salen bien, revisa la fecha de afiliación al IESS en la ficha del empleado: es la base del cálculo. ## Consultar las vacaciones - Entra a ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago → Vacaciones. - Busca al empleado y haz clic en Aplicar Filtros. - Verás por periodo: Nombres, Identificación, Fecha Inicio, Fecha Fin, Dias Disfrutados y Dias x Disfrutar. El botón Reporte genera el resumen de vacaciones. ## Registrar vacaciones tomadas - En el periodo del empleado haz clic en Agregar Vacaciones. - Elige la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Los Dias se calculan solos (se cuentan ambos días). - Haz clic en Actualizar. Aparece «Vacaciones Actualizadas» y los días se restan de los días por disfrutar. Desde el detalle del periodo puedes ver cada salida registrada y eliminarla si te equivocaste. ## Errores comunes - «No puede ser mayor a los días por disfrutar del empleado»: el rango supera los días disponibles del periodo. Registra el excedente en el periodo siguiente cuando exista. - «La fecha de inicio no puede ser mayor a la fecha fin»: invierte las fechas. - «Los dias no pueden ser 0»: elige un rango de al menos un día. - «No existe el detalle de esta vacacion»: el registro ya fue eliminado; recarga la página. --- ## Generar y pagar los roles de pago del mes Categoría: Nómina URL: https://azur.com.ec/ayuda/258-generar-y-pagar-los-roles-de-pago-del-mes Cómo generar los roles de pago de tus empleados y luego pagarlos con sus egresos y asientos de nómina e IESS. ## Para qué sirve El rol de pago es la liquidación mensual de cada empleado: calcula su sueldo, horas extras, comisiones, descuentos y aportes al IESS. Antes de generarlo, registra en el mes correspondiente las novedades variables (comisiones, horas extras, anticipos, préstamos, inasistencias) y revisa que el empleado tenga completos sus datos laborales. ## Generar los roles del mes - Entra a ERP / CRM → Nómina → Roles de Pago → Ver Todos Roles. - Pulsa Generar Roles. - En la ventana que se abre, elige el periodo (mes) y marca los empleados a los que les vas a generar el rol (puedes marcarlos todos). - Revisa la tabla: por cada empleado verás días trabajados, sueldo a pagar, horas extras, comisiones, IESS 9,45 %, impuesto a la renta, décimo tercero y cuarto, fondo de reserva, IESS patronal 12,15 %, préstamos, anticipos, vacaciones y otros descuentos ya calculados. - Pulsa Generar Roles para confirmar. El rol queda creado sin pagar: revísalo antes de pagarlo. Si el empleado ya tenía un rol generado ese mes, el sistema no permite crear otro para el mismo periodo. ## Pagar los roles: comprobantes de egreso de nómina e IESS Una vez generados los roles, regístralos como pagados y crea sus egresos y asientos contables: - En Ver Todos Roles, marca los roles que vas a pagar. - Pulsa Generar Comprobantes de Egresos. - Elige el Tipo: Nómina, IESS o Nómina e IESS (si quieres los dos pagos juntos). - Elige la Cuenta Bancaria de donde sale el dinero, la Fecha del pago y escribe una Observación si quieres. - Si vas a pagar a varios empleados con un solo egreso de banco, marca «Agrupar empleados en un solo egreso» (solo con el módulo de contabilidad activo). - Pulsa Generar. El sistema crea el egreso (o egresos) de banco con el asiento contable correspondiente, y marca cada rol como pagado. 💡 Antes de pagar, confirma la cuenta bancaria correcta: una vez generado el egreso, corregirlo requiere revertir el pago del rol. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo modificar un rol ya generado? Mientras no esté pagado, puedes eliminarlo, corregir la novedad (comisión, hora extra, anticipo, etc.) que lo afecta y volver a generarlo. Un rol pagado ya no se puede editar: hay que revertir el pago primero. ### ¿El sistema genera los roles solo cada mes? No: cada rol se genera manualmente desde Generar Roles. La casilla «Generar Rol Automatico» de la ficha del empleado existe, pero hoy no dispara la generación por sí sola; sigue generando los roles de forma manual cada mes. --- ## Cómo calcula el sistema el rol de pago y errores comunes al pagarlo Categoría: Nómina URL: https://azur.com.ec/ayuda/259-como-calcula-el-sistema-el-rol-de-pago-y-errores-comunes-al-pagarlo IESS, décimos, fondo de reserva y horas extras: cómo se calcula el rol, y qué hacer con los errores más comunes al pagarlo o contabilizarlo. ## ¿Cómo calcula el sistema el rol? Al generar el rol, el sistema aplica estas reglas: - IESS personal 9,45 % y patronal 12,15 %: se calculan sobre el total ganado del mes (sueldo más beneficios que forman parte de la base de aportación). - Décimo tercero: total de ingresos del año dividido entre 12. - Décimo cuarto: el salario básico unificado (SBU) del año dividido entre 12, proporcional a las horas trabajadas en el periodo. - Fondo de reserva: 8,33 % del sueldo, desde el mes 13 contado desde la fecha de ingreso del empleado. - Recargo nocturno: 25 % adicional sobre las horas trabajadas en jornada nocturna. - Horas suplementarias (después de la jornada): se pagan ×1,5 el valor hora. Horas extraordinarias (fines de semana y feriados): ×2. - Vacaciones: (sueldo anual + adicionales que forman parte de la base) dividido entre 24, y ese resultado entre 12 para obtener el valor mensual. 💡 El salario básico unificado (SBU) y la tabla del impuesto a la renta que usa Nómina se actualizan cada año en el sistema (los carga el administrador de tu proveedor); los roles siempre toman los valores del año al que corresponde el rol. ## Errores comunes al pagar o contabilizar roles ### «Debe llenar la automatización de Nomina» Falta configurar las cuentas contables de Nómina. Pide a tu contador que complete Contabilidad → Mantenimiento → Automatizaciones → Nómina (sueldo por pagar, IESS, décimos, fondo de reserva, vacaciones, etc.). ### «No se encontró ningún ejercicio contable…» / «El Ejercicio contable se encuentra cerrado» Revisa en Contabilidad que exista un ejercicio contable abierto para la fecha del pago. Si el ejercicio del periodo ya se cerró, no se puede generar el egreso en esas fechas. ### «Problema con el banco seleccionado, consulte a soporte» / «Ocurrio un error con el banco!!!» Revisa que la cuenta bancaria elegida exista y esté activa en Bancos. Si el mensaje persiste, contacta a soporte con el nombre del banco y la fecha del intento. ### «El rol ya esta pagado!!!» Ese rol ya tiene un egreso generado; no se puede volver a pagar. Si necesitas corregirlo, primero revierte el pago del rol. ### «Seleccione al menos 1 rol a pagar!» / «Ningun rol por pagar de los seleccionados!» No marcaste ningún rol en la tabla, o todos los que marcaste ya estaban pagados. Vuelve a Ver Todos Roles y marca los roles pendientes. --- ## Bandeja de Cobro: registrar una gestión y la promesa de pago del cliente Categoría: Cobranza URL: https://azur.com.ec/ayuda/272-bandeja-de-cobro-registrar-una-gestion-y-la-promesa-de-pago-del-cliente Cómo registrar una llamada o gestión de cobro a un cliente y una promesa de pago, y si eso cambia su deuda en el sistema. ## Para qué sirve El módulo de Cobranza te da una Bandeja de Cobro con los clientes que tienen saldo pendiente, para que registres cada gestión que haces para cobrarles (llamadas, visitas, mensajes) y le hagas seguimiento. ## Registrar una gestión de cobro - Ve a Cobranza → Bandeja de Cobro y haz clic en Gestionar sobre el cliente que llamaste o visitaste. - En Cómo se le contactó, elige el canal (llamada, WhatsApp, correo, visita, etc.). - En Cómo terminó, elige el motivo del resultado de la gestión (por ejemplo «Prometió pagar», «No contestó», «Reclamo»). - Si no va a pagar, puedes indicar Por qué no paga. - Escribe en Notas el detalle de la conversación: qué dijo, con quién hablaste, qué quedó pendiente. - Si necesitas que te recuerde volver a contactarlo, llena Volver a llamar el con la fecha. - Guarda. La gestión queda registrada en el historial del cliente, con el saldo que tenía en ese momento. 💡 Si tu cuenta tiene activada la asignación de cartera por cobrador, solo puedes gestionar a los clientes que te fueron asignados a ti; con otro cliente verás «Este cliente no está asignado a usted como cobrador». ## Registrar la promesa de pago En la misma pantalla, debajo de «¿Prometió pagar?», completa Cuánto (el valor que prometió pagar) y la fecha en el campo de al lado. El compromiso solo se guarda si llenas los dos datos: una promesa sin fecha o sin valor no se registra. ## ¿Registrar una promesa de pago baja la deuda del cliente? No. Registrar la gestión y la promesa de pago no cambia el saldo pendiente del cliente ni mueve ninguna factura: es solo un registro de seguimiento (una foto de cuánto debía en ese momento y lo que prometió pagar). La deuda del cliente solo baja cuando se registra el pago real de sus facturas, como en cualquier otra parte del sistema. El compromiso sirve para que tú (o tu equipo) sepan a qué cliente hay que volver a contactar y cuándo, y para medir si las promesas se están cumpliendo. ---